公司文件體系管理制度

1、公司文件體系管理制度第一章總則第一條為加快建立公司簡(jiǎn)捷、高效、上下統(tǒng)一的管理體系，實(shí)現(xiàn)文件管理的系統(tǒng)化、流程化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)公司管理水平的提高，特制定本制度。第二條本制度明確了公司文件的涵蓋范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)及管理原則，確保文件的適宜性和執(zhí)行性，進(jìn)一步夯實(shí)管理基礎(chǔ)。第三條本制度的適用單位為公司各專業(yè)部室、作業(yè)部。第二章文件體系構(gòu)成第五條本制度所指文件包括制度類文件、規(guī)程類文件、標(biāo)準(zhǔn)類文件和支持類文件。（一）制度類文件包括：法規(guī)、制度、辦法、規(guī)定。法規(guī)是指與公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)緊密相關(guān)的國(guó)家及地方法律法規(guī)。制度是指管轄范圍涉及公司整體，規(guī)范人、財(cái)、物、信息等主要內(nèi)容及重要業(yè)務(wù)程序的行為準(zhǔn)則。

2、辦法是指各專業(yè)部室為了規(guī)范本部門業(yè)務(wù)而制定的專業(yè)管理要求。規(guī)定是指各作業(yè)部為落實(shí)上述制度、辦法或?yàn)榱烁玫毓芾肀締挝粯I(yè)務(wù)，結(jié)合實(shí)際而制定的具體管理細(xì)則。（二）規(guī)程類文件包括：工藝技術(shù)規(guī)程、崗位作業(yè)規(guī)程、操作要點(diǎn)。工藝技術(shù)規(guī)程是指根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量要求和設(shè)備性能，對(duì)原燃材料進(jìn)行加工的基本技術(shù)操作規(guī)定。崗位作業(yè)規(guī)程是指崗位人員進(jìn)行生產(chǎn)作業(yè)的依據(jù)，點(diǎn)檢標(biāo)準(zhǔn)及給油脂標(biāo)準(zhǔn)屬于崗位作業(yè)規(guī)程范疇。操作要點(diǎn)是指為生產(chǎn)、研發(fā)特定產(chǎn)品而制定的工藝要求、操作方法。（三）標(biāo)準(zhǔn)類文件是指對(duì)產(chǎn)品規(guī)格、特性、質(zhì)量和檢驗(yàn)方法所作的技術(shù)規(guī)定。（四）支持類文件包括：公文、階段性文件。公文是指在管理過(guò)程中形成的具有行政效力和規(guī)范體式的文

3、書，包括決定、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等，會(huì)議紀(jì)要原則上有效期不超過(guò)一年。階段性文件是指針對(duì)莫一時(shí)期的階段性工作而制定的文件，是對(duì)現(xiàn)行的制度類、規(guī)程類、標(biāo)準(zhǔn)類文件的補(bǔ)充完善，如計(jì)劃、措施（包括技術(shù)通知單等文件）、工作安排、預(yù)案、方案、總結(jié)等?！邦A(yù)案”作為一種針對(duì)突發(fā)情況制訂的文件應(yīng)長(zhǎng)期遵守（但應(yīng)不斷修訂完善），其它的階段性文件原則上有效期不超過(guò)一年。（五）另外，本制度所涉及的文件按來(lái)源又可分為內(nèi)部文件和外來(lái)文件。內(nèi)部文件是指公司制定的文件；外來(lái)文件是指來(lái)自國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及股份公司或上級(jí)專業(yè)部門的有關(guān)文件。按與管理體系的關(guān)系又可分為體系內(nèi)文件和體系外文件。體系內(nèi)

4、文件是指與管理體系有關(guān)的文件，除此外為體系外文件。第六條現(xiàn)行文件清單是現(xiàn)行有效的制度類、規(guī)程類、標(biāo)準(zhǔn)類文件目錄的集合；支持類文件具有時(shí)效性的特點(diǎn)，故不納入現(xiàn)行文件清單，但該類文件的發(fā)文單位應(yīng)按照名稱、時(shí)間順序?qū)υ擃愋臀募珠T別類地進(jìn)行歸類整理。第三章職責(zé)分工第七條技術(shù)質(zhì)量部作為公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)組織公司相關(guān)單位對(duì)公司的體系文件進(jìn)行設(shè)計(jì)、落實(shí)、完善；負(fù)責(zé)規(guī)程類文件、標(biāo)準(zhǔn)類文件的歸口管理；負(fù)責(zé)體系內(nèi)現(xiàn)行文件清單的管理，每季度清理、發(fā)布公司級(jí)體系現(xiàn)行文件清單。第八條運(yùn)營(yíng)改善部具體負(fù)責(zé)制度類文件的管理；負(fù)責(zé)組織各單位及時(shí)對(duì)制度類文件進(jìn)行策劃、制定、培訓(xùn)、執(zhí)行、修訂完善；每季度清理、發(fā)布制度類

5、的現(xiàn)行文件清單；負(fù)責(zé)組織收集涉及與公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)密切相關(guān)的國(guó)家及地方法規(guī)，并組織發(fā)布、實(shí)施。第九條辦公室負(fù)責(zé)支持類文件中公文的管理，對(duì)制度及支持類文件進(jìn)行統(tǒng)一編碼，負(fù)責(zé)外來(lái)文件的管理。專業(yè)部室負(fù)責(zé)本專業(yè)外來(lái)文件的管理；指定專人管理本部門的文件。作業(yè)部綜合辦公室負(fù)責(zé)階段性文件管理，同時(shí)歸口管理本單位的文件。第十條各作業(yè)區(qū)依據(jù)作業(yè)部的現(xiàn)行文件清單，確定本作業(yè)區(qū)的現(xiàn)行文件清單，清單中的責(zé)任人負(fù)責(zé)本單位文件的執(zhí)行、檢查。第四章文件的管理第一節(jié)文件的編制第十一條制度類文件的編制流程（一）專業(yè)部室對(duì)制度的制定需求進(jìn)行調(diào)研-起草初稿-對(duì)初稿征求意見(jiàn)-組織相關(guān)專業(yè)部室會(huì)審、會(huì)簽-運(yùn)營(yíng)改善部審核-公司主管

6、經(jīng)理簽批-辦公室編碼、蓋章-專業(yè)部室發(fā)布、培訓(xùn)-報(bào)運(yùn)營(yíng)改善部備案-執(zhí)行單位將該制度納入制度類“現(xiàn)行文件清單”、落實(shí)責(zé)任人-責(zé)任人組織落實(shí)（編碼要求見(jiàn)附件1,下同）。（二）辦法的編制流程：專業(yè)部室對(duì)辦法的制定需求進(jìn)行調(diào)研-起草初稿-對(duì)初稿征求意見(jiàn)-組織相關(guān)專業(yè)部室會(huì)簽-運(yùn)營(yíng)改善部審核-專業(yè)部室領(lǐng)導(dǎo)簽批-專業(yè)部室編碼、發(fā)布、培訓(xùn)-報(bào)運(yùn)營(yíng)改善部備案-執(zhí)行單位將該辦法納入制度類“現(xiàn)行文件清單”、落實(shí)責(zé)任人-責(zé)任人組織落實(shí)。（三）規(guī)定的編制流程：作業(yè)部對(duì)規(guī)定的制定需求進(jìn)行調(diào)研-起草初稿-對(duì)初稿征求意見(jiàn)-組織相關(guān)專業(yè)科室會(huì)簽-作業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)簽批-作業(yè)部編碼、發(fā)布f報(bào)專業(yè)對(duì)口部室和運(yùn)營(yíng)改善部備案-作業(yè)部培訓(xùn)-作

7、業(yè)部將該規(guī)定納入制度類“現(xiàn)行文件清單”、落實(shí)責(zé)任人-責(zé)任人組織落實(shí)。（四）對(duì)制度類文件編制需求進(jìn)行調(diào)研時(shí)，各單位要了解有關(guān)國(guó)家規(guī)定、公司目前相關(guān)文件建設(shè)和執(zhí)行情況、所要規(guī)范的業(yè)務(wù)內(nèi)容及管理存在的差距，并借鑒先進(jìn)企業(yè)的管理方法，填寫制度類文件需求識(shí)別與征求意見(jiàn)表（見(jiàn)附件2）。（五）制度類文件編制時(shí)，應(yīng)優(yōu)化、設(shè)計(jì)由相應(yīng)的管理流程，并以流程圖的形式進(jìn)行描述。（六）制度類文件的編制單位要在“總則”中確定文件適用單位（包括專業(yè)部室、作業(yè)部、作業(yè)區(qū)、班組）。（七）制度類文件的具體編制方法詳見(jiàn)公司制度類文件管理制度。第十二條規(guī)程類文件的編制流程（一）工藝技術(shù)規(guī)程編制流程：作業(yè)部組織收集有關(guān)資料（設(shè)計(jì)說(shuō)明書、

8、設(shè)備性能和技術(shù)參數(shù)等）-起草初稿-填寫規(guī)程制、修訂審批表（見(jiàn)附件四）-編制人簽字-作業(yè)部專業(yè)及主管部長(zhǎng)審核、簽字-相關(guān)部室專業(yè)審核、簽字-主管經(jīng)理審核-總公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批-總公司技術(shù)研究院編碼-技術(shù)質(zhì)營(yíng)部印刷、頒發(fā)。硅鋼工藝技術(shù)規(guī)程編制流程：硅鋼事業(yè)部組織收集有關(guān)資料（設(shè)計(jì)說(shuō)明書、設(shè)備性能和技術(shù)參數(shù)等）-起草初稿-填寫規(guī)程制、修訂審批表（見(jiàn)附件四）-編制人簽字-硅鋼事業(yè)部專業(yè)及主管部長(zhǎng)審核、簽字-相關(guān)部室專業(yè)審核、簽字-主管經(jīng)理審批-硅鋼事業(yè)部編碼、印刷、頒發(fā)。（二）崗位作業(yè)規(guī)程的編制流程：作業(yè)部（事業(yè)部）組織收集有關(guān)資料（設(shè)計(jì)說(shuō)明書、設(shè)備性能和技術(shù)參數(shù)等）-起草初稿-填寫規(guī)程制、修訂審批表（

9、見(jiàn)附件四）-作業(yè)部（事業(yè)部）專業(yè)及主管部長(zhǎng)審核-專業(yè)部室會(huì)審-公司主管經(jīng)理審批-技術(shù)質(zhì)量部編碼-技術(shù)質(zhì)量部（硅鋼事業(yè)部）印刷、頒發(fā)。（三）操作要點(diǎn)的編制流程：技術(shù)質(zhì)量部（硅鋼事業(yè)部）收集有關(guān)資料（產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、用戶需求等）-起草初稿-征求有關(guān)作業(yè)部意見(jiàn)-技術(shù)質(zhì)量部（硅鋼事業(yè)部）主管領(lǐng)導(dǎo)審批-技術(shù)質(zhì)量部（硅鋼事業(yè)部）編碼、頒發(fā)、備案。（四）點(diǎn)檢標(biāo)準(zhǔn)、給油脂標(biāo)準(zhǔn)的編制流程：作業(yè)部（事業(yè)部）組織收集有關(guān)資料（設(shè)計(jì)說(shuō)明書、設(shè)備性能和技術(shù)參數(shù)等）-起草初稿-作業(yè)部（事業(yè)部）專業(yè)及主管部長(zhǎng)審核一專業(yè)部室會(huì)審一公司主管經(jīng)理審批一設(shè)備部編碼、印刷、下發(fā)。（五）規(guī)程類文件的具體編制方法詳見(jiàn)公司規(guī)程管理制度。第十三條

10、標(biāo)準(zhǔn)類文件的編制流程（一）標(biāo)準(zhǔn)類文件的編制流程：技術(shù)質(zhì)量部收集有關(guān)資料-制定草案-征求相關(guān)單位的意見(jiàn)-對(duì)草案提由的指標(biāo)進(jìn)行分析對(duì)比和驗(yàn)證一公司主管經(jīng)理審批一技術(shù)質(zhì)量部編碼、頒發(fā)、建檔-報(bào)總公司技術(shù)質(zhì)量部和本地技術(shù)監(jiān)督局備案。（二）標(biāo)準(zhǔn)類文件的具體編制方法詳見(jiàn)公司產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化管理制度第十四條支持類文件的編制流程（一）公司級(jí)支持類文件由專業(yè)部門組織起草，經(jīng)主管經(jīng)理簽批后辦公室編號(hào)、蓋章，起草部門進(jìn)行發(fā)布；部室、作業(yè)部級(jí)支持類文件起草后，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后發(fā)布。（二）支持類文件的具體編制方法參見(jiàn)附件3o第十五條文件的編制各階段時(shí)限文件調(diào)研準(zhǔn)備初稿征求意見(jiàn)會(huì)審簽批印刷頒發(fā)制度1月1月5天1天7天/1天辦法

11、1月1月5天1天7天/1天規(guī)定/半月5天/7天/1天崗位、工藝規(guī)程1月1月5天3天7天1月1天操作要點(diǎn)1月1月2天1天1天/1天標(biāo)準(zhǔn)類文件1月1月7天3天5天/1天為了保證文件編制的時(shí)效性，對(duì)文件編制各階段業(yè)務(wù)進(jìn)度時(shí)限要求如下表：注：上表中的天數(shù)為實(shí)際工作日；在要求的最后時(shí)限內(nèi)確實(shí)不能完成的，責(zé)任單位應(yīng)與編制單位溝通，確定完成的最后期限；支持類文件應(yīng)在滿足專業(yè)管理要求的前提下，適時(shí)編制發(fā)布。第二節(jié)文件的發(fā)放第十六條工藝技術(shù)規(guī)程由規(guī)程負(fù)責(zé)單位逐級(jí)發(fā)放，崗位作業(yè)規(guī)程由規(guī)程編制單位統(tǒng)一發(fā)放；其它各類文件由文件編制單位負(fù)責(zé)發(fā)放；文件發(fā)放單位要確定發(fā)放范圍（包括專業(yè)部室、作業(yè)部、作業(yè)區(qū)、班組）和發(fā)放數(shù)量

12、。第十七條文件發(fā)放程序（一）需要以文本形式發(fā)放時(shí)，文件發(fā)放單位根據(jù)發(fā)放數(shù)量編制發(fā)放編號(hào)，填寫“文件發(fā)放回收記錄”（見(jiàn)附件4）。文件領(lǐng)取人員要在“文件發(fā)放回收記錄”上簽認(rèn)，保證文件發(fā)放到位。（二）需要以電子文件形式發(fā)放時(shí)，電子文件通過(guò)公司局域網(wǎng)進(jìn)行發(fā)布，不需建立發(fā)放記錄；以電子版發(fā)布的文件，需要轉(zhuǎn)發(fā)到班組時(shí)，如果該班組不具備電腦辦公條件，要以文本形式下發(fā)，并建立“文件發(fā)放回收記錄”第三節(jié)文件的培訓(xùn)第十八條制度類、規(guī)程類、標(biāo)準(zhǔn)類文件發(fā)布后，各相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)或文件責(zé)任人在2周內(nèi)組織完成對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)，相關(guān)人員要熟知自己的職責(zé)和工作流程。第十九條文件責(zé)任人的定義、職責(zé)（一）文件責(zé)任人是指各專業(yè)部室、作

13、業(yè)部、作業(yè)區(qū)為了具體組織落實(shí)莫個(gè)文件而確定的負(fù)責(zé)人。對(duì)于各專業(yè)部室牽頭組織實(shí)施的文件，責(zé)任人要負(fù)責(zé)文件在全公司的組織落實(shí)；對(duì)于各專業(yè)部室配合組織實(shí)施的文件，責(zé)任人要負(fù)責(zé)該文件在本部門組織落實(shí)；對(duì)于各作業(yè)部、作業(yè)區(qū)的文件，責(zé)任人要負(fù)責(zé)該文件在本作業(yè)部、作業(yè)區(qū)的組織落實(shí)。（二）文件責(zé)任人的職責(zé)：帶頭學(xué)習(xí)文件、組織文件培訓(xùn)（填寫“職工教育培訓(xùn)記錄”見(jiàn)附件5）、組織文件的貫徹落實(shí)、檢查文件的執(zhí)行并對(duì)執(zhí)行情況提由考核意見(jiàn)（填寫“專業(yè)檢查、考核記錄”見(jiàn)附件6）,為文件的持續(xù)性改進(jìn)收集積累資料。第四節(jié)文件的執(zhí)行第二十條各單位必須嚴(yán)格執(zhí)行各類文件，各相關(guān)人員必須嚴(yán)格按文件規(guī)定的職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)、流程進(jìn)行工作，對(duì)文件

14、執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，并將檢查情況填寫在“專業(yè)檢查、考核記錄”中，記錄要真實(shí)、全面，以作為檢查、督導(dǎo)和明確責(zé)任的依據(jù)。第二十一條各單位文件責(zé)任人要及時(shí)檢查本單位有關(guān)人員執(zhí)行情況；檢查相關(guān)人員是否熟知自己的職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程，是否嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定；對(duì)文件執(zhí)行中的重復(fù)性、區(qū)域性的問(wèn)題，及時(shí)下發(fā)“糾正措施通知單”（見(jiàn)公司糾正與預(yù)防措施管理制度；對(duì)文件不完善的地方進(jìn)行總結(jié)反饋，為文件的修訂提供依據(jù)。第二十二條文件執(zhí)行中特殊情況的處理文件執(zhí)行過(guò)程中，執(zhí)行單位如果認(rèn)為文件脫離實(shí)際難以落實(shí)，或因特殊情況確實(shí)不能按文件要求執(zhí)行的，必須履行請(qǐng)示報(bào)批程序，經(jīng)文件編制部門同意后方可靈活處理，并要對(duì)此過(guò)程存檔備查。第五

15、節(jié)文件的修訂、改版、廢止第二十三條文件的修訂各專業(yè)部室每年一季度組織各單位對(duì)其制定的文件進(jìn)行一次全面的評(píng)審。根據(jù)支持類文件實(shí)施過(guò)程中一些好的措施以及文件執(zhí)行一年來(lái)所存在的問(wèn)題、意見(jiàn)，對(duì)制度、規(guī)定、辦法等文件進(jìn)行修訂完善；制度類文件修訂前，文件負(fù)責(zé)人應(yīng)在結(jié)合文件執(zhí)行情況和文件執(zhí)行單位的意見(jiàn)基礎(chǔ)上填寫制度類文件需求識(shí)別與征求意見(jiàn)表（見(jiàn)附件2）o對(duì)于試行的制度類文件在執(zhí)行一年后，結(jié)合生產(chǎn)實(shí)際進(jìn)行補(bǔ)充、完善；對(duì)于新編制的規(guī)程類文件在執(zhí)行6個(gè)月后，結(jié)合生產(chǎn)實(shí)際進(jìn)行補(bǔ)充、完善。當(dāng)作為文件依據(jù)的國(guó)家法律法規(guī)、上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)章制度或公司的實(shí)際經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)情況發(fā)生變化，導(dǎo)致文件個(gè)別條款不適宜時(shí)，有關(guān)部門要適時(shí)修訂，起草

16、部門履行文件簽發(fā)程序后，以“文件更改通知單”（見(jiàn)附件9）形式下發(fā)，寫明文件修訂的原因并明確表述由原文件的“*內(nèi)容”修訂為“*內(nèi)容”，并注明變化的文件編碼。文件編碼變更規(guī)則：描述修訂號(hào)的數(shù)字加1,如0變1,1變2,以此類推，其他項(xiàng)代碼保持不變。第二十四條文件的改版當(dāng)文件發(fā)生下列情形之一時(shí)，原文件必須改版。（一）累計(jì)修改在3次以上；（二）文件的三分之一條款以上需要修改；（三）文件編制單位名稱發(fā)生變化時(shí)；（四）文件中涉及的主要業(yè)務(wù)職責(zé)分工在部門之間調(diào)整時(shí)。文件編碼相應(yīng)變化，如描述版號(hào)的字母A改為B,B改為C,以此類推，描述修訂號(hào)的數(shù)字變?yōu)?,其他項(xiàng)代碼保持不變。第二十五條文件的廢止當(dāng)文件發(fā)生下列情形

17、之一時(shí)，原文件必須廢止，同時(shí)必須根據(jù)實(shí)際需要決定是否制定新文件。（一）與國(guó)家和地方政府有關(guān)法律、法規(guī)或上級(jí)規(guī)章相抵觸的;（二）已不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)管理要求的。當(dāng)文件作廢時(shí)，該文件的編碼同時(shí)廢止，原文件的發(fā)放單位要通過(guò)網(wǎng)上發(fā)布文件廢止通知。第五章現(xiàn)行文件清單管理第二十六條現(xiàn)行文件清單包括清單級(jí)別、發(fā)布日期、文件類別、序號(hào)、文件名稱、文件編號(hào)、編寫單位、責(zé)任人等內(nèi)容（見(jiàn)附件7）。第二十七條運(yùn)營(yíng)改善部每季度組織各單位對(duì)公司制度類文件進(jìn)行一次全面清理，以保證清單中的文件現(xiàn)行、有效。各單位對(duì)本單位所牽頭組織實(shí)施的制度類文件進(jìn)行清理、反饋，由運(yùn)營(yíng)改善部統(tǒng)一定期發(fā)布公司“現(xiàn)行文件目錄匯總表”。（附件8:公司現(xiàn)行文

18、件目錄匯總表）公司現(xiàn)行文件目錄實(shí)行動(dòng)態(tài)管理：新文件在頒發(fā)時(shí)必須明確執(zhí)行范圍，以便各單位將新頒布的文件及時(shí)納入現(xiàn)行文件清單；文件修訂、改版、作廢時(shí)及時(shí)在清單中變更文件編碼、清理作廢文件的編碼。第二十八條技術(shù)質(zhì)量部每月對(duì)技術(shù)操作要點(diǎn)進(jìn)行一次全面清理，以保證清單中的文件現(xiàn)行、有效。第六章外來(lái)文件管理第二十九條運(yùn)營(yíng)改善部組織各專業(yè)部室收集涉及與公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)密切相關(guān)的國(guó)家及地方法規(guī)，及時(shí)發(fā)布新執(zhí)行的法規(guī)。各部室負(fù)責(zé)對(duì)本專業(yè)法規(guī)組織發(fā)布、實(shí)施。第三十條辦公室收到各級(jí)政府和上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)至公司的文件，對(duì)于涉及公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將文件及時(shí)傳到有關(guān)專業(yè)部門。專業(yè)部門按領(lǐng)導(dǎo)的批示和文件的要求組織落實(shí)。技

19、術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)收集涉及到與公司的產(chǎn)品生產(chǎn)有關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)及上級(jí)機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，納入到公司“現(xiàn)行文件清單”中，技術(shù)質(zhì)量部組織落實(shí)。第三十一條原則上對(duì)于需組織落實(shí)執(zhí)行的外來(lái)文件，相關(guān)專業(yè)部室應(yīng)依據(jù)該文件要求并結(jié)合遷鋼實(shí)際重新編制或?qū)τ嘘P(guān)的內(nèi)部文件進(jìn)行修訂、補(bǔ)充，以內(nèi)部文件形式進(jìn)行落實(shí)；對(duì)于確需轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的外來(lái)文件，應(yīng)以公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)xxx«»的通知的文件名形式落實(shí)執(zhí)行；對(duì)于告知、信息等性質(zhì)的外來(lái)文件經(jīng)公司同意后可在適當(dāng)范圍直接發(fā)布；對(duì)于需執(zhí)行的外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)類文件，技術(shù)質(zhì)量部可直接轉(zhuǎn)發(fā)。第七章文件的保管和借閱第三十二條文件的歸類（一）文件應(yīng)按照發(fā)文單位、名稱、內(nèi)容、時(shí)間順序，分

20、門別類地進(jìn)行整理歸檔，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件資料的完整性。（二）要堅(jiān)持平時(shí)歸類整理與年終歸類整理相結(jié)合的原則，重要工作、重要會(huì)議形成的文件資料，要及時(shí)歸類整理。（三）各級(jí)管理人員負(fù)責(zé)本崗位的文件的歸類、保管工作，同時(shí)各單位指定專人負(fù)責(zé)本單位文件歸類、保管工作。第三十三條文本文件的保管各單位文件保管人負(fù)責(zé)本單位所有文本文件收取、發(fā)放、保管，按照文件的歸類建立資料盒。第三十四條電子文件的保管文件保管人將公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布涉及本單位的電子文件分類整理，同時(shí)將本單位編制的文件做一套備份。第三十五條文件的借閱文件資料一般不外借，若因工作需要外借時(shí)，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借由

21、，并辦理借閱手續(xù)，按時(shí)歸還，不允許在借閱文件上勾劃；對(duì)有密級(jí)的文件須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱，任何人不得將文件帶走或摘抄該文件。第三十六條文件的銷毀對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，應(yīng)定期清理銷毀（或刪除）。第八章附則第三十七條管理體系內(nèi)的文件應(yīng)單獨(dú)建立現(xiàn)行文件清單。第三十八條本制度的相關(guān)文件有：公司制度類文件管理制度公司規(guī)程管理制度公司產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化管理制度公司公文管理制度第三十九條本制度的附件有：附件1:文件、流程的編碼方法，附件2：制度類文件需求識(shí)別與征求意見(jiàn)表編碼：001a附件3:公司公文格式附件4：文件發(fā)放回收記錄編碼：003b附件5：職工教育培訓(xùn)記錄編碼：s005b附件6：專

22、業(yè)檢查、考核記錄編碼：002a附件7:現(xiàn)行文件清單編碼：005a附件8：公司現(xiàn)行文件目錄匯總表編碼：004a附件9：文件更改通知單編碼：004a第四十條本制度自頒發(fā)之日起執(zhí)行，由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)解釋。公司年月日主題詞：文件體系制度公司辦公室年月日印發(fā)共印份附件1:文件、流程的編碼方法（一）、文件的編碼方法*gsXXXXXXXXXXX1文件修改號(hào)，如0,1文件版號(hào)，如A,B,C文件序號(hào)，如001,002年份，如06（2006）文件種類，如zd（制度）單位編碼，如jd（設(shè)備部）公司如2013年頒發(fā)的公司文秘管理制度，按編碼原則應(yīng)為gszd13003A0。（二）、文件的流程編碼方法GSxxxxxxxx

23、xxxLXXI流程修訂號(hào)，如0,1,2流程版號(hào)，如A,B,C流程順序號(hào)，如L1,L2文件順序號(hào)，如001,002年份，如05（2005）文件種類，如bf（辦法）單位編碼，如jc（計(jì)財(cái)部）公司如公司原燃料檢驗(yàn)公開化管理辦法中的檢驗(yàn)流程，可表示為gs05001L1A0。（三）、單位代碼，全部為小寫字母，具體如下:單位名稱單位編碼單位名稱單位編碼單位名稱單位編碼公司gs辦公室bg生產(chǎn)部sc技術(shù)質(zhì)量部jz設(shè)備部jd計(jì)財(cái)部jc運(yùn)營(yíng)改善部yg人力資源部rz技改工程部gc保衛(wèi)武裝部bw能源部ny黨總支zz黨群工作部dq煉鐵作業(yè)部It煉鋼作業(yè)部lg動(dòng)力作業(yè)部dl電力作業(yè)部fd制氧作業(yè)部zy質(zhì)量檢查站zj安全部

24、ah物資派駐站gy熱軋作業(yè)部zg股東會(huì)gd董事會(huì)ds經(jīng)理辦公會(huì)jl黨委會(huì)dw硅鋼事業(yè)部gg設(shè)備維檢中心wj專家辦公室zj供應(yīng)管理部wz后勤部hq線材作業(yè)部xc鋼材加工作業(yè)部gj銷售公司xsh四）、文件種類編碼，全部為小寫字母，具體如下:文件種類編碼文件種類編碼文件種類編碼制度類文件制度zd辦法bf規(guī)定gd規(guī)程類文件工藝規(guī)程gy操作要點(diǎn)yd給油脂標(biāo)準(zhǔn)yz崗位作業(yè)規(guī)程zy點(diǎn)檢標(biāo)準(zhǔn)dj標(biāo)準(zhǔn)類文件標(biāo)準(zhǔn)bz控制計(jì)劃kz技術(shù)協(xié)議jx冬%生文件決定jd通知tz通報(bào)tb議案ya報(bào)告bgqs批復(fù)pf意見(jiàn)yj公函gh會(huì)議紀(jì)要jy階段莊文件安排ap計(jì)劃jh措施、技術(shù)通知單cs預(yù)案yn力殺fa總結(jié)zj（五）、文件、流

25、程的編碼（頁(yè)碼）位置要求1、文件的編碼放在文件頁(yè)眉（即紙張頁(yè)面設(shè)置的最上方）的右上角位置，用小4號(hào)仿宋體字標(biāo)明文件編碼。2、流程的編碼放在流程圖文件名的右下方（當(dāng)流程圖是文件中的一部分時(shí)，流程圖既要有文件編碼又要編流程編碼）3、文件要統(tǒng)一編制頁(yè)碼。頁(yè)碼的位置放在文件頁(yè)腳（即頁(yè)面設(shè)置的最下方）居中位置，用小4號(hào)仿宋體字標(biāo)明文件頁(yè)碼。要說(shuō)明當(dāng)前頁(yè)，同時(shí)標(biāo)由文件的總頁(yè)數(shù)（計(jì)算總頁(yè)數(shù)時(shí)要包括正文和附件）。如：第1頁(yè)，共10頁(yè)。附件2:制度類文件需求識(shí)別與征求意見(jiàn)表文件類別制度（）辦法（）規(guī)定（）編制部門文件名稱制修廢首次編制是（）文件修改部分條款修改（）文件廢止新制定文件，代替原文件，原文件廢止（）文

26、件無(wú)息義，直接廢止（）文件需求調(diào)研1、履行職責(zé)的需要（）2、滿足國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的要求（）3、加強(qiáng)或完善專業(yè)管理的需要（）4、原文件已不適應(yīng)管理的要求（）5、修訂的主要條款：6、需求調(diào)研說(shuō)明：被征求意見(jiàn)單位：反饋時(shí)限：意見(jiàn)情況反饋意見(jiàn)（可另附材料）：?jiǎn)挝恢鞴茴I(lǐng)導(dǎo)簽字時(shí)間：年月日接收反饋意見(jiàn)人姓名及部門名稱：Email:電話：附件3:公司公文格式一、發(fā)文單位標(biāo)志（一）組成：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。（二）聯(lián)合行文：可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。（三）標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排列，上邊緣至版心上邊緣35mm（位置

27、不因份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度等要素的增減而改變）。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志字體要莊重、大氣、美觀，推薦使用小標(biāo)宋體，字體顏色為紅色，字號(hào)應(yīng)不大于上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，主辦機(jī)關(guān)名稱在前，其他機(jī)關(guān)名稱依次自上而下分行排列，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排列。（現(xiàn)在的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志有兩種，一種加“文件”二字，一種不加。下行文一律加“文件”二字，上行文、平行文則不加，以示區(qū)別。）二、文件編碼（一）組成：由公司縮寫、單位編碼、文件種類、年份、文件序號(hào)、文件版號(hào)、文件修改號(hào)組成。（二）聯(lián)合行文：使用主辦機(jī)關(guān)的文件編碼。三、紅色反線發(fā)文字號(hào)之下4毫米處印一條與

28、版心同寬（156毫米）的紅色線。用word排版時(shí)，文件紅色分隔線均約為2磅（供參考）O四、標(biāo)題（一）組成：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。（二）標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：用2號(hào)小標(biāo)宋體，編排于紅色分隔線下空2行，分1行或多行居中排列。標(biāo)題為多行時(shí)，行距為3號(hào)字的7/8（約4.85mm）。公文首頁(yè)必須顯示正文，當(dāng)標(biāo)題行數(shù)過(guò)多導(dǎo)致首頁(yè)無(wú)法顯示正文時(shí)，可通過(guò)上移標(biāo)題（即發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空1行或不空行）來(lái)調(diào)整。五、主送機(jī)關(guān)（一）定義：公文的主要受理機(jī)關(guān)。（二）要求：使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。（三）標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：用3號(hào)仿宋體，居左頂格編排于標(biāo)題下空1行，回行時(shí)仍頂格，最后1個(gè)機(jī)關(guān)名稱后加全角冒號(hào)。

29、六、正文（一）定義：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。（二）標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：用3號(hào)仿宋體，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每個(gè)自然段左空2字，回行頂格。文中小標(biāo)題層次序號(hào)依次使用“一”、“（一）”、“1”、“（1）”標(biāo)注，第一層序號(hào)及小標(biāo)題用3號(hào)黑體，第二層用3號(hào)楷體，第三層及以下均用3號(hào)仿宋體。七、附件說(shuō)明（一）組成：公文附件的順序號(hào)和名稱。（二）標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：如有附件，用3號(hào)仿宋體，在正文下空1行，左空2字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。若公文有多個(gè)附件，需使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注順序號(hào)。（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字

30、對(duì)齊。發(fā)文機(jī)關(guān)著名（一）要求：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。（二）格式標(biāo)準(zhǔn)：用3號(hào)仿宋體。九、成文日期（一）要求：署會(huì)議通過(guò)或發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。（二）聯(lián)合行文：署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。（三）格式標(biāo)準(zhǔn)：成文日期在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下1行，用3號(hào)仿宋體，寫全年、月、日。以會(huì)議審議通過(guò)的公文，成文日期編排在公文標(biāo)題下方居中排列，用3號(hào)楷體，寫全年、月、日用“（）”括起來(lái)。（四）發(fā)文機(jī)關(guān)署名及成文日期的標(biāo)注位置：聯(lián)合行文時(shí)，將各發(fā)文機(jī)關(guān)著名按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次排列，根據(jù)印章大小和發(fā)文機(jī)關(guān)數(shù)量確定每排發(fā)文機(jī)關(guān)著名數(shù)量（每排排列2-3個(gè)），在最后一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)署名下1行編排成文日期，成文日期居右空4字

31、，最后一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)署名以印章為準(zhǔn)居中編排。單一單位行文時(shí)，成文日期居右空4字，發(fā)文機(jī)關(guān)署名以印章為準(zhǔn)居中編排。十、印章（一）范圍：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)著名的。（二）要求：與著名機(jī)關(guān)相符。（三）標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：印章用紅色。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章上邊緣距正文或附件說(shuō)明末行1行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，依次按發(fā)文機(jī)關(guān)署名順序一一將印章加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)著名之上，最后一個(gè)印章端正、居中下壓相對(duì)應(yīng)的發(fā)文機(jī)關(guān)著名和成文日期；印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超過(guò)版心。十一、附注（一）定義：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。（二）標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：用3號(hào)仿宋體，居左空2字加“（）”編排在成文日期下1行。十二、附件（一）定義：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或參考資料。（二）標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：另面編排，在版記之前，與正文一起裝訂。“附件”二字及附件序號(hào)用3號(hào)黑體頂格編排在版心左上角第1行。附件標(biāo)題居中編排在版心第3行（即“附件二字及附件序號(hào)下空1行）用2號(hào)宋體。如附件與正文不能一起裝訂，在附件左上角第1行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)，并在發(fā)文字號(hào)后標(biāo)注“附件”二字及附件序號(hào)。十三、抄送機(jī)關(guān)（一）定義：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)