第一章商務(wù)秘書概述

1、第一章第一章 秘書與商務(wù)秘書秘書與商務(wù)秘書第一節(jié)第一節(jié) 秘書概論秘書概論第二節(jié)第二節(jié) 商務(wù)秘書及商務(wù)秘書工作商務(wù)秘書及商務(wù)秘書工作第三節(jié)第三節(jié) 商務(wù)秘書工作環(huán)境商務(wù)秘書工作環(huán)境第一節(jié) 秘書概論 一、秘書的定義1、“秘書”的出處（1）漢書劉向傳:“詔向領(lǐng)校中五經(jīng)秘書，講六藝、傳記、諸子、詩賦、數(shù)術(shù)、方技，無所不究?！保?）晉書荀勛傳：“得汲冢中古文竹書，詔勛撰次之，以為中經(jīng)，列在秘書。”（3）后漢書鄭玄傳：（鄭玄）“遂博稽六藝，粗覽傳記，時睹秘書緯術(shù)之奧”。 “秘書”一詞的最初含義是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書 西漢以前，秘書一詞指物 東漢以后，秘書才演變成一種官職，指人 曹魏時期，秘書一詞的

2、含義才基本與現(xiàn)在的含義基本相同 現(xiàn)在意義上的秘書最早在中華民國臨時政府時期。 2、狹義秘書定義專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員。 3、廣義秘書定義位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面的事務(wù)與信息助手”。據(jù)此，在我國，秘書是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體、軍隊(duì)、院校以及一切合法的社會組織內(nèi)部行政管理部門中的職業(yè)名稱，也可以是受雇于私人的職業(yè)。秘書的主要工作是圍繞領(lǐng)導(dǎo)中樞或領(lǐng)導(dǎo)者的工作辦公、辦會、辦事，主要職責(zé)是輔助管理、綜合服務(wù)。因此，對“秘書”的定義應(yīng)從三個方面把握

3、：首先，明確秘書是一門社會職業(yè)；其次，明確秘書的職業(yè)崗位歸屬；再次，明確秘書的工作內(nèi)容和職責(zé)。 國際職業(yè)秘書組織：秘書是秘書是“具有熟練的具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促即能主動辦公室工作能力，不需上級敦促即能主動負(fù)責(zé)、積極進(jìn)取、干練果斷、能在授權(quán)范負(fù)責(zé)、積極進(jìn)取、干練果斷、能在授權(quán)范圍作正確決定的經(jīng)理助手。圍作正確決定的經(jīng)理助手?！?前蘇聯(lián)：一項(xiàng)普通的職業(yè)，其職能主要為一項(xiàng)普通的職業(yè)，其職能主要為機(jī)關(guān)提供稱作秘書的輔助性、事務(wù)性和信機(jī)關(guān)提供稱作秘書的輔助性、事務(wù)性和信息性的服務(wù)。息性的服務(wù)。 秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（2003年版）：從從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)事辦公室程序性工作、

4、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并對決策和實(shí)施提供服務(wù)的人及日常事務(wù)并對決策和實(shí)施提供服務(wù)的人員。員。 秘書的各種稱謂打字員、文秘、文書、文員、辦公室主任等XX主管（行政主管、培訓(xùn)主管）XX助理（人事助理、執(zhí)行助理）思考：秘書、文書、文秘三個詞的聯(lián)系 二、秘書的分類國內(nèi)秘書的縱向分類 1.秘書的來源與服務(wù)對象 公務(wù)秘書、私人秘書 2.秘書的工作性質(zhì) 黨政秘書、企業(yè)秘書、商務(wù)秘書等 3.秘書的業(yè)務(wù)內(nèi)容 行政秘書、機(jī)要秘書、事務(wù)秘書、外文秘書、會議秘書等 4.秘書的職能層次 初級秘書、中級秘書、高級秘書國外秘書簡況 日本： （1）見習(xí)秘書 （2）初級秘書 （3）中級秘書 （4）高級秘書美國： （1）LS

5、-1級、LS-2級、LS-3級、LS-4級 （2）LR-一級秘書、LR-2級秘書英國： 國家秘書、高級秘書、私人秘書 俄羅斯 三、秘書學(xué)的產(chǎn)生、研究對象及其性質(zhì)1、秘書學(xué)的產(chǎn)生秘書作為古老的職業(yè)門類，在我國有著悠久的發(fā)展歷史，但秘書學(xué)作為一門科學(xué)，是80年代以后才在我國興起，大致經(jīng)歷了以下幾個階段。（1）現(xiàn)代秘書事業(yè)迅速發(fā)展和現(xiàn)代秘書概念初步形成的階段。（2）秘書職業(yè)化階段。（3）秘書教育與秘書理論研究蓬勃發(fā)展的階段。（4）秘書學(xué)形成的階段。80年代初出現(xiàn)秘書學(xué)理論研究的熱潮，主要標(biāo)志：（1）秘書教育大發(fā)展初步形成了我國多層次，多渠道，多形式的秘書人才培養(yǎng)的網(wǎng)絡(luò)。（2）秘書工作組織的成立從中央

6、到地方建立學(xué)術(shù)團(tuán)體、各種秘書協(xié)會。（3）秘書刊物的出版發(fā)行中共中央辦公廳秘書工作上海大學(xué)：秘書 2、秘書學(xué)的研究對象 關(guān)于秘書學(xué)的研究對象，至今大致有以下幾種說法 （1）“秘書工作”說：“以秘書工作為研究對象，是研究秘書工作的產(chǎn)生、發(fā)展、特點(diǎn)、任務(wù)、原則和方法的巧新科學(xué)。 （2）“輔助管理說”：概括地說，秘書學(xué)是研究如何進(jìn)行輔助性管理活動的一門 科學(xué)。 （3）“對象多元說”：概括說，秘書學(xué)以秘書、秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作和研究對象。 （4）秘書活動說：即學(xué)科對象，應(yīng)為秘書活動 所謂活動，就是秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效決策與管理所采取的輔助行為 。 秘書活動的基本要素： 秘書人員主體 秘書工作客體，是載體

7、要素。秘書活動只有依托和通過秘書工作，才能顯示出自身的存在價值。 秘書方法中介要素，包括思維方法、學(xué)習(xí)方法、工作方法、處世方法。 領(lǐng)導(dǎo)意圖潛在要素，是秘書活動的準(zhǔn)繩和尺度。衡量某項(xiàng)秘書活動是否有效，往往視其能否如實(shí)而創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。 秘書環(huán)境外在因素，包括秘書活動的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境、辦事環(huán)境；機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、組織內(nèi)部環(huán)境、組織外部環(huán)境。 三、秘書學(xué)的特征與研究方法1、秘書學(xué)的性質(zhì)和特征性質(zhì)：秘書學(xué)是一門研究秘書活動及其規(guī)律的綜合學(xué)科。特征：（1）知識的綜合性（2）理論的應(yīng)用性（3）學(xué)科的群體性 2、秘書學(xué)的研究方法（1）理論聯(lián)系實(shí)際（2）運(yùn)用比較的方法（3）注重對其他學(xué)科尤其是

8、相關(guān)學(xué)科的研究（4）高校教師與秘書工作者合作秘書節(jié) 為了肯定秘書的貢獻(xiàn)，為了肯定秘書的貢獻(xiàn)，1952年兩位美國芝年兩位美國芝加哥資深秘書向美國商務(wù)部部長提議建立加哥資深秘書向美國商務(wù)部部長提議建立秘書周計(jì)劃，很快提出批準(zhǔn)，并且于秘書周計(jì)劃，很快提出批準(zhǔn)，并且于2號到號到7號設(shè)立秘書周。但是正式號設(shè)立秘書周。但是正式“秘書節(jié)秘書節(jié)”的提的提出是在出是在1955年，將年，將“秘書周秘書周”定在每年定在每年4月月份最后一個份最后一個完整的星期完整的星期，而這周的星期三，而這周的星期三為秘書日。為秘書日。第二節(jié)第二節(jié) 商務(wù)秘書及商務(wù)秘書工作商務(wù)秘書及商務(wù)秘書工作商務(wù)秘書（一）（一）概念 商務(wù)秘書是在工

9、商企業(yè)中從事文字處理、行政事務(wù)，為管理者提供商務(wù)性質(zhì)輔助工作的人員，其承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)和管理層決策服務(wù)的重要職責(zé)。商務(wù)秘書（二）（二）商務(wù)秘書的類別 初級商務(wù)秘書 1、影響力和輔助作用 中級商務(wù)秘書 高級商務(wù)秘書 公關(guān)型 參謀型 2、素質(zhì)、能力、職責(zé) 秀才型 技能型 辦事型 （三）商務(wù)秘書的職業(yè)要求 強(qiáng)烈的商業(yè)意識，具體表現(xiàn)在： 敏銳的商業(yè)頭腦 精于收支計(jì)算 善于把握商業(yè)運(yùn)作過程 （四）商務(wù)秘書的特點(diǎn) 商務(wù)化 從屬性（最典型特征） 機(jī)要性 事務(wù)性 女性化 被動性商務(wù)秘書部門商務(wù)秘書部門（一）商務(wù)秘書部門職能1、處理文書2、管理信息3、監(jiān)督檢查4、綜合協(xié)調(diào)5、辦理事務(wù)6、制定制度商務(wù)秘書工作（一）商

10、務(wù)秘書工作（一）（一）商務(wù)秘書工作的特性 輔助性輔助地位、從屬地位（基本屬性） 政策性以身作則、不可監(jiān)守自盜 綜合性全面性、多樣性、系統(tǒng)性 事務(wù)性細(xì)致周密、認(rèn)真負(fù)責(zé) 一位文秘專業(yè)畢業(yè)生應(yīng)聘某公司秘書崗位一位文秘專業(yè)畢業(yè)生應(yīng)聘某公司秘書崗位，面試中學(xué)生禮貌地問考官：，面試中學(xué)生禮貌地問考官：“請問貴公請問貴公司秘書的工作內(nèi)容有哪些？司秘書的工作內(nèi)容有哪些？”主考官面帶主考官面帶微笑地說：微笑地說：“這個問題正是我們想問你的這個問題正是我們想問你的?！睂W(xué)生立即意識到犯了大錯，迅速改口學(xué)生立即意識到犯了大錯，迅速改口說：說：“我是想問貴公司的主要業(yè)務(wù)是什么我是想問貴公司的主要業(yè)務(wù)是什么？”但為時已晚

11、，面試結(jié)果也可想而知。但為時已晚，面試結(jié)果也可想而知。 那么，商務(wù)秘書具有怎樣的工作內(nèi)容呢？那么，商務(wù)秘書具有怎樣的工作內(nèi)容呢？商務(wù)秘書工作（二）商務(wù)秘書工作（二）（二）商務(wù)秘書工作的主要內(nèi)容1、日常事務(wù)性工作2、上司指派性工作3、主動創(chuàng)造性工作主動創(chuàng)造性工作ABCD等級工作方法先后順序先后順序重要程度重要程度緊迫程度緊迫程度A率先辦理非常重要非常緊急B接著辦理非常重要不很緊急C第三層次不很重要非常緊急D酌情處理不很重要不很緊急商務(wù)秘書工作（三）商務(wù)秘書工作（三）（三）商務(wù)秘書工作的基本原則1、準(zhǔn)確周密2、迅速及時3、安全保密4、精簡務(wù)實(shí) （四）商務(wù)秘書工作的作用 參謀智囊作用 事務(wù)助手作用

12、中心樞紐作用 事務(wù)協(xié)調(diào)作用 門面窗口作用 耳目信息作用商務(wù)秘書的職業(yè)狀況商務(wù)秘書的職業(yè)狀況一、商務(wù)秘書面臨的新挑戰(zhàn)1、全球化的視角2、科技的飛速發(fā)展3、管理理念的變化4、人力資源的新要求5、企業(yè)文化的變遷（二）商務(wù)秘書發(fā)展趨勢 1、智能化 2、專業(yè)化 3、復(fù)合化 4、社會化 5、女性化商務(wù)秘書的四個轉(zhuǎn)變1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又；2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)椋?.從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)椋?.從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)椤５谌?jié)第三節(jié) 商務(wù)秘書的工作環(huán)境商務(wù)秘書的工作環(huán)境 秘書工作是在一定的環(huán)境中進(jìn)行的。這個環(huán)境叫秘書工作環(huán)境。秘書工作環(huán)境是客觀存在的，是多方面，多層次，多種因素的總和。秘書工作功效

13、會受到各種環(huán)境因素的影響。環(huán)境有各種各樣的類型。這些環(huán)境有的有利于秘書工作，因此必須采取保護(hù)，使秘書工作適應(yīng)這種環(huán)境；有的卻是不良的環(huán)境，那就要采取改變或限制，使環(huán)境適應(yīng)秘書工作的要求，從而提高秘書工作效率。 影響秘書工作的環(huán)境有宏觀環(huán)境，中觀環(huán)境和微觀環(huán)境三種。 一、秘書工作環(huán)境的涵義和特點(diǎn) 環(huán)境是指對工作績效起著潛在影響的外部力量。秘書工作環(huán)境是指直接或間接影響秘書工作效率的各種潛在外部力量的總和。 秘書工作環(huán)境特點(diǎn)有： 1.復(fù)雜和多樣性。 2.差異性。 3.變異性。 環(huán)境的上述特點(diǎn)，深刻的影響秘書工作與環(huán)境之間相互作用的過程： 1.環(huán)境決定、影響或制約秘書工作； 2.秘書工作必須適應(yīng)環(huán)境

14、； 3.環(huán)境的變化必然導(dǎo)致秘書工作發(fā)展變化； 4.秘書工作對環(huán)境有能動作用：一是改善環(huán)境，二是污染環(huán)境 。商務(wù)秘書的宏觀工作環(huán)境商務(wù)秘書的宏觀工作環(huán)境 宏觀環(huán)境，又稱為一般環(huán)境，或大社會環(huán)境，它處于所有組織之外，并組織發(fā)生影響的外部環(huán)境。它是一種必須監(jiān)測和適應(yīng)的不可控制的環(huán)境。 秘書工作的宏觀環(huán)境主要有：政治法律環(huán)境，經(jīng)濟(jì)環(huán)境，科技環(huán)境，文化環(huán)境等。 1. 政治法律環(huán)境與秘書工作 2. 經(jīng)濟(jì)環(huán)境與秘書工作 3， 科技環(huán)境與秘書工作 4， 文化環(huán)境與秘書工作 商務(wù)秘書的中觀工作環(huán)境 秘書工作的中觀環(huán)境 秘書工作的中觀環(huán)境是指秘書所處的組織的性質(zhì)，制度與結(jié)構(gòu)方面的環(huán)境。它對秘書工作有著重要 的影響

15、。 企業(yè)的組織結(jié)構(gòu) 現(xiàn)代企業(yè)是以現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎(chǔ)的。它是在國家公司法的規(guī)定下組建的。其組織模式就是公司法規(guī)定的幾種形式。這幾種形式有有限責(zé)任公司，國營獨(dú)資公司，股份有限公司。 任何一個公司組織中的工作人員由于地位的不同，縱向分為高級管理人員，中級管理人員和操作執(zhí)行人員。在企業(yè)中，董事會定期開會制定決策，決策以后由高級管理人員作具體的決策，又由中級管理人員組織實(shí)施，操作執(zhí)行人員具體執(zhí)行。由于中層不可能擔(dān)負(fù)起一個企業(yè)所有的職能，因此，必須將企業(yè)的中層橫向分為若干職能部門（見閱讀資料）。 General Manager總經(jīng)理總經(jīng)理Logistics物流部物流部Production生產(chǎn)部生產(chǎn)部Exp

16、ort出口部出口部Purchase采購部采購部GM Office總經(jīng)辦總經(jīng)辦Finance財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部HR人力資源部人力資源部Sale銷售部銷售部商務(wù)秘書的微觀工作環(huán)境（一）商務(wù)秘書的辦公室自然環(huán)境1、辦公室環(huán)境的基本要求（1）布局力求方便合理（2）布置舒適整潔、協(xié)調(diào)統(tǒng)一（3）環(huán)境安全2、辦公室的空間布局（1）開放式辦公室（2）封閉式辦公室（二）商務(wù)秘書工作的軟環(huán)境辦公室環(huán)境對秘書工作效率的影響可以從以下三點(diǎn)說明： 1.作業(yè)方面：辦公環(huán)境對秘書人員的器官功能，知覺感受，體力消耗，心理反應(yīng)都有直接影響，比如光線不足，足以使人的辨別力降低，眼力消耗較大，而生疲倦，使注意力難以集中，則效率降低。 2

17、.生理方面：環(huán)境變化必然會引起生理變化。辦公環(huán)境不適宜，會增加秘書的體力消耗，體力消耗過多則生疲勞，疲勞生則工作興趣減低。興趣低，工作效率必隨之遞降。 3.心理方面：辦公環(huán)境的不適宜，會引起秘書對工作厭煩的心理反應(yīng)。這種心理反應(yīng)自然降低工作效率。心理厭煩導(dǎo)致人的精神苦悶及抑郁和怒怨之感。這些心情對工作效率皆有不良影響。 環(huán)境適應(yīng)與環(huán)境改變（一）要盡快學(xué)會適應(yīng)環(huán)境1、善于觀察，虛心求教2、善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)3、切忌說三道四（二）要學(xué)會在適應(yīng)環(huán)境中逐步改變環(huán)境習(xí)題 1.商務(wù)秘書可以從哪幾個方面進(jìn)行分類？具體分為哪些類型？ 2.商務(wù)秘書部門的職能 3.商務(wù)秘書的特點(diǎn) 4.商務(wù)秘書工作的基本原則，并簡要

18、說明該如何去做 商務(wù)秘書的最典型特征是（ ） A 商務(wù)化 B機(jī)要性 C從屬性 D被動性 秘書是上級的有力助手，發(fā)揮“助手“作用是指秘書要（ ） A、跟從上級，當(dāng)好參謀 B、鞍前馬后，搞好服務(wù) C、調(diào)查研究，科學(xué)決策 D、維護(hù)權(quán)威，樹立形象 進(jìn)行辦公室環(huán)境管理的主要目的是（）。 A.布置辦公設(shè)備 B.營造舒適的辦公環(huán)境 C.改善辦公室物理?xiàng)l件 D.設(shè)計(jì)辦公室的內(nèi)部布局 直接影響辦公室工作效率的基本要素之一是（）。 A.辦公環(huán)境 B.同事 C.辦公設(shè)備 D.上司 辦公室的硬件環(huán)境包括（）。 A.室內(nèi)空氣 B.辦公設(shè)備布置 C.辦公室布局 D.建筑設(shè)計(jì) 辦公室空間布局包括（）三種。 A.混合式 B.

19、開放式 C.封閉式 D.統(tǒng)一式 秘書工作，是指協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理所進(jìn)行的各項(xiàng)輔助性工作。（ ） 秘書獨(dú)立完成任務(wù)的原則是保密、準(zhǔn)確、主動。（ ）秘書工作的性質(zhì)就是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。（ ） 案例：朋友與原則案例：朋友與原則 趙青是經(jīng)理辦公室秘書，負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用以及款項(xiàng)的報銷。周一趙青正在電腦鍵盤上忙碌，她的好朋友研發(fā)部的張然走進(jìn)了辦公室。張然提出讓趙青報銷本月吃飯和打的的錢，順便領(lǐng)兩箱A4的紙。公司規(guī)定周二才能報銷和領(lǐng)用辦公用品，因此，趙青讓張然隔天再去。張然不依，把報銷票據(jù)推到趙青面前趙青拿起票據(jù)一看，上面沒有領(lǐng)導(dǎo)簽字，感到十分為難。面對著不達(dá)目的不罷休的張然，趙青妥協(xié)了，用自己掌握的零用

20、現(xiàn)金給她報了帳，又從庫里拿了兩箱紙給張然，張然滿意地走了。 在上述案例中，趙秘書犯了什么錯誤？你怎么看待公司關(guān)于報銷和領(lǐng)用辦公品的規(guī)定？假如你是趙秘書，你會如何處理這件事？作為秘書，應(yīng)怎樣正確處理公事與私事之間的關(guān)系？案例討論與分析案例討論與分析 公司對于辦公用品的領(lǐng)用一般都由專門的秘書負(fù)責(zé)，目的是為了既能保證供應(yīng)又能防止浪費(fèi)。為了提高辦事效率，不過多的占用秘書的時間，一般都規(guī)定一個專門領(lǐng)用辦公用品的時間，讓大家集中領(lǐng)取。再者，規(guī)定秘書掌握一些零用現(xiàn)金，目的是方便小額的報銷。但是同時也規(guī)定，報銷和領(lǐng)用辦公用品必須要有部門領(lǐng)導(dǎo)的簽字才能有效，秘書見簽字才能辦理。趙青礙于情面，為自己的好朋友而破壞了公司的規(guī)定，是十分失職的。案例：誰的功勞