某企業(yè)銷售管理信息系統(tǒng)開發(fā)案例

1、某企業(yè)銷售管理信息系統(tǒng)開發(fā)案例1管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃1.1項目背景某企業(yè)是一家采用金字塔式組織結(jié)構(gòu)、內(nèi)部分工簡單、業(yè)務流程短促的中小型貿(mào)易企業(yè)。長期以來專營副食品如各種名牌的巧克力、奶糖等的銷售和供應。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，不僅經(jīng)營國內(nèi)品牌產(chǎn)品的銷售，而且為國際上知名品牌代理其產(chǎn)品的銷售。企業(yè)經(jīng)過近幾年的奮斗，在副食品專營方面已具有較大規(guī)模，業(yè)務的范圍已突破原有的地域范圍，形成以總部所在地為中心的省際輻射，業(yè)務量和顧客數(shù)都擴大到以前的數(shù)倍。企業(yè)在快速成長的同時，對企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設計、業(yè)務流程的規(guī)劃、各種數(shù)據(jù)存儲和應用提出了新的要求，舊有的模式已不能再適應企業(yè)迅速發(fā)展的需要。隨著業(yè)務的開展和市場競爭的

2、加劇，企業(yè)的高層領(lǐng)導也意識到企業(yè)內(nèi)部管理存在一些問題，信息技術(shù)的發(fā)展和普及應用給管理者帶來了希望。他們希望通過信息化的建設改變企業(yè)的現(xiàn)狀，能對市場機遇做出快速反應，給企業(yè)帶來更多的利潤。管理信息系統(tǒng)成功應用的案例使得管理者有信心通過管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和利用改變企業(yè)的管理現(xiàn)狀，使企業(yè)得到更好的發(fā)展。1.2企業(yè)現(xiàn)狀根據(jù)初步調(diào)查，目前企業(yè)擁有少量計算機，大多數(shù)工作人員對計算機的操作知識知之甚少，企業(yè)沒有采用任何管理信息系統(tǒng)，基本工作大多由人工完成，計算機僅僅進行文字錄入、處理，導致工作繁瑣、重復性大，企業(yè)發(fā)展滯后。計算機在企業(yè)的主要功能停留在核算統(tǒng)計方面，無法應用到各個管理部門，即無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享

3、。企業(yè)的業(yè)務流程中各個環(huán)節(jié)幾乎都是手工操作方式，數(shù)據(jù)量大，使得工作人員工作量大，并且容易出現(xiàn)差錯，效率低下。另外，企業(yè)是憑借單據(jù)實現(xiàn)部門間的作業(yè)順序、業(yè)務關(guān)系，單據(jù)一般由顧客傳遞，使得顧客要在各個部門間奔波，客戶滿意度較差。企業(yè)現(xiàn)在的財務部與結(jié)算科的職能邊界不清晰，容易造成權(quán)責不明確，在銷售分析和核算上容易出現(xiàn)差錯。由于整個業(yè)務流程都采用了手工方式，一些供需的信息不能及時的傳給高層管理者，造成信息滯后，不利于決策者進行準確的市場判斷決策，無法適應市場的瞬息萬變。企業(yè)現(xiàn)在采用的是金字塔式的組織結(jié)構(gòu)。1.3開發(fā)原因基于上面的企業(yè)現(xiàn)狀可知：企業(yè)的主要問題是手工操作致使工作效率低下，經(jīng)濟效益不高。許多

4、繁瑣、經(jīng)常性、重復性的工作本可以用計算機解決的問題卻困擾著工作人員，浪費了大量的人力、物力和財力。企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)業(yè)務逐漸增多，各個部門的工作人員工作量就會加大。該企業(yè)銷售完產(chǎn)品后，沒有提供相應的售后服務，由于數(shù)據(jù)處理都由人手工操作，資金方面沒有合理計劃，拖欠款的情況沒有能得到及時有效的控制，影響資金周轉(zhuǎn)。這樣企業(yè)進一步發(fā)展和企業(yè)目前管理存在的問題的矛盾就會更加激化，企業(yè)的發(fā)展迫切需要一套管理信息系統(tǒng)幫他解決目前的主要問題以及企業(yè)未來發(fā)展。在對該公司原系統(tǒng)的運行、實踐進行初步調(diào)查，發(fā)現(xiàn)原系統(tǒng)計算機的應用只是收集、存儲了不少銷售、倉儲等信息，但都是以 WORD文檔的形式存儲的，其功能僅停

5、留在查詢、統(tǒng)計、打印報表等一般功能，而沒有充分利用其豐富的信息資源為企業(yè)服務。在企業(yè)領(lǐng)導的支持下，為加強企業(yè)營銷管理，開發(fā)一個對企業(yè)銷售情況進行全面管理的管理信息系統(tǒng)已勢在必行了。目前，企業(yè)還存在這一些管理信息系統(tǒng)開發(fā)的有利因素。如企業(yè)內(nèi)部有少數(shù)精通計算機硬件的高端人才，為信息系統(tǒng)的管理應用提供了前提；企業(yè)還擁有幾十臺計算機以及系統(tǒng)安裝的硬件資源，企業(yè)領(lǐng)導和大多數(shù)員工的配合支持；系統(tǒng)開發(fā)應用潛力很大；系統(tǒng)的應用還可以使工作人員從繁重的工作中解脫出來，改善了企業(yè)內(nèi)部組織管理，使企業(yè)內(nèi)部信息流和物流暢通無阻，提高工作效率和經(jīng)濟效益，促使企業(yè)進一步發(fā)展。1.4系統(tǒng)目標銷售管理信息系統(tǒng)是為了適應企業(yè)綜

6、合管理的需求，改變企業(yè)現(xiàn)有的管理模式，加速企業(yè)管理的自動化、標準化和科學化，而建立的一個整體性的銷售操作系統(tǒng)。它可以為各管理層提供可靠的信息，為提高企業(yè)各方面的效益服務。系統(tǒng)的總目標是：用信息來支持企業(yè)的決策和企業(yè)的業(yè)務操作，用信息技術(shù)實現(xiàn)辦公自動化代替原有手工管理方式，提高業(yè)務處理效率。具體如下：（1）改變過去手工操作，建立計算機系統(tǒng)操作，更加快捷，做到高效率。公司市場、開票、結(jié)算、財務、倉儲等部門全部實現(xiàn)自動化管理。（2）公司在本系統(tǒng)的支持下，能夠達到合理進貨、及時銷售、庫存量小、減少積壓的目的，尤其是商品存儲這一塊，能夠大大降低公司運作成本，取得最佳效益。（3）通過業(yè)務的整合和組織結(jié)構(gòu)的

7、調(diào)整，提高數(shù)據(jù)的準確性，避免邏輯的錯誤和人為的錯誤，提高數(shù)據(jù)的可信度。（4）運用分布式的微機網(wǎng)絡，避免以往信箋傳遞時所耗的時間，提高工作的時效和針對性，有助于提高領(lǐng)導的決策，減少失誤。（5）能夠及時了解庫存情況和銷售情況。（6）通過對市場銷售和市場需求分析，制訂和調(diào)整公司銷售計劃。1.5系統(tǒng)構(gòu)成為實現(xiàn)上述目標，將系統(tǒng)分為5個功能模塊：市場管理模塊、票務管理模塊、結(jié)算管理模塊、報表分析模塊、倉儲管理模塊。它是根據(jù)各子系統(tǒng)的管理功能來劃分，使得系統(tǒng)分工明確，業(yè)務流程清晰，從而優(yōu)化企業(yè)管理，最終為企業(yè)帶來良好的經(jīng)濟效益。（1）市場管理：制定相應的產(chǎn)品價格，產(chǎn)生報價單，并為客戶提供相應的服務。（2）票

8、務管理：操作人員是根據(jù)訂購單開出發(fā)票（包括退貨發(fā)票），并把訂購單分類存儲。（3）結(jié)算管理：根據(jù)開出的發(fā)票和訂單，進行結(jié)算并編制銷售報表。（4）報表分析管理：根據(jù)銷售報表和銷售計劃進行銷售分析。（5）倉儲管理：根據(jù)發(fā)票和出庫通知填寫出庫單，登記庫存并形成庫存賬，月末產(chǎn)生庫存報表。1.6人員分配和工作進度安排銷售管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程中配備了以下人員：項目負責人1名，系統(tǒng)分析員3名，系統(tǒng)設計員2名，程序員2名，系統(tǒng)調(diào)試員1名。工作進度安排如表1所示。表 1 系統(tǒng)開發(fā)的工作進度安排階段完成的目標所需時間所做的主要工作系統(tǒng)規(guī)劃項目確定與規(guī)劃1 個月人員組織、確定項目規(guī)劃性質(zhì)；收集相關(guān)資料信息；確定系統(tǒng)目

9、標；提出系統(tǒng)未來略圖；可行性分析；制定開發(fā)進度表；提交規(guī)劃報告系統(tǒng)分析企業(yè)現(xiàn)狀分析3 個月詳細調(diào)查；企業(yè)管理業(yè)務調(diào)查(組織結(jié)構(gòu)、管理功能、管理業(yè)務流程)；數(shù)據(jù)流程調(diào)查(DFD)；數(shù)據(jù)字典系統(tǒng)的邏輯設計新系統(tǒng)分析；新系統(tǒng)邏輯方案(業(yè)務流程、數(shù)據(jù)流程、邏輯結(jié)構(gòu)等)系統(tǒng)設計系統(tǒng)的物理設計2 個月總體設計(MIS 流程圖設計、功能結(jié)構(gòu)圖設計、功能模塊圖設計等)；代碼設計(代碼設計方案、 編號代碼等)；物理配置方案設計；數(shù)據(jù)存儲 設計(數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)安全等)計算機處理設計(輸 入、輸出、處理流程圖、編程說明書)系統(tǒng)實施實現(xiàn)系統(tǒng)2 個月物理系統(tǒng)的實現(xiàn)程序設計與調(diào)試項目人員培訓測試數(shù)據(jù)的準備與錄入系統(tǒng)的測試與

10、評估2管理信息系統(tǒng)的分析2.1可行性分析2.1.1技術(shù)可行性企業(yè)目前擁有 30多臺計算機、6臺智能交換機、1臺打印機和復印機。在設備方面，企業(yè)的計算機、打印機和復印機已經(jīng)滿足系統(tǒng)應用的需求。該系統(tǒng)對軟件沒有太高的要求，市場上存在的系統(tǒng)軟件足以滿足系統(tǒng)各個方面的要求。開發(fā)人員具有專業(yè)知識，已成功開發(fā)了一些復雜的管理信息系統(tǒng)，而現(xiàn)在要開發(fā)的銷售管理信息系統(tǒng)是比較簡單的，在開發(fā)技術(shù)上不存在難題。雖然企業(yè)中大多數(shù)工作人員對計算機知之不多，但是在企業(yè)的銷售部門和庫存部門的大多數(shù)員工有一定的計算機應用能力，能夠?qū)θ粘５墓ぷ鳂I(yè)務進行簡單的操作和管理，并能自行排除日常工作中隨時可能遇到的計算機故障。2.1.2

11、經(jīng)濟可行性公司的銷售管理信息系統(tǒng)是比較簡單的系統(tǒng)，開發(fā)和維護費用都不是很高，企業(yè)現(xiàn)有的設備已能滿足系統(tǒng)的需要。企業(yè)所需投資較少，在公司可接受的范圍。系統(tǒng)投入運行后會給企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟效益：一方面解決了手工操作帶來的工作效率低、容易出錯等問題，為企業(yè)在業(yè)務上縮短了時間，增加了市場競爭力。另一方面，使得信息流動得更快，能為各層管理者提供多的高質(zhì)量的信息。使得管理者有更多的時間和信息為 企業(yè)未來的發(fā)展做準備。2.1.3管理上的可行性由于企業(yè)領(lǐng)導者已認識到企業(yè)存在的問題和對系統(tǒng)需求的迫切性，對系統(tǒng)的開發(fā)是大力支持的，領(lǐng)導認為企業(yè)走信息化的戰(zhàn)略對企業(yè)的成長是有利的，并且有助于企業(yè)長期健康持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展

12、。企業(yè)現(xiàn)有的管理方式和方法存在一定的缺陷，領(lǐng)導和職工都有改變相應管理制度的要求，企業(yè)現(xiàn)有的結(jié)構(gòu)和業(yè)務流程都較簡單，實行相應的改革是可行的。系統(tǒng)開發(fā)完成后，大部分原始數(shù)據(jù)都將由計算機進行存儲和處理，數(shù)據(jù)的正確性和準確性都會提高。近年來軟件產(chǎn)業(yè)以年平均超過30的速度增長，軟件和信息技術(shù)在國民經(jīng)濟和社會各領(lǐng)域得到廣泛應用，成為推動產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、產(chǎn)業(yè)技術(shù)改造的重要基礎(chǔ)與支撐，極大地推進了我國信息化建設進程，各個行業(yè)目前正處于信息化處理的應用時期，有關(guān)的政策法規(guī)對企業(yè)信息化都給予了一個寬松的環(huán)境和平臺。企業(yè)結(jié)合自身企業(yè)規(guī)模壯大的需要采用信息化的處理方式，來提高企業(yè)的工作效率，從而在市場競爭中處于有利的位

13、置。信息化的處理使企業(yè)及時有效的獲取信息做出適合自身發(fā)展的決策。2.1.4可行性結(jié)論根據(jù)上面可行性分析，企業(yè)進行系統(tǒng)開發(fā)的條件已成熟，可以立即進行系統(tǒng)的開發(fā)。2.2現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查2.2.1組織結(jié)構(gòu)調(diào)查通過對企業(yè)現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查分析，了解到該企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設置為：總經(jīng)理下設開票室、結(jié)算室、財務室、倉庫管理室 4個部門。明確分工，各行其職，各用其權(quán)，各盡其責，把責、權(quán)、利相結(jié)合，4個部門既相互獨立又相互聯(lián)系?？傮w目標分解到 4個部門后，相互協(xié)調(diào)把單個目標串聯(lián)起來，共同實現(xiàn)。圖1給出了該企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)情況。圖 1 組織結(jié)構(gòu)圖各部門主要功能：(1) 經(jīng)理：主要負責銷售計劃的制定和計劃的落實。他們需要經(jīng)常

14、了解和掌握銷售情況，為他們指導銷售工作和制定新的銷售計劃提供依據(jù)。(2) 票務部：主要負責開發(fā)票。顧客購買產(chǎn)品首先到票務部去開票，開票人員根據(jù)顧客所有的購貨單(包括商品名稱、規(guī)格及數(shù)量等)開票。所開票據(jù)至少四聯(lián)，即提貨聯(lián)、發(fā)票聯(lián)等。發(fā)票分兩種，即增值發(fā)票和普通發(fā)票。根據(jù)業(yè)務的需要，票務部還要負責退貨的處理，即開具相應的紅字發(fā)票。票務部需將發(fā)票的存根交財務部處理。(3) 結(jié)算部：為了加強管理，保證開票、結(jié)算分開。開票之后，顧客持發(fā)票到結(jié)算部付款，辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算方式主要有：現(xiàn)金結(jié)算、匯票結(jié)算、托收及電信匯結(jié)算等。顧客付款之后，結(jié)算人員在提貨聯(lián)上蓋上“已結(jié)算”印章，說明結(jié)算手續(xù)已辦。結(jié)算人員每天

15、都將結(jié)算的單據(jù)及現(xiàn)金交給財務部。(4) 財務部：財務部根據(jù)開票及結(jié)算情況負責銷售核算及制作核算報表。銷售報表主要包括產(chǎn)品銷售明細日報表、銷售回款明細日報表、銷售回款匯總?cè)請蟊?、顧客欠款表及銷售計劃完成情況分析表等。由于手工操作效率低，財務人員隔34天向銷售企業(yè)及主管廠長報一次日報表。各種日報表都包含有月累計情況。因此月末的日報表就是該月的月報表。(5) 倉庫保管部：倉庫保管部主要負責成品的入庫、出庫和庫存盤點。顧客辦理完結(jié)算手續(xù)后，持提貨聯(lián)到倉庫取貨。此時，倉庫管理人員檢查提貨聯(lián)及發(fā)票無誤后，便給予提貨，即出庫。出庫之后登記入賬。2.2.2管理功能調(diào)查通過對企業(yè)的調(diào)查，了解了企業(yè)的基本組織結(jié)構(gòu)

16、，這些部門的存在是為了實現(xiàn)企業(yè)的銷售目標，企業(yè)的各個部門都是為了完成一定的管理功能而設立的，通過調(diào)查，了解到現(xiàn)行系統(tǒng)各部門的管理功能如圖2所示。圖 2企業(yè)管理功能圖2.2.3業(yè)務流程調(diào)查公司是貿(mào)易型企業(yè)，主要業(yè)務就是圍繞產(chǎn)品所進行的采購和銷售。企業(yè)的業(yè)務過程較簡單，現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務處理過程是：顧客為購買產(chǎn)品先到開票部填寫購貨單(包括商品名稱、種類、數(shù)量等)，開票人員根據(jù)購貨單，首先查閱庫存賬，如有貨，開出發(fā)票，如庫存不足，發(fā)出補貨通知給倉庫。開票人員還要根據(jù)倉庫的退貨通知，開出紅字發(fā)票。顧客持發(fā)票到結(jié)算部付款，并辦理結(jié)算手續(xù)。付款后，結(jié)算人員蓋上印章，表明已辦理結(jié)算手續(xù)。倉庫根據(jù) 顧客的訂貨單和

17、結(jié)算完的發(fā)票進行出庫處理，并根據(jù)庫存情況決定是否訂貨。根據(jù)出貨情況和采購情況更新庫存賬。結(jié)算人員將每天的結(jié)算單據(jù)及現(xiàn)金交給財務部。財務部根據(jù)單據(jù)、發(fā)票和銷售計劃編制各種銷售報表和銷售分析。根據(jù)上述業(yè)務過程的描述，我們繪制出了該企業(yè)的業(yè)務流程圖，圖3就是該企業(yè)的現(xiàn)有系統(tǒng)的業(yè)務流程圖。圖 3 業(yè)務流程圖2.3現(xiàn)行系統(tǒng)分析隨著企業(yè)業(yè)務規(guī)模的擴大，其原有的手工操作系統(tǒng)和業(yè)務流程已經(jīng)不能滿足其業(yè)務流量的需求，成為嚴重影響企業(yè)繼續(xù)提高效益的因素。其存在的問題主要有以下幾點。(1) 服務方面：企業(yè)的顧客從同一地區(qū)擴大到省際之間，原有的手工銷售系統(tǒng)需要顧客較多的配合，給顧客造成了很大的不便。在“顧客就是上帝”

18、的今天，這顯然是不合適宜的。(2) 效率方面：原有系統(tǒng)流程僅僅注意銷售的業(yè)務處理，對起輔助作業(yè)的庫存處理的管理力度不夠。在倉管部門中，職工職權(quán)分配不明確，工作效率不高，沒有對倉庫的存儲空間進行有效利用。 而且，采購貨物的不及時減少了企業(yè)的訂單數(shù)量。倉庫部門的低效率明顯落后于整個銷售系統(tǒng)，造成了人員及企業(yè)資源的浪費。(3) 決策方面：手工報表制作費時，降低了時效性，而且在繁多的登記賬本和分析統(tǒng)計中，極容易出現(xiàn)人為的錯誤，在賬本中查詢企業(yè)所需要的信息的時間過長。人工對統(tǒng)計資料進行分析的難度較大，而且準確率不高。(4) 分工方面：各部門的分工不均衡，財務部要花很多時間在銷售分析上，企業(yè)只有財務部和經(jīng)

19、理了解企業(yè)的銷售情況，而與銷售直接有關(guān)的部門對銷售計劃和銷售分析并不是很了解。(5) 市場方面：面對越來越大的市場，過去在家等客戶上門的銷售模式受到了沖擊，對于貿(mào)易型的企業(yè)，銷售更是它的生命，企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)上要做相應的調(diào)整。2.4新系統(tǒng)的邏輯方案2.4.1新系統(tǒng)的目標銷售管理信息系統(tǒng)的目標是提高系統(tǒng)自動化、標準化和系統(tǒng)化，為各部門快速提供高質(zhì)量的信息，為決策提供信息支持，為客戶提供更便利、更全面的服務。2.4.2新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)根據(jù)系統(tǒng)的目標和對企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)的分析，對企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進行了重新的設計和定位，由于企業(yè)是個貿(mào)易公司，銷售是企業(yè)的生命線，原有系統(tǒng)雖然一直是圍繞著銷售進行工作的，但對銷售

20、的管理沒有專業(yè)化和集中化。所以，在現(xiàn)有結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上增加了市場部門，使得銷售工作更便于開展，也使得部門分工較為明確。原有系統(tǒng)的各部門工作量上存在著嚴重的不平衡，因此，對原有各部門的職能做一些調(diào)整，并加強了薄弱環(huán)節(jié)的管理，如加強了倉庫管理的職能。圖4給出了新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)圖。經(jīng)過改變后的新系統(tǒng)各部門的主要職責如下。(1) 市場部：主要負責產(chǎn)品定價和客戶服務。定價：價格是市場銷售組合中重要的變動因素，價格的確定對企業(yè)的銷售額和利潤有很大的影響。定價是必須考慮的元素，包括：成本、需求量、競爭、政府的影響和干預。目標是：爭取最高利潤，獲取較高的市場份額，排除競爭的企業(yè)進入市場，避免不利于政府的行為。主要

21、的定價方法有：成本定價法、需求定價法等。圖 4 新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)圖客戶服務：現(xiàn)代企業(yè)的競爭表現(xiàn)在能否贏得客戶(消費者)，客戶服務已成為企業(yè)營銷的重要任務。具體包括：顧客檔案管理、顧客分析、顧客關(guān)系管理等。主要通過促銷、良好的售后服務等方法來贏得客戶。(2) 票務部：主要負責開銷售發(fā)票和退貨發(fā)票，并對訂購單進行相應的管理。(3) 結(jié)算部：負責各種結(jié)算，并匯總各種結(jié)算單據(jù)，編寫銷售報表(4) 財務部：根據(jù)銷售報表進行銷售分析。(5) 倉管部：倉庫在控制產(chǎn)品成本上占有很大的一塊。嚴格進行倉庫管理可以有效地降低產(chǎn)品價格、提高利潤。根據(jù)實際情況加強對倉庫的管理，使得倉庫各管理人員職責明晰：倉庫管理員：負

22、責入庫管理，庫存物資保管、養(yǎng)護，庫存統(tǒng)計、分析，庫存控制。采購員：保證日常庫存量滿足顧客需求，以及應付某些意外情況，及時補貨，進行貨 物入庫時的一些處理。發(fā)貨員：根據(jù)發(fā)貨單，進行貨物出庫管理。2.4.3新系統(tǒng)的管理功能由于組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，相應的管理功能也發(fā)生了變化，根據(jù)新的組織結(jié)構(gòu)圖和實際的要求，我們對新系統(tǒng)的管理功能做了相應的改變，新系統(tǒng)各部門的管理功能如下。1) 倉庫管理 充分利用分布式的網(wǎng)絡，實現(xiàn)對各子企業(yè)的貨物的出庫、入庫的統(tǒng)計，管理貨物的盤點，以形成日出入庫報表匯總，提高庫存的利用率。其次，通過對供應商以及所供應貨物進行統(tǒng) 計，在倉儲部門初步形成供應商企業(yè)的數(shù)據(jù)庫，建立企業(yè)與供應商的

23、信息聯(lián)系和數(shù)據(jù)聯(lián)系，從而了解企業(yè)的需求和市場的供求，及時地調(diào)整庫存和庫存的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，增強市場的適應能力。2) 市場管理通過市場部的銷售活動，將原系統(tǒng)中顧客傳遞單據(jù)的活動置于企業(yè)的內(nèi)部，實行“一票到底”的服務方式，提高顧客的滿意度，樹立良好的企業(yè)形象。其次，通過銷售部門的活動， 初步建立企業(yè)顧客的數(shù)據(jù)庫，建立企業(yè)和顧客的信息聯(lián)系和數(shù)據(jù)聯(lián)系，充分了解市場的需求和消費者的愛好，為企業(yè)領(lǐng)導者做出長遠決策提供依據(jù)。3) 報表分析管理 根據(jù)市場部和倉管部提供的報表和匯總表，對顧客、供應商、貨物、訂單等各種統(tǒng)計資料，及時準確地上報，以輔助決策；其次根據(jù)市場部、倉管部、結(jié)算部的單據(jù)，實現(xiàn)企業(yè)各 類事務的核查，

24、防止企業(yè)內(nèi)部蛀蟲的出現(xiàn)。根據(jù)上述分析，圖5畫出了新系統(tǒng)的管理功能圖。圖 5 新系統(tǒng)的管理功能圖2.4.4新系統(tǒng)的業(yè)務流程由于組織結(jié)構(gòu)的變化和管理功能的調(diào)整，新系統(tǒng)的業(yè)務流程也發(fā)生了相應的變化。圖6給出了新系統(tǒng)的業(yè)務流程圖。新系統(tǒng)的業(yè)務流程為：顧客根據(jù)銷售部提供的報價單確定是否購買產(chǎn)品，如有購買意向與銷售部簽訂銷售合同，銷售部根據(jù)銷售合同發(fā)出銷貨通知給票務部，票務部查閱庫存賬，如有貨，開出發(fā)票給結(jié)算部，如庫存不足，發(fā)出補貨通知單給采購員。票務部還要根據(jù)倉庫的退貨通知，開出紅字發(fā)票。結(jié)算部根據(jù)發(fā)票要求顧客付款，并辦理結(jié)算手續(xù)。付款后，結(jié)算人員蓋上印章，表明已辦理結(jié)算手續(xù)，并把發(fā)票的提貨聯(lián)給倉管員，

25、倉管員查閱庫存賬，如有貨開出發(fā)貨通知單給發(fā)貨員辦理發(fā)貨手續(xù)，如沒有貨則須填寫補貨通知單給采購員。另外，倉管員還要根據(jù)庫存情況開出補貨通知單給采購員，采購員根據(jù)補貨通知單填寫采購單給供應商進行采購，當貨到時，供應商給出提貨通知單給采購員，采購員填寫入庫單辦理入庫手續(xù)。發(fā)貨員根據(jù)發(fā)貨通知單發(fā)貨，并填寫出庫單，出庫單一份給倉管員登記入賬，一份給顧客。倉管員根據(jù)出貨情況和采購情況更新庫存賬。結(jié)算人員將每天的結(jié)算單據(jù)及現(xiàn)金交給財務部，并編寫銷售報表給財務部。財務部根據(jù)單據(jù)、發(fā)票和銷售報表編制銷售分析給經(jīng)理，經(jīng)理根據(jù)以前的銷售報表和銷售分析表編制銷售計劃，并把計劃下達給銷售部。圖 6 新系統(tǒng)的業(yè)務流程圖2

26、.4.5新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖根據(jù)分析得出的新系統(tǒng)的業(yè)務流程圖分層繪制出新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖，如圖 7、8、9所示。圖 7 頂層圖圖 8 第一層的數(shù)據(jù)流程圖圖 9 第二層的數(shù)據(jù)流程圖2.4.6數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)字典是數(shù)據(jù)流程圖的補充，由于項目較多，這里只寫幾個范例。1）數(shù)據(jù)項描述數(shù)據(jù)項編號：I03-01 數(shù)據(jù)項名稱：顧客號 別名：顧客代碼簡述：某一顧客的代碼 類型及寬度：字符型，4 位 取值范圍：00019999數(shù)據(jù)項編號：I03-02 數(shù)據(jù)項名稱：商品代碼 別名：商品編碼 簡述：某種商品的代碼 類型及寬度：字符型，3 位 取值范圍：001999數(shù)據(jù)項編號：I03-03 數(shù)據(jù)項名稱：供應商 別名：供應商代

27、號 簡述：某供應商代碼 類型及寬度：字符型，6 位 取值范圍：00000 1999999數(shù)據(jù)項編號：I03-04 數(shù)據(jù)項名稱：銀行賬號 別名：銀行賬號簡述：用于公司與顧客進行非現(xiàn)金結(jié)算時，提供的代表本公司在銀行收支情況的號碼。 類型及寬度：字符型，18 位取值范圍：454921500000000000454921510000000000數(shù)據(jù)項編號：I03-05 數(shù)據(jù)項名稱：采購單編號 別名：采購單編碼簡述：采購員進行采購是為采購單進行的編號 類型及寬度：字符型，4 位 取值范圍：000l99992) 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號：DS03-01 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：報價單 簡述：向顧客提供產(chǎn)品的價格和相

28、關(guān)信息 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：商品代碼 + 商品名稱 + 規(guī)格 + 單價 + 產(chǎn)地數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號：DS03-02 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：顧客訂貨單 簡述：顧客所填顧客情況及訂貨要求等信息 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：訂貨單標志 + 用戶情況 + 商品情況數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號：DS03-05 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：退款通知單 簡述：出庫處理時由于某種意外情況不能給貨，而填寫的關(guān)于退款的信息。 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：日期 + 用戶情況 + 商品情況 + 銷售情況 + 備注數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號：DS03-08 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：采購單 簡述：所需采購商品及相關(guān)信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：商品代碼 + 商品名稱 + 規(guī)格 + 單位 + 數(shù)量 + 單價 + 金額 + 備注數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

29、編號：DS03-10 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：提貨通知單 簡述：供應商向采購員發(fā)出的貨物已到的通知數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：供貨日期 + 供貨地點 + 商品名稱 + 商品規(guī)格 + 采購數(shù)量3) 數(shù)據(jù)流定義數(shù)據(jù)流編號：D03-02 數(shù)據(jù)流名稱：需先付款的訂貨單 簡述：根據(jù)用戶信用，要求先付款的訂貨單。 數(shù)據(jù)流來源：訂貨處理數(shù)據(jù)流去向：顧客數(shù)據(jù)流組成：日期 + 商品代碼 + 商品名稱 + 商品單價 + 銷售數(shù)量 + 顧客代碼 數(shù)據(jù)流量：約 10 次/日高峰流量：約 15 次/日數(shù)據(jù)流編號：D03-03數(shù)據(jù)流名稱：入庫單 簡述：采購員把購買來的商品入庫時所填寫的單據(jù) 數(shù)據(jù)流來源：采購處理數(shù)據(jù)流去向：入庫處理數(shù)據(jù)流組成：入

30、庫單編號 + 商品代碼 + 商品名稱 + 商品單價 + 入庫數(shù)量 + 入庫日 期數(shù)據(jù)流量：約 10 次/月 高峰流量：約 15 次/月數(shù)據(jù)流編號：D03-04數(shù)據(jù)流名稱：出庫單 簡述：發(fā)貨員把商品交給顧客時所填寫的單據(jù)，表示貨物已從倉庫發(fā)出。 數(shù)據(jù)流來源：采購處理數(shù)據(jù)流去向：出庫處理數(shù)據(jù)流組成：出庫單編號 + 商品代碼 + 商品名稱 + 商品單價 + 銷售數(shù)量 + 出庫日期數(shù)據(jù)流量：約 10 次/日 高峰流量：約 15 次/日數(shù)據(jù)流編號：D03-07 數(shù)據(jù)流名稱：退款通知單 簡述：根據(jù)顧客的退貨，開出的退款通知。 數(shù)據(jù)流來源：出庫處理數(shù)據(jù)流去向：開票部數(shù)據(jù)流組成：日期 + 商品代碼 + 商品名

31、稱 + 銷售金額 + 顧客代碼 數(shù)據(jù)流量：約 1 次/月高峰流量：約 5 次/月4) 處理邏輯定義處理邏輯編號：P2.0 處理邏輯名稱：開票處理 簡述：開出各種發(fā)票。 輸入的數(shù)據(jù)流：合格的訂貨單、退款通知單。處理描述：根據(jù)合格訂貨單和退款通知單開出發(fā)票，把訂購單進行匯總，轉(zhuǎn)給結(jié)算部作賬款結(jié)算。輸出的數(shù)據(jù)流：發(fā)票聯(lián)、訂單數(shù)據(jù) 處理頻率：50 次/日處理邏輯編號：P5.2.1 處理邏輯名稱：入庫處理 簡述：將入庫數(shù)據(jù)記入庫存賬 輸入的數(shù)據(jù)流：入庫單處理描述：根據(jù)商品入庫單，將入庫數(shù)據(jù)記入庫存臺賬，并更新相應商品的庫存數(shù)量和金額。輸出的數(shù)據(jù)流：補貨通知單 處理頻率：10 次/日處理邏輯編號：P3.0

32、 處理邏輯名稱：結(jié)算處理 簡述：結(jié)算銷售金額，并出提貨聯(lián)。輸入的數(shù)據(jù)流：發(fā)票聯(lián)，訂貨單處理描述：根據(jù)發(fā)票和訂貨單，結(jié)算銷售金額，并開出提貨聯(lián)轉(zhuǎn)給用于出庫處理。并登記銷售數(shù)據(jù)。輸出的數(shù)據(jù)流：提貨聯(lián)，銷售統(tǒng)計報表。 處理頻率：50 次/日處理邏輯編號：P4.0 處理邏輯名稱：銷售分析 簡述：根據(jù)銷售計劃報表和銷售統(tǒng)計報表，分析銷售情況。 輸入的數(shù)據(jù)流：銷售計劃報表，銷售統(tǒng)計報表。處理描述：根據(jù)銷售計劃表和銷售報表，統(tǒng)計分析銷售情況，做出銷售分析表，送至經(jīng)理。輸出的數(shù)據(jù)流：銷售分析表 處理頻率：50 次/日5) 數(shù)據(jù)存儲定義數(shù)據(jù)存儲編號：F03-01 數(shù)據(jù)存儲名稱：銷售統(tǒng)計報表 簡述：根據(jù)每目的銷售

33、情況，統(tǒng)計銷售數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)存儲組成：日期 + 商品代碼 + 商品名稱 + 商品單價 + 銷售數(shù)量 + 銷售金額 +銷售對象關(guān)鍵字：日期 + 商品代碼 相關(guān)聯(lián)的處理：P3.0、P4.0數(shù)據(jù)存儲編號：F03-02 數(shù)據(jù)存儲名稱：銷售計劃報表 簡述：根據(jù)上一季度銷售情況和市場制定下一季度銷售目標。 數(shù)據(jù)存儲組成：報表編號 + 日期 + 商品代碼 + 商品名稱 關(guān)鍵字：報表編號相關(guān)聯(lián)的處理：P4.0 數(shù)據(jù)存儲編號：F03-03 數(shù)據(jù)存儲名稱：庫存賬 簡述：記錄商品出入庫數(shù)據(jù)的明細賬數(shù)據(jù)存儲組成：日期 + 商品代碼 + 商品名稱 + 入庫數(shù)量 + 銷售數(shù)量 + 庫存數(shù)量 關(guān)鍵字：日期+商品代碼相關(guān)聯(lián)的處理

34、：P5.2.1、P5.2.26) 外部實體定義外部實體編號：S03-0l 外部實體名稱：顧客 簡述：購買本企業(yè)商品的顧客 輸入的數(shù)據(jù)流：付款通知單、發(fā)票、提貨通知單 輸出的數(shù)據(jù)流：訂貨單外部實體編號：S03-02 外部實體名稱：供應商 簡述：企業(yè)所銷售商品的供應者 輸入的數(shù)據(jù)流：采購單 輸出的數(shù)據(jù)流：提貨通知單外部實體編號：S03-03 外部實體名稱：經(jīng)理 簡述：本企業(yè)主管人員輸入的數(shù)據(jù)流：銷售分析表、銷售報表 輸出的數(shù)據(jù)流：銷售計劃報表2.4.7系統(tǒng)的邏輯結(jié)構(gòu)根據(jù)業(yè)務流程圖和數(shù)據(jù)流程圖的分析，把相應的功能進行的合并，為了實現(xiàn)系統(tǒng)的整體目標，我們把整個系統(tǒng)分為了5個模塊。圖10是新系統(tǒng)的邏輯結(jié)

35、構(gòu)。圖 10 新系統(tǒng)的邏輯結(jié)構(gòu)2.4.8新系統(tǒng)的管理模型在新系統(tǒng)中，所用到的管理模型主要是一些現(xiàn)在應用較為成熟的模型。有定價模型、庫存管理模型、核算和分析模型等，這些具體的模型可參考相關(guān)書籍。3管理信息系統(tǒng)的設計3.1系統(tǒng)設計目標根據(jù)分析得出的系統(tǒng)目標，進一步進行具體的設計，把目標分解為計算機可以實現(xiàn)的模塊。具體目標主要包括：(1) 建立供應商企業(yè)顧客的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)信息資源的共享，通過數(shù)據(jù)的共享，了解市場的供求情況，幫助高層領(lǐng)導者調(diào)整企業(yè)的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，適應市場競爭的需要。(2) 建立企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，生成銷售票務結(jié)算財務倉儲數(shù)據(jù)一體化，形成從業(yè)務處理管理控制戰(zhàn)略管理的逐層數(shù)據(jù)的共享，

36、主要支持企業(yè)的銷售和倉儲業(yè)務，實現(xiàn)各部門的信息傳遞和共享，支持各部門的結(jié)構(gòu)化決策和非結(jié)構(gòu)化決策。(3) 實現(xiàn)計算機協(xié)同處理為基礎(chǔ)的并行過程代替以前的反饋的管理控制，以及實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的聯(lián)機實時處理，充分利用計算機技術(shù)和信息技術(shù)對企業(yè)的決策的效用。(4) 建立的信息系統(tǒng)具有以下特點：準確性：具有 24 小時的系統(tǒng)服務能力，保持系統(tǒng)的穩(wěn)定；靈活性：保持系統(tǒng)軟件平臺和數(shù)據(jù)庫有相當?shù)拈_放性，可以方便的調(diào)整，以適應企業(yè)服務對象的需要、企業(yè)未來發(fā)展的需要和市場變化的需要，全面支持企業(yè)的業(yè)務。3.2新系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)設計(系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)圖)該系統(tǒng)分為 5 個功能模塊，具體功能如圖 11 所示，對圖中的每個功能

37、模塊要進行分解， 在此僅對倉儲管理下的采購處理進行分解，如圖 12 所示。圖 11 系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設計圖 12 采購管理模塊的分解3.3系統(tǒng)代碼設計代碼設計目的：在管理信息系統(tǒng)運行過程中，為了便于計算機的處理，對系統(tǒng)涉及的對象用英文字母、數(shù)字來代替，使系統(tǒng)對象簡單化，也使系統(tǒng)的處理更簡便。代碼設計說明：(1) 設計代碼是為了系統(tǒng)運行的簡便。(2) 代碼的對象主要是企業(yè)的顧客、供應商、商品。(3) 根據(jù)對象的性質(zhì)，采用區(qū)間碼和順序碼結(jié)合。(4) 為了保證代碼的輸入的正確性，為代碼設計了校驗碼。在代碼設計時一般會考慮校驗位的設計，校驗位是通過事先規(guī)定的數(shù)學計算出來的。代碼一旦輸入，計算機會用同樣的數(shù)學

38、運算方法按代碼數(shù)字計算校驗位，并將它與輸入的校驗位進行比較，以證實輸入是否有錯，從而可以保證輸入的正確性。在本系統(tǒng)中對具有相同特性和屬性的事物進行代碼化，并為這些代碼設計相應的檢驗位。系統(tǒng)中的代碼種類采用區(qū)間碼，檢驗位的確定采用算術(shù)級數(shù)法。下面通過對系統(tǒng)中的部分數(shù)據(jù)進行代碼化的過程，來說明代碼設計的過程。3.3.1顧客代碼設計例：某顧客代碼 135010012 的說明：原代碼：1350 1001 位權(quán)： 12345678 乘積之和： 1+6+15+0+5+0+0+835 模： 1135/11=32 校驗碼：2 因此代碼為：135010012 顧客代碼的含義如下表：135010012顧客某省某市

39、顧客編號校驗碼3.3.2供應商代碼設計例：供應商代碼 235010013 的說明：原代碼：23501001 位權(quán)：12345678 乘積之和： 2 + 6 + 15 + 0 + 5 + 0 + 0 + 8 = 36 模：1136 / 11 = 33 校驗碼：3 因此代碼為：235010013 供應商代碼的含義如下表：235010013供應商某省某市供應商編號校驗碼3.3.3商品代碼設計例：商品代碼 235010010010018 的說明：原代碼：2350100l0 0 1 0 0 1 位權(quán)：12 345678 91012131415 乘積之和：2 + 6 + 15 + 0 + 0 + 5 +

40、0 + 0 + 8+ 0 + 0 + 12 + 0 + 0 + 15 = 63 模：1163 / 11 = 58 校驗碼：8 因此代碼為：235010010010018 商品代碼的含義如下表：235010010010018供應商代碼商品類別編號商品品種編號校驗碼3.4系統(tǒng)物理配置方案設計(1) 硬件配置：8 臺臺式計算機，要求 CPU：P4，主頻 2.0GHz；內(nèi)存：256MB；硬盤：40GMB；顯示器及顯示卡：彩色 VGA，分辨率不低于 1024768，64 位 PCI 接口，緩存 1MB 以上； CDROM 光盤啟動器：40倍以上。另外，需配置打印機 4臺；條碼閱讀器 1臺。這些基本配置公

41、司現(xiàn)已具有。(2) 軟件配置：在系統(tǒng)采用 Microsoft 企業(yè)的 Windows 2000 Server 和 Windows 2000 Professional。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)采用微軟企業(yè)的 SOL Server-2000。開發(fā)語言采用 Delphi 6.0。(3) 網(wǎng)絡配置：采用快速以太網(wǎng)技術(shù)。快速以太網(wǎng)技術(shù)采用載波多路訪問和碰撞檢測(CSMA/CD)機制，數(shù)據(jù)傳輸速率達到 100Mbps。采用星型網(wǎng)絡拓撲結(jié)構(gòu)。(4) 系統(tǒng)模式：采用基于客戶端和服務器端的 C/S 結(jié)構(gòu)。3.5數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設計3.5.1E-R 模型根據(jù)用戶需求設計數(shù)據(jù)庫概念模型，概念結(jié)構(gòu)是各種數(shù)據(jù)模型的共同基礎(chǔ)，一般使用E

42、-R 模型來表示。分析收集到的資料，畫出企業(yè)現(xiàn)實中的事物及其相互聯(lián)系圖。如圖 13 所示。3.5.2邏輯結(jié)構(gòu)設計根據(jù)概念設計中的 E-R圖，把實體與實體之間的聯(lián)系轉(zhuǎn)換為關(guān)系模式。圖 13 E-R 圖關(guān)系模式如下：供應商：供應商碼 + 供應商名稱 + 電話 + 地址 + 聯(lián)系人 + 賬號商品：商品碼 + 商品名稱 + 規(guī)格 + 單價 + 備注倉庫：倉庫號 + 倉庫名 + 地址 +電話倉庫保管員：職工碼 + 姓名 + 性別 + 年齡 +工資 + 職務 顧客：顧客碼 + 顧客名 + 電話 + 地址 訂貨合同：合同號 + 數(shù)量 + 金額 + 備注銷售合同：合同號 + 數(shù)量 + 金額 + 備注 倉庫保管

43、員：職工碼 + 姓名 + 性別 + 年齡 + 工資結(jié)算員：職工碼 + 姓名 + 性別 + 年齡 + 工資供應：商品碼 + 供應商碼 + 合同號 + 數(shù)量 + 單價 + 日期入庫：商品碼 + 倉庫號 + 入庫號 + 數(shù)量 + 日期發(fā)貨：職工號 + 發(fā)貨號 + 顧客碼 + 數(shù)量 + 日期付款：職工號 + 合同碼 + 顧客碼 + 數(shù)量 + 金額 + 日期購買：商品碼 + 顧客碼 + 數(shù)量 + 單價 + 日期對上述關(guān)系進行規(guī)范化，歸納和合并成下列主要關(guān)系模式： 供應商：供應商碼 + 供應商名稱 + 電話 + 地址 + 聯(lián)系人 + 賬號 顧客：顧客碼 + 顧客名 + 聯(lián)系電話 + 地址職工：職工碼 + 姓名 + 性別 + 年齡 + 工資商品：商品碼 + 商品名稱 + 規(guī)格 + 單價 + 備注 倉庫：倉庫號 + 倉庫名 + 地址 + 電話合同：顧客碼 + 商品碼 + 單價 + 數(shù)量 + 訂購日期 供應：商品碼 + 供應商碼 + 合同號 + 數(shù)量 + 單價 + 日期