哈佛經(jīng)理會(huì)議手冊(cè)

1、第十一單元哈佛經(jīng)理會(huì)議手冊(cè) 我們的大廈寬敞而開放，它向一切人開放，無(wú)論他們是持相同意見還是持反對(duì)意見。 林頓·B·約翰遜 忙碌和緊張，能帶來(lái)高昂的工作情緒；只有全神貫注時(shí)，工作才能產(chǎn)生高效率。 松下幸之助 在哈佛經(jīng)理交流信息、制定戰(zhàn)略、下達(dá)命令的過(guò)程中，會(huì)議是一個(gè)有效的但不是必需的手段。一個(gè)成功的哈佛經(jīng)理的每個(gè)會(huì)議既是最必要的也應(yīng)是最有效的。 編者哈佛語(yǔ)錄 在一個(gè)管理系統(tǒng)中，效率的降低有時(shí)是由于單個(gè)領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行者或團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行者的情緒動(dòng)搖的結(jié)果。 吉諾夫 有兩種效率：一種只是表面上的效率，而且只是通過(guò)紀(jì)律約束才在組織中產(chǎn)生的。它只是另一種真正的效率的模擬。 迪克·卡爾

2、森生產(chǎn)率和創(chuàng)造性一樣是取得進(jìn)步的主要工具。 伊橋俊彥 第一章 哈佛經(jīng)理 會(huì)議通則一、會(huì)議準(zhǔn)則 會(huì)議的特征 會(huì)議是指三個(gè)或三個(gè)以上的人(其中一個(gè)為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對(duì)面的多向溝通。其特定功能，即指下列五項(xiàng)功能中的某一項(xiàng)或某幾項(xiàng)： 提供信息；匯集信息；解決問(wèn)題；宣傳政策；培育訓(xùn)練。 會(huì)議只是一種管理工具，一般人對(duì)它有著熱衷與厭惡兩種極端的態(tài)度!熱衷會(huì)議的人認(rèn)為會(huì)議不可缺少，他們能夠舉出許多冠冕堂皇的理由，來(lái)維護(hù)自己的觀點(diǎn)；厭惡會(huì)議的人則將會(huì)議看作浪費(fèi)時(shí)間與浪費(fèi)精力的一種活動(dòng)。他們也能夠舉出許多聳人聽聞的理由，來(lái)支持自己的見解。在這兩類人士之中，厭惡會(huì)議者似乎比熱衷會(huì)議者更多，極

3、具諷刺意味的是：詛咒會(huì)議的人往往是些最不懂得開會(huì)，甚至是最喜歡濫開會(huì)議的人! 客觀地說(shuō)，會(huì)議本身并不具備被熱衷或被厭惡的理由。因此，我們有必要恢復(fù)會(huì)議的真面目。 熱衷會(huì)議的人總是強(qiáng)調(diào)會(huì)議的必要性，甚至認(rèn)為它是不可缺少的。這未免言重了，因?yàn)榫退悴徽匍_會(huì)議，一個(gè)機(jī)構(gòu)照樣可以存在下去，更何況我們總能找到一些可以取代會(huì)議的途徑。 讓我們探索一下不用開會(huì)，卻照樣可以發(fā)揮會(huì)議功能提供信息、收集信息、解決問(wèn)題、宣傳政策、培育訓(xùn)練等諸種途徑。 1提供信息 我們可憑便條、備忘錄、甚至正式的書面報(bào)告從事信息的交流。這樣做，顯然要比開會(huì)更加經(jīng)濟(jì)劃算。但值得注意的是，人們對(duì)書面的東西有時(shí)不一定看，就算看了也不一定能完

4、全理解。從這種意義來(lái)說(shuō)，則開會(huì)不失為提供信息的一種明智的舉措。在會(huì)議中，主席不但能當(dāng)面澄清與會(huì)者的疑問(wèn)，而且可借助視聽器材，以增進(jìn)與會(huì)者對(duì)信息的了解與興趣。 2收集信息召集能夠提供信息的人開會(huì)，是收集信息的一種有效的方法。你可以請(qǐng)求信息提供者，用書面的方式將信息傳遞給你。如果有必要讓其他的人了解這種信息，你也可將它復(fù)印然后分發(fā)出去。另外，可通過(guò)個(gè)別約見有關(guān)人士，當(dāng)面向他們收集信息，這樣做效果極佳。3解決問(wèn)題當(dāng)一位主管面臨問(wèn)題時(shí)，他可當(dāng)機(jī)立斷地親自加以解決，也可將它授權(quán)給別人代為解決，而不需付諸于會(huì)議。但若問(wèn)題緊迫度不高，同時(shí)主管希望獲得集思廣益的效果，則最好是能邀請(qǐng)部屬開會(huì)解決。邀請(qǐng)部屬共商問(wèn)

5、題、解決方案，不但可讓部屬感受到尊重，而且也能表現(xiàn)出對(duì)協(xié)商解決的熱情。4宣傳政策 當(dāng)一位主管準(zhǔn)備將既定的政策傳達(dá)給部屬的時(shí)候，他可以采取三種途徑：第一、書面宣傳；第二、面對(duì)面?zhèn)€別宣傳；第三、憑開會(huì)宣傳。書面宣傳雖然最符合經(jīng)濟(jì)原則，但卻不如面對(duì)面?zhèn)€別宣傳那樣有說(shuō)服力，因?yàn)槿舨捎妹鎸?duì)面方式，則主管可根據(jù)每位員工特點(diǎn)以調(diào)整其宣傳方式。至于接受會(huì)議形式與否，最主要考慮在：與會(huì)者之間的交流是否足以產(chǎn)生良好的說(shuō)服效果。假如主管認(rèn)為交流有利于說(shuō)服效果提高，則采用開會(huì)宣傳方式；但若主管認(rèn)為可能導(dǎo)致與會(huì)者矛盾，則寧可采用面對(duì)面?zhèn)€別宣傳或書面宣傳方式。 5培育訓(xùn)練 由于人力開發(fā)重要性已被企業(yè)界所確認(rèn)，因此員工的培

6、育訓(xùn)練也越來(lái)越普遍。大多數(shù)企業(yè)除采用專門會(huì)議的方式，為其員工實(shí)施培育訓(xùn)練除卻一般所謂的會(huì)議培訓(xùn)之外，尚可采取以下五種措施： (1)指定員工閱讀書刊； (2)要求參加函授課程； (3)主管或其他有訓(xùn)練專長(zhǎng)的人，為員工進(jìn)行個(gè)別指導(dǎo)； (4)派遣員工學(xué)習(xí)外界訓(xùn)練課程； (5)以“企校聯(lián)合”方式，派遣員工到教育機(jī)構(gòu)進(jìn)修。 盡管培訓(xùn)會(huì)議已逐漸受企業(yè)界所重視，但該種會(huì)議興辦，至少應(yīng)能滿足下列六個(gè)條件： (1)需要培訓(xùn)人數(shù)甚多(至少在10人以上)； (2)培訓(xùn)會(huì)議可以滿足培訓(xùn)人員真正需要； (3)企業(yè)可以提供或租到良好的培訓(xùn)場(chǎng)地及設(shè)備； (4)企業(yè)可以騰出上班時(shí)間供員工培訓(xùn)；或員工愿意利用私人時(shí)間接受培訓(xùn)；

7、或企業(yè)愿為員工提供私人時(shí)間接受培訓(xùn)，而給與津貼； (5)企業(yè)內(nèi)部能夠物色到合適人選，來(lái)從事培訓(xùn)工作策劃及實(shí)行； (6)培訓(xùn)會(huì)議效益大于培訓(xùn)會(huì)議成本。 如果這六個(gè)條件未能同時(shí)滿足，則不應(yīng)輕易采取培訓(xùn)會(huì)議作為培訓(xùn)手段，而應(yīng)選擇其它的替代途徑。 就厭惡會(huì)議的人來(lái)說(shuō)，會(huì)議不但沒有什么益處，而且有害。但是當(dāng)我們面對(duì)濫于開會(huì)的現(xiàn)狀后，將不得不承認(rèn)這種態(tài)度的產(chǎn)生并非毫無(wú)根據(jù)。只要仔細(xì)觀察，不難發(fā)現(xiàn)有許多會(huì)議是基于不正當(dāng)?shù)睦碛啥匍_的。它們至少包括下列六種： (1)為滿足無(wú)聊的愿望而開會(huì)有些會(huì)議是因“不妨找個(gè)時(shí)間大家聚一聚，不拘形式地談一談與大家有關(guān)的問(wèn)題”而召開。這一類的會(huì)議其實(shí)與交際或聊天，并沒有多大差別

8、。 (2)為符合慣例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開會(huì)有些會(huì)議是因“歷來(lái)都利用星期三下午那段時(shí)間開會(huì)”而召開。這就是一般所謂的“例會(huì)”。例會(huì)召開與議案有時(shí)無(wú)關(guān)，因?yàn)樗旧鲜且环N為開會(huì)而召開的會(huì)議! (3)為攀比而開會(huì)有些會(huì)議是因“人家部財(cái)務(wù)部每星期都舉行一次會(huì)議，咱們?nèi)肆Y源又豈能落后”而召開。這一類會(huì)議在目的不是為處理實(shí)際問(wèn)題。 (4)為表功而開會(huì)有些會(huì)議是因“若不多開會(huì)，則上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)以為咱們偷懶”而召開。這一類會(huì)議被當(dāng)作取得上司信任與好感的手段。 (5)為推卻責(zé)任而開會(huì)有些會(huì)議是因“沒有理由讓我單獨(dú)承擔(dān)全部的責(zé)任”而召開。這一類會(huì)議是欠缺勇氣面對(duì)決策風(fēng)險(xiǎn)的管理者所慣用的伎倆。 (6)為逃避個(gè)別接觸所可能產(chǎn)

9、生的難堪局面而開會(huì)有些會(huì)議是因“我不想讓少數(shù)人太難堪”而召開。例如某位管理者在他所管理的15位部屬之中，有兩位經(jīng)常遲到早退。他于是召集會(huì)議，在全體部屬面前重申準(zhǔn)時(shí)上下班的要求，希望借此警告那兩位不守時(shí)的部屬。但是那兩位部屬因見其他同事在場(chǎng)而產(chǎn)生一種錯(cuò)覺，以為其他同事不守時(shí)的惡習(xí)與自己不相上下，因此對(duì)自己的過(guò)失不太介意。至于其他守時(shí)的13位同事，則可能因無(wú)辜受責(zé)備而士氣低沉。因此，這一類會(huì)議除了平白浪費(fèi)了16個(gè)人的時(shí)間與引起13個(gè)人士氣低沉之外，將無(wú)實(shí)際效果可言。 為了消除基于不正當(dāng)?shù)睦碛啥匍_的會(huì)議，目前一般機(jī)構(gòu)所采取的對(duì)策是： (1)偶而取消一兩次會(huì)議，以檢驗(yàn)這類會(huì)議需要程度； (2)將預(yù)定

10、會(huì)議延期舉行，或?qū)⑵渥h程并入下次會(huì)議的議程之中，以減少會(huì)議次數(shù)； (3)局部或全部取消例會(huì)，將需要開會(huì)討論的議案集中在一起，等議案積累到相當(dāng)程度再開會(huì)。至于重要且緊迫的議案，則可隨時(shí)召開會(huì)議討論； (4)在機(jī)構(gòu)內(nèi)部制定這樣的政策：所有的會(huì)議都要獲得上級(jí)的批準(zhǔn)才能召開。只要上級(jí)主管對(duì)屬下所要求召開的會(huì)議不是有求必應(yīng)，這種政策才能發(fā)揮實(shí)效，屬下若無(wú)充分的正當(dāng)理由，將不敢隨便開會(huì)。 最后，讓我們總結(jié)一下：會(huì)議是一種可以幫助我們發(fā)揮“提供信息、解決問(wèn)題、宣傳政策與培育訓(xùn)練”等功能的手段，但它并非是發(fā)揮該功能的唯一手段，也未必是最好的手段，應(yīng)設(shè)法減少那些基于不正當(dāng)?shù)睦碛啥匍_的會(huì)議。同時(shí)在考慮召開會(huì)議之

11、前，應(yīng)設(shè)法探尋取代會(huì)議的更有效途徑以提高工作效率。 會(huì)議實(shí)效性1什么樣的會(huì)議才算富有實(shí)效 如何使會(huì)議富于實(shí)效?在尋找這個(gè)問(wèn)題的答案之前，須先了解什么樣的會(huì)議才算富于實(shí)效。嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，符合以下三種要求的會(huì)議才算富于實(shí)效： (1)目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn)會(huì)議既然是一種用以發(fā)揮特定功能，或更確切地說(shuō)，用以實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)的手段，因此評(píng)測(cè)會(huì)議是否具實(shí)效，其首要的標(biāo)準(zhǔn)便是審視開會(huì)之前為會(huì)議所設(shè)定的目標(biāo)有實(shí)現(xiàn)的價(jià)值。 (2)目標(biāo)能在最短時(shí)間內(nèi)被實(shí)現(xiàn)這個(gè)要求本身頗具爭(zhēng)論性。有些人認(rèn)為開會(huì)過(guò)程中的討論甚至爭(zhēng)議，是一種必然的事情，因此對(duì)這些人來(lái)說(shuō)，盡管是冗長(zhǎng)的討論或爭(zhēng)辯，也不可能被視為違背“在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)”的要求。但是另一

12、些人則認(rèn)為，會(huì)議中的討論或爭(zhēng)辯并無(wú)實(shí)質(zhì)的意義可言，因此對(duì)這些人來(lái)說(shuō)，就算短暫的討論或爭(zhēng)辯，也可能被認(rèn)為浪費(fèi)時(shí)間。但不管怎樣，絕大多數(shù)人都同意：越能在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)越好。 (3)與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到滿意所謂滿意，并不意味與會(huì)者對(duì)會(huì)議的主題或決議感到高興。例如當(dāng)會(huì)議的主題在于探討裁減，與會(huì)者對(duì)這樣的會(huì)議一定不會(huì)感到高興。但若能設(shè)法令與會(huì)者了解裁員的理由，并令他們有機(jī)會(huì)發(fā)表意見或提出實(shí)施辦法，這種作法多少會(huì)使他們感到滿意。所以想使與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到滿意，則應(yīng)提供機(jī)會(huì)讓他們盡量吐露心聲，并參與討論。 以上三個(gè)要求中，(2)與(3)在相當(dāng)大的范圍內(nèi)是相互沖突的。這是因?yàn)槿粝胧古c會(huì)者感到滿意，就不能不花時(shí)

13、間討論，但是若想在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，就必須剝奪與會(huì)者自由討論的機(jī)會(huì)。 總之，真正富于實(shí)效的會(huì)議所應(yīng)具備的條件是：在與會(huì)者均感滿意的情況下，以最短時(shí)間實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)。當(dāng)然，要使會(huì)議全部符合這些要求實(shí)在不容易，但這些要求至少應(yīng)成為會(huì)議主持人及與會(huì)者共同努力的方向。 2不切實(shí)效的會(huì)議有何危害 富于實(shí)效的會(huì)議，可以幫助我們發(fā)揮“提供信息、收集信息、解決問(wèn)題、宣傳政策、培育訓(xùn)練”等功能。這顯然是有益的，盡管其效益大小很難衡量。而不富實(shí)效的會(huì)議，將有三大危害： (1)會(huì)議目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。會(huì)議是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，一旦目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)，那么為會(huì)議投入的一切時(shí)間、精力及金錢將全部“泡湯”。 (2)會(huì)議所承擔(dān)的機(jī)會(huì)成本

14、相當(dāng)可觀。所謂機(jī)會(huì)成本，即指投入于會(huì)議的時(shí)間、精力及金錢改變使用途徑所能產(chǎn)生的效益。時(shí)間、精力及金錢本來(lái)可以充作多種用途。倘若不將它們投入于徒勞無(wú)功的會(huì)議，而將它們導(dǎo)入其它途徑，則可能因而獲得某些效益。這些可能獲得的效益，就是召開會(huì)議所必須承擔(dān)的代價(jià)。盡管會(huì)議的機(jī)會(huì)成本難以衡量，但可從一場(chǎng)會(huì)議花銷，對(duì)它作初步的估計(jì)。假定：A、某場(chǎng)會(huì)議的與會(huì)者共有10位；B、每一位與會(huì)者月薪為30000元；C、每一位與會(huì)者每個(gè)月工作時(shí)間為10000分鐘；D、每一位與會(huì)者在平時(shí)所享有的福利等于月薪的25%。在以上的假設(shè)下，每一位與會(huì)者在上班時(shí)間內(nèi)每開一分鐘的會(huì)議所須支付的代價(jià)是3.75元，而對(duì)十位與會(huì)者每開一個(gè)鐘

15、頭的會(huì)議所須支付的代價(jià)則為2250元!倘若將會(huì)議主持人規(guī)劃會(huì)議的時(shí)間，以及會(huì)議的直接成本(資料印制、紙張、茶點(diǎn)等費(fèi)用)包括在內(nèi)，則十個(gè)人開一個(gè)鐘頭的會(huì)議，所須支付的代價(jià)可能接近3000元!這即是說(shuō)，這十個(gè)人所開的一個(gè)鐘頭的會(huì)議如果無(wú)法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，那么3000元就會(huì)“泡湯”，而且原先若不召開這一個(gè)鐘頭的會(huì)議，而將這個(gè)“泡湯”的3000元使用于其它途徑，則可能產(chǎn)生相當(dāng)可觀的效益! (3)與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿。與會(huì)者若對(duì)某一次會(huì)議感到不滿，則其反應(yīng)將可能是這樣的： “會(huì)議的主持人原來(lái)是這樣無(wú)能!” “以后再由同一個(gè)主持人所召開的會(huì)議，將拒絕參加!” “會(huì)議、會(huì)議、會(huì)而不議、議而不決、決而不行、行而無(wú)效

16、!” 這些消極的反應(yīng)可能降低士氣，甚至導(dǎo)致員工缺勤率或流動(dòng)率提高。3為什么會(huì)議沒有實(shí)效導(dǎo)致會(huì)議失效的因素極多，有的存在于開會(huì)之前，有的發(fā)生于會(huì)議進(jìn)行中，有的則出現(xiàn)于開完會(huì)之后?，F(xiàn)將諸因素羅列如下： (1)會(huì)議前 欠缺目標(biāo)。 目標(biāo)不明確。 欠缺議程。 與會(huì)人選不當(dāng)(與會(huì)者太多或與會(huì)者太少)。 會(huì)議時(shí)間不當(dāng)。 開會(huì)通知時(shí)間不當(dāng)(太早通知開會(huì)或太晚通知開會(huì))。 開會(huì)通知內(nèi)容欠周詳。 會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)。 會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備欠佳。 10與會(huì)者無(wú)準(zhǔn)備而來(lái)。 11未訂明會(huì)議終止時(shí)間或每一議案時(shí)間分配不當(dāng)。 12會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)開始。 13會(huì)議太多，致使與會(huì)者一聽說(shuō)要開會(huì)，無(wú)不感覺厭煩。 14向來(lái)很少開會(huì)，致使每次會(huì)議議案

17、堆積過(guò)多。 (2)會(huì)議中 從事交誼活動(dòng)。 外界干擾。 與會(huì)者發(fā)言離題。 主席出難題。 讓沒有必要留在會(huì)場(chǎng)的人員留在會(huì)場(chǎng)。 猶豫不決。 資料不充足，卻貿(mào)然決策。 少數(shù)人壟斷會(huì)議。 與會(huì)者之間交頭接耳。 10與會(huì)者不表明真正感受或意見。 11與會(huì)者之間爭(zhēng)論。 12與會(huì)者與主席爭(zhēng)論。 13視聽器材發(fā)生故障。 14 與會(huì)者欠缺熱心。 15會(huì)議超出預(yù)定時(shí)間。 16主席未能總結(jié)會(huì)議成果。 (3)會(huì)議后 欠缺會(huì)議記錄。 不能對(duì)決議事項(xiàng)進(jìn)行追蹤。 不能對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行檢討。 不能及時(shí)解散已實(shí)現(xiàn)任務(wù)的臨時(shí)性委員會(huì)或工作小組。 與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿。 以上諸種因素大都可由主席加以控制。以后將在有關(guān)章節(jié)中分別闡釋

18、主席所扮演的角色，以及主席角色所應(yīng)具備的條件，之后再循序探討主席應(yīng)如何克服導(dǎo)致會(huì)議沒有實(shí)效的諸種因素。 主席角色 有人說(shuō)：“會(huì)議的主席有如樂隊(duì)的指揮?！边@句話只說(shuō)對(duì)一半。會(huì)議的主席固然有如樂隊(duì)的指揮那樣具有舉足輕重的作用，但是擔(dān)當(dāng)會(huì)議的主席卻比擔(dān)當(dāng)樂隊(duì)的指揮更加困難，因?yàn)榍罢咴谥鞒謺?huì)議過(guò)程中需要扮演多種角色，而后者在主持演奏過(guò)程中則始終扮演同一角色。現(xiàn)將主席在各種會(huì)議中所扮演的角色闡釋如下： 1提供信息 在這一類會(huì)議中，主席所扮演的角色是信息的提供者。主席不但要令與會(huì)者了解信息的內(nèi)容，而且要避免使他們對(duì)信息產(chǎn)生誤解或曲解。為了達(dá)到這個(gè)目的，主席應(yīng)盡量避免以單向說(shuō)教的方式壟斷整個(gè)會(huì)議，而最好是能

19、留出一些時(shí)間(比方說(shuō)10%的時(shí)間)解答與會(huì)者的疑問(wèn)。在這種情況下，主席又扮演了解說(shuō)者的角色。 2培育訓(xùn)練在這一類會(huì)議里，主席所扮演的角色是傳道、授業(yè)、解惑的教師。主席的參與程度要視課程的性質(zhì)，以及與會(huì)者對(duì)課程的熟悉程度而定。例如課程本身頗為深?yuàn)W，而且與會(huì)者對(duì)該課程相當(dāng)陌生，則主席的參與程度恐怕非高達(dá)總會(huì)議時(shí)間的75%90%不可。但若課程本身很適合采取專案討論或角色扮演等方式進(jìn)行，那么即使與會(huì)者對(duì)該課程不甚了解，主席的參與程度大概可以降低到總會(huì)議時(shí)間的50%左右。再如與會(huì)者對(duì)課程相當(dāng)熟悉，而且課程本身又適合廣泛的討論，則主席的參與程度甚至可以減至總會(huì)議時(shí)間的20%。3宣傳政策 在這一類會(huì)議中，主

20、席為使與會(huì)者按受新政策，他首先必須扮演提供者的角色，將他所要宣傳的政策作一番敘述。其次，他必須扮演媒介的角色，鼓勵(lì)與會(huì)者對(duì)他所提供的政策發(fā)生興趣。再次，他必須扮演解說(shuō)者的角色，對(duì)與會(huì)者的任何疑問(wèn)提供解答。最后，他必須扮演說(shuō)服者的角色，設(shè)法使與會(huì)者心悅誠(chéng)服地接受方針政策。在這一類會(huì)議中，主席的參與程度，大致以占總會(huì)議時(shí)間的50%至70%較為恰當(dāng)。 4解決問(wèn)題 在這一類會(huì)議中，主席最重要的任務(wù)在于領(lǐng)導(dǎo)與會(huì)者探索問(wèn)題最佳解決途徑。他通常需要做到下列五件事：(1) 闡釋問(wèn)題的內(nèi)涵、問(wèn)題發(fā)生的背景、以及解決問(wèn)題的重要性。(2)借解說(shuō)者角色，鼓動(dòng)所有與會(huì)者參與問(wèn)題解決。 (3)借控制者角色，將會(huì)議導(dǎo)入實(shí)現(xiàn)

21、目標(biāo)途徑，以避免時(shí)間浪費(fèi)以及無(wú)謂的意見沖突。 (4)借與會(huì)者角色(即脫離主席身份而成為與會(huì)者之一)，提出自己的見解。 (5)回復(fù)主席身份，歸結(jié)會(huì)議的成果及指明未來(lái)方向。在這一類會(huì)議里，主席的參與程度，大概介于總會(huì)議時(shí)間的40%至60%較為理想。 5收集信息 在這一類會(huì)議中，主席除了扮演陳述者與媒介兩種角色，以闡明會(huì)議目標(biāo)及鼓動(dòng)與會(huì)者提供信息外，最重要的便是扮演聆聽者角色，以搜集與會(huì)者所提供的信息。因此，主席的參與程度，應(yīng)以不超過(guò)總會(huì)議時(shí)間的20%較為理想。 由以上闡釋可知，主席在不同的會(huì)議中，需要扮演不同的角色，甚至在同一個(gè)會(huì)議中，也要扮演多種不同的角色。因此，除非主席能夠恰如其分地扮演各種角

22、色，以及適當(dāng)?shù)貜氖陆巧D(zhuǎn)換，否則他將難以實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)。任何一種會(huì)議極少為單一目標(biāo)而召開，它通常是為實(shí)現(xiàn)多種目標(biāo)而召開的。在這種情況下，主席所需扮演的角色將要更多，角色轉(zhuǎn)換自然更加頻繁。 主席素質(zhì)HT 在任何一場(chǎng)會(huì)議中，主席均要扮演多種角色，以及從事多次的角色轉(zhuǎn)換。由此可知，要成為優(yōu)秀的會(huì)議主席并不是一件容易的事?，F(xiàn)在，看看一位卓越的主席所應(yīng)具備的素質(zhì)：1思考清晰敏銳盡管主席沒有必要成為參加會(huì)議的人群中思考最清晰敏銳者，但他若想獲得與會(huì)者的尊敬，他的思考至少應(yīng)比大多數(shù)的與會(huì)者更加清晰敏銳。只要主席能在會(huì)議之前多作準(zhǔn)備，則他的思考能力一定可以大大提高。 2善于言詞表達(dá)主席對(duì)語(yǔ)言應(yīng)具有高度的掌握能力

23、，以便將自己的思想觀念準(zhǔn)確、無(wú)誤地表達(dá)出來(lái)。他必須能夠以語(yǔ)言推動(dòng)討論、疏導(dǎo)與會(huì)者的思維方向，以及在會(huì)議的各個(gè)階段總結(jié)所取得的成果。3良好的分析能力 主席必須懂得如何澄清問(wèn)題，透視問(wèn)題的每一個(gè)層面，指出每一種見解的利弊得失，以及分辨事情的輕重緩急。 4抱著對(duì)事不對(duì)人的態(tài)度 主席必須使每一位與會(huì)者的意見，都能得到其他與會(huì)者所關(guān)注。即使主席本人對(duì)某些與會(huì)者的某些觀點(diǎn)有所偏愛或厭惡感，他都不應(yīng)以他的個(gè)人好惡影響他對(duì)事情的判斷。當(dāng)他想提出個(gè)人觀點(diǎn)時(shí)，他必須告訴與會(huì)者他是站在個(gè)人立場(chǎng)發(fā)言，而并非以主席的身份說(shuō)話。 5公正 主席在會(huì)議中絕對(duì)不應(yīng)有袒護(hù)的行為，因?yàn)樗羞@種行為，不但阻礙進(jìn)一步的討論，而且將使與

24、會(huì)者甚至包括被袒護(hù)者在內(nèi)對(duì)他失去信心。 6耐性 有些與會(huì)者在發(fā)表意見時(shí)往往辭不達(dá)意，另一些與會(huì)者則可能在群眾面前因感到膽怯而回避發(fā)言。面對(duì)這一類的與會(huì)者，主席應(yīng)主動(dòng)提供協(xié)助與鼓勵(lì)，要做到這一點(diǎn)，主席非具有高度的耐性不可。 7能靈活地應(yīng)付“挑刺”人物 與會(huì)者之中，難免會(huì)有少數(shù)“挑刺”人物存在，諸如有高度偏見者、喜愛壟斷發(fā)言者、火氣特別大者等。主席必須能夠在不冒犯他們的前提下，有效地對(duì)付他們。 8沉著并自我約束 為了激勵(lì)與會(huì)者信心，主席除了應(yīng)表現(xiàn)熱誠(chéng)與果敢的態(tài)度之外，須保持沉著堅(jiān)定，并自我約束。他應(yīng)避免在幕前過(guò)度地暴露自己。比如不應(yīng)放蕩不羈地發(fā)表自己的意見、壟斷發(fā)言或理論說(shuō)教等等。 9具有幽默感

25、幽默感對(duì)消除緊張氣氛，以及令會(huì)議順利進(jìn)行具有很大的作用。主席在運(yùn)用時(shí)應(yīng)特別注意避免輕浮或淺薄的話語(yǔ)。二、會(huì)議過(guò)程 全體小組討論 如果說(shuō)，成功的會(huì)議有什么秘訣的話，那就是自由而公開的討論。訓(xùn)斥或指令對(duì)現(xiàn)代的員工都是沒用的。幾乎每個(gè)下屬人員都希望有機(jī)會(huì)自由提問(wèn)和討論組織內(nèi)部的重大事件的決策內(nèi)容，相互交流切磋彼此的思想。 有成效的小組討論和“漫談”的區(qū)別，可以歸結(jié)為會(huì)議主持人的統(tǒng)馭能力的大小。圓桌會(huì)議的成功或失敗完全取決于會(huì)議主持人本身。 1對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人的提示 一般都認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)人的工作就是在會(huì)議中組織、激發(fā)和引導(dǎo)會(huì)議的思考和進(jìn)程。在某些方面，非正式的圓桌討論把最大的責(zé)任放在會(huì)議主持人肩上。由于討論的質(zhì)量取

26、決于與會(huì)者態(tài)度的相互影響，所以會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人必須既敏感又靈活。他必須能適應(yīng)討論問(wèn)題多變的要求以及各人的性格。雖然沒有可以做為模式的實(shí)際做法，領(lǐng)導(dǎo)討論的能力一般可以應(yīng)用以下原則和技巧得到改進(jìn)： (1)做好準(zhǔn)備，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)討論主題的背景有完善充分的了解。 (2)事先思考，以便發(fā)現(xiàn)常見的可能出現(xiàn)的問(wèn)題和反對(duì)者可能采取的論點(diǎn)。 (3)通過(guò)事先計(jì)劃來(lái)防止干擾。假如打進(jìn)來(lái)的電話必須接，就要考慮在另外的地方開會(huì)；要檢查材料和視聽設(shè)備，以保證一切順利。 (4)評(píng)估你的聽眾，不可低估他們的才智，也不可高估他們知識(shí)的豐富程度。 (5)了解與會(huì)者中的每一個(gè)人，充分考慮與每個(gè)具有特殊個(gè)性的與會(huì)者的交流方式。 (6)為

27、了讓與會(huì)者感覺輕松，你應(yīng)表現(xiàn)為小組的一員，而不是做有威脅性的局外人。幽默和插話能起作用，但當(dāng)這種情況達(dá)到一定程度時(shí)，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人要向小組及時(shí)提醒會(huì)議的目的。 (7)和聽眾一起平等合作，避免操縱人們。 (8)用一般的語(yǔ)言講話，不要總想表現(xiàn)得高人一等。 (9)明確會(huì)議的目的，假如宗旨是解決問(wèn)題，則用簡(jiǎn)潔而精確的話陳述問(wèn)題，以使與會(huì)者確切了解會(huì)議內(nèi)容。要正視和處理爭(zhēng)論的焦點(diǎn)，避免爭(zhēng)論白熱化，個(gè)個(gè)面紅耳赤。 (10)引導(dǎo)會(huì)議按規(guī)定的議程進(jìn)行，始終要圍繞中心議題展開。 (11)要遏制操縱會(huì)議的任何傾向，實(shí)際經(jīng)驗(yàn)表明，任何人談話超過(guò)時(shí)間的20%，就意味著失效。 (12)避免材料不足，如果缺少的資料對(duì)討論本身

28、確實(shí)是必不可少的，在緊急情況下，可以考慮暫時(shí)休會(huì)。 (13)不斷核對(duì)回饋的信息，要問(wèn)一下：“這些有道理嗎?”要確知與會(huì)者正以和你相同的目的行動(dòng)。 (14)既講述，又表演，選用直觀器材。用黑板記錄小組成員的論點(diǎn)。這樣可以避免離題，也可以幫助你歸納和做出結(jié)論。 (15)鼓勵(lì)小組的全體成員參加討論。 (16)鼓勵(lì)在友好協(xié)作的基礎(chǔ)上進(jìn)行生氣勃勃的討論。 (17)扮演公平的調(diào)解人來(lái)緩和激烈的爭(zhēng)論，或引導(dǎo)其他與會(huì)者介入討論，以使?fàn)幷撝鹘抢潇o下來(lái)，或者宣布極短暫的休息，要?jiǎng)?chuàng)造性地利用不同意見。 (18)在還有其他觀點(diǎn)需要聆聽時(shí)，要限制某一個(gè)觀點(diǎn)的發(fā)表時(shí)間。(19)隨時(shí)提防注意力的分散，保持會(huì)議活躍。假如與會(huì)

29、者開始煩躁不安，要設(shè)法讓他們參加行動(dòng)。(20)要有節(jié)制地使用直接問(wèn)句，這種問(wèn)句會(huì)產(chǎn)生一種學(xué)校教室的氣氛，而阻礙自由表達(dá)的氣氛。但直接問(wèn)句可用以介紹一個(gè)特殊觀點(diǎn)，中止離開正題的討論，使漫不經(jīng)心或靦腆的人介入討論，縮短冗長(zhǎng)獨(dú)白，領(lǐng)導(dǎo)人意識(shí)到有某些意見與已經(jīng)發(fā)表的觀點(diǎn)相反的時(shí)候，應(yīng)設(shè)法激發(fā)辯論。 (21)要有耐心，要記住交流意見是需要時(shí)間的，當(dāng)想法新奇或是有許多言外之意有待探索時(shí)，尤為如此。 (22)要預(yù)先考慮到對(duì)與會(huì)者可能提出的意見的抵制。 (23)在任何會(huì)議閉幕以前，要做出總結(jié)，歸納會(huì)議成果或著手行動(dòng)。2應(yīng)該避免的一些問(wèn)題當(dāng)會(huì)議不能實(shí)現(xiàn)與會(huì)者的期望時(shí)，指責(zé)通常指向會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)。常見的情況是領(lǐng)導(dǎo)方式

30、有毛病領(lǐng)導(dǎo)人壟斷會(huì)議或其它原因。領(lǐng)導(dǎo)人如果能學(xué)會(huì)如下的避免事項(xiàng)，可以更有效地領(lǐng)導(dǎo)： (1)避免使與會(huì)者為難。你也許想責(zé)備某一個(gè)人，但是這種行動(dòng)會(huì)使得所有的與會(huì)者產(chǎn)生自衛(wèi)態(tài)度。 (2)避免代替小組思考。有些領(lǐng)導(dǎo)人往往想走在小組的前頭，做總結(jié)或回答問(wèn)題，而不是鼓勵(lì)討論。 (3)避免以錯(cuò)誤的方式敘述事情。小組的對(duì)立很容易由于領(lǐng)導(dǎo)人粗心大意或添加色彩的陳述而造成。平淡地陳述意見容易抑制討論。 (4)避免透露領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為能接受的答案或解決辦法。表面上，職員傾向于按照他們想象的管理部門的希望來(lái)做出反應(yīng)。假如目的是客觀地思考和真誠(chéng)的雙向交流，那就要避免偏頗錯(cuò)誤的想法。 (5)避免把討論從中心目的引發(fā)離題議論。

31、要委婉地要求小組成員井井有條地走向會(huì)議的目的。當(dāng)人們從事于細(xì)節(jié)性討論時(shí)，最好用提問(wèn)把他們引回到正題。 (6)避免傲慢地對(duì)待關(guān)鍵問(wèn)題或與會(huì)者。不同的人以不同的形式吸收信息。要核查回饋的信息，以確定會(huì)議的成效。 (7)避免尚未得出結(jié)論或者尚未開始積極行動(dòng)就休會(huì)。要使結(jié)論為大家共同理解，并且即將付諸于行動(dòng)。 3難應(yīng)付的與會(huì)者 有些難對(duì)付的人可能使主持人左右為難，下面是應(yīng)付他們的一些建議： (1)對(duì)付萬(wàn)事通的人，鼓勵(lì)其他與會(huì)者附和他們自己的見解，使小組成員降低他議論的重要性。 (2)從容地應(yīng)付好辯的與會(huì)者，并保持冷靜。利用提問(wèn)讓他把話說(shuō)出來(lái)，然后把他交給小組去對(duì)付。同時(shí)強(qiáng)調(diào)大多數(shù)的意見，并且不使與會(huì)者

32、發(fā)言涉及個(gè)人。 (3)容易怨恨的人可能覺得尊嚴(yán)受到了傷害，因?yàn)樗J(rèn)為有人正教訓(xùn)他怎樣做工作。要向他保證，他的經(jīng)驗(yàn)可以對(duì)其他與會(huì)者有價(jià)值，而且交流思想對(duì)會(huì)議目的是重要的。 (4)要得到多嘴與會(huì)者的支持，需要老練的領(lǐng)導(dǎo)能力。抓住他的某個(gè)觀點(diǎn)，征求其他人的意見，并在小組內(nèi)傳遞這個(gè)問(wèn)題。 (5)猶豫不定的與會(huì)者可能積極性不高。要讓他行動(dòng)起來(lái)，提一個(gè)他很可能回答好的或很容易回答的問(wèn)題，點(diǎn)他的名，讓他回答；多方設(shè)法使他參加，例如，協(xié)助示范表演或者鼓勵(lì)他作報(bào)告。 (6)為使沒有興趣的人參與，設(shè)法提出涉及他工作內(nèi)容的直接問(wèn)句。找一些他活動(dòng)中的事情來(lái)贊揚(yáng)，并評(píng)價(jià)他的作用，以便把一些他有興趣的事引入討論。 (7)

33、假如一個(gè)搗亂的人，只是想“出風(fēng)頭”得到大家注意，就設(shè)法繞過(guò)他，讓那些有更重要的話要說(shuō)的人發(fā)言，或者就象對(duì)待喜歡多嘴的人那樣對(duì)待他。假如這個(gè)搗亂者故意出難題，要避免對(duì)他直接批評(píng)、譏諷或嘲笑，而要重申他的反對(duì)或批評(píng)意見，并把問(wèn)題交給小組處理(假如他繼續(xù)搗亂，小組應(yīng)一致把他看做一種威脅，并挫其銳氣)。必要時(shí)可以和他單獨(dú)談話。 (8)由于“應(yīng)聲蟲”的公開或隱含的奉承阿諛和始終同意，他向領(lǐng)導(dǎo)者反饋的信息反應(yīng)是虛假的。在小組集中討論專門議題時(shí)，最好回避這個(gè)人，而集中注意力于那些具有客觀見解的人。 工作人員會(huì)議工作人員會(huì)議使下級(jí)管理人員及監(jiān)督人員有機(jī)會(huì)對(duì)管理職能進(jìn)行參與獻(xiàn)策。更重要的是，它向最高管理部門提供

34、了最基層一線的信息。集體參與是基本目標(biāo)之一，因?yàn)榇蠖鄶?shù)工作人員會(huì)議是了解實(shí)情解決問(wèn)題的會(huì)議。主持人的職責(zé)在很大程度上是調(diào)動(dòng)所有一線管理人員的發(fā)言熱情。因?yàn)槌蓡T們作為一個(gè)集體定期會(huì)晤，天天接觸，所以就形成一種親密的非正式的形式。但這里面也有危機(jī)，即小組中任何一個(gè)人的言行可造成一定的政治影響。除非會(huì)議主持人認(rèn)識(shí)到這個(gè)情況，并作為一種日常習(xí)慣去抵制它，否則，某些議程可能影響他作為會(huì)議主持人的威信。 1工作人員應(yīng)該多長(zhǎng)時(shí)間開一次會(huì) 工作人員開會(huì)的頻率取決于兩個(gè)因素： (1)利用工作人員會(huì)議來(lái)交流信息、作出決策和解決實(shí)際問(wèn)題的程度。 (2)業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)，有節(jié)制地經(jīng)營(yíng)比對(duì)條件和環(huán)境高度敏感的動(dòng)態(tài)項(xiàng)目，所

35、需的開會(huì)頻率為低。 工作人員會(huì)議的頻率最終取決于會(huì)議的作用和期望它達(dá)到的成果。具有其它有效聯(lián)絡(luò)手段的機(jī)構(gòu)可能每月開一次工作人員會(huì)議就夠了。有些機(jī)構(gòu)覺得每周開一次工作人員會(huì)議對(duì)他們很合適，另一些機(jī)構(gòu)覺得每天開一次會(huì)也不算多。喜歡多開定期會(huì)議的機(jī)構(gòu)宣稱，增加開會(huì)的頻率有助于： 提供與上級(jí)管理部門的最近信息交流。 取得更密切的接觸，日常的進(jìn)展可予以記錄，但是特殊的成就可予以突出，以便立即得到特別處理。 鼓勵(lì)通過(guò)持續(xù)的檢查回顧，不斷思考現(xiàn)實(shí)的和潛在的問(wèn)題。提供機(jī)會(huì)和每一位經(jīng)理的內(nèi)在聯(lián)系，他的工作可能與出現(xiàn)的問(wèn)題有關(guān)系。發(fā)表許多觀點(diǎn)和范圍廣泛的背景經(jīng)驗(yàn)，以供解決問(wèn)題或作出決策。 使每位經(jīng)理洞悉其它部門的

36、問(wèn)題。 認(rèn)識(shí)總體經(jīng)營(yíng)及其現(xiàn)狀。 作為訓(xùn)練基地，為機(jī)構(gòu)培養(yǎng)將來(lái)的上層管理人員。 有些領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告稱，他們通過(guò)半小時(shí)工作人員會(huì)議所學(xué)到的東西，比他們整日的個(gè)人談話、特別會(huì)議和電話磋商為多。只要適當(dāng)?shù)夭⑷胝麄€(gè)機(jī)構(gòu)的管理體系，這種經(jīng)常而定期的工作人員會(huì)議就可以成為公司最有生產(chǎn)性的財(cái)富之一。 但是，對(duì)主張多開工作人員會(huì)議的每個(gè)論點(diǎn)都有其對(duì)立面。反面的論點(diǎn)是告誡不要“由委員會(huì)管理”。許多信息資料可用書面形式更好地分發(fā)。有些特別部門的問(wèn)題以一對(duì)一的方式處理，往往能用較少的時(shí)間予以解決。 很多管理人員覺得他們沒有時(shí)間聽取其他管理人員的問(wèn)題，當(dāng)一兩個(gè)部門想要獨(dú)占會(huì)議時(shí)，尤為如此。同時(shí)，假如過(guò)于詳盡地提過(guò)多的問(wèn)題，

37、每個(gè)人就會(huì)花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間。訓(xùn)練將來(lái)的管理人員，用正規(guī)的、有指導(dǎo)的管理層發(fā)展計(jì)劃可能更為有效。主張較少會(huì)議的人認(rèn)為，考慮到多數(shù)管理人員每天排得滿滿的日程表，會(huì)議失之過(guò)少，也許比失之過(guò)多要好些。 2危險(xiǎn)的信號(hào) 高效的工作人員會(huì)議并非一下子就出現(xiàn)的它是廣泛的計(jì)劃和準(zhǔn)備加上熟練的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的綜合結(jié)果。大多數(shù)的工作人員會(huì)議是定期召開的，但是有效的會(huì)議提防死板的常規(guī)。象任何其它工具一樣，工作人員會(huì)議要求持續(xù)予以注意，以保證生產(chǎn)能力。以下是某些危險(xiǎn)信號(hào)，表明“這件工具需要磨快了”： (1)當(dāng)會(huì)議不是全面管理職能的組成要素，而成為經(jīng)營(yíng)的附屬品的時(shí)候。 (2)議程中既沒有必要的信息需要傳遞，也沒有與會(huì)者真感興趣的

38、項(xiàng)目。 (3)會(huì)議召開的次數(shù)比業(yè)務(wù)活動(dòng)性質(zhì)的需要似乎更為頻繁的時(shí)候。 (4)會(huì)議持續(xù)時(shí)間似乎超過(guò)了會(huì)議目的值得花費(fèi)的時(shí)間。 (5)領(lǐng)導(dǎo)紀(jì)律松弛，達(dá)到會(huì)后行動(dòng)和成果的可能性減少。消除工作人員會(huì)議庸俗成規(guī)的關(guān)鍵，在于這個(gè)機(jī)構(gòu)把會(huì)議計(jì)劃結(jié)合到總體經(jīng)營(yíng)范圍的程度。許多公司如同對(duì)其它經(jīng)營(yíng)職能那樣，規(guī)定會(huì)議的生產(chǎn)性目標(biāo)。 3打破例會(huì)的“常規(guī)” 公司在發(fā)展，職責(zé)在擴(kuò)大，組織機(jī)構(gòu)的經(jīng)管責(zé)任在改變，但是工作人員會(huì)議還保留著固定狀態(tài)。會(huì)議模式一旦形成，就傾向于固定不變由于習(xí)慣，總是同一時(shí)間，同一地點(diǎn)和相同的召集次數(shù)，同樣的圈內(nèi)人而不顧當(dāng)前是否需要他們出席。會(huì)議主持人必須不斷對(duì)工作人員會(huì)議的有效性重新評(píng)估。他必須象

39、其他人的看法那樣看待會(huì)議，并且以領(lǐng)導(dǎo)人的身份，象其他人的看法那樣看待他自己。 負(fù)責(zé)人可能不時(shí)地試圖通過(guò)詢問(wèn)主要與會(huì)者評(píng)價(jià)會(huì)議的有效性?；蛟S同樣明智的是，審閱一系列會(huì)議的記錄，以檢查某些方面的進(jìn)展情況： (1)假如工作人員在以前的一次或一系列會(huì)議已經(jīng)決定明確的行動(dòng)路線，那么，行動(dòng)的現(xiàn)狀如何? (2)對(duì)工作人員的建議有何反應(yīng)?導(dǎo)致了什么行動(dòng)? (3)工作人員在會(huì)后和會(huì)外是否協(xié)調(diào)合作地行使職責(zé)?會(huì)上得到的表面和解在會(huì)后的現(xiàn)實(shí)中起作用了嗎? (4)擱置的問(wèn)題和延遲的行動(dòng)現(xiàn)在怎樣了?是否有充分理由把這些重新列入議程項(xiàng)目? (5)管理部門行動(dòng)與工作人員會(huì)議建議相反之處，與會(huì)者是否在行動(dòng)以前已被告知?向他們

40、做過(guò)任何解釋嗎? (6)一般而言，每位與會(huì)者的參加都是合適的嗎?在會(huì)議參加者和那些負(fù)責(zé)執(zhí)行會(huì)議決議者之間，有沒有信息交流延遲的跡象? (7)與工作人員會(huì)議比較，是否有更有效的辦法可用來(lái)處理所遇到的情況? 4失誤和障礙 工作人員會(huì)議在管理職能方面有明確的經(jīng)營(yíng)管理作用，但是應(yīng)當(dāng)僅在事情的復(fù)雜性、不穩(wěn)定性或重要性，需要工作人員集體參與的時(shí)候才召開這種會(huì)議。據(jù)估計(jì)，約有三分之一的會(huì)議包括了不需要參加的人，開會(huì)的時(shí)間比需要為長(zhǎng)，或者本來(lái)就不需要召開。工作人員會(huì)議對(duì)一個(gè)機(jī)構(gòu)得不償失，有如下的典型情況： (1)有些部門負(fù)責(zé)人覺得召集一個(gè)會(huì)議，并依靠集體意見制定大多數(shù)計(jì)劃和決策更為省力。這樣就分散了責(zé)任，使主

41、管人從集體參加得到安慰，日后如有某人受到譴責(zé)則尤為如此。 (2)參加會(huì)議可以成為一種聲望和地位，以至于一旦被邀請(qǐng)，人數(shù)多得可觀的成員會(huì)繼續(xù)參加，而不管當(dāng)時(shí)是否需要他們出席。如果這種參加被視為員工在機(jī)構(gòu)的政治框架里的權(quán)威和地位，那么，圈內(nèi)人的成員資格可能比會(huì)議成果更為重要。 (3)無(wú)計(jì)劃的會(huì)議產(chǎn)生無(wú)計(jì)劃的結(jié)果。例如，有些部門負(fù)責(zé)人在他們自己的辦公室召集會(huì)議，可是沒有足夠的椅子，每次隔幾分鐘打進(jìn)來(lái)的電話使會(huì)議中斷，應(yīng)該顯示六個(gè)月生產(chǎn)報(bào)告圖表的放映機(jī)有一個(gè)燒壞的燈泡。 (4)提防認(rèn)為開會(huì)遲到是高職位的特權(quán)之一的主管人員。假如會(huì)議主持人怕得罪高階人士，而不敢不等人到齊就開會(huì)，會(huì)議必然比原安排超出半小時(shí)

42、，從而消耗其他人員的工作時(shí)間。 (5)謹(jǐn)防會(huì)議主持人認(rèn)為確保人人明白的最好方式是由他包攬全部講話。雖然他的自尊心在奴役聽眾中得到實(shí)現(xiàn)和滿足，但很可能一事無(wú)成。 (6)有時(shí)候，一個(gè)告示或備忘錄可以起相同作用，但是召集會(huì)議似乎比組織那些材料，容易得多。此外，工作人員需要樹立集體精神的會(huì)議。 假如你能發(fā)現(xiàn)并消除上述這些問(wèn)題中的一個(gè)，你的工作人員會(huì)議必定會(huì)得到益處。 常設(shè)委員會(huì) 委員會(huì)的主要優(yōu)點(diǎn)是能作用于一切管理權(quán)力范圍，以找到完成已委派的工作所需的特殊人才。 許多公司得益于委員會(huì)制度的組織系統(tǒng)，但有人認(rèn)為委員會(huì)在行動(dòng)方面緩慢而優(yōu)柔寡斷。委員會(huì)的成功取決于其組織方式和會(huì)議原則的應(yīng)用方式。委員會(huì)組織的要

43、點(diǎn)如下： (1)任務(wù)委員會(huì)的形成通常是作為超越正常業(yè)務(wù)渠道的手段，或者是因?yàn)闆]有一個(gè)恰當(dāng)?shù)牟块T在正常的職責(zé)分工下對(duì)某一特殊職能負(fù)責(zé)。不論哪種情況，重要的是明確規(guī)定委員會(huì)的目的和職責(zé)。委員會(huì)既不可重疊也不可侵占其它單位或個(gè)人的職責(zé)。委員會(huì)的首要任務(wù)是補(bǔ)充。要事先決定你想要它起多大作用。 (2)調(diào)查還是收集信息。 (3)提供評(píng)估。 (4)解決問(wèn)題。 (5)提出意見或建議。 (6)做出決策。 (7)采取積極行動(dòng)。 (8)持久性委員會(huì)的“憲章”應(yīng)當(dāng)規(guī)定任務(wù)期限。委員會(huì)是否負(fù)有一項(xiàng)特殊任務(wù)的責(zé)任，并在完成后解散?它將為諸如推薦獎(jiǎng)勵(lì)或調(diào)查財(cái)產(chǎn)損失等經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)的問(wèn)題而開會(huì)嗎?委員會(huì)是否象機(jī)構(gòu)的其它單位那樣，有

44、持續(xù)的責(zé)任，從而具有永久性的地位?常設(shè)委員會(huì)唯一的變動(dòng)就是成員的更換(例如由工作人員經(jīng)營(yíng)的委員會(huì))，但在多數(shù)情況下，有確定期限并在完成任務(wù)后，即行撤銷的委員會(huì)，能更好地發(fā)揮作用。 (9)領(lǐng)導(dǎo)能力雖然會(huì)議主持人可能對(duì)委員會(huì)的任務(wù)成員沒有直接的公司責(zé)任，但是他應(yīng)當(dāng)能博得成員的尊敬和信任。要指定一位領(lǐng)導(dǎo)人，其能力和工作量應(yīng)該使他或她切實(shí)可行地能籌劃、準(zhǔn)備和指導(dǎo)委員會(huì)完成任務(wù)。 (10)成員資格委員會(huì)的大小取決于它的目的，以及為實(shí)現(xiàn)這一目的的才能、權(quán)力或責(zé)任。根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，委員會(huì)的大小是以限制為宜。 答應(yīng)擔(dān)任委員會(huì)成員，意味著每一位參加者有責(zé)任作出某些積極努力。這個(gè)集體的成功要求每一位成員： 為會(huì)議預(yù)

45、作準(zhǔn)備，包括搜集必需的資料，或協(xié)調(diào)參加者將在會(huì)上代表的任何人。 加入(而不是獨(dú)占)委員會(huì)的任務(wù)和功能。 避免利用集會(huì)作為滿足個(gè)人動(dòng)機(jī)的手段(例如為贏得賞識(shí)或者為牢騷辯護(hù))。 做一位積極學(xué)習(xí)的出席者，而不是消極的觀察者。 完成商定的任務(wù)，并為設(shè)想的后繼討論做好準(zhǔn)備。 (11)貫徹到底委員會(huì)制度的最薄弱部分是繼續(xù)干下去。經(jīng)常見到的情況是委員會(huì)組成了，然后就被忘掉了。負(fù)責(zé)組成委員會(huì)的人，也應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)決定繼續(xù)干下去的步驟。且體的任務(wù)要有具體的期限。對(duì)常設(shè)的或是持續(xù)的委員會(huì)來(lái)說(shuō)，明智的做法通常是： 定期檢查委員會(huì)的成果、任務(wù)和成員資格。公司經(jīng)營(yíng)上的改變可能需要改變委員會(huì)的目的和組成。 轉(zhuǎn)換委員會(huì)成員，這樣

46、可以鼓勵(lì)新的觀點(diǎn)，使自滿的常規(guī)恢復(fù)活力，分?jǐn)偣ぷ髁?，和增加管理層發(fā)展的機(jī)會(huì)。 分發(fā)委員會(huì)會(huì)議紀(jì)錄，以便既向有興趣的各方提供信息，又確定委員會(huì)經(jīng)營(yíng)動(dòng)向和完成任務(wù)程度。 咨詢委員會(huì) 解決問(wèn)題的成功決于完善的計(jì)劃、熟練的領(lǐng)導(dǎo)和對(duì)問(wèn)題的正確限定。解決問(wèn)題小組獲得顯著成功，通常是因?yàn)橹鞒秩俗隽藴?zhǔn)備工作。 下面是應(yīng)考慮的基本因素和應(yīng)遵循的步驟： (1)匯集事實(shí)。 (2)明確問(wèn)題。 (3)建立和商定判斷標(biāo)準(zhǔn)。 (4)研究預(yù)算和確定支出限度。 (5)收集更多的事實(shí)，把它們和問(wèn)題聯(lián)系起來(lái)。 (6)分析資料并合理歸類。 (7)識(shí)別可供選擇的解決方法。 (8)檢驗(yàn)解決方法是否符合成功的標(biāo)準(zhǔn)，考慮可以介紹哪些擬議中的

47、新問(wèn)題的解決方法。 (9)把委員會(huì)的最后結(jié)論變?yōu)榻ㄗh。 假如問(wèn)題解決委員會(huì)已授權(quán)行動(dòng)，這些準(zhǔn)則可以還應(yīng)包括： (1)說(shuō)服那些必須解決問(wèn)題的人接受這個(gè)解決方法。 (2)必要時(shí)妥協(xié)。 (3)檢驗(yàn)修訂的解決辦法是否符合成功的全部標(biāo)準(zhǔn)。 (4)在一個(gè)示范(檢驗(yàn))場(chǎng)合試驗(yàn)解決辦法。 (5)使最后用戶接受經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)的解決辦法并加以訓(xùn)練。 (6)安置和執(zhí)行。 (7)完成新方法。 (8)評(píng)估效果。 (9)建立控制程序，以保證采納的解決辦法的永久性。 委員會(huì)成效 由于委員會(huì)通?？紤]專門問(wèn)題的領(lǐng)域，并且常常超越部門界限和管理層次，因此委員會(huì)的成功就要求機(jī)智的領(lǐng)導(dǎo)能力。參加者的背景、個(gè)人聲望、才智、氣質(zhì)、動(dòng)機(jī)、個(gè)人保

48、障和表達(dá)能力都會(huì)有極大差異。融合這些品性需要技巧。主持人必須有能力在關(guān)鍵時(shí)刻介入，以引導(dǎo)討論避開如下的失誤： (1)假如小組改變了原始的目標(biāo)，老練的領(lǐng)導(dǎo)人可能設(shè)法重申話題或目標(biāo)，并通過(guò)投票決定繼續(xù)討論是否適宜。 (2)當(dāng)討論漫無(wú)邊際時(shí)，主持人應(yīng)設(shè)法注入引起爭(zhēng)論的問(wèn)題，或者要求那些沉默的人提出具體意見。另一個(gè)辦法就是重申目標(biāo)或問(wèn)題，歸納那些可能已達(dá)成一致的意見，并澄清有待進(jìn)行的事項(xiàng)。 (3)動(dòng)機(jī)和意見的差異往往變得明顯和激烈。主持人必須找到自由討論變成爭(zhēng)論之處，并把討論從中心人物轉(zhuǎn)向另外一個(gè)人，辦法或許是提出一個(gè)相關(guān)的事項(xiàng)。重新分析問(wèn)題或歸納部分一致的意見可能是有效的策略。幽默感甚或暫時(shí)休會(huì)可能

49、有幫助。 (4)當(dāng)小組內(nèi)想法或意見不一致時(shí)，最有效的領(lǐng)導(dǎo)策略是防止分歧固定下來(lái)。提出其它方面新的事實(shí)和展望可能防止對(duì)峙，把迄今達(dá)成的一致意見寫在黑板上可能打破僵局。幽默、暫時(shí)休會(huì)或其它緩和情緒的方法可能有用。 (5)倉(cāng)促作結(jié)論往往不能充分發(fā)揮委員會(huì)的功能。要提供機(jī)會(huì)去考慮不同的選擇，探索隱含的意思，詢問(wèn)佐證的事實(shí)。作會(huì)議結(jié)論以前，要確定全體參加者都有機(jī)會(huì)表達(dá)自己的意見，然后把一致的意見納入結(jié)論。 (6)隱蔽的動(dòng)機(jī)可能把聰明的人導(dǎo)入錯(cuò)誤的結(jié)論。當(dāng)委員會(huì)的看法將導(dǎo)致錯(cuò)誤決定時(shí)，要找一個(gè)推辭的借口。要注入假設(shè)的問(wèn)題，收集和提出更多的外部資料，或是邀請(qǐng)一位博學(xué)的局外人來(lái)咨詢，以改變思路。 全公司大會(huì)

50、全公司大會(huì)為你提供引起別人注意的會(huì)議，也為增進(jìn)工作成員之間團(tuán)結(jié)一致的感情提供機(jī)會(huì)。大型會(huì)議不適于雙向交流或公開討論，但是它們對(duì)傳遞信息和建立更加良好的關(guān)系有好處。 許多主管人員認(rèn)為個(gè)人接觸是全公司大會(huì)最重要的一環(huán)。有些人認(rèn)為在這種會(huì)上的講話，其重要性不如使職工有機(jī)會(huì)會(huì)見最高管理部門和從上層直接得到信息。 1初步計(jì)劃 由于費(fèi)用、涉及的人數(shù)、生產(chǎn)的可能中斷以及管理部門處于員工的嚴(yán)密檢查和評(píng)判之下，全公司大會(huì)需要非常謹(jǐn)慎和詳盡的計(jì)劃。下面是使這種集會(huì)處在管理控制之下的一些建議： (1)征求意見、進(jìn)行商討和爭(zhēng)取支持，要有上層管理部門參加。 (2)征求第一線管理人員的意見和建議，找出誰(shuí)能對(duì)計(jì)劃貢獻(xiàn)特殊才

51、干和能力。 (3)制定暫編預(yù)算和費(fèi)用估計(jì)。 (4)起草暫定議程并且指派一個(gè)代表委員會(huì)進(jìn)行審查。 (5)檢驗(yàn)計(jì)劃的可行性。要留意在以下幾方面有沒有抵觸，即在員工個(gè)人利益方面，在工會(huì)計(jì)劃方面，在生產(chǎn)進(jìn)度方面，在可用場(chǎng)地方面，在假日安排方面。 (6)在最高層管理部門重新評(píng)估暫定的計(jì)劃和規(guī)劃。要正確地觀察會(huì)議的全面影響。 2自由參加的招待會(huì)和參觀工廠 “自由參加的招待會(huì)”結(jié)合對(duì)公司各項(xiàng)設(shè)施的巡視，是最簡(jiǎn)單、最便宜和最有效的贏得職工好感的辦法。它有助于辦公室人員和裝配線上的工人與公司的最終產(chǎn)品聯(lián)系起來(lái)。它還能形成對(duì)公司的新的自豪感和新的興趣。 假如有人負(fù)責(zé)以下細(xì)節(jié)，這些舉動(dòng)就會(huì)更成功，每個(gè)有關(guān)的人負(fù)擔(dān)也

52、就更?。?(1)規(guī)定日期。要有幾個(gè)月的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)間。要避免和其它社團(tuán)活動(dòng)或是假日沖突，要考慮可能的氣候、業(yè)務(wù)日程和一年中各項(xiàng)設(shè)施使訪問(wèn)者最感興趣的時(shí)間。 (2)規(guī)劃預(yù)算。費(fèi)用取決于公司款待的程度。通常供應(yīng)點(diǎn)心和飲料，并分發(fā)小冊(cè)子、小商品或者產(chǎn)品樣品。 (3)發(fā)請(qǐng)柬。請(qǐng)柬或通知必須明確時(shí)間、職工家屬是否在邀請(qǐng)之列、以及對(duì)兒童有無(wú)人數(shù)或年齡限制。要求職工提出他們希望邀請(qǐng)的補(bǔ)充名單。 (4)準(zhǔn)備展覽品和陳列品。參觀工廠如加上直觀器材會(huì)更有意義。這些器材會(huì)加深參觀者的印象，使他們覺得公司是一個(gè)良好而安全的工作地方，而且公司的計(jì)劃表明前途大有希望。除產(chǎn)品展覽外，許多公司設(shè)計(jì)五顏六色的標(biāo)記，以表明對(duì)每一

53、個(gè)主要設(shè)備項(xiàng)目的投資額、提供一個(gè)職業(yè)崗位的平均成本、以及公司銷貨現(xiàn)金的情況。 (5)訓(xùn)練工作人員并使他們處于待命狀態(tài)。召集所有部門的負(fù)責(zé)人和第一線管理人，向他們解釋最后計(jì)劃并爭(zhēng)取他們的協(xié)助。假如第一線管理人自己不能擔(dān)任向?qū)?，就?qǐng)他們推薦向?qū)А０亚闆r簡(jiǎn)介寫成摘要提供給向?qū)?。?zhǔn)備和分發(fā)對(duì)可能提出的問(wèn)題的答案。 (6)準(zhǔn)備各項(xiàng)設(shè)備。包括指示到公司所在地的標(biāo)記，安排適當(dāng)?shù)耐＼噲?chǎng)和為訪問(wèn)者引路的服務(wù)員。標(biāo)明休息室，檢查急救用品，油漆通道線或方向標(biāo)記，在等候的地方提供增設(shè)的座位。假如沒有自助食堂或恰當(dāng)?shù)恼写c休息的地方，就搭一個(gè)帳逢，供訪問(wèn)者聚集和進(jìn)行社交活動(dòng)。 (7)擬定禮儀。行政部門的禮儀對(duì)自由參加的招待會(huì)的成功起著重要作用。主人和迎候者是重