大型活動執(zhí)行手冊

1、【精品文檔】如有侵權，請聯(lián)系網站刪除，僅供學習與交流大型活動執(zhí)行手冊.精品文檔.大型活動標準化執(zhí)行手冊流程安排是綱領 前期準備是基礎 合作執(zhí)行是關鍵 控制應變是保障 細節(jié)的把控決定效果 后期跟蹤是超越的所在目錄一、手冊說明2二、活動環(huán)節(jié)一：信息溝通2三、活動環(huán)節(jié)二：方案制定4四、活動環(huán)節(jié)三：開會分工6五、活動環(huán)節(jié)四：活動籌備6六、活動環(huán)節(jié)五：全體排練9七、活動環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行9八、活動環(huán)節(jié)七：會后跟進 11九、工作人員禮儀 13一、手冊說明本手冊討論對象為接待等項目，由于大型公開性活動工作較為復雜，涉及贊助招商、媒體宣傳以及更多繁雜的現(xiàn)場服務等事宜，因此，大型公開性活動需要在具體執(zhí)行中制定嚴謹

2、周密的活動執(zhí)行方案，本執(zhí)行手冊僅為大型公開性活動提供原則性指導。本手冊將活動執(zhí)行分為七個環(huán)節(jié)：信息溝通、方案制定、開會分工、活動籌備、全體排練、現(xiàn)場執(zhí)行和會后跟進，以供執(zhí)行負責人把握整個執(zhí)行過程，避免因缺乏程序和規(guī)劃而造成執(zhí)行疏漏或偏差，實現(xiàn)清晰的活動把握、周到而創(chuàng)新的方案設計、明確的人員分工安排、完美的現(xiàn)場執(zhí)行和持續(xù)到位的會后跟進，最終完成一個完美的活動執(zhí)行過程。 二、活動環(huán)節(jié)一：信息溝通信息溝通是活動執(zhí)行中的第一環(huán)節(jié)，充分的信息溝通以及對活動成熟地思考是活動舉辦成功的基礎，也能盡可能避免由于活動理解偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時間浪費等問題。因此活動執(zhí)行負責人須在活動正式籌備之前，與領

3、導和其它人士進行充分溝通，在可允許的范圍內爭取了解盡可能多的信息，填寫下列活動信息溝通表，再籌劃下一步工作。活動信息溝通表活動名稱活動時間活動地點舉辦單位協(xié)辦/聯(lián)辦單位執(zhí)行負責人活動規(guī)模執(zhí)行單位執(zhí)行單位負責人活動目的活動意義主要領導嘉賓邀請媒體邀請主要流程接待標準其它要求三、活動環(huán)節(jié)二：方案制定活動方案是活動執(zhí)行的指導性文件。在活動信息溝通完成之后，執(zhí)行負責人填寫活動信息溝通表，自己或執(zhí)行方制定活動方案與活動執(zhí)行方案（初稿），組織各處室討論，根據(jù)修改建議形成活動執(zhí)行方案（第二版），提交給領導審閱，最后根據(jù)領導反饋意見制定活動執(zhí)行方案（最終版）。其整體流程如下：執(zhí)行負責人信息溝通填寫活動信息溝通

4、表與各處室討論（第二版）制定活動方案與執(zhí)行方案將活動方案（第二版）提交給領導審閱根據(jù)意見確定最終方案n 一般性活動簡要方案基本要素：1、活動名稱與目的；2、活動時間與地點；3、舉辦/聯(lián)辦/協(xié)辦單位；4、與會領導、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、簡要流程。n 重大活動精細方案基本要素：1、活動名稱、背景、目的、意義與口號；2、舉辦/承辦/聯(lián)辦單位；3、活動時間地點；4、活動與會領導、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、活動詳細流程；6、贊助機構與合作媒體；7、活動會務服務；8、其它事項。n 活動執(zhí)行方案的基本要素：活動基本信息活動時間、地點、名稱、規(guī)模、與會領導、舉辦/聯(lián)辦單位等執(zhí)行團隊分工A、執(zhí)行總負責人；B、執(zhí)行小

5、組負責人；C、具體組員名單。前期籌備事宜A、籌備事宜列項;B、人員分工安排；C、籌備日程安排?，F(xiàn)場執(zhí)行事宜A、現(xiàn)場布置說明；B、現(xiàn)場活動流程；C、現(xiàn)場任務列項。D、人員分工安排；活動后期工作A、后期事項明細；B、人員分工安排；C、完成時限要求?；顒迂攧疹A算活動合同簽訂活動應急方案其它事項大型公開活動同時需制定招商贊助方案。四、活動環(huán)節(jié)三：開會分工活動前期，成立活動小組，由小組負責人定期召開活動信息溝通會議，進行初步的工作分工?；顒臃桨复_定后，執(zhí)行負責人召集全體工作人員，舉行活動工作安排會，詳細介紹活動信息及其具體人員安排，同時了解全體人員時間和工作任務情況，聽取反饋建議，及時進行工作調整與方案

6、完善，最終確定全體人員分工：（根據(jù)活動的規(guī)模及性質，報請領導召開各部分協(xié)調會，得到更多的部分協(xié)助）工作安排會三個目的：1、講述活動各項情況；2、明確人員分工安排；3、聽取反饋意見。工作安排會環(huán)節(jié)：1、執(zhí)行負責人主持會議，介紹活動基本情況；2、執(zhí)行負責人介紹人員分工安排；3、工作人員重述自身職責與安排；4、聽取反饋意見并及時協(xié)調；5、領導總結發(fā)言。分工管理方法：由于活動現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜。為了提高活動實施階段的管理效率，實施操作程序的管理。由項目負責人制定整體工作分工方案，然后由各項工作的具體負責人再去制定針對自身工作的詳細分工計劃，再交于項目負責人進行計劃匯總，以此控制整個活動進程

7、。項目負責人制。項目負責人的統(tǒng)一安排，團結協(xié)作互相配合，所安排的人員，從活動籌備前期到活動現(xiàn)場執(zhí)行，再到活動后期，一直負責到底，從而進一步保證活動的進程速度和效率。部門職能負責人執(zhí)行方備注總指揮活動的總體策劃、監(jiān)督、協(xié)調、控制副總指揮項目的監(jiān)督、協(xié)調、控制副總指揮會務協(xié)調1、 各處室協(xié)調2、 各部門協(xié)調3、 召開協(xié)調會組長：組員： 領導接待1、 領導邀請（名單）2、 領導餐宿、簽到3、 領導用車、禮品4、 領導演講稿5、 領導參會路線檢查組長：組員： 對接：后勤嘉賓接待1、 嘉賓邀請（名單）2、 嘉賓餐宿3、 嘉賓用車、禮品組長：組員：媒體接待1、 媒體邀請（名單）2、 媒體餐宿3、 媒體簽到

8、、禮品組長：組員：舞美設計1、 舞美督促、檢查2、 證件管理3、 各區(qū)域視覺管理組長：組員：文字資料1、 新聞通稿2、 領導演講稿3、 主持人串詞4、 會務文字資料5、 通訊錄組長：組員：后勤保障1、 生活用水2、 餐宿、用車、禮品3、 其他組長：組員：安保消防1、 證件檢查2、 現(xiàn)場引導3、 現(xiàn)場管理組長：組員：攝影攝像1、 籌備前的影像2、 現(xiàn)場影像3、 活動資料收集信息管理其他1、 志愿者2、 禮儀3、 信息共享、通知五、活動環(huán)節(jié)四：活動籌備在明確活動方案和人員分工，正式進入活動籌備環(huán)節(jié)，活動籌備是活動的真正執(zhí)行環(huán)節(jié)，是細化深入的過程，主要包括以下內容：現(xiàn)場勘查、來賓邀請接待、活動進度、

9、物料準備、現(xiàn)場布置、應急預案、公安消防、后勤保障、財務預算與文件管理。1、來賓邀請接待及接待方案：領導邀請和接待嘉賓邀請和接待媒體邀請和接待 邀請媒體名單 新聞夾內容 媒體簽到 住宿登記表 媒介分工（活動現(xiàn)場位置） 接待物料 專訪安排（名單、Q&A、）2活動進度制定嚴格的活動籌備各項內容的進度表：3物料準備4現(xiàn)場布置5應急預案AV部分 現(xiàn)場所有AV設備（包括筆記本電腦）均需在活動進場前、進場后進行多次檢查，以確保所有設備的良好運轉。 活動進行中對所有文件同時在兩臺筆記本上備份，以防現(xiàn)場一部出現(xiàn)問題馬上可切換另一部天氣變化安保事件 在活動區(qū)域周圍及主要通道處安排工作人員及保安，防止中途發(fā)生突發(fā)事

10、件，如發(fā)生意外變化及時疏導來賓。 如場內發(fā)生混亂時由場內的工作人員及禮儀迅速引領領導到安全區(qū)域，確保在場領導的安全。 同時負責人利用場內廣播對場內的人員進行引導和疏散。6公安消防 活動的時間、地點、人數(shù)、規(guī)模、內容及組織方式； 安全工作人員情況、數(shù)量和任務分配、識別標志； 場地建筑和設施的消防、安全情況； 入場票證的管理、查驗措施； 場地人員的核定容量； 迅速疏散人員的預備措施。7后勤保障 安排專門工作人員負責用餐預訂及送達 指定工作人員用車和司機 文件打印 資料裝袋、運輸和存放 物品領取登記 生活用水、禮品8財務預算9文件管理活動中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關合同協(xié)議、

11、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計劃、相關證件票據(jù)等，需及時整理，讓文件在活動的過程在各個需要文件的工作人員中及時傳遞。讓工作人員能及時了解整個活動過程，從而提高工作效率。10活動相關物資會議物資項目基本內容會務文具打印機、訂書機、紙筆、膠帶等會議電子材料演講PPT、開場背景PPT、背景音樂、視頻會議發(fā)放材料嘉賓簽到簿、活動議程單、會議介紹、會務其它資料六、活動環(huán)節(jié)五：全體排練針對重大公開活動，或其它有重要領導參加的活動，需提前對重要環(huán)節(jié)進行排練，以增加工作人員活動執(zhí)行的熟練度，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。需要排練的重要環(huán)節(jié)通常包括領導接待環(huán)節(jié)、活動開場環(huán)節(jié)、重要儀式環(huán)節(jié)、領導歡送環(huán)節(jié)，其中重要儀式環(huán)節(jié)由

12、于其中工作較多，需要多人的配合，通常需要進行多次排練。n 排練人員安排 排練總導演：執(zhí)行負責人 排練人員：被排練環(huán)節(jié)的工作執(zhí)行人員； 陪練人員：其它環(huán)節(jié)工作人員，表演與會嘉賓； 問題紀錄人員： 七、活動環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行1、再次排查：于活動正式開始前，所有工作人員提前就位，執(zhí)行負責人須結合排練情況，對現(xiàn)場工作進行全面排查，尤其排查涉及領導安排的重要環(huán)節(jié)。 人員分工：工作人員重述自己的工作職責，確保所有人員全部到位； 物品擺放：現(xiàn)場桌椅、桌牌、茶水、資料、鮮花、信紙和筆是否擺放整齊； 房屋擺設：房屋內部擺設是否美觀、干凈、整潔； 電子設備：電子設備是否運行正常，所有音頻、PPT等電子資料是否已完全

13、到位； 領導禮品：檢查禮品是否到位并擺放整齊，工作人員是否清楚不同領導的禮品類別。2、領導接待：設立活動接待組，分設多個接待小組，每個小組由兩人組成，由接待組組長負責小組間的協(xié)調，及時調配。當領導到場時，小組其中一名接待人員負責引導休息室，另一名于接待處迎接其它領導。重要領導由公關人員陪同部門領導到門口進行迎接。接待工作的通常流程： 聯(lián)系領導或其部門領導，確認活動地址、交通路線圖等信息，預先告訴迎接事宜； 領導即到時，接待小組須注意來往車輛，到迎接處準備好，車輛一到即主動上前迎接； 對于須由部門領導親自迎接的領導，領導即到時接待小組負責人提前電話告知部門領導； 活動禮儀引導領導入休息室，并馬上

14、安排茶水。 活動開始接待人員負責引導至活動現(xiàn)場；3、現(xiàn)場配合：活動執(zhí)行負責人根據(jù)活動執(zhí)行方案，列明現(xiàn)場需要執(zhí)行的工作，并進行工作人員細致安排，以配合現(xiàn)場活動流程中的所有工作。4、活動用餐： 提前安排好用餐座次，于餐桌上預先整齊擺放桌牌； 及時引導領導至用餐地點，直至每位領導就座完成； 在至用餐地點路上，需注意提包、拿衣服和活動材料，并確認是否有領導物品遺落； 用餐現(xiàn)場至少有一名工作人員，及時調配服務員，服務現(xiàn)場。5、歡送領導及禮品發(fā)送 首先集體歡送國家領導人和省部級重要領導，再歡送其它領導或企業(yè)家； 對于有司機或部門領導的領導，提前將禮品給領導司機或部門領導； 對于未帶司機的參與領導，活動結束

15、后由專門工作人員負責跟進發(fā)送禮品。八、活動環(huán)節(jié)七：會后跟進會后跟進工作也是活動的重要環(huán)節(jié)。于活動結束之后，需及時對活動進行跟進整理，具體包括如下幾個方面：1、感謝短信發(fā)送于活動結束后，需及時對與會領導的參會和支持表示感謝。2、會議/活動紀要于活動結束后，工作人員及時整理活動錄音、視頻和會議記錄，撰寫會議/活動紀要，針對重要活動，需要形成活動記錄，甚至形成會議/活動成果書籍。3、活動新聞稿活動結束的當天晚上，工作人員整理活動新聞稿，保證第二天及時進行新聞發(fā)布。4、音像資料整理活動結束后及時對活動圖片、視頻等音像資料進行整理、修飾和剪輯，重要活動的視頻和圖片還須進行刻盤，連同其它活動成果資料、洗印

16、照片等5、活動文件歸檔在會后跟進的基本工作完成之后，對活動文件進行歸檔整理。九、工作人員禮儀1、著裝禮儀：n 男士著裝禮儀：男士須穿正裝（深色套裝、領帶、皮鞋），佩戴中工作證，于活動前檢查衣著是否整齊；n 女士著裝禮儀：女士宜穿正裝（套裝、絲襪、皮鞋），佩戴中工作證，于活動前檢查衣著是否整齊；2、儀態(tài)儀容：在整個活動過程中，工作人員都要以最飽滿的精神狀態(tài)提供服務，注意自己的儀態(tài)儀容。保持微笑，熱情大方。3、迎接禮儀：4、現(xiàn)場禮儀：目 錄第一章前言3一、編制目的3二、使用說明3第二章聯(lián)盟活動操作總體標準4一、聯(lián)盟活動4二、主辦方與承辦方職責4三、活動操作總體要求4四、活動會務組織架構與職能分工5

17、第三章活動前操作內容9一、合作商家選擇9二、酒店9三、旅行社9四、會務公司10五、物料公司10六、合作商尋找及溝通時間節(jié)點控制11七、活動邀約11第四章活動中操作內容15一、接待環(huán)節(jié)15二、接機部分16三、簽到部分17四、返程送機19五、課程環(huán)節(jié)19六、項目推介環(huán)節(jié)21七、商務環(huán)節(jié)24八、旅游環(huán)節(jié)25九、晚宴部分26第五章活動后期工作30一、活動清理30二、活動結算30三、活動總結30四、下期活動準備31第六章聯(lián)盟主體活動差異化操作說明32第七章附件33第一章前言一、編制目的本手冊為智慧中國企業(yè)發(fā)展聯(lián)盟總部編制，旨在為活動的主辦方及承辦方提供聯(lián)盟會務活動操作范本。本手冊制定的聯(lián)盟活動總體會務操

18、作標準適用于各項活動。同時，本手冊亦對各項活動的差異化操作加以說明。由于地域性的差異，本手冊內容暫時不適用于海外活動的操作指引，同時根據(jù)境內的具體活動開展內容情況將在本手冊基礎上進行微調。二、使用說明本手冊作為聯(lián)盟各項會務活動的工具指南，供總部工作人員和城市服務中心工作人員使用。不能保證在今后的活動中會出現(xiàn)與之相悖的問題，如問題產生時將直接根據(jù)問題現(xiàn)場進行方式方法的改善，本手冊僅作為活動舉辦的參考性文件，此版本為內容經過深化的最新版本，如發(fā)現(xiàn)問題請與方案制定方聯(lián)系，我們將不斷進行活動內容形式的添加、修改以及完善。第二章聯(lián)盟活動操作總體標準“智慧中國企業(yè)發(fā)展聯(lián)盟”總部全年固定舉辦3項活動。每項活

19、動性質、舉辦形式及舉辦頻率等雖有不同，但作為“聯(lián)盟”旗下主體活動，聯(lián)盟總部對每項活動的執(zhí)行與操作均制定了統(tǒng)一標準。一、聯(lián)盟活動新商界益友匯智慧中國智慧城市“智慧中國”高峰論壇上述3項活動均由聯(lián)盟總部主辦或與政府聯(lián)合主辦；承辦方可由聯(lián)盟總部擔任，或由活動承辦商擔任。二、主辦方與承辦方職責2.1主辦方職責制定活動策劃方案及設計案全程指揮和指導活動的組織與實施協(xié)助承辦方邀請參會嘉賓協(xié)助承辦方邀請參會企業(yè)家通過聯(lián)盟自身宣傳渠道對活動進行同步及后期宣傳2.2地方主辦方的職責籌備與組建活動組委會活動前期籌備活動（會議會場、住宿、餐飲的預定安排；所有物資的制作）當?shù)貐髽I(yè)家組織及邀約參會嘉賓及企業(yè)家的接待

20、；全體參會人員及會務人員的財務和人身安全保障活動期間各項活動的全程實施、執(zhí)行負責地方性媒體聯(lián)系、報道等工作三、活動操作總體要求3.1活動策劃及設計要求：在符合聯(lián)盟理念和精神的前提下，策劃方案需突出當期活動主題，根據(jù)該主題展開寫作；將主題與企業(yè)家訴求進行結合，具備一定的高度和深度；措詞優(yōu)美，文風精煉，簡要介紹下活動所要參觀的旅游景點；設計方案要緊扣策劃案的思想，并在其形式上做更大的延伸。3.2會務工作人員要求：服從組織的調度；全程保持通訊工具暢通；明晰任務分工并按質按量完成任務，臨時調度須確保原有職責不受影響；對待聯(lián)盟會員要熱情耐心，展現(xiàn)活力；會務期間會務人員統(tǒng)一著正裝，主持人著專業(yè)服裝，禮儀人

21、員著禮儀服裝；嚴禁活動期間擅自離崗。四、活動會務組織架構與職能分工：為保證每次活動順利圓滿完成，聯(lián)盟總部結合自身活動的需求，特制定會務組織架構，同時對組織架構中每個崗位分工和職能加以詳細說明。每次活動均可根據(jù)該會務組織架構和職能分工，迅速組織會務小組，開展會務工作。4.1活動會務組織架構如圖所示，會務組織架構共分3層11組。聯(lián)盟活動會務組織架構圖4.2活動職能部門分工：總指揮： 1、負責整個活動內容的統(tǒng)籌、規(guī)劃、協(xié)調、安排、監(jiān)控與執(zhí)行2、負責協(xié)調、處理活動期間出現(xiàn)的各種應急事項應急處理人： 負責處理活動中一切突發(fā)情況總策劃： 1、統(tǒng)籌策劃組、設計組、影視制作組工作，協(xié)調承辦方確定最終活動方案2

22、、負責協(xié)助指揮組的工作，完善、跟進各小組工作方案3、負責配合總指揮在活動期間的工作協(xié)調與配合活動秘書長： 1、接受地方城市服務中心活動舉辦申請，資質審核；2、統(tǒng)籌協(xié)調公關、后勤、交通、會務接待等各組工作3、負責活動期間節(jié)目內容的確定、節(jié)目資料的收集4、負責活動期間文檔資料（包括活動文件、講義文件）的收集、確認5、確定主講嘉賓，保持與主講嘉賓的協(xié)調溝通6、負責活動期間各種對應資料的傳達、送達會場總監(jiān)： 1、負責會場的整體流程統(tǒng)籌、控制、秩序維護2、負責攝影、攝像、音響、場務等人員的管理統(tǒng)籌財務總監(jiān)：1、根據(jù)組委會各小組提供的物料制定會務預算表單2、管理整個會務中的財務支出、財務管理、財務統(tǒng)計主持

23、人： 1、負責會務執(zhí)行環(huán)節(jié)全程主持及引薦嘉賓事宜，銜接好會務活動的各個環(huán)節(jié)2、負責晚會現(xiàn)場全程主持，銜接好活動的各個環(huán)節(jié) 策 劃 組：1、負責活動整體創(chuàng)意構思2、負責活動簡案、詳案的編寫3、負責活動相關的文字資料的編寫，表單文檔的制作設 計 組：負責活動所需物料的設計，包括:背景板、易拉寶、宣傳條幅、歡迎條幅、參會人員胸牌、工作人員工作證、簽到冊、活動手冊等物料的設計影 視 組：1、負責活動宣傳片、影視資料片的制作；2、負責活動現(xiàn)場全程的攝影、攝像工作3、負責后期活動紀錄片的制作網絡推廣組：1、負責活動網絡推廣，即時更新活動相關信息；2、負責中創(chuàng)聯(lián)官方網站及官方微博的維護客服組：1、負責會前酒

24、店、會場預定事宜；2、聯(lián)系各游玩景點，確定導游；3、負責活動前所有參會嘉賓/聯(lián)盟會員的邀約，告知參會人員活動內容、發(fā)送相關電子文件；4、負責確認參會企業(yè)家人數(shù)（包括:家屬）的確認及對個人信息的收集、確認；5、負責提前告知參會嘉賓/企業(yè)家趕往活動報到地點的路線、地址，對前往報到地的指導；6、負責活動相關演講嘉賓的邀約事宜及到場服務事宜；7、負責嘉賓/企業(yè)家的回程溝通、提示、指導后勤組：1、負責活動前所需表單、文件打印及物料制作事宜，如:背景板、易拉寶、宣傳條幅、歡迎條幅、參會胸牌、工作證、簽到冊、活動手冊等物料的制作。2、負責所有嘉賓、與會人員、會務組工作人員的用餐事項；3、確認用餐時間、餐單、

25、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作；4、準備活動所需要的物品,如:礦泉水、水果、筆、紙、投影儀、電源排插等物品；5、提供意外情況下的醫(yī)療保健服務；6、行李寄存、延住房辦理和房間特殊服務（鮮花、水果、酒水、網線、筆記本電腦等）交通組：1、與公關組對接，負責參會嘉賓的交通接待（根據(jù)需要接待的嘉賓，安排車輛接待）；2、負責重要嘉賓/企業(yè)家機場接站；3、負責整個活動過程中的所有車輛租用、調度等事項等；會務接待組： 1、負責對與會人員和重要嘉賓的接送機事項（與交通組對接）；2、負責簽到、物品分發(fā)、房間登記等事項；3、負責嘉賓接待和其他禮儀事項；4、配合后勤組對會員退房，行李寄存、延長住房辦理的

26、協(xié)調；招商組：1、活動前贊助支持單位的洽談；2、活動中招商簽約的落單，組織、執(zhí)行。協(xié)議組：1、招商方案的編寫、打印；2、簽約合作協(xié)議的編寫、制作打印。安保組：1、確保本期活動（包括:會議、景點游玩、晚會）中所有人員安全；2、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作，保障所有人員人財物等安全工作場地組：1、與公關組對接， 聯(lián)系酒店相關人員，負責對會議廳的安排；2、負責活動前調試會議廳設備，及會場布置事宜會務執(zhí)行組：1、負責活動現(xiàn)場的電腦、投影儀、電子設備、燈光和音響等設備的調試、銜接與運作，保證設備的正常使用；2、負責活動期間會場現(xiàn)場的布置，如:背景板、條幅、易拉寶、桌椅、礦泉水擺放、文件擺放

27、等（協(xié)調會場方，布置好背景、易拉寶、條幅等）；3、負責會場PPTWord文件與設備的銜接、播放，保證文件的正常使用；4、負責會場音樂、視頻文件的銜接、播放執(zhí)行，負責燈光和音樂的搭配、執(zhí)行等，保證文件的活動現(xiàn)場的正確使用、對接；5、負責會務會場現(xiàn)場秩序的調控和管理（包括:主題演講、論壇、洽談簽約等環(huán)節(jié)）。晚會組：1、配合會務執(zhí)行組對歡迎晚宴、會員聯(lián)歡、惜別晚宴整體內容、流程的制定、執(zhí)行（包括:晚會的人員接待、入場安排、簽到、合影、座位安排、節(jié)目表演環(huán)節(jié)的銜接等）；2、協(xié)助場地組完成晚會現(xiàn)場的布置，確保晚會現(xiàn)場環(huán)境裝飾到位，以及晚會現(xiàn)場的音響、燈光等設備的調試、運行，確?，F(xiàn)場運行無誤；3、負責晚會

28、中涉及到的道具、服裝的制作，道具的布置擺放、服裝的安排；4、確認節(jié)目表演人員、表演節(jié)目內容，保持與節(jié)目表演人員的溝通協(xié)調；5、負責節(jié)目表演人員、主持人的化妝、催場工作；6、確認晚會主持人，保持與主持人的溝通；7、協(xié)助安保組對晚會現(xiàn)場秩序的維護與管理，確?，F(xiàn)場所有人員的安全，落實安保、消防工作4.3活動各小組工作節(jié)點組別任務流程時間節(jié)點備注策劃組會務整體流程策劃，部分物料、表單制作與設計活動開始前20天前期進行策劃工作，活動時進行新聞采集新聞采集，活動報道與回顧活動中即時發(fā)布活動組會務各環(huán)節(jié)形式制定、流程指導執(zhí)行提前30天確定主講嘉賓、演講主題，與嘉賓進行溝通提前30天確定之后與策劃組聯(lián)系，以完

29、成各項手冊聯(lián)系旅行社，確定旅游事宜提前10天客服組邀約聯(lián)盟會員，確認服務事宜活動開始前10天政府、媒體邀約活動開始前10天聯(lián)系酒店，確定會員住宿事宜提前30天與策劃組聯(lián)系，提交酒店信息招商組活動前贊助支持的洽談協(xié)商活動方案形成的同時與策劃組核對招商方案推廣組活動預告，活動新聞造勢宣傳活動開始前2個月全程參與，由新聞采集人員提供新聞稿件，借助官網平臺以及微博平臺宣傳報道活動實時跟蹤報道即時活動回顧性新聞宣傳活動結束后1天內，持續(xù)2周回顧性宣傳交通組負責會務車輛租用、調度提前7天場地組與酒店方進行聯(lián)系，負責場地布置事宜，包括燈光音響的調試等工作提前2天完成布置與客服組進行交接，聯(lián)系酒店方后勤組負責

30、會前各小組所需物料統(tǒng)計，后勤組負責發(fā)包制作，到貨確認、保存等提前2天各項物資到位負責會務期間工作人員及聯(lián)盟會員的就餐事宜提前2天會務接待組負責與會人員及嘉賓的接送機事宜提前2天確定聯(lián)盟會員及嘉賓抵達信息，以便安排接機事宜與客服組和交通組進行協(xié)調第三章活動前操作內容一、合作商家選擇合作商家承擔活動中重要的后勤工作，故選擇上應當嚴格謹慎。以下各項為合作商家選擇要求及操作規(guī)范，其中旅行社為境外活動時使用，境內活動用會務公司即可。1.1酒店A、選擇標準 第一選擇為五星級酒店，有特殊情況則選擇其他星級酒店，標準住宿條件為標準雙人間（酒店可靈活更換房型） 根據(jù)活動預定人數(shù)，酒店能夠有80 100的空余標準

31、間并且在酒店房間調整調配上有靈活性方案以方便聯(lián)盟會員對于房間需求的不同 酒店地址以交通方便為主要選擇標準，靠近活動所要參觀的旅游景點，離景點車程不超過1小時B. 協(xié)調事宜 活動期間，酒店自有物資、媒介的相關使用權及各布置地點、內容的溝通與支持 酒店大堂、會議室外公共區(qū)域的使用區(qū)域及使用范圍溝通 聯(lián)盟會員的入住、退房手續(xù)辦理的協(xié)助與流程；叫早服務及具體時間1.2旅行社A、選擇標準l 當?shù)芈眯猩缰杏锌诒蛯嵙Φ恼?guī)單位作為首選，以5A、4A級旅行社為首選；l 旅行社的規(guī)模和經營管理模式。核實旅行社的注冊資金及證件是否齊全；在當?shù)鼗蚓皡^(qū)有無一定的出票及提供特殊服務能力；尤其應當注意旅行社的經營管理模

32、式，在管理上實行負責制；l 商譽?？紤]旅行社的商譽對于旅行社而言十分重要。旅行社應當有可靠的償付能力和履行合同的信譽。這方面的情況一般可從有關的銀行機構或通過特別調查進行了解；B. 協(xié)調事宜l 接機/送機、接站/送站車輛安排，包括車輛類型、車輛數(shù)量、發(fā)車時間等；l 旅游景點的確定，旅游路線的制定及時間節(jié)點安排；l 旅游行程中的用餐方式確定及安排；l 其他與旅游、交通有關的應特別注意事項。1.3會務公司A、選擇標準l 查看會務公司的應用案例，只有經常成功的做大型會議策劃、會議服務、會議接待的公司，才會得心應手，才更值得信賴；l 因為會議策劃的準備，要涉及到很多項目的籌備，看會議公司列出的單子是否

33、清晰明確，報價是否合理，各個項目都要清晰合乎標準。a) 擁有高素質的禮儀人員，精通禮儀接待服務b) 能夠提供機動性車輛，以便于不時之需c) 整體收費合理，服務態(tài)度良好1.4物料公司l 物料提供方（易拉寶、橫幅等活動布置宣傳物資制作）以靠近酒店為第一選擇l 選擇制作速度快，質量優(yōu)異并且具有一定的機動性以備在活動各階段需要臨時添加物資時可以進行緊急周轉1.5 合作商尋找及溝通時間節(jié)點控制二、活動邀約活動邀約對象主要為參會嘉賓和參會企業(yè)家。參會嘉賓由主辦方負責或協(xié)助承辦方共同邀約。參會嘉賓包括演講講師、社會名士及政府部門領導。參會企業(yè)家由主辦方及承辦方共同負責邀約。2.1活動嘉賓邀約A 嘉賓標準l

34、該嘉賓的研究領域符合本次活動的主題；l 能夠給企業(yè)家?guī)硇碌睦砟詈椭R，能夠讓到場企業(yè)家有收益；l 具備一定的知名度，所講內容與企業(yè)發(fā)展有關；l 在前三項的前提下，根據(jù)活動預算進行邀約。B 嘉賓溝通事宜l 將活動的相關時間、地點、主題、活動行程以邀請函的形式告知欲邀請嘉賓，與嘉賓確定能否出席；l 與活動嘉賓溝通宣傳資料：高清晰個人照一張；高清晰工作照/演講活動照2-4張；確切個人職位/身份詳細介紹文字150-300字；上臺發(fā)言或授課的主題；l 與活動嘉賓溝通相關行程安排，并溝通是否需要進行針對性的安排，方便組委會進行相應的接待安排；C嘉賓準備物料l 嘉賓介紹易拉寶/X架；嘉賓介紹PPT（簡單）

35、；l 對于確定嘉賓，如有條件，官方網站進行相應介紹，DM單及活動手冊上給予介紹、宣傳。D 活動嘉賓介紹實例樊登著名主持人畢業(yè)于西安交通大學材料系，獲得了西安交通大學材料系獲工學學士學位和西安交通大學管理學院獲管理學碩士學位，在大學期間獲得過全國名校辯論邀請賽冠軍，全國大專辯論會冠軍等榮譽稱號，曾主持過湖北衛(wèi)視財智時代，安徽衛(wèi)視金點子行動等地方臺欄目，2002年后在央視主持節(jié)目至今，是中央電視臺最優(yōu)秀的節(jié)目主持人之一。E嘉賓邀約稿寫作要求：l 務必得體大方，言辭懇切，明白清晰l 交代清楚活動的主題內容，及希望嘉賓所演講的主題，會員邀請函需清楚交待課程時間安排、內容等活動大致流程l 說明活動的意義

36、，活動能夠給會員帶來的收獲F邀請函范例：活動主題邀請函尊敬的 （先生/女士） 中國先進的企業(yè)家組織智慧中國企業(yè)發(fā)展聯(lián)盟（以下簡稱聯(lián)盟）將于20年月日 至 20年月日期間在舉行第屆大型活動，屆時將有名來自海內外的會員參加，集眾思，闊心境，交會員，悟天下。在聯(lián)盟數(shù)千名會員中，眾多會員希望能夠通過您的加入，為所有企業(yè)家?guī)硇碌乃枷牒托碌倪M步。在此，聯(lián)盟特邀請您能夠出席本屆活動，給我們帶來關于 方向的知識與思想的課程/演講，同時對聯(lián)盟的工作進行指導。 活動信息：時間：20年月日 至 20年月日地點：省市 酒店 主題：活動主題及完整活動名稱活動日程 ：日期時間點活動環(huán)節(jié)活動內容具體日期具體時間活動環(huán)節(jié)名

37、稱對本環(huán)節(jié)的內進行相應的簡略介紹再次誠摯的邀請您能夠擔任活動嘉賓，為我們帶來全新視野、更大進步 ！ 智慧中國企業(yè)發(fā)展聯(lián)盟XXXX活動組委會2.2媒體選擇l 以活動舉辦地媒體為主要選擇對象，擴大在當?shù)氐穆?lián)盟品牌知名度；l 提前聯(lián)系網絡媒體，由聯(lián)盟主辦方提供新聞稿件；l 對于到場媒體記者按照級別的不同準備好相應的紅包；l 在時效性上對于電視媒體、報紙媒體以及雜志媒體的選擇比例按照2:2:1的比例進行選擇2.3政府邀約l 提前與活動舉辦地相關部門進行聯(lián)系、邀約，確定到場嘉賓l 具體聯(lián)系可由當?shù)仄髽I(yè)家會員負責出面協(xié)調及接待l 由于政府領導出席活動的特殊性，在活動邀約的抬頭上盡量以公益性活動為主2.4會

38、員邀約2.4.1會前通知l 方式：電話、郵件或書面通知；l 內容：時間、地點、參加人員范圍、行程內容、會期、報到地點、注意事宜等；l 注意：所發(fā)活動資料需落實有關負責人是否收到且已閱，并及時跟蹤、記錄進度。l 統(tǒng)計制作參會人員名單，包括參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、企業(yè)、職務，并最后按照其職務統(tǒng)計分類l 統(tǒng)計交通路線，到達時間與方式，安排接送，詳細寫清楚參會人員所述航班號、姓名、電話2.4.2包裝文案制作標準 邀請函l 闡明活動相關信息：時間、地點、主題l 文案簡潔流暢，突出舉辦此次聯(lián)盟的目的與參會價值，呼應主題l 文案與企業(yè)發(fā)展相結合，具有一定的高度與深度l 適當對活動舉辦地的名勝古跡，進行

39、文案描繪 傳真函l 闡明活動相關信息：時間、地點、主題l 文字言簡意賅，突出舉辦此次聯(lián)盟的目的與參會價值 活動收益l 告訴聯(lián)盟會員通過聯(lián)盟，能得到的最大收獲是什么，明確收獲的具體指向。l 根據(jù)當期活動的特點，呼應當期活動的主題，對聯(lián)盟會員進行活動受益的闡述。l 通過聯(lián)盟當期活動設置的各個環(huán)節(jié)（如總裁游學團、共享匯、座談會、實地考察等）闡明聯(lián)盟會員從中得到的具體受益。l 結合當?shù)靥厣L景名勝，闡述活動受益。2.4.3參會收費l 明確收費人群及收費標準l 細化收費用途、收費開支l 會務費用盡量在活動開始前收取2.4.4參會企業(yè)展示信息采集l 聯(lián)盟為更好的為企業(yè)宣傳，活動現(xiàn)場設置企業(yè)展示環(huán)節(jié)，l 企

40、業(yè)將有機會把公司的企業(yè)文化、最新產品及信息以某種形式展示給大家2.4.5企業(yè)家信息采集：l 聯(lián)盟為更好的為企業(yè)宣傳，將免費為參會企業(yè)制作一本企業(yè)家風采展示錄，企業(yè)將有機會把自身的優(yōu)勢、需求及產品信息免費制作在手冊當中；l 參會企業(yè)活動前20日將完整的手冊所需信息提交到承辦方；l 提供企業(yè)家電子版清晰的個人照片，詳細準確的個人文字介紹。電子版照片大小要求2M以上。參會企業(yè)家及企業(yè)風采展示手冊信息統(tǒng)計表企業(yè)家姓名性 別企業(yè)家個人介紹（限定字數(shù)100字以內）辦公電話手 機電子郵箱QQ / MSN企業(yè)名稱所在地址企業(yè)網址所屬行業(yè)企業(yè)簡介（限定字數(shù)200字以內）重點備注：l 請?zhí)峁┢髽I(yè)家電子版清晰的個人

41、照片，電子版照片大小要求500K以上。l 手冊目錄按照交費先后順序排名，印刷精美的手冊將發(fā)給每一位參會企業(yè)家及政府官員，充分宣傳您及您的企業(yè)聯(lián)系人：XXX 聯(lián)系電話： 186 XXXXXXXX Email:XXX2.4.6匯款信息l 開戶名稱l 開戶銀行2.4.7參會回執(zhí)l 回執(zhí)表單（如下為例）：姓名性別職務手機郵箱QQ / MSN抵達時間出發(fā)地交通方式離開時間抵達地交通方式單位名稱單位地址住宿要求雙人標準間單人房飲食要求代訂返程票務需要不需要其他要求l 明確參加聯(lián)盟活動的方式l 明確聯(lián)盟外聯(lián)信息（聯(lián)系電話、聯(lián)系方式、網址等）2.5招商洽談2.5.1會前篩選l 整理自有資源或其他可用資源；l

42、從資源中選出適合當次活動的企業(yè)或單位；l 確認是否認同創(chuàng)新聯(lián)盟平臺且有能力支持。2.5.2洽談l 方式：電話、郵件或書面通知；l 內容：時間、地點、招商方案；l 注意：所洽談事宜必須在活動前5個工作日確認，并及時跟蹤、記錄進度，以免影響到后續(xù)宣傳制作；l 統(tǒng)計支持單位名冊備案。第四章活動中操作內容一、接待環(huán)節(jié)1.1會務接待整體要求A會務人員形象要求l 妝容男士：利落短發(fā)，發(fā)質過軟者須用啫喱定型女士：淡妝、盤發(fā)l 站姿男士：兩腳打開與肩同寬，兩手靠背，右手握住左手手腕，左手輕輕握拳。收腹，昂首女士：丁字步，雙手放于肚幾處，右手放于左手上，雙肩打開，收腹，頷首l 坐姿男士：坐于椅子2/3處，雙膝并

43、攏（腳尖不可對著客戶），立腰挺胸，上體自然挺直女士：坐于椅子1/2處，雙膝并攏并側傾（腳尖不可對著客戶），立腰挺胸，上體自然挺直l 表情保持8顆牙齒的標準式笑臉B會務人員禮貌用語要求l 問候：即直截了當?shù)南驅Ψ絾柡?。如：“您好！”?xxx小姐您好！”“xxx先生您好！”l 歡迎：歡迎您的到來”、“見到您很高興”、“恭候您的來臨”等。l 主動征詢：多用于工作人員主動向賓客提供服務時。如：“xxx女士您需要幫助么？”、“xxx先生有什么需要的？”等。l 肯定應答：用來答復顧客的請求。例如：“好的，我知道您的意思”。C交流：l 指引：在明確賓客要去的地點后，站在賓客的右前方，以標準的指引手勢為賓客

44、進行指引：右手掌心自然伸直，掌心向上，五指并攏，手腕伸直，使手與小臂連成一直線，肘關節(jié)自然彎曲，大小臂的彎度以140度為宜。l 交談：雙方的距離70cm左右為宜，語言準確、精煉、使用禮貌用語，保持微笑。1.2嘉賓接待A 接待要求l 及時確定和落實嘉賓、講師的個人基本信息、出行信息、食宿需求等相關必要信息；l 跟蹤、制作歡迎牌、胸牌、綬帶，準備接送車輛、鮮花等物資；l 會程中，指派專人全程貼身服務；時刻關注、解決嘉賓提出的合理要求及問題；l 保持良好的服務態(tài)度，男女均著職業(yè)裝，女士化淡妝，服務人員全程微笑服務；l 使用統(tǒng)一、標準的禮貌用語B 具體服務l 確定講師及嘉賓的行程信息：交通工具、出發(fā)時

45、間、抵達時間，出行人數(shù)、特殊需求等；l 提前安排接機車輛，機動備用車輛（詳見接機部分）；l 提前制作歡迎物資：歡迎牌、綬帶、鮮花、參會證件等；l 提前在酒店接待區(qū)布置：拱門、歡迎橫幅、嘉賓展示易拉寶等；二、接機部分l 需提前三天確認聯(lián)盟會員名單及航班信息，確認到達時間：l 安排接機人員（2人），禮儀人員（2）名、準備好接機所用物品如接機牌（2張）、指示牌（2張）；l 在會員所乘航班起飛前，接機人員進行短信/電話確認，是否出現(xiàn)航班延誤/改簽其他航班等信息；l 航班抵達后，出站口中間偏左方位（以會員為基準）、右方位一人舉接機牌，另一人微笑并拿過行李。嘉賓、講師的接機迎接注意事宜l 針對邀約嘉賓（講

46、師）進行專人專責，負責嘉賓跟蹤服務，確保嘉賓及時到場;l 針對活動邀請嘉賓（講師）的接機迎接工作必須要有鮮花與聯(lián)盟特色禮品奉上，以示尊敬；l 在嘉賓（講師）到達活動酒店后禮貌詢問嘉賓下一步的活動意向，并配合做好安排（用餐、休息等）。接機信息表樣表：會員接機車輛安排表編號：NO.J00001車號：開車時間：時分機場：司機：電話：隨車服務人員：電話：序號姓名手機航班號來自起飛時間抵達時間航站樓是否正常備注是否登車1XX1366666666MU6666北京08:0010:30T3是2XXX1355555555MU5789成都08:1510:45T3延誤12點抵達3XXX1322222222MU345

47、6濟南07:3010:00T1是三、簽到部分A. 嘉賓簽到B. 會員簽到C. 簽到前準備事宜：l 酒店外圍環(huán)境的渲染和烘托，如條幅、盆景、指引牌等布置需提前一天到位；l 接待小組就位；l 提前將需要簽到后發(fā)放給會員的物資進行分揀、分裝；l 所需物資：會員信息表、簽到表、引導綬帶、鮮花、簽到筆、簽到表、簽到本、給會員的伴手禮；l 發(fā)放會員物資：歡迎信、手提袋（含活動手冊、宣傳手冊、參會證、日程表、活動須知、聯(lián)盟光盤、餐券等）、房卡。D. 會員簽到流程：l 迎賓人員在酒店門口恭候會員的到來l 接機車輛將聯(lián)盟會員接至酒店門口，由簽到引導人員將聯(lián)盟會員引導至簽到臺l 聯(lián)盟會員出示邀請函或出示個人信息l

48、 信息核對人員核對聯(lián)盟會員信息無誤后，進行相應信息登記l 物資發(fā)放人員根據(jù)聯(lián)盟會員信息進行參會證、房卡、活動手冊、手提袋等物資一并發(fā)放給聯(lián)盟會員l 簽到后引導人員將報到完畢的會員引導至電梯口，帶領嘉賓去房間，幫助嘉賓提行李（注：每次活動依據(jù)活動安排對簽到流程進行簡單調整，保持大致流程，添加特別環(huán)節(jié)）E. 簽到特別環(huán)節(jié)（每次活動待定）該部分依據(jù)每次活動進行創(chuàng)意設定，本環(huán)節(jié)的制定要求在于能夠讓會員深刻記住本次活動，讓聯(lián)盟會員們感受到聯(lián)盟在精心用心做好本次活動，為聯(lián)盟會員創(chuàng)造溫馨感人的活動氛圍。會員簽到登記表（附加叫早選項）序號姓名性別身份證號電話來自房間是否安排返程簽到是否叫早叫早時間1張三男12

49、3456678XX122222222西安86182李四男127672531XX786378585西安86183王五男832748937XX785678556西安8619F. 簽到服務事項l 明確各工作人員相關職責，會程期間，所有工作人員不做與會務無關的事宜；l 工作人員與酒店提前進行協(xié)商，在會場附近安排專用嘉賓休息室，請酒店服務人員協(xié)助，做好嘉賓休息室的茶水等服務工作；l 根據(jù)需要，提前布置會場，準備好桌椅、講師臺、音響、電子設備、嘉賓臺卡、白板等硬件設施；l 提前作好會場軟布置：易拉寶、歡迎橫幅、鮮花等;l 提前確定、準備嘉賓發(fā)言所需要的物資，專人負責送遞茶水、紙巾等。G. 嘉賓簽到服務事宜

50、l 指定嘉賓服務人員需做好信息確認工作，確保嘉賓信息的及時準確傳達，以免出現(xiàn)誤機、誤課等情況發(fā)生；l 提前向嘉賓或嘉賓助理詢問嘉賓對食宿方面的要求，以便于安排嘉賓的用餐與休息事宜；l 在課程開始之前再次確認嘉賓演講主題，以免主持人信息有誤。四、返程送機l 工作人員提前與嘉賓或嘉賓助理進行聯(lián)系，詢問返程事宜，確定嘉賓返程時間及班次，以便安排送機事宜；l 在嘉賓返程后，工作人員發(fā)送感謝短信，對嘉賓的到來與精彩演講表示感謝。A 送機注意事宜：l 提前制定送機車輛時間表，在活動手冊中體現(xiàn)；l 工作人員在活動結束前提醒會員返程安排；l 由一到兩名工作人員在大巴前等候，引導聯(lián)盟會員上車；l 如有會員在活動

51、結束當日不離開活動舉辦地，則由會員自行安排時間，不負責其返程；l 在會員離開酒店返程后，會員服務組需給會員發(fā)送短信息，感謝其來參加本次活動，希望我們的活動能夠給他/她帶來更大的收獲。B 送機時間安排表車次車號發(fā)車時間地點19：00酒店大堂212：00酒店大堂314：00酒店大堂416：00酒店大堂五、課程環(huán)節(jié)5.1課程現(xiàn)場注意事宜：l 講師和嘉賓由專人專責，確保及時準確的迎接講師及嘉賓的到來，避免出現(xiàn)無人接待的現(xiàn)象；l 講師和嘉賓所講內容需提前與其進行商定，并約定好大概的課程時間，由講師及嘉賓合理安排；l 講師和嘉賓在課程準備上如需要運用到現(xiàn)場設備（比如視頻、PPT、U盤等）由指定服務人員聯(lián)系好設備技術支持人員提前進行好設備調試，以備出現(xiàn)臨時性狀況；l 講師和嘉賓可能需要到的現(xiàn)場道具要提前與之溝通并盡快進行相關采購5.2課程前準備事宜：l 聯(lián)盟會員到達前工作人員檢查學習教室燈光、音響、麥克風、投影儀、白板等設備是否有故障、學習當天講臺需布置鮮花，座位需提前布置好方便會員查找，每個學員桌前需備好紙筆以便會員使用l 貴賓室的準