文秘基礎知識試題.doc

1、文秘基礎知識試題 （5）查辦、催辦。（6）根據(jù)領(lǐng)導意圖協(xié)議本單位的有關(guān)工作。（7） 安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案 的管理。（11）其他日常事處及領(lǐng)導臨時交辦的任務。4、秘書工作的作用： 答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協(xié)調(diào)作用。（5）耳目作用。5、秘書工作的指導思想： 答：一是為直接領(lǐng)導服務；二是為與本系統(tǒng)有關(guān)的部門及其成員服 務；三是為廣大人民群眾服務。6、秘書工作的原則： 答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。7、秘書工作者的政治素質(zhì)： 答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀（3）具有全心

2、全意為人民服務的思想。（4）嚴于律己，遵守紀律。8、秘書工作人員應具備的基礎知識：答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業(yè)知識。（4）業(yè)務知識。（5）輔助知識。9、秘書人員應具備的能力：答：（1）調(diào)查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（5）組織協(xié)調(diào)能力。（6）辦事能力。（7）管理 事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現(xiàn)代辦公設備的能力。10、信息的作用？答：為領(lǐng)導的科學決策提供依據(jù)。為實現(xiàn)科學管理創(chuàng)造條件。是發(fā)揮參謀，助手作用的主要內(nèi)容。11、現(xiàn)代秘書部門信息工作應遵循兩條原則？ 全面服務。 實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。12、值班記

3、錄電話記錄應包括五個要素？答： a 來電時間。b 來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c 來電內(nèi) 容。d 領(lǐng)導批示和處理意見。e 接電話記錄人。13、值班日記四要素： 答：值班員、值班時間、記事內(nèi)容、辦理情況。1 4、打電話的一般程序是什么？答：（1）打電話就應對電話內(nèi)容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（2）電話接通后，先問明對方是否 就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓 名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內(nèi)容。(3)向下級打的電 話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確 保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復

4、 述。(4)要找的人不在時，可要求對方轉(zhuǎn)告或安排回電話。15、回電話接電話的一般程序是什么？答：(1)回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打 招呼。問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓 名。所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢 查自己對所接電話的處理情況。來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉(zhuǎn)告，不清楚 的事情不盲目回答。16、電話記錄有哪五個部分？ 答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓 名及電話號碼；三是來電內(nèi)容；四是處理意見和領(lǐng)導批示；五是接 電話記錄人。17、什么是文書？ 答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權(quán)在社會活

5、動中為了一 定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。18、什么是文件？ 答：通常所說的文件，是指機關(guān)、團體、部隊、企事業(yè)單位制發(fā)使 用的具備一定格式的公務文書。19、什么是會簽？答：兩個及兩個以上機關(guān)聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機關(guān)的領(lǐng)導同志聯(lián) 名簽署。聯(lián)名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商， 但大量的實質(zhì)性的會商工作應在會簽之前進行。20、什么是傳達范圍？答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍， 一般都是根據(jù)臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。22、密級一般劃分為哪幾級答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級，23、會議報到有哪幾種方式？答：與會者本人持會議通知或單位介

6、紹信親自報到； 委托他人代為報到； 電話報到。24、內(nèi)賓接待工作原則是什么？答： 1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義， 不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節(jié)省時間，努力提高辦事 效率。25、握手的技巧是什么？答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反 之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產(chǎn)生冷漠、疏遠的感 覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕 輕地握一下就可以了。與領(lǐng)導同志或者身份較高的人握手，要視具 體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果 他無意握手，就不要勉強。26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？ 答：

7、如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人； 如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主 人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的 介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾 個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以 便介紹。27、聽講時應注意的幾個問題？答：要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西 望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。不要隨意打斷人家的話 題。 遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不 要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以 委婉地說“我們是不是長話短說

8、？”或者說“ 對不起，我還有急事 咱們是不是以后再細談？”28、當你有幾機說話時 , 應注意哪幾點？要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感； 語速要和緩，語調(diào)要 適中，給人以舒暢感；切忌過分急越亢奮，以免使人產(chǎn)生高壓感； 切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生 厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂； 吐音要準確，語言 要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。29、接電話時的注意事項？ 答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機 之后，應當立即說“您好！” 而不要默不作聲讓人干等。然后，就 可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說 “請問您貴姓？您 是什么單位

9、？有什么事？”之類的話；通話完了應當說聲“再見” 之類的客氣話。在接電話時還有幾個問題需要注意： 如果一個電 話未完又來一個，或者兩部電話同時響鈴，應當視電話的內(nèi)容，讓 緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再 打過來。如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說 “請問您還有別 的事嗎？”或者“ 對不起，我還有急事要辦?！边@樣對方就會明白你 的意思。如果人家打錯了電話，不要訓斥別人，而應當耐心地告 訴對方“ 你打錯了?！被蛘摺拔覀冞@里沒有您要找的人 ”等。假如 你的單位不保密，最好把自己的單位和電話號碼告訴對方，以便他 糾正；假如是機要部門，就不能把自己的單位和電話號碼告訴人家， 只

10、要婉言回絕就可以了。30、打電話時的注意事項？不論對方是何對象，都要禮貌，包括語言文明、態(tài)度和藹。在打 通電話之后，如果你想找人，就應當說“喂請找 ?！被颉奥闊?你找一下?！比绻闶呛蛯Ψ铰?lián)系工作，首先應當“自報家門” ，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進入正題，開始交談。如果是向?qū)Ψ絺鬟_指示或者布置工作而內(nèi)容又比較繁多復雜，應 當主動提醒對方記錄。 聲音應當不高不低，嘴與話筒應當保持一 定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。語言應當簡練明 了，用最少的語言，在最短的時間內(nèi)把事情準確清楚地傳達給對方， 而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另 外，問候語客套話以及與

11、中心無關(guān)的話應當盡量少講，一則它會影 響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。31、協(xié)調(diào)的內(nèi)容主要包括哪三方面？ 答：政策協(xié)調(diào)、業(yè)務協(xié)調(diào)和事務協(xié)調(diào)。32、協(xié)調(diào)的方法有哪些？答：1、文字協(xié)調(diào)；2、情況協(xié)調(diào)；會議協(xié)調(diào)；面商協(xié)調(diào)。33、協(xié)調(diào)工作的原則？答：1、服從全局的原則。2、維護團結(jié)的原則。3、從實際出發(fā)的原則。4、認真負責的原則。34、辦公自動化中的保密？ 答：計算機的保密，需要從以下幾個方面加強工作： 1、操作人員的 要求。2、計算機的放置。3、計算機在使用中的保密。35、文房四寶主要指的是什么？即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛 筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。36、校對的主要方法有哪幾種： 答：一是對校法；二是折校法；三是 讀校法。37、人的能力大致可分為哪兩種一般說來，科學能力結(jié)構(gòu)的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思 維能力、想象能力、實際操作能力、管理能力等。38、什么是創(chuàng)造性思維？ 答：創(chuàng)造性思維主要是指對客觀事物之間的聯(lián)系所進行的新探索， 并能創(chuàng)造出新的思維形