建筑裝飾企業(yè)合同管理制度.doc

1、1. 目的和范圍1.1為加強合同管理，增強市場經(jīng)濟意識，提高合同質(zhì)量，保證合同的全面履行，提高合同的履約率，規(guī)避經(jīng)營風險，維護企業(yè)的合法權(quán)益，根據(jù)合同法、建筑法、招標投標法等相關(guān)法律法規(guī)，參照建筑裝飾工程施工合同示范文本，結(jié)合本公司的實際情況，特制定本辦法。1.2本辦法適合用于在我公司范圍內(nèi)簽訂和履行的所有建筑裝飾施工合同、設(shè)計合同、技術(shù)服務(wù)合同、勞務(wù)合同、材料采購合同、非建設(shè)工程類合同及同公司經(jīng)濟利益、社會信譽密切相關(guān)的合同和協(xié)議。2. 機構(gòu)和職責2.1 總公司市場營銷部是合同的主管部門。 負責組織宣傳、學習合同法、建筑法、招標投標法、建設(shè)工程質(zhì)量管理條例等有關(guān)合同方面的法律法規(guī)及規(guī)章；負責

2、總公司合同管理工作，監(jiān)督、管理所有以裝飾總公司名義，承攬所有建設(shè)工程施工合同的履行。 組織、參與以總公司名義承攬的建設(shè)工程項目的合同洽商、簽訂，主管合同的評審工作。 負責總公司所屬各單位建設(shè)工程施工合同的標書評審、合同評審、合同檔案管理工作，對各單位合同的簽訂、履行情況進行監(jiān)督檢查； 負責組織合同管理人員的培訓、取證及持證上崗； 監(jiān)督檢查各單位合同糾紛調(diào)解、仲裁或訴訟事宜； 負責總公司法人授權(quán)委托書的日常管理工作；負責與合同有關(guān)的用印審批事宜； 負責國家及地方有關(guān)合同示范文本在本單位的推廣應(yīng)用工作。 各區(qū)域辦事處須設(shè)兼職負責本部門的合同檔案管理、履行管理及合同緊密聯(lián)系的相關(guān)方面工作人員。其主要

3、職責是：1）負責執(zhí)行總公司合同管理辦法；2）負責所在單位所有合同的日常管理工作，收集、記錄、整理、收存管理合同及組成合同的有關(guān)協(xié)議、函件等合同文件；3）負責索賠工作的資料收集、整理、收存等；4）及時向所在單位及總公司匯報日常合同管理中發(fā)現(xiàn)的各種問題，特別是那些影響較大、矛盾突出，亟待協(xié)調(diào)、解決的問題。2.2 生產(chǎn)技術(shù)部 負責材料采購合同、勞務(wù)合同的管理。 負責監(jiān)督檢查合同的履行情況。2.3 各部門負責本部門所簽非建設(shè)工程類合同及同公司經(jīng)濟利益、社會信譽密切相關(guān)的合同和協(xié)議的管理。3. 一般規(guī)定3.1 合同洽談、簽訂人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力、專業(yè)知識及法律常識，須遵紀守法、嚴格執(zhí)行總公司各項管理

4、制度，嚴禁借工作或職務(wù)之便索賄受賄、假公濟私、嚴禁隱瞞真相使個人得利公司受損，嚴禁簽訂無效合同。3.2 實行經(jīng)濟合同的洽談權(quán)、審查權(quán)和批準權(quán)相對獨立、相互制約的原則。公司所有合同的洽談、簽訂均須經(jīng)合同主管部門審查同意后予以出具公司的介紹信、法人委托書等相關(guān)手續(xù)，合同訂立、審查批準均須嚴格按照合同評審程序進行。3.3 本辦法第二條規(guī)定的所有合同一律采用書面形式簽訂，嚴禁非正式、非正規(guī)、不嚴謹?shù)刃问降膮f(xié)議，杜絕簽訂無效合同及合同履行事實在先而簽訂在后的現(xiàn)象發(fā)生。3.4 實行法人授權(quán)委托制度。公司所有合同，只有法定代表人或經(jīng)授權(quán)委托的代理人方有權(quán)簽訂，其他任何人均無權(quán)簽訂。委托代理人行使代理權(quán)時，均

5、在授權(quán)權(quán)限及期限范圍內(nèi)嚴格行使，嚴禁無權(quán)或越權(quán)代理。3.5 授權(quán)委托書由市場營銷部負責，各單位申請開具法人授權(quán)委托書時須出據(jù)對方要求法人授權(quán)委托書的相關(guān)材料和申請單位領(lǐng)導(dǎo)的批準證明，經(jīng)核準后方予以辦理。凡無正式書面材料而口頭要求開具法人授權(quán)委托書的，市場營銷部有權(quán)拒絕其申請；遇特殊情況，應(yīng)寫出書面材料向總經(jīng)理報告，經(jīng)總經(jīng)理批準后可予以辦理。工程洽商階段，原則上不予以出具法定代表人授權(quán)委托書，必須出具證明的，可由合同主管部門對市場的占有情況認定后，由市場營銷部出具介紹信。3.6 各單位在合同洽談及簽訂時均應(yīng)認真核對對方的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等級、資信情況 、任職情況、授權(quán)委托書、使用印章等驗，必要時可

6、通過有關(guān)行政機構(gòu)進行詳細的咨詢、了解，驗明其是否具有主體資格、代表資格、代理資格等，嚴防對方無權(quán)代理、實施合同欺詐。此過程中的相關(guān)資料要特別注意留底保存。3.7 凡合作工程各單位在合同蓋章之時均須將雙方合作協(xié)議一并交由合同主管部門進行評審；合作協(xié)議為合同的一部分，須由總公司合同主管部門加蓋合同專用章后方予以成立，否則一律為無效合同。4. 建筑裝飾工程施工合同的訂立4.1 簽訂合同時我方應(yīng)主動出具自己的身份證明書或法人授權(quán)委托書并驗證對方的主體資格。法律代理人或委托代理人必須在合同（或協(xié)議）書上簽字，合同履行地應(yīng)約定為我方所在地或與我方有最密切聯(lián)系地。4.2合同洽談過程中，對于有關(guān)擔保、墊資、履

7、約保證金的特殊情況，各單位應(yīng)嚴格按照國家法律法規(guī)及總公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，及時將有關(guān)情況向合同主管部門及總經(jīng)理報告，經(jīng)審查批準后方可實施。4.3 建筑裝飾工程施工合同在投標前或簽訂前均應(yīng)按規(guī)定進行標書評審或合同評審，增強簽訂合同的合法性、嚴密性及可執(zhí)行性，降低合同糾紛發(fā)生的可能性，最大程度保護公司合法權(quán)益。4.4 擔保、墊資等特殊工程必須報總經(jīng)理審批，正式批準后方可簽訂合同。4.5 建筑裝飾工程施工合同范本文本是由國家或地方有權(quán)機關(guān)制定的，其具有規(guī)范性、可靠性、完備性及實用性等特點，有利于平衡發(fā)包方和承包方雙方的利益，能在一定程度上最大限度地體現(xiàn)和保障承包方的合法利益、避免糾紛的發(fā)生。故此，提倡各

8、單位在合同簽訂時采用國家或地方相應(yīng)的合同示范文本，并在合同內(nèi)容上作出齊全、完備的選擇。4.6 建筑裝飾工程施工合同的訂立必須使用合同專用章。未加蓋總公司加密后的合同專用章的合同，一律視為無效合同，預(yù)決算部門和財務(wù)審計部亦有權(quán)不予以辦理結(jié)算、撥款等手續(xù)。如因特殊情況，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)寫出書面申請，提交總公司合同主管部門和總經(jīng)理審查批準。合同專用章由總公司辦公室統(tǒng)一管理，嚴禁各單位用其他印章簽訂工程施工合同及合作協(xié)議。4.7 建筑裝飾施工合同訂立時應(yīng)有：工程內(nèi)容、數(shù)量、單價及合價。4.8 合同簽訂后，區(qū)域辦事處應(yīng)主動向當?shù)刂鞴懿块T對合同進行備案，合同備案完成后，交由市場營銷部存檔。5. 合同的效力6.1

9、合同依法成立，自成立時生效。法律、行政法規(guī)應(yīng)當辦理批準、登記等手續(xù)的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。6.2 合同對方當事人沒有代理權(quán)、超越代理權(quán)或者代理權(quán)終止后以被代理人名義訂立合同，我方可以催告對方被代理人在一個月內(nèi)予以追加，如對方被代理人未作表示，則視為拒絕追認。我方在合同被追認以前亦有權(quán)撤銷合同，通知對方即可。對方被代理人明示拒絕追認或被視為拒絕追認的，我方因此造成的損失應(yīng)要求該無權(quán)代理人承擔責任。6.3 合同對方當事人沒有代理權(quán)、超越代理權(quán)或者代理權(quán)終止后已被代理人名義訂立合同，我方如有確鑿理由和證據(jù)相信對方行為人有代理權(quán)的，我方可向?qū)Ψ奖淮砣酥鲝埡贤瑱?quán)利。6.4 嚴禁簽訂無效合同及無效的合同免責

10、條款，盡量避免簽訂可能出現(xiàn)變更或撤銷的合同。合同簽訂后長時間不能履行的，市場營銷部有權(quán)要求有關(guān)單位作出解釋和說明，并提出相應(yīng)的證明材料，并報總經(jīng)理審批。合同肯定不能履行的，雙方解除合同，合同歸于無效，已報合同額解除。6. 合同的履行7.1 合同依法成立后，即受法律的約束，當事人必須按照約定全面履行合同的義務(wù)，嚴守誠信。 7.2 合同內(nèi)容應(yīng)具體明確，沒有約定或約定不明確的應(yīng)及時協(xié)議補充，不能達成補充協(xié)議的應(yīng)按照合同的有關(guān)條款或者交易習慣及時確定，仍不能確定的依法執(zhí)行。7.3 合同履行過程中我方在要求工程款支付方面，除首先要與建設(shè)單位、總包方及監(jiān)理方等搞好關(guān)系外，還要注意有效的利用法律武器充分保護

11、自身合法權(quán)益，善于運用同時履行抗辯權(quán)、后履行抗辯權(quán)、先履行抗辯權(quán)、解除權(quán)等有效法律手段達到自己的合法目的，維護企業(yè)利益。7.4 有關(guān)合同履行過程中的書面簽證、來往信函和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、 、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）均為合同的組成部分，項目經(jīng)理及相關(guān)人員應(yīng)認真收集、保存此類資料并及時歸檔，并應(yīng)及時提交區(qū)域辦事處領(lǐng)導(dǎo)及總公司有關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)批閱、批準，從而制定相應(yīng)措施，為預(yù)防合同糾紛發(fā)生、進行索賠做好準備。7.5 總公司市場營銷部是合同管理的主管部門，將不定期的對各區(qū)域辦事處合同的簽訂、履行情況進行監(jiān)督檢查，協(xié)助解決好合同履行中出現(xiàn)的有關(guān)問題，吸取教訓、總結(jié)經(jīng)驗。7.6 對于合同履行過程中相

12、關(guān)的違約情況和干擾合同履行的事件，項目部應(yīng)及時查明原因，并收集相關(guān)的證據(jù)，及時、合理的向?qū)Ψ教岢鲞`約或索賠的書面報告。如相關(guān)方對我方提出索賠要求，我方對此應(yīng)認真研究、及時協(xié)商、據(jù)理力爭、采用合理合法、針鋒相對、行之有效的措施。7.7 合同履行過程中發(fā)生的各種問題，工程項目部及區(qū)域辦事處要及時向總公司主管部門和總經(jīng)理報告，以便及時協(xié)調(diào)、提前準備。此外，總公司在認為必要時亦有權(quán)對此類情況進行監(jiān)督檢查和核實。7. 合同的變更和解除8.1 合同訂立后即受法律約束，任何一方不得擅自變更和解除合同。由于設(shè)計變更、材料變更等重大變更確需合同變更的，雙方當事人應(yīng)協(xié)商一致，對合同變更的內(nèi)容做出明確約定，并按法律

13、、行政法規(guī)規(guī)定履行相應(yīng)批準、登記等手續(xù)；確需解除合同的，合同所屬單位應(yīng)寫出書面申請，連同有關(guān)證據(jù)材料一并提交總公司市場營銷部，待正式審批后方可解除合同或同對方簽訂解除合同的書面協(xié)議。8.2 合同變更協(xié)議仍為原合同必不可少的一部分，應(yīng)按照本辦法規(guī)定履行相應(yīng)合同變更評審手續(xù)，經(jīng)審查批準后方予以加蓋合同專用章，其傳送與原合同一致。8.3 合同履行過程中非因我方原因發(fā)生停工、緩工等合同中止情況或合同終止履行時，區(qū)域辦事處或工程項目部須及時辦理合同中止或終止相關(guān)手續(xù)，或正式函告、通知對方，或到有關(guān)部門進行有效登記、備案等，并注意相關(guān)資料、證據(jù)的收集整理，務(wù)必采取切實可行的措施有效預(yù)防合同糾紛的出現(xiàn)、爭取

14、主動，并為因合同中止給我方造成的經(jīng)濟損失進行索賠做好準備。合同中止后恢復(fù)履行的，同樣須辦理恢復(fù)履行相關(guān)手續(xù)，并注意資料留底保存。上述情況各單位應(yīng)及時通知總公司合同主管部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。8. 違約責任9.1 合同依法成立即對當事人雙方產(chǎn)生法律約束力，當事人一方不履行合同義務(wù)或者履行合同義務(wù)不符合約定的，均構(gòu)成違約，應(yīng)依法承擔繼續(xù)履行、采取補救措施或者賠償損失等違約責任。9.2 鑒于建設(shè)工程施工合同洽談、簽訂中我施工方所處地位相對不利的客觀現(xiàn)實，在違約責任的雙方約定方面，我方應(yīng)在承擔因違約發(fā)生的費用、違約金的支付、損失賠償?shù)姆秶坝嬎惴椒ǖ纫?guī)定發(fā)包方違約責任方面善于利用法律武器，做到有章有節(jié)、合理合

15、法、從合同的簽訂之初即注意時刻有效保障自身的合法權(quán)益、避免合同糾紛發(fā)生。9.3 在合同履行過程中如發(fā)生不可抗力事件，我方應(yīng)特別注意相應(yīng)證據(jù)保存，尤其是文字、實物、照片、錄像資料的保存，以抗辯對方違約主張，合理解決合同糾紛，確保公司合法權(quán)益。10. 合同爭議解決10.1 在選擇合同爭議解決的方式時，要根據(jù)合同的不同性質(zhì)、具體情況做出適當選擇，或和解、調(diào)解、或通過仲裁、或進行訴訟。在選擇仲裁或訴訟作為合同爭議解決方式時，應(yīng)特別注意對仲裁委員會和管轄法院的約定，在符合仲裁法、合同法等法律、法規(guī)規(guī)定的前提下，最大程度的爭取由與我方有緊密聯(lián)系、在地理位置或時間上的相關(guān)方面有利于（或可能有利于）我方的仲裁

16、委員會或法院管轄。10.2 合同爭議解決的相關(guān)情況，當事單位應(yīng)及時寫出書面材料向總公司合同主管部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，總公司在認為必要時也有權(quán)隨時了解、監(jiān)督檢查合同爭議解決情況。如至訴訟等。11. 合同檔案管理11.1 各類建筑裝飾工程承包合同（主要包括建筑裝飾工程施工合同、設(shè)計合同及技術(shù)服務(wù)合同）統(tǒng)一由總公司市場營銷部進行管理，該部設(shè)立合同檔案，收集、整理、歸檔合同資料。11.2 材料采購合同、勞務(wù)合同由生產(chǎn)技術(shù)部負責管理 ，非建設(shè)工程類合同由各相關(guān)單位負責，并按具體項目建立合同管理臺帳，報總公司財務(wù)審計部備案。11.3 中標通知書、合作協(xié)議書、合同補充協(xié)議、合同變更協(xié)議等均為合同文件必不可少的組成部分，應(yīng)及時整理、上報、評審、歸檔，市場營銷部負責歸檔管理。11.4 與合同有關(guān)的補充協(xié)議、會議紀要、來往信函、 、通知、簽證等書面材料也應(yīng)予充分重視，及時收集整理，進行歸檔管理。11.5 總公司合同保存數(shù)量規(guī)定：建設(shè)工程施工或設(shè)計合同：3份，原件2份，復(fù)印件1份。技術(shù)服務(wù)合同： 3份，正、副本各1份，復(fù)印件1份。材料采購合同： 3份，正、副本復(fù)印件各1份。勞務(wù)合同： 3份，正、副本復(fù)印件各1份。合同分類保管，由合同簽訂部門負責保管。原件一份存財務(wù)審計部。11.6各單位在合同履行完畢后應(yīng)抓緊時間進行竣工結(jié)算，已竣工結(jié)算的應(yīng)向生產(chǎn)技術(shù)部提交相應(yīng)的工程竣工資料一套。12. 處罰規(guī)定12.