工作郵件寫作方法

1、1百世品牌整合計劃工作郵件寫作方法2參與者（收件人）想清楚誰是參與人，需要發(fā)送給哪些人，抄送給哪些人想清楚誰是參與人，需要發(fā)送給哪些人，抄送給哪些人（1 1）跨部門的一定要抄送給對方主管跨部門的一定要抄送給對方主管，當(dāng)然，當(dāng)然還得抄送給自己的直屬主還得抄送給自己的直屬主管和部門的主管管和部門的主管。（2 2）發(fā)送會議記錄的時候，參會人員是收件人，應(yīng)該參會而沒有參會發(fā)送會議記錄的時候，參會人員是收件人，應(yīng)該參會而沒有參會的人是抄送人。的人是抄送人。（3 3）郵件審批人只能有一個，若需要多人審批（有職務(wù)的高低）按職）郵件審批人只能有一個，若需要多人審批（有職務(wù)的高低）按職務(wù)的高低由低到高的逐級審批

2、（審批完成的人員在下一層級審批時由務(wù)的高低由低到高的逐級審批（審批完成的人員在下一層級審批時由收件人轉(zhuǎn)為抄送人）。收件人轉(zhuǎn)為抄送人）。（4 4）不涉及郵件的人員千萬不要發(fā)送或抄送，以免信息泄露或產(chǎn)生垃）不涉及郵件的人員千萬不要發(fā)送或抄送，以免信息泄露或產(chǎn)生垃圾文件?；募?主題一個郵件只能有一個主題，要表述簡潔，具體到所針對的層面，以一個郵件只能有一個主題，要表述簡潔，具體到所針對的層面，以方便閱讀。切記不要出現(xiàn)無主題或主題口語化、表達不清的情況。方便閱讀。切記不要出現(xiàn)無主題或主題口語化、表達不清的情況。4附件（1 1）不要忘傳、錯傳）不要忘傳、錯傳（2 2）郵件正文中要寫明附件的主要內(nèi)容和

3、發(fā)送目的，即：）郵件正文中要寫明附件的主要內(nèi)容和發(fā)送目的，即：附件是什附件是什么，想讓對方做什么么，想讓對方做什么。（3 3）附件若有修改，注明修改的地方（在哪里注明？）附件若有修改，注明修改的地方（在哪里注明？）（4 4）附件是圖片的，）附件是圖片的，一定打包壓縮后再上傳，盡量減小其所占空間一定打包壓縮后再上傳，盡量減小其所占空間5正文（1 1）稱呼要正確：人名書寫正確；稱謂合理（如）稱呼要正確：人名書寫正確；稱謂合理（如內(nèi)部以職位或大家通內(nèi)部以職位或大家通用稱謂來稱呼用稱謂來稱呼，外部以，外部以先生女士先生女士相稱）；稱呼要包含所有收件人（相稱）；稱呼要包含所有收件人（多多人可用大家、各位

4、人可用大家、各位xx xx等來稱呼）等來稱呼）（2 2）表述需完整：再簡單的內(nèi)容也要完整表述，以免造成誤解，影）表述需完整：再簡單的內(nèi)容也要完整表述，以免造成誤解，影響執(zhí)行效率和效果。響執(zhí)行效率和效果。（3 3）條理要分明：）條理要分明：注意分段注意分段，一個要點占一個自然段，清晰直觀，一個要點占一個自然段，清晰直觀（4 4）意見有反饋：對于他人提出的意見，在正文中要予以反饋和解決，）意見有反饋：對于他人提出的意見，在正文中要予以反饋和解決，不能僅是表示感謝不能僅是表示感謝（5 5）結(jié)尾要總結(jié)，再次明確需求，如是）結(jié)尾要總結(jié)，再次明確需求，如是“請知悉請知悉”“”“請查收請查收”“”“請審請審

5、批批”即可，還是要求有所反饋，如需確認或反饋，一定要在結(jié)尾明確即可，還是要求有所反饋，如需確認或反饋，一定要在結(jié)尾明確“需要確認需要確認”或或反饋的具體期限和要求反饋的具體期限和要求等等（6 6）代表公司與外界通郵則官方正式，公司內(nèi)部工作朋友間互通則親）代表公司與外界通郵則官方正式，公司內(nèi)部工作朋友間互通則親切簡明，切簡明，團隊建設(shè)時則可感性化團隊建設(shè)時則可感性化一些。一些。6正文（7 7）一封信盡可能只針對一個主題，）一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情不在一封信內(nèi)談及多件事情（方便（方便雙方日后整理）。如果你確實需要將內(nèi)容都放進一封郵件，請考慮用雙方日后整理）。如果你確實需

6、要將內(nèi)容都放進一封郵件，請考慮用數(shù)字數(shù)字標(biāo)注標(biāo)注你的要點，并且分行，分段落。（讓你的觀點更加明顯，并且讓收件你的要點，并且分行，分段落。（讓你的觀點更加明顯，并且讓收件人更加愿意人更加愿意逐條回答問題逐條回答問題）；）；（8 8）不同內(nèi)容部分用下劃線等分開，做到模塊清晰；）不同內(nèi)容部分用下劃線等分開，做到模塊清晰；（9 9）如果郵件很長，特別注意在一開頭以獨立段的形式寫）如果郵件很長，特別注意在一開頭以獨立段的形式寫摘要摘要；（10 10）加粗、加下劃線、添加文字背景顏色等方法關(guān)鍵標(biāo)題或者關(guān)鍵詞句，）加粗、加下劃線、添加文字背景顏色等方法關(guān)鍵標(biāo)題或者關(guān)鍵詞句，讓人可以快速掃描結(jié)構(gòu)；讓人可以快速掃描結(jié)構(gòu)；（11 11）多用）多用圖形或表格替代文字圖形或表格替代文字7簽名應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)格式，信息簡潔完整，樹立職業(yè)化形象應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)格式，信息簡潔完整，樹立職業(yè)化形象內(nèi)容郵件中的所有內(nèi)容要保證：沒有錯字，且標(biāo)點符號應(yīng)用得體郵件中的所有內(nèi)容要保證：沒有錯字，且標(biāo)點符號應(yīng)用得體緊急事件緊急事件一定要直接用電話，不能使用郵件，避免延誤的風(fēng)險緊急事件一定要直接用電話，不能使用郵件，避免延誤的風(fēng)險轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)時應(yīng)對原郵件的信息進行處理，寫明自己的意圖，方便對方接轉(zhuǎn)發(fā)時應(yīng)對原郵件的信息進行處理，寫明自己的意圖，方便