電子郵件的規(guī)范使用

1、IMC 工作效能提升計劃 電子郵件的規(guī)范使用2016年9月IMC目 錄一二三四IMC一、電子郵件的重要性一、電子郵件的重要性（一）電子郵件是一種正式、便捷的職場溝通方式職場溝通方式；（二）電子郵件是最好的工作記錄工作記錄；（三）電子郵件是最好的證據(jù)證據(jù)；（四）電子郵件是展示企業(yè)形象的窗口企業(yè)形象的窗口。 電子郵件伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的誕生就一直存在，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，其重要性也絲毫未減。但實際使用中還存在很多不規(guī)范現(xiàn)象，正因為電子郵件的普遍、重要且基礎(chǔ)，那么通過此次專題培訓(xùn)，希望對公司員工規(guī)范郵件書寫，提升職業(yè)素養(yǎng)、提升品牌形象起到較好的效果。為什么為什么電子電子郵件很重要？郵件很重要？IMC一、電

2、子郵件的重要性一、電子郵件的重要性1、正式工作報告2、工作相關(guān)各方需要留下書面資料的往來信息3、公告、通知4、知識推薦和信息傳遞5、沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容6、復(fù)雜事項，難以簡單說明的事項 什么情況下，需要發(fā)郵件？IMC一二三四IMC二、電子郵件的書寫格式二、電子郵件的書寫格式電子郵件格式與書信格式相同內(nèi)容構(gòu)成如下：問候語寫在稱呼的下一行空兩格，它可以獨立段正文一般分為連接語、主體文、總括語三個部分每個部分開頭都應(yīng)另起一行，空兩格落筆祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致”、“?！钡瓤梢跃o接著正文寫，也可獨占一行，空兩格寫寫完郵件之后，在郵件的右下角寫上發(fā)件人的姓名發(fā)件日期可寫在署名的

3、后邊，也可以另起一行因電子郵件的即時性，可省略問問候候正正文文祝祝頌頌語語日日期期稱稱呼呼署署名名稱呼頂格寫在第一行加上冒號，表示下面有話要說IMC常見書寫格式問題列舉1.附件名稱不規(guī)范、不明晰；2.稱呼標點符號使用錯誤，應(yīng)為逗號；3.正文首行未空兩格；4.郵件無簽名。IMC常見書寫格式問題列舉1.主題不清晰；2.無稱呼、落款，正文未注明附件?？傮w是一封超級無禮的電子郵件。正文提及有附件，但郵件漏發(fā)附件IMC標準格式例舉郵件雖短 禮儀俱全！IMC一二三四IMC三、電子郵件撰寫規(guī)則三、電子郵件撰寫規(guī)則這些主題恰當嗎？1、無主題空白郵件標題是失禮的2、陜西MIC*關(guān)于您*年*月*日提出的*問題的回

4、復(fù)標題要簡明扼要，不宜冗長3、車先生收標題要體現(xiàn)郵件內(nèi)容和重要性，含糊不清是不可取的4、關(guān)于*和*等相關(guān)問題的回復(fù)一封郵件盡可能針對一個主題，便于整理5、RE應(yīng)根據(jù)需要擬定回復(fù)郵件的標題，簡單的“RE” 有欠妥當 主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。（一）主題要明確（一）主題要明確IMC三、電子郵件撰寫規(guī)則三、電子郵件撰寫規(guī)則（二）稱呼問候要得當（二）稱呼問候要得當（1）恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏好尺度 （2）Email開頭結(jié)尾最好要有問候語IMC三、電子郵件撰寫規(guī)則三、電子郵件撰寫規(guī)則（三）正文完整簡潔（三）正文完整

5、簡潔IMC三、電子郵件撰寫規(guī)則三、電子郵件撰寫規(guī)則（三）正文完整簡潔（三）正文完整簡潔（1）Email正文要簡明扼要，行文通順；（2）注意Email的論述語氣；史上最牛女秘書“郵件門”.docx（3）Email的正文應(yīng)多用1234之類的列表，將事情說明清楚；（4）郵件正文不可缺少的三個部分：l 需要對方提供哪些信息；l 希望對方采取哪些行動措施；l需要對方什么時候給予回復(fù)。（5）盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查；（6）合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。IMC三、電子郵件撰寫規(guī)則三、電子郵件撰寫規(guī)則（四）（四）附件處理要科學附件處理要科學（1）若郵件帶有附件，應(yīng)在正文內(nèi)提示收件人查

6、看附件；（2）附件文件應(yīng)按有意義的名字命名；（3）正文應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時，附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件；（4）如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用；（5）如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送，或用QQ郵箱發(fā)送超大附件。IMC（五）結(jié)尾署名不能忘（五）結(jié)尾署名不能忘三、電子郵件撰寫規(guī)則三、電子郵件撰寫規(guī)則（1）簽名信息不宜過多；（2）不要只用一個簽名檔；（4）簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。公司簽名格式如何設(shè)置公司簽名格式如何設(shè)置: 郵

7、件簽名檔設(shè)置郵件簽名檔設(shè)置.docxIMC一二三四IMC四、電子郵件使用注意事項1.1.回復(fù)的技巧回復(fù)的技巧IMC四、電子郵件使用注意事項 將CC人數(shù)降至最低，確認收信對象是否需要收到這封信，以免造成不必要的困擾和“垃圾”。2.2.正確使用主送、抄送與密送正確使用主送、抄送與密送IMC四、電子郵件使用注意事項四、電子郵件使用注意事項3.TO3.TO，CCCC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則 比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象。4.4.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息 l通常情況，當郵件內(nèi)容未到達應(yīng)收者或者郵件內(nèi)容值得共享時，可以使用轉(zhuǎn)發(fā)；l如果FW:過多，請刪除重復(fù)的，避免郵件標題過長；l 在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收。IMC四、電子郵件使用注意事項四、電子郵件使用注意事項5.5.切記收信對象是一個切記收信對象是一個“人人”，而不是一臺機器，而不是一臺機器 態(tài)度友好，措辭得當。避免情緒激動的時候回郵件，如果對方的內(nèi)容中帶有情緒，最好面對面回應(yīng)或電話溝通。IMC不要在Email里談?wù)摳ぷ鳠o關(guān)的事不要轉(zhuǎn)發(fā)有不良影響的Email保留好發(fā)送Email的證據(jù)Email