SAP 筆記 ——SAP系統(tǒng)中信用控制功能詳解

1、SAP人才優(yōu)選計劃 SAP 筆記 SAP系統(tǒng)中信用控制功能詳解1 引言現(xiàn)金銷售和預收款銷售一般指發(fā)生在壟斷性行業(yè)，多數(shù)企業(yè)不得不面對產(chǎn)品賒銷的兩難選擇，賒銷是把雙刃劍，如果不賒銷，不能迅速擴大銷量，從而影響企業(yè)的成長速度；如果賒銷，則生意雖然做大，特別國內(nèi)信用制度還未完善情況下，大筆壞帳也跑出來了，嚴重降低資金周轉(zhuǎn)率和利潤率，甚至導致企業(yè)資金鏈的破裂，企業(yè)的危機也就跟著出現(xiàn)。處理這個問題的關鍵就在于如何處理應收賬款管理、進行信用管理和風險控制防范，在爭取盡可能擴大銷量和應收賬款回收之間進行平衡，銷售部門的工作是接單，而財務部門應收賬款的目標是收款，中間環(huán)節(jié)是啟用信用控制。有的企業(yè)可能是由銷售業(yè)

2、務部門進行信用額度控制，如果需要，可以單獨設置信用風險管理部門，獨立于財務部門及銷售部門，指導整個集團或公司的信用政策和管理信用。為了加強應收賬款管理，除信用管理外，SAP系統(tǒng)還可以利用其他的方式來做付款擔保，如信用證明和支付卡等來減少應收賬款的風險，而這部分擔保應收額也直接影響客戶信用額度。2 信用控制邏輯同全面預算體系類似，信用控制體系也分事前規(guī)劃設計、事中執(zhí)行控制、事后檢查評估三個階段，下面詳細介紹一下信用控制的配置和應用。舉個例子：可以對客戶進行信用額度檢查，超過信用額度的即凍結(jié)不允許發(fā)貨。相對于應付款的自動付款來講，信用控制是應收款的關鍵設置。2.1 定義信貸控制范圍信用控制區(qū)域為準

3、予和監(jiān)控客戶的信用額度的組織實體，客戶信用限額的指定和控制都在這個組織范圍里進行。通過定義信貸控制范圍，可以把信用控制分配到一個或多個公司代碼下，一個客戶端或一個公司代碼使用一個信用額度，一個信用控制區(qū)域只能一種貨幣保存信用數(shù)據(jù)。在ERP集中實施的零售企業(yè)，比如一個省級銷售公司下包含若干個市級銷售分公司，假設只使用了一個省級公司公司代碼，市級分公司被作為利潤中心或業(yè)務范圍，銷售方式分為零售、直銷或批發(fā)等，那么可以根據(jù)不同的業(yè)務范圍/利潤中心、不同分銷方式或不同的產(chǎn)品類別在同一公司代碼下設置多個信用控制范圍，當然也可集中設置一個信用控制范圍。集中的信用控制提供了更加統(tǒng)一的、穩(wěn)健的銷售風險管理，很

4、顯然，可以防止某客戶在A市欠錢未還后跑到B市分公司繼續(xù)賒購。分散的信用管理可以發(fā)揮地市公司熟悉對當時當?shù)劁N售環(huán)境這一優(yōu)勢，爭取更多良好信用的客戶，擴大市場份額，各有利弊，需要權衡擴大銷售規(guī)模和風險控制。圖1.定義信貸控制范圍下面分解步驟對屏幕中的字段功能進行解釋（見圖1）。2.1.1定義信用控制區(qū)域的貨幣：信用控制數(shù)據(jù)來自SD和FI模塊，數(shù)據(jù)一般涉及以下表，以信用控制區(qū)域的貨幣統(tǒng)計：KNKA：客戶主數(shù)據(jù)信貸管理：中心數(shù)據(jù)KNKK：客戶主數(shù)據(jù)信貸管理：控制范圍數(shù)據(jù)KNKA：中心數(shù)據(jù)，中心數(shù)據(jù)為一個集團總的信用控制額度，尤其對于一個ERP集中應用的跨國集團，比如可以定義客戶總的信用額度為USD金額

5、，就保留在KNKA表格中?？偟男庞妙~度被分配到各信用控制區(qū)域，很好理解，同一客戶可能和集團中國區(qū)、日本或歐洲區(qū)的公司發(fā)生業(yè)務，假設該客戶被設置對應三個分別使用貨幣類型為CNY、JPY或USD的信用控制區(qū)域，則KNKK保留的是該客戶在三個信用控制區(qū)域的信用數(shù)據(jù)。當然，集團內(nèi)中國區(qū)、日本或歐洲區(qū)的公司使用了不同本位貨幣會計核算雖然分開，但對于客戶的信用也可以統(tǒng)一管理的，只要將這些不同本位幣的公司代碼納入同一信用控制范圍，信用控制范圍貨幣可以考慮使用總部集團的貨幣，各公司代碼的信用發(fā)生額自動根據(jù)系統(tǒng)設定匯率轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的信用控制范圍貨幣?？傊?，信用統(tǒng)一或分散管理視集團實際需求，非常靈活?？梢葬槍χ袊鴧^(qū)

6、、日本或歐洲區(qū)設置三個CO控制范圍， 每個控制范圍使用各自的貨幣，在整個集團盈利分析時，將三個控制范圍再集中分配到一個經(jīng)營范圍，也可整個集團的中國區(qū)、日本或歐洲區(qū)所有公司代碼都分配給同一控制范圍，各有利弊，此處不再細述。S066：未清訂單：信貸管理S067：未清交貨/發(fā)票憑證（KM）2.1.2 SD更新組：圖2.更新類型000012：包含了從銷售訂單à交貨à開票à收款全部銷售環(huán)節(jié)都更新信用數(shù)據(jù)。銷售訂單值：從未清交貨計劃行來增加未清訂單值（未清銷售訂單）；SD交貨單：從交貨計劃行減少未清訂單，而增加未清交貨值（交貨單未開發(fā)票）；SD發(fā)票單據(jù)：減少未清訂單值，增加未

7、清發(fā)票值（開發(fā)票未產(chǎn)生會計憑證）；財務會計憑證：減少未清單據(jù)值，增加未清項目（應收賬款）。000015：銷售訂單不更新信用數(shù)據(jù)。SD交貨單：而增加未清交貨值（交貨單未開發(fā)票），增加未清發(fā)票值；財務會計憑證：減少未清發(fā)票值，增加未清項目（應收賬款）。000018：交貨不作信用控制。銷售訂單值：增加未清交貨值；出具發(fā)票單據(jù)：減少未清交貨單值，增加未清發(fā)票值（開發(fā)票未產(chǎn)生會計憑證）；財務會計憑證：減少未清發(fā)票值，增加未清項目（應收賬款）。更新組是決定如何更新客戶信用額度（見圖2），00012表示未清銷售單（表S066）、交貨單（表S067）、SD開票（表S067）和相關客戶財務憑證（表KNKK）都將

8、更新信用數(shù)據(jù)，也就是說包含了從銷售訂單à交貨à開票à收款全部銷售環(huán)節(jié)都更新信用數(shù)據(jù)，如果選擇00015，則銷售訂單將不更新信用數(shù)據(jù)，現(xiàn)在需要強調(diào)兩點：1）SD開票并不等于產(chǎn)生應收，因為有的企業(yè)可能凍結(jié)發(fā)票需要審批后才產(chǎn)生應收財務憑證，此時有發(fā)票憑證無會計憑證，所以更新組將開票和財務憑證作為兩類。2）銷售訂單不更新信用額并不代表開銷售訂單時就不能進行信用檢查。信用更新出現(xiàn)問題，可以考慮（T-code：SE38）運行rvkred77程序更新信貸值。SAP系統(tǒng)中可以選擇在建立銷售訂單和交貨兩個環(huán)節(jié)進行信用檢查。開票只存在凍結(jié)，不再存在信用檢查。國內(nèi)的業(yè)務，通常都是選擇0

9、00012作為更新類型。2.1.3自動創(chuàng)建新客戶配置數(shù)據(jù)：此處配置表示在創(chuàng)建新客戶系統(tǒng)可以自動建立信用數(shù)據(jù)，這里的數(shù)據(jù)可作為缺省值默認帶到客戶信用數(shù)據(jù)中。2.1.4客戶的風險類別：將客戶風險類別分成3類，通過對客戶的風險類別確定信用等級和信用額度，比如高風險客戶會惡意拖欠，只能允許現(xiàn)金銷售，不再允許賒銷業(yè)務（見圖3）。通常，何評估客戶風險是有一套嚴格的程序和方法，作為客戶信用評估的基礎依據(jù)，特別是在客戶履約風險評價方面。比如傳統(tǒng)的“5C”要素： 品質(zhì)（character）、能力（capacity）、資本（capital）、擔保品（collateral）和環(huán)境（condition），都是評價的基

10、礎。風險類別我們可以定義高、中、低三個類別，如A、B、C。詳見后續(xù)配置點。2.1.5代表組：將客戶風險類別分成3類，通過對客戶的風險類別確定信用等級和信用額度，比如高風險客戶會惡意拖欠，只能允許現(xiàn)金銷售，不再允許賒銷業(yè)務（見圖3）。2.1.6所有公司代碼：進行評估時，當顯示信用控制區(qū)域的余額、未清項目或催款數(shù)據(jù)時，也將默認選擇并顯示該信用控制區(qū)域每個公司代碼相關的數(shù)據(jù)。2.2定義風險類別并分配給信貸控制范圍圖3.定義風險類別并分配給信貸控制范圍中國石油ERP建設，將客戶信用風險類別分為A、B、C三類：A類客戶是中石油、中石化、中海油內(nèi)部客戶，不進行信用控制，日常發(fā)貨按簽訂的合同執(zhí)行；B類客戶是

11、各油田多種經(jīng)營單位，屬于高風險客戶，設信用額度，信用額度按客戶情況進行評定，嚴格執(zhí)行設定的信用額度；C類客戶是油田外部公司、私營企業(yè)、信用不良的客戶，信用額度為零，不進行賒銷業(yè)務，僅采取現(xiàn)金交易方式。2.3分配信貸控制范圍給公司代碼在SAP系統(tǒng)中，可以讓所有公司代碼都用一個控制范圍，也可以讓每個公司代碼有獨立的控制范圍。圖4.分配信貸控制范圍給公司代碼信用控制管理分別涉及銷售部門和財務部門，對應FI和SD兩個模塊，所以在分配時需要將信用控制區(qū)域分別分配給公司代碼和銷售范圍（見圖4）。2.3.1分配信用控制區(qū)域給公司代碼（表V_001_X）：此步有一個“覆蓋CC范圍”的選項，表示在過賬時此步缺省

12、的分配給公司代碼的信用控制范圍可以在其它信用控制范圍使用，有時當一個公司代碼的客戶需要將信用數(shù)據(jù)過賬到其它信用控制區(qū)域，這個選擇就非常有必要。實際上，一個公司代碼只能分配給一個信用控制區(qū)域（默認的），通過此步，實際上使一個公司代碼可對應多個信用控制區(qū)域了。2.3.2分配信用控制區(qū)域給銷售范圍（表V_TVTA_KKB）：在SD模塊的信用配置部分，信用管理可以控制得更細，比如某客戶雖然已經(jīng)超出信用，但是如果是現(xiàn)金銷售還是可以的，因此可以將現(xiàn)金類銷售訂單類型排除在信用控制范圍之外（T-code：OVAK）；也可將SD借貸項憑證等排除，因這類業(yè)務實際上不涉及產(chǎn)品交貨；另外，免費訂單不需要進行信用控制。

13、如果公司下使用了多個信用控制范圍，則客戶主數(shù)據(jù)中的信用控制范圍優(yōu)先級要大于銷售范圍默認的信用控制范圍。2.4分配允許的信用控制范圍給公司代碼已經(jīng)分配給公司代碼M040的信用控制區(qū)域為M040，如果選擇了允許覆蓋選項，還應該將其它允許的信用控制區(qū)域分配給公司代碼，如M041也分配給公司代碼M040，則在公司代碼M040為客戶記賬時允許修改默認的信用控制區(qū)域M040為M041，按“其它數(shù)據(jù)”按鈕切換信用控制區(qū)域。這個和客戶/供應商主數(shù)據(jù)中只允許一個統(tǒng)馭科目，卻允許手工輸入其他統(tǒng)馭科目（或采用特殊總賬標志）道理一樣，一個公司代碼只能有一個默認的信用控制范圍，但允許手工輸入其它信用控制范圍。2.5定義

14、客戶信貸管理組客戶信貸管理組和下面將介紹的貸方代表組（Credit Group）不同，只是一個放置在信用數(shù)據(jù)中的分類以利于分析，一般不做定制?？蛻粜庞霉芾頃r可見。這里不做重點解釋。2.6定義貸方代表組圖5.定義貸方代表組并分配給信貸控制范圍可以為每個信貸控制范圍定義貸方代表組（見圖5），一個貸方代表組負責一組客戶的信用，可將信貸代表人分配到貸方代表組。貸方代表組和客戶信貸管理組可維護到客戶信用管理數(shù)據(jù)中，可復制到銷售訂單中作為評估和釋放的選擇標準，作為銷售訂單的審批（T-code：VKM1），以貸方代表組和客戶信貸管理組作為釋放條件。2.7定義信貸代理人比如，一個客戶可設置送達方、售達方和開票

15、方三個業(yè)務合作伙伴?，F(xiàn)在，企業(yè)設置有專門的信用管理部門，你也可以使用伙伴功能（T-code：VOPA/VOPAN）將信用代表或信用經(jīng)理作為一個伙伴寫入客戶主數(shù)據(jù)，這個信貸代表人將負責改客戶的信用和催款?？啥x銷售員和信用負責經(jīng)理作為客戶伙伴，在工作流中，定義超過信用即發(fā)送郵件或其他方式通知信貸代表人。2.8定義信貸組圖6.定義信貸組定義信貸組，可根據(jù)不同業(yè)務交易定義信貸組，比如定義訂單、交貨和發(fā)貨三個信貸組，實現(xiàn)在訂單、交貨和發(fā)貨的自動信用控制（見圖6）。SAP系統(tǒng)提供了簡單信用檢查和詳細的信用控制即自動信用控制兩種方式，對這兩種方式在2.10和2.11的內(nèi)容中會有介紹，自動信用控制將用到信貸

16、組。2.9定義不帶信貸管理更新的統(tǒng)馭科目SAP的會計科目是扁平化的，客戶主數(shù)據(jù)只有一個統(tǒng)馭科目如應收賬款，如果該客戶還對應其它應收款，預收款或應收票據(jù)等統(tǒng)馭科目，則可采用以下兩種方法：1）特殊總賬標志（T-code：OBXR/OBYR/OBXT）；2）允許記賬時手工輸入統(tǒng)馭科目以替換默認的從主數(shù)據(jù)中帶出的統(tǒng)馭科目，類似允許輸入其他信用控制區(qū)域的操作。圖7.定義不帶信貸管理更新的統(tǒng)馭科目圖8.定義特殊總賬記賬的信貸管理更新企業(yè)一般不大喜歡收取潛在風險的商業(yè)承兌匯票，則可以將它排除在信用管理之外（見圖7）。設置應收商業(yè)承兌匯票不在信用管理范圍（見圖8），此時如果采用手工輸入該科目的記賬，該筆金額不

17、會沖信用去增加客戶的剩余可用信用額。也可設置應客戶違反銷售合同而獲得的其他應收-罰款賠款不占信用。如果是采用特殊總賬標志的方式實現(xiàn)應收商業(yè)承兌匯票，直接（T-code：OBXR）設置該特殊總賬標志的特性中“與信貸限額相關”不被選中，即使（見圖7）不設置“無信用管理更新”也將起作用不更新信用。但如果（T-code：OBXR）設置了應收商業(yè)承兌匯票“與信貸限額相關”，而設置了“無信用管理更新”（見圖7），則還是無關。如果是預收賬款特殊總賬標志，則需要選上“與信貸限額相關”。最后，如果以前設置了應收商業(yè)承兌匯票是在信用管理之內(nèi)，現(xiàn)在需要修改為不納入信用管理，則在增加配置后（T-code：SE38）運

18、行RFDKLI20重建信用數(shù)據(jù)（T-code：F.28）。2.10分配交貨檢查給憑證類型將交貨檢查分配給特定的憑證類型。圖9.決定信用檢查的時點決定信用如何進行控制檢查，信用檢查發(fā)生在建立銷售訂單或交貨時（見圖9）。圖10.定義銷售信用檢查方式對于銷售訂單的信用檢查，可選擇兩種方式：簡單的信用檢查、自動信用控制。簡單的信用檢查只能在信用檢查時出現(xiàn)警告、錯誤或交貨凍結(jié)的信貸核查類型A、B、C（見圖10）。信貸核查類型D表示使用自動信用控制，此時需要選擇對應的信貸組（定義信貸組詳見內(nèi)容2.8）。圖11.定義交貨信用檢查方式由于SD外向交貨分兩步驟，對于交貨，可分開選擇是在建立外向交貨單（T-cod

19、e：VL01N）還是發(fā)貨（T-code：VL02N）時進行信用檢查（見圖11）。2.11定義自動控制前面定義的風險類別在這里將用到，自動信用控制將針對同一信用控制范圍的不同的客戶風險類別和信貸組執(zhí)行不同的信用控制政策。圖12.定義自動信貸控制總覽CG：02 交貨信貸組（見圖12）圖13.定義自動控制1）對銷售訂單行項目進行信用檢查；2）響應狀態(tài)：無消息。A，警告。B，錯誤消息。C，超出信用額度的警告+數(shù)值。D，超出信用額度的錯誤消息+數(shù)值。只用C、D就可以。3）是否進行信用凍結(jié)：信用凍結(jié)后除非審批（T-code：VKM1）否則不占信用。4）更新：000012，包含了從銷售訂單à交貨&

20、#224;開票à收款全部銷售環(huán)節(jié)都更新信用數(shù)據(jù)。5）自動信用控制（見圖13）：靜態(tài)與動態(tài)：靜態(tài)即不考慮日期，只考慮訂單；動態(tài)則既考慮訂單又考慮展望期，比如2009.05.15有一張訂單，那么動態(tài)的控制就會在2009.05.15+2個月（60天）。a.靜態(tài)信用檢查系統(tǒng)將不考慮時間因素，只要有任何銷售訂單進來，立即扣減信用額度，盡管有的銷售訂單是6個月才預計會交貨。b.動態(tài)信用控制動態(tài)信用控制時，可以設置一個展望期，交貨日期在這個展望期之后的，暫時不計算信用額度，默認是M（月份），可以根據(jù)需要（T-code：OMO1）更改為T（天）。只能選擇靜態(tài)或動態(tài)檢查中的一個，但也可同時結(jié)合使用接下

21、來其它的信用檢查方式。c.最大單據(jù)值比如高風險客戶最多只能給它9999999元一單，對一些抱有僥幸心理賒購大單后就想跑單的高風險客戶進行控制。d.關鍵字段客戶信用相關的關鍵字段發(fā)生變更時，可進行信用凍結(jié)，比如支付條款、附加起息日、價值等。支付條款決定什么時候應收到期，信用控制就是需要確保客戶都能在應收到期時完成賬款應收。e.下一個信用校驗日期指出系統(tǒng)是否在下個信用評估日期的基礎上執(zhí)行信用檢查，舉例客戶信用數(shù)據(jù)截圖（見圖14），表示上次信用復查的時間和下次開始檢查信用的時間，如果信用檢查期到了未做動作，可以決定是否信用先凍結(jié)。圖14.顯示客戶信貸管理數(shù)據(jù)f.未清項目檢查可設置截止某天（如100天

22、內(nèi)）所有的到期未清項占客戶的百分比超過某百分比（如50%）時，即進行信用凍結(jié)。g.最早的未清項目可以設置客戶最早的未清項已經(jīng)超期多少天（如100天）即信用凍結(jié)。h.最高拖欠級別整個信用管理體系中，催款已經(jīng)是事后環(huán)節(jié)。可以設置多級催款，直到最高級別的要求法律訴訟，在此可以設置只要有最早一級的催款，就信用凍結(jié)。i.用戶自定義信用檢查邏輯SAP系統(tǒng)，預留了三個出口可以由用戶自定義信用控制邏輯。3 未來方向SAP雖然可以對信貸管控，但絕對不是萬能的，不是神丹妙藥，它還必須與企業(yè)自身的應用結(jié)合起來，優(yōu)化實際業(yè)務流程。在我們以往的管理咨詢經(jīng)驗中，企業(yè)在實行信用管理的過程中，要避免少走彎路、錯路，應當從系統(tǒng)

23、化、流程化、一體化和專業(yè)化等四個方面進行優(yōu)化。3.1信用管理的系統(tǒng)化在具體工作中，信用業(yè)務涉及銷售、財務、物流、售后等多個部門和崗位，而各個部門管理目標和職責不同，會有很多難以協(xié)調(diào)的矛盾。頭痛醫(yī)頭的辦法往往無濟于事，甚至事與愿違。因此，必須從系統(tǒng)化的角度，科學地構(gòu)建本企業(yè)的內(nèi)部信用管理體系。3.1.1設立專職信用管理職能以往，許多企業(yè)的信用管理工作是分散在一些傳統(tǒng)的職能部門完成的。例如，分別由銷售部門和財務部門承擔客戶的信用風險評估和管理、應收賬款管理等職責。這往往造成企業(yè)在這些工作上的重大失誤或低效率。現(xiàn)代企業(yè)管理實踐表明，信用管理應作為一項重要的企業(yè)管理職能，獨立地、專業(yè)化地發(fā)揮作用。企業(yè)

24、應當建立一個在總經(jīng)理或董事會直接領導下的獨立的信用管理部門（或設置信用監(jiān)理），從而有效地協(xié)調(diào)企業(yè)的銷售目標和財務目標，同時在企業(yè)內(nèi)部形成一個科學的風險制約機制，防止任何部門或各層管理人員盲目決策所可能產(chǎn)生的信用風險。3.1.2分清信用管理職責在企業(yè)經(jīng)營管理體系中，信用業(yè)務的運行成敗首先取決于信用管理機制，即信用的授權關系及管理方式。企業(yè)信用管理的本質(zhì)在于如何權衡銷售收益與財務風險損失。其中，企業(yè)內(nèi)部各部門在信用業(yè)務管理上的權責分配是一個值得關注的問題。因此，應當將信用管理的各項職責在各業(yè)務部門之間重新進行合理的分工，信用部門、銷售部門、財務部門、采購部門等各業(yè)務部門各自承擔不同的信用管理工作，

25、必須按照不同的管理目標和特點進行科學的設計。3.1.3建立基本的信用管理制度企業(yè)的信用管理工作應當在一套科學、嚴格的制度下進行，應當避免出現(xiàn)“權力大于制度”的情況。在進行與信用相關的業(yè)務決策時，各級管理人員的權力和責任應當在制度的約束下合理運用和控制。事實證明，在企業(yè)的信用風險控制和應收賬款管理中，僅靠SAP技術手段并不能彌補企業(yè)管理權限不合理所造成的管理缺陷。總之，企業(yè)在開展信用管理之初，首先應當將本企業(yè)信用管理的基本原則、信用業(yè)務授權關系、部門崗位職責與考核等進行系統(tǒng)、科學的設計并以完整的信用管理制度的形式加以確定、實施。3.2 信用管理的流程化企業(yè)的信用風險主要發(fā)生在銷售與回款業(yè)務流程中。從客戶開發(fā)和訂單受理開始，直到最終收回貨款，涉及許多需要進行信用管理的環(huán)節(jié)。不僅對客戶的信用管理需要采取流程化的方法進行管理，訂單管理和應收賬款管理也都需要用流程化的方式進行管理。在全程信用管理規(guī)范中，我們對這些工作主要采取事前、事中和事后三個階段進行規(guī)范化管理，取得了很好的效果。事前規(guī)劃設計在開展信用業(yè)務之前，通過專業(yè)的信用分析，使客戶風險能夠預測和防范；事中執(zhí)行控制在擴大信用銷售的同時，通過科學合理的授信審批程序，使風險能夠得到有效控制；事后檢查評估在應收賬款管理中，通過賬齡管理、融資變現(xiàn)和催收等多種手段，加快資金周轉(zhuǎn)，降低呆壞賬風險。3.3 信用管理的一體化企業(yè)的信用管理是一