房地產(chǎn)公司合同管理規(guī)定

1、合同管理規(guī)定 Q/POLY TZ2001-2013第一章 總則第一條 為全面規(guī)范公司合同管理工作，提高合同擬定和簽署效率，降低合同管理失誤產(chǎn)生的損失，防范合同管理工作中的風險，充分保障公司合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定適用于保利房地產(chǎn)（集團）股份有限公司（以下稱“保利地產(chǎn)”）本級、各級子公司以及納入保利地產(chǎn)經(jīng)營管理體系內(nèi)的其他主體（以下簡稱“公司”）對外與其他自然人、法人、及其他組織簽訂的合同；保利地產(chǎn)本級與各級子公司、保利地產(chǎn)體系內(nèi)各級子公司之間簽訂的合同也遵照本辦法。第三條 本規(guī)定所稱的“合同”是指公司與自然人、法人、及其他組織平等主體之間設立、變更、終止各項經(jīng)濟行為的協(xié)議，具體

2、形式包括但不限于協(xié)議、合約、契約、訂單、確認書，以及與合同簽訂、履行、變更、解除和糾紛處理相關(guān)的法律性文件。第四條 以公司作為主體發(fā)生的經(jīng)濟行為，除費用類支出，其他的均需簽訂合同。費用類支出可根據(jù)不同的費用類型，結(jié)合各子公司實際運營情況在子公司合同管理制度中設定一個額度，超過額度的費用需要簽訂合同，在規(guī)定額度以下的可不用簽訂合同。第五條 合同需在經(jīng)濟事項發(fā)生前簽署，禁止出現(xiàn)未簽署合同即先行發(fā)生經(jīng)濟事項。第六條 合同一經(jīng)簽訂，任何人不得擅自變更或解除。第二章 管理職責與分工第七條 投資管理中心是統(tǒng)一組織、實施公司合同管理工作的機構(gòu)。投資管理中心主要負責本級合同的全過程管理、各級子公司合同管理工作

3、的監(jiān)督，并根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展修訂合同管理各環(huán)節(jié)流程與工作標準。第八條 各級子公司投資管理部門是負責組織、實施本公司合同管理的機構(gòu)，部門內(nèi)可配備專業(yè)法律人員。投資管理部門負責本公司合同的全過程管理，參照本規(guī)定細化本公司合同管理各環(huán)節(jié)流程與工作標準。第九條 業(yè)務部門應負責本專業(yè)范圍內(nèi)的合同前期調(diào)研、談判組織及起草工作。合同的審批、反饋和修訂跟進也由經(jīng)辦部門指派專人負責。第十條 合同內(nèi)容涉及到相關(guān)專業(yè)的，對應業(yè)務部門應參與合同審批，并提出具體的書面審批意見。第十一條 合同整理、存檔、借閱應由指定的具體部門（如辦公室、資料室等）實行統(tǒng)一管理。第三章 合同的分類第十二條 合同根據(jù)其管理方式的不同，可分為標

4、準合同、制式合同與常規(guī)合同。第十三條 標準合同是指由投資管理中心統(tǒng)一修訂、管理的公司標準格式合同文本，分為固化類合同與示范類合同。第十四條 常規(guī)合同是指標準合同、制式合同以外的其他合同，其管理按照本規(guī)定第四章至第八章執(zhí)行。第四章 合同的訂立第十五條 合同訂立工作主要分合同發(fā)起、合同審批、合同簽署三個階段。第十六條 合同發(fā)起主要由經(jīng)辦部門負責，合同簽訂前應完成前期調(diào)查、談判組織、合同起草。1、 適用于公司招投標管理規(guī)定的業(yè)務，應遵照招投標管理規(guī)定及流程組織招標或詢價工作后，直接進行合同起草。2、 除以上規(guī)定的情況外，經(jīng)辦部門應對合同其他當事人的主體資格、資信狀況、履行能力等情況進行調(diào)查，確保合同

5、其他當事人具備履約能力，降低公司合同執(zhí)行風險。3、 經(jīng)辦部門應組織相關(guān)專業(yè)人員參與合同談判。談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應當予以書面記錄并妥善保存。4、 經(jīng)辦部門應負責合同起草。合同的擬定稿應明確雙方權(quán)利義務與違約責任，條款內(nèi)容完整，表述嚴謹準確，相關(guān)手續(xù)齊備，避免出現(xiàn)重大疏漏。第十七條 公司合同審批實行會簽制度。經(jīng)辦部門應指定專人跟進。1、 發(fā)起正式合同前，需要進行合同的預呈批，向相關(guān)主管領(lǐng)導書面匯報前期調(diào)查、談判情況或招標、詢價的結(jié)果，并就簽訂合同事宜取得主管領(lǐng)導的批復。預呈批由前期調(diào)研部門或招標責任部門經(jīng)辦，以呈批件或傳閱單會簽的形式進行。2、 合同審批須按合同呈批件格

6、式提交相關(guān)專業(yè)部門、投資管理部門逐級審批，公司管理層根據(jù)各級審批意見對合同進行最終審定。3、 各級審批意見應明確、具體。審批應重點關(guān)注合同主體履約能力、內(nèi)容與形式的合法性、是否符合公司經(jīng)濟利益，權(quán)利義務及違約責任是否明確等。4、 為提高合同審批效率，在公司股東會批準下，公司董事長、總經(jīng)理的合同審批權(quán)可按照董事長、總經(jīng)理工作細則，通過書面授權(quán)，由授權(quán)代表代為行使。授權(quán)代表應按照各級審批意見和公司相關(guān)制度行使合同審批權(quán)，授權(quán)人須對授權(quán)代表的審批行為負責。第十八條 投資管理部門完成合同審批后，應建立相應臺賬并負責管理。合同臺賬主要內(nèi)容應包括：合同名稱、合同編號、標的、金額、摘要、簽署方、簽署日期、經(jīng)

7、辦人、履行情況等。合同臺賬信息應準確、及時、完整。合同臺賬屬于公司機密文件，管理部門須遵循保密原則，臺賬信息對外提供須得到公司經(jīng)營層授權(quán)。第十九條 合同審批完成后，經(jīng)辦部門根據(jù)各級審批意見擬定合同正稿，并報送投資管理部門復核，加蓋合同審核章。第二十條 合同審核章加蓋后，合同呈批材料原則上不允許作修改。確實需要修改的，經(jīng)辦部門應提交投資管理部門進行復核，并在修改處加蓋合同審核章。第二十一條 未加蓋合同審核章的合同，正稿不予簽署和加蓋公章。第二十二條 公司正式訂立的合同，應由公司法定代表人簽署并加蓋公章。經(jīng)辦人也應簽字確認并加具簽署時間。1、 公司法定代表人因客觀原因無法簽署合同的，在公司股東會批

8、準下，法定代表人可通過書面授權(quán)，由授權(quán)代表代為簽署合同。在無明確書面授權(quán)的情況下，任何人不得擅自對外簽署合同。授權(quán)代表應按照各級審批意見和公司相關(guān)制度簽署合同，法定代表人須對授權(quán)代表的簽署行為負責。2、 各級審批意見不齊備、不具體、不明確的，法定代表人或授權(quán)代表應拒絕簽署。第二十三條 合同簽署并加蓋公章后，原則上不允許作任何修改。因業(yè)務需要修改的，應在合同呈批件上標注并由公司總經(jīng)理、主管領(lǐng)導簽字確認。修改處應加蓋投資管理部門合同審核章以及公司公章。第五章 合同的履行第二十四條 合同生效后，經(jīng)辦部門需跟進履約情況，并督促相關(guān)部門、人員嚴格行使合同約定的權(quán)利，認真履行合同義務。經(jīng)辦部門發(fā)現(xiàn)合同不能

9、履行或不能完全履行的，應及時采取補救措施，防范或減少損失。因?qū)Ψ截熑卧斐傻?，應按法律?guī)定和合同約定，追究對方違約責任。第二十五條 在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，相關(guān)部門應按照規(guī)定權(quán)限與程序及時報告，由公司授權(quán)投資管理部門、相關(guān)部門或外聘專業(yè)機構(gòu)處理。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權(quán)批準，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆斒氯俗鞒鋈魏螌嵸|(zhì)性答復或承諾。第二十六條 投資管理部門對本公司合同履行行使檢查、監(jiān)督、建議權(quán)。在監(jiān)督過程中，投資管理部門與經(jīng)辦部門應重視風險防范，積極維護公司合法權(quán)益。第二十七條 公司投資管理部門應當建立合同履行情況評估制度，每年對合同履行總體情況進行分析評估。投資管理中心根據(jù)業(yè)務需要，可組織相關(guān)

10、合同履行的專題調(diào)查、評估，各級子公司相關(guān)部門應予以協(xié)助。第六章 合同的變更第二十八條 合同在履行過程中，如遇到法律規(guī)定或合同約定允許變更合同的條件時，經(jīng)雙方共同協(xié)商后，在法律規(guī)定的合理期限內(nèi)進行合同的變更。第二十九條 變更合同必須采取書面形式，須由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽訂變更協(xié)議書才可進行。如因合同變更使公司受到損失，雙方應在協(xié)議書中明確規(guī)定各自應承擔的經(jīng)濟與法律責任、重要事項的后續(xù)處理責任等。在協(xié)議書尚未簽署前，原合同繼續(xù)有效，仍應履行。第三十條 合同變更的流程應與合同簽訂一致。第七章 合同的解除第三十一條 合同在履行過程中，如遇到法律規(guī)定或合同約定允許解除合同的條件時，經(jīng)雙方共同協(xié)商后

11、，在法律規(guī)定的合理期限內(nèi)進行合同的解除。第三十二條 合同的解除原當事方應出具合同解除時合同履行情況的說明書，并明確同意合同解除。在合同解除后，與新的合同當事方應簽訂知曉合同簽署前合同履行情況的說明書。第三十三條 如因合同解除使公司受到損失，雙方應在協(xié)議書中明確規(guī)定各自應承擔的經(jīng)濟與法律責任、重要事項的后續(xù)處理責任等。在協(xié)議書尚未簽署前，原合同繼續(xù)有效，仍應履行。第八章 合同的存檔第三十四條 合同簽訂后，經(jīng)辦部門應根據(jù)合同臺賬編號，將合同談判記錄、合同呈批件連同合同審批過程稿、經(jīng)投資管理部門核定的合同正本及附件、變更和解除協(xié)議書等資料一并交合同保管部門登記、存檔。第三十五條 合同存檔及借閱須遵循

12、保密原則，公司內(nèi)部人員借閱、復印要統(tǒng)一審批、登記；如需向其他合作單位提供合同資料，經(jīng)辦部門應對合同信息進行篩選，并得到公司經(jīng)營層授權(quán)后才可提供。第三十六條 合同變更和解除后應及時銷毀原合同；合同履行完畢后15年以上的，相關(guān)存檔材料可予以銷毀。第九章 重大合同管理第三十七條 重大合同是指其簽訂和履行將對公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生重要影響的合同，涉及事項包括但不限于土地獲取、公司股權(quán)變動、資產(chǎn)處理、重大投資、項目合作、大型物業(yè)租售（含樓棟整售）及重要經(jīng)營事項等。第三十八條 投資管理部門應參與到重大合同的前期調(diào)研、談判及草擬工作，應當對重大合同履行情況進行專門跟進與專題分析，并向股份公司報告。公司可邀請

13、外聘專業(yè)機構(gòu)參與上述工作。投資管理中心根據(jù)業(yè)務情況，有權(quán)參與各級公司重大合同的前期調(diào)研、談判及草擬工作。第三十九條 重大合同完成各級子公司內(nèi)部審批程序后，須提交投資管理中心審核。第四十條 子公司提交的重大合同經(jīng)投資管理中心、財務管理中心、相關(guān)職能部門、本級主管副總、總經(jīng)理、董事長審核后，由投資管理中心負責將審核意見反饋至子公司。第四十一條 各級子公司應按照股份公司意見對重大合同進行修改。合同簽訂后須提供復印件及掃描件至投資管理中心備案。投資管理中心對各級子公司重大合同的履行有指導、監(jiān)督和檢查權(quán)，在行使上述權(quán)利的過程中子公司相關(guān)部門應予以配合。第十章 標準合同管理第四十二條 本章適用標準合同的管

14、理。第四十三條 “標準合同”是指由投資管理中心統(tǒng)一修訂、管理的公司標準格式合同文本，分為固化類合同與示范類合同。第四十四條 固化類合同是由投資管理中心統(tǒng)一編制下發(fā)的標準格式文本，子公司結(jié)合實際情況對合同條款調(diào)整并通過投資管理中心審批后統(tǒng)一使用。各級子公司必須嚴格按照相關(guān)規(guī)定，使用固化類標準合同進行合同起草工作。第四十五條 示范類合同是投資管理中心制定下發(fā)的參考性合同文本，子公司可結(jié)合實際情況參考使用。第四十六條 使用標準合同擬定的合同，其管理程序與常規(guī)合同完全一致。第十一章 其他第四十七條 國土出讓合同在簽署前，投資管理部門應根據(jù)成交確認書核對合同要點，再根據(jù)第十七條的要求完成合同審批后直接與

15、政府相關(guān)部門簽訂。第四十八條 商品房買賣合同在第一次發(fā)起時，其格式模板、附加條款要按照常規(guī)合同的審批流程進行審批。在完成審批后，當期簽訂合同在條款內(nèi)容完全與模版相同的情況下，可直接簽訂。合同的附加條款內(nèi)容需要調(diào)整時，須重新進行審批。第四十九條 涉及銀行、稅務、水電、燃氣、供暖、電信、政府收費等業(yè)務合同簽訂的，若必須由對方提供格式合同，經(jīng)辦部門應就涉及公司重大利益條款進行審核，確保公司重大利益不受損害。此類合同根據(jù)第十七條的要求完成合同審批后簽訂。第十二章 罰則第五十條 所有合同的訂立、審批與履行都必須依照本規(guī)定進行。任何違規(guī)違法活動都應追究有關(guān)機構(gòu)或人員的責任。第五十一條 訂立合同時，如經(jīng)辦人與對方當事人惡意串通損害公司利益，不論是否造成經(jīng)濟損失，對公司內(nèi)部人員一律予以開除。情節(jié)嚴重的，可交司法機關(guān)依法追究其法律責任。第五十二條 重大合