第五章 會議結(jié)束階段的會務(wù)操作

1、第四章會議結(jié)束階段的會務(wù)操作第四章會議結(jié)束階段的會務(wù)操作第一節(jié)送別會議代表第一節(jié)送別會議代表第二節(jié)會場的善后工作第二節(jié)會場的善后工作第三節(jié)整理會議文件第三節(jié)整理會議文件第四節(jié)會議評估第四節(jié)會議評估本章要點與要求本章要點與要求n(一一)本章要點本章要點n送別會議代表送別會議代表n會場的善后工作會場的善后工作n整理會議文件與資料整理會議文件與資料n會議評估會議評估n n(二二)本章要求本章要求n能夠安排車輛人員送別會議能夠安排車輛人員送別會議代表代表n能夠清理會場，結(jié)清相關(guān)費能夠清理會場，結(jié)清相關(guān)費用用n能夠收集整理會議文件與資能夠收集整理會議文件與資料，并分類、立卷、歸檔料，并分類、立卷、歸檔n

2、能夠運用問卷方法收集會議能夠運用問卷方法收集會議評估資料評估資料n一、送別會議代表的意義一、送別會議代表的意義n送別會議代表是會議結(jié)束階段工作中的一個重要送別會議代表是會議結(jié)束階段工作中的一個重要環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)如果處理得不好，就會使整個會環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)如果處理得不好，就會使整個會議的總體效果在與會人員的印象中大打折扣，會議的總體效果在與會人員的印象中大打折扣，會使先前的工作努力和成果前功盡棄。使先前的工作努力和成果前功盡棄。n因此，要使整個會議完整有序，有始有終，完美因此，要使整個會議完整有序，有始有終，完美無憾，就一定要認真、周到地做好送別會議代表無憾，就一定要認真、周到地做好送別會議代表的

3、各項工作，切不可掉以輕心或疏忽大意。的各項工作，切不可掉以輕心或疏忽大意。第一節(jié)送別會議代表第一節(jié)送別會議代表n（1）結(jié)清會務(wù)費用：餐費、住宿費、交通費）結(jié)清會務(wù)費用：餐費、住宿費、交通費等。等。n（2）分發(fā)回程票：火車票、機票、船票等。）分發(fā)回程票：火車票、機票、船票等。n（3）安排車輛送站：小面包車、普通中巴、）安排車輛送站：小面包車、普通中巴、大巴、旅游客車等。大巴、旅游客車等。n（4）安排領(lǐng)導(dǎo)、專人送客：握手告別，臉呈）安排領(lǐng)導(dǎo)、專人送客：握手告別，臉呈微笑送至大門外、電梯口或車門口。微笑送至大門外、電梯口或車門口。二、送別會議代表的主要內(nèi)容二、送別會議代表的主要內(nèi)容案例分析案例分析n

4、1.引入案例：上海市高校體育論文報告引入案例：上海市高校體育論文報告會送別安排會送別安排n2.課堂練習(xí)示例：大學(xué)語文教材建設(shè)與課堂練習(xí)示例：大學(xué)語文教材建設(shè)與教學(xué)研討會送別會議代表教學(xué)研討會送別會議代表第二節(jié)會場的善后工作第二節(jié)會場的善后工作 n一、清理會場一、清理會場n二、歸還所借物品二、歸還所借物品n三、結(jié)算會議開支費用三、結(jié)算會議開支費用n1拿走通知牌和方向標志。一次性說明標志拿走通知牌和方向標志。一次性說明標志或通知牌應(yīng)予以銷毀，對于可重復(fù)利用的應(yīng)統(tǒng)或通知牌應(yīng)予以銷毀，對于可重復(fù)利用的應(yīng)統(tǒng)計、歸類、入庫，以便下次使用。這樣做有利計、歸類、入庫，以便下次使用。這樣做有利于節(jié)約材料、資源，

5、節(jié)省人力物力。于節(jié)約材料、資源，節(jié)省人力物力。n2清理會場內(nèi)其他物品、清理會場內(nèi)其他物品、n3通知配電人員和服務(wù)人員通知配電人員和服務(wù)人員n會場清理完畢后要通知配電人員切斷會場不需會場清理完畢后要通知配電人員切斷會場不需使用的電源，關(guān)閉會場。使用的電源，關(guān)閉會場。一、清理會場一、清理會場n會議結(jié)束后，要及時歸還從公司內(nèi)部其會議結(jié)束后，要及時歸還從公司內(nèi)部其他部門或其他單位借用的相關(guān)物品，歸他部門或其他單位借用的相關(guān)物品，歸還前要檢查是否完好，如果損壞要按約還前要檢查是否完好，如果損壞要按約定予以賠償。不需賠償?shù)?，歸還是要特定予以賠償。不需賠償?shù)?，歸還是要特別說明或修好后再歸還。別說明或修好后再

6、歸還。二、歸還所借物品二、歸還所借物品n如果是外借的會場，會議結(jié)束后，秘書如果是外借的會場，會議結(jié)束后，秘書人員應(yīng)及時與會場出租方結(jié)清會議的各人員應(yīng)及時與會場出租方結(jié)清會議的各項費用，主要包括：會議室租借費、會項費用，主要包括：會議室租借費、會議中借用設(shè)備的使用費、開會期間的其議中借用設(shè)備的使用費、開會期間的其他相關(guān)費用。他相關(guān)費用。三、結(jié)算會議開支費用三、結(jié)算會議開支費用案例分析案例分析n1.引入案例：秘書小遲清理會場引入案例：秘書小遲清理會場n2.課堂練習(xí)示例：課堂練習(xí)示例：2001年年APEC CEO峰峰會會場善后工作會會場善后工作第三節(jié)整理會議文件第三節(jié)整理會議文件 n一、會議文件的概

7、念一、會議文件的概念n會議文件是提請會議討論和審議事項的文書材會議文件是提請會議討論和審議事項的文書材料。它是一種非正式文件，有些是供會議討論料。它是一種非正式文件，有些是供會議討論審議用的，有些是會議進程中形成的，有些是審議用的，有些是會議進程中形成的，有些是為保證會議順利進行而制作的。為保證會議順利進行而制作的。n會議文件包括會議記錄、會議簡報、會議會議文件包括會議記錄、會議簡報、會議紀要、會議正式文件和參閱文件、會議總紀要、會議正式文件和參閱文件、會議總結(jié)等。主要工作包括以下幾項：結(jié)等。主要工作包括以下幾項：n1.整理分發(fā)會議記錄。整理分發(fā)會議記錄。n2.形成大會決議、簡報或紀要形成大會

8、決議、簡報或紀要n3.寫總結(jié)向上級匯報會議情況寫總結(jié)向上級匯報會議情況n4.收全會議材料，匯編會議文件，并分收全會議材料，匯編會議文件，并分類、立卷、歸檔類、立卷、歸檔二、會議文件的內(nèi)容二、會議文件的內(nèi)容案例分析案例分析n1.引入案例：匯編會議文件引入案例：匯編會議文件n2.課堂練習(xí)示例：華南建筑工程公司職課堂練習(xí)示例：華南建筑工程公司職工代表大會會議文件整理工代表大會會議文件整理第四節(jié)會議評估第四節(jié)會議評估n一、會議評估的概念一、會議評估的概念n會議評估就是收集與會議目標相關(guān)的信會議評估就是收集與會議目標相關(guān)的信息及類型的活動。息及類型的活動。n通過評估，可以發(fā)現(xiàn)會議實施與策劃之通過評估，可

9、以發(fā)現(xiàn)會議實施與策劃之間的關(guān)系，了解會議目標是否實現(xiàn)、核間的關(guān)系，了解會議目標是否實現(xiàn)、核算會議的成本與效益情況、與會者滿意算會議的成本與效益情況、與會者滿意情況以及不足之處等內(nèi)容，可以為以后情況以及不足之處等內(nèi)容，可以為以后提高會議效果找到相關(guān)依據(jù)。提高會議效果找到相關(guān)依據(jù)。二、會議評估的意義二、會議評估的意義n1定量和定性評估方法定量和定性評估方法n2問卷調(diào)查評估方法問卷調(diào)查評估方法n 3資料的收集與處理方法資料的收集與處理方法n 4資料的分析方法資料的分析方法三、會議評估的常用方法三、會議評估的常用方法案例分析案例分析n1.引入案例：開會成本分析制度引入案例：開會成本分析制度n2.課堂練習(xí)示例：第二屆地區(qū)性青年環(huán)課堂練習(xí)示例：第二屆地區(qū)性青年環(huán)境組織發(fā)展研討會境組織發(fā)展研討會-會議評估表（修改版）會議評估表（修改版）本章綜合練習(xí)本章綜合練習(xí)n2005年年4月月23日日25日，華浦商貿(mào)有限公日，華浦商貿(mào)有限公司假座興旺大酒店舉行業(yè)務(wù)洽談會，來自司假座興旺大酒店舉行業(yè)務(wù)洽談會，來自全國各地的業(yè)務(wù)員全國各地的業(yè)務(wù)員78人參加了會議。會人參加了會議。會議租用了酒店二樓會議廳，并安排與會人議租用了酒店二樓會議廳，并安排與會人員在酒店住宿和用餐。會議向與會人員收員在酒店住宿和用餐。會議向與