_秘書實(shí)務(wù)緒論

1、電子教案模版配色1第一章秘書實(shí)務(wù)緒論引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)實(shí)踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)第一章秘書實(shí)務(wù)緒論電子教案模版配色1通過(guò)本章學(xué)習(xí)，你應(yīng)能夠：1.了解秘書的涵義、秘書的類別和層次學(xué)習(xí)目標(biāo) ?秘書學(xué)概論?與?秘書實(shí)務(wù)?是相互聯(lián)系、互相補(bǔ)充的關(guān)系，如果說(shuō)秘書要解決的核心問(wèn)題是“如何做一個(gè)秘書，那么?秘書學(xué)概論?要解決的是“你要做一個(gè)怎樣的秘書，?秘書實(shí)務(wù)?要解決的是“你要如何把秘書工作做好。前者側(cè)重在如何思維，如何做人，后者側(cè)重在如何做事。第一章秘書實(shí)務(wù)緒論第一章秘書實(shí)務(wù)緒論電子教案模版配色1引入案例 哪種行為好？新星公司張總經(jīng)理突然收到一封非常無(wú)禮的來(lái)信，信是由一家平時(shí)交往很深的協(xié)作單位的廠長(zhǎng)寫來(lái)的。

2、總經(jīng)理怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，讓他記錄自己口述的回信：“我實(shí)在沒(méi)有料到會(huì)收到這樣一封來(lái)信，盡管我們之間已有那么長(zhǎng)時(shí)間的往來(lái)，但事到如今，我不得不中止我們之間的往來(lái)，并且按照慣例，我要將此事公布于眾?？偨?jīng)理命令秘書立即將信抄寫好寄出。 電子教案模版配色1第一章秘書實(shí)務(wù)緒論問(wèn)題討論： 對(duì)于這位總經(jīng)理的命令，秘書可以采取三種行為： A“是，馬上辦理。說(shuō)完，秘書回到自己的辦公室，立即將信抄好寄走。 B秘書沒(méi)有退下去抄寫，而是說(shuō)：“總經(jīng)理，請(qǐng)您三思，給對(duì)方回這樣的信，后果將不堪設(shè)想。在這個(gè)問(wèn)題上，可能也有我們自己的責(zé)任。 C當(dāng)天下午快下班的時(shí)候，秘書將抄寫好的信遞給已心平氣和的總經(jīng)理，問(wèn)：“總

3、經(jīng)理，這封信可以寄走嗎? 你認(rèn)為哪種方法正確？ 第一章秘書實(shí)務(wù)緒論電子教案模版配色1自測(cè)：我適合當(dāng)秘書嗎？ 你認(rèn)為自己從事秘書職業(yè)的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)分別是什么？電子教案模版配色1第一章秘書實(shí)務(wù)緒論全美秘書協(xié)會(huì)對(duì)秘書職業(yè)的要求：1、像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人； 2、像政治家一樣有靈敏的頭腦；3、像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度； 4、有調(diào)查各種棘手問(wèn)題的豐富經(jīng)驗(yàn)；5、有良好的速記能力以及文字功夫； 6、諳熟各種商業(yè)往來(lái)中的法律關(guān)系；7、能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備； 8、具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識(shí)；9、能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理歸類電子教案模版配色1第一章秘書實(shí)務(wù)緒論第一節(jié) 秘書的涵義和職業(yè)特

4、征第二節(jié)秘書實(shí)務(wù)工作的內(nèi)容 第三節(jié)秘書實(shí)務(wù)工作的性質(zhì)與特點(diǎn)第四節(jié) 秘書應(yīng)具備的能力及職業(yè)道德第五節(jié)秘書實(shí)務(wù)工作的規(guī)律和方法 主要內(nèi)容第一節(jié)秘書的涵義和職業(yè)特征二、秘書的類別和層次三、秘書的職業(yè)特征 一、秘書的涵義第一節(jié)秘書的涵義和職業(yè)特征一、秘書的涵義關(guān)于“秘書一詞的涵義，古今有所不同，它主要有以下四個(gè)方面的涵義。 古代文獻(xiàn)記載，“秘書一詞最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。1一秘書的涵義宮中秘藏之書 東漢后期，桓帝設(shè)置了管理這些秘藏圖書的官府，名之為“秘書監(jiān) 。主管：副職：分管：秘書監(jiān)秘書丞秘書郎拉丁文“Secretarius，意思是“可靠的職員 2一秘書的涵義輔臣英語(yǔ)“Secretary

5、，其中，“Secret是“秘密的意思 書記大臣 在現(xiàn)代中國(guó)，秘書一直被當(dāng)作一種行政職位，秘書人員被看作行政人員的一局部，而且是核心的一局部。 3一秘書的涵義行政職位社會(huì)職業(yè)4就世界范圍而言，秘書又是廣泛的社會(huì)職業(yè)之一。它屬于第三產(chǎn)業(yè)(效勞性行業(yè))。 第一， 秘書的主要活動(dòng)范圍是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊。一秘書的涵義但是，最權(quán)威的定義應(yīng)從以下幾方面考慮：第二， 秘書的主要工作方式是處理信息和綜合效勞。第三， 秘書工作的根本性質(zhì)是輔助管理。秘書指身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊，以處理信息和綜合效勞的方式輔助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理的工作人員。一秘書的涵義二、秘書的類別和層次 秘書人員由其所效勞的單位性質(zhì)不同而有大體的

6、分類。 一秘書的類別機(jī)關(guān)秘書企業(yè)秘書私人秘書美國(guó)對(duì)秘書人員的分類和工作職責(zé)規(guī)定比較明確，主要有： 二、秘書的類別和層次行政秘書法律秘書醫(yī)學(xué)秘書技術(shù)秘書通訊秘書公司秘書秘書分類 日本對(duì)秘書人員的分類可分為四類： 二、秘書的類別和層次秘書人員因其所效勞機(jī)關(guān)、單位的層級(jí)、規(guī)模不同，因其工作的職務(wù)、性質(zhì)、作用以及學(xué)歷、能力、資歷不同，在縱向上有層次之分。二、秘書的類別和層次二秘書的層次高級(jí)秘書中級(jí)秘書初級(jí)秘書按秘書人員擔(dān)任的職務(wù)來(lái)劃分，可分為秘書長(zhǎng)、辦公廳室主任、秘書處長(zhǎng)、科長(zhǎng)、股長(zhǎng)、科員、辦事員七個(gè)層次。二、秘書的類別和層次二秘書的層次“秘書國(guó)家職業(yè)那么將秘書職業(yè)設(shè)四個(gè)等級(jí)，分別為：五級(jí)秘書原初級(jí)、

7、四級(jí)秘書原中級(jí)、三級(jí)秘書原高級(jí)、二級(jí)秘書。三、秘書的職業(yè)特征一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么;二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)的;三是秘書做工作是直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。一效勞的直接性秘書與其效勞對(duì)象之間的關(guān)系有相對(duì)的固定性，短至數(shù)月，長(zhǎng)達(dá)幾年甚至幾十年。三、秘書的職業(yè)特征二效勞的穩(wěn)定性 秘書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識(shí)和專業(yè)知識(shí)。三知識(shí)化 興旺國(guó)家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為2035歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。三、秘書的職業(yè)特征四年輕化 近20

8、年來(lái)，女性秘書有明顯增加的趨勢(shì)，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。西方國(guó)家的初、中級(jí)女性秘書占總數(shù)的比例到達(dá)了90%。五女性化 第二節(jié)秘書實(shí)務(wù)工作的內(nèi)容二、秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)容 一、秘書實(shí)務(wù)的含義電子教案模版配色1 一、秘書實(shí)務(wù)的含義從秘書學(xué)科體系的角度來(lái)看，秘書實(shí)務(wù)是秘書學(xué)科的一個(gè)分支，它是研究秘書工作和秘書業(yè)務(wù)活動(dòng)及其規(guī)律的應(yīng)用學(xué)科。從秘書工作的職能的角度來(lái)看，秘書實(shí)務(wù)是指秘書工作的具體內(nèi)容和操作方法。答復(fù)的問(wèn)題是秘書做哪些事，應(yīng)該怎樣做。二、秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)容秘書工作最凝練的概括是“辦文、“辦會(huì)、“辦事。以“辦文、“辦會(huì)、“辦事為線索，可以使我們對(duì)秘書整體工作有綱舉目張的認(rèn)識(shí)。二、秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)容1文書

9、撰寫2文書制作3文書處理4檔案管理5會(huì)議組織6調(diào)查研究7信息資料工作8信訪工作二、秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)容結(jié)合我國(guó)具體情況，可分為15種 9接待工作10協(xié)調(diào)工作11督查工作12日程安排13日常事務(wù)14辦公室管理15其他臨時(shí)交辦 事項(xiàng)。電子教案模版配色1文書處理與檔案管理秘書的日常事務(wù)工作商務(wù)活動(dòng)與商務(wù)旅行會(huì)議組織與管理工作秘書的溝通與協(xié)調(diào)工作秘書的接待工作秘書實(shí)務(wù)概述參謀與信息調(diào)研工作秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)容二、秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)容第三節(jié)秘書實(shí)務(wù)工作的性質(zhì)和特點(diǎn)二、秘書實(shí)務(wù)工作的特點(diǎn) 一、秘書實(shí)務(wù)工作的性質(zhì)電子教案模版配色2第一章秘書實(shí)務(wù)緒論第三節(jié) 秘書實(shí)務(wù)工作的性質(zhì)與特點(diǎn)一、秘書實(shí)務(wù)工作的性質(zhì)1輔助性秘書工作在社會(huì)工

10、作中處于輔助性地位。秘書工作附屬于領(lǐng)導(dǎo)或部門的工作；秘書只是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，沒(méi)有決策權(quán)2服從性秘書工作要求秘書人員堅(jiān)決服從領(lǐng)導(dǎo)的指揮，按領(lǐng)導(dǎo)的意圖辦事。 3效勞性為領(lǐng)導(dǎo)與部門效勞是秘書工作的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)，是秘書實(shí)務(wù)的首要任務(wù)，有效勞意識(shí)。 Question:作為一個(gè)秘書， 請(qǐng)用一個(gè)詞來(lái)形容你對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度？為什么？案例： 年輕的小王大學(xué)畢業(yè)以后，應(yīng)聘到一家規(guī)模很大的貿(mào)易公司的杭州分公司工作，憑著他的聰明和能力，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的努力，他被分公司的李經(jīng)理看中，調(diào)到經(jīng)理辦公室當(dāng)秘書，王秘書干得倒也有聲有色。 這些天王秘書很興奮，因?yàn)閹滋旌罂偣镜膹埜笨偨?jīng)理要來(lái)他們分公司視察工作。由于他工作出色，人又機(jī)靈

11、，李經(jīng)理點(diǎn)名讓他陪同一起向張副總經(jīng)理匯報(bào)工作。王秘書心想時(shí)機(jī)來(lái)了，他要精心準(zhǔn)備一番，一定要在副總經(jīng)理面前好好表現(xiàn)一把，不光讓李經(jīng)理臉上有光，說(shuō)不定借此以后還可以調(diào)到總公司工作。 所以，在張副總經(jīng)理視察期間，王秘書總是搶著介紹公司某些具體情況，侃侃而談，娓娓道來(lái)，從現(xiàn)狀到未來(lái)開(kāi)展趨勢(shì)、從具體工作到宏觀評(píng)價(jià)無(wú)一遺漏。對(duì)自己了解得不太準(zhǔn)確的情況，也能靈機(jī)一動(dòng)，迅速做出匯報(bào)。對(duì)張副總經(jīng)理給公司布置的任務(wù)，王秘書也毫不猶豫地承諾下來(lái)。視察結(jié)束后，王秘書還給張副總經(jīng)理留了名片，表示今后張副總要辦什么事，無(wú)論公私，都可以直接找自己。 送走張副總經(jīng)理以后，王秘書對(duì)自己的表現(xiàn)有些沾沾自喜，可是，他發(fā)現(xiàn)李經(jīng)理的臉

12、色有些不對(duì)頭，并沒(méi)有表?yè)P(yáng)他，只說(shuō)了一句：“辛苦了。過(guò)了幾天，王秘書被調(diào)到銷售科當(dāng)業(yè)務(wù)員去了。他怎么也沒(méi)有想到會(huì)是這個(gè)結(jié)果，郁悶極了。問(wèn)：王秘書為什么會(huì)事與愿違？作為上司到底喜歡怎樣的秘書？電子教案模版配色2二、秘書實(shí)務(wù)工作的特點(diǎn)秘書實(shí)務(wù)工作的特點(diǎn)機(jī)要性與政策性相統(tǒng)一輔助性和從屬性相統(tǒng)一事務(wù)性和服務(wù)性相統(tǒng)一綜合性和協(xié)調(diào)性相統(tǒng)一隱密性和非獨(dú)立性相統(tǒng)一微型案例平兒是如何做好“總經(jīng)理秘書的平兒是王熙鳳從娘家?guī)н^(guò)來(lái)的四個(gè)陪嫁丫鬟之一。恰如李紈所言，王熙鳳之所以能夠?qū)s國(guó)府治理得如此周到，多虧了平兒這個(gè)得力助手，她就是榮國(guó)府總管王熙鳳的“一把總鑰匙(第三十九回)。如果把王熙鳳比作大觀園的“總經(jīng)理，那么平兒

13、就該是“總經(jīng)理秘書了。平兒是如何做好總經(jīng)理秘書角色的呢？她是如何協(xié)調(diào)上至賈母、王夫人、探春等小姐，下至丫頭、婆子們的關(guān)系的呢？她是如何協(xié)助鳳姐做好總經(jīng)理工作管理好大觀園的呢？平兒的處事藝術(shù)對(duì)現(xiàn)代秘書的工作方法有什么啟示呢？ 最完美的總裁秘書-平兒 歷代讀紅之人，都給平兒很高的評(píng)價(jià)。清人青山山農(nóng)認(rèn)為“平兒不矜才、不使氣、不恃寵、不市恩、不辭勞怨，有古名臣事君之風(fēng)。林彪也說(shuō)過(guò)他要學(xué)平兒。 平兒的名字曹雪芹不是隨便起的。平實(shí)、平和、平正、平易，一個(gè)“平字，凸現(xiàn)平兒的心性和做派。按現(xiàn)今的觀點(diǎn)看，平兒是勉力維持賈府安定團(tuán)結(jié)的中堅(jiān)力量之一。端“平賈府一碗水，平兒發(fā)揮的作用不可小覷。 平兒是王熙鳳的心腹通房

14、大丫頭，人稱平姑娘。她自幼跟隨鳳姐，是鳳姐陪嫁過(guò)來(lái)的四個(gè)丫頭之一。另三個(gè)死的死，嫁的嫁，只剩下平兒收在屋里，長(zhǎng)期重用。一是領(lǐng)導(dǎo)王熙鳳認(rèn)為她貼心能干；二是因?yàn)槠絻洪L(zhǎng)得“俏，能拴住領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)賈璉的心。 紅樓里的那些太太小姐們沒(méi)有一個(gè)有好下場(chǎng)的，只有鳳姐家里的平兒例外，這要完全歸功于平兒高人一等的職場(chǎng)智慧，平兒不“平，在現(xiàn)如今那是最完美的總裁秘書，且說(shuō)鳳姐在榮府當(dāng)CEO，春風(fēng)得意，榮府三，四佰號(hào)人，寧府不相上下，而她的管理團(tuán)隊(duì)只有平兒，鳳姐再能干潑辣，要是沒(méi)平兒累死也搞定不了，平兒憑著過(guò)人的能力和修養(yǎng)，做到了領(lǐng)導(dǎo)滿意，上下服氣，堪稱五“心級(jí)秘書， 首要是貼心， 她把鳳姐交代的事情辦得妥妥當(dāng)當(dāng)，但是不

15、出風(fēng)頭，在鳳姐和賈璉的夾縫間生存，防止賈璉的親近，還在鳳姐跟前替賈璉掩蓋，整的兩人都很信任她，寶玉都感慨：平兒并無(wú)兄弟姐妹，單獨(dú)一人供賈璉夫婦二人，賈璉之俗，鳳姐之威，她竟能周全妥帖， 二是虛心， 她的老板鳳姐有權(quán)有勢(shì)，假設(shè)換成別的丫頭早不知天高地厚了，可平兒始終是低調(diào)平和，從不仗勢(shì)欺人，待人處事，謙虛得宜，在賈府上下口碑之好都數(shù)得著的， 三是用心，賈府的四大丫鬟中有晴雯、襲人、紫鵑、都是生活秘書，只有平兒銳意進(jìn)取，真正參與高層管理和決策事務(wù)，且比鳳姐更周全，連寶釵也贊她有心有才，曾對(duì)她說(shuō)：你張嘴我看看你的舌頭是用什么做的？四是善心， 假設(shè)鳳姐是專業(yè)作惡的主，平兒該算是純粹積善的主，她的善不同

16、于寶釵的偽善，是真正的心底醇厚，N次鳳姐對(duì)付那些主子和奴才時(shí)，都是平兒悄悄的幫她們，大事化小，小事化了，鳳姐落難時(shí)，她不離不棄還救了鳳姐，真的人間少有， 最后是野心， 平兒看似不貪，不爭(zhēng)，不虛，要說(shuō)全無(wú)野心，也不對(duì)，一個(gè)人沒(méi)有一點(diǎn)目標(biāo)，咋能這么敬業(yè)勤勉？其實(shí)她的野心就是早點(diǎn)轉(zhuǎn)正做“姨娘，她的心一直沒(méi)變，她喜歡賈璉大家都看出來(lái)了，只不過(guò)面對(duì)鳳姐的強(qiáng)勢(shì)，她只能啞忍這等待和積累。 你說(shuō)是不是這個(gè)理：做秘書當(dāng)如平兒，想不成職場(chǎng)白骨精都不難。萬(wàn)一勢(shì)頭不對(duì)，就近撿個(gè)高層帥哥回家也成??！ 第四節(jié) 秘書應(yīng)具備的能力及職業(yè)道德二、秘書的職業(yè)道德 一、秘書應(yīng)具備的能力電子教案模版配色2第一章秘書實(shí)務(wù)緒論第四節(jié) 秘

17、書應(yīng)具備的能力及職業(yè)道德秘書應(yīng)具備的能力基本智能思維能力組織能力敏銳的觀察能力良好的表達(dá)能力出眾的記憶能力自如的社交能力良好的溝通能力深刻的思考能力全局的綜合能力快速的分析能力游刃有余的協(xié)調(diào)能力靈活的應(yīng)變能力點(diǎn)面兼顧的計(jì)劃能力運(yùn)籌帷幄的調(diào)度能力高效可靠的管理能力一、秘書應(yīng)具備的能力 電子教案模版配色2二、秘書的職業(yè)道德恪守信用、嚴(yán)守機(jī)密 實(shí)事求是、勇于創(chuàng)新 文明禮貌、謙虛謹(jǐn)慎 善于合作、嚴(yán)于律己 任勞任怨、樂(lè)于奉獻(xiàn) 遵紀(jì)守法、廉潔奉公 服從領(lǐng)導(dǎo)、當(dāng)好參謀 愛(ài)業(yè)敬業(yè)、忠于職守 秘書的職業(yè)道德 第五節(jié) 秘書實(shí)務(wù)工作的方法二、妥善處理各種工作的方法 一、抓主要矛盾的方法一、抓主要矛盾的方法1ABC分

18、類處理方法 秘書應(yīng)根據(jù)事情的輕重緩急，將工作分成ABC三類，并依次按照由A至B再到C的順序處理。 A類緊急且重要 B類緊急不重要 C類不緊急重要電子教案模版配色32秘書必須有方案地使用時(shí)間 秘書的時(shí)間管理方法 將各種活動(dòng)根據(jù)重要性與緊急性分類：電子教案模版配色3做好時(shí)間規(guī)劃：如何使你的時(shí)間增值？二、妥善處理各種工作的方法 1、節(jié)約開(kāi)支的方法 秘書要有主人翁的意識(shí)，仔細(xì)管理錢財(cái)和物品，學(xué)會(huì)節(jié)約開(kāi)支，防止浪費(fèi)是每個(gè)秘書都要追求的目標(biāo)。1按月對(duì)費(fèi)用作出預(yù)算；2建立一個(gè)開(kāi)支簿，記錄每一筆開(kāi)支，比較不同時(shí)期的經(jīng)費(fèi)使 用情況3采購(gòu)批量折扣物品，但必須保證質(zhì)量4加強(qiáng)管理，防止大量領(lǐng)用文具和辦公用品，領(lǐng)取時(shí)要

19、登記； 節(jié)約紙張，打印時(shí)盡量雙面打印5防止不必要的通訊通信和郵寄6增加理財(cái)和購(gòu)物方面的知識(shí)電子教案模版配色3電子教案模版配色32、辦事的方法 秘書的大量工作時(shí)間與精力都花在辦理各種事務(wù)上，因此，提高辦事能力，便成為秘書提高整個(gè)工作效率的關(guān)鍵。要提高辦事能力，秘書首先必須做到： 1熟悉職權(quán)范圍 秘書辦事，必須熟悉機(jī)關(guān)單位和各部門的職權(quán)范圍，必須熟悉主管領(lǐng)導(dǎo)和各分管領(lǐng)導(dǎo)的管理和分工范圍。2知曉辦事渠道 秘書人員知曉辦事渠道，遇事才能及時(shí)妥善地辦理。3熟悉辦事程序 秘書事務(wù)的處理，一般應(yīng)遵循辦事程序。4了解有關(guān)業(yè)務(wù) 秘書事務(wù)的處理，具有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)性。5區(qū)分輕重緩急總要求 秘書工作紛繁復(fù)雜，秘書人員要

20、善于區(qū)分輕重緩急。要合理決定工作次序，使工作忙而不亂、主次清楚、有條有理。但是工作的弦不能總是繃得緊緊的，要適當(dāng)?shù)亓粲杏嗟睾涂障丁?、受意方法接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖的方法1直接受意，即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與秘書談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等。這種直接受意，易于判斷和領(lǐng)會(huì)。2間接受意，指上司在平時(shí)隨便交談情況下，或與其他人員談話中就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等。秘書要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。要做到： a備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。 b注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意。 c必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。 d如有不同意見(jiàn)，可以公

21、開(kāi)提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。 e接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。 電子教案模版配色3 案例： 老總請(qǐng)客一、背景年底快到了，這天上午秘書于雪正在自己三樓的辦公室趕材料。下午四點(diǎn)來(lái)鐘，老總來(lái) 讓秘書過(guò)去。老總交待完一些正事后，想起一件事來(lái)：“今年我們公司的銷售不錯(cuò)，市場(chǎng)部的幾個(gè)人功不可沒(méi)。明天晚上沒(méi)什么事，我想請(qǐng)他們吃頓火鍋，你幫安排一下。于雪就吃火鍋的具體時(shí)間、地點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了確認(rèn)之后回到了自己的辦公室。市場(chǎng)部的辦公室在一樓，用什么方式通知他們？面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇： a、正好有人去一樓的市場(chǎng)部，托他帶話。 b、用內(nèi)線 通知市場(chǎng)部經(jīng)理。 c、暫時(shí)

22、放下手中的工作，專程去一趟市場(chǎng)部。 d、打 叫市場(chǎng)部經(jīng)理來(lái)自己辦公室一趟，把具體事項(xiàng)交待一下 e、用msn通知市場(chǎng)部經(jīng)理。二、問(wèn)題： 對(duì)于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較適宜，請(qǐng)說(shuō)明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。4、向上司進(jìn)言的方法 進(jìn)言是指秘書主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或奉勸。 1進(jìn)言的作用 a、參謀作用 b、補(bǔ)闕作用。 c、增進(jìn)關(guān)系作用。電子教案模版配色32進(jìn)言的方法和要求a、適事。即緊急的、重要的事，上司需要知道的事；發(fā)生錯(cuò)誤、疏漏需要糾正、補(bǔ)救的事。b、適時(shí)。即考慮時(shí)機(jī)。重大的、緊急的應(yīng)立即進(jìn)言；一般的事，要看上司空閑時(shí)進(jìn)言。c、適地。即看場(chǎng)合。工作上的建議，在公眾場(chǎng)合或會(huì)議

23、上提出；對(duì)上司的提醒，那么應(yīng)在個(gè)別場(chǎng)合提出；對(duì)上司的批評(píng)宜在個(gè)別場(chǎng)合提出。d、適度。即注意掌握分寸。顯而易見(jiàn)的事，點(diǎn)到即止，不需要反復(fù)講。領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)接受不了的，可以過(guò)一段時(shí)間后再提，要讓領(lǐng)導(dǎo)又一個(gè)思考的過(guò)程，而不應(yīng)一味的糾纏不休。e、適當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言方式。 秘書人員在處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時(shí)，應(yīng)非常注重維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的尊嚴(yán)和自尊。在向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言之時(shí)，應(yīng)持別注重進(jìn)言時(shí)場(chǎng)合、地點(diǎn)、時(shí)機(jī)及語(yǔ)言的選擇。要做到進(jìn)言時(shí)，態(tài)度要誠(chéng)懇，表情要自然，口氣要婉轉(zhuǎn)，語(yǔ)調(diào)要平衡，切忌理直氣壯、態(tài)度傲慢、口氣粗大。因?yàn)橐坏╊I(lǐng)導(dǎo)感到自尊受到傷害就很難平心靜氣地聽(tīng)意見(jiàn)。電子教案模版配色3案例： 秘書小劉，因?yàn)閯倓偟絾挝还ぷ骶捅容^出色，深得領(lǐng)導(dǎo)的

24、贊賞，許多重要的活動(dòng)都讓他組織，可謂對(duì)他委以重任，這就招來(lái)了一些人的嫉妒，尤其是單位里另一個(gè)秘書小張，比小劉先進(jìn)這個(gè)單位，但是工作表現(xiàn)不出色，沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)的重用，于是小張就到處說(shuō)這位小劉秘書的壞話，說(shuō)他驕傲、輕狂，不把別的人放在眼里，甚至不把領(lǐng)導(dǎo)放在眼里，這些話傳到了領(lǐng)導(dǎo)那里，領(lǐng)導(dǎo)信以為真，對(duì)小劉漸漸疏遠(yuǎn)，有點(diǎn)把他晾在一邊的味道。 小劉秘書真是有一肚子的苦水，但是他沒(méi)有立即表現(xiàn)出來(lái)，更沒(méi)有逢人就替自己開(kāi)脫。他一方面自己進(jìn)行檢討，看是不是自己確有做得不好的地方，另一方面對(duì)同事采取積極接近的態(tài)度，對(duì)待那個(gè)說(shuō)他壞話的小張，他也并不是冷眼相向，反而主動(dòng)幫他完成任務(wù)，但是不把功績(jī)放在自己的身上，這樣單位

25、里有關(guān)他的輿論好了起來(lái)，一些人開(kāi)始替小劉在領(lǐng)導(dǎo)面前講好話，一度說(shuō)他壞話的小張也不再說(shuō)了。 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)小劉的態(tài)度有所緩和，這時(shí)小劉秘書覺(jué)得是向領(lǐng)導(dǎo)申訴的時(shí)候了，但是具體的時(shí)機(jī)和方式呢？小劉的領(lǐng)導(dǎo)喜歡在午間休息的時(shí)候打乒乓球，小劉秘書就陪領(lǐng)導(dǎo)打乒乓球，他一方面顯示出自己打乒乓球的實(shí)力，一方面又恰到好處地讓領(lǐng)導(dǎo)贏球，讓領(lǐng)導(dǎo)在競(jìng)爭(zhēng)的感覺(jué)中贏球，領(lǐng)導(dǎo)很高興，說(shuō)：小劉，球技不錯(cuò)呀。這時(shí)小劉秘書說(shuō)：哪里，還是王局長(zhǎng)的球技不錯(cuò)，是不是以前學(xué)過(guò) ？ 領(lǐng)導(dǎo)笑著說(shuō)：我可是全靠自學(xué)的，沒(méi)事打著玩。小劉秘書就說(shuō)：是嗎？我看您都是準(zhǔn)專業(yè)水準(zhǔn)了。我都拿出了自己的看家本領(lǐng)了。領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)：是呀，小劉，你打球還是比較厲害的。這時(shí)小劉秘書

26、乘機(jī)就說(shuō)：我這個(gè)人就是實(shí)在，打球的時(shí)候我就想著好好打球，所以有的人說(shuō)我打球的時(shí)候不給人留情面，說(shuō)我工作的時(shí)候也這樣，其實(shí)和打球一樣，我沒(méi)有想別的，就是想把事情做好。不過(guò)，我以后一定要注意，因?yàn)椴皇敲總€(gè)人都像領(lǐng)導(dǎo)一樣了解我。領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)完小劉秘書的一席話，笑道；“這我也聽(tīng)到過(guò)，當(dāng)時(shí)就告訴他們，年輕人嘛，有干勁是好的，好好做工作，別管別人怎么想。我就喜歡你這樣的實(shí)在勁。你不知道，局里好多人打球總是讓著我，沒(méi)勁，讓我球技總是得不到提高。從那以后領(lǐng)導(dǎo)總喜歡叫上小劉打球，對(duì)小劉秘書的印象大有改觀，一年后，提拔他當(dāng)了自己的助手。 問(wèn)題： 從中學(xué)到了怎樣的處世技巧？1.在遭人誣陷，受到冷落和排擠的時(shí)候，不要失去理

27、智，而要一面要反省自己的缺乏，努力改進(jìn)，一面要對(duì)于心存妒忌而造謠的人報(bào)以寬容態(tài)度，并主動(dòng)幫助，從而化解矛盾，使其心服口服。2.要懂得選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)向領(lǐng)導(dǎo)澄清，在和領(lǐng)導(dǎo)建立共同娛樂(lè)愛(ài)好的根底上一不經(jīng)意的方式說(shuō)明自己的做人原那么，以獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和好感。3.打球時(shí)，小劉不卑不亢，一方面顯示自己的實(shí)力，讓領(lǐng)導(dǎo)在競(jìng)技中盡興，一方面又巧妙的不露痕跡的讓領(lǐng)導(dǎo)贏球，讓其獲得某種成就感和威嚴(yán)感，同時(shí)也為自己樹(shù)立了良好形象。溝通的時(shí)機(jī)選擇對(duì)溝通效果起著直接重要的影響。電子教案模版配色3 5、擋駕的方法擋駕，是指對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者不必要參加的和處理的事務(wù)性活動(dòng)由秘書出面阻擋或謝絕。1來(lái)訪擋駕 秘書為領(lǐng)導(dǎo)者擋駕來(lái)訪者是有特定

28、對(duì)象的： A領(lǐng)導(dǎo)者明確告知秘書不愿接見(jiàn)的人；領(lǐng)導(dǎo)者事先未約定的人； B因雞毛蒜皮的小事要求領(lǐng)導(dǎo)者接見(jiàn)和處理的人； C 為個(gè)人某些問(wèn)題，三番五次找領(lǐng)導(dǎo)糾纏的人； D態(tài)度蠻橫，出言不遜，想找領(lǐng)導(dǎo)尋釁鬧事的人； E領(lǐng)導(dǎo)身體不適，要求探視領(lǐng)導(dǎo)或向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)工作的人； F對(duì)要求處理的問(wèn)題，上級(jí)或本級(jí)機(jī)關(guān)已有明確、公正的結(jié)論，但其對(duì)處理不服，要求面見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)的人。 對(duì)其他來(lái)訪者那么不應(yīng)擋駕。即使需要擋駕，也要持之有禮，使對(duì)方快樂(lè)而歸。 2 擋駕 秘書的職責(zé)之一是接打 。對(duì)打到辦公室要找領(lǐng)導(dǎo)的 ，秘書應(yīng)通過(guò)內(nèi)線 詢問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)是否接聽(tīng)。 a、如愿意接聽(tīng)，即轉(zhuǎn)過(guò)去； b、如不愿接聽(tīng)，秘書就要告知對(duì)方，領(lǐng)導(dǎo)暫時(shí)不能接或

29、佯稱領(lǐng)導(dǎo)不在，但要將 內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)； c、對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)正參加重要會(huì)議而暫時(shí)無(wú)法接的 ，秘書可與對(duì)方另約時(shí)間通話，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。電子教案模版配色33事務(wù)活動(dòng)擋駕 秘書的重要職責(zé)是安排領(lǐng)導(dǎo)者的事務(wù)活動(dòng)，包括出席會(huì)議、參加慶典、儀式和宴請(qǐng)活動(dòng)等。對(duì)無(wú)必要參加的應(yīng)酬活動(dòng)，秘書也應(yīng)該合理?yè)躐{，防止領(lǐng)導(dǎo)者浪費(fèi)時(shí)間和精力，或?yàn)椴徽L(fēng)開(kāi)方便之門。當(dāng)然必須征得領(lǐng)導(dǎo)的同意和批準(zhǔn)，不能隨意謝絕。 擋駕是一門藝術(shù)，既要擋得正確，又要擋得得體。既要防止領(lǐng)導(dǎo)者脫離群眾，又要保證領(lǐng)導(dǎo)效率的提高。電子教案模版配色3 6、處理同事之間關(guān)系的方法電子教案模版配色3電子教案模版配色3案例分析：某公司有兩名總經(jīng)理秘書張秘書和李秘

30、書。某日，一外國(guó)公司因?yàn)榕c該公司簽訂了合作意向書，特地來(lái)該公司考察。因?yàn)閯倓偟弥@一消息，總經(jīng)理立即讓張秘書和李秘書準(zhǔn)備兩份重要材料，并于第二天交上來(lái)。張秘書在公司工作了好幾年，平時(shí)特別注意收集公司的各種資料，所以只花了一個(gè)晚上就整理好了，第二天一早就交給了總經(jīng)理。但是李秘書到第二天下午四點(diǎn)多還沒(méi)有交上來(lái)，派人催過(guò)，可還是不能上交。這時(shí)，總經(jīng)理叫來(lái)張秘書，讓他再辛苦一下，把李秘書的那份材料也趕出來(lái)。 如果你是張秘書，該如何正確處理這件事情？ 電子教案模版配色3這時(shí)，張秘書有四種想法： 1、接受領(lǐng)導(dǎo)指示，代替李秘書完成第二份材料； 2、對(duì)總經(jīng)理說(shuō)，第二份材料已交給了李秘書，我再插手，可能影響他的情緒； 3、既不完全拒絕，也不完全接受，而是背著總經(jīng)理暗暗幫助李秘書按時(shí)按質(zhì)完成任務(wù)； 4、在總經(jīng)理面前明確表示，愿意提供寫作素材和可靠數(shù)據(jù)，幫助李秘書順利完成任務(wù)，但不另起爐灶取代他。 請(qǐng)幫張秘書作出選擇，并說(shuō)明理由。秘書與同事相處的原那么： 1真誠(chéng)地關(guān)心別人； 2同等友好； 3維護(hù)團(tuán)結(jié)。電子教案模版配色3實(shí)踐訓(xùn)練 案例分析史上最強(qiáng)女秘書PK老板2006年4月，有一封郵件在各大公司竟相轉(zhuǎn)發(fā)，半個(gè)月內(nèi)就在北京、上海、廣州、成都各地轉(zhuǎn)發(fā)。其中包括微