時(shí)間管理--提高工作效率方法

1、時(shí)間管理-提高工作效率方法 時(shí)間，是最稀有的資源！ 因?yàn)?它無(wú)可替代，無(wú)法購(gòu)得，不能增加，不能儲(chǔ)存。 昨天，是已被注銷的支票 明天，是尚未到期的本票 今天，才是可以隨時(shí)取用的現(xiàn)金時(shí)間是什么？對(duì)于不同的人，時(shí)間的意義各不相同對(duì)運(yùn)發(fā)動(dòng)來(lái)說(shuō)，時(shí)間就是名次，就是榮譽(yù)、金錢(qián) 2006年7月12日，劉翔打破了塵封13年之久的由英國(guó)名將科林-杰克遜保持的12秒91的世界紀(jì)錄。 僅0.03秒之差時(shí)間是什么？對(duì)處于危機(jī)中的人來(lái)說(shuō)，時(shí)間就是生命 2021年05月12日下午，四川省汶川縣發(fā)生里氏8.0級(jí)地震。 馬元江于5月20日從地震廢墟中獲救時(shí)，已被掩埋7天8夜長(zhǎng)達(dá)179小時(shí)，超過(guò)了人類的生存極限。 黃金72小時(shí)

2、三天時(shí)間是什么？痛苦時(shí)，我們希望時(shí)間過(guò)得快些 生病時(shí)， 失戀時(shí)， 讀高中時(shí)， 在富士康工作時(shí)， 處于戰(zhàn)亂中時(shí)， 快樂(lè)時(shí)，我們希望時(shí)間能夠停滯 品嘗美味時(shí)， 欣賞美景時(shí)， 比賽勝利時(shí)， 朋友歡聚時(shí)， 臺(tái)上領(lǐng)獎(jiǎng)時(shí)， 行魚(yú)水之歡時(shí)，時(shí)間是什么？對(duì)個(gè)人而言，時(shí)間 = 生活。 8:0017:00 上班18:00-19:00 吃飯19:00-21:00 看電視、讀書(shū)、上網(wǎng)、運(yùn)動(dòng)22:00- 6:00 做愛(ài)、睡覺(jué) 6:00- 7:00 起床、洗漱、早餐，開(kāi)始新的一天在節(jié)假日，探親訪友、學(xué)習(xí)、出游、做家務(wù)、照顧孩子如此這般，日復(fù)一日、年復(fù)一年浪費(fèi)時(shí)間，會(huì)降低我們的生活質(zhì)量! 縮短我們的有效壽命！浪費(fèi)別人的時(shí)間

3、，等于圖財(cái)害命，浪費(fèi)自己的時(shí)間，等于慢性自殺。時(shí)間是什么?對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，時(shí)間 = 金錢(qián)。簽訂合同，規(guī)定交貨期；解決合同糾紛，有訴訟時(shí)效。工資是按天算的，房租是按月結(jié)的。 浪費(fèi)時(shí)間，企業(yè)就會(huì)損失金錢(qián)。貸款利息、設(shè)備折舊都同時(shí)間密切相關(guān).贏得客戶，需要時(shí)間；設(shè)計(jì)產(chǎn)品，需要時(shí)間； 生產(chǎn)加工，需要時(shí)間； 所有的勞動(dòng)成果和工作績(jī)效，都要花時(shí)間才能獲得。你的一天價(jià)值多少？年薪(元)每天價(jià)值每小時(shí)價(jià)值每分鐘價(jià)值15,00062.07.750.1325,000103.312.90.2235,000144.618.10.3045,000186.023.30.3955,000227.328.40.4765,0002

4、68.633.60.5675,000309.938.70.6585,000351.243.90.73100,000413.251.70.86 作為企業(yè)的員工，我們的時(shí)間是可以用金錢(qián)衡量的。為什么要管理時(shí)間？浪費(fèi)工作時(shí)間，就是浪費(fèi)了企業(yè)的金錢(qián)。浪費(fèi)工作時(shí)間，為企業(yè)創(chuàng)造的價(jià)值就相應(yīng)減少。 做好時(shí)間管理，讓有限的時(shí)間產(chǎn)生最大的價(jià)值!管理好時(shí)間，會(huì)提高工作效率 能降低運(yùn)營(yíng)本錢(qián) 最終提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力!你的時(shí)間用在了哪里？找東西，半小時(shí)？做方案，半小時(shí)？閑談，半小時(shí)？別人打攪，半小時(shí)？ 如果，一天只有一件事，你會(huì)花一整天去做， 如果，一天有兩、三件事，你也會(huì)把它們都干完。 如果要求自己每天做十件事，你很可能

5、成功完成八件。調(diào)查說(shuō)明：一個(gè)效率糟糕的人與一個(gè)高效人士相比，工作效率可差10倍以上。 時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)， 是對(duì)工作事項(xiàng)的管理!我們的工作目標(biāo)完成任務(wù) 簽訂合同，生產(chǎn)工裝，設(shè)計(jì)模具，稅務(wù)申報(bào)，出廠檢驗(yàn)到達(dá)期望數(shù)值 銷售回款額，不良品率控制, 本錢(qián)控制，利潤(rùn)率解決問(wèn)題 處理顧客投訴，不良品返修，修改制造工藝滿足需求 招聘人才，采購(gòu)原料，財(cái)務(wù)報(bào)銷、貸款，訂餐訂房 以上全部，都是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)！企業(yè)的終極目標(biāo)通過(guò)全體員工的努力工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)最大化，顧客滿意程度最大化。終極目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)股東權(quán)益最大化。 時(shí)間管理的方法工作效率低下的原因1. 目標(biāo)不明確。 2、優(yōu)柔寡斷，作風(fēng)拖拉。 3、不分主次，抓不住重

6、點(diǎn)。 4、過(guò)分注重細(xì)節(jié)。 5、做事有頭無(wú)尾。 6、沒(méi)有條理、毫無(wú)章法。 7、事必躬親，不懂授權(quán)。 8、不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求。 時(shí)間管理常見(jiàn)誤區(qū) 帕金森定律 1958年英國(guó)歷史學(xué)家諾斯古德帕金森Northcote Parkinson出版了?帕金森定律?一書(shū)。 工作會(huì)自動(dòng)地膨脹，占滿一個(gè)人所有可用的時(shí)間。如果時(shí)間充裕，他就會(huì)放慢工作節(jié)奏或是增添其他工程以便用掉所有的時(shí)間。 本來(lái)只需要兩個(gè)小時(shí)就能完成的事情,我們有可能會(huì)拖兩個(gè)星期,在最后的時(shí)刻才不得不去完成。完美主義所有的事項(xiàng)都想做好 結(jié)果是，效率低下。完全主義全部事項(xiàng)都想做完 往往是，什么也沒(méi)有做好。平均分配時(shí)間和精力 不分主次，把重要的事項(xiàng)忽略了

7、。帕累托法那么80/20法那么 意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。 主要內(nèi)容是：原因與結(jié)果、投入與產(chǎn)出、努力與報(bào)酬之間的關(guān)系往往是不平衡的。假設(shè)以數(shù)學(xué)方式測(cè)量這個(gè)不平衡，得到的是一個(gè)80/20關(guān)系：結(jié)果、產(chǎn)出或報(bào)酬的80取決于20的原因、投入或努力。 簡(jiǎn)而言之，80%的結(jié)果幾乎源于20%的原因。因此，要關(guān)注主要的少數(shù)，忽略次要的多數(shù)。把注意力集中到最重要的20%的事情上。根據(jù)這一法那么，我們應(yīng)當(dāng) 集中80%的精力做好重要的20%的工作； 另外80%的工作，只需投入20%的精力。方法一：帕累托法那么(Pareto Principle) 按照每件工作的重要程度不同，把每天要做的事情分為A、B、C三類。方

8、法二：ABC分類法A：必須做的B：應(yīng)該做的C：暫時(shí)可以不做的方法三：重要-緊急矩陣 A如果大局部時(shí)間做的都不是第II象限的工作，這個(gè)時(shí)候就會(huì)感覺(jué)壓力大、精辟力盡、被危機(jī)牽著鼻子走、總是忙于收拾殘局方法三：重要-緊急矩陣 B第II象限的活動(dòng)才是高效工作管理的核心。對(duì)第II象限的投入，會(huì)極大地減少將來(lái)對(duì)第I象限的投入，這樣你就不會(huì)再有被事情追著跑的感覺(jué)了，壓力也不會(huì)太大。 方法三：重要-緊急矩陣 C制定方案與提高效率有關(guān)系嗎？ 答案是“Yes!超市購(gòu)物行為分析沖動(dòng)性購(gòu)置 事先沒(méi)有方案或只有粗略的方案，進(jìn)了超市到處逛，看到了可能需要的，即刻作出購(gòu)置判斷。 弊端：可能重復(fù)購(gòu)置,也可能遺漏真正需要買(mǎi)的。

9、方案性購(gòu)置 在生活中發(fā)現(xiàn)需求及時(shí)記下來(lái)，香皂、洗發(fā)精、色拉油、大米進(jìn)超市前列出購(gòu)物清單，到了超市按單購(gòu)置。事先做好方案，可以保證在最短的時(shí)間內(nèi)買(mǎi)到全部所需物品。方法四：工作方案管理 A方法四：工作方案管理 B對(duì)工作做出方案，并按方案去執(zhí)行。留出處理不可預(yù)計(jì)事項(xiàng)的時(shí)間。制定日、周、月的工作方案。序 工作事項(xiàng)描述 相關(guān)人員完成情況 未完成原因分析1制作發(fā)放崗位工作情況調(diào)查表公司全體除開(kāi)原完成未有機(jī)會(huì)去開(kāi)原工廠2編制部門(mén)職能說(shuō)明書(shū)各部門(mén)負(fù)責(zé)人已完成5個(gè)另外3個(gè)尚待研究3招聘面試甘初試6人4籌備公司上半年度工作總結(jié)大會(huì)甘、祝完成5制定“整理文件、整頓辦公現(xiàn)場(chǎng)”活動(dòng)計(jì)劃完成6聯(lián)系TUV公司人員，為PED

10、認(rèn)證做準(zhǔn)備。劉完成 我的?周工作方案?方法四：工作方案管理 C日期 時(shí) 間 工作事項(xiàng) 地點(diǎn)負(fù)責(zé)人 相關(guān)人員9日9:00-11:00首次會(huì)議昂立會(huì)議室馮總各部門(mén)負(fù)責(zé)人14:00-16:00審核國(guó)貿(mào)部、質(zhì)檢部昂立會(huì)議室陳總錢(qián)國(guó)貿(mào)，趙質(zhì)檢10日8:30-10:00審核銷售部昂立會(huì)議室陳總李銷售10:30-11:30審核人事部、制造一部白塔會(huì)議室陳總孫人事、周制造14:00-16:30審核制造二部、采購(gòu)部開(kāi)原會(huì)議室陳總吳制造、鄭采購(gòu)11日9:00-10:00末次會(huì)議昂立會(huì)議室馮總公司全體職員2021年度監(jiān)督審核方案9.9-9.11價(jià)值2.5萬(wàn)美元的時(shí)間管理方法 美國(guó)效率大師艾維利使一家公司用了5年的時(shí)

11、間，從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當(dāng)時(shí)全美最大的私營(yíng)鋼鐵企業(yè)。 列出每天的Top 6 把事情按重要性排序，分別從“1排到“6。 先做好標(biāo)號(hào)為“1的事情，直到它被完成； 然后做標(biāo)號(hào)為“2的事， 再做標(biāo)號(hào)為“3的事項(xiàng)， 依此類推 如果一個(gè)人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事，那么，他一定是一位高效率人士。列出每周、每月的Top 6 方法五：6點(diǎn)優(yōu)先工作法5S管理內(nèi)容： 整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)養(yǎng)成良好工作習(xí)慣 1.文件、物品分類保管 2.定置存放 3.貼上標(biāo)簽，以便識(shí)別 4.用畢物歸原處 5.不亂放東西 6.要勤于記錄開(kāi)會(huì)， ，方案，想法 7.下班前整理桌面。 處理文件的3個(gè)要點(diǎn)： 第一，盡快回復(fù)，以免

12、對(duì)方長(zhǎng)期等待。 第二，及時(shí)歸檔，以免弄亂或弄丟。 第三，隨手銷毀。以免浪費(fèi)空間和時(shí)間。方法六：辦公現(xiàn)場(chǎng)5S管理博恩崔西Brian Tracy， 是美國(guó)首屈一指的個(gè)人成長(zhǎng)權(quán)威人士，在成功學(xué)、潛能開(kāi)發(fā)、銷售策略及個(gè)人實(shí)力發(fā)揮等各方面獨(dú)樹(shù)一幟。 崔西定律 “任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比， 如果完成一件工作有3個(gè)步驟，那么此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個(gè)步驟，那么此工作的困難度是25，所以必須要簡(jiǎn)化工作流程。 簡(jiǎn)化程序是成功者的共同特質(zhì)，工作愈簡(jiǎn)化，愈不容易出問(wèn)題。 方法七：博恩崔西定律3張辦公桌 ?圣經(jīng).新約?的翻譯者詹姆斯.莫法特的書(shū)房里有3張桌： 第一張,正在翻譯的?圣經(jīng)

13、?譯稿； 第二張,他的一篇論文的原稿； 第三張,正在寫(xiě)的一篇偵探小說(shuō)。 莫法特的休息方法就是從一張書(shū)桌搬到另一張書(shū)桌，繼續(xù)工作。 間作套種 連續(xù)幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會(huì)下降很多，因?yàn)橥环N作物吸收的是同一類養(yǎng)分，長(zhǎng)此以往，地力就會(huì)枯竭。變換不同的工作內(nèi)容，就會(huì)產(chǎn)生新的優(yōu)勢(shì)興奮灶，而原來(lái)的興奮灶那么得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松。方法八：莫法特休息法 有關(guān)時(shí)間管理的研究已有相當(dāng)長(zhǎng)的歷史。第一代的理論著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時(shí)間與精力。 第二代強(qiáng)調(diào)工作方案與日程表，反映出時(shí)間管理已注意到規(guī)劃未來(lái)的重要。 第三代是講求優(yōu)先順序的觀念。也就是依據(jù)輕重緩急設(shè)定

14、短、中、長(zhǎng)期目標(biāo)，再制定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方案，將有限的時(shí)間、精力加以分配，爭(zhēng)取最高的工作效率。 時(shí)間管理的演變何謂嚴(yán)謹(jǐn)? 嚴(yán)肅、謹(jǐn)慎、嚴(yán)密、周到 是就是，非就非，一是一，二是二。工作需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度表達(dá)事項(xiàng)盡量具體，能定量描述就不定性描述，不用“大概、也許、估計(jì)等詞匯。用數(shù)字表達(dá) “沈陽(yáng)離天津很遠(yuǎn)啊 “沈陽(yáng)、天津距離700公里 “工廠交貨太慢了 “工廠延遲交貨8天 “這批貨不良品很多啊 “本批貨不良品率10%對(duì)不確定的事情，可以用發(fā)生概率、平安系數(shù)等表示。例子，高跟鞋的高度很高，比我的高，11cm高嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度 時(shí)間管理8條金律金律1:要和你的價(jià)值觀相吻合一定要有明確的個(gè)人價(jià)值觀。 否那么，你就很難

15、知道什么對(duì)你最重要，時(shí)間分配一定不好。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在于管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。你永遠(yuǎn)沒(méi)有時(shí)間做好所有事項(xiàng)，但你有時(shí)間做對(duì)你來(lái)說(shuō)最重要的事項(xiàng)。 金律2:設(shè)立明確的目標(biāo)時(shí)間管理的目的，是讓你在最短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多你想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。必須把今年、本月的4到10個(gè)目標(biāo)寫(xiě)出來(lái)，并依次按重要程度排列，然后制定詳細(xì)方案，并按方案行事。設(shè)定目標(biāo)的SMART原那么 S Specific 具體的 M Measurable 可以測(cè)量的 A Attainable 可以到達(dá)的 R Relevant 相關(guān)的 T Time-bound 有時(shí)間限制的金律3:改變你的想法美國(guó)心理學(xué)之父威廉詹姆士對(duì)時(shí)間行為學(xué)的研究發(fā)現(xiàn)這

16、樣兩種對(duì)待時(shí)間的態(tài)度: 1.“這件工作實(shí)在討厭，所以我能拖便拖。 2.“這不是件令人愉快的工作，卻又必須去做，所以我得馬上動(dòng)手，早些完成好早些擺脫它。當(dāng)你有了動(dòng)機(jī)，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個(gè)習(xí)慣，只需強(qiáng)迫自己現(xiàn)在就去做被你拖延的某件事。從明早開(kāi)始，每天都從你的time list中選出最不想做的事情先做。金律4:安排不被干擾時(shí)間每天至少要有一小時(shí)的“不被干擾時(shí)間。假設(shè)你能在這一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾，在自己的空間里單獨(dú)思考或者工作，這一個(gè)小時(shí)可能抵過(guò)你平時(shí)的一天。金律5:嚴(yán)格規(guī)定完成期限帕金森在其所著的?帕金森法那么?(Parkinsons Law)中，寫(xiě)下這段話: “你有多少時(shí)間完成工作,工作就會(huì)自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間。如果你有一整天的時(shí)間可以做某項(xiàng)工作，你就會(huì)花一天的時(shí)間去做它。 而如果你只有一小時(shí)的時(shí)間可以做這項(xiàng)工作，你就會(huì)更迅速有效地在一小時(shí)內(nèi)做完它。 我們必須制定工作方案，嚴(yán)格限定完成時(shí)間。規(guī)定了完成期限，工作效率會(huì)大大提高。金律6:做好時(shí)間日志 你每天主要做了哪些事情？都花了多少時(shí)間? 1、2、3、4，甲、乙、丙、丁諸多事項(xiàng)。把這些事項(xiàng)與所花的時(shí)間一一記錄下來(lái)。 再進(jìn)行分析，你會(huì)發(fā)現(xiàn)哪些時(shí)間用的合理。 找到了浪費(fèi)時(shí)間的根源，你才能有針對(duì)性地作出改變。 金律