如何做好應(yīng)歸檔文件材料收集歸檔工作

1、如何做好應(yīng)歸檔文件材料收集歸檔工作一、檔案和檔案工作簡介 二、文件材料的收集三、保管期限的劃分四、文件材料的整理五、歸檔文件的編目 一、檔案和檔案工作簡介 1、檔案的概念 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 ?檔案法? 學(xué)校檔案，是指學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。2、檔案的作用 (1) 檔案是機(jī)關(guān)行政管理和業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù) (2) 檔案是生產(chǎn)活動的參考依據(jù) (3)

2、 檔案是科學(xué)研究的根底和條件 (4) 檔案是宣傳教育的生動素材 (5) 檔案是解決糾紛、維護(hù)僉權(quán)益的法律證據(jù) (6) 檔案是政治斗爭、國際斗爭的有力武器 檔案的作用可概括為兩個(gè)根本方面: (1)憑證作用 (2)參考作用 3、檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容 收集 鑒定 整理 編目 保管 統(tǒng)計(jì) 編研 利用 二、文件材料的收集1、存在問題1不齊全完整 “帳外文件短缺 職能部門文件短缺 特殊載體材料短缺2不及時(shí)、標(biāo)準(zhǔn)3不集中統(tǒng)一管理2、收集要求 1要齊全完整 2要保證及時(shí)和平安 3要符合標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn) 4要集中統(tǒng)一管理3、收集措施 1要健全檔案管理網(wǎng)絡(luò) 2要建立檔案收集制度 3要制定完整的文件材料歸檔范圍4、收集本卷須

3、知1“帳內(nèi)紅頭文件材料的收集 發(fā)文收集本卷須知 收文收集本卷須知2 “帳外 文件的收集 注意做好本單位業(yè)務(wù)職能部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集3關(guān)聯(lián)文件的收集4其它門類和載體文件材料的收集 注意做好電子文件的收集5、電子文件的收集歸檔迫在眉睫 計(jì)算機(jī)在日常辦公中的廣泛使用 辦公自動化系統(tǒng)的普遍應(yīng)用 行政業(yè)務(wù)系統(tǒng)的大量運(yùn)行 電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通 結(jié)論：大量產(chǎn)生的電子文件，將成為歸檔的主體，電子文件管理和歸檔成為各部門工作的重要組成局部6、收集方法 1平時(shí)收集 2集中收集 7、國家出臺的有關(guān)政策文件 (1)?機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定?國家檔案局公布號令 (2)各級各類

4、檔案館收集檔案范圍的規(guī)定國家檔案局公布9號令 (3)國家根本專業(yè)檔案門類第一批、第二批 (4)?電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)? (5)?公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)那么?8、關(guān)于國家檔案局號令的貫徹 1文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制已審批的單位結(jié)合本單位、本部門工作實(shí)際做好“回頭看 工作 2制定電子文件歸檔范圍和保管期限表 9、如何制定電子文件歸檔范圍和保管期限表 各部門處室與檔案人員共同劃定歸檔范圍。 明確單位的主要職能、重要工作內(nèi)容和關(guān)鍵的工作步驟 根據(jù)業(yè)務(wù)工作中電子文件的生成節(jié)點(diǎn)，明確電子文件的種類 電子文件來源部門制定歸檔范圍和保管期限初稿 匯總討論制定初步歸檔范圍和細(xì)化的保管期限征

5、求意見稿 廣泛征求意見并試用 修改完善歸檔范圍和保管期限 上報(bào)檔案行政管理部門審批后執(zhí)行正式稿 通知正本 格式或版式文件 永久 日程正本 格式電子版 永久 名單正本、表格 永久 領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、講話、總結(jié)歷次修改稿、定稿、 格式電子版 永久 各市交流材料定稿、 格式 30年 照片格式 永久 錄音、錄像格式 永久網(wǎng)站發(fā)布會議信息 格式、 格式 30年 例：“江蘇省檔案信息化工作會議文件歸檔范圍和保管期限 三、保管期限的 劃分1、檔案鑒定工作 1確定是否歸檔資格審定2區(qū)分不同價(jià)值劃分保管期限3期滿檔案鑒定4劃控鑒定 2、保管期限的劃分 1劃分原那么 “以我為主原那么 “我：本機(jī)關(guān)職能活動 本系統(tǒng) 密切相

6、關(guān)的機(jī)關(guān) “公民權(quán)益從寬原那么 本機(jī)關(guān)個(gè)人利益 外機(jī)關(guān)個(gè)人利益 2劃分依據(jù) 國家檔案局公布號令 結(jié)合本單位、本部門工作實(shí)際3劃分保管期限應(yīng)注意的問題： 注意文件之間的聯(lián)系； 考察文件的實(shí)際內(nèi)容； 研究文件的各種作用； 考慮文件的長久需要。4操作層次著重區(qū)分的問題區(qū)分“主辦的與“協(xié)辦的 區(qū)分“針對的與“普發(fā)的 區(qū)分“政策性的與“事務(wù)性的區(qū)分“憑證性的與“參考性的區(qū)分“結(jié)論性的與“過程性的區(qū)分“有處理結(jié)果的與“無處理結(jié)果的區(qū)分“全局的與“局部的區(qū)分“時(shí)間長的與“時(shí)間短的5永久保管的文書檔案范圍 本單位機(jī)構(gòu)演變、人事任免、年度方案總結(jié)、會議記錄、年報(bào)表、年度考核、職工名冊、大事記等材料； 本單位重要

7、會議、重大活動等形成的主要文件材料； 學(xué)校教育教學(xué)活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料； 本單位房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；其它有關(guān)縣級以上表彰、工調(diào)、人事組織關(guān)系、警告以上處分材料等。6定期保管的文書檔案范圍 保管期限30年文書檔案 單位人事工作制度、財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告、大會交流材料 、專題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告；領(lǐng)導(dǎo)視察匯報(bào)材料、重要的接待方案；試卷分析、物資辦公用品采購方案 、招投標(biāo)、機(jī)動車保險(xiǎn)、轉(zhuǎn)讓等材料；出國審批材料；警告處分材料等； 以下哪些文件應(yīng)該歸檔？歸檔、不歸檔、待鑒定 內(nèi)部文件 會議文件 請示 記錄 會議記錄 合同

8、協(xié)議一般文件的修改稿 重份文件 人事任免材料 年度方案 年度總結(jié) 校對稿 本單位編印的出版物原稿附印本 上級機(jī)關(guān)的簡報(bào) 四、文件材料的整理1、整理原那么遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；正確區(qū)別文件的不同價(jià)值保證檔案質(zhì)量的重要因素；便于保管和利用文件整理工作的根本出發(fā)點(diǎn)和最終目的2、件確實(shí)定歸檔文件以“件為單位進(jìn)行整理，一般以每份文件為一件，但有些文件不是單份，不能被分散： 幾種“件的情況 文件的正本與定稿為一件 正文與附件為一件 收文與文件閱辦單為一件 原件與復(fù)制件為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件來文與復(fù)文為一件報(bào)表、名冊、圖冊按其原來的裝訂方式，各為一件活頁紙會議記錄 一次會議

9、為一件,訂本式的會議記錄可以為一件整本的介紹信存根為一件 注意成套的會議材料不能成為一件3、裝訂裝訂的材料：不銹鋼書釘裝訂的順序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤螅晃募嗈k單在前，正文在后4、分類 1常用的分類方法 年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法 適用于機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定的單位 年度問題保管期限分類法 年度保管期限分類法 例如: 2021年永久、 30年、10年 保管期限年度機(jī)構(gòu)分類法 保管期限年度問題分類法(2)、分類方案的編制 格式內(nèi)容: 檔案分類制訂依據(jù) 檔

10、案分類制訂原那么 檔案分類方法(含分類類目)5、排列歸檔文件的排列以事由為原那么，同一事由的相關(guān)文件集中在一起，再按時(shí)間先后排列。不同事由的歸檔文件排列 一是按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列； 二是按事由的重要程度排列；主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料在后，綜合性的在前，業(yè)務(wù)性的在后。由于特殊原因未及時(shí)歸檔的零散文件，可采用將其排在同一年度、同一類別、同一保管期限的最后，并在備考表中加以說明。6、電子文件的整理 (1)文書類電子文件的整理 同一全宗內(nèi)的文書類電子文件按照： 年度保管期限機(jī)構(gòu)問題或 保管期限年度機(jī)構(gòu)問題等分類方案進(jìn)行分類 (2)其它門類、載體電子文件的整理

11、按照各門類、載體檔案整理的有關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行整理 五、歸檔文件的 編目1、編目概念 編目即編制歸檔文件目錄 2、歸檔文件目錄格式件號 責(zé)任者 文號 題 名 日期 頁數(shù)備注001檔案局義檔20113號 關(guān)于做好2010年度文件整理歸檔工作的通知 20110225 0053、歸檔文件目錄內(nèi)容：1件號：填寫室編件號2責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。可以用發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的簡稱，不能用本局、本公司等含義不明的簡稱。聯(lián)合發(fā)文一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過多，可適當(dāng)省略。3文號：即發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年度、順序號組成。抄全。4題名：即文件的標(biāo)題。有的文件沒有題名的，或題名含義不清，應(yīng)根

12、據(jù)文件內(nèi)容重新擬定或補(bǔ)充標(biāo)題，并在新擬或補(bǔ)充標(biāo)題之外加“ 。5日期：即文件的發(fā)文日期。文件的落款日期以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。如：202102256頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁.兩份文件為一件時(shí)，頁數(shù)相加。7備注:注釋文件需要說明的情況。4、歸檔文件目錄封面編制與裝訂1封面格式要求 歸 檔 文 件 目 錄 全宗名稱:泰州市局年 度：2021保管期限：永久 機(jī) 構(gòu)：辦公室2封面裝訂要求5、電子文件的歸檔 (1)歸檔程序一是整理、鑒定需歸檔的電子文件；確保三性二是編制檔號和歸檔說明；三是復(fù)制備份，存入磁、光介質(zhì)；四是檢測歸檔的電子文件軟硬件環(huán)境有效性、格式及病毒等五是傳給電