如何建立完善聲像檔案管理工作機(jī)制

1、如何建立完善聲像檔案管理工作機(jī)制摘 要聲像檔案作為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案全宗的一員,可以提供生動(dòng)的基礎(chǔ)和憑證，使科研、生產(chǎn)和管理工作順利進(jìn)行。完整的收集、貯存、利用好視聽檔案是檔案工作內(nèi)容的重要環(huán)節(jié)。隨著社會(huì)快速發(fā)展和辦公條件的信息化改善,在政府和各種各樣的活動(dòng)中，形成了大量的聲像檔案，以便更好的保護(hù)和利用生動(dòng)形象的特殊載體檔案。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案存在著檔案管理制度不健全、檔案保存管理不善、管理意識(shí)薄弱等問(wèn)題,直接影響到文件的完整性和聲像檔案的妥善保存和利用，導(dǎo)致音像檔案管理嚴(yán)重滯后于整個(gè)檔案工作的發(fā)展步伐，因此,采取切實(shí)有效措施,加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作勢(shì)在必行。關(guān)鍵詞：聲像；檔案管理；研究引言

2、聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人參與政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育、軍事和其他活動(dòng),通過(guò)特殊設(shè)備和特殊的載體材料,借助圖像和聲音符號(hào)來(lái)記錄文件信息,輔以文字、符號(hào)功能和藝術(shù)價(jià)值作為參考文檔,根據(jù)文件系統(tǒng)集中管理的一種特殊的文件,也稱為音頻和視頻文件。聲像檔案來(lái)源基本上可以分為兩類,一種是傳統(tǒng)意義上的檔案形式，主要是電影,音頻和視頻文件,如:磁性材料為軸承照片檔案、錄音視頻文件和視頻文件等;另一種是在數(shù)字技術(shù)的支持形式下的0或1的數(shù)據(jù)流的音像檔案、最典型、最常見(jiàn)的數(shù)字照片檔案。一、聲像檔案管理工作開展的緣由以媒體單位發(fā)展為鑒，拓展管理思維新視野，聲像檔案的產(chǎn)生領(lǐng)域很多，涵蓋了各機(jī)關(guān)、企業(yè)及事業(yè)

3、單位，其中產(chǎn)量最為巨大的是媒體單位，即各報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)等。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)達(dá)，人們對(duì)于各媒體節(jié)目的需求也越來(lái)越多樣化。于媒體單位而言，這種多樣化的高品質(zhì)需求越來(lái)越難以滿足并引發(fā)現(xiàn)實(shí)工作中的矛盾，即一方面他們苦惱于如何做出更新穎更有競(jìng)爭(zhēng)力，可以抓住人們眼球的節(jié)目；另一方面，能夠滿足大眾多樣化需求，可以產(chǎn)生巨大經(jīng)濟(jì)文化效益的海量聲像檔案資源卻靜靜的躺在庫(kù)房里，依附在報(bào)損邊緣的膠片上或連播放設(shè)備都找不到的受霉變威脅的磁帶上，無(wú)聲息直至走向最終的消失。 過(guò)去，媒體領(lǐng)域?qū)τ诼曄駲n案的認(rèn)識(shí)停留在“歷史的見(jiàn)證”上，認(rèn)為其進(jìn)入庫(kù)房后就作用不大了，因而采用傳統(tǒng)手工查詢模式進(jìn)行管理，這就造成一旦有節(jié)目編輯需要，必

4、須從成千上萬(wàn)的拷貝、磁帶中查詢符合條件的幾組鏡頭，工作效率之低下可想而知，久而久之，聲像檔案部門管理部門因無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的作用而日益被邊緣化。 當(dāng)數(shù)字技術(shù)引入聲像檔案管理工作后，在媒體領(lǐng)域出現(xiàn)了“媒資”概念，“媒資的全稱是媒體資產(chǎn)管理 MAM（MediaAssets Management），就是對(duì)各種類型的視頻資料、音頻資料、文字、圖表等媒體資料的數(shù)字化存儲(chǔ)、編目管理、檢索查詢、非編素材轉(zhuǎn)碼、信息發(fā)布，以及設(shè)備和固定資產(chǎn)等進(jìn)行全面管理的系統(tǒng)”。借助媒資，媒體領(lǐng)域可以把所有聲像檔案，無(wú)論是傳統(tǒng)材質(zhì)，還是新型載體，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)存放于內(nèi)，并以手工無(wú)法想像的效率進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)。或于數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢，或

5、于網(wǎng)絡(luò)上播放，或于其它材質(zhì)轉(zhuǎn)移?？傊诿劫Y概念下，聲像檔案的利用達(dá)到了前所未有的便捷和快速，解決了一直以來(lái)困擾媒體工作者的難題。 二、聲像檔案管理工作存在的問(wèn)題（一）管理制度不健全，聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理聲像檔案的管理主要存在著三種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占26% ；二是各科室一年一次移交檔案室，占35%；三是由科室分散保管或個(gè)人保存，占39%。 由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。（二）保管條件差, 聲像檔案難以長(zhǎng)久保存聲像檔案管理工作中存在紕漏如下: 聲像檔案保管不利,

6、有的聲像檔案長(zhǎng)期淪為個(gè)人或科室部門保存, 不移交檔案部門統(tǒng)一管理, 或人員工作變動(dòng), 機(jī)構(gòu)調(diào)整時(shí), 不履行移交手續(xù), 造成聲像檔案失控與流失。歸檔不及時(shí), 聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性, 如照片底片須同時(shí)歸檔, 輔以文字說(shuō)明, 如不及時(shí)歸檔, 過(guò)后攝影人員也難以準(zhǔn)確完備追憶; 且照片、底片分家, 又無(wú)文字說(shuō)明, 使珍貴的照片失去寶貴價(jià)值。從聲像器材使用看, 許多單位是“一盤帶子反復(fù)用”, 猴子掰棒子, 掰一個(gè)扔一個(gè), 錄攝后面的刪前面的, 導(dǎo)致原始錄攝資料人為遺失; 保管條件差, 無(wú)恒溫、恒濕、防磁、防震、防光、防火、防高溫、防塵設(shè)施。聲像設(shè)備存在“以硬一軟”現(xiàn)象, 即聲像設(shè)備較強(qiáng)硬, 但聲像設(shè)備管

7、理疲軟; 聲像工作人員隊(duì)伍存在“一強(qiáng)一弱”現(xiàn)狀, 即隊(duì)伍人員多年齡適中, 文化程度高, 接受專業(yè)培訓(xùn)的人員少, 技術(shù)含金量不高。聲像檔案管理不規(guī)范, 無(wú)標(biāo)準(zhǔn)、無(wú)布置、無(wú)檢查、無(wú)評(píng)比、無(wú)獎(jiǎng)罰激勵(lì)機(jī)制, 處于無(wú)序狀態(tài); 聲像檔案資源開發(fā)利用率低, 缺少編輯重組加工, 許多資料化為靜態(tài)信息, 束之高閣, 幽居冷柜, 無(wú)人問(wèn)津。單位之間缺少聲像檔案信息交流, 沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息共享。（三）聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔聲像資料拍攝責(zé)任者多為辦公室秘書和業(yè)務(wù)部門，由于檔案意識(shí)薄弱，存在著兩種思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。一種是有部分人根本就不知道什么是聲像檔案，他們一直誤以為屬于檔案資料范疇的只有文書材料的紅頭文件，而他們?cè)诟?/p>

8、項(xiàng)活動(dòng)中拍攝與錄制的照片、錄音、錄像帶等，認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需移交本單位檔案部門歸檔保存。另一種認(rèn)識(shí)是，誤以為在公務(wù)活動(dòng)中，誰(shuí)拍的照片、錄像等資料就歸誰(shuí)所有，聲像資料是為了搞好本單位的宣傳工作而拍攝、錄制的，將拍攝的錄像、錄音、照片等送往報(bào)社、電臺(tái)的就算完成拍攝任務(wù)了，怎么處理這些聲像資料屬于個(gè)人行為。他們往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā)對(duì)聲像資料任意處置，加之保管條件等原因，致使照片、底片損傷或丟失，使聲像檔案資料受到不同程度的損壞。三、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議（一）加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)要想改變聲像檔案管理工作混亂的狀態(tài),制定一個(gè)實(shí)用的管理措施,規(guī)范這項(xiàng)工作,需要

9、立檔單位建立相應(yīng)的管理體系,規(guī)范管理,對(duì)聲像材料歸檔移交檔案處管理,制定一套嚴(yán)格的規(guī)則,防止檔案資料分散錯(cuò)誤，保持借款使用記錄和聲像檔案長(zhǎng)期保存的永久性。聲像檔案應(yīng)定期移交檔案館;在此基礎(chǔ)上狠抓實(shí)質(zhì)性工作,確保有關(guān)法律法規(guī)和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn),采取有效措施,明確責(zé)任,依法行政,逐漸引導(dǎo)有意識(shí)的檔案管理行動(dòng),以確保檔案歸檔的質(zhì)量。加強(qiáng)聲像檔案管理監(jiān)督、分類指導(dǎo)、注重專業(yè)培訓(xùn)。根據(jù)音像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門加強(qiáng)監(jiān)督檔案,并把聲像檔案管理做為主要檔案的主要管理內(nèi)容。目標(biāo)管理年度檢查的同時(shí),根據(jù)不同單位的現(xiàn)狀,采用不同的方式分類指導(dǎo),整體水平提高設(shè)備檔案管理工作,鞏固、發(fā)展和利用;以專業(yè)視頻設(shè)備,進(jìn)行記

10、錄管理。聲像檔案管理落后的單位,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，建章立制依照法律規(guī)定,管理和促進(jìn)其逐步規(guī)范管理;對(duì)于更弱的基本單位,通過(guò)輸入問(wèn)題的最后期限,加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo),注重檔案專業(yè)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)視頻檔案人員相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn),為保管檔案打下良好的基礎(chǔ)。（二）完善聲像檔案管理體制聲像檔案管理服務(wù)于聲像檔案建設(shè), 必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn), 夯實(shí)基礎(chǔ)工作。 首先，領(lǐng)導(dǎo)重視, 加大宣傳力度。聲像檔案管理工作滯后, 究其原因是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不足, 重視不夠, 管理不力。實(shí)踐證明, 老大難, 老大去抓就不難。領(lǐng)導(dǎo)要從文化建設(shè)高度去認(rèn)識(shí)聲像檔案建設(shè), 把它列入議事日程, 加大宣傳力度, 從上到下都重視聲像檔案建設(shè), 常抓不

11、懈, 形成規(guī)模, 抓出成效。其次， 建章立制, 實(shí)行規(guī)范管理。聲像檔案管理法規(guī)建設(shè)尚處真空, 有關(guān)部門應(yīng)做好制度安排, 盡快出臺(tái)聲像檔案管理辦法, 規(guī)范管理。界定職責(zé),明確任務(wù), 各司其職, 有序工作。堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則, 做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。力爭(zhēng)聲像檔案處理工作規(guī)范化, 制度化、科學(xué)化。第三，培養(yǎng)人才, 提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。針對(duì)單位掌握聲像技術(shù)水平參差懸殊的情狀, 行摸底, 分類指導(dǎo), 開展業(yè)務(wù)培訓(xùn), 以提高辦公自動(dòng)化水平為宗旨, 對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行聲像技術(shù)技能培訓(xùn), 學(xué)習(xí)數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、投影儀、攝像機(jī)等視頻技術(shù)的操作使用。實(shí)行持證上崗制度。進(jìn)行聲像設(shè)備保管常識(shí)培訓(xùn), 掌握

12、防火、防潮、防光、防磁、防高溫、防塵等知識(shí), 營(yíng)造防火、防潮、防震、防光、防磁的環(huán)境。（三）樹立聲像檔案信息資源觀意識(shí)從信息資源角度來(lái)看，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位形成的聲像檔案內(nèi)生的最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的原生信息，作為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案門類之一的聲像檔案是其檔案信息資源的重要組成部分，它與紙質(zhì)載體的文書、科技等檔案緊密聯(lián)系、相互補(bǔ)充，構(gòu)成了完整的檔案資源體系，具有一般文字載體檔案所不能替代的作用，對(duì)現(xiàn)實(shí)和歷史有著重要意義。聲像檔案管理是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)建設(shè)基礎(chǔ)性管理工作之一，樹立聲像檔案信息資源觀，要實(shí)行集中統(tǒng)一管理聲像檔案信息資源的原則，例如筆者所在單位聲像檔案資料的管理，與文書、科技、

13、病案、會(huì)計(jì)等門類檔案一樣，做到層層有人抓，處處有人管，納入本單位縱向逐級(jí)負(fù)責(zé)，橫向聯(lián)系緊密，工作協(xié)調(diào)一致的醫(yī)院檔案信息資源管理網(wǎng)絡(luò)。結(jié)論總之,做好聲像檔案管理工作不僅是檔案部門的工作內(nèi)容,也是立檔單位甚至整個(gè)社會(huì)的責(zé)任,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視是做好聲像檔案管理工作的重要保證。從管理工作上看，聲像檔案管理工作的重點(diǎn)是新聞宣傳部門單位的大力支持以及社會(huì)的廣泛關(guān)注,從而提高全民加強(qiáng)聲像檔案管理的意識(shí),特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的檔案文件,創(chuàng)建一個(gè)良好的檔案管理工作氛圍的;其次,做好聲像檔案管理工作還必須抓住機(jī)遇以及服務(wù)中心工作，檔案部門立檔單位必須善于抓住機(jī)遇,結(jié)合當(dāng)?shù)氐牟块T實(shí)際工作，及時(shí)準(zhǔn)確地提供聲像檔案信息，完整安全地保護(hù)聲像檔案信息，并為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位各項(xiàng)工作提供高效的服務(wù)。參考文獻(xiàn)1 王雪飛,胡瑩.聲像檔案管理學(xué)發(fā)展的歷史回顧與展望 J.蘭臺(tái)世界,2010(12). 2 李勇.系統(tǒng)的集