XX集團公司辦公管理制度

1、PAGE 辦公管理制度 企業(yè)文檔管理公司文書管理辦法 一、文書管理包含外來文件及自制文件兩種。二、外來文件包含公文、傳真資料、法律條款、地方性法規(guī)、國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準等項目。內部自制文件包含本集團系統(tǒng)內部文件和對外業(yè)務文件。三、文書歸口管理部門為集團總經(jīng)辦；分公司由人行部；自制文書的會簽必須經(jīng)總經(jīng)辦。四、收文 外來文件收文由公司總經(jīng)辦/人行部文員登記，請示部門經(jīng)理文件是否轉發(fā)，轉發(fā)時按自制文件會簽程序會簽后轉發(fā)。五、自制文件1、擬制：由文件起草部門擬稿，文稿要求語言通順、邏輯清晰、簡潔易懂、文字嚴肅，避免使用晦澀及地方口語等詞匯敘述。 文件盡量不制定補充規(guī)定，如需要增加補充、修改條款

2、，可將原文作廢重新制定，以保證制度的連貫性。部門經(jīng)理審核后方可打印，打印時須按照集團關于公司統(tǒng)一公文處理規(guī)定（見匯編“辦公管理制度”中“企業(yè)文檔管理”類）中規(guī)定的格式進行編號排版，打印后認真校稿，與原稿核對無誤后方可進入會簽程序。2、會簽：(1)、由文件起草部門確定并填寫文件簽發(fā)審批單：注明文件名稱、編號、文件類別、主要內容、密級、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位、會簽范圍（寫明需要參與會簽的部門名稱、副總職務名稱）(2)、以文件內容相關的部門、相關集團副總、總經(jīng)辦/人事行政部、總經(jīng)理的順序會簽，將文件正文與文件會簽單一同在會簽范圍內傳閱。(3)、各部門收到需要會簽的文件時，須本著認真的態(tài)度，必要

3、時征集本部門員工意見，盡量提供相關資料供起草部門參考。(4)、自收到需會簽文件起各會簽單位及個人須在處理時限內回復，提高效率，文件擬制部門負責文件會簽跟蹤工作。(5)、各會簽單位必須在會簽單上簽名且標注日期，以明確責任。(6)、文件會簽至各副總后，由文件起草部門依據(jù)會簽意見結果，匯總整理，再次修訂后；方可交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦按各部門會簽意見再審后交總經(jīng)理審批。3、批示總經(jīng)理或其他被授權批示者作最終的批示，并簽字。4、出稿復印、下發(fā)(1)、文件起草部門將修訂后的文稿拷盤，由總經(jīng)辦/人事行政部文員出稿。(2)、總經(jīng)辦/人事行政部文員對外來人員自帶的軟盤先做病毒檢查（有病毒的軟盤應拒絕接收，并禮貌解釋

4、表示歉意）。(3)、總經(jīng)辦/人事行政部文員接稿后，應認真檢查文件簽批手續(xù)是否齊全，打印稿排版是否按公司行文規(guī)范，美觀合理，對文字進行最終校對，發(fā)現(xiàn)有誤可與文件擬稿人聯(lián)系確認后修改。 (4)、總經(jīng)辦/人事行政部文員按文件簽發(fā)審批單中注明的份數(shù)復印下發(fā)。(5)、需要對外發(fā)文時，由總經(jīng)辦/人事行政部文員打印、蓋章、封裝、寄發(fā)。(6)、收到文件的單位及個人須在文件發(fā)放記錄中簽字確認，文件發(fā)送到各部門后，部門經(jīng)理應組織本部門人員學習，并妥善保管，裝訂成冊，便于查閱、執(zhí)行。(7)、總經(jīng)辦/人行部每月定期檢查各部門的文件傳達及保存情況，如有文件丟失或傳達不到位，則報人力資源部作為績效考核項目。5、歸檔(1)

5、、所有簽成正本文件均需由總經(jīng)辦及人行部（人行部只負責對接收文件和本分公司自制文件）歸檔存查。(2)、若執(zhí)行部門必須使用正本時，可暫時借出使用后歸還，若正本必須寄出或無法取回時，可存檔復印件。(3)、存檔文件保存期限10年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。六、公文機密等級1、秘密文件是指以集團或集團各部門、各分公司名義下發(fā)的，可以在公開場合學習討論、并要求貫徹執(zhí)行的文件，以及有關的規(guī)章制度等。2、機密文件是指以集團或集團各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供個別部門或相關人員學習、貫徹執(zhí)行的文件，如：有關人事任免事項；質量問題通報；產(chǎn)值、產(chǎn)量、利稅、庫存產(chǎn)品、用肉量等統(tǒng)計數(shù)據(jù)；供貨廠家、銷售客戶資料等。此類文

6、件的閱辦人只可在規(guī)定時間內傳閱不能留存或復印，事后，當需要再次查閱時，需向總經(jīng)辦辦理文件借閱手續(xù)，當場借閱當時還。3、絕密文件是指以集團或集團各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供高層領導或極小范圍內人員了解、知悉的文件，如：希波員工的工資體系和標準、品控部的工藝流程、工藝標準、品質檢驗報告、生產(chǎn)配方、制造成本、研發(fā)部的新品開發(fā)計劃、正在研制中的新產(chǎn)品的實驗數(shù)據(jù)、產(chǎn)品的配方、銷售公司的產(chǎn)銷量、營銷機制、促銷方案、營銷價格等，此類文件應嚴格控制印發(fā)數(shù)量和印發(fā)范圍。4、各級人員必須嚴守秘密，有泄密事件發(fā)生，按保密制度處理。七、公文處理時限1、特急件：各會簽單位需在半小時內回復，隨到隨辦。2、急件：各會簽

7、單位需在1小時內回復，一天內處理完畢。3、普通件：各會簽單位需在4小時內回復，三天內處理完畢。4、超過處理時限的文件，由文件起草部門催辦。附件： 文件簽發(fā)審批單文件名稱編號密級主要內容類別擬制部門擬制人部門經(jīng)理主送單位抄送單位會簽范圍及會簽意見部門經(jīng)理副總總經(jīng)理注：1、文件經(jīng)總經(jīng)理簽批后，發(fā)放用印時不必使用用印審批單。2、各部門、副總、總經(jīng)理會簽意見可另附紙。公司統(tǒng)一公文處理的規(guī)定一、公文的性質公文是處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是指示、匯報和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具，各部門必須認真貫徹本規(guī)定，切實做好公文處理。二、根據(jù)本公司實際情況，現(xiàn)對公文做如下分類：（一）

8、決議 用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。（二）決定 用于對重要事項做出決策和安排。（三）意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。（四）通知 用于發(fā)布公司內部規(guī)章制度、人事任免、傳達公司領導指示給相關部門具體執(zhí)行或遵守的事項。（五）通報 用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。（六）報告 用于向公司領導匯報工作、反映情況、提出建議，答復領導的詢問。（七）規(guī)定 用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范。（八）會議紀要 用于記載會議主要精神和議定事項。三、公文格式公司下發(fā)公文由版頭、發(fā)文字號、橫隔線、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文部門署名、成文日期、印章、主題詞、主送部門、

9、抄送部門、印制版記組成。（一）版頭由公司全稱加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部。版頭字體采用姚體60號字。（二）發(fā)文編號1、由發(fā)文部門代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，標注于版頭、橫隔線之間，橫向居中，字體采用仿宋小四號字。2、發(fā)文機關應使用規(guī)范化簡稱：下發(fā)文件單位統(tǒng)一字號下發(fā)文件單位統(tǒng)一字號集團希團字第號銷售公司希銷字第號總經(jīng)辦希行字第號企劃部希策字第號人力資源部希人字第號財審部希審字第號企管部希企字第號財務部希財字第號綜合計劃部希綜字第號佳木斯分公司希佳字第號研發(fā)中心希研字第號天津分公司希津字第號舉例希團字2003第3號3、發(fā)文年度用公元年全稱。用阿拉伯數(shù)字寫，用中括號括起。4、

10、順序號用阿拉伯數(shù)字書寫，自每年第一件起按發(fā)出時間順序編排。（三）橫隔線 隔開公文的版頭部分與行文部分的橫線。由紅色橫線組成，位于發(fā)文字號下方。（四）標題 由公文的主題和文種組成，字體采用華文中宋二號字（加黑）。（五）主送部門 主送部門是指公文的主要受理部門，規(guī)定、通報可以不寫主送部門（或在版記中體現(xiàn)），字體采用黑體三號字。（六）正文 公文的主體，用來表述公文的內容，字體采用宋體四號字。層次結構正文分條標識方法為：全文共一級的用“一、二、三、”。全文共二級的第一級用“一、二、三、” 第二級“1、2、3、”。全文共三級的第一級用“一、二、三、”第二級用“（一）、（二）、（三）、”第三級用“1、2、

11、3、”。全文共四級的第一級用“一、二、三、” 第二級用“（一）、（二）、（三）、”第三級用“1、2、3、”第四級用“（1）、（2）、（3）、”。全文共五級的第一級用“一、二、三、” 第二級用“（一）、（二）、（三）、”第三級用“1、2、3、”第四級用“（1）、（2）、（3）、” 第五級用“A、B、C、”。全文共六級的第一級用“一、二、三、” 第二級用“（一）、（二）、（三）、”第三級用“1、2、3、”第四級用“（1）、（2）、（3）、” 第五級用“A、B、C、” 第六級用“a、b、c、”。公文首頁應根據(jù)標題行數(shù)合理排列正文行數(shù)。（七）附件公文附件，應置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后

12、、發(fā)文部門署名之前應注明附件的名稱。如附件較多，應用阿拉伯數(shù)字注明順序，逐件寫明附件的名稱。（八）部門署名 應當用全稱或者規(guī)范化簡稱，發(fā)文部門署名應采用黑體三號字標注于正文的右下方。（九）成文日期 一般署會議通過或者領導簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。領導簽發(fā)后，因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定。成文日期應當寫明年、月、日，采用黑體三號標注于發(fā)文部門署名右下方。成文日期年、月、日均用阿拉伯數(shù)字。（十）印章下發(fā)公文都應加蓋集團印章。用印位置做到上不壓正文，下要壓發(fā)文部門署名和成文日期。（十一）主題詞 “主題詞”三字用黑體三號字標注于印制版記上方，具體條目用宋體三號字標注，主題詞由公

13、文主題詞及公文種類詞組成，也可根據(jù)公文內容自行標注。（十二）抄送部門是指除了主送部門之外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱。（十三）印制版記 由公文印發(fā)部門名稱和印發(fā)日期。在公文末頁下部印三條橫線，上面兩線之間注明抄送部門，下面兩線之間左側注明擬制文件部門名稱，右側注明印發(fā)日期。一般公文可以不采用抬頭，由標題、正文、附件、部門署名、成文日期組成，但內容格式必須按本規(guī)定第四條執(zhí)行。四、公文的漢字從左至右橫排。主標題、副標題、正文之間的用字要有明顯區(qū)別。主標題應采用華文中宋二號字（加黑），副標題（或主送單位）應采用黑體三號字，正文應采用宋體四號字；行間距采用單倍行距；公文用紙幅

14、面規(guī)格一律采用國際標準A4型（長279毫米，寬210毫米）；公文印制紙面規(guī)格：天高70毫米，地高30毫米，左寬25毫米，右寬20毫米，左側裝訂。附范本：佳木斯希波集團有限公司文件希團字2003第1號關于集團*管理的規(guī)定集團各部門： 為加強佳木斯希波集團有限公司 2003年1月5日主題詞：集團 * 規(guī)定主送單位：集團各副總、各部門 抄送單位：集團總經(jīng)理、分公司總經(jīng)理發(fā)文部門：集團人力資源部 發(fā)文日期：2003年1月5日檔案管理辦法一、將資料按條款分類，分別存放，每年年末經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。二、檔案分為證照檔案、文件（制度）檔案、人事檔案、合同檔案、設備檔案、技術檔案等類別。三、檔案管理歸

15、口部門總經(jīng)辦負責集團總部的證照檔案、系統(tǒng)內下發(fā)的文件（制度）檔案、集團總部設備檔案、技術檔案的管理歸檔；企管部負責集團系統(tǒng)所有合同檔案的管理歸檔；人力資源部負責集團總部所有人員及分公司部門副經(jīng)理以上人員的人事檔案的管理歸檔；分公司人行部負責本公司所有證照檔案、文件（制度）檔案、部門副經(jīng)理以下人員的人事檔案、設備檔案、技術檔案的管理歸檔；分公司財務部負責對本公司所有合同檔案的管理歸檔。四、證照檔案的管理1、集團系統(tǒng)所有證照，如：稅務登記證、衛(wèi)生許可證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、車輛各種牌照、各種榮譽證書、專利證、資格證等，均須以復印件及原件兩種形式存檔。2、各類證照除列出名錄外，均須登記其有效年限，以便及

16、時更換證照，保證其有效性。3、證照檔案的保存期限為永久性保存。五、文件（制度）檔案的管理1、所有簽成正本文件均需由總經(jīng)辦及人行部（人行部只負責對接收文件和本分公司自制文件）歸檔存查。2、若執(zhí)行部門必須使用正本時，可暫時借出使用后歸還，若正本必須寄出或無法取回時，可存檔復印件。3、存檔文件保存期限10年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。六、人事檔案的管理1、集團系統(tǒng)所有管理人員，其應聘表、經(jīng)濟擔保書、畢業(yè)證復印件、筆試題試卷存入個人檔案，在試用期內建立臨時檔案，正式聘用后建立正式個人檔案。2、接收的大中專畢業(yè)生，考核時的一切資料及其畢業(yè)證復印件交人力資源部/人事行政部存入個人檔案。3、人事檔案的保存期限

17、為該同志辭職后一年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。七、合同檔案的管理 1、公司對合同原件，即合同書信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件）實行雙層管理，即承辦部門和合同歸口管理部門。各業(yè)務部訂立的合同（協(xié)議）原件，由企管部負責管理，合同承辦人使用復印件。以便對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，但所有保管部門均須建檔。2、合同中含集團系統(tǒng)內部責任狀、承包合同及對外簽定的各種業(yè)務合同。3、合同檔案的保存期限為永久性保存。八、設備檔案的管理1、各部門購買設備及物品，（如計算機、打印機、復印機、傳真機、空調等）生產(chǎn)設備及生產(chǎn)輔助設備（如化驗室設備、研發(fā)專用設備等）凡是帶有圖紙、說明書、保修卡、用

18、戶手冊等資料應全部交總經(jīng)辦/人事行政部存入設備檔案，建立永久性檔案。無總經(jīng)辦/人行部在設備發(fā)票上確認收到該設備相關資料的簽字，財務不予報銷。2、各項基建施工與工程有關圖紙，一律把原稿移交總經(jīng)辦/人事行政部文員管理。3、設備檔案的保存期限為該設備報廢后1年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。九、技術檔案的管理1、各部門技術資料，如：與集團業(yè)務相關的法規(guī)條文、國標、企標、工藝規(guī)程、質量標準等全部由總經(jīng)辦/人行部負責管理歸檔，如屬絕密文件應由總經(jīng)辦/人行部登記其發(fā)行版本、發(fā)行日期、總頁數(shù)，并將其名錄歸檔，注明存放部門、發(fā)行使用部門。2、技術檔案的保存期限為永久性保存，但須將廢止資料加印“作廢保留”章，同時注明

19、作廢日期。十、檔案建立、整理辦法1、企業(yè)文件記錄保存、歸檔辦法按內容分類，并以時間先后順序存檔，必須在檔案夾里清楚地標注歸入的檔案類目，方便查找。2、每天都要進行清理歸檔，以免資料堆積，熟悉自己管理的檔案，了解歸檔制度。準確地做好文件索引，以便于查找。3、歸檔要注意整潔，歸檔前先把資料進行分類，以便所有的材料隨手可得，避免盲目查找。4、立卷按年代、機構排列，永久、長期、短期分別組卷，卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批復放在一起。5、文件檔案除將文稿存檔外，計算機中亦需存盤建檔，建檔按類別及時間順序建立，便于查找。6、注意做好保密工作，檔案柜要堅固，做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防

20、高溫、防強光等措施。7、每年清理一次檔案，對檔案的數(shù)量、保管等情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案安全。8、對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀檔案材料必須列冊登記，送領導審批后銷毀。9、銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。檔案資料借閱管理制度一、借閱檔案（包括證照、文件（制度）、人事檔案、合同、設備、技術等資料），必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；借閱涉密的檔案須經(jīng)相關業(yè)務部門經(jīng)理級以上的領導批準方可借閱。二、卷案不可借出，只提供在檔案存放室查閱，未立案的文件及資料可借出。三、借閱期限不得超過10天，到期必須歸還如需再借

21、應辦理續(xù)借手續(xù)。四、借閱檔案人必須愛護檔案，保護其安全及保密性，不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、損壞，未經(jīng)部門經(jīng)理級以上領導允許，絕密資料未經(jīng)副總經(jīng)理級以上領導允許，不得擅自摘抄、翻印、復印、攝影、轉借。五、借閱的檔案交還時，檔案管理人員必須當面點清，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告上級主管領導。主管領導與資料來源相關部門溝通備份，同時對借閱人采取批評教育或相應處罰。六、外單位借閱檔案，必須有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，但不得帶出檔案室。七、外單位摘抄卷內檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理對其摘抄完畢的內容進行審查、簽章同意后，方可帶出檔案存放室。 第二章 辦公事務管理打印、復印、傳真管理制度一、打印

22、：1、凡屬以集團、分公司名義下發(fā)的文件、報表、工作計劃、總結、報告、會議紀要、通知、通報、公函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰決定等均在打印范圍內。2、不得利用公司計算機打印私人材料。3、各部門負責本部門所有材料的打印，需要下發(fā)的文件或規(guī)章制度、通知由各部門擬訂打印、校稿，會簽批準后拷盤，交由總經(jīng)辦/人事行政部歸口下發(fā)、存檔；4、總經(jīng)辦/人事行政部文員對外來人員自帶的軟盤先做病毒檢查（有病毒的軟盤應拒絕接收，并禮貌解釋表示歉意）。5、總經(jīng)辦/人事行政部文員接稿后，應認真檢查文件簽批手續(xù)是否齊全，打印稿排版是否按公司行文規(guī)范，美觀合理，對文字進行最終校對，發(fā)現(xiàn)有誤可與文件擬稿人聯(lián)系確認后

23、修改。6、文件存檔規(guī)范，計算機內存儲文件應遵照制度匯編辦公管理制度中檔案管理辦法執(zhí)行。7、文件打印格式應統(tǒng)一，按制度匯編辦公管理制度中公司統(tǒng)一公文處理的規(guī)定執(zhí)行。二、復印：1、所有復印機均應建立使用記錄，復印需求部門按復印機使用登記表中項目逐項、真實填寫。2、月末按各部門復印登記表由總經(jīng)辦/人行部匯總各部門耗用紙張、墨粉費用，查看費用是否超標，將結果報人力資源部考核；3、凡需要復印的資料，必須經(jīng)本部門經(jīng)理同意，到人事行政部登記備查，數(shù)量超過10張的必須人事行政部經(jīng)理批準后復印，分公司復印20份以上的應采用油印形式，由需求部門自行印刷。4、屬證件、原始資料等特殊材料需要復印，不受份數(shù)限制，可根據(jù)

24、需要復印，但必須經(jīng)過請示、上級領導批準后方可復印。5、公出人員在外地需要打印、復印材料時，應將打印原件留存，索要發(fā)票，另附紙標明打印/復印原因、打印/復印時間、材料收件人，以做報銷依據(jù)，無以上材料公司不予報銷。6、不得利用公司復印機、傳真機復印私人材料。三、傳真：1、所有傳真機均應建立傳真記錄，登記傳真機使用情況，并填寫傳真機使用登記表，發(fā)傳真須由部門經(jīng)理在傳真材料背面簽批后方可發(fā)出。2、由總經(jīng)辦/人行部文員統(tǒng)計月費用，月底統(tǒng)一匯總各部門耗用傳真費用，（除總經(jīng)辦/人行部之外有傳真機的，傳真費用統(tǒng)一納入辦公費用）；收傳真由總經(jīng)辦/人行部文員登記，并通知接收部門領取、登記。3、在外人員簽合同及其它

25、工作需發(fā)傳真時，需請示副總經(jīng)理同意才能進行，并且回公司報銷時，上交原始材料及發(fā)票，寫清原因、收件人、無以上材料公司不予報銷。4、不得利用公司傳真機傳真私人材料。部門復印機使用登記表復印時間材料名稱紙型總頁數(shù)復印人部門經(jīng)理簽字部門傳真機使用登記表傳真時間材料名稱頁數(shù)收/發(fā)經(jīng)辦人部門經(jīng)理簽字第三章 印章信證管理印章使用管理辦法一、總則1、目的為加強集團公司印章管理，規(guī)范公司印章的制定、使用程序，使公司業(yè)務順利運營，杜絕因印章管理、使用不善造成的不必要損失制定本辦法。2、定義本辦法所稱之印章是指公司業(yè)務上必要的，通過其使用能對外表達公司意思的印鑒。如法人章（公章），法定代表人章、合同專用章、財務專用

26、章、銷售公司章、品控部檢驗專用章等。二、印章的管理1、集團相關部門及各分公司須將其業(yè)務必需之印章圖樣、尺寸說明連同相應管理制度或辦法報集團總經(jīng)辦備案。2、集團各相關部門及分公司對印章的管理須設專人負責、并將該管理人員姓名報集團總經(jīng)辦備查。三、印章的適用范圍1、公章適用于公司介紹信、包裹領用單、匯款單、財務部報表、證明、委托書、協(xié)議、擔保書等重要材料需要時的加蓋。2、合同專用章適用于合同章用于公司與客戶簽訂各種合同專用。3、財務專用章適用于財務專用章用于公司各種資金支付專用。4、銷售公司章 適用于以銷售公司名義按公司規(guī)定程序簽訂的與經(jīng)銷商補充協(xié)議及銷售公司內部發(fā)放的文件、制度、通知、通報類。5、

27、品控部專用章 適用于品控部在公司內部下發(fā)的通知及出口時商標機構提供的合格檢驗報告專用。四、以上三種印章在使用時必須按規(guī)定辦理，否則出現(xiàn)問題，由該印章保管人員負責一切經(jīng)濟責任和法律責任，并處以每次500元的罰款。五、印章的使用1、只有印章的保管責任者才能保管和加蓋印章。保管責任者因故不在時需托相關人員代行其職責，因委托不善造成失誤或損失者，由委托人和受托人負連帶責任。2、公司各部門及員工申請加蓋公司法人章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、銷售公司章等按下列程序辦理。（1）申請人填寫公司用印申請單（見附表）。（2）經(jīng)部門主管經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審批同意。（3）申請人按（1）（2）項要求簽字后，

28、須將相應用印申請單及需加蓋印章之材料一并交印章保管責任人登記蓋章。 3、品控部檢驗章，如質量檢驗合格章、化驗室檢驗章經(jīng)品控部經(jīng)理、化驗室主任確認無誤后，即可蓋章，所有蓋章資料均須備份，以便查閱。4、加蓋印章審批權限劃分（1）經(jīng)常性加印項目，如介紹信、包裹單、匯款單等項目需要加蓋法人印章的由經(jīng)辦人所在部門主管經(jīng)理簽字，交經(jīng)總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理審批。（2）財務報表、證明、委托書、協(xié)議、擔保書等需要加蓋法人印章的或涉及公司重大利益的材料，須由法定代表人本人最終確認（財務票據(jù)正常業(yè)務按法定代表人批準之相關規(guī)定執(zhí)行）。（3）本款所稱涉及公司重大利益資料系指：A、與經(jīng)營責任相關的資料B、債務保證，特別貸

29、款C、所涉標的超過10萬元以上的合同D、訴訟裁判相關資料E、可能給公司造成10萬元以上損失的其他相關資料（4）使用財務專用章必須經(jīng)財務部經(jīng)理、副董事長審核同意方可使用。（5）以上項以外的其他資料的加印，相關副總經(jīng)理或各分公司總經(jīng)理有最終審批權。（6）經(jīng)會簽批準的文件發(fā)放加蓋印章時文件會簽單可替代用印申請單。 5、加蓋印章的復核（1）公司法人章保管人，按用印申請單中資料名稱、加蓋印章份數(shù)、審核簽批權限復核無誤后，方可予以蓋章；如總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理、總經(jīng)理不在，用章人電話請示同意后，印章保管人經(jīng)核實，方可蓋章。（2）合同章使用部門填寫用印申請單，部門經(jīng)理簽字，交財務部經(jīng)理審核：合同文本名稱、加

30、蓋印章份數(shù)、部門經(jīng)理審核簽批權限、合同文本簽署部門主管副總、企管部經(jīng)理簽字、總經(jīng)理簽批內容等。（3）合同章保管人員必須對上述項目及申請單中加蓋份數(shù)進行再次審核后方可給予加蓋合同章，并做好合同章使用記錄。6、用印申請單的管理（1）使用公司法人章填報后的用印申請單在總經(jīng)辦/人行部存檔。（2）使用財務專用章、法定代表人名章填報后的用印申請單與在財務部存檔。（3）使用合同章填報后的用印申請單與在財務部留存或備份合同文本同時存檔。 （4）財務類報表使用財務專用章、法人章及法人名章的用印申請單與報表復印件同時存檔。加蓋印章流程圖加印材料補充修正申請?zhí)岢錾暾埲思由w印章審查批準審查批準審 批申請部門主管經(jīng)理副

31、總、分公司總經(jīng)理（必要時）集團總經(jīng)理（必要時）OKKKKOKOKNONONOOKOK用 印 申 請 單 年 月 日申請人職務所在部門印章名稱公司法人章 合同專用章 法人代表人名章 財務專用章資料名稱A資料編號ABB資料來源外來材料 自制材料 其他資料份數(shù)A 份B 份每份資料加蓋的印章數(shù)A 份B 份資料用途資 料保 管公司內（部門名稱： ） 公司外（單位名稱： ） 審批意見部門經(jīng)理主管副總總經(jīng)辦/人行部經(jīng)理財務部經(jīng)理/副董事長總經(jīng)理介紹信管理辦法一、需要公司開具介紹信者，應填寫用印申請單，注明介紹信用途，經(jīng)主管經(jīng)理批準后，交總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理簽批，總經(jīng)辦/人行部文員依據(jù)此單填寫介紹信，蓋章后

32、發(fā)需要人。二、介紹信由總經(jīng)辦/人行部文員負責管理，嚴禁發(fā)出空白信。三、開具介紹信存根應妥善保管，按保密要求歸檔，保管期限5年。四、如發(fā)現(xiàn)介紹信丟失，領用人應立即向總經(jīng)辦/人行部反映，及時采取相應措施。五、各部門接待外單位介紹來人時，應認真查對來人姓名、商辦事項和介紹信所列的事項是否相符；并在留下的介紹信背面簽注辦理情況，以便日后查對。六、注意事項：1、開具介紹信時要對使用介紹信個人或部門嚴格審核，如：用信人的姓名、所在部門、事由等。2、部門名稱要用全稱或規(guī)范化的簡稱，標明簽署、用印時間。3、開具的介紹信要有編號和騎縫章，存根和發(fā)出信的內容要一致。第四章 電話通訊管理關于通訊設備的使用管理規(guī)定一

33、、國內電話使用管理1、各部門需要安裝、停用電話或需要增加話費指標，應由申請部門填寫請示單，寫明申請事項、原由，主管簽署意見后報企管部/人行部（分公司各部門由人行部批示后報企管部），由企管部/人行部請示總經(jīng)理批準后執(zhí)行。2、降低話費指標由企管部/人行部共同依據(jù)實際工作通訊業(yè)務量或階段性話費進行調整。3、各部門沒有其它部門同意，不得使用其它部門電話。每月各部門電話實用額，由話費查詢部門在每月30日前對照各部門電話費用標準核查后，將結果、處理意見、手機實際費用一并報財務部經(jīng)理。財務部按各部門電話費用標準結算，超費自付，特殊情況需集團總經(jīng)理批準核銷，其他人無權核銷超標準電話費。4、各部門電話不得用以私

34、人、私事通話，如有特殊事，先請示本部門領導同意，做好詳細登記，月末上報話費查詢部門，按當?shù)赝ㄓ嵵行牡怯浀脑捹M清單金額到財務付款。二、國際電話使用規(guī)定1、由需要辦理國際業(yè)務的部門填寫請示單，經(jīng)總經(jīng)理批準后交總經(jīng)辦/人行部，由總經(jīng)辦/人行部按照總經(jīng)理批示將所要使用的電話國際網(wǎng)打開。2、辦理國際業(yè)務的部門使用電話必須認真、詳細地做好使用記錄。通話、傳真完畢后，由總經(jīng)辦/人行部負責將所有的電話國際網(wǎng)關閉。3、任何部門或個人不經(jīng)總經(jīng)理批準，無權打開公司內部任何一部電話的國際網(wǎng)，如有違反此規(guī)定或沒按以上規(guī)定辦理造成的經(jīng)濟損失由行政部負責賠償，除交付所使用的費用外，罰款200元。三、通訊費用支付、報批1、凡

35、是公司支付的手機、BP機、均由總經(jīng)辦/人行部負責管理。每月周一由總經(jīng)辦/人行部向郵局查詢以上通訊費用的使用情況，如手機的余額較低時，由總經(jīng)辦/人行部負責為手機交費，每月最少交費額為持機人月定額費用；持機人出差時另行付費；其它通訊設備按其各自繳費額規(guī)定進行交費。2、月末由總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理將當月各部門電話費用額、獎罰處理情況及各手機使用者費用額報總經(jīng)理閱批。3、電話費用需預交的，可由總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理按其權限辦理。四、通話注意事項1、接聽電話一律用文明用語：“您好！希波集團”或“您好！希波”。2、接、打電話用語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間。3、每次通話時間以三分鐘為限，長話短說，簡潔

36、扼要，長途電話使用前應對討論、商洽內容加以構思或擬出提綱。以免耗時占線，浪費資金。4、通話注重禮貌，體現(xiàn)公司良好的文化素養(yǎng)和精神風貌。5、打電話一般電話零聲響五次無人接聽，即掛機。接聽電話一般在鈴響三次內接聽。6、各部門查找電話號碼可到總經(jīng)辦/人行部查閱電話號碼簿，查詢不到方可播打114進行查詢。關于計算機上網(wǎng)使用的有關規(guī)定 為加強并規(guī)范集團辦公自動化，提高部門間信息傳遞速度和工作效率，制定本規(guī)定。一、集團所屬以下部門及個人可實行計算機上網(wǎng)辦公：集團總經(jīng)辦、人力資源部、研發(fā)部、綜合計劃部、企劃部、企管部、各分公司人事行政部、集團各副總、銷售總監(jiān)。二、所有可上網(wǎng)的部門及個人必須建立上網(wǎng)記錄，并認

37、真填報，月末交電話費用核算部門。三、實行計算機上網(wǎng)辦公的部門（個人）之間傳遞信息的，應盡量采用電子郵件的形式發(fā)送和接收。四、為保證信息安全，在信息收發(fā)完畢后須將收（發(fā)）信箱內的相關信息刪除。五、工作需要時可上網(wǎng)查詢信息、收發(fā)電子郵件，但必須認真做好上網(wǎng)時間記錄和使用記錄并根據(jù)本部門實際情況制定出固定的查詢郵件時間。六、禁止利用計算機上網(wǎng)聊天、娛樂、下載與工作無關的信息等。第五章 辦公用具管理公司辦公設備、用品管理規(guī)定 一、范圍 公司辦公設備/設施包括：計算機（含手提式）、打印機、掃描儀等計算機附屬設備、復印機、傳真機、電話、驗鈔機、打卡機、辦公室內空調、飲水機、辦公桌椅、沙發(fā)、檔案柜、窗簾、蓋

38、布、計算器、算盤、各類文件夾、訂書器、打孔器、剪刀、削筆刀等一切辦公設備/設施。公司辦公用品包括：軟盤、膠水、雙面膠、鋼筆水、圓珠筆、炭素筆、鉛筆、橡皮、紙張等消耗性物品。二、建帳 1、公司所有辦公設備均須建帳，建帳時按各部門/科室由財務人員、企管部人員共同盤點，屬辦公設備/設施均須一一登記入帳，并由物品使用部門經(jīng)理簽字確認。登記時各部門/科室人員必須積極配合，如實上報。 2、公司所有辦公設備必須貼有統(tǒng)一形式的標簽以便核對查實。 3、公司辦公設備/設施購買時必須通過設備設施管理人員簽字，以便保證公司辦公設備/設施臺帳的準確性。財務部見設備設施管理人員簽字后，方可給予購買辦公設備/設施報銷。三、

39、購買 1、辦公設備/設施及辦公用品的購買由需求部門按照“物資采購程序”及物資采購審批權限進行辦理。 2、所有辦公設備/設施及辦公用品，都由辦公駐地財務部統(tǒng)一管理。 3、辦公用品購買由需求部門提報領用計劃，部門經(jīng)理批準，交財務部，財務部按辦公用品臺帳，確定購買與否、購買數(shù)量，實施采購（分公司可交由采購員實施采購）。 4、常規(guī)消耗性報表應按其消耗水平確定印刷、訂購數(shù)量（各部門提報計劃時應附報表格式）。 四、保管與發(fā)放 1、辦公設備/設施購置后由財務部通知需求部門辦理領取手續(xù)，并建立臺帳，加貼標簽。2、所有辦公用品都必須登記臺帳。 3、必須清楚掌握辦公用品庫存數(shù)量，經(jīng)常整理與清掃，必要時實行防蟲等保

40、全措施。 4、購后物資及時通知需求部門領取。5、領發(fā)物品隨時記帳，計算余量，以便掌握庫存數(shù)量。 五、監(jiān)督與考核辦公用品每月月末盤點，監(jiān)督發(fā)放數(shù)量及各部門消耗辦公用品費用：1、辦公用品每月月末盤點，要求結余物資帳物相符。2、核對辦公用品領用單與辦公用品臺帳顯示發(fā)放數(shù)量。 3、財務部經(jīng)理核對各類辦公用品收支、實物臺帳。 4、辦公用品管理員計算出各部門辦公用品費用，按照各部門辦公費用指標核算，將情況匯總上報財務部經(jīng)理，并通知超標部門，超標自負。 六、注意事項1、嚴禁員工將公司辦公用品作為私用。 2、為控制辦公用品費用，節(jié)約經(jīng)費開支，每個員工必須節(jié)約使用各種辦公用品，不得浪費。凡背面能夠書寫的紙張（但

41、文件、財務報表等涉密材料不可利用）應該妥善保管，以備做打草稿用紙，違反者一次罰款5元。3、內部傳閱的各種草稿盡量利用使用過的紙（正面有字，反面能書寫），不準使用公司統(tǒng)一印制的稿紙，如有違反者一次罰款5元。4、各部門制定的各種表格必須本著節(jié)約用紙、壓縮篇幅的原則，能小的盡量小，不得有明顯的空白。5、正常消耗性文具用品如：圓珠筆、炭素筆、膠水領用時交舊領新，否則不予核發(fā)。計算機使用管理規(guī)定一、計算機歸口管理部門為總經(jīng)辦/人行部。二、歸口管理部門負責對計算機運用的長遠規(guī)劃；負責軟件開發(fā)規(guī)劃；負責組織計算機技術培訓；負責對分散使用的計算機保密、病毒檢測清理、是否安裝游戲軟件等方面進行不定期檢查；負責計

42、算機的故障時聯(lián)絡維修單位進行維修。三、計算機中所有的軟件為集團所有，任何人不得擅自復制、轉讓或出售。四、輸入計算機的信息屬公司機密，未經(jīng)批準不準向任何人提供、泄露信息內容；所有計算機均要加設屏保密碼，對于絕密文件應對其加設密碼防護（離職離任時須將計算機密碼通報監(jiān)交人）。五、信息載體必須安全存放、保管、防止丟失或失效；重要信息要拷貝軟盤或移動硬盤，離職、離任時須將硬盤、或移動硬盤及軟盤的內容交接清楚。六、軟盤使用前，必須確保無病毒；由各計算機使用部門制定病毒作業(yè)計劃（含檢測周期、時間、方式、工具及責任人），報總經(jīng)辦/人行部檢查其實施情況。七、計算機操作人員應愛護各種設備，降低消耗、費用；對各種設

43、備應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障及時報請維修，以免影響工作。八、計算機若兩小時以上不使用，則須關機，班后將計算機及附屬設備（打印機、掃描儀等）關閉，檢查斷開總電源。九、計算機應由專業(yè)人員操作，禁止非專業(yè)人員操作使用，否則，造成設備損壞應照價賠償，未經(jīng)計算機保管人同意不得動用他人計算機。十、不得利用計算機上網(wǎng)傳遞私人信件、下載私人材料；無上網(wǎng)權的部門不得利用計算機上網(wǎng)，特殊情況需請示總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理同意后，方可上網(wǎng)。十一、所有計算機不得安裝游戲軟件，嚴禁將計算機用于私人學習或游戲。復印機使用的規(guī)定一、復印機是高檔辦公設備，必須由專人負責使用，其它人員一律不得擅自動用，并由總經(jīng)辦/人行部負

44、責監(jiān)督、檢查。如有違反者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以10元罰款，造成設備損壞的，由其賠償經(jīng)濟損失。二、專責人要認真學習掌握復印機使用，保養(yǎng)基本知識，并嚴格按操作規(guī)程使用，保養(yǎng)，并按照復印機保養(yǎng)協(xié)議，定期聯(lián)系落實保養(yǎng)工作，出現(xiàn)故障由專業(yè)技術人員負責修理。三、為了節(jié)約費用，各部門領導要嚴格控制復印量。四、為了延長復印機的使用壽命，實行定時開機復印的辦法，每日開機兩次，集團9：00-16：00；分公司10：0011：00、15：0016：00為開機復印時間。其它時間，有極特殊情況經(jīng)總經(jīng)辦/人事行政部批準后，方可開機復印。 第六章 機要保密管理關于保密工作的若干規(guī)定一、總則 1、保密工作的主要任務是防止失密、泄密和被

45、竊密事故的發(fā)生：所謂“涉密事項”，是指一旦披露或公之于眾，給企業(yè)管理和未來發(fā)展帶來重大不良影響，乃至造成重大損失的事項。 2、涉密人員是指那些因工作崗位和工作職責，需要經(jīng)常接觸涉密事項的人員，以及因工作需要偶爾接觸涉密事項的人員。3、保密工作是關系到企業(yè)命脈，必須引起我們的重視。保密工作涉及企業(yè)的方方面面，絕對不是少數(shù)涉密人員的事情，必須增強全員保密意識，加強組織領導。 二、關于保密工作的組織領導 為加強對保密工作的組織領導，經(jīng)研究決定成立集團保密工作領導小組：由集團各副總、分公司總經(jīng)理、集團總經(jīng)辦主任、分公司人行部經(jīng)理、銷售內勤等組成。集團及各分公司保密工作主要包括以下內容： （一）文件保密

46、 文件保密，是集團及各分公司印發(fā)的文件（含圖表和傳真）需確定適當?shù)拿芗?，并按照密級管理要求嚴格控制。為了?guī)范文件保密工作，現(xiàn)將文件密級確定原則及管理要求明確如下： 1、秘密文件是指以集團或集團各部門、各分公司名義下發(fā)的，可以在公開場合學習討論、并要求貫徹執(zhí)行的文件，以及有關的規(guī)章制度等。 2、機密文件是指以集團或集團各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供個別部門或相關人員學習、貫徹執(zhí)行的文件，如：有關人事任免事項；質量問題通報；產(chǎn)值、產(chǎn)量、利稅、庫存產(chǎn)品、用肉量等統(tǒng)計數(shù)據(jù)；供貨廠家、銷售客戶資料等。此類文件的閱辦人只可在規(guī)定時間內傳閱不能留存或復印，事后，當需要再次查閱時，需向總經(jīng)辦辦理文件借閱手續(xù)

47、，當場借閱當時還。 3、絕密文件是指以集團或集團各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供高層領導或極小范圍內人員了解、知悉的文件，如：希波員工的工資體系和標準、品控部的工藝流程、工藝標準、品質檢驗報告、生產(chǎn)配方、制造成本、研發(fā)部的新品開發(fā)計劃、正在研制中的新產(chǎn)品的實驗數(shù)據(jù)、產(chǎn)品的配方、銷售公司的產(chǎn)銷量、營銷機制、促銷方案、營銷價格等，此類文件應嚴格控制印發(fā)數(shù)量和印發(fā)范圍。 4、為了落實文件保密規(guī)定，涉密人員應及時清理文件，機密級以上文件草稿及印廢的紙張應立即銷毀，不得二次使用，更不能流失。總經(jīng)辦制定出文件定期收回和監(jiān)督銷毀制度，做到每半年清理一次文件，各部門保管的文件必須在規(guī)定時間內交回，個人手中不得

48、留存。 （二）會議保密 集團及各分公司召開內部重要會議，會前要部署保密工作，進行必要的保密安排，為做好會議保密工作，制定會議保密具體規(guī)定如下： 1、應根據(jù)會議內容和需要，嚴格確定出席、列席人員，無關人員不準參加會議，不經(jīng)批準，其他任何人員不得進入會場。 2、不經(jīng)批準，與會人員不準向外泄露會議內容。 3、重要會議的絕密內容，不印文件，也不準做記錄。 4、不準私自印發(fā)高層領導的講話記錄，會議紀要的內容，特別是領導的講話，一定要交領導確認后方可印發(fā)。 5、會議文件要劃好密級，統(tǒng)一編號，按規(guī)定的范圍印發(fā)和傳達。凡絕密文件、資料應交相關保密人員集中管理，個人不得帶出會場。 6、會議結束后，要對會議場所進

49、行一次認真的保密檢查，對文件、資料進行清點，應收回的要全部收回。允許與會人員帶回的文件，需附文件目錄，以便與會人員回到各自崗位后按照文件目錄清點，交相應部門登記、保管。 （三）電子計算機保密 1、涉密文件需給文件加設密碼，應除存放在計算機硬盤上以外，需拷貝備軟盤，以免文件內容被竊取、丟失。 2、存儲文件的軟盤不得隨意放置，將其放置保密處或交給檔案管理人員，不得將存有保密內容的文件亂放或將軟盤借給他人，存在軟盤上的文件也應加文件密碼。 （四）財務保密 加強財務保密工作，必須注意以下幾點： 1嚴禁非相關人員進入財物部門。 2財務人員不要將重要文件、報表放在桌面上，以免丟失、失密，給公司造成不良后果

50、。 3財務人員要遵守保密制度，不得將本公司財務方面的內容隨意告知他人，以免給公司帶來重大影響或損失。 （五）生產(chǎn)技術保密 1、與生產(chǎn)相關生產(chǎn)配方、工藝流程、加工質量標準、質量獎懲制度等均屬絕密文件，不得借與非相關人員，不得隨意復印、摘抄。內部發(fā)放時須標注受控狀態(tài)、加蓋受控章及分發(fā)號，注意保密，做好發(fā)放記錄，員工辭職、離任時要注意回收。2、生產(chǎn)部應嚴格把關，非相關人員一律不準進入車間。 3、生產(chǎn)車間原則上不準接受參觀，更不允許拍照、攝像；必須接受參觀和攝像的請示集團總經(jīng)理同意后，方可帶領其進入車間。 4、生產(chǎn)車間的配料室和重要工序嚴禁非相關人員入內。 5、機密車間和工序不得將資料及記錄帶出，不得

51、泄露。 （六）人力資源保密 1、本部門人員要嚴格保守秘密，不得泄露公司人力資源戰(zhàn)略。 2、本部門人員不得泄露公司薪資體系、標準和員工新酬。3、集團及各分公司所屬人事部門首先對新聘用的員工進行薪資保密的教育工作，人事部門在錄用報到通知單中不得注明薪資標準，嚴格保守薪資機密。4、集團及各分公司所屬財務部門在核算、發(fā)放薪資時，應嚴格遵守財務保密制度，相關財務人員應有嚴格的保密意識，不得透露員工個人工資信息，并保證薪資對號領取，不得代領。5、集團及各分公司各位員工均不得詢問他人、泄露自己的薪資標準。 6、有關領導和工作人員不得泄露人事任免意向。 7、任何人不得泄露領導單獨給予的獎勵。 8、有關工作人員

52、不得泄露員工的職業(yè)生涯設計。 9、未經(jīng)領導批準，任何人不得借閱人事檔案。 （七）具體要求 1、集團各部門、各分工司都要成立保密小組，加強對本部門、本公司保密工作的領導，做到組織落實。 2、集團各部門、各分公司都要制定相應的保密制度，做到措施落實。 3、集團各部門、各分公司都要明確本部門、本公司的涉密事項和涉密人員，做到重點明確。 4、集團各部門、各分公司都要定期召開保密工作會議，分析問題制定措施，堵塞漏洞。 5、對涉及秘密事項和涉密人員的部門和人員，須結合績效考核嚴格檢查。 6、外單位采用電話詢問其保密數(shù)字，均不得通報或謊報，只能回答不清楚或不知道。7、如果外來人到我公司詢問公司涉密情況或索要

53、材料，未經(jīng)總經(jīng)理同意，公司員工任何人都不能透漏和提供。8、各部門在工作中所使用的紙張，凡涉及到生產(chǎn)、開發(fā)、財務、銷售、采購、質檢等公司機密文字、數(shù)字、合同、計劃內容的，以及公司發(fā)展動向、各種活動等資料，應在作廢時立即銷毀，不應做為普通用紙在日常工作中使用。 9、對出現(xiàn)失密、泄密和被竊密事故的部門，對直接責任人和負領導責任的負責人，將給予嚴厲的處罰，后果嚴重的，將提請司法部門追究其刑事責任。第七章 圖書資料管理公司圖書管理規(guī)定一、職責1、集團總經(jīng)辦主任負責集團圖書資料購置的最終審查和資金批準。2、分公司總經(jīng)理負責分公司各部門圖書資料購置的最終審查和資金批準。3、總經(jīng)辦/人行部負責對各部門購入的圖

54、書資料進行蓋章，加貼標簽并編號，登記管理；負責定期核查各部門圖書資料的保管情況。4、各部門負責申請、購入本部門的各類圖書資料；負責本部門圖書資料的登記，保管、借閱記錄管理。四、圖書資料管理（一）圖書資料的申請與購入1、各部門需要購置圖書資料時，應填寫圖書資料購置申請書經(jīng)本部門主管確認后報總經(jīng)辦或人行部審批。2、申請部門經(jīng)辦人員持經(jīng)批準的圖書資料購置申請，向財務部門申請相應款項購置圖書資料。（金額在100元以下者財務部不給予暫借款）3、申請部門應在申請被批準后五日內購入相關圖書資料，七日內憑購書有效票據(jù)及所購圖書并經(jīng)總經(jīng)辦或人行部核收簽字、登記、加蓋公司藏書章后進行報銷，無總經(jīng)辦/人行部文員簽字

55、，財務不予報銷購置費用。（二）圖書資料的登記1、購回圖書雜志一律交由總經(jīng)辦/人行部文員造冊登記，登記書目并加蓋公司藏書章，粘貼標簽并編號。2、各部門指定專人作為本部門圖書資料管理人員，進行本部門書目登記和借閱登記管理（該管理人員姓名須在總經(jīng)理辦公室或相關人事行政部進行登記備案）。3、所有圖書必須按圖書管理卡要求進行登記，寫明圖書名稱、作者姓名、出版社名稱、出版年月、價格。4、所有的圖書均應在書脊加蓋公司藏書專用章。（三）圖書資料的保管1、圖書資料管理人員負責對圖書的分類、整理與借閱工作。必須妥善保管各類的圖書資料。2、集團總經(jīng)辦/人行部每季度對各部門保管之圖書資料進行核查一次，具體時間為每年3

56、月、6月、9月、12月的最后一個工作日。3、若發(fā)現(xiàn)圖書毀損或丟失，由總經(jīng)辦或人行部協(xié)同保管部門進行責任追查，由責任人重新購入同樣書目，確實無法購入者，按照圖書資料原價進行賠償。（四）圖書資料的借閱1、總經(jīng)辦/人行部文員負責集團/分公司圖書資料的保管及辦理借閱并登記；各部門圖書資料管理員負責本部門保管圖書的借閱并進行借閱登記。2、凡屬本集團系統(tǒng)內員工，出據(jù)借閱手續(xù)后均可借書閱讀。3、借閱圖書要按時歸還，雜志十天內，長篇圖書一個月內歸還，如因工作需要不能近期歸還時，可續(xù)辦手續(xù)。4、造成損壞或丟失者按原價重新購置或賠償。附件：圖書資料購置申請書申請部門經(jīng)辦人購書用途書目價格合計金額審批部門確認總經(jīng)辦

57、或分公司總經(jīng)理確認第八章 法律事務、合同管理法律咨詢辦法公司設常年法律顧問負責公司日常法律咨詢事務。法律顧問的工作關系隸屬于企管部/人事行政部，其具體業(yè)務活動對公司法定代表人負責。法律顧問的基本職責有：協(xié)助公司領導執(zhí)行法律，法規(guī)，對公司重大經(jīng)營決策提出法律意見；參與起草、審核重要的規(guī)章制度；審核公司合同、參加重大合同的談判和起草工作；辦理公司商標、專利、商業(yè)秘密的保護等有關法律事務；接受公司領導的委托，代理公司的訴訟案件；負責對公司員工進行法律知識培訓；辦理公司領導交辦的其他法律事務。凡涉及公司根本利益，并且以公司名義對外做出的各種包括備忘錄、答復意見書，證明，信函、協(xié)議書及電子郵件等法律文件

58、，必須交由法律顧問事先審核無誤后再發(fā)給對方。對公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理提出的咨詢問題，法律顧問應以意見書的形式呈報給公司領導，并且做到快捷、準確，不出任何紕漏。公司各部門在日常工作中涉及到的法律問題，可由部門領導直接向咨詢法律顧問。咨詢者必須實事求是、客觀、公正的反映事物本來面目，不得隱瞞或夸大事實真相。法律顧問對所做出的咨詢意見，應專項、書面記載于記錄中以備查考。法律顧問必須為所提供的法律意見的正確性負責。對司法機關就具體法律問題或案件的來函或到訪，統(tǒng)一由法律顧問接待，并負責做出解釋或答復。未經(jīng)允許，任何部門或人員不得擅自行事。對需要由法律顧問辦理的專項法律事務，當事部門必須事先以書面形式報請總

59、經(jīng)理批準，并由企管部/人行部經(jīng)理具體安排法律顧問受理。對所發(fā)生的各類訴訟案件，統(tǒng)一交法律顧問負責主辦，各相關或當事部門必須密切聯(lián)系，除提供有關情況介紹外，還應出具相應的證據(jù)材料。合同管理規(guī)定為了加強合同管理，規(guī)避經(jīng)濟風險，現(xiàn)就合同管理做如下規(guī)定：一、合同管理實行審簽制、授權制和承辦責任制實行程序控制和實體控制相結合的辦法，提高合同管理工作質量。二、本規(guī)定所指合同范圍，包括采購合同，經(jīng)銷合同、廣告全同、運輸合同、承攬合同、技術合同、保管合同，以及對外訂立的各種協(xié)議。三、所有合同（協(xié)議）均由企管部統(tǒng)一管理，全面審核和保管。四、所有合同（協(xié)議）在訂立前，必須經(jīng)企管部或法律顧問審核無異議后（審核時間為

60、三天），方可進入訂立程序。五、簽訂合同（協(xié)議）的當事部門，是合同管理的第一責任部門，主要領導是第一責任人，堅持“誰主管誰負責，誰承辦誰負責”的原則。六、凡對外發(fā)生有約定性經(jīng)濟行為，必須采用書面方式訂立合同書或協(xié)議書。七、合同中的主要條款如：當事人的名稱或者姓名、住所、標的、數(shù)量、質量、價格、履行期限、地點、方式、違約責任、解決爭議的方法等必須完備嚴謹。非主要條款如：付款方式、包裝方式、檢驗標準和方法、合同履行地、擔保方式以及合同的有效期限等，都應有利于維護公司的合法權益。八、凡以公司名義訂立合同，必須有公司法定代表人授權，沒有授委托或者超出授權委托范圍的，之后又未被公司追認所訂立的合同，其民事