第4章-Access-2010數(shù)據(jù)庫設(shè)計實例

1、第4章 Access 2010數(shù)據(jù)庫設(shè)計實例 本章學(xué)習(xí)重點Access數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計的基本知識Access數(shù)據(jù)表的設(shè)計和管理根據(jù)Access數(shù)據(jù)表進行查詢的設(shè)計和管理Access窗體的設(shè)計和管理Access報表的設(shè)計和管理Access宏的設(shè)計41工資管理系統(tǒng)功能說明工資管理系統(tǒng)的基本功能有數(shù)據(jù)錄入功能，包括基本工資、工資扣款、病事假、獎金4項數(shù)據(jù)的錄入基本工資信息包括職工代號、日期、基本工資、浮動工資、特教貼、崗貼、保津貼、誤餐費、教護等項。 工資扣款信息包括職工代號、日期、公積金、房租、水費、電費、醫(yī)療、會費、子保、煤氣、網(wǎng)視、稅收、違紀(jì)扣款。 病事假記錄職工的請假情況，包括職工代

2、號、時間、性質(zhì)、天數(shù)。 獎金記錄職工的本月工作量，作為計算獎金的依據(jù)。包括職工代號、日期、事項、工作量。 數(shù)據(jù)查詢與打印功能，包括匯總查詢與打印工資條查詢與打印42 數(shù)據(jù)表設(shè)計數(shù)據(jù)表設(shè)計工資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中共包括5個表，即“職工表”、“基本工資”、“工資扣款”、“請假情況”和“獎金”，它們之間的關(guān)聯(lián)字段為“職工代號”。 職工表職工代號姓名單位年齡性別學(xué)歷職稱聯(lián)系電話1001張東光院辦25男本科職級7010-326559131002李重新院辦41男本科職級5010-436156215003石樹村通信系48男碩士教授010-456287895004紀(jì)小東通信系28女博士副教/p>

3、8基本工資表 職工代號日期基本工資浮動工資特教貼崗貼保津貼誤餐費教護10012011-12-23519223048266802010022011-12-23812356072402802020012011-12-23759315065358802050032011-12-2310024688996512802050042011-12-237593150653588020工資扣款表職工代號日期公積金房租水費電費醫(yī)療會費子保煤氣網(wǎng)視稅收違紀(jì)扣款10012011-12-231045021.21141.5654.01348.01824.0510022011-12-231507031.34150.455

4、5.11352.14836.7820012011-12-231045025.06122.9954.23332.01824.3535020022011-12-2319089.87215.2356.01312.1868.0950032011-12-231908089.78235.4356.05320.2868.9956050042011-12-2314052.32126.7655.32332.01837.21請假情況表和獎金表職工代號時間性質(zhì)天數(shù)10012011-12-02病假350032011-12-14事假150032011-12-20病假520012011-11-29病假220012011-

5、12-3事假250042011-12-9病假120022011-12-10職工代號日期事項工作量10012011-12-23行政（平均）5620012011-12-23本科2620022011-12-23成教1850032011-12-23分校1850042011-12-23本科2650042011-12-23公共課26創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)表 在【文件】選項卡中，依次選擇【新建】【可用模板】【空數(shù)據(jù)庫】 在窗口右下角的【文件名】文本框中輸入數(shù)據(jù)庫的文件名“GZ.accdb”，單擊文件名右邊的【打開文件夾】按鈕，彈出【文件新建數(shù)據(jù)庫】窗口（如圖）。在該窗口的【保存位置】下拉列表框中選擇“工資管理信息

6、系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫文件的保存位置單擊【確定】按鈕。 “基本工資”表創(chuàng)建過程打開“GZ”數(shù)據(jù)庫，單擊【創(chuàng)建】選項卡的【表格】組中的【表設(shè)計】按鈕，Access會自動創(chuàng)建一個名為“表1”的空表，并打開它的設(shè)計視圖。 在該設(shè)計視圖中，創(chuàng)建“基本工資”表所需的字段，將“職工代號”字段設(shè)置為該表的主鍵。 單擊窗口最頂端的【保存】按鈕，彈出【另存為】窗口。在該窗口的【表名稱】文本框中輸入“基本工資”，單擊【確定】按鈕，完成表名的修改和表結(jié)構(gòu)的保存。 打開“基本工資”表的數(shù)據(jù)表視圖，在其中輸入具體的數(shù)據(jù)記錄。 “職工表”的設(shè)計 “工資扣款”表的設(shè)計 “請假情況”表的設(shè)計 “獎金”表的設(shè)計 422 建立各表間的關(guān)系

7、在“GZ”數(shù)據(jù)庫中，單擊【數(shù)據(jù)庫工具】選項卡的【關(guān)系】組中的【關(guān)系】按鈕，進入【關(guān)系】視圖，在彈出的【顯示表】窗口中選擇需要建立關(guān)系的所有表，單擊【添加】按鈕，將這些表添加到【關(guān)系】視圖中。 關(guān)閉【顯示表】窗口，在【關(guān)系】視圖中通過鼠標(biāo)拖動關(guān)聯(lián)字段“職工代號”，創(chuàng)建各表間的關(guān)系。 單擊【關(guān)系工具-設(shè)計】選項卡的【關(guān)系】組中的【關(guān)閉】按鈕，關(guān)閉【關(guān)系】視圖。保存數(shù)據(jù)庫。43 查詢設(shè)計“病事假匯總查詢” 設(shè)計“病事假匯總查詢” 按職工代號統(tǒng)計每個職工請假的總天數(shù)。 在“GZ”數(shù)據(jù)庫中，單擊【創(chuàng)建】選項卡的【查詢】組中的【查詢設(shè)計】按鈕，在彈出的【顯示表】窗口中選擇該查詢的數(shù)據(jù)源“請假情況”表，單擊

8、【添加】按鈕，把該表添加到查詢設(shè)計視圖中。 關(guān)閉【顯示表】窗口，單擊【查詢工具-設(shè)計】選項卡的【顯示/隱藏】組中的【匯總】按鈕，并如下圖所示設(shè)計該匯總查詢。 單擊【保存】按鈕，在彈出的【另存為】對話框中輸入查詢名稱為“病事假匯總查詢”。單擊【確定】按鈕，完成該查詢的創(chuàng)建。查詢運行結(jié)果如下?！蔼劷饏R總查詢” 設(shè)計“獎金匯總查詢”是要按職工代號統(tǒng)計每個職工的總的工作量和總的獎金數(shù)。這里，總獎金數(shù)按總工作量*50來計算。在“GZ”數(shù)據(jù)庫中，單擊【創(chuàng)建】選項卡的【查詢】組中的【查詢設(shè)計】按鈕，在彈出的【顯示表】窗口中選擇該查詢的數(shù)據(jù)源“獎金”表，單擊【添加】按鈕，把該表添加到查詢設(shè)計視圖中。 關(guān)閉【顯

9、示表】窗口，單擊【查詢工具-設(shè)計】選項卡的【顯示/隱藏】組中的【匯總】按鈕，并如圖所示設(shè)計該匯總查詢。 單擊【保存】按鈕，在彈出的【另存為】對話框中輸入查詢名稱為“獎金匯總查詢”。單擊【確定】按鈕，完成該查詢的創(chuàng)建。查詢運行結(jié)果如下。432 “工資條查詢”的設(shè)計“工資條查詢”是以“職工表”、“基本工資”表、“工資扣款”表、“病事假匯總查詢”和“獎金匯總查詢”為基礎(chǔ)的，顯示職工代號、姓名、所有實際發(fā)放的工資和津貼情況、應(yīng)該發(fā)放的總工資數(shù)、所有扣款情況和實際發(fā)放的總工資數(shù)。在“GZ”數(shù)據(jù)庫中，單擊【創(chuàng)建】選項卡的【查詢】組中的【查詢設(shè)計】按鈕，在彈出的【顯示表】窗口中選擇該查詢的數(shù)據(jù)源，即“職工表

10、”、“基本工資”表、“工資扣款”表、“病事假匯總查詢”及“獎金匯總查詢”。單擊【添加】按鈕，將其添加到查詢設(shè)計視圖中。 關(guān)閉【顯示表】窗口，如下圖所示設(shè)計該查詢。 職工實際獲得的基本工資、浮動工資、特教貼、崗貼等都按照實際工作天數(shù)的比例來計算（用實際工作的天數(shù)除以30），因此工資的發(fā)放率是1-病事假匯總查詢!天數(shù)/30 ?；竟べY是基本工資!基本工資*(1-病事假匯總查詢!天數(shù)/30) 職工應(yīng)發(fā)工資按基本工資+浮動工資+特教貼+崗貼+保津貼+誤餐費+教護+獎金數(shù)計算，其中獎金數(shù)來自于獎金匯總查詢。職工實發(fā)工資按應(yīng)發(fā)工資-公積金-房租-水費-電費-醫(yī)療-會費-子保-煤氣-網(wǎng)視-稅收-違紀(jì)扣款計算

11、。 可以使用表達(dá)式生成器設(shè)計計算字段。其他字段的表達(dá)式浮動工資: 基本工資!浮動工資*(1-病事假匯總查詢!天數(shù)/30)特教貼: 基本工資!特教貼*(1-病事假匯總查詢!天數(shù)/30)崗貼: 基本工資!崗貼*(30-病事假匯總查詢!天數(shù))/30保津貼: 基本工資!保津貼*(1-病事假匯總查詢!天數(shù)/30)誤餐費: 基本工資!誤餐費*(1-病事假匯總查詢!天數(shù)/30)教護: 基本工資!教護*(1-病事假匯總查詢!天數(shù)/30)應(yīng)發(fā)工資: 基本工資+浮動工資+特教貼+崗貼+保津貼+誤餐費+教護+獎金數(shù)實發(fā)工資: 應(yīng)發(fā)工資-公積金-房租-水費-電費-醫(yī)療-會費-子保-煤氣-網(wǎng)視-稅收-違紀(jì)扣款 單擊【保

12、存】按鈕，在彈出的【另存為】對話框中輸入查詢名稱為“工資條查詢”。單擊【確定】按鈕，完成該查詢的創(chuàng)建。433 “按單位匯總查詢”的設(shè)計“按單位匯總查詢”是根據(jù)“單位”字段對“工資條查詢”進行匯總而成，以滿足用戶單位的統(tǒng)計和會計工作上的需要。在“GZ”數(shù)據(jù)庫中，單擊【創(chuàng)建】選項卡的【查詢】組中的【查詢設(shè)計】按鈕，在彈出的【顯示表】窗口中選擇該查詢的數(shù)據(jù)源，即“職工表”和“工資條查詢”。單擊【添加】按鈕，把它們添加到查詢設(shè)計視圖中。 關(guān)閉【顯示表】窗口，單擊【查詢工具-設(shè)計】選項卡的【顯示/隱藏】組中的【匯總】按鈕，并如下圖所示設(shè)計該匯總查詢。這里，以“單位”和“日期”字段分組，其余字段都選擇“合

13、計”。 單擊【保存】按鈕，在彈出的【另存為】對話框中輸入查詢名稱為“按單位匯總查詢”。單擊【確定】按鈕，完成該查詢的創(chuàng)建。44 窗體設(shè)計本系統(tǒng)中設(shè)計了兩類窗體，即數(shù)據(jù)錄入類窗體和查詢類窗體。數(shù)據(jù)錄入類窗體使用戶能在窗體中增加、刪除、修改表中的數(shù)據(jù)；查詢類窗體使用戶能方便地瀏覽查詢結(jié)果。 441 數(shù)據(jù)錄入窗體的設(shè)計1“基本數(shù)據(jù)”窗體“基本數(shù)據(jù)”窗體用來向“基本工資”表錄入數(shù)據(jù)。創(chuàng)建該窗體的步驟如下： 在“GZ”數(shù)據(jù)庫中，單擊【創(chuàng)建】選項卡的【窗體】組中的【窗體向?qū)А堪粹o，彈出【窗體向?qū)А繉υ捒?，如下圖所示。 在【表/查詢】下拉列表框中選擇該窗體的數(shù)據(jù)源“基本工資”表，將【可用字段】列表中的所有字

14、段添加到右邊的【選定字段】列表中。單擊【下一步】按鈕，選擇窗體布局為【表格】。單擊【下一步】按鈕，指定窗體標(biāo)題為“基本數(shù)據(jù)”。單擊【完成】按鈕，Access根據(jù)上述設(shè)置自動創(chuàng)建一個名為“基本數(shù)據(jù)”的表格式窗體，如圖所示。 自動創(chuàng)建的窗體中可能存在某些字段寬度不合理的問題，比如上圖中“職工代號”和“日期”字段文本框?qū)挾冗^小導(dǎo)致實際內(nèi)容無法正常顯示，因此有必要進行調(diào)整。調(diào)整方法如下： 切換至窗體的設(shè)計視圖或布局視圖：可以單擊【開始】選項卡的【視圖】組中的【視圖】按鈕，在彈出的子菜單中選擇【設(shè)計視圖】或【布局視圖】，如后圖所示。 在設(shè)計視圖或布局視圖中，將各字段調(diào)整到合適寬度后保存窗體。 切換到窗體

15、視圖，顯示“基本數(shù)據(jù)”窗體的運行結(jié)果如下圖所示?！肮べY扣款”窗體 “病事假”窗體 “獎金”窗體 442 查詢窗體的設(shè)計查詢窗體是指用于展示查詢結(jié)果的窗體。在本章的例子中，查詢類窗體有2個，即“按單位匯總”窗體和“工資條”窗體。1“按單位匯總”窗體“按單位匯總”窗體的數(shù)據(jù)源是“按單位匯總查詢”。創(chuàng)建該窗體的方法與4.4.1節(jié)介紹的創(chuàng)建“基本數(shù)據(jù)”窗體的方法相同。2“工資條”窗體設(shè)計在“GZ”數(shù)據(jù)庫中，單擊【創(chuàng)建】選項卡的【窗體】組中的【窗體向?qū)А堪粹o，彈出【窗體向?qū)А繉υ捒颉Ｔ谠搶υ捒虻摹颈?查詢】下拉列表框中選擇該窗體的數(shù)據(jù)源“工資條查詢”，將【可用字段】列表中的所有字段添加到右邊的【選定字段

16、】列表中；單擊【下一步】按鈕，選擇窗體布局為【表格】；單擊【下一步】按鈕，指定窗體標(biāo)題為“工資條”；單擊【完成】按鈕，Access根據(jù)上述設(shè)置自動創(chuàng)建一個名為“工資條”的表格式窗體。切換到窗體的設(shè)計視圖，如下圖1所示。由于工資條用于通知每個職工當(dāng)月的工資情況，每一條數(shù)據(jù)上方都應(yīng)有字段說明，因此需要在窗體的設(shè)計視圖中，將所有字段的標(biāo)題標(biāo)簽從【窗體頁眉】節(jié)移動到【主體】節(jié)中，如下圖2所示。保存該窗體。 45 報表設(shè)計“工資管理信息系統(tǒng)”提供對兩種報表的打印輸出功能，即“工資報表”和“按單位匯總報表”。 451 “工資報表”的設(shè)計 “工資報表”的數(shù)據(jù)來源于“工資條查詢”。在“GZ”數(shù)據(jù)庫中，單擊【創(chuàng)

17、建】選項卡的【報表】組中的【報表向?qū)А堪粹o，彈出【報表向?qū)А繉υ捒颉?在該對話框中，選擇報表的數(shù)據(jù)源為“工資條查詢”，并選定所有字段；單擊【下一步】按鈕，不添加分組級別；單擊【下一步】按鈕，無需選擇排序字段；單擊【下一步】按鈕，指定報表布局方式，這里設(shè)置【布局】為【塊】，【方向】為【橫向】，如下圖1所示；單擊【下一步】按鈕，指定報表標(biāo)題為“工資報表”；單擊【完成】按鈕，Access根據(jù)上述設(shè)置自動創(chuàng)建一個報表，如下圖2所示。 由上圖可見，自動創(chuàng)建的報表中很多字段的寬度不盡合理，而且這個報表也不像實際工資條的樣式，因此需要進行調(diào)整。調(diào)整方法如下： 切換至報表的設(shè)計視圖：可以單擊【開始】選項卡的【

18、視圖】組中的【視圖】按鈕，在彈出的子菜單中選擇【設(shè)計視圖】。 在設(shè)計視圖中，將各字段調(diào)整到合適寬度，并將所有字段的標(biāo)題標(biāo)簽從【頁面頁眉】節(jié)移動到【主體】節(jié)中。 保存該報表。 452 “按單位匯總報表”的設(shè)計“按單位匯總報表”的數(shù)據(jù)源是“按單位匯總查詢”。 46 用宏完善系統(tǒng)功能461 設(shè)計“面板”窗體和相應(yīng)的宏1. 系統(tǒng)菜單設(shè)計 “工資管理信息系統(tǒng)”主界面（即“面板”窗體）中菜單、菜單項及其相應(yīng)的宏如表所示。 菜單菜單項菜單名稱宏菜單項名稱子宏操作功能數(shù)據(jù)錄入菜單1基本數(shù)據(jù)OpenForm（“基本數(shù)據(jù)”）打開“基本數(shù)據(jù)”窗體工資扣款OpenForm（“工資扣款”）打開“工資扣款”窗體病事假Op

19、enForm（“病事假”）打開“病事假”窗體獎金OpenForm（“獎金”）打開“獎金”窗體查詢菜單2按單位匯總OpenForm（“按單位匯總”）打開“按單位匯總”窗體工資條OpenForm（“工資條”）打開“工資條”窗體打印菜單3按單位匯總報表OpenReport（“按單位匯總報表”）打開“按單位匯總報表”工資報表OpenReport（“工資報表”）打開“工資報表”退出退出退出QuitAccess保存并退出2“菜單1”宏的設(shè)計“面板”窗體中的“數(shù)據(jù)錄入”菜單是由“菜單1”宏來實現(xiàn)的。 在“GZ”數(shù)據(jù)庫中，單擊【創(chuàng)建】選項卡的【宏與代碼】組中的【宏】按鈕，進入宏生成器，如圖所示。 在宏生成器中

20、創(chuàng)建一個子宏，將其命名為“基本數(shù)據(jù)”。為該子宏塊添加一個“OpenForm”宏操作，并將該宏操作的【窗體名稱】參數(shù)設(shè)置為“基本數(shù)據(jù)”窗體，其他參數(shù)保留缺省設(shè)置，如圖所示。 類似地，在下面繼續(xù)依次創(chuàng)建“工資扣款”子宏、“病事假”子宏和“獎金”子宏。在每個子宏中都添加一個“OpenForm”宏操作，只是由于打開的窗體不同，【窗體名稱】參數(shù)要分別設(shè)置為“工資扣款”、“病事假”和“獎金”窗體，如下圖所示。 單擊【保存】按鈕，在彈出的【另存為】對話框中輸入宏名稱為“菜單1”，單擊【確定】按鈕。 3“菜單2”、“菜單3”和“退出”宏的設(shè)計 “面板”窗體中的“查詢”、“打印”和“退出”菜單分別是由“菜單2”

21、、“菜單3”和“退出”這3個宏來實現(xiàn)的?！安藛?”宏的設(shè)計與“菜單1”基本一樣，只是子宏的名稱不同，以及選擇打開的窗體不同（具體設(shè)置參見表4-6）?！安藛?”宏的設(shè)計與“菜單1”很類似，只是子宏的名稱不同，并且子宏塊中選擇添加的操作應(yīng)是“OpenReport”，且相應(yīng)的【報表名稱】參數(shù)要設(shè)置為需要打開的報表名稱，如圖所示。 “退出”宏的設(shè)計如下圖所示。 4“主菜單”宏的設(shè)計由于Access中子宏不允許嵌套，因此需要再創(chuàng)建一個“主菜單”宏，用來將前面創(chuàng)建的“菜單1”、“菜單2”、“菜單3”和“退出”這4個宏組織在一起。創(chuàng)建“主菜單”宏的步驟如下：在“GZ”數(shù)據(jù)庫中，單擊【創(chuàng)建】選項卡的【宏與代碼

22、】組中的【宏】按鈕，進入宏生成器。在【添加新操作】文本框中選擇“AddMenu”宏操作，該操作可以為窗體或報表添加菜單。將“AddMenu”宏操作的參數(shù)【菜單名稱】設(shè)置為“數(shù)據(jù)錄入”，【菜單宏名稱】設(shè)置為“菜單1”，【狀態(tài)欄文字】設(shè)置為“錄入數(shù)據(jù)”。類似地，在后面繼續(xù)添加3個“AddMenu”宏操作。各個“AddMenu”宏操作的具體參數(shù)設(shè)置參見右圖所示。 單擊【保存】按鈕，在彈出的【另存為】對話框中輸入宏名稱為“主菜單”，單擊【確定】按鈕。 5“面板”窗體的設(shè)計“面板”窗體是系統(tǒng)的控制中心，這種控制主要是通過主菜單調(diào)用相應(yīng)窗體或報表來實現(xiàn)的。創(chuàng)建“面板”窗體的關(guān)鍵就是要在窗體中關(guān)聯(lián)“主菜單”

23、宏。在“GZ”數(shù)據(jù)庫中，單擊【創(chuàng)建】選項卡的【窗體】組中的【窗體設(shè)計】按鈕，打開一個新窗體的設(shè)計視圖，如圖所示。 拖動顯示窗體至適當(dāng)大小，在【窗體設(shè)計工具-設(shè)計】選項卡的【控件】組中選擇【標(biāo)簽】控件，并在窗體中合適位置單擊鼠標(biāo)插入標(biāo)簽，并輸入“學(xué)校工資管理信息系統(tǒng)”，如下圖所示。選定該標(biāo)簽對象，通過【窗體設(shè)計工具-格式】選項卡的【字體】組中的工具設(shè)置標(biāo)簽文字的字體、字號等格式。 選中窗體，在窗體的【屬性表】窗口的【其他】標(biāo)簽頁中，找到【菜單欄】屬性，并在該屬性對應(yīng)的文本框內(nèi)輸入宏名“主菜單”，這樣就把“主菜單”宏作為菜單添加到窗體中了，如右圖所示。 單擊【保存】按鈕，在彈出的【另存為】對話框中設(shè)置【窗體名稱】為“面板”，單擊【確定】按鈕。 462 設(shè)計“登錄”窗體“登錄”窗體是“工資管理信息系統(tǒng)”啟動后顯示的第一個窗體，該窗體要求用戶輸入正確的密碼才能進入數(shù)據(jù)庫?！暗卿洝贝绑w中放置有一個“文