高效能工作方法通用PPT課件

1、高效能工作方法目 錄第一篇高效能的時間管理技巧第二篇科學的工作方法時間管理“四象限原理”80/20法則“ABC控制法”時間管理要事第一工具1 ：用“四象限原理”規(guī)劃時間緊急又重要事項重要但不緊急事項不緊急也不重要事項緊急但不重要事項重要不重要不緊急緊急關(guān)注第二象限 成功的人往往都把焦點放在 重要但不緊急的事項上！時間管理要事第一工具1 ：用“四象限原理”規(guī)劃時間緊急狀況迫切問題限期完成準備事項準備工作，預防措施計劃建立、維持人際關(guān)系，休閑充電提高學習能力忙碌而瑣碎的事處理一般文件等函件打電話，看太多電視消磨時光造成干擾的訪問、電話、信件、報告、會議許多緊急事件許多湊熱鬧的活動重要不重要不緊急緊

2、急時間管理要事第一工具1 ：用“四象限原理”規(guī)劃時間25%30%15%2%3%50%60%重要不重要不緊急緊急普通人士的時間安排時間管理要事第一工具1 ：用“四象限原理”規(guī)劃時間20%25%65%80%1%15%重要不重要不緊急緊急成功人士的時間安排時間管理要事第一工具1 ：用“四象限原理”規(guī)劃時間工具2：用“80/20法則”分配時間20%80%20%80%重點做20%重要性是80%的工作時間管理要事第一工具2：用“80/20法則”分配時間（應(yīng)用范例）第一步，安排事項例會 與人事經(jīng)理淡獎金問題 審閱文件 接聽電話 準備招聘計劃 會見客戶 輔導下屬 老總召見 準備工作總結(jié) 處理應(yīng)急事項（3件）

3、與財務(wù)經(jīng)理討論費用預算問題時間管理要事第一工具2：用“80/20法則”分配時間（應(yīng)用范例）價值80%的工作價值20%的工作事項一：審閱文件事項二：準備工作總結(jié)事項三：與財務(wù)經(jīng)理討論費用預算問題事項四：與人事經(jīng)理淡獎金問題事項五：例會事項六：準備招聘計劃事項七：會見客戶事項八：接聽電話第二步，工作價值分類時間管理要事第一價值80%的工作價值20%的工作事項一：審閱文件（例會后8：10-8：30事項二：準備工作總結(jié)（8：30-9：30）事項三：與財務(wù)經(jīng)理討論費用預算問題（30分鐘）事項四：1個小時臨時緊急事件處理事項五：例會事項六：招聘計劃與獎金問題讓人力資源部先提供資料事項七：把會見客戶的任務(wù)授

4、權(quán)給業(yè)務(wù)經(jīng)理事項八：讓秘書過濾電話，只處理重要電話事項九：其他事件處理第三步，時間和精力分配時間管理要事第一工具2：用“80/20法則”分配時間（應(yīng)用范例）工具3：用“ABC控制法”使用時間ABC控制法是根據(jù)事務(wù)在工作中的重要和緊迫程序，按照最重要、重要和不重要三種情況，分成A、B、C三類，有區(qū)別地管理時間的一種分析方法。一個工作日A最重要的B較重要的C次重要的時間管理要事第一工具3：用“ABC控制法”使用時間 成功人士對每天工作的劃分：類型簡述具體描述A類規(guī)劃與發(fā)展A類工作重要且緊迫每天13件占總工作量1520%；所費時間占總工作時間6080%。分類時，可根據(jù)時間分列為A-1、A-2等B類持

5、續(xù)性項目B類較重要，每天5件，占總工作量3040%，所費時間占總工作時間2040%C類日常性事務(wù)C類為日常性一些事務(wù)占總工作量的4050%，所費時間占總工作時間的15%時間管理要事第一目 錄第一篇高效能的時間管理技巧第二篇科學的工作方法目標管理“SMART”原則目標多杈樹法“6W3H”法一、目標管理工具目標管理確定一個清晰而明確的目標工具4:用“SMART”法確定目標（哈佛關(guān)于目標的跟蹤調(diào)查研究）3%10%60%27%有明確的長期目標有清楚但短期目標有較模糊目標無目標社會頂尖成功人士社會中上層社會中下層社會最底層工具4 :用“SMART”法確定目標 “SMART”原則 可確定的(Specifi

6、c)可衡量的（Measurable)可接受的（Acceptable)現(xiàn)實可行的（Realistic)有時間限制的（Time Indication)善于將時間和精力用在一個目標上的人,更可能也更容易成功。目標管理確定一個清晰而明確的目標工具5:用“目標多杈樹法”分解目標（計劃多杈樹） 目標多杈樹法是專業(yè)的目標分解工具大目標子目標子目標子目標即時目標具體行動項目目標管理確定一個清晰而明確的目標工具5:用“目標多杈樹法”分解目標（分解步驟）1. 寫出大目標2.寫出大目標所有必要及充分條件（子目標）3.寫出子目標所有必要及充分條件（即時目標）4.檢查多杈樹分解是否充分5.評估目標6.判斷目標能否達成目

7、標管理確定一個清晰而明確的目標工具6:用“6W3H”法分析細化目標3HHow to（明確各項行動如何進行及進行的順序步驟）How many（工作數(shù)量是多少）How much（預算費用是多少）6WWhy(明確了解工作進行的目的及理由）What（確定要做哪些事項）Who（明確責任者及協(xié)助者，詮來做）When（什么時候完成）Where（在什么地方完成）Which（確定工作的優(yōu)秀順序，找出解決問題的重點對策）目標管理確定一個清晰而明確的目標計劃管理“PDCA工作循環(huán)”標準化管理有效計劃法二、計劃管理工具計劃管理凡事都善始善終工具7:用“PDCA工作循環(huán)”實施計劃（戴明環(huán)）PPlan(計劃）DCADo(

8、執(zhí)行）Check(檢查）Action(處理）PDCA循環(huán)的4個階段檢查執(zhí)行總結(jié)經(jīng)驗提出新問題找問題找原因找要因訂計劃PDCA循環(huán)的8個步驟計劃管理凡事都善始善終工具7:用“PDCA工作循環(huán)”實施計劃（戴明環(huán)）科學的工作循環(huán)周期目前水準PDCAPDCAPDCA改善后水準計劃管理凡事都善始善終工具7:用“PDCA工作循環(huán)”實施計劃（戴明環(huán)）工具8 :標準化管理重復頻率高的經(jīng)常性業(yè)務(wù)要標準化！標準設(shè)定教育實施管理例外處理定期評估標準化管理步驟計劃管理凡事都善始善終麥當勞的標準化管理拉斯迪賓館的服務(wù)標準計劃管理凡事都善始善終工具8 :標準化管理工具9 :有效計劃法 凡事都要統(tǒng)一和決斷，因此成功不站在自

9、信的一方，而站在有計劃的一方。拿破侖計劃管理凡事都善始善終月計劃季度計劃日計劃周計劃計劃年度計劃專項計劃計劃管理凡事都善始善終工具9 :有效計劃法日計劃包含的內(nèi)容：當天目標即你必須當日完成的重要的、優(yōu)先的工作預留事項預定的約會、開會等保留給特別工作的時間待做事項希望完成的不太重要、優(yōu)先次序低的工作日計劃計劃管理凡事都善始善終工具9 :有效計劃法壓力管理正確評估自己的壓力水平壓力管理曲線三、壓力管理工具壓力管理適度最好工具10:正確評估自己的壓力水平 我們總感覺壓力來自于外部環(huán)境，但并不是每個人在同一環(huán)境下都會感到有壓力，實際上壓力源于我們自身，承認這點是很重要的。測試工具：霍爾姆斯和拉赫的社會

10、再適應(yīng)評定量表 也稱（應(yīng)激評定量表）評分方法：將各項目的分值相加如果： 300分 近期患病率約為 80% 299分且150分 近期患病率約為 50% 149分 近期患病率約為 30%壓力管理適度最好工具10:正確評估自己的壓力水平工具11：壓力管理曲線應(yīng)對壓力常用的幾種方法逃避對抗轉(zhuǎn)移宣泄壓力管理適度最好應(yīng)對壓力最有效方法計劃閱讀運動藝術(shù)交流深思壓力管理適度最好工具11：壓力管理曲線壓力管理曲線示意圖乏力區(qū)舒適區(qū)發(fā)展區(qū)潛能區(qū)破壞區(qū)焦慮曲線壓力行動力工具11：壓力管理曲線壓力管理適度最好減壓的兩個方法凱利魔術(shù)方程式：1.問你自己可能發(fā)生的最壞狀況是什么2.準備接受最壞的狀況3.設(shè)法改善最壞的狀況

11、“3R”減壓原則：放松、退縮、重整壓力管理適度最好工具11：壓力管理曲線思維創(chuàng)新SWOT分析法“六頂帽子”思維法因果圖“五個為什么”橄欖球定律四、思維創(chuàng)新工具思維創(chuàng)新是可以訓練出來的工具12 ：魚刺因果圖主要原因問題主要原因主要原因主要原因運用魚刺因果圖分析問題時一般從6個方面考慮：材料技術(shù)設(shè)備人力工作環(huán)境方法頭腦風暴思維創(chuàng)新是可以訓練出來的工具12 ：魚刺因果圖工具13：SWOT分析法SWOT：S自身強項、優(yōu)勢W自身弱項、劣勢O外部環(huán)境存在的機會、機遇T外部環(huán)境存在的威脅、對手思維創(chuàng)新是可以訓練出來的優(yōu)勢S劣勢W威脅T機遇O內(nèi)部外部思維創(chuàng)新是可以訓練出來的工具13：SWOT分析法工具13:S

12、WOT分析法（以下問題能幫助您找到存在于內(nèi)外部的相關(guān)因素）關(guān)鍵優(yōu)勢S擅長什么？擁有什么新技能？能做什么別人不能做的事？如何能夠重復最近的一次成功？什么使你與眾不同？你的顧客為什么要來你這里？關(guān)鍵劣勢W你不擅長什么？缺乏什么新技能？別人在什么事情上比你做得好？你最近的一次失敗是什么？為什么？你尚未完全滿足哪一個顧客群體？你最近失去了哪些顧客？為什么？威脅T是否發(fā)生了不利于你的變化？你的競爭對手正在做什么？是否發(fā)生了任何會傷害你的變化？是否存在威脅你所在組織的情況？機遇O是否發(fā)生了你希望的變化？你學會了什么技能？你能夠提供什么新產(chǎn)品或服務(wù)？你能夠接觸到哪一個新的顧客群體？你如何能夠使你與眾不同？你

13、的組織在未來510年中的情況怎樣？思維創(chuàng)新是可以訓練出來的關(guān)鍵優(yōu)勢S關(guān)鍵劣勢W關(guān)鍵機遇OSO對策：利用WO對策：改進關(guān)鍵威脅TST對策：監(jiān)視WT對策：消除內(nèi) 部外 部思維創(chuàng)新是可以訓練出來的工具13：SWOT分析法工具14: “五個為什么”分析法 （也稱“什么為什么”分析法）為什么？為什么？為什么？為什么？為什么？為什么？為什么？為什么？為什么？五級為什么？12345思維創(chuàng)新是可以訓練出來的工具15 :橄欖球定律20%60%20%具有關(guān)鍵影響力的內(nèi)容占20%左右對事情有相當影響力的內(nèi)容占60%左右對事情有一些影響力，但作用比較有限，甚至小到可以忽略不計思維創(chuàng)新是可以訓練出來的工具16： “六頂

14、帽子”思維法（簡單有效的平行思考程序）思考帽思維屬性導入方式好處應(yīng)用不當問題白色事實、圖形、信息、目標、中性事實是什么樣的？邏輯性強，易于向他人解釋可能抑制創(chuàng)造力，缺乏熱情紅色情緒化、直覺、憑興趣、預感它像什么，就說什么。你支持哪方面？不需調(diào)動情緒，有動力熱情有余，理智不足，不穩(wěn)定黃色創(chuàng)造性、建設(shè)情、有夢想、有希望，追求利益讓我們開始吧樂觀，積極，有動力，團隊精神遇阻時會持懷疑態(tài)度黑色考察錯誤它失敗了，因為反思自己帶否定性、批判性，呈悲觀主義綠色創(chuàng)造力、推動力、有新觀點、新方法一定有更好的辦法找到更好的做事方式，保證最佳程序想得多，做得少藍色注重思考，有控制、有條理，鼓勵各種方法讓我們回過頭來

15、想想應(yīng)該怎么做有效利用時間，減少決策時間無為，花太多時間在想怎么做，而不是做事思維創(chuàng)新是可以訓練出來的員工管理馬斯洛的需求激勵模式根據(jù)意愿與能力對員工分類權(quán)衡效率與效果情境領(lǐng)導模型五、員工管理工具員工管理效果最重要工具17:根據(jù)意愿與能力對員工分類關(guān)于成功的公式：100%成功=100%意愿100%方法100%行動有意愿有能力無意愿無能力無意愿無能力無意愿有能力有意愿無意愿無能力有能力授權(quán)培養(yǎng)訓練激勵放棄四類員工及管理辦法員工管理效果最重要工具17:根據(jù)意愿與能力對員工分類工具18 :馬斯洛的需求激勵模式馬斯洛需求理論圖自我實現(xiàn)需求尊重需求社交需求安全需求生理需求員工管理效果最重要對個人的應(yīng)用需

16、求層次個人自我實現(xiàn)需求責任感，與上下級充分溝通，有挑戰(zhàn)性的工作，參與高度決策尊重需求成就感，承認，公平待遇，他人崇拜社交需求聚會，生日禮物，旅游，與同事相處融洽，公司內(nèi)氣氛和諧安全需求醫(yī)療保險，定期體檢，安全的工作環(huán)境，高津貼，穩(wěn)定的工作，產(chǎn)假生理需求高薪，獨立的工作空間，浴室，空調(diào)，公家車，班車，不加班，便宜的住房員工管理效果最重要工具18 :馬斯洛的需求激勵模式對組織的應(yīng)用需求層次組織自我實現(xiàn)需求給予事業(yè)成長機會 ； 鼓勵創(chuàng)造力；鼓勵成就尊重需求公布個人成就；贊揚良好表現(xiàn)；經(jīng)常給予回饋；給予更大工作責任社交需求舉辦社交活動；組織團隊安全需求營造工作安全感；提供福利；提供安全的工作環(huán)境生理需

17、求提供公平薪金；提供足夠的休息時間；提供舒適的工作環(huán)境工具18 :馬斯洛的需求激勵模式員工管理效果最重要工具19:權(quán)衡效率與效果 有效果有效率無效果無效率無效果無效率有效果無效率有效率無效率無效果有效果效率=產(chǎn)出/投入 效果=達成的預期目標員工管理效果最重要工具20 :情境領(lǐng)導模型 “情境領(lǐng)導”的核心思想根據(jù)情境的不同及對員工準備度的判斷，領(lǐng)導者適時調(diào)整自己的領(lǐng)導風格，并根據(jù)權(quán)力基礎(chǔ)來實施領(lǐng)導，從而實施有效的管理和領(lǐng)導。員工管理效果最重要員工管理效果最重要工具20 :情境領(lǐng)導模型 工具20:情境領(lǐng)導模型 狀態(tài)決定行為 跟隨者狀態(tài)（根據(jù)能力和意愿將員工分為四類） 跟隨者狀態(tài) R1：既沒意愿也沒能

18、力 R2：有意愿但沒能力 R4：既有能力也有意愿愿 R3：有能力但沒意愿員工管理效果最重要工具20:情境領(lǐng)導模型 領(lǐng)導者行為（根據(jù)任務(wù)行為和關(guān)系行為的不同側(cè)重，可將領(lǐng)導模式分為四種）跟隨者狀態(tài) S1：教練方式：多職責、少關(guān)系，進行具體指示和嚴格監(jiān)督 （適用于員工狀態(tài)水平低的狀況）S2：引導方式：多職責、多關(guān)系，解決決策緣由并允許討論 （適用于員工狀態(tài)水平偏低的狀況）S3：參與方式：多關(guān)系，少職責，共同討論并協(xié)助其自行決策 （適用于員工狀態(tài)水平偏高的狀況）S4：授權(quán)方式：少職責、少關(guān)系，下放決策和實施權(quán)力 （適用于員工狀態(tài)水平高的狀況）員工管理效果最重要高效溝通溝通反思環(huán)“JOHARI視窗”如何

19、避免溝通中出現(xiàn)的問題六、高效溝通工具高效溝通只需一顆真誠的心工具21:反饋的“JOHARI視窗” 別人行動的20%別人聽懂的40%別人聽到的40%嘴上說的40%你心里想的100%基層員工30%主管40%部門經(jīng)理56%總經(jīng)理63%董事長100%溝通漏斗 信息過濾漏斗 了解給予反饋尋求反饋自我不了解了解不了解他人公開盲點未知隱蔽擴大“公開”區(qū)域 高效溝通只需一顆真誠的心工具21:反饋的“JOHARI視窗” 工具22 ：溝通反思環(huán) 可以觀察到的資料和經(jīng)驗我選擇我所觀察到的信息我賦予意義建立信念付諸行動心智模式的形成過程 高效溝通只需一顆真誠的心“推論的階梯”示意圖 可以觀察到的“原始資料到和經(jīng)驗從觀

20、察中，我選擇了想要的”資料我賦予這些資料意義根據(jù)我的詮釋，我做了一番假設(shè)我下了結(jié)論對于這個世界我采納了某些信念我組織自己的信念采取行動反射環(huán)路：我們的信念會影響我們下次選擇的資料高效溝通只需一顆真誠的心工具22 ：溝通反思環(huán) 工具23 :如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 造成溝通問題的原因：不會傾聽（知覺過濾、雞尾酒會效應(yīng)）缺乏換位思考的能力認知風格差異價值觀念差異溝通風格差異不恰當?shù)纳眢w語言未考慮溝通的背景（時間、地點、場合）高效溝通只需一顆真誠的心克服溝通中常見問題的技巧：阻止不健康的爭論 休息片刻 改變參加者的態(tài)度（雙贏心態(tài)扭轉(zhuǎn)） 發(fā)泄情緒 與分歧方秘密會談 借用幽默來緩解壓力高效溝通只需一顆真

21、誠的心工具23 :如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 克服溝通中常見問題的技巧：避免被某個人或小集體控制 實施公正原則 勸請每個人都參與 進行提醒高效溝通只需一顆真誠的心工具23 :如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 克服溝通中常見問題的技巧：排除傾聽障礙傾聽交談閱讀書寫溝通所花費的時間和精力比例高效溝通只需一顆真誠的心工具23 :如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 對付打斷他人和有個人議程的人單獨和打斷分子交談 讓打斷分子忙碌起來打斷分子的行為協(xié)調(diào)人的反應(yīng)敵對的：“這樣永遠沒用”或是“這是我們能采用的最好方法嗎”?！捌渌藢@個想法有什么看法？”或者“你可能對，但是我們需要回顧一下事實?！眹\里呱啦的：經(jīng)常脫口而出很多想法?！澳芸偨Y(jié)一下你的主要思想嗎？”或者“很欣賞你的評論?，F(xiàn)在，讓我們聽聽別人的意見?！贝驍喾肿樱涸趧e人還沒說完時就開始說?！罢埖纫环昼?，簡。我們要堅持基本原則，先讓約翰說完。沉默的干擾者：看報紙，干其他的事情，東張西望，晃腦袋，坐立不安等。“請等一分鐘，先讓約翰說完?！氨M力氫這種人拉入到討論中，或者在會議間隙與他們單獨談話?？朔贤ㄖ谐Ｒ妴栴}的技巧：