豐田A資料制作教材

1、豐田(fn tin)A3資料制作方法資料(zlio)制作共七十七頁目錄(ml)1、什么是“TOYOTA的A3資料”2、A3資料制作的步驟Step1. 明確制作目的Step2. 撰寫資料綱要Step3. 確定版面設(shè)計Step4. 撰寫資料內(nèi)容Step5. 檢查(jinch)校對資料參考制作資料的有效工具共七十七頁1、什么是“TOYOTA”的A3資料 為了推進豐田的問題解決方式，使相關(guān)人員（部門）以及TOYOTA全體人員實現(xiàn)最優(yōu)狀態(tài)，在出臺計劃時要切實取得多方面的一致，或者在實行計劃時向有關(guān)人員準(zhǔn)確傳達相應(yīng)內(nèi)容。按照問題解決的步驟進行思考(sko)，將思考(sko)的內(nèi)容準(zhǔn)確地傳達，實現(xiàn)信息共享，

2、這是很重要的。這種方法的核心工具就是A3資料 。A3資料的特征（1）將問題解決的8個步驟歸納在一張紙上。 A3資料可以將問題解決的8個步驟歸納在一張紙上。在TOTOTA，對任何工作而言，比起其實施計劃和結(jié)果，更被重視的是指定該計劃的理由，或形成該結(jié)果的原因。也就是說，我們應(yīng)當(dāng)更重視發(fā)現(xiàn)問題、把握現(xiàn)狀、思考真正原因的過程。因此，A3資料不僅僅是記錄計劃和結(jié)果，而是能展現(xiàn)問題解決全過程的資料，它是豐田交流工具的核心。共七十七頁(2)A3資料是培養(yǎng)問題解決能力的交流工具將問題解決的8 個步驟歸納成一目了然的資料，能夠(nnggu)為上司或前輩具體指導(dǎo)員工解決問題提供便利的溝通、交流工具。通過瀏覽一份

3、A3資料，可以知道資料撰寫人是否正確遵循了問題解決的各步驟，因而也就能夠(nnggu)實現(xiàn)有效果而且高效率的指導(dǎo)和培養(yǎng)。共七十七頁 插入(ch r)A3資料 范本共七十七頁2、制作(zhzu)A3資料的步驟制作A3資料的步驟如下。詳細(xì)內(nèi)容在下頁以后說明。整體(zhngt)樣式共七十七頁 5大步驟 順序 （1）考慮是“面向誰”的資料 （2）考慮要“如何使用”資料 （3）考慮資料用于“何種用途” （4）考慮要傳達“什么內(nèi)容(nirng)” （1）確定綱要的主體 （2）確定對綱要主體進行補充的內(nèi)容(nirng) （3）檢查綱要整體 （1）根據(jù)綱要確定版面設(shè)計（模板） （2）確定各文本框的標(biāo)題 （1）

4、分別將各部分內(nèi)容(nirng)添入模板 （2）修飾資料，使內(nèi)容(nirng)能夠一目了然 （1）最后檢查整體的效果提綱的制作資料的撰寫Step 2撰寫資料(zlio)綱要Step 1明確資料目的Step 3確定版面設(shè)計Step 4撰寫資料內(nèi)容Step 5檢查校對資料共七十七頁 Step1.明確資料目的資料是說明、傳達事情的工具。制作什么樣的資料要依其目的而定。關(guān)于目的，首先要考慮“面向誰”“如何使用”“何種用途”，最后(zuhu)明確傳達“什么內(nèi)容”。共七十七頁面向誰公司外部公司內(nèi)部其他部門本部門經(jīng)管會、部長或室長如何使用分發(fā)說明開會自己進行說明上司進行說明上司進行說明自己進行說明經(jīng)管會、部長

5、或室長經(jīng)管會、部長或室長報告(bogo)聯(lián)系(linx)商談裁決*用途如何傳達什么資料的內(nèi)容*裁決：決定是否批準(zhǔn)提案面向誰公司外部公司內(nèi)部其他部門本部門經(jīng)管會、部長或室長如何使用分發(fā)說明開會自己進行說明上司進行說明上司進行說明自己進行說明經(jīng)管會、部長或室長經(jīng)管會、部長或室長報告聯(lián)系商談裁決*共七十七頁順序（1）考慮是面向“誰”的資料（2）考慮要“如何使用”資料（3）考慮資料用于“何種用途”（4）考慮要傳達“什么內(nèi)容” 詳細(xì)說明（1）考慮是“面向誰”的資料 因為資料是說明或傳達事情的工具，所以，根據(jù)資料面向的對象即看資料的人不同，其內(nèi)容也要相應(yīng)(xingyng)變化。即使是相同主題的資料，面向公

6、司外部和面向公司內(nèi)部，其強調(diào)的要點也應(yīng)該有所不同。即使同是公司內(nèi)部，面向經(jīng)管會的資料與面向部長的資料，其說明內(nèi)容也是不同的。 對方對于這個問題了解程度如何，有多感興趣，想問些什么，等等，這些情況和需求，必須準(zhǔn)確推測和把握。共七十七頁例）應(yīng)該事先考慮對方的情況心理距離（是肯定還是(hi shi)否定）專業(yè)性（對于這一專業(yè)領(lǐng)域或者主題具備何種程度的知識）立場（所屬部門、職務(wù)、負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)等）（2）考慮將“如何使用”資料1）考慮資料使用的場合 是僅僅分發(fā)資料還是在會議上進行說明，或者直接向看資料的對象進行說明，根據(jù)情況不同內(nèi)容也會不同。如果只是分發(fā)資料，因為無法進行說明，所以必須使資料通俗易懂，一目了

7、然。而召開會議的情況下，有必要在短時間內(nèi)讓全體與會者獲得盡可能多的必要信息，所以要求資料寫得簡單易懂，具有很強的視覺效果。2）考慮資料使用人 資料由誰使用，也就是說由誰進行說明也是一個重點。必須站在說明人的立場制作便于說明的資料。舉例來說，有上司進行說明的情況下，資料內(nèi)容如果不夠詳細(xì)，就難以以口頭形式一邊補充一邊說明，因此就需要比由自己進行說明時寫得細(xì)致，要將必要的事情簡單地、符合邏輯地、合理地寫出來。共七十七頁（3）考慮資料用于“何種用途” 資料的用途不同，內(nèi)容也會不同。無論報告、聯(lián)系、商談或者裁決，即使是相同的主題，所強調(diào)的重點也會不同。如果是報告，就要及時準(zhǔn)確地反映事實，包括發(fā)生的事實以

8、及實施對策后的結(jié)果。而如果是計劃裁決，就要依照問題解決的步驟。充分說明制定對策理由，并且還要明確希望對方給予(jy)判斷的要點。（4）考慮要傳達“什么內(nèi)容”1）考慮應(yīng)該強調(diào)的要點 明確了資料“面向誰，如何使用，何種用途”之后，就要考慮資料室用人的需求，進一步明確資料當(dāng)中應(yīng)該強調(diào)的要點。思考在問題解決的8個步驟中哪一步是特別需要強調(diào)的要點。2） 考慮資料的標(biāo)題 最后，決定資料的標(biāo)題共七十七頁 案例分析“改善創(chuàng)意提案的工作” 小A在汽車制造商T公司的人事部負(fù)責(zé)推進“改善創(chuàng)意制度”*。有一天，小A接到組長B先生的指示，要求他拿出本年度推進改善創(chuàng)意制度的工作計劃。組長說：“在這次的部內(nèi)組長會議上，我決

9、定就改善創(chuàng)意提案的本年度計劃進行說明，你幫我準(zhǔn)備一下資料?？匆幌略蹅儾咳ツ甑臉I(yè)績，盡管事物部門整體目標(biāo)達成了，但卻沒有完成本部門目標(biāo)。今年當(dāng)然首先要繼續(xù)協(xié)助完成事物部門整體目標(biāo)，另外還希望一定能夠完成本部門目標(biāo)。在這次會議上，我想再次向大家說明改善創(chuàng)意制度的主旨，讓大家充分認(rèn)識到現(xiàn)階段的主要問題是什么。另外，我還要就本年度的具體實施內(nèi)容(nirng)進行說明，以獲得大家的支持，就拜托你準(zhǔn)備資料了?！?改善創(chuàng)意制度：對有關(guān)業(yè)務(wù)效率化以及降低成本的改善提案進行獎勵的制度。是多年來一直沿用的制度之一，在提升工作現(xiàn)場的改革意識及問題解決能力方面取得了卓著的成果。該制度的對象是業(yè)務(wù)職和專門職人員。共七十

10、七頁Q明確資料(zlio)的目的，思考一下資料(zlio)撰寫過程中須注意的地方“面向誰”：對象“如何使用”：傳達方式何種用途”：用途什么內(nèi)容”：資料強調(diào)的要點、標(biāo)題誰）如何(rh)使用）強調(diào)的要點）標(biāo)題）強調(diào)的要點）標(biāo)題）誰）如何使用）強調(diào)的要點）標(biāo)題）共七十七頁 案例分析“改善創(chuàng)意提案的工作” 解答例 小A在汽車制造商T公司的人事部負(fù)責(zé)推進“改善創(chuàng)意制度”*。有一天，小A接到組長B先生的指示，要求他拿出本年度推進改善創(chuàng)意制度的工作計劃。組長說：“在這次的部內(nèi)組長會議上，我決定就改善創(chuàng)意提案的本年度計劃進行說明，你幫我準(zhǔn)備一下資料?？匆幌略蹅?zn men)部去年的業(yè)績，盡管事物部門整體目標(biāo)

11、達成了，但卻沒有完成本部門目標(biāo)。今年當(dāng)然首先要繼續(xù)協(xié)助完成事物部門整體目標(biāo)，另外還希望一定能夠完成本部門目標(biāo)。在這次會議上，我想再次向大家說明改善創(chuàng)意制度的主旨，讓大家充分認(rèn)識到現(xiàn)階段的主要問題是什么。另外，我還要就本年度的具體實施內(nèi)容進行說明，以獲得大家的支持，就拜托你準(zhǔn)備資料了?！?改善創(chuàng)意制度：對有關(guān)業(yè)務(wù)效率化以及降低成本的改善提案進行獎勵的制度。是多年來一直沿用的制度之一，在提升工作現(xiàn)場的改革意識及問題解決能力方面取得了卓著的成果。該制度的對象是業(yè)務(wù)職和專門職人員。共七十七頁Q明確資料的目的，思考一下資料撰寫過程中須注意的地方“面向誰”：對象“如何使用”：傳達方式“何種用途”：用途“什

12、么內(nèi)容”：資料強調(diào)的要點(yodin)、標(biāo)題本部門(bmn)內(nèi)部 組長誰） 組長B先生如何使用） 在部門內(nèi)組長會議上進行發(fā)表強調(diào)的要點） 明確問題：改善創(chuàng)意制度的主旨、尚未完成”本部目標(biāo)“ 把握現(xiàn)狀：現(xiàn)階段的主要問題是什么 制定對策：具體實施內(nèi)容（希望各位組長給予何種支援）標(biāo)題） ”改善創(chuàng)意“提案 本年度計劃（案）相關(guān)聯(lián)絡(luò) （謀求援助）共七十七頁Step2.撰寫資料綱要 制作簡單易懂的說明綱要是使資料通俗易懂的前提。沒有好的綱要，無論任何(rnh)版面設(shè)計或講求視覺效果都沒用。簡明易懂的綱要，就是要簡潔、遵循問題解決的步驟、合理、符合邏輯。共七十七頁 綱要主體(zht)每個步驟的信息都表述簡單

13、、符合邏輯整體的長度以口頭表述30秒到1分鐘為佳 Step1 明確問題Step2 把握現(xiàn)狀Step3 設(shè)定目標(biāo)Step4 分析要因Step5 確立對策Step6 實 行Step7 評 價Step8 鞏固成果各個步驟所傳達信息的理由和補充數(shù)據(jù)共七十七頁順序（1）確定綱要的主體（2）確定對綱要主體進行補充的內(nèi)容（3）檢查綱要整體詳細(xì)說明(shumng)（1）確定綱要的主體 寫入資料的內(nèi)容，即使頭腦中非常明白，要將其整理得非常簡潔、能向別人準(zhǔn)確說明也是不容易的。依照問題解決的各個步驟，盡量將每一步所要傳達的信息至多3句話表述出來。這種表述就類似于報紙上的新聞標(biāo)題。 考慮好各個步驟的表述后，要按照步驟

14、將他們排列，檢查這種排列是否合乎邏輯。如果符合就可以通過?？陬^念一下，長度從30秒到1分鐘為最佳。共七十七頁（2）確定對綱要主體進行補充的內(nèi)容 確定綱要的主體之后，就要思考對各步驟所給出的信息進行補充的理由以及數(shù)據(jù)。最好為每條信息找出3個左右的理由或數(shù)據(jù)。 這時要注意以下幾點： 對各步驟傳達信息的補充數(shù)據(jù)是否充分 是否通過現(xiàn)地現(xiàn)物，基于事實的補充 因果關(guān)系是否成立 補充內(nèi)容是否符合MECE要求(yoqi)（3）檢查綱要整體 確定綱要的主體和補充內(nèi)容后，要對綱要整體進行檢查。要比照資料的目的，也就是說，要一邊思考“面向誰”“如何使用”“何種用途”，一邊從頭通讀綱要整體。通過反復(fù)通讀，檢查其是否合

15、乎邏輯，對資料的對象是否具有說服力。共七十七頁案例分析“改善創(chuàng)意提案的工作” 小A按照問題解決的步驟思考怎樣制作資料的綱要 “去年事務(wù)部門全體的改善創(chuàng)意目標(biāo)為：6000元以上的優(yōu)秀提案為每年1項，2000元以上的優(yōu)秀提案也是每年1項。本部目標(biāo)為：提案數(shù)量為每年每人12項以上，每月提案為 項。而去年本部的優(yōu)秀提案，6000元的提案有2項，4000元的提案為1項。提案數(shù)量為每人每年平均8.6項，沒有完成目標(biāo)。今年我們應(yīng)該進一步致力于尋求改善創(chuàng)意?！薄盎仡櫼幌?yxi)本部內(nèi)的提案狀況，會發(fā)現(xiàn)不同職級之間的差別很大。業(yè)務(wù)職人員每年每人提出了14項，沒有問題；但專門職人員每年每人只有3項提案。按月份來

16、看，6月份以后尤為嚴(yán)重?！惫财呤唔摬煌毤壍母纳苿?chuàng)意提案(t n)數(shù)量統(tǒng)計 （項）4月5月6月7月8月9月10月11月12月1月2月3月合計專門職1.60.90.20.10.00.00.10.00.10.10.00.03.1業(yè)務(wù)職1.51.21.11.21.21.21.11.11.21.01.11.114.0 關(guān)于全體事務(wù)部門與本部門的提案數(shù)量，今年要繼續(xù)(jx)完成上年度的目標(biāo)。也就是說，本年度尤其重點解決的問題，是使100%的專門職人員拿出提案。 那么，去年6月以后到底出現(xiàn)了什么問題？是不是因為4-5月是改善創(chuàng)意強化月，提案太多了，專門職人員在強化月過后就拿不出提案了？不會是沒有好點子或

17、思考時間吧？會不會是盡管有創(chuàng)意，卻忘了每月提交既然有這么多可能性，就需要去聽取大家真正的想法。 在考察事實后小A發(fā)現(xiàn)，有的人雖然知道本部門目標(biāo)，卻沒有了解其必要性，認(rèn)為“為什么一定要每月提交呢？理由何在？”、“上司什么都沒對我們說”或者“即使寫了也得不到好評，干脆不交”；另外甚至有人還提出“有本部門的目標(biāo)嗎？”等問題，連何謂本部門目標(biāo)都不知道。 共七十七頁 挖掘改善創(chuàng)意是支撐T公司改革的一項活動，但目前的實際情況是，有人無論是否提出提案都在思索，但更多的人卻因為不斷地思考撰寫提案而獲得了意識的強化。 小A在確認(rèn)員工的上述說法便是問題的真正原因之后，決定提出以下對策。4月份重新實施以本部門全體成

18、員為對象部長講話，讓每一個人理解改善創(chuàng)意制度的主旨，進行部成員啟蒙，使各成員徹底了解本年度的活動目標(biāo)。取消期間特別活動，新引入年度表彰制度，在第二年3月，對最多提案個人，最優(yōu)秀提案個人及最多提案小組進行表彰。每月25日由事務(wù)局向各組組長發(fā)送跟蹤?quán)]件，促進組長對成員的督促。匯總每月各組的提案情況，月初(yuch)作成圖表張貼在部里的墻上。共七十七頁案例分析 “改善創(chuàng)意(chun y)提案的工作”下面(xi mian)我們按照解決問題的步驟來制作綱要。把握現(xiàn)狀 綱要主體 綱要補充內(nèi)容明確問題共七十七頁 6月以后(yhu)專門職人員的參與率降低忘記(wngj)每月提交提案沒有能夠提交的創(chuàng)意忘記每月提

19、交提案知道本部門目標(biāo)卻未理解其必要性即使寫了也得不到好評（真因C）不知道本部門目標(biāo)（真因D）不了解該制度的主旨（歷史、目標(biāo)等）（真因A）上司沒有給予提醒（真因B）6月以后專門職人員的參與率降低忘記每月提交提案沒有能夠提交的創(chuàng)意忘記每月提交提案知道本部門目標(biāo)卻未理解其必要性即使寫了也得不到好評（真因C）不知道本部門目標(biāo)（真因D）不了解該制度的主旨（歷史、目標(biāo)等）（真因A）上司沒有給予提醒（真因B）6月以后專門職人員的參與率降低忘記每月提交提案沒有能夠提交的創(chuàng)意忘記每月提交提案知道本部門目標(biāo)卻未理解其必要性即使寫了也得不到好評（真因C）不知道本部門目標(biāo)（真因D）不了解該制度的主旨（歷史、目標(biāo)等）（

20、真因A）上司沒有給予提醒（真因B）6月以后專門職人員的參與率降低忘記每月提交提案沒有能夠提交的創(chuàng)意忘記每月提交提案知道本部門目標(biāo)卻未理解其必要性即使寫了也得不到好評（真因C）不知道本部門目標(biāo)（真因D）不了解該制度的主旨（歷史、目標(biāo)等）（真因A）上司沒有給予提醒（真因B）6月以后專門職人員的參與率降低忘記每月提交提案沒有能夠提交的創(chuàng)意忘記每月提交提案知道本部門目標(biāo)卻未理解其必要性 綱要主體設(shè)定目標(biāo)分析要因 綱要補充內(nèi)容制定對策 即使寫了也得不到好評（真因C）不知道本部門目標(biāo)（真因D）不了解該制度的主旨（歷史、目標(biāo)等）（真因A）上司沒有給予提醒（真因B）6月以后專門職人員的參與率降低忘記每月提交提

21、案沒有能夠提交的創(chuàng)意忘記每月提交提案知道本部門目標(biāo)卻未理解其必要性共七十七頁案例分析 “改善創(chuàng)意提案(t n)的工作”下面我們(w men)按照解決問題的步驟來制作綱要。 綱要主體 綱要補充內(nèi)容存在的問題是專門職人員6月份以后的參加率驟減明確問題把握現(xiàn)狀“創(chuàng)意制度”的應(yīng)有狀態(tài)是全體參加本部目標(biāo)是每人每年提出12個以上的創(chuàng)意上年度沒能實現(xiàn)全體參加，平均每人8.6個提案，未完成本部目標(biāo)有關(guān)上年度目標(biāo)與實際業(yè)績的數(shù)據(jù)對上年度的評價有關(guān)部內(nèi)不同職級提案情況的圖表各個月份提案數(shù)量的圖表共七十七頁6月以后(yhu)專門職人員的參與率降低忘記(wngj)每月提交提案沒有能夠提交的創(chuàng)意忘記每月提交提案知道本部

22、門目標(biāo)卻未理解其必要性即使寫了也得不到好評（真因C）不知道本部門目標(biāo)（真因D）不了解該制度的主旨（歷史、目標(biāo)等）（真因A）上司沒有給予提醒（真因B）6月以后專門職人員的參與率降低忘記每月提交提案沒有能夠提交的創(chuàng)意忘記每月提交提案知道本部門目標(biāo)卻未理解其必要性即使寫了也得不到好評（真因C）不知道本部門目標(biāo)（真因D）不了解該制度的主旨（歷史、目標(biāo)等）（真因A）上司沒有給予提醒（真因B）6月以后專門職人員的參與率降低忘記每月提交提案沒有能夠提交的創(chuàng)意忘記每月提交提案知道本部門目標(biāo)卻未理解其必要性 綱要主體 綱要補充內(nèi)容設(shè)定目標(biāo)分析要因制定對策專門職人員4月份以后的一年間每月參加率達到10%參加率驟減

23、的4個原因沒有理解制度的主旨上司的提醒、敦促不充分寫了也得不到好評不知道活動目標(biāo)本年度目標(biāo) 具體的實施內(nèi)容有4點重新貫徹部長講話說明制度的主旨進行員工啟蒙提示本年度活動目標(biāo)引入年度表彰制度組長督促每月的創(chuàng)意提交情況在部內(nèi)張貼每月的提案情況即使寫了也得不到好評（真因C）不知道本部門目標(biāo)（真因D）不了解該制度的主旨（歷史、目標(biāo)等）（真因A）上司沒有給予提醒（真因B）6月以后專門職人員的參與率降低忘記每月提交提案沒有能夠提交的創(chuàng)意沒有時間思考提案知道本部門目標(biāo)卻未理解其必要性共七十七頁Step3.確定(qudng)版面設(shè)計根據(jù)做好的綱要，確定資料的版面設(shè)計（模版）順著思路進行版面(bnmin)設(shè)計，

24、應(yīng)當(dāng)將較多版面(bnmin)分給需要強調(diào)的重點步驟。 標(biāo) 題順著思路展開！共七十七頁Step3.確定(qudng)版面設(shè)計順序（1）根據(jù)(gnj)綱要確定版面設(shè)計（2）確定各文本框的標(biāo)題 共七十七頁Step3.確定(qudng)版面設(shè)計詳細(xì)說明（1）根據(jù)綱要確定版面設(shè)計 具體過程及要點如下： 順序 1.排列好各個文本框 給各個步驟都做好可填寫的文本框，順著思路、根據(jù)綱要排列各文本框。一般應(yīng)當(dāng)從左到右、從上到下、或按照順時針方向排列。如果(rgu)按照相反方向排列，或者中途突然改變方向，便會打亂資料結(jié)構(gòu)，不容易看明白。 共七十七頁Step3.確定(qudng)版面設(shè)計 2.確定文本框的大小，兼顧

25、版面的平衡(pnghng) 大致的版面確定后，就要確定文本框的大小。要根據(jù)資料的內(nèi)容來決定版塊的大小。需要注意的是，對要著重強調(diào)的要點，不要使用小的文本框。 其他要點 留出適當(dāng)?shù)挠喟祝瑢⑸舷伦笥覍R并調(diào)整好距離，是版面整潔的關(guān)鍵。共七十七頁Step3.確定(qudng)版面設(shè)計（2）確定各文本框的標(biāo)題 確定版面設(shè)計以后，就要確定各文本框的標(biāo)題。 參考(cnko)：各種版面設(shè)計 除了按照從上到下、從左到右、或以順時針方向來排列文本框的方法之外，還有很多其他版式，掌握這些版式，就能夠根據(jù)資料的目的和用途選擇使用，制作出效果更好的資料來。 共七十七頁Step3.確定(qudng)版面設(shè)計 將綱要和數(shù)

26、據(jù)(shj)分別展示綱要數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)共七十七頁Step3.確定(qudng)版面設(shè)計 將必須強調(diào)(qing dio)的重點放在中間位置須強調(diào)的重點共七十七頁Step3.確定(qudng)版面設(shè)計 由結(jié)論(jiln)展開結(jié)論綱要數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)共七十七頁Step4.撰寫資料(zlio)內(nèi)容確定版面設(shè)計后，接下去就要(ji yo)填寫各文本框中的內(nèi)容。行文要盡量簡明扼要，并使用圖表、表格，使資料具有較強的視覺效果。修飾資料，使資料更簡潔明了，使著重強調(diào)的部分一目了然。關(guān)鍵技巧在于統(tǒng)一文體和書寫格式，只強調(diào)需要強調(diào)的要點。共七十七頁Step4.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容如圖所示標(biāo) 題用粗體、加大字號修飾

27、(xish)須強調(diào)的文本框或文字行文要求“簡明扼要”“具體”“主動語態(tài)”使用圖表強化視覺效果”文本和書寫格式要統(tǒng)一，各文本框的上下左右要對齊共七十七頁Step4.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容順序（1）撰寫各文本框的內(nèi)容（2）修飾(xish)資料，使內(nèi)容一目了然共七十七頁Step4.撰寫資料(zlio)內(nèi)容詳細(xì)說明（1）撰寫各文本框的內(nèi)容撰寫各文本框的美容，要點如下(rxi)： 1）行文要“簡明扼要” “具體” 和使用“主動語態(tài)” “簡明扼要” a.名詞結(jié)構(gòu) b.盡量只寫1行文字，兩行以上無法讓人一目了然。 c.1項評述、1項注釋。共七十七頁Step4.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容如果有1項

28、評述，卻有2項以上注釋內(nèi)容，句子就會過長，使得想表達的內(nèi)容模糊不清。 不好的例子：6月份以后，新研制(ynzh)的汽車上線，與 原有的汽車并線生產(chǎn)，因此，目前的情況無法適應(yīng)，必須對車間的布置和作業(yè)方法進行改革。 好的例子： 6月份起新研制的汽車上線，實行與原有 汽車并線生產(chǎn)。 車間布置和作業(yè)方法的改革成為必然。共七十七頁Step4.撰寫資料(zlio)內(nèi)容 d. “單刀直入”的表達方式 不好的例子:安全問題并不是不比數(shù)量問題重要(二重(r zhn) 否定) 好的例子:安全問題比數(shù)量問題重要。 共七十七頁Step4.撰寫資料(zlio)內(nèi)容 e. 相同的語句不要重復(fù)。 不好(b ho)的例子:質(zhì)

29、量不合格的發(fā)生，去年發(fā)生了34起， 今年也發(fā)生了18起。 好的例子:今年發(fā)生質(zhì)量不合格的事件18起。 共七十七頁Step4.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容 “具體” ：避免抽象的表達方式 不好的例子:今年的銷售情況還可以(ky)。 好的例子:今年的銷售情況完成了目標(biāo)的98。 共七十七頁Step4.撰寫資料(zlio)內(nèi)容 “主動語態(tài)” ：盡量避免被動(bidng)的表達方式 不好的例子:工作成績被下屬的干勁極大影響。 好的例子:下屬的干勁極大影響著工作成績。 共七十七頁Step4.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容 2）使用圖表，強化視覺效果。 特別是數(shù)據(jù)，比起文字表述，圖表更直觀。 要根據(jù)使用的

30、目的選擇圖表的種類，這樣更具效果。 （請參照“圖表種類及高效(o xio)使用方法一覽表”）共七十七頁Step4.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容 （2）修飾資料，使內(nèi)容一目了然。 1）統(tǒng)一文本和書寫格式，文本框的上下左右對起。 如果文本和書寫格式的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，那么即 使使用粗字表示(biosh)強調(diào)，也不知道強調(diào)的是哪一部 分。例如，下面的圖中，究竟是強調(diào)顏色的不同 還是圖形的不同，無法明確。如果統(tǒng)一了圖形， 就可以知道是強調(diào)顏色的不同。 共七十七頁Step4.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容 文字部分也是一樣，在考慮修飾之前，首先要統(tǒng)一文本和書寫格式。尤其是在表格里進行評述、注釋的時候，所注內(nèi)

31、容也要注意(zh y)形式上的統(tǒng)一。 不好的例子（對促銷方法的現(xiàn)狀和方向進行評述的例子）現(xiàn)狀今后沒有廣告宣傳的效果，光顧人數(shù)減少強化營銷人員的活動文本不一致主語賓語不同填寫內(nèi)容不同上述評述的好例子現(xiàn)狀今后通過廣告宣傳促銷 針對不特定多數(shù)人的活動效果不佳通過銷售人員促銷 針對特定的顧客展開活動，效果好共七十七頁Step4.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容 2）須強調(diào)(qing dio)的文本框和文字用粗體，加大字號 統(tǒng)一了基本格式之后，要將綱要主題等需要 強調(diào)的部分的文字換成大字號的粗體。不過，修 飾的目的不是為了漂亮，而是易于理解，因此， 如果不必要地使用很多字體、顏色，追求字號的 微妙變化，那

32、么看起來似乎很漂亮，卻反而使得 資料不知所云。一篇資料中，字體或字號最多使 用三種，根據(jù)須強調(diào)的程度選擇使用，這才是可 取的。共七十七頁Step4.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容 案例分析 “改善創(chuàng)意提案的工作”請設(shè)想各項內(nèi)容(nirng)確定版面設(shè)計(設(shè)置文本框和框內(nèi)概要)嘗試用A3紙實際練習(xí)撰寫資料.共七十七頁Step5.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容最后要對資料的整體內(nèi)容進行檢查(jinch)。要點如下：標(biāo) 題綱要主題是否醒目是否遺漏了想說的內(nèi)容整體的思路是否清晰易懂空白和文字部分的平衡（面積分配率）是否合適共七十七頁Step5.撰寫資料(zlio)內(nèi)容最后檢查整體內(nèi)容（1）圖表的種類及

33、用途(yngt) a. 柱狀圖用于比較絕對值的大小 例如： 改善創(chuàng)意提案件數(shù) 車身 2班22組21組12組11組共七十七頁Step5.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容 b. 曲線圖用于顯示時間上的變化 例如 ： 2000年不合格發(fā)生(fshng)次數(shù)統(tǒng)計共七十七頁Step5.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容 c. 曲線圖用于顯示時間(shjin)上的變化44%125%23422%9%共計7650件由正上方起按比例從大到小依次排列（按順時針方向）各部件生產(chǎn)業(yè)績共七十七頁Step5.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容 d. 條形圖用于顯示不同項目(xingm)的結(jié)構(gòu) 例如 ：共七十七頁Step5.撰寫(z

34、hun xi)資料內(nèi)容 e.巴萊多圖用于指示(zhsh)重點共七十七頁Step5.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容 e.散布圖用于顯示多個數(shù)據(jù)(shj)的相關(guān)關(guān)系共七十七頁Step5.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容（2）圖表的做法 a. 根據(jù)目的選擇適當(dāng)?shù)膱D表 b. 選取(xunq)通俗易懂的標(biāo)題 c. 寫上序號 d. 標(biāo)上數(shù)據(jù)的出處、調(diào)查方法等特別事項。 e. 一定要寫上單位。 f. 明確寫上刻度以及格線。 g. 畫很多線的時候，要設(shè)法使其清晰。 共七十七頁Step5.撰寫資料(zlio)內(nèi)容（3）制作圖表(tbio)時須注意的地方 a. 如果將不同單位的內(nèi)容放入同一圖表，就容易引起 錯誤判斷

35、。漲價了？共七十七頁Step5.撰寫(zhun xi)資料內(nèi)容 b. 刻度的設(shè)定不同，得出(d ch)的判斷也不同。經(jīng)歷變化很大無特別變化共七十七頁Step5.撰寫資料(zlio)內(nèi)容 c.過去的數(shù)據(jù)應(yīng)該(ynggi)從何時表現(xiàn)？199119962001上升中？恢復(fù)到1981年的水平共七十七頁專門職業(yè)(zhy)特別研修 資料制作技巧(jqio)演習(xí)共七十七頁資料(zlio)制作技巧 設(shè)問1 部長會議的資料 設(shè)問 請閱讀以下情況，明確部長會議的資料的目的。 情況設(shè)定 小A在某醫(yī)藥公司人事部負(fù)責(zé)培訓(xùn)營業(yè)員（MR）。由于讓醫(yī)藥公司的營業(yè)員必須掌握廣泛的知識，了解各商店鏈上的所有產(chǎn)品；并且能夠擔(dān)當(dāng)?shù)貐^(qū)

36、的醫(yī)師們準(zhǔn)確地介紹商品；同時這種說明介紹必須具備高度專業(yè)性，所以對營業(yè)員的培訓(xùn)是一項很重要的工作。小A發(fā)現(xiàn)，這幾年營業(yè)員的研修參加率一直在下降，因此，他將于該問題現(xiàn)狀的分析和自己認(rèn)為可行對策(duc)整理出來。與此同時，他的上司也提出了同樣的問題，他說：“我想小A你也發(fā)現(xiàn)了吧，最近營業(yè)員研修的參加率一直在下降，人事部長也好象開始重視這件事，聽說要在下次的部長會議上，向各地區(qū)的營業(yè)部長就研修參加率的現(xiàn)狀進行說明。你來準(zhǔn)備一下相關(guān)資料吧?！惫财呤唔撡Y料制作(zhzu)技巧學(xué)員討論用紙：當(dāng)天分發(fā)A4影印紙，每人一張 “面向誰”：對象(duxing) “如何使用”：傳達方法 “用途如何”：用途 “傳

37、達什么”：本資料所強調(diào)的要點、資料的標(biāo)題 （資料的標(biāo)題）共七十七頁資料制作(zhzu)技巧 設(shè)問2 W社折扣店資料制作篇 閱讀下面的文章，請根據(jù)文章中設(shè)定的情況，撰寫制作A3資料所需要的提綱。 情況設(shè)定 小C在W社折扣店的朝陽店工作(gngzu)。小C的工作(gngzu)是為了該店錄用和培訓(xùn)兼職人員，但是最近有一件事令他感到很困惑，越來越多的兼職人員沒干多久就辭職了。問其辭職理由，大都說“因為家里的原因”或者“找到了其他更好的工作(gngzu)”，怎么都不肯說真話。針對該問題，小C決定制作一份A3資料，向上司提出建議。 首先，對兼職人員的相關(guān)資料進行分析，結(jié)果如下： 共七十七頁資料制作(zhz

38、u)技巧 由職業(yè)種類來看，和其他職業(yè)相比，高中生辭職的比率特別高，為78。 同期入社會的員工中，高中生在前2周內(nèi)辭職的比例也相當(dāng)高。但是(dnsh)，如果過了2周后，基本上就沒有人辭職。而這2周正是前輩的指導(dǎo)期間。因此，小C得出一個結(jié)論，即最近辭職情況增多的部分原因是，前輩沒有和辭職員工進行很好的溝通。 在試比較一下兼職人員有無課外活動經(jīng)驗的這一項。小C發(fā)現(xiàn)，占辭職人員中絕大多數(shù)的，是那些沒有課外活動經(jīng)驗的人。 通過以上的資料，以及其他方面的觀察和咨詢，小C認(rèn)為，在入職后的前2周，由于不喜歡前輩的指導(dǎo)而辭職的情況最多，特別是那些沒有課外活動經(jīng)驗的高中生。共七十七頁資料(zlio)制作技巧 因此

39、，小C為自己(zj)的工作設(shè)定了一個半年目標(biāo)，即“從一個月以后開始的半年期間，不再有高中生兼職人員以不滿意前輩指導(dǎo)為理由而辭職。 小C 想，為什么高中生，特別是那些沒有課外活動經(jīng)驗的高中生，會對前輩的指導(dǎo)感到痛苦呢？他發(fā)現(xiàn)主要問題在于，前輩并不關(guān)心他們的想法，不解答他們的疑問。那么這些前輩為什么不關(guān)心他們的想法呢？小C推測理由主要有以下幾點：工作太忙，沒有時間關(guān)心；認(rèn)為沒有必要聽取新人的疑問；不想聽取他們的疑問。 之后，小C就自己推測的理由分別向幾名前輩征詢了 意見，其中大多數(shù)人表示根本不想接受新人的提問。理由有：被問到一些自己回答不了的問題時感到很丟人；新人的態(tài)度惡劣，不想接受他們的提問；回

40、答其他員工的問題常常會被誤認(rèn)為是在說閑話，而遭到上司斥責(zé)。共七十七頁資料制作(zhzu)技巧 了解決這3個理由造成的問題，小C考慮了2點對策。首先，消除前輩因可能回答不了某些問題而抱有的顧慮，企劃實施專門的研修，讓前輩們理解到，任何問題都不一定必須給出完美的答案，和新人可以一起思考(sko)非常重要；并且，前輩們可將回答不了的問題集中到小C這里，有小C來制作專門的數(shù)據(jù)庫，以便將來信息共享。 第二，為了改善新人的態(tài)度，在新人入社會當(dāng)天，設(shè)置1小時的講座，內(nèi)容主題為“在這里打工的思想準(zhǔn)備。”同時，為了避免上司誤解員工在閑聊，專門設(shè)置了一個“商談空間”。如果新人有問題，就和前輩到指定地點交談；并且為了讓大家理解員工間交流、溝通的重要性，小C認(rèn)為還是應(yīng)該舉辦研修會。 為了實施以上對策，小C確定了各項目執(zhí)行時的擔(dān)當(dāng)者和準(zhǔn)備日程，并將這些信息匯總為A3資料。 共七十七頁資料制作(zhzu)技巧【學(xué)院討論用紙：當(dāng)天奮發(fā)(fnf)A4影印紙，每人1張】 制作綱要（1）把握現(xiàn)狀明確問題設(shè)定目標(biāo)綱要主體綱要補充內(nèi)容（補充評點、數(shù)據(jù)）共七十七頁資料制作(zhzu)技巧制作(zhzu)綱要（2）分析要因制定對策綱要主體綱要補充內(nèi)容（補充評點、數(shù)據(jù)）共七十七頁資料(zlio)制作技巧（案例） 有關(guān)降低經(jīng)費傳票延遲率餓對策1.問題的明確化（1）有關(guān)業(yè)務(wù)的理想狀