商業(yè)管理手冊行政管理篇內(nèi)容

1、- - -行政管理發(fā)布日期：通用商業(yè)地產(chǎn)有限公司實施日期：- # -第四章行政管理總則為規(guī)范行政管理，提髙工作效率，強化行政能力，特制定本規(guī)定：該制度是根據(jù)集團管理制度，結(jié)合商管系統(tǒng)實際情況制定的，適用于集團商管公司 及各地商管公司：該制度包括行政指令管理、會議管理、印章管理、公文管理、檔案管理、辦公用品及辦公設(shè)備管理、車輛管理、員工行為規(guī)范、公共關(guān)系管理、聘請法律顧問管理等：固定資產(chǎn)管理、行政辦公規(guī)范管理、商務(wù)公出和因公招待管理、商務(wù)接待管理、文 化活動管理等未涉及內(nèi)容均參照集團商業(yè)地產(chǎn)公司行政管理規(guī)定執(zhí)行。第1節(jié)行政指令管理行政指令的范疇行政指令是指集團、集團商管公司、各地筒管公司以公司名

2、義形成的各類行政文件,包括會議決定、各類通知。行政指令的發(fā)布及下達2.1集團商管公司和各地商管公司總經(jīng)理是各項行政指令簽發(fā)人；2.2集團商管公司和各地商管公司行政部是行政指令發(fā)布、傳遞部門：2.3行政部須在行政指令簽發(fā)后1個工作日內(nèi)，下達至相關(guān)業(yè)務(wù)部門或相關(guān)公司。行政指令的執(zhí)行3.1受令部門總負責人是行政指令執(zhí)行的最終責任人：3.2受令部門分管領(lǐng)導是行政指令執(zhí)行的第二責任人：3.3受令公司和部門為行政指令實施部門；3.4受令部門必須嚴格按照要求、時限完成指令。行政指令的監(jiān)督控制集團商管公司和各地商管公司行政部負責對行政指令的執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，將執(zhí)行情況及時向最終負責人反饋。第2節(jié)會議管理

3、會議準備1.1集團商管公司和各地商管公司行政部根據(jù)會議召集部門要求，提前下發(fā)書面會議通知：1.2會議通知應(yīng)明確會議時間、地點、參加人員、主題、議程以及參會人員需準備的材料等：1.3視頻會議，各地商管公司行政部須按要求在規(guī)定時間提前進行網(wǎng)絡(luò)調(diào)試，確保會議效果：行政部做好日常視頻會議系統(tǒng)監(jiān)管維護，保證設(shè)備完好：1.4重要會議要事先根據(jù)會議內(nèi)容做好會場布置，如公司半年和年終總結(jié)會議、大規(guī)模專題會等。會議要求2.1集團及商管系統(tǒng)召集的會議，與會人員須著深色西裝、淺色襯衣，系商管系統(tǒng)配置的領(lǐng)帶：女員工著職業(yè)套裝：2.2與會人員須在開會前5分鐘到達會場，手機保持靜音狀態(tài)：2.3遵守會議紀律，保守會議秘密，

4、在會議決議未正式公布前，不得泄崙內(nèi)容會議:2.4由會議召集人或部門根據(jù)實際需要決定是否形成會議紀要，如有需要，綜合 性會議由行政部派專人負責紀錄，形成會議紀要由總經(jīng)理簽發(fā)，由行政部備案：專業(yè) 會議由相關(guān)業(yè)務(wù)部門派專人負責紀錄，由分管副總經(jīng)理簽發(fā)，幷報行政部備案：2.5行政部負責有關(guān)會議內(nèi)容的報道。會議室使用規(guī)定3.1會議室由行政部負責管理，各部門使用前須提前一天提岀申請：3.2會議結(jié)束，要自覺整理會場，保持清潔并通知行政部門：3.3參會人員應(yīng)自覺保持會議室整潔、愛護設(shè)施：違反會議室管理相關(guān)規(guī)定的個 人或部門，擅自使用造成設(shè)備損壞的，須承擔賠償責任。第3節(jié)印章使用管理1印章保管1.1各公司公章由

5、行政部經(jīng)理統(tǒng)一保管：1.2財務(wù)專用章、法人代表手章等由財務(wù)部指定專人負責保管：1.3印章平日必須入柜上鎖。印章使用審批2.1公章使用須經(jīng)由部門經(jīng)理、分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準；2.2印章保管人必須嚴格執(zhí)行規(guī)定，登記備案，如審批手續(xù)不全而加蓋印章，集 團商管公司將視情節(jié)追究保管人及領(lǐng)導責任，并按集團相關(guān)規(guī)定嚴肅處理。公司公章、財務(wù)專用章不得帶到公司區(qū)域外使用。凡違反上述要求，視情節(jié)對于當事責任人將給予警告、記過、直至除名等行政處- - -通用商業(yè)地產(chǎn)有限公司實施日期： # -第4節(jié)公文、函件管理1公文機密程度1.1絕密：極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文書；1.2秘密：次重要并且所涉及內(nèi)容不得

6、向公司內(nèi)外無關(guān)人員泄露的文書：1.3機密：不得向公司以外人員透露內(nèi)容的文書：1.4傳閱：在本公司內(nèi)部傳閱或傳達的文書。2公文種類2.1請示、報告、通知、公函、會議紀要等：2.2根據(jù)公文種類不同，應(yīng)使用統(tǒng)一的文件格式。3公文簽發(fā)制度下列公文必須經(jīng)集團商管公司總經(jīng)理批閱后方可對外發(fā)送：3.1集團商管公司所有向集團領(lǐng)導（有關(guān)部門）報送的文件等、對外（包括主力店） 正式公文（函）、下發(fā)的紅頭文件、總經(jīng)理辦公會議紀要：3.2以公司名義對外（政府、合作伙伴等）發(fā)送的重要文件，各地商管公司總經(jīng)理 須提前向集團商管公司總經(jīng)理報告，經(jīng)過集團批準后方可對外發(fā)送。4 文件傳遞規(guī)定4.1文件傳遞必須使用集團統(tǒng)一的0A

7、辦公系統(tǒng)：4.2各地商管公司行政部負責文件分遞，根據(jù)文件類別按專業(yè)依次分轉(zhuǎn)給部門、 分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。5文件發(fā)送確認制度書面?zhèn)髡嫖募?yīng)當在發(fā)送完畢后立即進行有效確認，并做好相關(guān)紀錄。各地商管公司上報文件的程序要求6.1各地商管公司上報重要文件必須由經(jīng)辦人、部門經(jīng)理、分管副總經(jīng)理、總經(jīng) 理簽批后，按公司規(guī)定程序辦理：6.2上報文件必須嚴格按照集團商管公司規(guī)定格式填寫，如發(fā)現(xiàn)漏報、錯報，一 律退回重新上報：6.3發(fā)放公文一律加蓋印章附件 公文如有附件，應(yīng)在正文后注明附件的名稱和順序：發(fā)文時間 在正文結(jié)束之后，注明發(fā)文的日期及時間：6.4公文處理必須做到準確、及時、簡便；公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)

8、、傳遞、用印、 立卷、歸檔。公文檔案保密制度7.1各地商管公司經(jīng)營活動，所有涉及商業(yè)、技術(shù)機密的文件、文稿等，均應(yīng)納 入保密范圍：7.2各地商管公司（部門）在日常工作過程中，應(yīng)根據(jù)集團保密制度確定經(jīng)辦文件 和記錄所涉及的機密文件、保密級別、保密期限：7.3確定的保密級別和保密期限必須嚴格遵守，如有泄密，集團商管公司將追究 當事人及領(lǐng)導責任：視情節(jié)對于當事責任人將給予警告、記過、直至除名等行政處罰。行政管理發(fā)布日期：第5節(jié)檔案管理檔案范圍1.1企業(yè)各類文件、制度資料，如政府文件、集團下發(fā)文件、各類通知、請示、 報告，以及對外行文、會議紀要、三標體系文件等：1.2工程驗收檔案資料和項目公司按規(guī)定須

9、移交的檔案資料，如前期工程勘驗、 施工、設(shè)計、招投標等技術(shù)合同、工程圖紙、設(shè)施設(shè)備清單、使用說明書等：1.3業(yè)戶檔案資料，如戶問卷調(diào)査結(jié)果、交鋪驗鋪手續(xù)、委托招商協(xié)議、商鋪租 賃合同及重要商務(wù)談判記錄等資料：1.4各類合同資料，如商鋪租賃合同、工程維保合同、廣告位租賃合同等：1.5人員檔案，如錄取資料、自然狀況、工作簡歷、培訓經(jīng)歷、獎懲記錄等。檔案文件資料傳遞、借閱2.1各地商管公司行政部負責檔案管理工作：檔案資料借閱、復印必須履行審批 程序：要求借閱（或復?。┤隧毥?jīng)部門經(jīng)理、行政部經(jīng)理、總經(jīng)理簽字批準后方可借 閱：2.2對于絕密級文件，如重要商務(wù)合同等，須經(jīng)集團商管公司總經(jīng)理批準：2.3借閱

10、檔案只限在檔案室査閱，不能帶出：確需帶出者，須經(jīng)過行政部經(jīng)理、 總經(jīng)理批準：2.4借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，必須原樣歸還?；疽?.1檔案形式：所有檔案必須分別以案卷材料形式和電子文檔形式進行存檔，各 地商管公司設(shè)專人保管案卷材料，并將所建檔案目錄電子版和專管人員名單報集團商 管公司行政部備案：3.2各地商管公司在項目完成時，由總經(jīng)理牽頭對檔案管理進行檢査，確保完整 無缺后，書面批準報集團商管公司備案：3.3項目全面竣工結(jié)束后的檔案移交工作按集團有關(guān)規(guī)定辦理。檔案歸檔、整理4.1行政部負責檔案范圍中所描述各類文件的管理和規(guī)范：4.2工程驗收檔案資料和項目公司須按規(guī)定移交的檔

11、案資料由行政部統(tǒng)一登記保 管，業(yè)務(wù)部門可根據(jù)需要査閱和使用；4.3業(yè)戶檔案資料（如交鋪驗鋪手續(xù)、委托招商協(xié)議、商鋪租賃合同及重要商務(wù) 談判記錄等資料）原件均由行政部統(tǒng)一保管，有關(guān)業(yè)務(wù)部門留存復印件：4.4人員檔案資料（如錄取資料、自然狀況、工作簡歷、培訓經(jīng)歷、獎懲記錄等） 由行政部統(tǒng)一保管收存：4.5凡各地商管公司處理完畢的文件、資料及其他材料均要歸檔保存，進行資料 移交時，必須由經(jīng)辦人及行政部經(jīng)理的簽字確認：4.6檔案整理要求根據(jù)業(yè)務(wù)流程進行，做到條理淸晰，便于檢索。檔案檢索、剔除和銷毀參照國家檔案管理和集團檔案管理規(guī)定執(zhí)行。第6節(jié) 辦公用品及設(shè)備管理1名片印制規(guī)定1.1名片印制范圍部門副經(jīng)

12、理以上人員：因工作需要經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準的其他員工。1.2印制要求- -通用商業(yè)地產(chǎn)有限公司實施日期：- # -行政管理發(fā)布日期：公司名片版樣統(tǒng)一規(guī)格，具體樣式按集團下發(fā)的vis基礎(chǔ)應(yīng)用規(guī)范確定：不允 許個人私自印制名片。1.3印制審批程序印制名片，須經(jīng)部門經(jīng)理、行政部經(jīng)理、總經(jīng)理簽字批準后制作。辦公用品購買、領(lǐng)用2.1各部門根據(jù)財務(wù)預(yù)算和工作需要，每月25日之前將所需辦公用品采購計劃， 經(jīng)部門經(jīng)理簽字，報行政部審核后，經(jīng)總經(jīng)理批準后購買：2.2領(lǐng)用辦公用品，需由本人到行政部登記后領(lǐng)取。辦公設(shè)備的購買、領(lǐng)用3.1屬固定資產(chǎn)范圍的辦公設(shè)備，必須嚴格按照集團固定資產(chǎn)采購管理規(guī)定審批 流程執(zhí)行：行政

13、部、財務(wù)部進行固定資產(chǎn)登記：領(lǐng)用人經(jīng)登記領(lǐng)取后，須精心保管， 如遺失、損毀，將由領(lǐng)用人承擔責任。3.2各部門應(yīng)建立辦公用品登記制度，調(diào)出人員應(yīng)及時退還所領(lǐng)用的辦公用品。第7節(jié)員工行為規(guī)范1著裝規(guī)定各地商管公司員工工作期間須著統(tǒng)一定制工裝，著裝保持整潔得體。2 工牌佩帶員工工作期間必須佩帶工作牌，工作牌具體樣式按集團下發(fā)的VIS基礎(chǔ)應(yīng)用規(guī)范 確定。3儀表儀容- -3.1必須注重儀表儀容，保持衣冠整潔；3.2女員工應(yīng)保持淡妝，打扮適度：3.3員工在崗時間，除結(jié)婚、訂婚戒指之外，不得佩帶其他飾物：3.4舉止端莊得體，落落大方。文明禮貌4.1對待客人態(tài)度要自然熱情，而帶微笑，恰當?shù)赜镁凑Z：4.2與客人

14、相遇時，要主動讓路：與客人同行時，應(yīng)讓客人先行；4.3接聽外線電話，先要說：“您好，通用商業(yè)，XX部”，或“您好，XX（城市 名稱）通用”，接聽內(nèi)線電話可說“你好，XX部”聲音溫和，使用普通話。辦公環(huán)境紀律要求5.1辦公臺上應(yīng)保持清潔和辦公用品的整齊，不得擺放其他與工作無關(guān)的雜物：5.2不隨地吐痰、丟棄紙屑、果皮、煙頭及雜物，不亂涂亂畫，保持環(huán)境的清潔:5.3創(chuàng)造優(yōu)美的辦公環(huán)境，不得損壞公司配置的各種器具、設(shè)施：不得隨意亂堆 亂掛各種物品：與辦公無關(guān)的物品，不得帶入辦公場所：5.4保持辦公環(huán)境的肅靜，不得在辦公區(qū)域喧嘩、聊天或隨意制造噪音：5.5辦公區(qū)域嚴禁吸煙，吸煙須到指定區(qū)域。第8節(jié)車輛管

15、理各地商管公司車輛統(tǒng)一由行政部負責管理和調(diào)動，部門用車需提前報出車計劃，因 公出車應(yīng)填寫申請單，由部門經(jīng)理簽字后到行政部申請，行政部經(jīng)理簽字批準后執(zhí)行。嚴格控制車輛費用支出。定點修車，統(tǒng)一結(jié)算，行政部制定相關(guān)臺帳；控制油量消 耗，行政部統(tǒng)計每次出車的行程、公里數(shù)，并對過路費、過橋費進行備案。駕駛員應(yīng)認真做好車輛的日常保養(yǎng)工作，做好行車記錄：車輛需要修理，駕駛員 應(yīng)及時提出修車申請，申報問題及費用，由部門經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準。駕駛員要按時參加安全組學習，做到不出私車、不酒后駕車，遵章守紀，安全駕 駛：車輛專人駕駛：嚴禁非駕駛?cè)藛T駕車，如因駕駛員失職（酒后駕車、違規(guī)行車）造 成的違規(guī)罰款應(yīng)由駕駛員本人承擔責任。第9節(jié)公共關(guān)系管理企業(yè)公共關(guān)系范疇：政府主管部門、行業(yè)協(xié)會、新聞媒體、投資合作方、主力店、 客戶、顧客等。分類建立公共關(guān)系檔案，并根據(jù)業(yè)務(wù)需要制定溝通計劃和具體方案措施。建立度好暢通的溝通渠道，