會(huì)議室管理辦法(1)

1、會(huì)議室管理方法書(shū)目 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc310861180 1.目的 PAGEREF _Toc310861180 h 2 HYPERLINK l _Toc310861181 2.適用范圍 PAGEREF _Toc310861181 h 2 HYPERLINK l _Toc310861182 3.術(shù)語(yǔ)和定義 PAGEREF _Toc310861182 h 2 HYPERLINK l _Toc310861183 4.引用文件 PAGEREF _Toc310861183 h 2 HYPERLINK l _Toc310861184 5.職責(zé) PAGEREF

2、_Toc310861184 h 2 HYPERLINK l _Toc310861185 6.管理內(nèi)容和規(guī)定2 HYPERLINK l _Toc310861186 7.業(yè)務(wù)/管理流程4 HYPERLINK l _Toc310861187 8.記錄4 HYPERLINK l _Toc310861188 9.附則4 HYPERLINK l _Toc310861189 10.附件4 HYPERLINK l _Toc310861190 附加說(shuō)明：6目的為規(guī)范公司會(huì)議室管理，規(guī)范會(huì)議室服務(wù)，使會(huì)議室資源得到合理、高效利用，保證各項(xiàng)會(huì)議的順當(dāng)進(jìn)行，特制定本方法。適用范圍本規(guī)定適用于公司辦公區(qū)所屬會(huì)議室的管理

3、。術(shù)語(yǔ)和定義3.1. 會(huì)議室：會(huì)議室分為專(zhuān)用會(huì)議室和一般會(huì)議室。包括公司辦公區(qū)的各類(lèi)公共會(huì)議室、報(bào)告廳、培訓(xùn)室和接待室。3.2.專(zhuān)用會(huì)議室：召開(kāi)公司級(jí)重要會(huì)議及重要活動(dòng)的會(huì)議室。3.3.一般會(huì)議室：除公司專(zhuān)用會(huì)議室外的其他會(huì)議室。引用文件無(wú)職責(zé)5.1綜合部負(fù)責(zé)公司專(zhuān)用會(huì)議室的日常管理工作，其中包括會(huì)議室預(yù)訂管理、會(huì)議服務(wù)、運(yùn)維管理、會(huì)議室設(shè)備維護(hù)等。5.2工程部負(fù)責(zé)公司會(huì)議室的工程改造施工工作，其中包括室內(nèi)改造、空調(diào)改造修理及線路改造等。5.3.生產(chǎn)部 負(fù)責(zé)公司會(huì)議室的照明設(shè)施的維護(hù)及改造。5.4.各部門(mén)負(fù)責(zé)公司專(zhuān)用會(huì)議室的預(yù)訂申請(qǐng)和其他運(yùn)用相關(guān)事宜的協(xié)作；負(fù)責(zé)部門(mén)屬地區(qū)域劃分的一般會(huì)議室的日

4、常管理工作，包括預(yù)訂管理、設(shè)備維護(hù)等。管理內(nèi)容和規(guī)定6.1會(huì)議室的預(yù)定專(zhuān)用會(huì)議室預(yù)定：各部門(mén)可通過(guò)綜合管理部查詢公司專(zhuān)用會(huì)議室的運(yùn)用狀況并進(jìn)行預(yù)定，預(yù)定時(shí)應(yīng)供應(yīng)會(huì)議時(shí)間、會(huì)議名稱(chēng)、參會(huì)人數(shù)、會(huì)務(wù)需求、預(yù)定人姓名、聯(lián)系電話。依據(jù)先預(yù)定先運(yùn)用的原則，在會(huì)議支配沖突時(shí)依據(jù)重要會(huì)議優(yōu)先的原則，由綜合管理部統(tǒng)一進(jìn)行協(xié)調(diào)，并告知相關(guān)部門(mén)。6.1.2一般會(huì)議室預(yù)定：會(huì)議室申請(qǐng)部門(mén)或個(gè)人可干脆與會(huì)議室責(zé)任部門(mén)進(jìn)行預(yù)定，填寫(xiě)會(huì)議室運(yùn)用預(yù)約登記表（附件二）。一般會(huì)議室按申請(qǐng)的先后依次預(yù)約運(yùn)用。特別狀況下，經(jīng)各會(huì)議室申請(qǐng)人協(xié)商后可以調(diào)整先后運(yùn)用依次。6.1.3各部門(mén)或個(gè)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)議召開(kāi)前24小時(shí)進(jìn)行預(yù)定。6.1.4

5、同一會(huì)議室相鄰兩場(chǎng)會(huì)議之間預(yù)定間隔應(yīng)不少于15分鐘，以便下一場(chǎng)會(huì)議的打算。6.2. 會(huì)議服務(wù)6.2.1.公司一級(jí)會(huì)議（如經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)類(lèi)、重大研發(fā)項(xiàng)目、重要投資等），供應(yīng)茶水、會(huì)議服務(wù)人員等相關(guān)服務(wù)。6.2.2.各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的二級(jí)會(huì)議或其他會(huì)議，不供應(yīng)茶水與會(huì)議服務(wù)人員等相關(guān)服務(wù)。6.2.3.公司級(jí)外部接待活動(dòng)依據(jù)需求供應(yīng)茶水、飲品、會(huì)議服務(wù)人員等相服務(wù)。6.3.會(huì)議室運(yùn)用規(guī)定6.3.1.會(huì)議室運(yùn)用期間，申請(qǐng)部門(mén)有權(quán)合理運(yùn)用會(huì)議室相關(guān)設(shè)施，包括投影儀、視頻會(huì)議設(shè)備等，運(yùn)用方需自帶筆記本電腦，若需借用筆記本電腦、投影儀等設(shè)備，應(yīng)填寫(xiě)會(huì)議用品借用登記表（附件三）。會(huì)服人員依據(jù)會(huì)議運(yùn)用需求供應(yīng)麥

6、克風(fēng)、音響、投影傳輸線、接線板等會(huì)議器材，并在前對(duì)相關(guān)設(shè)備調(diào)試連接，確保狀態(tài)穩(wěn)定，符合運(yùn)用要求。6.3.2.運(yùn)用方要保持會(huì)議室整齊，敬重會(huì)議服務(wù)人員的勞動(dòng)，疼惜設(shè)備設(shè)施。在運(yùn)用設(shè)備過(guò)程中發(fā)覺(jué)問(wèn)題應(yīng)剛好告知會(huì)議服務(wù)人員進(jìn)行設(shè)備調(diào)整、修復(fù)。6.3.3.綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室合理布局，運(yùn)用方不得隨意改動(dòng)，不得擅自搬挪會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備、家具等。如需移動(dòng)，需提前與綜合管理部聯(lián)系，經(jīng)同意后方可挪動(dòng)，運(yùn)用結(jié)束后應(yīng)馬上復(fù)位。6.4會(huì)議室運(yùn)維管理6.4.1.專(zhuān)用會(huì)議室：綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室內(nèi)的家具及相關(guān)設(shè)備進(jìn)行日常的維護(hù)保養(yǎng)。定期對(duì)設(shè)施進(jìn)行檢測(cè)，發(fā)覺(jué)故障后剛好進(jìn)行處理，最大限度地保障會(huì)議室的正常運(yùn)用。6.4.2

7、.一般會(huì)議室：各部門(mén)應(yīng)設(shè)立兼職會(huì)議室管理人員，負(fù)責(zé)責(zé)任區(qū)內(nèi)會(huì)議室日常管理工作。（1）疼惜會(huì)議用桌椅，規(guī)范布設(shè)會(huì)場(chǎng)，保持會(huì)議室整齊；（2）會(huì)后清點(diǎn)會(huì)議室設(shè)備設(shè)施，并做記錄，發(fā)覺(jué)故障剛好報(bào)修；（3）假期期間鎖門(mén)關(guān)窗、切實(shí)做好防火、防盜等平安工作。 6.4.3. 會(huì)議室內(nèi)應(yīng)張貼統(tǒng)一樣式的資產(chǎn)種類(lèi)、資產(chǎn)數(shù)量、責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人標(biāo)識(shí)。6.4.4. 會(huì)議室內(nèi)設(shè)備、家具等物品的損壞、丟失，如無(wú)法確定責(zé)任人，應(yīng)由會(huì)議室責(zé)任部門(mén)擔(dān)當(dāng)。6.4.5. 綜合管理部對(duì)各會(huì)議室的運(yùn)用和維護(hù)進(jìn)行定期檢查。發(fā)覺(jué)不按規(guī)定運(yùn)用的，將要求相關(guān)部門(mén)進(jìn)行改正。業(yè)務(wù)/管理流程無(wú)記錄附則.本制度自發(fā)布之日起施行。 9.2.本制度由綜合部負(fù)責(zé)

8、說(shuō)明。附件附件一：會(huì)議室管理職責(zé)劃分附件二：會(huì)議室運(yùn)用預(yù)定登記表附件三：會(huì)議用品借用登記表附件一：會(huì)議室管理職責(zé)劃分會(huì)議室類(lèi)別會(huì)議室號(hào)碼會(huì)議室功能可容納人數(shù)責(zé)任部門(mén)專(zhuān)用會(huì)議室A10-04視頻會(huì)議室、多功能會(huì)議室（有投影儀）42 A10-05VIP接待室12 A10-08會(huì)議室、培訓(xùn)室10 A09-08視頻會(huì)議室、多功能會(huì)議室（有投影儀）34 A09-09多功能會(huì)議室（有投影儀）14 一層報(bào)告廳多功能會(huì)議室、培訓(xùn)室200工廠101會(huì)議室VIP接待室12工廠102會(huì)議室視頻會(huì)議室、多功能會(huì)議室（有投影儀）48一般會(huì)議室 A09-13會(huì)議室、培訓(xùn)室10 A08-11會(huì)議室、培訓(xùn)室20 A08-10會(huì)

9、議室、培訓(xùn)室14 A07-06會(huì)議室、培訓(xùn)室14 A07-07會(huì)議室、培訓(xùn)室14 A07-09多功能會(huì)議室（有投影儀）40 A06-09多功能會(huì)議室（有投影儀）36 A06-07會(huì)議室、培訓(xùn)室14 A06-06會(huì)議室、培訓(xùn)室14 A05-08多功能會(huì)議室（有投影儀）22 A05-06會(huì)議室、培訓(xùn)室14 A05-05會(huì)議室、培訓(xùn)室14 A04-06會(huì)議室、培訓(xùn)室14 A04-07視頻會(huì)議室、多功能會(huì)議室（有投影儀）36 A04-10會(huì)議室、培訓(xùn)室20 A04-15會(huì)議室、培訓(xùn)室14 A03-05會(huì)議室、培訓(xùn)室14 A03-06會(huì)議室、培訓(xùn)室14 A03-08多功能會(huì)議室（有投影儀）36 A03-19會(huì)議室、培訓(xùn)室25 A03-20會(huì)議室、培訓(xùn)室28 A02-01會(huì)議室、培訓(xùn)室14附件二：會(huì)議室運(yùn)用預(yù)約登記表 會(huì)議室運(yùn)用預(yù)約登記表表號(hào)：生效日期：依次號(hào)：序號(hào)會(huì)議名稱(chēng)申請(qǐng)部門(mén)運(yùn)用日期預(yù)約時(shí)間申請(qǐng)人聯(lián)系方式備注起先結(jié)束1234567891011121314151617181920說(shuō)明1.會(huì)議室由所轄部門(mén)統(tǒng)一管理，若沒(méi)有預(yù)約登記，任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自運(yùn)用會(huì)議室、不得擅自挪用會(huì)議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。2.運(yùn)用人應(yīng)疼惜會(huì)議室設(shè)施，活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)進(jìn)行必要的檢查，關(guān)閉會(huì)議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源，關(guān)好門(mén)窗，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清掃和整理，附件三：會(huì)議用品借用登記表 會(huì)議