合同管理辦法郎溪南方VIP

1、編碼：G-2-LXNF-2013-11安徽郎溪南方水泥有限公司合同管理辦法（版本：第 1.0 版）編 制： 鞠浩 2013年 10月27日審 核： 曹志林 2013年 10月 28日批 準(zhǔn)： 華俊杰 2013年 10月 29日發(fā)布日期：2013年10月30日生效日期：2013年 11月 1日總則為規(guī)范公司合同管理，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和中國建材的有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本辦法。合同是指公司與其他企事業(yè)單位或個(gè)人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。本辦法規(guī)定了合同管理的基本原則、職責(zé)分工、條款要求、內(nèi)部評(píng)審要點(diǎn)與流程、報(bào)批報(bào)備權(quán)限等 ，適用

2、于公司對(duì)外簽訂的各類合同。勞動(dòng)合同類合同適用人力資源相關(guān)制度與辦法相關(guān)規(guī)定。合同管理遵循“統(tǒng)一歸口、分級(jí)負(fù)責(zé)、專業(yè)分工、控制風(fēng)險(xiǎn)”的管理原則。 合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)行政人事部是公司合同歸口管理部門，其基本職責(zé)是：制定、修改公司合同管理辦法；對(duì)各部門落實(shí)合同管理制度的情況進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與考核；負(fù)責(zé)公司的合同歸口管理，對(duì)合同的合規(guī)性進(jìn)行審查，組織格式合同文件的編制等。財(cái)務(wù)部是公司合同章保管部門，負(fù)責(zé)合同章的保管與用印，保管合同文本和評(píng)審表等原始材料。合同簽訂主體與權(quán)限對(duì)外交往中，涉及雙方民事權(quán)利義務(wù)事項(xiàng)的，應(yīng)盡可能簽訂書面合同。必須簽訂書面合同的范圍，由公司根據(jù)情況另行規(guī)定。公司作為具備獨(dú)立法人資格

3、的主體，方可對(duì)外簽署合同，部門、機(jī)構(gòu)，均無權(quán)對(duì)外簽署合同。簽訂合同應(yīng)當(dāng)遵守國家法律、法規(guī)和政策的規(guī)定，堅(jiān)持平等、自愿、公平、誠實(shí)信用的原則，不得損害企業(yè)合法權(quán)益。洽談權(quán)、審批權(quán)應(yīng)相對(duì)獨(dú)立、互相制約。合同內(nèi)容與條款的要求合同的內(nèi)容要合法合規(guī)，滿足業(yè)務(wù)需要，主要條款完備，權(quán)利義務(wù)明確，文字表達(dá)準(zhǔn)確，公司合法權(quán)益得到切實(shí)維護(hù)。合同應(yīng)由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方單位公章或合同專用章，多頁合同應(yīng)加蓋騎縫章或每頁書面簽字。合同設(shè)立擔(dān)保的，應(yīng)明確擔(dān)保的方式和范圍，可以作為主合同的一個(gè)條款，也可以簽訂獨(dú)立的擔(dān)保合同，作為主合同的附件。對(duì)于常用合同種類，行政人事部應(yīng)組織制訂標(biāo)準(zhǔn)合同文本，并規(guī)定其適

4、用范圍。簽訂合同時(shí)，我方有標(biāo)準(zhǔn)合同文本的，必須使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本，或在標(biāo)準(zhǔn)合同文本的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善（但不得缺失或違背必備條款）。特殊情況下使用對(duì)方標(biāo)準(zhǔn)合同文本的，應(yīng)向合同管理部門說明原因，對(duì)損害公司利益的條款，應(yīng)據(jù)理協(xié)商予以更改或取消。合同報(bào)批與報(bào)備公司對(duì)外簽訂的合同，根據(jù)其金額大小、風(fēng)險(xiǎn)程度等，應(yīng)根據(jù)情況實(shí)行報(bào)批（即經(jīng)區(qū)域公司或南方水泥事前書面同意方可簽署）或報(bào)備（即可自行簽署，但簽署后必須將合同文本或主要內(nèi)容在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)告區(qū)域公司或南方水泥）。合同文件評(píng)審評(píng)審要點(diǎn)（包括但不限于）：流程合規(guī)性。合同事項(xiàng)是否事先立項(xiàng)批準(zhǔn)；審批環(huán)節(jié)是否完整（特別是有關(guān)職能部門、分管領(lǐng)導(dǎo)是否參與審核審查、應(yīng)報(bào)批合

5、同是否經(jīng)過報(bào)批）；是否按照標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂；合同附件與證明材料是否齊備。合法性。合同對(duì)方的主體資格是否合法有效，是否具備相關(guān)有效資質(zhì)；當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；對(duì)方經(jīng)辦人有否法定代表人的有效授權(quán)；合同內(nèi)容是否合法；雙方意思表示是否真實(shí)、一致；訂約程序是否符合法律規(guī)定；是否有司法救濟(jì)措施等?？尚行?。合同雙方特別是對(duì)方是否具備履行合同的生產(chǎn)能力、資金支付能力；預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)；是否滿足生產(chǎn)經(jīng)營與業(yè)務(wù)需要；財(cái)務(wù)與稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制；合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失及我方的追償措施與補(bǔ)救措施等。嚴(yán)密性。合同應(yīng)具備的條款是否齊全；權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否

6、確切無誤等。評(píng)審流程合同交付評(píng)審前，所涉事項(xiàng)應(yīng)按有關(guān)規(guī)定批準(zhǔn)立項(xiàng)。否則，不得會(huì)簽與審批。合同評(píng)審分為內(nèi)部評(píng)審與外部評(píng)審。前者在公司內(nèi)部進(jìn)行，后者系指按規(guī)定需報(bào)批的合同。合同內(nèi)部評(píng)審的一般流程為：對(duì)口部門經(jīng)辦人擬稿，填報(bào)合同評(píng)審表對(duì)口部門負(fù)責(zé)人審核合同事項(xiàng)所涉職能部門審核財(cái)務(wù)部門審核法務(wù)部門（暫時(shí)沒有）行政人事部審核（合同歸口管理部門）業(yè)務(wù)分管公司領(lǐng)導(dǎo)審核企業(yè)總經(jīng)理審批合同章保管部門用印存檔。上述流程中，所涉職能部門是指合同事項(xiàng)或?yàn)榭刂茦I(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)所涉及的業(yè)務(wù)職能部門，各部門應(yīng)在確保風(fēng)險(xiǎn)有效控制的基礎(chǔ)上，提高審批效率，視本公司常用合同種類與具體內(nèi)容、性質(zhì)、數(shù)量金額大小等，將在實(shí)施細(xì)則中進(jìn)一步明確各類

7、合同應(yīng)當(dāng)參與審核的職能部門。合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)流程是否完備把關(guān)，如審批環(huán)節(jié)缺失，合同管理部門應(yīng)當(dāng)責(zé)令補(bǔ)齊審批環(huán)節(jié)。根據(jù)規(guī)定，需報(bào)區(qū)域公司和南方水泥報(bào)批的合同，按照相關(guān)規(guī)定流程報(bào)批。一般為成員企業(yè)填報(bào)合同評(píng)審報(bào)批表對(duì)口部門負(fù)責(zé)人審核財(cái)務(wù)部門審核總經(jīng)理審核區(qū)域公司對(duì)口部門負(fù)責(zé)人審核區(qū)域公司財(cái)務(wù)部審核區(qū)域公司總裁審批南方水泥對(duì)口部門審核南方水泥業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核南方水泥總裁審批根據(jù)公司章程，須經(jīng)董事會(huì)或股東會(huì)批準(zhǔn)的，按其規(guī)定辦理。合同履行簽訂合同后，應(yīng)當(dāng)全面履行合同。遇有不可抗力等影響合同履行時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方，并注意保存有關(guān)證據(jù)。發(fā)現(xiàn)對(duì)方不履行或不完全履行合同時(shí)，對(duì)口部門應(yīng)予督促，并根據(jù)

8、情況進(jìn)展及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。變更、解除合同，必需采用書面形式。我方提出變更或解除時(shí)，應(yīng)當(dāng)書面通知對(duì)方，并說明理由。在接到對(duì)方要求變更合同的通知時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即審查對(duì)方的理由是否正當(dāng)；因?qū)Ψ阶兏⒔獬贤斐山?jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ教岢鏊髻r。合同條款發(fā)生實(shí)質(zhì)性變更，視同為簽訂一個(gè)新合同，必須重新履行申報(bào)、審批手續(xù)。糾紛處理合同糾紛由對(duì)口部門負(fù)責(zé)處理。涉及公司內(nèi)部幾個(gè)部門的，由對(duì)口部門牽頭，相關(guān)部門無條件配合。處理合同糾紛必須堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩，以合同條款為依歸，維護(hù)公司合法權(quán)益。對(duì)口部門或行政人事部對(duì)經(jīng)協(xié)商仍無法解決或認(rèn)為非經(jīng)法律程序不能維護(hù)公司正當(dāng)合法權(quán)益的情況下，必須及時(shí)上報(bào)，申請(qǐng)進(jìn)入仲裁

9、或司法程序。如因工作失職導(dǎo)致不能及時(shí)進(jìn)行司法處理，或喪失司法處理的時(shí)效與資格，應(yīng)追究簽約部門的責(zé)任，但對(duì)口部門已經(jīng)申請(qǐng)進(jìn)入司法程序的不在此內(nèi)。進(jìn)入司法程序的合同糾紛，轉(zhuǎn)由行政人事部全權(quán)處理，對(duì)口部門或其他相關(guān)部門必須無條件配合。合同用印若所簽合同在程序上不合規(guī)定、內(nèi)容上存在錯(cuò)誤，合同章保管部門應(yīng)拒絕加蓋合同專用章，但應(yīng)及時(shí)將意見反饋給合同簽訂部門，以便修正，合同評(píng)審過程完整方可用印，否則視為違規(guī)。合同檔案管理合同簽訂后，由合同章保管部門負(fù)責(zé)歸檔，建立臺(tái)帳，并按檔案管理辦法定期向檔案部門移交。合同臺(tái)帳內(nèi)容包括：合同號(hào)、經(jīng)手人、簽約日期、合同標(biāo)的、價(jià)格、數(shù)量、金額、對(duì)方單位、履行情況及備注等。臺(tái)帳

10、應(yīng)及時(shí)更新，做到準(zhǔn)確、完整。下列資料原件應(yīng)當(dāng)歸檔。如未歸檔，合同章管理部門可拒絕接收或責(zé)令對(duì)口部門限期補(bǔ)齊。合同正本及草稿和合同評(píng)審表；談判、履行和爭議處理過程中的招標(biāo)書、投標(biāo)書、書面澄清、評(píng)標(biāo)報(bào)告及評(píng)審資料、中標(biāo)通知書，簽約的合同正本、合同變更書、合同執(zhí)行相關(guān)備忘錄、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等）等資料；其他需要存檔的資料。監(jiān)督與考核報(bào)批合同的經(jīng)辦人員及合同經(jīng)辦部門的負(fù)責(zé)人為本合同的第一責(zé)任人，全面負(fù)責(zé)該合同的簽訂和履行工作合同管理部門應(yīng)認(rèn)真履行合同管理職責(zé)，嚴(yán)格合同審核把關(guān)，定期對(duì)公司的合同管理工作進(jìn)行檢查。如合同管理部門把關(guān)不嚴(yán)造成損失，應(yīng)當(dāng)追究合同管理部門的責(zé)任。應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂的，財(cái)務(wù)部不應(yīng)結(jié)算，合同管理部門須責(zé)令補(bǔ)簽合同。不具備法人主體的部門對(duì)外簽訂合同的，或未經(jīng)合同評(píng)審對(duì)外簽訂合同的，責(zé)令采取取消合同等減輕風(fēng)險(xiǎn)措施，并對(duì)責(zé)任人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰；附則本辦法由行政人事部負(fù)責(zé)解釋。本辦法自下發(fā)之日起施行。 附件1：合同評(píng)審表附件2：合同評(píng)審表（區(qū)域公司）附件1：合同評(píng)審表（內(nèi)部） 安 徽 郎 溪 南 方 水 泥 有 限 公 司合 同 評(píng) 審 單