印章管理操作流程(共17頁)

1、 印章管理操作流程 文件編號：第 PAGE 18 頁 共 NUMPAGES 18 頁印章(ynzhng)管理操作(cozu)流程(lichng)1目的本文件規(guī)定了XX農村銀行（以下簡稱“本行”）印章管理操作的流程及控制要點，旨在加強印章管理，確保用印的安全和規(guī)范。2適用范圍本文件適用于本行黨委印章、行政印章、法定代表人印章和電子印章的管理。3定義、縮寫與分類3.1定義印章：是指法人單位（含其內設機構、分設機構和派出機構等）及其工作人員持有、管理和使用的，載明本單位名稱并且對外表示本單位身份及行為，以便公開區(qū)分于其他單位身份及其行為的各種印章及其印模、印鑒和電子簽名印章。本文件所指印章為本行除業(yè)

2、務印章外的所有印章，具體包括黨委印章、行政印章、法定代表人印章和電子印章等。3.2縮寫無3.3分類1）黨委印章：是指用于本行黨委事務的印章。2）行政印章：是指用于本行行政辦公事務的印章。包括法人印章，各部門、分支機構印章。3）法定代表人印章：是指以本行法定代表人或主要負責人姓名為刻制內容并辦理備案登記手續(xù)，對外代表本行的簽名章或印鑒章。4）電子印章：是指以數字技術模擬傳統(tǒng)實物印章用于加蓋電子文件，具有與本行實物印章相同外觀、相同有效性的印章。4職責與權限部門/崗位職責與權限不相容職責行長1）審批印章刻制申請；2）審批印章的銷毀或停用。主管領導審批是否確需對外用印，確認事實是否清楚，理由是否充分

3、。綜合辦公部門/主任崗1）對印章刻制和對外用印申請進行審核，并在權限范圍內對用印申請進行審批；2）審核印章的銷毀、作廢等處理申請；3）監(jiān)督印章的銷毀、作廢等處理工作。綜合辦公部門/機要崗1）登記印章使用情況；2）按規(guī)定用印，分發(fā)印章；3）按照審批意見刻制印章；4）印章交接、保管變更管理；5）收繳各機構作廢的印章；6）報請對印章進行銷毀或作其他處理；7）統(tǒng)一銷毀或處理印章。各部門、分支機構1）提出印章刻制和用印申請；2）領取、保管印章；啟用印章；3）按照規(guī)定提交印章停用、作廢申請等。5原則與基本(jbn)規(guī)定5.1原則(yunz)1）統(tǒng)一(tngy)管理原則。綜合辦公部門是本行印章管理的歸口管理

4、部門，負責指導各部門、分支機構的印章管理工作。2）專人保管原則。各部門、分支機構印章應指定專人負責保管，移交時應辦理相應的交接手續(xù)。3）先審核后用印原則。使用印章應履行必要的審批手續(xù)，嚴禁私自用印。4）記錄備案原則。印章使用應詳細登記，明確使用人、審批人等內容。5.2基本規(guī)定1）印章的使用范圍a)本行黨委印章使用范圍：以本行(bnhng)黨委名義(mngy)制發(fā)的公文；以本行(bnhng)黨委名義審核的各類審核表；以本行黨委名義頒發(fā)的各類獎狀、證書；其他需以本行黨委名義加蓋印章的情形。b)本行法人印章的使用范圍：以本行名義發(fā)送正式公文、電函、傳真件，印發(fā)管理制度；報送或下達各類業(yè)務計劃、業(yè)務報

5、表、財務報表；人事任免；以本行名義出具的授權委托書、簽訂重要業(yè)務合同、協(xié)議、勞動合同；以本行名義授予上崗證、先進集體和個人榮譽證書；代表本行需要加蓋法人印章的其他批件、文本、憑證、材料等。c）各部門、分支機構印章主要在其授權范圍內使用，不得對外代表本行使用。d）法定代表人印章對外代表本行使用，一般與本行行政印章同時使用。任何人不得以個人名義使用法定代表人印章。2）印章的刻制a）本行黨委印章、行政印章及電子印章由上級主管部門統(tǒng)一按有關批準文件制發(fā)。b）本行各部門、分支機構因工作需要刻制印章的，須向本行綜合辦公部門提出書面申請，經本行領導批準后方可刻制。c)印章不能繼續(xù)使用需要重新刻制的，各部門、

6、分支機構應向本行綜合辦公部門提出書面申請，經本行領導批準后方可重新刻制。d)本行印章（上級主管部門統(tǒng)一制發(fā)的除外）統(tǒng)一由綜合辦公部門到本行登記機關、公安機關辦理有關手續(xù)（無須辦理批準登記手續(xù)的除外）后，在公安機關指定的專營單位刻制。e)綜合辦公部門應當登記新啟用印章的名稱、模印、枚數、印章保管員等信息，未辦理啟用手續(xù)的各類印章不得啟用。f)本行綜合辦公部門應將所有已啟用的各類印章的印模、批準啟用的有關文件立卷歸檔，永久保存。3）印章的使用a)申請(shnqng)使用(shyng)本行(bnhng)黨委印章、行政印章、電子印章，應當填制印章使用審批表，寫明申請事項，經本行綜合辦公部門審核，主管領

7、導批準同意后方可用印。b)申請使用各部門、分支機構印章，應當填制印章使用審批表，經部門、分支機構負責人簽字同意后方可用印。c)本行印章原則上不準帶出本機構使用，如確因工作需要，需履行審批手續(xù)，由印章保管員攜帶印章陪同用印申請人員外出辦理。任何單位和個人不得借用印章。d)印章保管員有責任對用印進行審查及監(jiān)督。對于不合法、不合手續(xù)的用印申請有權拒絕；同意用印時，應做好登記，寫明用印單位、具體經辦人、用印事由及用印數量等。e)印章的使用必須使用紅色印泥，要做到上不壓正文，下壓成文日期或單位名稱等文字，不能歪斜或倒印。f)嚴禁在空白紙、空白介紹信、空白信箋、空白獎狀和證書等上面蓋章，嚴禁印章保管員越權

8、用印或私自將印章轉交他人使用，嚴禁利用印章謀取私利或實施其他損害本行利益的行為。4）印章的保管a)本行印章實行專人保管制度。本行黨委印章、行政印章、電子印章由綜合辦公部門負責保管，并指定印章保管員。各部門、分支機構印章由各機構負責保管。各部門、分支機構應指定本機構的印章保管員，并將印章保管員名單報綜合辦公部門備案。b)各類印章在使用過程中，印章保管員如有變動，應在變動當日通知本行綜合辦公部門。c)印章保管員因故請假，各機構應指定臨時保管員，并辦理交接手續(xù)。e)各類印章應存放在專用保險柜內，鑰匙由印章保管員持有；未經批準，印章保管員不得擅自將印章轉交給他人保管。f)持有印章的各機構應當對本機構印

9、章的使用及保管承擔全部責任。g)印章如丟失，應立即向本行綜合辦公部門報告，由其迅速向公安部門報案，請求立案偵察，在公安部門的指導下，刻制與原印章有所區(qū)別的新印章，并在一定范圍內聲明遺失的印章作廢。5）印章的繳銷a)印章內容(nirng)需要變更或內設機構(jgu)撤并時，應停止使用有關印章。持有(ch yu)印章的機構應在印章停用五日內，由印章保管員寫明印章停用說明，經機構負責人簽字后報綜合辦公部門，并將印章交綜合辦公部門予以封存或銷毀。b)若出現印章丟失、毀損或被盜，持有印章的機構應及時向本行綜合辦公部門報告。c)印章丟失、被盜時，若法律法規(guī)要求辦理相關公告注銷手續(xù)的，由本行綜合辦公部門負責

10、辦理公告手續(xù)，并到公安機關及登記機關辦理注銷手續(xù)。6流程描述(mio sh)與控制要求階段環(huán)節(jié)風險點6.1申請環(huán)節(jié)名稱 : 用印申請適用部門 : 分支機構;相關部門;適用崗位 : 相關崗;相關崗;職責要求 : 提出用印申請操作規(guī)范 : 各部門、分支機構向上級機關和有關部門報送各類報表、專題報告函件，以本行名義對外簽訂的各類協(xié)議合同，外出參加各類活動或聯系工作需以本行名義出具的介紹信，及其他需要使用本行印章（含黨委印章、行政印章）的證明、函件等，都應填寫印章使用審批表（附件二），由各部門、分支機構負責人簽字、交綜合辦公部門主任崗審核、再報本行領導審批，方可用印。需要使用其他印章的，也應填寫印章使

11、用審批單，逐級審批。6.2審核、審批環(huán)節(jié)名稱 : 審核適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 主任崗;職責要求 : 審核用印申請操作規(guī)范 : 1）審核各部門、分支機構的用印申請，判斷是否確需對外用印，事實是否清楚，理由是否充分，并在印章使用審批表（附件二）上簽署審核意見。2）屬一般事務往來，不涉及經費、財務、合同等重大事項的用印，可由綜合辦公室主任直接審批。風險描述:審核不嚴,用印不嚴謹，或遇重大事項用印未經主管領導審批直接用印,造成財務損失或影響本行聲譽。風險等級:中等風險控制措施:加強崗責控制和監(jiān)督檢查，涉及經費、財務、合同等重大事項用印的，應嚴格審核把關，動用本行總部印章需經主管領導審

12、批，對違反規(guī)定用印的責任人進行處分?？刂撇块T:行長;控制崗位:主管領導;6.2審核、審批環(huán)節(jié)名稱 : 審批適用部門 : 行長;適用崗位 : 主管領導;職責要求 : 對用印申請進行審批操作規(guī)范 : 審核使用印章申請，并在印章使用審批表（附件二）上簽署審批意見。6.3登記環(huán)節(jié)名稱 : 登記適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機要崗 ;職責要求 : 登記印章使用情況操作規(guī)范 : 根據用印審批意見，規(guī)范填寫印章使用登記簿（附件三），詳細登記備查。6.4使用環(huán)節(jié)名稱 : 用印適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機要崗 ;職責要求 : 根據審批意見用印操作規(guī)范 : 在各類報表、函件、合同、介紹

13、信、證明上蓋章。蓋印應在落款日期的中間偏上位置，騎年蓋月，壓住年、月、日中間四至七個字，且要蓋得端正、清晰、美觀，嚴禁錯蓋、漏蓋。印章的使用必須使用紅色印泥，要做到上不壓正文，下壓成文日期或單位名稱等文字，不能歪斜或倒印。嚴禁在空白紙、空白介紹信、空白信箋、空白獎狀和證書等上面蓋章。嚴禁印章保管人員越權用印或私自將印章轉交他人使用。風險描述:用印不嚴謹,未經審批直接用印，或在空白紙張、空白獎狀、空白證書、空白證明、空白介紹信等空白憑證上用印,可能給本行造成損失，聲譽受到影響。風險等級:高風險控制措施:加強崗責控制和監(jiān)督檢查，杜絕擅自用印可能造成的風險和損失。對違反規(guī)定用印的責任人進行處分?？刂?/p>

14、部門:綜合辦公部門;控制崗位:主任崗;階段環(huán)節(jié)風險點6.1申請環(huán)節(jié)名稱 : 申請刻制適用部門 : 分支機構;相關部門;適用崗位 : 負責人;負責人;職責要求 : 提出刻制印章申請操作規(guī)范 : 各部門、分支機構需要刻制印章的，依據相關文件提出書面申請，并填寫印章刻制審批表（附件一）報綜合辦公部門及相關領導審批。6.2審核、審批環(huán)節(jié)名稱 : 審核適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 主任崗;職責要求 : 對刻制印章申請進行審核操作規(guī)范 : 審核印章刻制申請是否合法合規(guī)、是否有相關的證明文件，在印章刻制審批表（附件一）上簽署明確意見，并提交行長審批。6.2審核、審批環(huán)節(jié)名稱 : 審批適用部門 :

15、 行長;適用崗位 : 行長;職責要求 : 對刻制印章申請進行審批操作規(guī)范 : 對印章刻制申請作出批示，并在印章刻制審批表（附件一）上簽署審批意見。6.3刻制環(huán)節(jié)名稱 : 刻制印章適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機要崗 ;職責要求 : 根據審批意見刻制印章操作規(guī)范 : 經審批同意，及時與印章制作定點機構聯系刻制新印章。印章刻制名稱必須與營業(yè)執(zhí)照和金融營業(yè)許可證上記載的名稱一致，不得刻制簡稱或自創(chuàng)名稱。印章刻制的規(guī)格、式樣、字體必須統(tǒng)一按相關規(guī)定執(zhí)行。風險描述:越權行使崗位職責,未經授權擅自刻制印章,可能發(fā)生內部偷盜、欺詐案件，給本行造成財務損失和聲譽影響。風險等級:高風險控制措施:加強

16、監(jiān)督檢查，對違反規(guī)定擅自刻制印章的責任人進行處分。 控制部門:綜合辦公部門;控制崗位:主任崗;6.4啟用環(huán)節(jié)名稱 : 分發(fā)、登記適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機要崗 ;職責要求 : 分發(fā)新印章并進行登記操作規(guī)范 : 印章刻制完畢，應及時通知申請機構派人領??；分發(fā)印章時，應核實領取人身份，與領取人共同驗證印章，填寫印章刻制、啟用、銷毀登記簿（附件四）并留存印模。6.4啟用環(huán)節(jié)名稱 : 領取印章適用部門 : 分支機構;相關部門;適用崗位 : 相關崗;相關崗;職責要求 : 雙人領取新印章操作規(guī)范 : 申請機構必須派兩名工作人員領取新印章。因機構更名、合并和印章磨損更換印章的，應憑舊章和單

17、位證明領取新章；因工作需要不能以舊換新的，應在領取并啟用新章的同時封存舊章，并逐級上繳到本行綜合辦公部門。凡新刻制的印章均需備案后方可領用。本行公章、部門印章及支行公章領用時應分別先由行長、部門負責人及支行行長簽名領用，再移交專管人員保管。風險描述:未按規(guī)定領取新印章,未按規(guī)定驗證領取人身份；領取新印章時舊印章未上繳,導致印章被盜領、舊印章繼續(xù)被使用，可能給本行造成不必要的損失和聲譽影響。風險等級:高風險控制措施:做好領取人身份驗證登記，確保舊印章上繳或作其他處理；加強審核檢查。對違反規(guī)章管理制度的責任人進行處分。 控制部門:綜合辦公部門;控制崗位:主任崗;6.4啟用環(huán)節(jié)名稱 : 啟用印章適用

18、部門 : 分支機構;相關部門;適用崗位 : 相關崗;相關崗;職責要求 : 啟用新印章操作規(guī)范 : 以綜合辦公部門名義正式向有關單位、部門發(fā)文通知啟用印章。啟用新印章前必須在印章交接登記簿（附件五）上預留印模、登記啟用時間和保管人等信息。6.5保管使用環(huán)節(jié)名稱 : 保管使用適用部門 : 分支機構;相關部門;適用崗位 : 相關崗;相關崗;職責要求 : 保管使用印章操作規(guī)范 : 行政公章等印章必須由印章保管員保管，用印必須經過審批，并在印章使用登記簿（附件三）上詳細登記。用印機構印章保管員辦理印章交接手續(xù)的，移交人、接交人、監(jiān)交人應在印章交接登記簿（附件五）上簽字確認。風險描述:未認真履行崗位職責,

19、未妥善保管印章，使用時未經審批或越權審批,導致印章遺失，或用印不當，造成本行財務損失，影響本行聲譽。風險等級:極大風險控制措施:加強崗責控制和監(jiān)督檢查，杜絕違規(guī)使用和管理?？刂撇块T:內部審計部門;控制崗位:現場審計崗 ;6.6停用銷毀環(huán)節(jié)名稱 : 申請停用銷毀適用部門 : 分支機構;相關部門;適用崗位 : 負責人;負責人;職責要求 : 申請停用銷毀印章操作規(guī)范 : 印章需作廢、停用的，須提出書面申請，并在印章交接登記簿（附件五）、印章使用登記簿（附件三）上詳細記載。6.6停用銷毀環(huán)節(jié)名稱 : 審核適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 主任崗;職責要求 : 審核印章停用銷毀申請操作規(guī)范 :

20、審查印章作廢、停用的合規(guī)性，申請資料的完整性。6.6停用銷毀環(huán)節(jié)名稱 : 審批適用部門 : 行長;適用崗位 : 行長;職責要求 : 審批印章的停用和銷毀操作規(guī)范 : 對印章的停用和銷毀申請進行審批。6.6停用銷毀環(huán)節(jié)名稱 : 統(tǒng)一收回銷毀適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機要崗 ;職責要求 : 收繳需要銷毀或處理的公章并統(tǒng)一銷毀操作規(guī)范 : 統(tǒng)一銷毀作廢、停用的印章或作其他相應的管理，并在印章刻制、啟用、銷毀登記簿（附件四）上詳細記載。風險描述:銷毀無人監(jiān)管或無銷毀登記,未按規(guī)定處理應停用、銷毀的印章,造成印章仍然留存使用，或被不法分子盜用，給本行造成不必要的風險和損失。風險等級:中等風險控制措施:按規(guī)定處理停用作廢公章，并登記相關登記薄；加強內部監(jiān)督審核。對未按規(guī)定處理停用、銷毀的印章的責任人進行處分。 控制部門:綜合辦公部門;控制崗位:主任崗;7檢查(jinch)監(jiān)督牽頭檢查部門檢查內容檢查頻次報告路線檢查結果利用綜合辦公部門對印章管理的各個環(huán)節(jié)進行檢查。每年一次主管領導考核、問責、持續(xù)改