《公文處理規(guī)范》PPT課件(PPT 26頁)

1、第二講 公文處理第1頁，共26頁。公文處理工作圍繞公文的撰寫、印制、收發(fā)、辦理與立卷歸檔等一系列管理工作，需要進(jìn)行許多具體的文書工作，就稱為公文處理工作，也稱為文書工作。公文處理主要包括收文處理和發(fā)文處理兩個(gè)方面。第2頁，共26頁。一、收文處理區(qū)中心的指令性和指導(dǎo)性公文下級請求性和詢問性公文上級機(jī)關(guān)的批復(fù)性和答復(fù)性公文各部門、各分中心的調(diào)查性和陳述性公文內(nèi)部刊物和“簡報(bào)”其他文書材料第3頁，共26頁。收文流程公文簽收登記分送擬辦 批辦傳閱承辦注辦立卷歸檔或銷毀第4頁，共26頁。收文第一步：簽收收到材料后，在對方的公文投遞單或者送文登記薄上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任。簽收文件要做好清點(diǎn)（核對文件

2、名、份數(shù)，如有不符，可以拒簽或在簽收單上注明）、檢查（是否缺頁、破損）、簽字（檢查無誤后簽字確認(rèn)）。第5頁，共26頁。序號文件名份數(shù)頁數(shù)來文單位簽收人簽收日期文件簽收單第6頁，共26頁。收文第二步：登記在收文登記簿上編號并記載文件的來源、去向，保證文件的收受和處理。如果收文數(shù)量少，可以按照收文日期進(jìn)行登記。如果數(shù)量多，就要進(jìn)行歸類登記。目前收文登記一般采用簿冊式。第7頁，共26頁。XX分中心2011年收文登記簿編號日期文件名文件字號來文單位處理結(jié)果編號：上(2011)9號處理結(jié)果：已掃描存檔、已發(fā)分中心等第8頁，共26頁。收文第三步：分送 也稱分辦或者分發(fā)。是指在收到文件進(jìn)行登記后，按照文件的

3、內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)準(zhǔn)確地將收文分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門和承辦人員閱辦。分送給領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填寫文件處理箋，并列于文件前隨文運(yùn)轉(zhuǎn)。 文件處理箋第9頁，共26頁。收文第四步：擬辦在區(qū)中心一般是由業(yè)務(wù)部門部長，分中心一般由業(yè)務(wù)員或者內(nèi)勤提出。對文件的辦理提出初步的處理意見。意見應(yīng)當(dāng)寫在相應(yīng)欄目，并簽注擬辦人的姓名與日期。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理的時(shí)限。第10頁，共26頁。收文第五步：批辦是領(lǐng)導(dǎo)對文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。我中心的公文批辦工作實(shí)行合理分工、分層負(fù)責(zé)的原則，業(yè)務(wù)性工作可由業(yè)務(wù)部門提出擬辦意見，分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批辦。全局性、政策性的公文必須由正職領(lǐng)導(dǎo)批辦。同理，分中心的業(yè)務(wù)性

4、工作可由業(yè)務(wù)員提出擬辦意見、方案，由分中心主任進(jìn)行批辦。批辦意見要寫在文件處理箋的有關(guān)欄目中，并注明批辦人姓名及年、月、日。第11頁，共26頁。收文第六步：傳閱有關(guān)工作人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。需要傳閱的文件情況有兩種：一是需要有關(guān)人員掌握文件精神和批示意見；二是作為普通抄送件，直接送相關(guān)人員閱覽。對于有指定對象的文件，應(yīng)嚴(yán)格傳閱。文件傳閱完畢必須及時(shí)交還給文件管理員保管，不得隨意存放在個(gè)人手中。第12頁，共26頁。文件傳閱單來文標(biāo)題字號：編號：單位：時(shí)間：傳閱范圍閱件人簽名閱件時(shí)間閱件人簽名閱件時(shí)間第13頁，共26頁。負(fù)責(zé)承辦的部門或員工收到領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件后，要見文即辦，不得積壓和拖

5、延，凡是可以通過口頭、電話、派人聯(lián)系等方式解決的問題，都必須復(fù)文，力求精簡公文數(shù)量，但必須做好回復(fù)記錄。收文第七步：承辦第14頁，共26頁。承辦凡批辦意見中要求由某部門或分中心牽頭處理的，該部門或分中心應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和處理意見，邀請有關(guān)單位一起會(huì)商，并負(fù)責(zé)歸納整理意見，將定稿送有關(guān)部門會(huì)簽后再報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。參加其他部門主持的會(huì)商或會(huì)簽工作時(shí)，也應(yīng)當(dāng)積極負(fù)責(zé)，共同做好工作。第15頁，共26頁。承辦如果某份專業(yè)性文件在承辦的同時(shí)還需要發(fā)文，那么業(yè)務(wù)人員不但要承辦這份文件，還要參與發(fā)文辦理時(shí)的“草擬”工作，以保證文件內(nèi)容的專業(yè)性。第16頁，共26頁。 注辦也稱辦復(fù)。是指對文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)

6、辦人在文件處理箋“處理結(jié)果”一欄簡要注明。 注辦內(nèi)容：一般的傳閱內(nèi)容，注明已送達(dá)哪些單位進(jìn)行傳閱。需要辦理復(fù)文的文件，注明“已復(fù)文”、日期、文號；用口頭或電話答復(fù)的，注明時(shí)間、接話人、主要內(nèi)容及簽名；不需要復(fù)文的文件，注明“已辦”、“已閱”、“已掃描”。 作用：備忘待查，為日后了解某一公文的承辦過程、方式、結(jié)果提供依據(jù)。收文第八步：注辦第17頁，共26頁。 文件經(jīng)承辦后，收文辦理程序即告結(jié)束，文件即由文件管理員或綜合部保管，到一定時(shí)期就進(jìn)入歸檔或銷毀的終結(jié)處理程序。 對有價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，對無價(jià)值的文件進(jìn)行銷毀。收文第九步：立卷歸檔或銷毀第18頁，共26頁。發(fā)文流程擬稿審核 會(huì)簽或簽發(fā)編號復(fù)

7、核繕印校對用印分發(fā)第19頁，共26頁。發(fā)文第一步：擬稿符合法律法規(guī)、區(qū)中心的政策制度規(guī)范做到主題明確、觀點(diǎn)鮮明、情況屬實(shí)、條例清楚、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短公文應(yīng)當(dāng)一事一文，請求性公文更應(yīng)如此。第20頁，共26頁。發(fā)文第二步：審核審核重點(diǎn)：是否符合程序、應(yīng)不應(yīng)該發(fā)、內(nèi)容是否符合政策、要求能否實(shí)現(xiàn)、文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、行文關(guān)系是否正確、公文格式是否妥當(dāng)。審核負(fù)責(zé)人：一般由部門或分中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核。第21頁，共26頁。發(fā)文第三步：簽發(fā)涉及全局性的重要文件，由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。涉及某一業(yè)務(wù)問題的文件，由相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。在發(fā)文箋的簽發(fā)欄寫明意見，如“發(fā)”、“印發(fā)”“急發(fā)”。第22頁，共26頁。發(fā)文第四步：編號（略）發(fā)文第五步：復(fù)核審批手續(xù)是否完備、審批意見是否明確、附件材料是否齊全。文稿中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表格，印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞是否恰當(dāng)準(zhǔn)確，標(biāo)點(diǎn)符號的用法及文種的使用、公文格式是否符合規(guī)定等。 發(fā)文第六步：繕印第23頁，共26頁。發(fā)文第七步：校對校對文字、標(biāo)點(diǎn)符號，如有錯(cuò)漏、疑問或需要斟酌的地方，不能隨意改動(dòng)，應(yīng)作為問題向有關(guān)人員提出，由簽發(fā)人員更正；依據(jù)定稿，檢查板式、標(biāo)題是否端正，頁碼是否連貫，行距、字距是否勻