合同管理規(guī)定(法務(wù)部)(共9頁)

1、 PAGE - 8 -南京律師法律咨詢QQ:2426672690合同(h tong)管理規(guī)定第一條 為規(guī)范公司的合同管理工作，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，保證公司所簽合同的合法性，切實(shí)保護(hù)公司的利益，根據(jù)國家的有關(guān)法律、法規(guī)(fgu)及公司實(shí)際情況制定本規(guī)定。第二條 合同(h tong)管理應(yīng)遵循“流程審批、分級(jí)管理、責(zé)任到人、有案可查”的原則。第三條 公司負(fù)責(zé)人在合同管理中的主要職責(zé)(一)加強(qiáng)合同管理工作，解決合同管理工作中的重大問題；(二)授權(quán)委托合同承辦人員對(duì)外簽訂合同；(三)定期了解合同的簽訂、履行情況；(四)對(duì)公司合同承辦人員進(jìn)行考核、獎(jiǎng)懲。第四條 信用法務(wù)部在合同管理中的主要職責(zé)全

2、面負(fù)責(zé)公司各類合同的歸口管理工作。 (一)負(fù)責(zé)合同管理規(guī)章制度的擬定、修改及執(zhí)行情況的檢查； (二)負(fù)責(zé)格式合同文本的擬定、修改、廢止和解釋； (三)負(fù)責(zé)合同簽訂工作的法律指導(dǎo)； (四)參與重大合同的談判，起草“特殊合同文本”； (五)負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)和合同管理員提交的合同的法律審查；(六)負(fù)責(zé)處理涉及合同的重大糾紛和訴訟案件； (七)負(fù)責(zé)合同管理的法律培訓(xùn)； (八)負(fù)責(zé)(fz)所簽合同的統(tǒng)計(jì)、分析工作；(九)公司授權(quán)的其他(qt)職責(zé)。第五條 合同(h tong)管理員在合同管理中主要職責(zé)合同的日常管理由分公司的專職或兼職合同管理員負(fù)責(zé)。(一)負(fù)責(zé)審查合同形式是否具備合同的基本要素； (二)負(fù)

3、責(zé)審查合同內(nèi)容是否存在法律上的風(fēng)險(xiǎn)； (三)負(fù)責(zé)在合同簽訂后備案一份原件，對(duì)符合本規(guī)定的合同向信用法務(wù)部備案； (四)負(fù)責(zé)督促合同承辦人員履行已經(jīng)簽訂的合同； (五)負(fù)責(zé)在合同履行完畢，對(duì)該合同的所有資料進(jìn)行整理歸檔，并及時(shí)向信用法務(wù)部備案； (六)針對(duì)合同履行過程中發(fā)現(xiàn)合同制訂的瑕疵，及時(shí)形成補(bǔ)充修改意見；(七)配合信用法務(wù)部處理合同糾紛案件。第六條 合同承辦人員在合同管理中的主要職責(zé)(一)合同承辦人員為其簽訂、履行的合同第一責(zé)任人；(二)按合同簽訂流程，簽訂、變更、解除合同；(三)將所簽訂的合同，提交合同管理員審核；(四)參加所簽合同糾紛的處理；(五)配合信用法務(wù)部做好合同管理工作。第七條

4、 合同簽訂管理(一)合同承辦人簽約前必須搜集、整理對(duì)方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及合同可行性等相關(guān)資料。(二)訂立合同的主體，必須是法人或者是取得營業(yè)執(zhí)照的非法人經(jīng)濟(jì)組織及自然人，許可經(jīng)營(jngyng)項(xiàng)目必須具有經(jīng)營許可證（要求對(duì)方提供蓋有公章的營業(yè)執(zhí)照、自然人身份證復(fù)印件、經(jīng)營許可證）。(三)公司對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得(bu de)以公司名義對(duì)外簽訂合同。公司各部門不得以本部門的名義對(duì)外簽訂合同。 (四)嚴(yán)禁將公司合同、業(yè)務(wù)介紹信、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等轉(zhuǎn)借(zhun ji)其他單位或個(gè)人使用。(五)除及時(shí)結(jié)清者外，合同應(yīng)

5、當(dāng)采用書面形式。合同文本國家或省已經(jīng)發(fā)布示范文本的，該文本經(jīng)信用法務(wù)部根據(jù)公司的實(shí)際情況修改后，應(yīng)當(dāng)采用；其他應(yīng)該用公司發(fā)布的格式合同文本，采用格式合同文本時(shí)，所有條款不得留有空白，但可以根據(jù)所訂立合同的具體情況依法做出補(bǔ)充約定。(六)所有合同的簽訂都必須經(jīng)流轉(zhuǎn)程序，報(bào)公司審批。(七)公司及所屬各單位的合同都應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則編號(hào)，例如：建湖分公司編號(hào)為KDLCJ-2011第( )號(hào)。(八)合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準(zhǔn)確、無歧義。(九)訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量、價(jià)款和報(bào)酬、履行的期限、地點(diǎn)和

6、方式、違約責(zé)任及解決爭議的方法等。(十)訂立依法可以設(shè)定擔(dān)?；蛘邔?duì)對(duì)方當(dāng)事人的履約能力有懷疑的合同，應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。(十一(ShY)對(duì)方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律認(rèn)可的具有代為清償(qngchng)債務(wù)能力的企業(yè)或個(gè)人，并要按本規(guī)定進(jìn)行審查，提供相關(guān)證件（加章復(fù)印件），合同中應(yīng)明確其承擔(dān)連帶清償責(zé)任。(十二(sh r)對(duì)外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，一般為合同履行地，力求選擇我公司所在地仲裁機(jī)構(gòu)或有管轄權(quán)的人民法院。(十三)簽訂合同時(shí)，雙方合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名。(十四)簽訂的合同，應(yīng)當(dāng)加蓋雙方單位公章或者合同專用章，印

7、章應(yīng)與單位名稱相一致。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋公章或合同專用章。(十五)各公司合同專用章由合同管理員統(tǒng)一保管，并按規(guī)定進(jìn)行使用，使用時(shí)必須進(jìn)行登記。(十六)合同專用章的保管使用列入每年的合同檢查工作范圍之內(nèi)。(十七)合同專用章除簽訂合同使用外，不得用作他途。發(fā)現(xiàn)利用合同專用章進(jìn)行違法活動(dòng)，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失者，除全額賠償外并依法追究其法律責(zé)任。(十八)訂立應(yīng)當(dāng)依法履行批準(zhǔn)、登記、見證、鑒定、公證等特別程序的合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)依法辦理特別手續(xù)。第八條 合同的審查(一)合同管理員應(yīng)對(duì)合同進(jìn)行全面審查，確保合同的合法性、準(zhǔn)確性。(二)合同審查的主要內(nèi)容： 1、使用文本是否正確、規(guī)范； 2、合同附件是否齊備

8、，相應(yīng)(xingyng)內(nèi)容是否一致； 3、合同主體是否依法設(shè)立(shl)并年檢合格； 4、合同內(nèi)容是否超越(choyu)對(duì)方法定經(jīng)營范圍； 5、合同內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)的相關(guān)規(guī)定； 6、合同主要條款是否完備； 7、合同內(nèi)容、數(shù)字填寫是否詳實(shí)、準(zhǔn)確；8、有無損害公司權(quán)益的條款；9、違約條款、爭議解決方式是否合法、有效； 10、代理人是否持有合法、有效的授權(quán)代理書； 11、代理人的代理行為是否超越代理權(quán)限范圍。第九條 合同履約管理(一)法定代表人（負(fù)責(zé)人）全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦人員具體負(fù)責(zé)其訂立的合同的履行。新任法定代表人（負(fù)責(zé)人）應(yīng)當(dāng)繼續(xù)履行前任法定代表人（負(fù)責(zé)人）依法訂立的合同。

9、(二)在履行合同過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查，如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時(shí)處理，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。(三)接受標(biāo)的單位必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗(yàn)收或商檢程序，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)的，應(yīng)在法定期限或約定內(nèi)及時(shí)提出書面異議，并及時(shí)進(jìn)行處理。(四)合同結(jié)算必須通過本單位財(cái)務(wù)部門進(jìn)行。對(duì)合法有效的合同，財(cái)務(wù)部門必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對(duì)未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。(五)我方當(dāng)事人對(duì)履約情況，應(yīng)保存好履約記錄。凡與合同有關(guān)的竣工決算、往來文書、電報(bào)、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。特別是竣工決算最后認(rèn)可蓋章(i zhn)應(yīng)與合同簽約章一致，并有雙方當(dāng)事人簽字。(

10、六)我方當(dāng)事人收到對(duì)方當(dāng)事人通過郵遞(yud)方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時(shí)，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時(shí)，必須使用特快專遞（EMS）并保存好收到記錄、回執(zhí)備案。(七)合同管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查合同履行情況(qngkung)，并按時(shí)間順序及時(shí)建立合同簽訂與履行情況臺(tái)賬。(八)各公司的合同管理員應(yīng)對(duì)簽訂合同項(xiàng)目的履行情況進(jìn)行跟蹤了解，記錄其進(jìn)展?fàn)顩r、已支付的合同金額或合同約定任務(wù)的完成及尾款付款時(shí)間等情況。(九)各公司合同管理員應(yīng)于每季度次月15日內(nèi)對(duì)在履行期間內(nèi)的合同履行狀況做一總結(jié)匯報(bào)提交給信用法務(wù)部。尤其應(yīng)把履行不順利或可能產(chǎn)生糾紛的合同履行情況及時(shí)反饋給信用

11、法務(wù)部。第十條 合同的變更與解除(一)合同的變更與解除由合同承辦人以書面形式報(bào)信用法務(wù)部審核并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，盡快與對(duì)方簽訂變更或解除協(xié)議。(二)對(duì)方要求變更款物接收人時(shí)，必須有書面變更通知。嚴(yán)禁未取得對(duì)方當(dāng)事人的書面材料而憑口頭約定向變更后的接收人發(fā)貨或付款，如造成損失則應(yīng)由當(dāng)事人負(fù)責(zé)追回或賠償。(三)我方因故或發(fā)生情勢變化而需變更或解除合同，應(yīng)及時(shí)以書面形式(傳真或EMS郵寄)通知對(duì)方，說明變更或解除合同的原因，并明確請(qǐng)求對(duì)方書面答復(fù)的期限，盡快與對(duì)方達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。第十一條 合同備案(bi n)管理(一)簽訂的合同，合同管理員處必須備案一份原件(yun jin)。并在六個(gè)工作

12、日內(nèi)報(bào)送一份給信用法務(wù)部備案。(二)合同履行完畢三個(gè)工作日內(nèi)，合同承辦人員向合同管理員提交(tjio)合同備案材料；合同履行完畢后六個(gè)工作日內(nèi)，合同管理員向信用法務(wù)部提交合同備案材料。(三)信用法務(wù)部對(duì)提交備案的合同進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)法律問題可限令合同管理員進(jìn)行整改，整改的結(jié)果必須報(bào)信用法務(wù)部備案。第十二條 合同管理員考核(一)考核范圍：各公司合同管理員。(二)考評(píng)時(shí)間：除每季度考核外，公司每年年終組織一次考核評(píng)審活動(dòng)，在對(duì)有關(guān)單位合同管理工作檢查基礎(chǔ)上進(jìn)行考核。(一)考核內(nèi)容序號(hào)考核內(nèi)容應(yīng)得分一掌握合同的有關(guān)法律、法規(guī)的應(yīng)知應(yīng)會(huì)基礎(chǔ)知識(shí)。3分認(rèn)真參加本單位或公司舉辦的業(yè)務(wù)和有關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)。5分

13、二1、檢查所簽訂合同符合“三性”（合法性、真實(shí)性、可行性）。3分2、檢查所簽訂合同符合“五審查”（對(duì)方主體是否合格，授權(quán)代理是否合法，資信是否有保證，經(jīng)營范圍是否超出，合同結(jié)算方法和程序是否符合規(guī)定）。3分3、檢查是否簽訂了書面合同。3分4、檢查使用各類合同文本的正確性和合同內(nèi)容合法、條款齊全、手續(xù)完備。6分5、檢查簽訂合同人員的有效代理范圍和權(quán)限。4分6、檢查杜絕無效合同的出現(xiàn)。4分三檢查有關(guān)合同審查表的辦理和送審，內(nèi)容是否齊全，手續(xù)是否完備。5分定期或者不定期與業(yè)務(wù)員對(duì)賬。6分經(jīng)常督促合同的履約行為。5分全面了解本單位的合同履行情況。6分四檢查本單位的合同變更、解除手續(xù)的及時(shí)辦理和送審，內(nèi)

14、容是否完備。6分做好信息反饋工作。4分五建立合同臺(tái)賬。6分保證合同臺(tái)賬的登記質(zhì)量（臺(tái)賬登記及時(shí)、正確、全面）。10分3、檢查合同章的使用和保管。5分4、做好有關(guān)資料的保管和歸檔工作。6分六1、在合同管理上有創(chuàng)新的典型事例（包括運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理等事項(xiàng)）10分合計(jì)100分(四)考核(koh)部門信用法務(wù)部為公司合同管理員的考核評(píng)審工作的管理機(jī)構(gòu)。獲獎(jiǎng)和取消評(píng)獎(jiǎng)(png jing)資格的人員名單由考核部門根據(jù)考核內(nèi)容進(jìn)行考核評(píng)審后報(bào)總公司批準(zhǔn)。(五)獎(jiǎng)懲(jingchng)方法合同管理員的獎(jiǎng)勵(lì)等級(jí)設(shè)三級(jí)：即先進(jìn)、優(yōu)勝和表揚(yáng)；獲獎(jiǎng)?wù)呶镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)隨公司年度獎(jiǎng)進(jìn)行。獲先進(jìn)名單從考核總分在95分以上者中產(chǎn)生；獲優(yōu)勝名單從考核總分在9095分者中產(chǎn)生；獲表揚(yáng)名單從考核總分在8090分者中產(chǎn)生；合同管理員的懲處方法：凡考核總分首次達(dá)不到60分者，予以批評(píng)教育，并扣發(fā)其當(dāng)年一定比例的獎(jiǎng)金；凡考核總分兩次達(dá)不到60分者，取消合同管理員資格，調(diào)離其崗位；凡利用合同從事違法違紀(jì)活動(dòng)者，除賠償(pichng)外取消其合同管理員資格，并按情節(jié)輕重追究其法律責(zé)任。第十三條 本規(guī)定由信用(xnyng)法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第十四條 本規(guī)定(gudng)自二O一一年五月四日起執(zhí)行。二O