企業(yè)管理之文件控制程序

1、1. 目的：對(duì)與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用的文件為有效版本。2. 適用范圍：適用于與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料的控制。3. 職責(zé)：3.1質(zhì)量手冊(cè)由認(rèn)證小組組織編寫，管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布執(zhí)行；3.2質(zhì)量程序文件由管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫并審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布執(zhí)行；3.3其它質(zhì)量體系文件由相關(guān)質(zhì)量活動(dòng)的主管部門組織編寫和審核，由管理者代表批準(zhǔn)發(fā)執(zhí)行；3.4質(zhì)量體系文件的發(fā)放、更改、回收和銷毀統(tǒng)一由工程部負(fù)責(zé)。3.5各部門負(fù)責(zé)本部門外來(lái)文件的收發(fā)、保管；3.6行政部做好質(zhì)量體系文件的發(fā)放、借閱和保管工作。4. 定義：文件和資料：是指本公司指導(dǎo)生產(chǎn)和管理活動(dòng)的依據(jù)和

2、證明材料。包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、工藝文件以及顧客提供的文件等。工作程序：5.1 本公司文件和資料按照質(zhì)量體系的結(jié)構(gòu)要求分類如下：BF/QM-01-2003：質(zhì)量手冊(cè)B類：質(zhì)量程序文件C類：質(zhì)量文件，生產(chǎn)工藝文件，生產(chǎn)設(shè)備、檢驗(yàn)設(shè)備操作規(guī)程，原材料、半成品及成品的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，有關(guān)材料采購(gòu)、生產(chǎn)安裝、銷售及服務(wù)的工作指引等。 QJ類：有關(guān)質(zhì)量記錄及表格。 G類：:管理制度。 5.2 編寫的目的：為貫徹本公司質(zhì)量方針，建立和完善質(zhì)量管理體系，促成質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，針對(duì)公司各部門工作需要，制訂各類質(zhì)量、技術(shù)文件用于指導(dǎo)生產(chǎn)，以控制產(chǎn)品的質(zhì)量。文件編寫： 5.3.1 A類質(zhì)

3、量手冊(cè)由認(rèn)證小組組織編寫； B類、C類質(zhì)量體系文件由相關(guān)質(zhì)量活動(dòng)的主管部門組織編寫； 文件編寫部門訂出該文件編寫方案，包括題目、格式、文件提要等； 文件編寫以“正確、全面、清晰、簡(jiǎn)單”為原則，以保證文件的正確性和可操作性。文件審核 5.4.1 A類、B類由管理者代表審核；5.4.2 C類的質(zhì)量體系文件由編寫主管部門負(fù)責(zé)人組織審核； 文件審核工作以該文件的上層文件或有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、法令為依據(jù)，審核人員由負(fù)責(zé)審核的領(lǐng)導(dǎo)人決定。 5.5 文件批準(zhǔn)5.5.1 A類、B類由總經(jīng)理批準(zhǔn)；5.5.2 C類文件由管理者代表批準(zhǔn)； 5.6 文件的編號(hào)： 質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)：BF/QM-01-2003 BF：公司代號(hào) Q

4、M：質(zhì)量手冊(cè) 01：序號(hào) 2003：編制年份 質(zhì)量程序文件編號(hào)：Q/BFB-5.3-01-2003Q：質(zhì)量文件 BF：公司代號(hào)B：文件層次類別 5：要素章號(hào) 3：要素節(jié)號(hào)01：序號(hào) 2003：編制年份其它質(zhì)量體系文件編號(hào)：Q/BFC-01-2003Q：質(zhì)量文件 BF：公司代號(hào) C：文件層次類別 01：流水號(hào) 2003：編制年份 管理制度編號(hào): Q/BFG-01-2003Q：質(zhì)量文件 BF：公司代號(hào) G：管理制度 01：流水號(hào) 2003：編制年份5.7 文件的版本號(hào)管理質(zhì)量手冊(cè)有多處修改，應(yīng)進(jìn)行換版，并更改版本號(hào)；質(zhì)量程序文件、C類質(zhì)量體系文件參照質(zhì)量手冊(cè)的換版辦法進(jìn)行換版；版本號(hào)用英文字母大寫

5、表示（如A、B、C），據(jù)更換次序類推。5.8 文件發(fā)放 質(zhì)量手冊(cè)由工程部負(fù)責(zé)發(fā)放到各部門負(fù)責(zé)人，并在文件發(fā)放登記表上登記，由領(lǐng)用人簽名； B、C、D類質(zhì)量體系文件由編寫部門移交行政部,由行政部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門，在文件發(fā)放登記表上登記,由領(lǐng)用人簽名； 受控文件受控本在發(fā)放前，由工程部在該文件首頁(yè)上蓋上“受控文件” 字樣的圖章，以便于控制。 5.9 文件使用質(zhì)量體系文件由領(lǐng)用人安排使用；領(lǐng)用人根據(jù)工作需要將質(zhì)量體系文件發(fā)放給使用者，且保證文件為有效版本；質(zhì)量體系文件使用者要妥善保管好文件，受控文件未經(jīng)發(fā)放部門許可不得擅自復(fù)印、外借。有遺失及損壞情況應(yīng)及時(shí)報(bào)發(fā)放部門辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)。 5.10文件更改

6、文件的小部分更改（如幾個(gè)錯(cuò)別字更改、一至兩句文字更改），由原文件編制部門或人員直接在文件上用紅色筆更改，并在更改處蓋上“更改”字樣圖章，注明日期，更改者簽名； 文件的大部分更改（如整篇更改、一段文字的更改），由提出部門或人員填寫文件更改申請(qǐng)表，交原文件編制部門或人員；文件編制部門認(rèn)為有更改必要時(shí)，根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)際情況，對(duì)文件進(jìn)行更改，并填寫文件更改通知單； 文件更改通知單送原文件審批人批準(zhǔn)，編制部門收回原已發(fā)放的文件，重新更改后發(fā)放；5.11 文件作廢： 對(duì)無(wú)使用及保存價(jià)值的文件，由文件主管部門審批后及時(shí)收回銷毀，并填寫文件回收銷毀記錄；對(duì)有參考價(jià)值的作廢文件，應(yīng)在該文件上蓋上“作廢”字樣的圖章，并用專柜保存，以防誤用；對(duì)使用部門要求保存有參考價(jià)值的作廢文件，應(yīng)在該文件封面上蓋上“參考”字樣的圖章，由使用部門保管；文件回收對(duì)已使用完畢且有保存價(jià)值的文件，由發(fā)放部門及時(shí)收回存檔，并填寫文件回收銷毀記錄。 文件存檔：行政部建立受控文件一覽表，統(tǒng)一登記全公司的受控文件的發(fā)放、使用情況；行政部負(fù)責(zé)對(duì)外來(lái)文件編上文件號(hào)、發(fā)放號(hào)，并負(fù)責(zé)外來(lái)文件的收發(fā)、保管。5.14 文件借閱 借閱“受控文件”須經(jīng)發(fā)放部門或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在文件借閱登記表上做好記錄，由借閱人簽名。6. 相關(guān)文件和記錄： BF /QJ-001 文件發(fā)放登記表