資料交接制度

1、資料交接制度1 目的為規(guī)范文件材料歸檔工作，豐富、完善檔案信息資源，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，制定本制度。2 范圍本制度所稱文件材料是指本單位經(jīng)營和管理活動中形成的各類形式和載體的歷史記錄。3 職責3.1各相關(guān)人員應(yīng)當把文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，納入個人崗位職責范圍。3.2負責文件材料積累、整理和歸檔業(yè)務(wù)的人員應(yīng)認真執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，確保文件材料的完整、準確、規(guī)范和及時歸檔。3.3檔案管理人員應(yīng)及時深入各崗位了解、監(jiān)督和指導有關(guān)人員做好文件材料的形成及應(yīng)歸檔文件材料的積累、整理和歸檔工作。4 控制程序4.1文件交接歸檔的基本要求：（1）檢測活動過程中產(chǎn)生的記錄為檢測原始記錄。原始記錄要與檢測報告一

2、并歸檔。（2）重新檢測或復(fù)檢報告、重新檢測或復(fù)檢協(xié)議與原報告一并歸檔。（3）歸檔文件的制作和書寫材料應(yīng)當有利于長久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、熱敏紙；（4）歸檔文件材料應(yīng)當完整、準確、簽批手續(xù)完備；（5）歸檔文件材料應(yīng)當經(jīng)部門或項目負責人審定;（6）歸檔文件材料的整理應(yīng)當系統(tǒng)、規(guī)范；（7）音像材料（包括照片、錄音、錄像、光盤等）和實物要與文字說明一起歸檔；外文材料要與翻譯材料一起歸檔；電子文件要與紙質(zhì)文件一起歸檔。4.2文件材料的移交時間（1）檢測人員形成的檢測檔案，應(yīng)在出具檢測報告后立即移交；（2）外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后先登記，等安裝調(diào)試

3、完后，隨即與安裝調(diào)試中形成的文件材料一起歸檔移交；（3）本單位負責人和職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在公務(wù)活動結(jié)束后及時交有關(guān)人員歸檔；（4）會計文件材料在年度終了后歸檔，由財務(wù)會計保管一年，向檔案員移交；（6）人事管理文件材料辦理完畢后，由辦理人員整理并定期向檔案員移交；（7）下列文件材料應(yīng)隨時歸檔:A.沒有及時歸檔的零散文件材料;B.變更、修改、補充的文件材料;C.設(shè)備儀器的維修文件材料;D.產(chǎn)品、設(shè)備更換的新零部件文件材料 ;E.機構(gòu)變動或人員調(diào)動、離職等留在部門或個人手中的文件材料;F.應(yīng)歸檔的非紙質(zhì)載體材料;g.其它臨時活動中形成的文件材料;h. 重新檢測或復(fù)檢報告。4.3歸檔文件材料的整理參照相關(guān)標準進行。4.4應(yīng)歸檔的文件材料一般只歸一份。4.5文件材料歸檔時，由承辦人填寫歸檔材料移交清單，重要項目文件材料歸檔時還應(yīng)編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責人審核簽字。交接雙方根據(jù)文件材料移交清單清點，核對無誤后，在檔案移交（接收）登記表上簽字，移交清單由交接雙方各保留一份