秘書學第2版-現(xiàn)代秘書心理學-4章-課件

1、第四章秘書工作的規(guī)律與方法主要內(nèi)容思考練習案例導入知識體系學習目標了理解秘書工作的一般規(guī)律理解秘書專項職能活動規(guī)律理解秘書工作的原則理解秘書工作方法與組織實踐的關(guān)系能運用秘書工作中的對立統(tǒng)一規(guī)律能掌握科學的秘書思維方法能運用秘書具體的業(yè)務(wù)方法第二節(jié)秘書工作原則第三節(jié)秘書職業(yè)思維第一節(jié)秘書工作規(guī)律第四節(jié)秘書工作方法第一節(jié)秘書工作規(guī)律一、秘書工作一般規(guī)律本節(jié)點睛二、秘書專項職能活動規(guī)律相關(guān)鏈接三、對立統(tǒng)一規(guī)律在秘書工作中的運用秘書工作作為一種客觀存在的社會現(xiàn)象，有著特定的客觀環(huán)境、工作內(nèi)容、工作目標、工作對象和相關(guān)因素，有著工作運行中本質(zhì)的、穩(wěn)定的、固有的聯(lián)系和關(guān)系，有著自身發(fā)展的必然趨勢。一、秘

2、書工作一般規(guī)律秘書工作的一般規(guī)律，是指秘書工作的共同規(guī)律。秘書工作一般規(guī)律，即秘書在主輔配合中近身綜合輔助與領(lǐng)導對秘書公務(wù)服務(wù)需要相適應(yīng)規(guī)律，揭示了領(lǐng)導對秘書公務(wù)服務(wù)需要。1. 領(lǐng)導對秘書公務(wù)服務(wù)的需要，與秘書在主輔配合中事務(wù)服務(wù)和參謀輔助的投入必須相適應(yīng)，才能取得領(lǐng)導對秘書工作的滿意，才能保持和諧的工作關(guān)系狀態(tài)。2. 主輔配合的有效程度對秘書工作起著關(guān)鍵性作用。3. 領(lǐng)導對秘書公務(wù)服務(wù)的需要，對秘書工作的職能范圍、職能作用、職能地位等是決定性的。4. 秘書發(fā)揮其職能作用，是在滿足領(lǐng)導需要、適應(yīng)環(huán)境條件變化、與領(lǐng)導主輔配合的前提下，通過事務(wù)服務(wù)和參謀輔助體現(xiàn)出來的。（一）秘書工作一般規(guī)律的表述

3、探求客觀規(guī)律的目的是為了把握規(guī)律、遵循規(guī)律、運用規(guī)律，促進發(fā)展和提高工作績效。秘書工作的一般規(guī)律適用于秘書工作的一切領(lǐng)域，對領(lǐng)導如何發(fā)揮秘書的職能作用也具有指導意義。 （二） 秘書工作一般規(guī)律的運用1. 把握目標，堅持主輔配合的正確方向秘書與領(lǐng)導的主輔配合的有效程度的表現(xiàn)（見圖4-1）。 （二） 秘書工作一般規(guī)律的運用圖4-1 秘書與領(lǐng)導的主輔配合的有效程度的表現(xiàn) 2. 加深主輔理解，提高綜合輔助的有效性在實踐中，領(lǐng)導與秘書相互理解和配合的程度，可分為四種狀況：和諧共振型、領(lǐng)導牽引型、秘書促動型、配合失調(diào)型（見圖4-2）。（二） 秘書工作一般規(guī)律的運用圖4-2 領(lǐng)導與秘書相互理解和配合程度的分

4、類 3. 協(xié)調(diào)主輔配合，提高綜合輔助的效率秘書工作一般規(guī)律，要求秘書動態(tài)地把握和滿足領(lǐng)導工作的需要，在主輔和諧配合中，提高近身綜合輔助的有效程度，促進領(lǐng)導工作效率和效益的提高。4. 增強主輔素質(zhì)，提高綜合輔助的效能領(lǐng)導者不斷提高自身素質(zhì)，是不斷提高領(lǐng)導工作效率的重要條件，秘書不斷提高素質(zhì)，能有效增強工作能力，也能優(yōu)化對領(lǐng)導的近身綜合輔助。兩方面的素質(zhì)都能在實踐中得到不斷提高，就能有效地增強主輔配合的效能。 （二） 秘書工作一般規(guī)律的運用（二） 秘書工作一般規(guī)律的運用二、 秘書專項職能活動規(guī)律秘書專項職能活動規(guī)律，是秘書工作一般規(guī)律在各項職能活動中的具體體現(xiàn)，它在各項秘書職能活動的特定領(lǐng)域內(nèi)起作

5、用。 這一規(guī)律揭示了在秘書處理經(jīng)常性工作的實踐中，隨著經(jīng)驗的積累和對各經(jīng)常性工作的有關(guān)要素之間聯(lián)系和關(guān)系的科學認識的深入，為了提高效率和加強管理，必然要制定有關(guān)工作規(guī)范、工作程序和科學可行的工作要求，并盡可能納入以電子計算機為中心的現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)控制系統(tǒng)，實現(xiàn)規(guī)范化、程序化、科學化。 （一） 經(jīng)常性工作的規(guī)范化、程序化、科學化規(guī)律 這一規(guī)律揭示了秘書知識、能力、素質(zhì)，必須與所在組織的行業(yè)性質(zhì)、領(lǐng)導者的職責分工、職權(quán)范圍、管理層次，以及秘書業(yè)務(wù)知識和涉及各方面的職能要求相適應(yīng)，呈現(xiàn)出既有一定廣度，又有一定深度的知識能力素質(zhì)。用“T”型知識能力素質(zhì)模式圖（見圖4-3）。 （二） 秘書知識、能力、素

6、質(zhì)與其職能要求相適應(yīng)的規(guī)律 圖4-3 “T”型知識能力素質(zhì)模式圖這一規(guī)律揭示了秘書公務(wù)寫作所表達的是組織意圖，即領(lǐng)導意圖，所寫作的各類文稿的立意應(yīng)由代表組織意圖的領(lǐng)導人提出。這就確定了寫作的目的、中心、主題、觀點、關(guān)鍵提法、重要內(nèi)容目的、觀點等要素的規(guī)定性。只有不違背領(lǐng)導的立意，秘書草擬文稿的寫作才能具有符合要求的基礎(chǔ)。 （三） 領(lǐng)導立意與秘書忠實、完整、準確表達相一致的寫作規(guī)律三、 對立統(tǒng)一規(guī)律在秘書工作中的運用對立統(tǒng)一規(guī)律是唯物辯證法科學體系的核心。運用對立統(tǒng)一規(guī)律，有利于深入地認識秘書工作各要素的聯(lián)系和關(guān)系，有利于正確理解和把握秘書工作的一般規(guī)律和特殊規(guī)律。從工作內(nèi)容看，事務(wù)與政務(wù)是不同

7、的職能，統(tǒng)一到秘書的職能活動中，就能全面地發(fā)揮其參謀助手的職能作用。秘書通過輔助決策，提出參謀建議參與政務(wù)，一般是隨機性的。秘書的事務(wù)工作越做得有成效，越能取得領(lǐng)導的信任，同時也越能取得有價值的信息，參與政務(wù)，提出的參謀建議也就越有效。（一）事務(wù)與政務(wù)從秘書服務(wù)于領(lǐng)導和組織管理工作的地位看，其工作是被動的。秘書必須根據(jù)領(lǐng)導工作和管理工作的需要，提供公務(wù)服務(wù)。但在具體的工作中，秘書必須根據(jù)組織運轉(zhuǎn)發(fā)展的趨勢，主動提供給領(lǐng)導各方面的公務(wù)服務(wù)。要處理好秘書活動中被動與主動的關(guān)系，必須在實際工作中，既要注重務(wù)實求真、準確地了解現(xiàn)狀，又要注意分析各方面的變化和發(fā)展，把握住未來發(fā)展的態(tài)勢，工作中具有一定的

8、超前性。（二）被動與主動在各職能系統(tǒng)之間，秘書部門是綜合部門，秘書工作是綜合性工作。秘書要熟悉組織運轉(zhuǎn)各方面的運轉(zhuǎn)機制，要精通本職專項實務(wù)所必備的工作技能。優(yōu)秀的秘書應(yīng)當具備“ T ”型能量，運用廣泛的知識功底，綜合各方面情況；運用比較深厚的專業(yè)知識，熟練地完成工作任務(wù)。（三）綜合性與專業(yè)性秘書工作中，既要維持組織的本質(zhì)屬性和固有的特點，又要促進組織適應(yīng)外界環(huán)境。秘書在維持組織本質(zhì)特征和適應(yīng)環(huán)境變化中發(fā)揮職能作用，才能全面地促進組織管理效益。 （四）維持與適應(yīng)秘書必須為領(lǐng)導工作提供公務(wù)服務(wù)，既要聽命于領(lǐng)導，充當助手；又要隨時提出勸諫，發(fā)揮參謀作用。這就需要秘書的職能活動及其思維活動，既要與領(lǐng)導

9、同步，又要與領(lǐng)導異步。（五）聽命與勸諫秘書既要把上級的有關(guān)政策、領(lǐng)導的決策意圖，向群眾作宣傳，讓群眾充分地理解；又要對某些問題，保守機密。秘書必須將宣傳與保密的界限嚴格地區(qū)分開，同時，還要注意其中的聯(lián)系，有分寸地妥善處理。 （六）宣傳與保密秘書職能活動中，既參與決策方案的謀劃，又協(xié)助領(lǐng)導決斷時的論證，還要參與決策計劃的執(zhí)行實施。通過秘書的職能活動，把管理系統(tǒng)中的 “ 謀劃決策執(zhí)行 ” 連接起來，有利于決策的制定、貫徹與實施，有利于執(zhí)行狀況的反饋、決策的修正和優(yōu)化，執(zhí)行的控制和調(diào)整，使組織的決策與執(zhí)行系統(tǒng)聯(lián)系更為緊密，使組織的管理信息系統(tǒng)更為靈便，使行政指揮系統(tǒng)更為有效。（七）謀劃與執(zhí)行秘書活動

10、中只有處理好全面工作與重點工作的統(tǒng)一，才能全面地對組織管理提供公務(wù)服務(wù)，對組織運轉(zhuǎn)中各環(huán)節(jié)的重點任務(wù)，中心工作或關(guān)鍵問題，進行突擊。秘書活動的整體機動效應(yīng)，能使組織運轉(zhuǎn)功能更為健全（見圖4-4）。（八）全面與重點圖4-4 活動的整體機動效應(yīng)秘書職能活動既有規(guī)范性，又有隨機性。秘書只有將工作中的規(guī)范性和隨機性統(tǒng)一起來，才能保證其工作主動有序的進行，靈活機動地完成任務(wù)。規(guī)范性秘書有規(guī)范的職能活動，維系著機關(guān)辦公事務(wù)的有序運轉(zhuǎn)，為領(lǐng)導工作提供有序的服務(wù)。隨機性秘書職能活動的隨機性，能夠應(yīng)付突發(fā)事故或隨機事件，使組織運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導工作不受干擾，以確保組織的動態(tài)穩(wěn)定。（九）規(guī)范性與隨機性秘書職能活動的效益，

11、間接地體現(xiàn)在領(lǐng)導和各子系統(tǒng)的效益中。秘書的職能影響，滲透到組織各個方面，直接聯(lián)系著組織的上下左右，聯(lián)系著組織的內(nèi)外。因此，秘書在組織運轉(zhuǎn)中，能夠充分地發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用，使組織各子系統(tǒng)之間，領(lǐng)導與組織成員之間，組織與環(huán)境之間，通過秘書的信息溝通和各種職能活動，配合更加和諧，組織運轉(zhuǎn)更能具有整體效益。（十） 間接性與直接性秘書工作一般規(guī)律的公式秘書工作效果、秘書與領(lǐng)導主輔配合的有效程度、秘書工作投入（即事務(wù)服務(wù)與參謀輔助的投入）等要素間的關(guān)系和聯(lián)系，可用公式表述（見圖1）。用公式表達為： KL（S+A） 圖1 秘書工作一般規(guī)律的公式 秘書工作一般規(guī)律的公式由于主輔配合受領(lǐng)導與秘書價值觀念和認識水平

12、的影響，所以它是一個具有方向性的矢量（見圖2）。圖2 的正負值 第二節(jié)秘書工作原則 一、一般性原則本節(jié)點睛二、專門性原則相關(guān)鏈接在實踐需要的基礎(chǔ)上，以科學的規(guī)律為依據(jù)，形成的行為標準和衡量相應(yīng)事物的準則，就是原則。一、一般性原則秘書工作中的一般性原則，指的是在全部秘書職能活動中，都應(yīng)遵守的原則。它是秘書工作一般規(guī)律的具體體現(xiàn)，是秘書工作對秘書工作行為的客觀要求，也是評價秘書職能活動的重要準則。秘書工作中的一般性原則（見圖4-5）。圖4-5 秘書工作中的一般性原則正面效益原則，就是秘書工作價值取向必須符合事業(yè)公利、組織公利，必須以有效補益和優(yōu)化社會效益、組織管理效益和領(lǐng)導工作效益為出發(fā)點，必須在

13、工作效能作用指向、工作過程指向、心理及思維指向和素質(zhì)發(fā)展指向等方面，都以不斷提高正面效益為目標。（一） 正面效益原則（一） 正面效益原則以領(lǐng)導工作為核心原則是指秘書的一切職能活動，必須圍繞領(lǐng)導工作展開，按領(lǐng)導工作的需要提供全面、周密、及時、有效的服務(wù)。以領(lǐng)導工作為核心原則，是由秘書工作的主要任務(wù)決定的（見圖4-6）。（二） 以領(lǐng)導工作為核心原則圖4-6 以領(lǐng)導工作為核心的表現(xiàn) 具體工作流程閉環(huán)運作原則，是指在各項業(yè)務(wù)活動中，各秘書崗位的分工、各工作環(huán)節(jié)必須有序銜接、首尾相連，形成“閉環(huán)回路”和連續(xù)運作的工作流程，維護工作進程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性，充分發(fā)揮整體功能。遵從具體工作流程閉環(huán)運作原

14、則，必須做到：秘書工作職能的分解與目標結(jié)構(gòu)體系相銜接并協(xié)調(diào)配合；建立秘書工作組織機構(gòu)體系和人員職責分工系統(tǒng)；系統(tǒng)中，要職能分解與人員分工相結(jié)合。（三） 具體工作流程閉環(huán)運作原則專門性原則是針對不同具體工作的原則。它在秘書工作的不同工作領(lǐng)域中發(fā)揮作用。秘書工作中的專門性原則（見圖4-7）。圖圖4-7 秘書工作中的專門性原則二、專門性原則受權(quán)理事雙重角色原則，指的是秘書在受權(quán)辦理特定工作事務(wù)中，兼有 “ 領(lǐng)導代表 ” 和 “ 秘書 ” 雙重角色。在工作上要代表領(lǐng)導在委授權(quán)力范圍行使職權(quán)，處理問題；在工作態(tài)度和待人接物上要以秘書身份，不能以領(lǐng)導者自居。（一） 受權(quán)理事雙重角色原則遵從受權(quán)理事雙重角色

15、原則，秘書必須做到以下幾個方面：要準確把握領(lǐng)導授權(quán)的范圍，只能在授權(quán)范圍內(nèi)代行領(lǐng)導的處置權(quán)；忠實地代表領(lǐng)導，處事中維護事業(yè)公利和組織整體利益；要擺正自己的位置，說話行事、待人接物仍合乎秘書身份；要將“代表領(lǐng)導行使處置權(quán)”與“秘書辦事”兩者緊密結(jié)合起來。 （一） 受權(quán)理事雙重角色原則綜合協(xié)調(diào)強化整體功能原則，指的是秘書在處理協(xié)調(diào)工作中，要按照整體大于部分之和的原理，充分發(fā)揮綜合部門的作用，正確使用各種協(xié)調(diào)手段，從目標、利益、功能、節(jié)奏等多方面促進各子系統(tǒng)、各要素、各相關(guān)方面協(xié)調(diào)配合，緩化矛盾，強化整體合力，維護組織協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。（二） 綜合協(xié)調(diào)強化整體功能原則遵從這一原則，秘書要做到：準確把握失調(diào)狀

16、況、分析失調(diào)原因；從整體目標和整體利益出發(fā)，具體分析；要在維護整體目標和整體利益的基礎(chǔ)上，化解和緩解差異之處；要加強溝通，促進相互理解、相互配合，使失調(diào)問題協(xié)調(diào)解決。 （二） 綜合協(xié)調(diào)強化整體功能原則有效信息溝通原則，指的是要以提高信息利用的效果為出發(fā)點，在收集信息時盡可能全面、真實、準確，在加工處理信息時注重識別、篩選、分析、綜合，在傳輸信息時盡可能注重針對性、有效性、適用性，盡可能提高信息的利用價值。在防止信息不全、溝通不暢、傳遞和反映不及時，信息供給不適應(yīng)領(lǐng)導的需要的同時，防止信息泛濫、信息失真、信息干擾等。（三） 有效信息溝通原則遵從這一原則，秘書必須做到以下幾個方面：要構(gòu)建健全的信息

17、網(wǎng)絡(luò)和科學的信息處理程序；要對重點問題和關(guān)鍵問題的信息加強調(diào)查研究；要努力提高信息加工的科學性；要把握領(lǐng)導工作對信息的需要，有針對性地提供有效信息；要在辦文、辦會中提高效率，防止信息泛濫和虛假信息造成信息污染；要以務(wù)實求真的科學態(tài)度對待信息工作。（三） 有效信息溝通原則秘書的工作原則、方法和藝術(shù) 工作原則：在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準則。 工作方法：為了達到工作目標而采取的手段和途徑。工作藝術(shù)：通過運用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法，順利地完成工作任務(wù)，同時給人以美的感覺和享受。 第三節(jié)秘書職業(yè)思維一、秘書選擇思維層次的方法本節(jié)點睛相關(guān)鏈接三、秘書把握思維節(jié)奏的方法二、秘書

18、選擇思維角度的方法思維是人腦有意識地對客觀事物的反映，是人們對客觀對象觀察、分析、思考的過程。一、秘書選擇思維層次的方法秘書屬于決策領(lǐng)導層的輔助和服務(wù)層次，處于職能管理層中的職能綜合地位，是領(lǐng)導層與職能管理層、與基層、與廣大群眾聯(lián)系的紐帶和橋梁。秘書在其工作實踐中，在思維層次上，有其自身的特殊性，必須注重選擇思維層次及掌握相應(yīng)的方法。 秘書與領(lǐng)導的同層次思維，必須以充分了解領(lǐng)導的工作實踐為基礎(chǔ)，既要了解領(lǐng)導層次法定的權(quán)責范圍、目標指向，又要了解具體領(lǐng)導人的思維模式和習慣思路；既要站在領(lǐng)導層次思考全局性問題，又要模擬領(lǐng)導者思維方式，對待各種具體問題。與領(lǐng)導同層次思維，秘書必須做到三個方面：要正確

19、把握領(lǐng)導工作的價值觀；要準確把握領(lǐng)導的職責范圍；要把握領(lǐng)導工作的思路和對待具體事務(wù)經(jīng)常采用的慣例。 （一） 秘書與領(lǐng)導的同層次思維秘書在處理某些事務(wù)中，除了與領(lǐng)導同層次思維外，還要與領(lǐng)導不同層次的思維。秘書與領(lǐng)導不同層次的思維，是在思維方向一致的前提下，對領(lǐng)導思維的拓展與伸延。（二） 秘書與領(lǐng)導不同層次思維在具體思維過程中，秘書要做到四個方面：要實事求是，從事業(yè)的整體功利出發(fā)，考察不同層次的具體問題；要從具體層次的具體情況出發(fā)，分析考察造成具體問題的原因；要將領(lǐng)導層次思維的看法與特定層次思維所得出的看法加以比較，找出共同之處和差異之處，并深入地分析原因；要根據(jù)造成問題的原因，探求解決問題的辦法

20、。（二） 秘書與領(lǐng)導不同層次思維秘書在處理某些工作中，同時要符合多個層次的需求，就必須進行多層次思維，并將多層次思維有機地統(tǒng)一起來。秘書正確地進行多層次思維，必須注意：立足為滿足本級領(lǐng)導工作需要服務(wù)；要遵循上級領(lǐng)導的指導原則；要深入下級各層次的客觀實際。 （三） 秘書的多層次思維（三） 秘書的多層次思維在實踐中，人們的思維角度是與思維活動的立足點、出發(fā)點、方向性、空間分布和時間度等聯(lián)系在一起的；思維角度受著思維主體的社會實踐、社會地位及所處的社會環(huán)境的直接影響。 二、秘書選擇思維角度的方法秘書在工作實踐中，其工作思維活動的立足點，應(yīng)該是如何有效地輔助和服務(wù)于領(lǐng)導工作，如何有利于提高領(lǐng)導工作效率

21、。秘書立足本職工作，做到盡職盡責，就是立足于輔助和服務(wù)于領(lǐng)導工作，在有效輔助和服務(wù)中盡職盡責。（一） 秘書的本位思維確定秘書本位思維的角度有：要準確觀察和思考領(lǐng)導工作的需要；要清醒地觀察和思考客觀環(huán)境及組織運轉(zhuǎn)的態(tài)勢；要客觀地審視和評價自身的業(yè)務(wù)工作與領(lǐng)導工作需要的契合程度、對領(lǐng)導工作服務(wù)的有效程度。（一） 秘書的本位思維秘書要做好本職工作，除了要正確進行本位思維，準確把握領(lǐng)導工作對秘書輔助和服務(wù)的需要外，還要善于換位思維和多角度思維。秘書換位思維要做到五個方面（見圖4-8）。（二） 秘書的換位思維圖4-8 秘書換位思維秘書進行多角度思維是有現(xiàn)實基礎(chǔ)的。秘書的多角度思維的體現(xiàn)（見圖4-9）。（

22、三） 秘書的多角度思維圖4-9 秘書的多角度思維的體現(xiàn)三、秘書把握思維節(jié)奏的方法社會實踐發(fā)展變化的節(jié)奏加快，促使人們的思維也加快了節(jié)奏，對秘書在工作中的思維節(jié)奏也提出了要求：要適應(yīng)社會發(fā)展變化的節(jié)奏；要與領(lǐng)導工作思維節(jié)奏相協(xié)調(diào)；要符合秘書工作節(jié)奏的特點。在秘書思維活動的整體上，要與領(lǐng)導思維節(jié)奏保持同步；為了有效地服務(wù)和輔助領(lǐng)導工作，又要有加快節(jié)奏的超前思維和放慢節(jié)奏的滯后思維。秘書是為領(lǐng)導工作服務(wù)的，秘書與領(lǐng)導思維同步。秘書與領(lǐng)導思維同步的具體體現(xiàn)，反映在了四個方面：對外部環(huán)境變化的關(guān)注點、思維的時間節(jié)奏、思維的空間節(jié)奏、思維的張弛的變化節(jié)奏。（一）秘書與領(lǐng)導思維同步秘書加快節(jié)奏的超前思維，是

23、在秘書與領(lǐng)導思維總體同步的基礎(chǔ)上，在某些特殊而且必要的情況下，需要秘書加快思維節(jié)奏，進行超前思維。秘書進行超前思維，一般要抓住重要的環(huán)節(jié)，具體如表4-1所示。（二）秘書加快節(jié)奏的超前思維環(huán)節(jié) 秘書的超前思維 作用 某項工作即將結(jié)束，新的工作將要開始時 在總結(jié)前段工作的基礎(chǔ)上收集將要開始的新工作的信息資料 為領(lǐng)導開展新工作做好準備 在領(lǐng)導每一個工作周期往復時 總結(jié)上一周期工作的經(jīng)驗教訓，預測下一周期工作發(fā)展趨勢和特點 為領(lǐng)導下一周期的工作做好準備，協(xié)助領(lǐng)導者在新一輪工作中取得主動 當實踐中出現(xiàn)某種新的情況，新的問題或新的傾向時 加快思維節(jié)奏，盡可能做一些前期準備 協(xié)助領(lǐng)導者把握新的傾向的特征、影

24、響及對應(yīng)辦法 在領(lǐng)導進行決策之前 更多地收集信息資料，更充分地進行參謀輔助思考 為領(lǐng)導即將進行的決策作好準備 每當召開重要會議之前 提前做好文件、事務(wù)準備等，事先多做些調(diào)查研究 協(xié)助領(lǐng)導在充分準備的基礎(chǔ)上，把會議開好表4-1 秘書超前思維的環(huán)節(jié) （二）秘書加快節(jié)奏的超前思維秘書放緩思維節(jié)奏的繼后思維，是在與領(lǐng)導思維總體同步的基礎(chǔ)上，在某些特殊而且必要的情況下，為有效地補充領(lǐng)導思維而進行的繼后思維。秘書進行繼后思維，一般要抓住重要的環(huán)節(jié)，具體如表4-2所示。（三） 秘書放緩節(jié)奏的繼后思維環(huán)節(jié) 秘書的繼后思維 作用 當一項工作任務(wù)正式完成或一個工作周期結(jié)束后 要思考已經(jīng)結(jié)束的工作有無遺留問題，有無

25、疏漏，協(xié)助領(lǐng)導予以解決后繼事務(wù)使工作任務(wù)圓滿完成 當一個新的決定作出后 要思考決定是否周密，有無疏漏，有無忽視的因素，思考執(zhí)行決定的各環(huán)節(jié)安排是否妥善，各方面配合是否協(xié)調(diào) 協(xié)助領(lǐng)導進行補充和調(diào)整 當一個重要會議結(jié)束后 要適當放緩思維節(jié)奏，進行繼后思維，處理會后事務(wù)，收集會議后的反應(yīng)，協(xié)助領(lǐng)導者做好會后落實會議精神的工作確保會議取得預期效果 當領(lǐng)導者處理重要事務(wù)之后 處理后續(xù)事務(wù)，整理有關(guān)資料 保持工作的連續(xù)性 表4-2 秘書繼后思維的環(huán)節(jié) （三） 秘書放緩節(jié)奏的繼后思維秘書應(yīng)適當放緩思維節(jié)奏的繼后思維：要起到拾遺補闕的作用，即對可能出現(xiàn)的疏漏或失誤進行補充、修正、完善，優(yōu)化工作效果；要起到事務(wù)

26、性整理作用，即操辦前段工作所留下的具體事務(wù)；要起到對下一段工作的連接作用，即使工作環(huán)環(huán)緊扣，有序進展；要起到拓展和延伸作用，即將前一段工作落到實處，全面展開。（三） 秘書放緩節(jié)奏的繼后思維好秘書的“流行思維”“我還能做什么？” 對于一個現(xiàn)代型秘書，只知道“要我做什么” 遠遠不夠，還需要知道“我還能做什么”。“我還知道些什么？” 一名合格的現(xiàn)代型秘書，最好做到“無所不知”。信息量的全知性是做好現(xiàn)代秘書工作的基本功?！拔疫€要學什么？” 學習，應(yīng)該是一種思維方式，一種具有自我更新能力和自我成長能力的思維方式。即使沒有優(yōu)越的學歷，也一樣可以為自己謀劃一個理想的職業(yè)人生，只要懂得如何進行學習。第四節(jié)秘書

27、工作方法一、秘書工作方法與管理實踐本節(jié)點睛相關(guān)鏈接二、秘書具體業(yè)務(wù)工作方法 秘書工作方法，指的是秘書發(fā)揮職能作用，完成工作任務(wù)的途徑、程序和手段。秘書處于管理組織體系中的樞紐位置，屬于管理決策層的輔助層次。秘書的工作方法必須與組織管理運行機制協(xié)調(diào)一致，與領(lǐng)導工作方法相契合，與秘書工作職能相匹配。一、 秘書工作方法與管理實踐組織目標為秘書選用工作方法指明方向組織規(guī)范為秘書選用工作方法提供依據(jù)組織需要是秘書選擇工作方法的基礎(chǔ)組織管理方法適用于秘書工作（一）秘書工作方法與組織管理1. 為領(lǐng)導工作做鋪墊的方法秘書工作中很多業(yè)務(wù)活動都是為領(lǐng)導工作做鋪墊的事務(wù)。秘書做好鋪墊性工作，除了要有嚴肅認真、盡職盡

28、責的工作態(tài)度外，必須準確掌握鋪墊性工作的方法（見圖4-10）。圖4-10 為領(lǐng)導工作做鋪墊的方法 （二）秘書工作方法與領(lǐng)導工作2. 對領(lǐng)導工作拓展伸延的方法對領(lǐng)導工作的拓展和伸延，是秘書工作的重要任務(wù)，是體現(xiàn)其參謀助手作用的重要方面。秘書要做好對領(lǐng)導工作拓展和伸延的事務(wù)（見圖4-11）。圖4-11 對領(lǐng)導工作拓展伸延的方法 （二）秘書工作方法與領(lǐng)導工作3. 為領(lǐng)導工作代勞的方法從某種意義上講，為領(lǐng)導工作做鋪墊，對領(lǐng)導工作拓展伸延，都能起到為領(lǐng)導工作代勞的作用。秘書為領(lǐng)導工作代勞必須注意的事項（見圖4-12）。圖4-12 為領(lǐng)導工作代勞的方法（二）秘書工作方法與領(lǐng)導工作圖4-13 伴隨領(lǐng)導公務(wù)活

29、動的方法 4. 伴隨領(lǐng)導公務(wù)活動的方法伴隨領(lǐng)導者的公務(wù)活動，是秘書發(fā)揮近身跟蹤參謀輔助作用的重要形式之一。秘書伴隨領(lǐng)導公務(wù)活動中的工作，要想達到主輔配合默契的程度，取得良好的成效，必須注意六個方面（見圖4-13）。（二）秘書工作方法與領(lǐng)導工作5. 領(lǐng)導與秘書主輔配合的一體化秘書為領(lǐng)導工作做鋪墊、對領(lǐng)導工作拓展伸延、為領(lǐng)導工作代勞、伴隨領(lǐng)導公務(wù)活動，都是秘書發(fā)揮綜合性跟蹤輔助和服務(wù)職能作用的體現(xiàn)形式。只有領(lǐng)導與秘書兩方面都在實踐中加強相互溝通，才能逐步達到主輔配合一體化的境界。若任何一方不足，都難以實現(xiàn)有效而和諧的主輔配合。（二）秘書工作方法與領(lǐng)導工作秘書工作的綜合職能和專項業(yè)務(wù)是相互融合、有機

30、地聯(lián)系在一起的。在實踐中，秘書必須根據(jù)實際需要，靈活選用多種方法并綜合使用各種方法。二、秘書具體業(yè)務(wù)工作方法秘書協(xié)調(diào)工作必須從實際出發(fā)，立足于自身的職能地位和職能特征，靈活選用適當?shù)膮f(xié)調(diào)方法（見圖4-14）。（一）秘書協(xié)調(diào)方法圖4-14 秘書協(xié)調(diào)方法1. 溝通協(xié)調(diào)方法 要準確把握造成失調(diào)的原因是否由信息溝通不暢或受阻造成的。要了解隔閡或誤會的消除，需要進行怎樣內(nèi)容的信息?需要采用何種方式溝通?需要選擇怎樣的最佳時機?要注重協(xié)調(diào)者促進失調(diào)各方之間的相互溝通。（一）秘書協(xié)調(diào)方法2. 變通協(xié)調(diào)方法要肯定有關(guān)各方所堅持的看法或觀點中的合理部分。在有關(guān)各方看法的合理部分和共同之處的基礎(chǔ)上，避開差異之處，

31、提出一個各方都可接受的協(xié)調(diào)方法。要強調(diào)變通協(xié)調(diào)方法對各方都有利，事業(yè)的整體利益需要各方的協(xié)調(diào)配合。當有關(guān)各方接受變通協(xié)調(diào)辦法后，幫助有關(guān)各方認識到利益是一致的，避免類似失調(diào)現(xiàn)象出現(xiàn)。（一）秘書協(xié)調(diào)方法3. 融合協(xié)調(diào)方法從分析失調(diào)問題中的相關(guān)因素入手，將共同之處、相近之處、相容之處，與差異之處、對立之處分開。要強調(diào)整體目標、整體利益的重要性，使有關(guān)各方產(chǎn)生協(xié)調(diào)的意愿。提出一個各方都可接受的協(xié)調(diào)方案，對差異之處采取靈活的折中的辦法加以處理。若差異或?qū)α⒁粫r難以解決，可暫時擱置，首先恢復主要方面的協(xié)調(diào)配合；對差異或?qū)α⒅帲芍鸩浇鉀Q，或請領(lǐng)導進行裁決。（一）秘書協(xié)調(diào)方法4. 政策法規(guī)協(xié)調(diào)方法要了解

32、失調(diào)現(xiàn)象是由于對哪些政策法規(guī)的理解或執(zhí)行的偏差造成的。要全面理解有關(guān)政策法規(guī)，準確把握其精神實質(zhì)，并對照失調(diào)現(xiàn)象，具體分析在哪些方面對有關(guān)政策法規(guī)理解或執(zhí)行上出現(xiàn)了偏差，應(yīng)當如何正確理解或執(zhí)行。要同有關(guān)各方一起學習相關(guān)的政策法規(guī)，一同對照政策法規(guī)分析失調(diào)現(xiàn)象，提高認識水平。在提高認識的基礎(chǔ)上，統(tǒng)一認識，共同研究遵照政策法規(guī)，解決恢復協(xié)調(diào)配合的具體辦法。要按照共同研究的辦法，具體解決問題，并以有關(guān)政策法規(guī)為尺度，嚴格按政策法規(guī)辦事。（一）秘書協(xié)調(diào)方法5. 計劃協(xié)調(diào)方法 對計劃執(zhí)行不力或執(zhí)行不當，應(yīng)要求執(zhí)行者嚴格按計劃執(zhí)行，不能因局部問題影響整體計劃目標。對有關(guān)方面執(zhí)行計劃的實力在因意外災(zāi)變或事故

33、受損而造成失調(diào)，可將此情況及時向領(lǐng)導匯報，以便給予必要的支持和幫助，使計劃得以順利實施。對計劃本身的疏漏造成的執(zhí)行中的失調(diào)，應(yīng)報請計劃的制定者做出必要的調(diào)整。對客觀環(huán)境發(fā)生變化，使計劃執(zhí)行出現(xiàn)的失調(diào)，應(yīng)把失調(diào)現(xiàn)象及其原因及時向上級反映，并提出協(xié)調(diào)措施的具體建議，供領(lǐng)導者參考，以便盡早對計劃進行必要的調(diào)整，使之符合客觀環(huán)境變化的要求。（一）秘書協(xié)調(diào)方法6. 節(jié)奏程序協(xié)調(diào)方法要以有利于組織整體工作效率為依據(jù)，對各局部的運轉(zhuǎn)節(jié)奏、步調(diào)進行考察，對太過者抑之，不足者促之，使整體步調(diào)和節(jié)奏和諧一致。要以組織整體效益為依據(jù)，將運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)上脫節(jié)、程序上顛倒或混亂之處進行調(diào)整，使各局部、各環(huán)節(jié)、各子系統(tǒng)之間保持

34、有機聯(lián)系和配合。要建立和健全維護組織有序運轉(zhuǎn)的管理制度，規(guī)范各相關(guān)方面的局部行為，維護組織整體有序地正常運轉(zhuǎn)。（一）秘書協(xié)調(diào)方法7. 會稿協(xié)調(diào)方法要準確把握具體文件內(nèi)容與哪些職能管理部門的管理權(quán)限有關(guān)；要了解客觀實際情況；要了解和把握國家和上級機關(guān)已發(fā)布了哪些相關(guān)的政策法規(guī)；要約請相關(guān)的職能管理人員在遵循國家和上級政策法規(guī)的基礎(chǔ)上，進行會稿，綜合各方面的意見，制成一份各方面都滿意的文稿，再按法定程序頒行；要組織各方面通力合作，貫徹執(zhí)行，確保取得良好的執(zhí)行效果。（一）秘書協(xié)調(diào)方法8. 會商協(xié)調(diào)方法要針對實際問題的客觀需要，約請相關(guān)管理部門派人參與會商；要向會商人員全面地介紹有關(guān)失調(diào)問題的全面情況

35、，并指出需要進行協(xié)調(diào)的關(guān)鍵和重點；要全面準確地綜合各會商人員的看法和意見，制定出協(xié)調(diào)的具體措施；要在實施協(xié)調(diào)的進程中，組織參與會商的部門通力合作，取得圓滿的協(xié)調(diào)效果。（一）秘書協(xié)調(diào)方法（一）秘書協(xié)調(diào)方法秘書在督促檢查工作的具體任務(wù)范圍（見圖4-15）。（二）秘書督促檢查方法圖4-15 秘書督促檢查的具體任務(wù)秘書進行督促檢查應(yīng)注意的事項（見圖4-16）。（二）秘書督促檢查方法圖4-16 秘書進行督促檢查應(yīng)注意的事項 秘書在運用督促檢查方法的實踐過程中，要注重的問題（見圖4-17）。（二）秘書督促檢查方法圖4-17 秘書進行督促檢查要注重的問題 1. 秘書與領(lǐng)導溝通方法秘書與領(lǐng)導信息溝通，根據(jù)不同

36、的情況，可靈活選用許多具體的方法。一般普遍適用性的方法，可以概括為：根據(jù)實際需要，確定溝通內(nèi)容，根據(jù)領(lǐng)導工作節(jié)奏，確定溝通時機、溝通形式、溝通對象，以求有效地為領(lǐng)導工作服務(wù)。這一方法具體如表4-3所示。（三）秘書信息溝通方法表現(xiàn) 具體做法 內(nèi)容對新情況、新問題、新趨勢或難以把握的問題要及時匯報、全面反映不得延誤，不得報喜不報憂；對有章可循的、例行事務(wù)，可主動按規(guī)定辦理，不必事事請示匯報；對常規(guī)工作，可定期向領(lǐng)導匯報，對突發(fā)事件和重大問題，要及時匯報、請示時機當領(lǐng)導處理或思考重要問題時，一般不要打擾，若有急事，可做簡要準確陳述；當領(lǐng)導主動了解情況時，應(yīng)做真實詳細匯報，提出建議；當領(lǐng)導對情況了解不

37、足，應(yīng)及時提供全面準確真實的情況對象按領(lǐng)導班子的分工，將有關(guān)情況或問題，對口向分工負責的領(lǐng)導人匯報或請示，并按其指示和要求去辦理；對涉及到全局的綜合性問題，應(yīng)向主持全面工作的領(lǐng)導人請示匯報，按其指示精神辦事場合和形式在會場或其他公共場合，若無要事，宜用簡短溝通，讓領(lǐng)導集中精力面對公眾在與領(lǐng)導單獨相處時，可對有關(guān)問題做詳細溝通對重要的政策性問題和必須經(jīng)領(lǐng)導批辦的事項，可用書面請示、匯報表4-3 秘書與領(lǐng)導溝通的普遍方法（三）秘書信息溝通方法2. 秘書與職能部門溝通方法 秘書與職能管理部門有著經(jīng)常性的工作往來。秘書與職能部門保持良好的信息溝通，不僅有利于各自發(fā)揮其功能作用，而且對組織的整體管理也是

38、極為有利的。秘書與職能部門信息溝通方法，一般以正式組織信息溝通渠道為依托，采用定期溝通與不定期溝通相結(jié)合，在工作交往中加強人際間的思想交流，促進相互配合，共同為組織整體管理服務(wù)。（三）秘書信息溝通方法撰擬公文文稿是秘書經(jīng)常性的重要任務(wù)。秘書撰擬公文的方法（見圖4-18）。（四）秘書公文撰擬方法圖4-18 秘書撰擬公文的方法秘書掌握和運用這一公文撰擬方法應(yīng)注重四個方面（見圖4-19）。（四）秘書公文撰擬方法圖4-19 秘書掌握和運用公文撰擬方法應(yīng)注重的方面1. ABC分類處理方法要事急事為A類，優(yōu)先辦理；重要但不緊迫的事為B類，次優(yōu)辦理；一般性事務(wù)和可暫緩的事項為C類，可放在時間比較充裕時辦理。2. 一氣呵成與分段進行相結(jié)合的方法在工作中，盡可能將手頭的工作任務(wù)在保證質(zhì)量的前提下一鼓作氣，一氣呵成地集中精力迅速辦理完畢，避免中途間斷或擱置。（五）秘書工作進程調(diào)度方法3. 統(tǒng)籌計劃方法用統(tǒng)籌計