常用公文寫作培訓(xùn)課件(共-43張PPT)

1、深圳市星河物業(yè)管理有限公司 常用公文寫作課程內(nèi)容一、公文概述二、公文寫作步驟及要求三、常用公文的寫作要點(diǎn)四、公文寫作常見錯(cuò)誤 一、公文概述廣義公文:是同私人文書相對(duì)而言的，包括行政公文、規(guī) 章文書、事務(wù)文書等部門或機(jī)關(guān)常用應(yīng)用文。狹義公文:專指行政公文，是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、 社會(huì)團(tuán)體等法定社會(huì)組織在行使職權(quán)和實(shí)施管 理的過(guò)程中，依據(jù)特定的程序、規(guī)劃、格式撰 制出來(lái)，表達(dá)表述自己意志以發(fā)揮行政管理效 能的文書；是企業(yè)公文，具有一定約束力的企 業(yè)文書。公文的作用規(guī)范和準(zhǔn)繩作用領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用宣傳和教育作用聯(lián)系和知照作用依據(jù)和憑證作用1.從公文來(lái)源分：對(duì)外公文、收來(lái)公文、內(nèi)部公文。2.從公文作用分

2、：指揮、規(guī)范、報(bào)請(qǐng)、知照、記錄性公文。3.從公文行文關(guān)系分：上行文、平行文、下行文。4.從公文處理要求分：需辦件、參閱件；急件、平件；秘密 件、普通件。公文的分類5.從適用范圍分： 根據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定，行政公文主要分為十三類，即命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。公文的分類文書的語(yǔ)言特點(diǎn)： 準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、莊重、樸實(shí)、規(guī)范。公文的主體格式1.公文標(biāo)題2.主送單位3.公文正文4.附件5.發(fā)文單位署名6.成文日期7.生效標(biāo)識(shí)（用印）（上不壓正文、下騎年壓月） 8.附注二、公文寫作的步驟與要求1.明確發(fā)文主旨2.收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究3

3、.擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)4.起草正文5.反復(fù)檢查，認(rèn)真修改擬寫公文的基本要求1.格式要求2.內(nèi)容要求3.文字要求符合國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的規(guī)定要求符合公司相關(guān)規(guī)定要求符合黨和國(guó)家路線、方針政策符合上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)要求符合領(lǐng)導(dǎo)意圖實(shí)用、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練。編號(hào)規(guī)則1、下發(fā)文不采用“發(fā)”，上報(bào)文不采用字”；2、發(fā)文號(hào)由發(fā)文單位代字、年度和順序號(hào)三部分組成， 年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份標(biāo)全稱，用六角 括號(hào)“”括入；3、序號(hào)不編虛位（即不編為001），不加“第”字。編號(hào)規(guī)則公司發(fā)文： 深星物XXXX年XXX號(hào)總經(jīng)辦發(fā)文： 深星物總辦XXXX年XXX號(hào)財(cái)務(wù)部發(fā)文： 深星物財(cái)務(wù)XXXX年XXX號(hào)物業(yè)部發(fā)

4、文： 深星物物業(yè)XXXX年XXX號(hào)品質(zhì)部發(fā)文： 深星物品質(zhì)XXXX年XXX號(hào)編號(hào)規(guī)則分公司發(fā)文： 深星物XXXXXX年XXX號(hào)例如：“深星物常州2011年1號(hào)”。深圳轄區(qū)管理處發(fā)文：深星物XXXXXX年XXX號(hào)例如：“深星物明居2011年1號(hào)”。字體和格式要求 編號(hào)： 宋體四號(hào)字標(biāo)題： 黑體二號(hào)字章標(biāo)題： 宋體四號(hào)加粗正文： 宋體四號(hào)主題詞： 宋體四號(hào)，每個(gè)主題詞之間空一個(gè)字 間距報(bào)、抄送：宋體小四號(hào)字頁(yè)碼： 宋體五號(hào)，居中行間距： 標(biāo)準(zhǔn)字間距： 標(biāo)準(zhǔn)三、常用公文的寫作要點(diǎn)日常工作中常用的公文文種請(qǐng)示報(bào)告通知通報(bào)函會(huì)議紀(jì)要三、常用公文的寫作要點(diǎn)一、請(qǐng)示二、報(bào)告 這兩種公文均屬上行文。所謂上行文

5、是指下級(jí)部門向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門（包括有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)部門在內(nèi)）的行文。 請(qǐng) 示 請(qǐng)示是下級(jí)部門向所屬上級(jí)部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的呈請(qǐng)性上行公文。請(qǐng)示的分類： 請(qǐng)求指示的；請(qǐng)求批示的；請(qǐng)求審核的； 請(qǐng)求解決的；請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的。 請(qǐng) 示請(qǐng)示的寫作結(jié)構(gòu)：標(biāo)題通常由發(fā)文部門、事由、文種三要素組成。 例：總經(jīng)辦關(guān)于內(nèi)部培訓(xùn)師外出參觀的請(qǐng)示主送部門或單位正文：請(qǐng)示事由或起因+請(qǐng)示事項(xiàng)+請(qǐng)求落款 一般有較為固定的結(jié)語(yǔ)如：妥否（可否，是否可行），請(qǐng)批示。請(qǐng)示的寫作技法1、 “請(qǐng)示”的內(nèi)容一般較多涉及的是“人、財(cái)、物、機(jī)構(gòu)、編制、出境以及工作中遇到的需要上級(jí)作出決定的重大問(wèn)題或應(yīng)由上級(jí)加以審批的事項(xiàng)等具體問(wèn)題

6、，也就是人們通常所說(shuō)的硬件方面的問(wèn)題。2、請(qǐng)示的行文對(duì)象必需是自己的上級(jí)部門。3、要把握請(qǐng)示的內(nèi)在邏輯不論內(nèi)容長(zhǎng)短，要講清楚兩個(gè)問(wèn)題，即“為什么要請(qǐng)示” “請(qǐng)示什么問(wèn)題” 。4、“香燒一股，佛敬一尊”。前者比喻寫請(qǐng)示要堅(jiān)持一文一事，即 一篇請(qǐng)示只能向上級(jí)請(qǐng)示批準(zhǔn)一個(gè)問(wèn)題，以便上級(jí)及時(shí)、專一 地進(jìn)行處理。后者比喻請(qǐng)示的主送部門只能是一個(gè)，不能多頭 請(qǐng)示。請(qǐng)示的寫作注意事項(xiàng)寫請(qǐng)示要一文一事，切忌一文數(shù)事。請(qǐng)示的主送部門只能是一個(gè)，不能多頭主送。不要錯(cuò)用文種，尤其要與報(bào)告區(qū)別使用。要選準(zhǔn)請(qǐng)示事項(xiàng)，考慮到上級(jí)批準(zhǔn)的可能性。請(qǐng)示理由要充分，能引人注目，有說(shuō)服力。 報(bào) 告報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況

7、、提出建議、答復(fù)上級(jí)詢問(wèn)的上行公文。報(bào)告的種類：工作報(bào)告、情況報(bào)告、建議報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送報(bào)告。報(bào)告由標(biāo)題、主送部門、正文、簽署構(gòu)成。報(bào)告正文由開頭（報(bào)告目的）、中間（報(bào)告內(nèi)容）、結(jié) 尾（結(jié)束語(yǔ)）組成。報(bào)告的寫作結(jié)構(gòu)標(biāo)題 通常由發(fā)文部門、事由、文種三要素組成。 如：*部處關(guān)于管理費(fèi)收繳工作情況的報(bào)告正文 1.報(bào)告引據(jù)：報(bào)告正文的開頭部分，簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)句報(bào)交代出全文的主要內(nèi)容或基本情況。，然后用一句過(guò)渡語(yǔ)“先將有關(guān)情況報(bào)告如下”。 2.報(bào)告事項(xiàng)：分三步，工作的基本情況；主要做法和成績(jī)； 存在的問(wèn)題及今后的打算。結(jié)尾 另起一段，獨(dú)占一行。有固定的結(jié)語(yǔ)，如“以上報(bào)告如有不妥，請(qǐng)指示”、“特此報(bào)告”

8、等。報(bào)告的寫作技法1.切實(shí)把握?qǐng)?bào)告寫作的通用規(guī)則 三段式： （1）情況做法問(wèn)題 （2）情況（做法）問(wèn)題今后意見 （3）情況原因（責(zé)任）下一步做法2.注重實(shí)效，情況真實(shí) 注重實(shí)效指用報(bào)告向上級(jí)反映情況、匯報(bào)工作、提出建議，必須及時(shí)、迅速，不能拖沓。報(bào)告承擔(dān)著向上級(jí)部門反映信息及決策反饋的作用，必須原原本本地反映實(shí)際情況。3.語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔、篇幅要短小 請(qǐng)示與報(bào)告的異同相同之處：同屬一個(gè)行文方向上行文不同之處： 1.行文要求不同：報(bào)告不要求上級(jí)批復(fù)，而請(qǐng)示則要求上級(jí)批復(fù)。 2.行文時(shí)間不同：報(bào)告是事中或事后行文，而請(qǐng)示只能是事前行文。 3.文種性質(zhì)不同：報(bào)告屬陳述性的上行公文，而請(qǐng)示屬請(qǐng)求性的 上行公

9、文。 4.結(jié)尾用語(yǔ)不同：報(bào)告的結(jié)尾一般用“特此報(bào)告”或不用，對(duì)上級(jí)沒 有明確的回復(fù)要求。請(qǐng)示一般用“可否，請(qǐng)批 示”，對(duì)上級(jí)的要求十分肯定。通 知通知是上級(jí)部門對(duì)下級(jí)部門、平行部門以及部門內(nèi)部發(fā) 布規(guī)章、布置工作、傳達(dá)指示、任免人員等經(jīng)常使 用的一種公文。 通知由標(biāo)題、受文單位、正文（通知原由、通知事項(xiàng)、 執(zhí)行要求）、落款組成。通 知三種類型的通知1、批轉(zhuǎn)性通知2、轉(zhuǎn)發(fā)性通知3、發(fā)布性通知通 知擬寫通知的注意事項(xiàng)（“三忌三要”）：一忌啰嗦，二忌條理不清，三忌無(wú)謂的客套寒喧；內(nèi)容要明確具體，語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔肯定，要使用一定的專用語(yǔ)。通 報(bào)通報(bào)：是表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情 況的一種公文。通報(bào)

10、的特點(diǎn)：知照性、教育性、政策性、針對(duì)性、 典型性。通報(bào)的類別：表?yè)P(yáng)性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)、情況通報(bào)。通報(bào)由標(biāo)題、主送部門、正文、落款組成。通 報(bào)通報(bào)的正文：引據(jù)、主體（事實(shí)與評(píng)析、決定）、結(jié)語(yǔ)。通報(bào)寫作的基本要求：行文要及時(shí)；事例要真實(shí)、典型；敘述要詳略得當(dāng)；提出要求要可行；要突出教育性，注意掌握政策。函函是不相隸屬部門之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題或向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等的公文。私函與公函的區(qū)別：口語(yǔ)化與書面語(yǔ)化寒喧用語(yǔ)與禮貌用語(yǔ) 函函的分類：1、從函的內(nèi)容來(lái)分：商洽工作函；詢問(wèn)情況或 征詢意見函；答復(fù)問(wèn)題函；互通情況函；請(qǐng) 批函。2、從函的格式來(lái)分：公函；便函。3、從函的發(fā)文方向來(lái)分：發(fā)函

11、；復(fù)函。函函的格式：一般由標(biāo)題、正文、落款和成文時(shí)間構(gòu)成。正文包括原由、事項(xiàng)、結(jié)語(yǔ)三部分。 函擬寫函的注意事項(xiàng)：無(wú)論主動(dòng)發(fā)函或復(fù)函，均應(yīng)開宗明義，不用客套話；要有鮮明的針對(duì)性，做到一函一事；態(tài)度誠(chéng)懇，語(yǔ)氣平和，切忌發(fā)號(hào)施令；復(fù)函要直接回答對(duì)方來(lái)函提出的問(wèn)題，不宜提出執(zhí)行要求。 會(huì) 議 紀(jì) 要會(huì)議紀(jì)要是記載和傳達(dá)會(huì)議情況與議定事項(xiàng)的公文。會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別： 會(huì)議記錄不是公文，而紀(jì)要是正式公文； 會(huì)議記錄是一種“過(guò)程記錄”，而紀(jì)要是一種“精神 傳達(dá)”。 會(huì) 議 紀(jì) 要會(huì)議紀(jì)要的作用：溝通情況；交流經(jīng)驗(yàn)；統(tǒng)一認(rèn)識(shí)；指導(dǎo)工作。會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)：概括性；紀(jì)實(shí)性；系統(tǒng)性；約束力。 會(huì) 議 紀(jì) 要1、

12、單式標(biāo)題： 會(huì)議名稱+文種 會(huì)議部門+會(huì)議名稱+文種 會(huì)議部門+事由+會(huì)議名稱+文種2、復(fù)式標(biāo)題： 由正題和副題組成。 會(huì) 議 紀(jì) 要會(huì)議紀(jì)要的正文： 1、集中概述法。 2、分項(xiàng)敘述法。 3、發(fā)言提要法。 會(huì)議情況概述+會(huì)議內(nèi)容摘要 會(huì) 議 紀(jì) 要會(huì)議紀(jì)要的撰寫要求：實(shí)事求是，真實(shí)準(zhǔn)確突出重點(diǎn)，簡(jiǎn)明精煉層次分明，條理清楚 四、公文寫作常見錯(cuò)誤一、文種使用不當(dāng)二、格式不規(guī)范三、行文規(guī)則混亂 四、提法不當(dāng)五、名稱表述混亂 六、時(shí)間表述含糊 七、用詞不當(dāng) 八、不符合語(yǔ)法 九、數(shù)字使用不統(tǒng)一 常見錯(cuò)誤解析一、語(yǔ)句不合語(yǔ)法規(guī)范例1、*（部處）優(yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的員工生活待遇的通知。 例2、*（部處）關(guān)于

13、認(rèn)真做好09年表彰優(yōu)秀員工的通知。例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。其辦文意圖應(yīng)是面向公司的，但也可理解為只是面向本部處的，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文部門與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補(bǔ)上。例2缺賓語(yǔ)。此標(biāo)題動(dòng)詞是“做好”后面缺少賓語(yǔ)“工作”應(yīng)補(bǔ)上。 常見錯(cuò)誤解析二、請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆 例3、*（部處）關(guān)于申請(qǐng)解決更換一臺(tái)電梯并大修一臺(tái)空調(diào)的報(bào)告。 例3的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問(wèn)題，關(guān)鍵詞是“請(qǐng)示”，“請(qǐng)示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請(qǐng)示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報(bào)告”兩字替換為“請(qǐng)示”。 常見錯(cuò)誤解析二、請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆例4、*（部處）關(guān)于申請(qǐng)E區(qū)A棟房屋鑒定的報(bào)

14、告。 例4的標(biāo)題內(nèi)容是某管理處請(qǐng)求某部門批準(zhǔn)“房屋鑒定”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系。該文件是屬于請(qǐng)求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報(bào)告”，將“報(bào)告”兩字改為“函”。 常見錯(cuò)誤解析二、請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆例5、*（部處）關(guān)于2010年元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示報(bào)告。例5的標(biāo)題顯然是下屬單位向上級(jí)主管部門請(qǐng)求解決經(jīng)費(fèi)的問(wèn)題。此文是屬于請(qǐng)示性公文，“報(bào)告”兩字應(yīng)改為“請(qǐng)示”。謝謝大家！激勵(lì)學(xué)生學(xué)習(xí)的名言格言220、每一個(gè)成功者都有一個(gè)開始。勇于開始，才能找到成功的路。221、世界會(huì)向那些有目標(biāo)和遠(yuǎn)見的人讓路（馮兩努香港著名推銷商）222、絆腳石乃是進(jìn)身之階。223、銷售世界上第一號(hào)的

15、產(chǎn)品不是汽車，而是自己。在你成功地把自己推銷給別人之前，你必須百分之百的把自己推銷給自己。224、即使爬到最高的山上，一次也只能腳踏實(shí)地地邁一步。225、積極思考造成積極人生，消極思考造成消極人生。226、人之所以有一張嘴，而有兩只耳朵，原因是聽的要比說(shuō)的多一倍。227、別想一下造出大海，必須先由小河川開始。228、有事者，事竟成；破釜沉舟，百二秦關(guān)終歸楚；苦心人，天不負(fù)；臥薪嘗膽，三千越甲可吞吳。229、以誠(chéng)感人者，人亦誠(chéng)而應(yīng)。230、積極的人在每一次憂患中都看到一個(gè)機(jī)會(huì)，而消極的人則在每個(gè)機(jī)會(huì)都看到某種憂患。231、出門走好路，出口說(shuō)好話，出手做好事。232、旁觀者的姓名永遠(yuǎn)爬不到比賽的計(jì)分板上。233、怠惰是貧窮的制造廠。234、莫找借口失敗，只找理由成功。（不為失敗找理由，要為成功找方法）235、如果我們想要更多的玫瑰花，就必須種植更多的玫瑰樹。236、偉人之所以偉大，是因?yàn)樗c別人共處逆境時(shí)，別人失去了信心，他卻下決心實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)。237、世上沒有絕望的處境，只有對(duì)處境絕望的人。238、回避現(xiàn)實(shí)的人，未來(lái)將更不理想。239、當(dāng)你感到悲哀痛苦時(shí)，最好是去學(xué)些什么東西。學(xué)習(xí)會(huì)使你永遠(yuǎn)立于不敗之地。240、偉人所達(dá)到并保持著的高處，并不是一飛就到的，而是他們?cè)谕閭兌妓臅r(shí)候，一步步艱辛地向上爬241、