會計(jì)信息化系統(tǒng)管理課件

1、系統(tǒng)管理概述目前比較成熟的會計(jì)信息化軟件一般都是多個(gè)分工不同的模塊構(gòu)成的。各個(gè)模塊使用公共的基礎(chǔ)信息，它們各自生成的信息要進(jìn)行模塊間的傳遞。各個(gè)模塊服務(wù)于同一個(gè)會計(jì)主體，有同一套操作人員。為了對各模塊進(jìn)行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護(hù)，暢捷通T3-企業(yè)管理信息化軟件設(shè)置了系統(tǒng)管理平臺進(jìn)行統(tǒng)一管理。系統(tǒng)管理概述系統(tǒng)管理主要完成以下功能：對賬套進(jìn)行建立、修改、恢復(fù)、備份、輸出管理年度賬：建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)各年度數(shù)據(jù)設(shè)置操作員及其權(quán)限日志管理（上機(jī)日志、系統(tǒng)日志）清除異常任務(wù)和單據(jù)鎖定系統(tǒng)管理（升級SQL Server數(shù)據(jù)、 設(shè)置SQL Server 口令、設(shè)置備份計(jì)劃等）建立賬套當(dāng)我們用會計(jì)軟

2、件為一個(gè)會計(jì)主體進(jìn)行電算化業(yè)務(wù)處理時(shí)，需要在微機(jī)中為其開辟出一個(gè)空間存放這個(gè)主體的數(shù)據(jù)。這是一個(gè)數(shù)據(jù)庫，存放著這個(gè)會計(jì)主體的所有會計(jì)信息，我們也把它叫做賬套賬套是會計(jì)數(shù)據(jù)的物理存在形式暢捷通-3中可設(shè)置最999多個(gè)賬套,每個(gè)賬套都是互相獨(dú)立的，各自存放各自主體的數(shù)據(jù)，完成獨(dú)立的各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理。建立賬套工作需要由系統(tǒng)管理員（ 簡稱Admin ）登錄系統(tǒng)管理模塊來完成賬套的建立-賬套信息賬套號：001-999,不能同已存賬套號重復(fù)。賬套名稱：啟動會計(jì)軟件后，它將顯示在屏幕下方狀態(tài)欄上。賬套路徑：存放賬套的位置，可以修改。啟用會計(jì)期：由手工核算轉(zhuǎn)為電算化軟件處理的時(shí)點(diǎn)，不能早于系統(tǒng)時(shí)間賬套的建立-單位

3、信息單位名稱：指單位的全稱，用于發(fā)票打印時(shí)。必須輸入單位簡稱：除打印發(fā)票外其他情況均使用單位簡稱。（本項(xiàng)也可以不輸入）其他項(xiàng)目可以選擇性地填寫賬套的建立-賬套信息本幣代碼：必須錄入本幣名稱：日常進(jìn)行會計(jì)核算的主要幣種，必須要進(jìn)行設(shè)置（默認(rèn)為人民幣）企業(yè)類型：選擇工業(yè)或商業(yè)行業(yè)性質(zhì)：用于確認(rèn)所適用的會計(jì)制度或會計(jì)準(zhǔn)則賬套主管：可以在下拉菜單中選擇適當(dāng)操作員設(shè)置為新建賬套的主管（也可不在此設(shè)置，而到權(quán)限菜單中指定）按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目：將本賬套所適用會計(jì)制度（準(zhǔn)則）的一級科目（也含部分二級科目）放置于賬套中，用戶只設(shè)置明細(xì)科目即可賬套的建立-基礎(chǔ)信息設(shè)置存貨是否分類客戶是否分類供應(yīng)商是否分類有無外幣

4、核算本頁面的設(shè)置視企業(yè)的實(shí)際情況而定。存貨量大而種類繁多，規(guī)格型號多樣的就應(yīng)分類?？蛻?、供應(yīng)商數(shù)量很多，業(yè)務(wù)量和往來金額差別很大，行業(yè)和地域范圍廣的有必要分類管理。用外幣進(jìn)行部分往來業(yè)務(wù)結(jié)算的就需要外幣核算。（若在此不設(shè)置外幣核算，即使在總賬模塊中設(shè)置了外幣也不能正常使用）賬套的建立-分類編碼方案和數(shù)據(jù)精度定義分類編碼方案設(shè)置：在電算化系統(tǒng)中，幾乎每種會計(jì)信息都有各自的代碼，在會計(jì)軟件內(nèi)部對會計(jì)信息實(shí)質(zhì)上都是通過代碼進(jìn)行各項(xiàng)處理的。本軟件對編碼采用分級設(shè)置，每級設(shè)置相關(guān)的位數(shù)。這樣通過編碼就可以分清各種數(shù)據(jù)信息的邏輯關(guān)系。用戶可以對科目、結(jié)算方式、客戶、供應(yīng)商等編碼進(jìn)行級次設(shè)置。例如科目編碼級

5、次設(shè)置為422222,含義為會計(jì)科目最多可設(shè)置至六級，第一級科目代碼為4位數(shù)，第二至六級每級代碼為2位數(shù)。其他項(xiàng)目的編碼類似。數(shù)據(jù)精度設(shè)置根據(jù)本單位的核算要求設(shè)置數(shù)量、單位、件數(shù)等核算保留的小數(shù)位。是否啟用賬套若需立即啟用，選擇目前要啟用的模塊，錄入啟用日期。啟用日期不能早于建立賬套的日期設(shè)置操作員權(quán)限操作員設(shè)置設(shè)置操作員編號、姓名、口令及所屬部門編號一經(jīng)設(shè)置不能修改，各操作員編號不能重復(fù)賬套主管權(quán)限設(shè)置先選擇操作員點(diǎn)擊“賬套主管”復(fù)選框普通操作員權(quán)限設(shè)置先選擇操作員選擇操作員工作的賬套選擇具體權(quán)限(雙擊某模塊名設(shè)置該模塊的全部功能，雙擊某模塊對應(yīng)的具體權(quán)限可進(jìn)行個(gè)別權(quán)限的設(shè)置)系統(tǒng)管理員和賬

6、套主管權(quán)限對比只有系統(tǒng)管理員和賬套主管能夠登錄系統(tǒng)管理模塊下方左圖為系統(tǒng)管理員的登錄界面，只需錄入用戶名和密碼下方右圖為賬套主管的登錄界面，需錄入用戶名、密碼和所登錄的賬套。注意：系統(tǒng)管理員不是管理個(gè)別賬套的，而是對全部賬套都有權(quán)限。賬套主管只對其主管的個(gè)別賬套進(jìn)行管理。系統(tǒng)管理員和賬套主管權(quán)限對比主要權(quán)限系統(tǒng)管理員賬套主管建立賬套修改賬套恢復(fù)（備份、輸出）賬套啟用賬套操作員設(shè)置操作員權(quán)限設(shè)置對全部賬套有效對任主管的賬套有效年度賬清除異常任務(wù)、清除單據(jù)鎖定上機(jī)日志設(shè)置SQLSever 口令升級SQLSever數(shù)據(jù)庫設(shè)置備份計(jì)劃賬套的修改和啟用只有賬套主管才能夠使用菜單上的修改賬套和啟用賬套功能

7、修改賬套：賬套建立后如果發(fā)現(xiàn)某些設(shè)置需要修改，應(yīng)由賬套主管登錄系統(tǒng)管理進(jìn)行賬套修改。例：某企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，新建賬套后，發(fā)現(xiàn)未設(shè)置外幣核算首先以賬套主管登錄系統(tǒng)管理點(diǎn)擊“賬套”“修改”找到基礎(chǔ)信息設(shè)置界面，在“有無外幣”核算復(fù)選框打勾啟用賬套：（存在以下兩種情況）在建立賬套完成后立即啟用賬套（由系統(tǒng)管理員完成，并未使用菜單）企業(yè)購買的會計(jì)軟件各模塊可以不同時(shí)啟用，先啟用企業(yè)能夠熟練運(yùn)用的模塊，在條件成熟時(shí)啟用其他模塊。這時(shí)需要由賬套主管登錄系統(tǒng)管理，點(diǎn)擊“賬套”“啟用”，在相應(yīng)模塊前打勾并錄入啟用日期。賬套的備份和恢復(fù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全受到很多方面的影響，病毒、木馬、黑客、自然災(zāi)害、軟件沖突、操作

8、系統(tǒng)故障、硬件故障都可能破壞甚至毀滅會計(jì)數(shù)據(jù)為了保證會計(jì)數(shù)據(jù)的安全，一般要定期對賬套內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，也就是把一段時(shí)期形成的會計(jì)資料保存到光盤、硬盤或其他存儲介質(zhì)上。只要及時(shí)做好賬套備份，當(dāng)數(shù)據(jù)被破壞時(shí)我們可以利用現(xiàn)有的備份將會計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近可使用狀態(tài)備份文件夾中有兩個(gè)文件：UF2KAct.Lst和UFDATA.BA_，它們不能直接被雙擊打開。賬套恢復(fù)就是將備份文件中的會計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù)到賬套中，達(dá)到可使用狀態(tài)。恢復(fù)功能會以備份文件中的數(shù)據(jù)對原同賬套號中的數(shù)據(jù)全面覆蓋，而且不可逆轉(zhuǎn)，需謹(jǐn)慎操作賬套的備份和恢復(fù)賬套的備份和恢復(fù)工作必須由系統(tǒng)管理員完成賬套備份建立一個(gè)文件夾存放備份。點(diǎn)擊“賬套”“備份

9、”選擇需備份的賬套如右圖，在“刪除當(dāng)前輸出賬套”復(fù)選框打勾可在備份的同時(shí)刪除賬套在右圖選擇備份目標(biāo)界面中找到并雙擊備份文件夾然后確認(rèn)備份完成妥善存放賬套的備份和恢復(fù)賬套恢復(fù)以賬套主管登錄。點(diǎn)擊“賬套”“恢復(fù)”，選備份文件夾中的備份文件即可（如下圖）恢復(fù)完成后系統(tǒng)提示某賬套已恢復(fù)成功年度賬管理年度賬：會計(jì)軟件中，用戶可以建多個(gè)賬套，每個(gè)賬套可以為一個(gè)主體核算。會計(jì)核算工作是連續(xù)的，每個(gè)賬套都可以按年度管理各年數(shù)據(jù)，將各年度的會計(jì)數(shù)據(jù)保存在不同的數(shù)據(jù)庫中，這就叫做年度賬。該功能由賬套主管負(fù)責(zé)，包括以下內(nèi)容建立年度賬：在每個(gè)新年度開始時(shí)建立年度賬。清空年度數(shù)據(jù)：僅保留基礎(chǔ)信息、預(yù)置會計(jì)科目和預(yù)置報(bào)表

10、，將其他信息清空?；謴?fù)、備份年度數(shù)據(jù)：原理與賬套備份和恢復(fù)相同，但此功能僅對某個(gè)賬套某個(gè)年度的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)。結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)：由于會計(jì)業(yè)務(wù)具有連續(xù)性，本年的期初數(shù)即為上年的期末數(shù)，所以新年度開始時(shí)要執(zhí)行此功能，將上年數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)為本期期初數(shù)，以便開始會計(jì)業(yè)務(wù)。若啟用了多個(gè)模塊，要注意結(jié)轉(zhuǎn)順序，總賬應(yīng)是最后一個(gè)結(jié)轉(zhuǎn)的模塊。其他功能備份計(jì)劃設(shè)置備份有兩種：人工備份和設(shè)置備份計(jì)劃備份人工備份：由操作員在認(rèn)為適當(dāng)?shù)臅r(shí)間手工操作，選擇菜單上的備份功能備份賬套，人工實(shí)行操作。設(shè)置設(shè)備計(jì)劃：指提前設(shè)定一個(gè)計(jì)劃指令，要求在某個(gè)規(guī)定的時(shí)間，由會計(jì)軟件對指定的賬套進(jìn)行備份并保存在指定的路徑下。這樣只要設(shè)定的時(shí)間到了，就會觸發(fā)這個(gè)計(jì)劃，無需人工在場處理，會計(jì)軟件會自動進(jìn)行備份以系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)管理，點(diǎn)擊“系統(tǒng)”“備份計(jì)劃設(shè)置”增加備份計(jì)劃設(shè)置，錄入以下內(nèi)容計(jì)劃編號、計(jì)劃名稱、備份類型（賬套備份、年度備份）、發(fā)生頻率（每天、每周、每年）、備份開始時(shí)間、有效觸發(fā)時(shí)間（如引網(wǎng)絡(luò)或數(shù)據(jù)沖突無法備份時(shí)，以備份開始時(shí)間為準(zhǔn)，在有效觸發(fā)小時(shí)的范圍內(nèi)，系統(tǒng)可反復(fù)重新備份，直到備份完成。）、