采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制探析3900字

1、采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制探析3900字 在企業(yè)的消費經(jīng)營活動中，采購與付款業(yè)務親密關(guān)聯(lián)著企業(yè)資金，是企業(yè)正常經(jīng)營中非常重要的環(huán)節(jié)，是企業(yè)運行的根底，對此企業(yè)應擬定采購與付款交易的內(nèi)部控制制度，健全業(yè)務記載的控制系統(tǒng)，增強其業(yè)務流程關(guān)鍵點的控制，及時進展制約和監(jiān)視。 內(nèi)部控制；采購與付款循環(huán)；改良措施一、采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制概述一采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制的相關(guān)概念內(nèi)部控制，是指一個單位為了實現(xiàn)其經(jīng)營目的，保護資產(chǎn)的平安完好，保證會計信息資料的正確可靠，確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營活動的經(jīng)濟性、效率性和效果性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評價和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。采

2、購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制指為了標準企業(yè)采購與付款活動，防范采購與付款過程當中的過失與舞弊，保證采購在滿足消費和銷售的前提下，最大限度地降低采購本錢而選擇的一系列控制措施。企業(yè)采購和付款業(yè)務是指在物資交易過程當中，由于會出現(xiàn)各種特殊情況，繼而導致采購的最終結(jié)果跟預期目的不太吻合的程度。采購和付款將受到許多因素的影響，它是在采購的各個方面存在。那么毫無疑問也會在很大程度上影響采購活動的進展。二采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制的一般流程1、采購業(yè)務流程1市場部根據(jù)需求分析和市場調(diào)研制定年度銷售方案。2倉儲部門根據(jù)庫存情況使用部門根據(jù)自身需要提出采購申請。3采購部門根據(jù)收到的采購申請進展物資采購活動，對一些大額、

3、重要的采購工程采取招標方式確定供給商。4獨立的驗收部門根據(jù)訂購單對數(shù)量、質(zhì)量等進展驗收核對。5采購部門將請購單、訂購單、驗收單、入庫單和其他相關(guān)憑證送交財務部門，驗收部門將驗收單、入庫單送交財務部門，會計人員核對后交財務經(jīng)理復核和審核，之后進展賬務處理并登記相關(guān)賬簿。6每月月底由會計人員進展對賬，核對數(shù)量金額。2、付款業(yè)務流程1采購部門根據(jù)合同約定的付款時間提出付款申請，并填制付款憑單，并且后附訂購單、驗收單和供給商發(fā)票等支持性憑證；2付款憑單需經(jīng)相關(guān)人員復核，并經(jīng)采購主管審核；3將付款憑單交至財務部門，由財務經(jīng)理復核；4財務部門對供給商提供的發(fā)票及相關(guān)憑證進展核對，確認無誤后，交予財務總監(jiān)復

4、核，再由總經(jīng)理批準支付款項；出納人員在與付款信息表核對后付款，編制銀行付款憑證，在憑證后附請款單；會計人員按照出納人員付款情況編制轉(zhuǎn)賬記賬憑證，在付款憑證后附請款單采購合同、驗收單、入庫單、供給商發(fā)票；未開發(fā)票的付款計入“暫估戶。二、采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制存在的問題根據(jù)本地幾家中小制造企業(yè)的采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制情況的理解，發(fā)現(xiàn)存在如下問題：一采購方案不合理實際的消費情況受到多方面因素的影響，但這些企業(yè)一般都按季度統(tǒng)計上報一次的集中采購方案，并且不能做到合理地安排整個季度的消費活動。同時，集中采購方案安排的不合理又滋生了方案外物資的采購比例，不僅導致閑置物資的浪費，而且方案外物資的增長也降低

5、了公司整體的資金利用率和集中采購業(yè)務的效率。針對采購方案的問題，涉及到消費、采購、物流、供給商質(zhì)量管理、財務、控制等多個部門，這就需要公司對此有一個科學合理的方案和安排，否那么工程一旦上馬，前期沒有做到位的工作將會在后期一一暴露，后患無窮。建立及完善采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制制度，是控制業(yè)務過程的第一步。二受權(quán)制度不完善交易受權(quán)是指任何業(yè)務活動的進展都要由相關(guān)負責人在規(guī)定的責任范圍內(nèi)受權(quán)。受權(quán)制度的不完善容易發(fā)生當相關(guān)負責人不在或不能合理處理事務時，在采購過程中出現(xiàn)越權(quán)審批的情況，甚至對重要的和技術(shù)性較強的物資采購部沒有實行集體決策和審批，招標行為不標準，有些部門和人員甚至擅自處理采購和付款業(yè)務

6、。三不重視采購合同有些中小企業(yè)企業(yè)管理制度不完善，缺乏對采購合同管理的明確規(guī)定。企業(yè)經(jīng)常由于資金短缺，為防止到期不能支付款項影響商業(yè)信譽或被供給商起訴，往往不與供給商簽訂采購合同。根據(jù)某些應付賬款憑證追蹤采購合同時，有查不到采購合同的情況，且發(fā)現(xiàn)有些采購合同沒有存檔的情況。這就說明公司在合同控制制度上的不嚴謹。四沒有定期與供給商對賬通過對財務經(jīng)理及會計的詢問，發(fā)現(xiàn)企業(yè)沒有定期與供給商對賬，究其原因主要是因為公司供給商數(shù)量多、?I務多，對賬工作量大，而工作人員人手缺乏，沒有形成定期核對的流程和要求。有些企業(yè)不僅沒有定期與供給商對賬，甚至不理解供給商的情況。作為內(nèi)控制度的一局部，要在企業(yè)中要建立起

7、科學的供給商評估和準入的制度，對所有的供給商的信譽進展合理的審查，保證供給商名單的合理性，逐步完善對供給商選擇機制。五預付賬款的后續(xù)監(jiān)視管理不到位采購一些比擬特殊的消費設備或者材料時，供給商往往要求預付賬款。預付賬款流程是由采購員提交付款申請，經(jīng)由采購經(jīng)理批準，財務審核，工廠財務總監(jiān)和總經(jīng)理審批之后將款項預付給供給商。實際操作中，經(jīng)辦預付款的財務人員和應付會計往往并非是同一個，稍有忽略，便會造成重復支付款項，給公司帶來極大損失。三、針對采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制的改良措施一重視采購活動進步企業(yè)的競爭才能，首先要進步采購效率，保證采購物品的質(zhì)量，降低采購本錢，制定科學的采購方案。隨著市場經(jīng)濟高速開展

8、，企業(yè)之間的競爭日益加劇，市場主體為了進步競爭才能和擴大市場占有率，賒購作為信譽手段和營銷策略在市場活動中得到重視和廣泛運用，通過這種方式最大程度地爭取資金的時間價值。然而，賒購也會給企業(yè)帶來較大的風險，某些行業(yè)，上游供給商較為強勢，假設在付款過程中稍有不慎，付款不及時，供給商很有可能會馬上停頓供貨，從而導致消費線停產(chǎn)，不能按時交付訂單，還會遭到客戶的巨額索賠。因此，企業(yè)應當建立采購申請制度，根據(jù)購置物資或勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限及相應的請購程序。但凡使用部門有采購要求的，必須填寫請購單，送本部門主管、采購部口及相關(guān)其他部口負責人審批簽字后

9、才能進展采購。 二明確職權(quán)劃分必須堅持以購貨業(yè)務合理的職責劃分，做到不相容崗位的職責別離，以確保采購和支付的真正有效，應在業(yè)務職責的有關(guān)方面明確分工，加強內(nèi)部監(jiān)視檢查，以此防止錯誤和杜絕舞弊行為。采購與付款的不相容崗位至少包括：請購與審批；詢價與確實供給商；采購合同的訂立與審核；采購、驗收與相關(guān)會計記錄；付款的申請、審批與執(zhí)行。只有嚴格按照不相容崗位別離的要求來合理設計崗位，明確職責權(quán)限，才能形成有效的內(nèi)部制衡機制，到達內(nèi)部控制的目的。三合理的供給商制度供給商資格審核需要采購部門與綜合管理部門對供給商資格預審。首先要對供給商提供的資料進展齊全性審核，包括其工商營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、經(jīng)營資質(zhì)等情

10、況，對缺少的資料要求補齊。其次，要對供給商提供資料的真實性進展審核。最好是對供給商進展現(xiàn)場評估，查看供給商的運作是否正常，各類文件是否真實有效。經(jīng)過采購部門責任人審核后的供給商，應及時納入供給商檔案進展集中管理。在編制采購方案時，供給商的選擇應優(yōu)先考慮公司的供給商清單。四交付購貨款的清查在合同規(guī)定的期限內(nèi)，出納應根據(jù)付款憑單核對支付金額、準確核實收款單位的各種信息后支付貨款。財務部門還應檢查企業(yè)的信譽核定期、供給商“應付賬款金額，以確保雙方賬面金額的一致。交付貨款過程中應主要控制如下內(nèi)容：1財務部門應該在核對齊備的原始單據(jù)后才能進展賬務處理；2會計需核對總賬、明細賬是否相符；3會計與出納需核對

11、總賬與現(xiàn)金日記賬是否相符：4會計需定期與供貨商核對“應付賬款“預付賬款的金額；5嚴格審核相關(guān)支持性憑證，包括發(fā)票、訂購單、驗收單、入庫單等等。五采購合同的管理制度合同管理與采購活動是親密相關(guān)的，兩種活動形成伙伴關(guān)系。合同管理就是對合同各方以及采購訂單進展管理，從而保證執(zhí)行者可以按照合同的要求來提供合格的產(chǎn)品和效勞。首先?確保采購部門和供給商都能履行合同中規(guī)定的內(nèi)容，明確在合同執(zhí)行過程中哪些增加本錢應由供給商承當，最后在合同中對主要行為進展說明。作為企業(yè)經(jīng)營活動的重要組成局部，采購和支付循環(huán)的內(nèi)部控制直接影響著企業(yè)內(nèi)部控制的整體程度。通過上面針對采購與付款控制的分析，可以看出企業(yè)應當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定程序辦理采購與付款業(yè)務，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設置相關(guān)的記錄，填制相應的憑證，建立健全的采購與付款業(yè)務的內(nèi)部控制制度，只有這樣才可以降低采購本錢，預防不法行為的產(chǎn)生，控制經(jīng)營的風險。無錫城市職業(yè)技術(shù)學院，江蘇 無錫214153參考文獻：1曹洋.企業(yè)采購與付款業(yè)務的內(nèi)部控制研究D.吉林大學，