時(shí)間管理的方法總結(jié) (2)

1、時(shí)間管理的方法總結(jié)一、克服拖拉【用“痛苦快樂(lè)”原則消除拖延】對(duì)于大多數(shù)人來(lái)說(shuō)，痛苦的推動(dòng)力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于快樂(lè)的力量。以減肥為例，很多人通過(guò)節(jié)食來(lái)減肥卻往往失敗，那是因?yàn)榈玫矫篮蒙聿牡目鞓?lè)遠(yuǎn)不如忍受眼前食物帶來(lái)的痛苦。直到有一天，你發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)胖得坐不進(jìn)車(chē)?yán)锏淖?，穿不下以前的衣服，稍稍活?dòng)就氣喘不停，周?chē)娜硕纪秮?lái)極其異樣的眼光，于是你下定決心要減肥。這是為什么呢？這難道不是因?yàn)槟悴幌朐偃淌苓@樣的痛苦，而想去追求美好身材帶來(lái)的快樂(lè)所致嗎？如果我們不能把痛苦和舊習(xí)慣相連，不能把快樂(lè)與新行為相連，那么任何改變都不會(huì)持久?，F(xiàn)在，我們正式開(kāi)始向拖延宣戰(zhàn)，希望你能誠(chéng)懇地回答下列問(wèn)題:一過(guò)去的5年:你在人生的

2、各個(gè)層面因拖延付出了哪些代價(jià)？一去年:你在人生的各個(gè)層面因?yàn)橥涎痈冻隽四男┐鷥r(jià)？一現(xiàn)在:你在人生的各個(gè)層面因?yàn)橥涎痈冻隽四男┐鷥r(jià)？一明年:若你仍然有拖延的習(xí)慣，在人生的各個(gè)層面將付出了哪些代價(jià)？請(qǐng)?jiān)敿?xì)描述你看起來(lái)會(huì)怎么樣？有什么感覺(jué)？一未來(lái)的5年:如果你仍然有拖延的習(xí)慣，在人生的各個(gè)層面將付出哪些代價(jià)？詳細(xì)描述你看起來(lái)會(huì)怎么樣？有什么感覺(jué)？一明年:若你不再拖延，在人生的各個(gè)層面上將給你帶來(lái)哪些特別豐厚的回報(bào)？詳細(xì)描述你看起來(lái)會(huì)怎么樣？有什么感覺(jué)？一未來(lái)的5年:當(dāng)你采取持續(xù)行動(dòng)克服了拖延，在人生的各個(gè)層面上將給你帶來(lái)哪些特別豐厚的回報(bào)？詳細(xì)描述你看起來(lái)會(huì)怎么樣？有什么感覺(jué)？如果你己經(jīng)如實(shí)并充滿感

3、情地回答了這些問(wèn)題，那么，相信此刻你己經(jīng)產(chǎn)生了一種意識(shí)，一種拖延的痛苦和積極行動(dòng)的快樂(lè)的意識(shí)。【技巧二:宰殺大象】你不可能一口吃下一頭大象，所以我推介宰殺大象法.這個(gè)方法寫(xiě)在拿破侖希爾的成功定律中.如果你的目標(biāo)是今天整理十多份文件。假設(shè)你有8小時(shí)的工作時(shí)間，要做12份文件，那么可以將時(shí)間砍成四段，每?jī)尚r(shí)做三份文件，一小時(shí)做一份半。在這一小時(shí)內(nèi)，你就專注于這一份半文件，不要想后面還有多少.你會(huì)發(fā)現(xiàn)，這樣心理負(fù)擔(dān)會(huì)小很多，也許你不用一小時(shí)就可以做完那一份半，休息一下。重新沖刺!【技巧三:機(jī)械啟動(dòng)】在家里，我不喜歡打掃房間。如果我坐在那邊想啊想，一下子就十幾分鐘過(guò)去了。所以，我每次總足機(jī)械地來(lái)做.

4、什么也不想，一氣呵成.這樣很快就打掃完房間了。我們不可能強(qiáng)求自己對(duì)什么事情都喜歡，或做什么事情都有自發(fā)的行動(dòng)力.可是我們可以用這個(gè)機(jī)械啟動(dòng)的方法，將自己的疑慮、抗拒或膽怯暫時(shí)鎖住，讓行動(dòng)力自行發(fā)揮作用。起了一個(gè)頭，你自然就有了一定的行動(dòng)慣性了。【技巧三:我只要一步就好】這個(gè)技巧與“機(jī)械啟動(dòng)技巧”一樣，是用來(lái)突破惰性的。有時(shí)，開(kāi)始做一件事，你覺(jué)得無(wú)論如何都不想做，可是又不得不做。你可以給自己一個(gè)承諾，與其放棄，不如做10分鐘，10分鐘后再?zèng)Q定要不要繼續(xù)下去。結(jié)果，當(dāng)你做了10分鐘后，往往會(huì)覺(jué)得要繼續(xù)做多一個(gè)10分鐘并不是真的太難二、浪費(fèi)時(shí)間的原因： 1、做事目標(biāo)不明確。 2、作風(fēng)拖拉。 3、缺乏

5、優(yōu)先順序，抓不住重點(diǎn)。 4、過(guò)于注重細(xì)節(jié)。 5、做事有頭無(wú)尾。 6、沒(méi)有條理，不簡(jiǎn)潔，簡(jiǎn)單的事情復(fù)雜化。 7、事必躬親，不懂得授權(quán)。 8、不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求。 9、消極思考。三、充分利用時(shí)間的技巧做好協(xié)調(diào)，工作分工；在處理重要而耗時(shí)的事物中感到厭倦時(shí)，改而處理其它雜務(wù)，既可節(jié)省時(shí)間，又能轉(zhuǎn)換心情；不浪費(fèi)零碎時(shí)間（利用零碎時(shí)間處理雜務(wù)，延后用餐時(shí)間以免擁擠等）；采取比較簡(jiǎn)單的生活方式，處理好工作與生活的矛盾；盡量減少不必要的對(duì)外應(yīng)酬，必須應(yīng)酬時(shí)設(shè)法節(jié)省應(yīng)酬時(shí)間；充分運(yùn)用上下班的搭車(chē)時(shí)間（如車(chē)上想問(wèn)題等）。 1.每天清晨把一天要做的事都列出清單如果你不是按照辦事順序去做事情的話，那么你的時(shí)間管理也

6、不會(huì)是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一個(gè)清單出來(lái)。這個(gè)清單包括公務(wù)和私事兩類內(nèi)容，把它們記錄在紙上、工作簿上、你的PDA或是其他什么上面。在一天的工作過(guò)程中，要經(jīng)常地進(jìn)行查閱。舉個(gè)例子，在開(kāi)會(huì)前十分鐘的時(shí)候，看一眼你的事情記錄，如果還有一封電子郵件要發(fā)的話，你完全可以利用這段空隙把這項(xiàng)任務(wù)完成。當(dāng)你做完記錄上面所有事的時(shí)候，最好要再檢查一遍。如果你和我有同樣的感覺(jué)，那么，在完成工作后通過(guò)檢查每一個(gè)項(xiàng)目，你體會(huì)到一種滿足感。2.把接下來(lái)要完成的工作也同樣記錄在你的清單上在完成了開(kāi)始計(jì)劃的工作后，把下來(lái)要做的事情記錄在你的每日清單上面。如果你的清單上在內(nèi)容已經(jīng)滿了，或是

7、某項(xiàng)工作可以轉(zhuǎn)過(guò)天來(lái)做，那么你可以把它算作明天或后天的工作計(jì)劃。你是否想知道為什么有些人告訴你他們打算做一些事情但是沒(méi)有完成的原因嗎？這是因?yàn)樗麄儧](méi)有把這些事情記錄下來(lái)。如果我是一個(gè)管理者，我不會(huì)三翻五次地告訴我的員工我們都需要做哪些事情。我從不相信他們的記憶力。如果他們沒(méi)帶紙和筆，我會(huì)借給他們，讓他們要完成的工作和時(shí)間期限記錄下來(lái)。3.對(duì)當(dāng)天沒(méi)有完成的工作進(jìn)行重新安排現(xiàn)在你有了一個(gè)每日的工作計(jì)劃，而且也加進(jìn)了當(dāng)天要完成的新的工作任務(wù)。那么，對(duì)一天下來(lái)那些沒(méi)完成的工作項(xiàng)目又將做處置呢？你可以選擇將它們順延至第二天，添加到你明天的工作安排清單中來(lái)。但是，希望你不要成為一個(gè)辦事拖拉的人，每天總會(huì)有

8、干不完的事情，這樣，每天的任務(wù)清單都會(huì)比前一天有所膨脹。如果的確事情重要，沒(méi)問(wèn)題，轉(zhuǎn)天做完它。如果沒(méi)有那么重要，你可以和與這件事有關(guān)的人講清楚你沒(méi)完成的原因。4.記住應(yīng)赴的約會(huì)使用你的記事清單來(lái)幫你記住應(yīng)赴的約會(huì)，這包括與同事和朋友的約會(huì)。以我的經(jīng)驗(yàn)看，工作忙碌的人們失約的次數(shù)比準(zhǔn)時(shí)赴約的次數(shù)還多。如果你不能清楚地記得每件事都做了沒(méi)有，那么一定要把它記下來(lái)，并借助時(shí)間管理方法保證它的按時(shí)完成。如果你的確因?yàn)橛惺露荒芨凹s，可以提前打電話通知你的約會(huì)對(duì)象。5.制一個(gè)表格，把本月和下月需要優(yōu)先做的事情記錄下來(lái)具我所知很多人都開(kāi)始制定每一天的工作計(jì)劃。那么有多少人會(huì)把他們本月和下月需要做的事情進(jìn)行一

9、個(gè)更高水平的籌劃呢？除非你從事的是一項(xiàng)交易工作，它的時(shí)間表上總是近期任務(wù)，你經(jīng)常是在每個(gè)月末進(jìn)行總結(jié)，而月初又開(kāi)始重新安排籌劃。對(duì)一個(gè)月的工作進(jìn)行列表規(guī)劃是時(shí)間管理中更高水平的方法，再次強(qiáng)調(diào)，你所列入這個(gè)表格的一定是你必須完成不可的工作。在每個(gè)月開(kāi)始的時(shí)候，將上個(gè)月沒(méi)有完成而這個(gè)月必須完成的工作添加入表。6.把未來(lái)某一時(shí)間要完成的工作記錄下來(lái)你的記事清單不可能幫助提醒你去完成在未來(lái)某一時(shí)間要完成的工作。比如，你告訴你的同事，在兩個(gè)月內(nèi)你將和他一起去完成某項(xiàng)工作。這時(shí)你就需要有一個(gè)辦法記住這件事，并在未來(lái)的某個(gè)時(shí)間提醒你。我一般是用一個(gè)電子日歷，因?yàn)楹芏嚯娮尤諝v都有提醒功能。其實(shí)為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，你

10、可以使用多個(gè)提醒方法，一旦一個(gè)沒(méi)起作用，另一個(gè)還會(huì)提醒你。7.保持桌面整潔我從不相信一個(gè)把自已工作環(huán)境弄得亂糟糟人會(huì)是一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者。同樣的道理，一個(gè)人的臥室或是辦公室一片狼藉，他也不會(huì)是一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者。因?yàn)橐粋€(gè)好的時(shí)間管理者是不會(huì)花很長(zhǎng)時(shí)間在一堆亂文件中找出所需的材料的。8.把做每件事所需要的文件材料放在一個(gè)固定的地方隨著時(shí)間的過(guò)去，你可能會(huì)完成很多工作任務(wù)，這就要注意保持每件事的有序和完整。我一般會(huì)把與某一件事有關(guān)的所有東西放在一起，這樣當(dāng)我需要時(shí)查找起來(lái)非常方便。當(dāng)我徹底完成了一項(xiàng)工作時(shí)，我會(huì)把這些東西集體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)地方。9.清理你用不著的文件材料也許你會(huì)感到吃驚，在過(guò)去的

11、十年中，我只有一個(gè)裝文件的抽屜，那里有我這些年所有的工作文件。我總是把新用完的工作文件放在抽屜的最前端，當(dāng)抽屜被裝滿的時(shí)候，我會(huì)清除在抽屜最后面的文件。換句話說(shuō)，我總是保持有一個(gè)抽屜的文件，總量不會(huì)超出這個(gè)范圍。有的人會(huì)把所有的文件都保留著，這些沒(méi)完沒(méi)了的文件材料最后會(huì)成為無(wú)人問(wèn)津的廢紙，很多文件可能都不會(huì)再被人用到。我在這里所提到的文件材料并不包括你的工作手冊(cè)或是必需的參考資料，而是那些用作積累的文件。當(dāng)然，有的時(shí)候，我也會(huì)去查找用過(guò)的文件，它們雖然經(jīng)過(guò)了我的清理，但原稿我會(huì)一直保留在計(jì)算機(jī)里。10.定期備份并清理計(jì)算機(jī)我對(duì)保存在計(jì)算機(jī)里的文件的處理方法也和上面所說(shuō)的差不多。我猜想，你保存在

12、計(jì)算機(jī)里的95%的文件打印稿可能還會(huì)在你的手里放三個(gè)月。我定期地備份文件到光盤(pán)上，并馬上刪除機(jī)器中不再需要的文件。四、合理安排時(shí)間1.立即行動(dòng)原則立即行動(dòng)原則并不代表無(wú)目的行動(dòng)，因?yàn)橛悬c(diǎn)問(wèn)題是必須立即著手解決的，但是有些問(wèn)題的解決時(shí)機(jī)并不成熟，如果貿(mào)然立即行動(dòng)的話，往往會(huì)弄巧成拙。立即行動(dòng)原則要求的是不要把難事往后拖、不要把不喜歡的事情往后推、也不要把喜歡做的事情做過(guò)頭。2.ABC排序系統(tǒng)（回想下上次所提到重要、急迫四象限）ABC系統(tǒng)：列出清單之后（比如我們的日計(jì)劃表），在那些你最為重視的條目左側(cè)寫(xiě)上A；在那些一般重要的條目左側(cè)寫(xiě)上B；在那些最不重要的條目左側(cè)寫(xiě)上C。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，你只是在進(jìn)

13、行猜測(cè)因?yàn)槟悴⒉淮_定自己現(xiàn)在的判斷是否正確。然后將不同的條目進(jìn)行對(duì)比，通過(guò)這種方式，你可以將清單上的所有條目次序完全標(biāo)記出來(lái)。A級(jí)條目應(yīng)該是那些最為重要的活動(dòng)。所以你應(yīng)該把大部分時(shí)間花在A級(jí)活動(dòng)上，然后才是B級(jí)和C級(jí)活動(dòng)?？紤]到你每天的時(shí)間有限，而且不同條目的緊迫性也不相同，所以你可以對(duì)所有級(jí)別的條目做進(jìn)一步細(xì)分，比如說(shuō)你可以把A級(jí)活動(dòng)分解為A-1，A-2，A-3，A-4ABC只是相對(duì)的，它們完全取決于你的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)（記住，你是最終做出決定的人）。你可能會(huì)因?yàn)槟臣ぷ魉鶐?lái)的結(jié)果而把這件工作列為A級(jí)活動(dòng)，但如果在完成工作的過(guò)程當(dāng)中，你發(fā)現(xiàn)自己并不喜歡這件工作，你很可能就會(huì)將其改變?yōu)锽級(jí)活動(dòng)。即便

14、如此，你仍然可能會(huì)對(duì)自己的判斷產(chǎn)生懷疑。誰(shuí)能為你做出更好的決定呢？正像我前面說(shuō)過(guò)的那樣，你是最好的決定者，如果你對(duì)事情的進(jìn)展?fàn)顩r不滿意的話，就需要做出一些改變，把精力放在那些你覺(jué)得真正重要的事情上。你還可以根據(jù)清單上的內(nèi)容來(lái)調(diào)整你的次序安排。A級(jí)活動(dòng)通常是那些明顯比B級(jí)和C級(jí)活動(dòng)重要的活動(dòng)。優(yōu)先次序還會(huì)跟著時(shí)間的推移而變化。今天的A級(jí)活動(dòng)很可能會(huì)成為明天的C級(jí)活動(dòng)，而今天的C級(jí)活動(dòng)到了明天也可能會(huì)成為A級(jí)活動(dòng)。你需要不斷調(diào)整自己的次序安排，以便最有效地利用當(dāng)前的時(shí)間。3.“大石頭”原則把重要的事情放在第一位，同時(shí)合理的利用重要事情之間的間隙時(shí)間，這樣會(huì)兼顧到很多事情。以我們的周計(jì)劃表為例：a.

15、在每周的剛開(kāi)始星期天晚上或是星期一早上，寫(xiě)好你希望在這周完成的“大石頭”。這些事必須是十分重要的，如果你回顧一周，當(dāng)你提到這些事時(shí)，你會(huì)為完成它們而感到驕傲。你要確認(rèn)這些事不僅包括工作，而且其中的一些與你將來(lái)的人生目標(biāo)和夢(mèng)想有關(guān)的事情。 b.使列表簡(jiǎn)短:一開(kāi)始，只要4-6件事，你不需要使著去做10件或是更多，特別是剛開(kāi)始的時(shí)候。以后，你可以更好地判斷你一周到底能做多少“大石頭”，但是現(xiàn)在，只要一天一件就行。 c.要給隨時(shí)遇到的小事留時(shí)間:如果可以，不要把時(shí)間表的空閑時(shí)間也安排滿。每天早晨，看一看你的時(shí)間表并且確認(rèn)當(dāng)天要做的“大石頭”。那是你的當(dāng)天MIT。如果有其他不是太重要的事，你可以把它們安

16、排在時(shí)間表里，但是不要太多。一個(gè)安排得太緊的時(shí)間表容易自我擠壓，就是說(shuō)，當(dāng)做前一件事花去太多時(shí)間的話，會(huì)把之后要做的事往后推延。 d.盡早做“大石頭”:如果可以，把你的“大石頭”中的第一件事安排在早上。盡量不要把它們安排在每天的最后，因?yàn)樵谀莻€(gè)時(shí)候，會(huì)有一些突發(fā)事件，而你的“大石頭”經(jīng)常會(huì)被延后。先做“石頭”，則你就有大量剩下的時(shí)間去進(jìn)行忙碌的工作。 e.為自己驕傲:當(dāng)過(guò)完一周，回顧一下。如果你完成了一些或是全部“大石頭”，你會(huì)感到高興并為自己驕傲。那種感覺(jué)真的很好。4.二八定律二八定律(巴萊多定律)：19世紀(jì)末20世紀(jì)初意大利的經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴萊多認(rèn)為，在任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，

17、約20%，其余80%盡管是多數(shù)，卻是次要的。社會(huì)約80%的財(cái)富集中在20%的人手里，而80%的人只擁有20%的社會(huì)財(cái)富。這種統(tǒng)計(jì)的不平衡性在社會(huì)、經(jīng)濟(jì)及生活中無(wú)處不在，這就是二八法則。二八法則告訴我們，不要平均地分析、處理和看待問(wèn)題，我們?cè)跁r(shí)間管理中要抓住關(guān)鍵的少數(shù)；要找出那些能給自己帶來(lái)80%利潤(rùn)、總量卻僅占20%的關(guān)鍵因素，達(dá)到事半功倍的效果。(5)以終為始 做事情之前問(wèn)自己一下幾個(gè)問(wèn)題：我必須這樣做嗎？如果我不這樣做會(huì)有什么結(jié)果？這件事情是我想要做的嗎？我需要付出怎樣的成本，又會(huì)獲得怎么樣的利益？ 五、總結(jié)：（1）有計(jì)劃地使用時(shí)間。不會(huì)計(jì)劃時(shí)間的人，等于計(jì)劃失敗。（2）將一天從早到晚要做的事情進(jìn)行羅列，目標(biāo)明確，要具體、具有可實(shí)現(xiàn)性。每件事都有具體的時(shí)間結(jié)束點(diǎn)。（3）將要做的事情根據(jù)優(yōu)先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的