OA協(xié)同辦公系統(tǒng)建議

1、OA協(xié)同辦公平臺(tái)立項(xiàng)建議一、建議背景因我公司從上而下的管理層級(jí)較多，日常工作的審批層級(jí)也較多，又因各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不經(jīng)常在廊坊公司，各項(xiàng)工作的審批周期太長(zhǎng)，嚴(yán)重影響了各部室的工作落實(shí)和效率；公司10幾個(gè)部室，跨部門的工作協(xié)作較多，因信息不對(duì)稱造成的工作任務(wù)落實(shí)不到位情況時(shí)有發(fā)生，又因傳統(tǒng)的辦公方式對(duì)工作過程沒有跟蹤和監(jiān)控，推萎扯皮現(xiàn)象也有發(fā)生。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，日常經(jīng)營(yíng)管理過程中的一些問題開始逐步突顯出來：1、關(guān)于人力資源類工作：我公司屬于勞動(dòng)密集型企業(yè)，每天都有大量的招聘、內(nèi)外部培訓(xùn)、工資核算、考勤、離職等工作。人事類審批手續(xù)涉及多個(gè)部門，多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，多種審批內(nèi)容和權(quán)限。這些部門分散在公司、廠區(qū)

2、需要經(jīng)辦人員往返多次。審批時(shí)間長(zhǎng)，效率低。2、關(guān)于跨部門協(xié)調(diào)類工作：我公司有四個(gè)分廠10幾個(gè)部室，一些業(yè)務(wù)需要跨越多個(gè)部門協(xié)調(diào)審批。經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。造成工作任務(wù)執(zhí)行不到位，工作效率低。在產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)，面對(duì)客戶投訴事件在多部門內(nèi)反應(yīng)較慢，造成客戶滿意度降低。在財(cái)務(wù)報(bào)銷方面，大量的費(fèi)用在報(bào)銷過程中會(huì)出現(xiàn)票據(jù)、費(fèi)用不符的情況。需先在本部門審批完成后再到公司審批，審批過程需要多次往返最為耗時(shí)耗力；因手工填寫不規(guī)范，造成財(cái)務(wù)人員在審核票據(jù)及表單時(shí)花費(fèi)大量的精力與報(bào)銷人員進(jìn)行核對(duì)信息。每年度，各部門大量的借款審批、付款審批，靠?jī)蓷l腿走路，因?yàn)閷徟实拖?，往往需?-5天，而各層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)也不得

3、不隨時(shí)接待敲門而入需簽字審批的員工。對(duì)于ERP系統(tǒng)中數(shù)以萬計(jì)的編碼管理難度較大。涉及日常行政管理中，大量的審批決策，現(xiàn)存在因?qū)徟芷陂L(zhǎng)，導(dǎo)致工作效率低的情況。8、對(duì)公司中一些項(xiàng)目進(jìn)展、問題處理的后續(xù)跟蹤、業(yè)務(wù)考核及制度執(zhí)行無人跟蹤落實(shí)，公司領(lǐng)導(dǎo)無法及時(shí)了解項(xiàng)目或事件的進(jìn)展情況。9、公司發(fā)文印發(fā)份數(shù)數(shù)量大，且公文傳遞效率低，成本高。綜上所述，目前我單位在發(fā)展過程中遇到以下幾方面的管理挑戰(zhàn)：管理層級(jí)多，審批決策周期長(zhǎng)，整體執(zhí)行力與反應(yīng)速度低，造成工作效率低；流程不清晰，大量事務(wù)需要反復(fù)協(xié)調(diào)，推諉扯皮事件增多，需要建立高效的協(xié)作機(jī)制；關(guān)鍵業(yè)務(wù)知識(shí)缺少組織級(jí)沉淀，集中在部分專業(yè)能人手中，知識(shí)流失風(fēng)險(xiǎn)大

4、，需要重視知識(shí)管理；全國(guó)的市場(chǎng)戰(zhàn)略，需要建立一個(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)的統(tǒng)一的辦公管理平臺(tái)。 二、解決方案 1、建立高效的協(xié)作機(jī)制 致遠(yuǎn)A6協(xié)同辦公平臺(tái)的協(xié)作應(yīng)用中心，將工作流、信息平臺(tái)、和郵件應(yīng)用三合為一保障信息傳遞實(shí)時(shí)準(zhǔn)確，內(nèi)部協(xié)作過程透明可控，做到事事有記錄，件件可跟蹤，大大提高協(xié)作效率和質(zhì)量，減少無效會(huì)議。通過個(gè)人流程工作績(jī)效統(tǒng)計(jì)，方便員工管理自我績(jī)效，也便于領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控下屬績(jī)效。2、建立規(guī)范的流程審批平臺(tái) 致遠(yuǎn)A8的審批應(yīng)用中心，支持表單與流程自定義，保障流程更清晰規(guī)范，避免推諉；過程透明全程可控，防止扯皮；審批內(nèi)容更規(guī)范，領(lǐng)導(dǎo)審批更輕松，大幅縮短審批周期提高辦事效率。 剛?cè)岵?jì)的二元化工作流為各層

5、級(jí)用戶辦公帶來便利和高效柔性工作流程自由協(xié)同自上而下：管理層在往下交辦工作任務(wù)時(shí)，利用自由協(xié)同確保了工作任務(wù)的授權(quán)有效性，書面授權(quán)，降低工作任務(wù)信息傳遞衰減或變形；可視化的工作流程，讓任務(wù)發(fā)起者可隨時(shí)跟蹤工作進(jìn)展情況，隨時(shí)看到每個(gè)部門對(duì)工作的處理狀態(tài)和結(jié)果；支持工作處理人員的意見往復(fù)討論，執(zhí)行過程實(shí)時(shí)溝通指導(dǎo)，提前規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，以使工作辦理結(jié)果達(dá)到預(yù)期效果。自下而上：各層級(jí)員工向領(lǐng)導(dǎo)做的請(qǐng)示、匯報(bào)等工作將通過協(xié)同辦公平臺(tái)，可得到領(lǐng)導(dǎo)快速的回復(fù)。在也不用在領(lǐng)導(dǎo)門口排隊(duì)匯報(bào)了，同時(shí)也將領(lǐng)導(dǎo)層從辦公場(chǎng)所解放出來；因致遠(yuǎn)協(xié)同辦公平臺(tái)是基于互聯(lián)網(wǎng)的辦公系統(tǒng)，支持移動(dòng)辦公，只要能上網(wǎng)就能隨時(shí)隨地進(jìn)行辦公，可以

6、利用在出差的旅途中，機(jī)場(chǎng)侯機(jī)時(shí)等碎片時(shí)間處理工作、查看公文等。大大提高了各項(xiàng)審批效率，從而推動(dòng)公司的整體工作效率。橫向跨部門之間的協(xié)作：因整個(gè)協(xié)作過程透明化，各部門的責(zé)權(quán)利分明，通過協(xié)同辦公平臺(tái)使得各部門間的協(xié)作效率和質(zhì)量得到大幅度的提升。協(xié)同工作的過程控制：書面授權(quán)、全程透明、過程可控、意見留痕、震蕩討論，強(qiáng)大的管理功能讓扯皮推逶遠(yuǎn)離組織,通過協(xié)同平臺(tái)做到事事有記錄，件件可跟蹤，幫助管理者將每項(xiàng)工作跟蹤落實(shí)到位。2、剛性流程表單模版+固化的審批流等程、 公司因長(zhǎng)期發(fā)展而固化下來的關(guān)于行政、人事、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量等方面的審批流程，以表單電子化后搭建到系統(tǒng)中，配上相應(yīng)審批流程，在系統(tǒng)中進(jìn)行

7、高效審批和流轉(zhuǎn)。 要想讓制度真正“落地”，必須真正讓制度規(guī)范到員工的工作細(xì)節(jié)中去。最大限度的避免特事特辦的情況發(fā)生，提高員工的執(zhí)行力。根據(jù)企業(yè)需要，自定義查詢統(tǒng)計(jì)內(nèi)容，多種展現(xiàn)方式，支撐領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行快速?zèng)Q策。3、建立高凝聚力的文化建設(shè)平臺(tái) 致遠(yuǎn)A8的文化建設(shè)應(yīng)用中心，支持信息發(fā)布與推送，使得政令及時(shí)上傳下達(dá)；提供單位信息主頁與部門信息主頁，輔助建設(shè)企業(yè)文化與部門協(xié)作文化； 4、建立安全共享的知識(shí)管理平臺(tái) 致遠(yuǎn)A8的知識(shí)管理中心，支持多文件庫(kù)定義，適應(yīng)各類知識(shí)的專業(yè)存儲(chǔ)；支持RSS訂閱、博客等新技術(shù)，方便學(xué)習(xí)互動(dòng)；支持多種權(quán)限，保障信息在安全下共享。5、支持移動(dòng)辦公：IPAD、IPHONE、安卓系統(tǒng)

8、的 客戶端，讓用戶可隨時(shí)隨地享受協(xié)同辦公帶來的高效、輕松的工作樂趣。布署致遠(yuǎn)A8協(xié)同辦公管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)公司上下內(nèi)外全面管控，從下到上全面執(zhí)行。三、實(shí)施效果：1、 該項(xiàng)目費(fèi)用低，效果明顯，能夠有效的提高工作效率及公司整體管理水平。經(jīng)與用友軟件公司溝通，該系統(tǒng)按100個(gè)端口計(jì)算，軟件投入費(fèi)用僅用10萬多元，該軟件的使用，將有效的理清公司業(yè)務(wù)流程，明確部門職責(zé)，提高辦事效率，對(duì)管理人員的工作效率及項(xiàng)目進(jìn)展做到隨時(shí)監(jiān)督，有效控制，同時(shí)也為后續(xù)ERP的有效實(shí)施提供很好的保障。對(duì)于公司領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常出差不在公司，一些事情的請(qǐng)示和批復(fù)就會(huì)停滯等待，OA的移動(dòng)辦公功能能夠有效的解決這一問題，通過 或IPAD終端公司領(lǐng)

9、導(dǎo)可隨時(shí)隨地關(guān)注公司項(xiàng)目進(jìn)度，并進(jìn)行相關(guān)的指示和批復(fù)。OA的使用能夠有效的改善企業(yè)流程，對(duì)ERP的重新整合起著很好的推動(dòng)作用。4、提高企業(yè)形象 隨著科技的不斷發(fā)展，信息化管理、無紙化辦公已成為現(xiàn)代化企業(yè)的一個(gè)標(biāo)志，OA軟件的使用，不僅能提高公司的管理水平，也大大提高了公司的現(xiàn)代化企業(yè)形象。 多讀書的好處 書,是了望世界的窗口。書，是知識(shí)的源泉，是人類進(jìn)步的階梯。要獲得知識(shí)，就必須多讀書。要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，就必須不斷讀書，不斷充實(shí)自己。書的內(nèi)容可以五花八門，不拘一格。因?yàn)槲沂冀K相信，不管看什么書，只要開卷就有益。我床邊的書常常有幾摞，隨手可取，內(nèi)容五花八門。有適合工作需要的書，比如新華文摘、

10、我是職業(yè)秘書、社會(huì)工作概論等；有文學(xué)書籍，這幾年看了一些當(dāng)下流行的文學(xué)作品，尤其喜歡反映官場(chǎng)現(xiàn)實(shí)的小說；也有熱播的電視劇的書，我感覺文字的渲染效果遠(yuǎn)比演員的表演更有感染力。還有一些如何與孩子溝通的書也是我經(jīng)常涉足的領(lǐng)域。這六周的學(xué)習(xí)時(shí)間，我又強(qiáng)化了讀書筆記的記錄。書越讀越多，越讀越有興趣。我感覺多讀書至少有以下四點(diǎn)好處：一是多讀書可以增長(zhǎng)知識(shí)，提高能力。古人云，“書猶藥也，善讀之可以醫(yī)愚。不吃飯則饑，不讀書則愚”。讀書能增長(zhǎng)知識(shí)，開闊眼界；能明白事理，增強(qiáng)能力。我原來只是把“加強(qiáng)學(xué)習(xí)”當(dāng)作一句口號(hào)來喊，隨著看書多一些后，才真正發(fā)現(xiàn)讀書的意義。明白了我們常說的“提高分析問題解決問題的能力”不是一

11、句空話。同樣一件事情，不同的人會(huì)有不同的看法，不同的看法就會(huì)產(chǎn)生不同的處理方式。同樣的工作，有的人能思路清晰、有條不紊處理得很好，有的人就不得要領(lǐng)，亂干一氣，結(jié)果忙了半天沒有實(shí)效。我以為，這也是不學(xué)習(xí)、思想膚淺、理解能力低的表現(xiàn)。只有多讀書，通古今，曉四方，提高理解能力，才能正確分析問題，才能用科學(xué)的理論和方法來解決問題。二是多讀書可以陶冶情操，自信從容。我經(jīng)常會(huì)把把空閑時(shí)間留給書本，比如利用送孩子去培訓(xùn)班之后的時(shí)間看書。最好是找個(gè)安靜的書屋，可以喝點(diǎn)茶，手捧一本喜歡的書，坐在靠窗邊的椅子上，安安靜靜地品味書中的滋味。這時(shí)候，我的內(nèi)心是充實(shí)的而滿足的。讀書可以讓我們擁有“運(yùn)籌帷幄，決勝千里”的

12、信心。讀書可以使人從無知到有知，從有知到深知；讀書可以使人更加理性，不為喧囂繁雜的世事所干擾，不為一時(shí)一事的得失而喜憂。通過在筆墨書香中體驗(yàn)共鳴和感動(dòng)，解脫自己內(nèi)心的焦慮、恐懼、寂寞、悲哀，使胸中的積郁釋然超脫，達(dá)到淡泊寧?kù)o、自信從容的心理和諧狀態(tài)。三是多讀書可以修身養(yǎng)性，溫文爾雅。其實(shí)，我喜歡讀書也不是天生的。曾經(jīng)跟一位大學(xué)教授聊天時(shí)候的一句話在我心里打下了深深的烙印。他說“一個(gè)人讀多少書是寫在臉上的”。當(dāng)時(shí)，我對(duì)照檢查了一下，感覺我臉上肯定是寫著沒有多少文墨、很膚淺的樣子。我多么希望自己讓人看起來是氣質(zhì)高雅，富有書卷氣的樣子啊。我們知道：第一印象非常重要。多讀書就可以讓人感覺知書答禮，頗有風(fēng)度。有時(shí)候，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，同樣年齡段的人，大學(xué)教授和一般職工總是讓人一眼就能分辨出來。主要是氣質(zhì)的不同。這就是我們常說的“腹有詩書氣自華”。四是多讀書可以文采飛揚(yáng)，富有靈感。我們都是機(jī)關(guān)工作者。能說會(huì)寫是對(duì)我們的基本要求。這就要求我們要多讀書。不讀書，寫作時(shí)就可能無從下筆或言之無物，語言空洞乏味，沒有魅力?！白x書破萬卷，下筆如有神?！睍x得多了，駕馭文字的能力強(qiáng)了，想要表達(dá)的思想就能流暢的表達(dá)出來。我有深切的體會(huì)：當(dāng)我寫一篇文章的時(shí)候如果