職業(yè)助理秘書的技能-PPT課件

1、達豐（上海）電腦有限公司職業(yè)化助理與秘書的綜合技能希邇咨詢顧問公司培訓師：舒音shuyin 行政管理時間安排：上午 9：00-12：00 下午 13：00-17：00 會間休息：上午 10：30-10：45 下午 15：15- 15：30午餐時間：中午 12：00-13：00 培訓時間安排shuyin 行政管理幾點要求注意手機和傳呼機準時積極參與討論經驗交流，認真聽取他人發(fā)言shuyin 行政管理培訓期待你對本次培訓的期待是什么？shuyin 行政管理培訓觀念告訴我，我將會忘卻；教我怎么做，我也許會記??；讓我參與，我能夠牢記并理解。shuyin 行政管理假如您有一個蘋果，我也有一個，彼此交換后

2、，各人仍是只有一個蘋果；假如您有一種思想，我也有一種，彼此交換后，我們每個人都有兩種思想。甚至，思想經過碰撞后，還可以產生兩種思想之外的東西。心有靈犀一點通shuyin 行政管理第一章 助理/秘書職業(yè)的職業(yè)化第二章 電話溝通技巧第三章 檔案管理第四章時間管理第五章 溝通與協(xié)調的技能職業(yè)化助理與秘書的技能shuyin 行政管理1. 什么是現(xiàn)代職業(yè)秘書/助理？2職業(yè)秘書/助理的作用3職業(yè)秘書/助理應掌握的基本工作方法4職業(yè)秘書/助理必備的工作工具5. 職業(yè)秘書/助理應具備的職業(yè)素質6. 職業(yè)化秘書人員與非職業(yè)秘書人員的特點比較第一章 助理/秘書職業(yè)的職業(yè)化shuyin 行政管理經理助理與秘書shu

3、yin 行政管理秘書與助理的職業(yè)化shuyin 行政管理秘書與助理的職業(yè)化shuyin 行政管理秘書與助理的職業(yè)化shuyin 行政管理秘書/助理的作用 信息中心 協(xié)調部 行政助理 代表企業(yè)的形象 經理的得力助手shuyin 行政管理案例與練習如果我是小遲，我是職業(yè)化的助理，我會怎么做？shuyin 行政管理秘書/助理的基本工作方法shuyin 行政管理合理布置辦公室shuyin 行政管理日常工作有計劃、條理化shuyin 行政管理辦公設備使用、管理、維修shuyin 行政管理如何減少上級所遇到的干擾電 話 干 擾突然來訪shuyin 行政管理秘書應具備的職業(yè)工作工具shuyin 行政管理*

4、您的聲音、態(tài)度和姿勢 * 成功地樹立企業(yè)形象 如何職業(yè)化地接聽電話 學會處理難應付的情況第二章電話溝通技巧shuyin 行政管理你的聲音、態(tài)度和姿勢聲音吐字清晰，愉快、充滿微笑的聲音態(tài)度親切、客氣、可信賴、樂于服務姿勢保持正確的姿勢，如同對方就在您面前一樣shuyin 行政管理成功地樹立企業(yè)形象公司的形象取決于您： 如何接聽電話 您對公司的深入了解shuyin 行政管理“微笑”送給客戶的第一份禮物shuyin 行政管理“ 和 氣 生 財 ”shuyin 行政管理打電話來的客戶生氣的原因 等了很久，才找到要找的人 等了很久，才有人接電話 等待之后，被告知要找的人不在 聽到不客氣或者無精打采的聲音

5、 等了很久，問題未得到解答 被轉了好幾次，還不知應該找誰解決問題 聽到“不”的回答shuyin 行政管理企業(yè)形象的代表電話溝通中的不同情況介紹轉接電話 接起電話自報家門時 當對方所找的人正在聽另一個電話時 當對方所找的人無人接聽電話時 當對方所找的人的電話一直占線時shuyin 行政管理企業(yè)形象的代表電話溝通中的不同情況介紹確認來電方和來電意圖的電話用語 如何獲得來電方的姓名 當您沒聽清對方的姓名時 當來電方拒絕回答姓名或借口是私人電話時 如何明確來電意圖shuyin 行政管理努 氣 沖 沖shuyin 行政管理喋 喋 不 休shuyin 行政管理盛 氣 凌 人shuyin 行政管理第三章 檔

6、案管理* 企業(yè)內不同部門的檔案特點 * 實用有效的辦公室檔案管理* 辦公室檔案管理的基本原則* 辦公室檔案管理系統(tǒng)* 檔案載體與標簽shuyin 行政管理公司內部不同部門的檔案特點分析a.與外界最緊密聯(lián)系的部門b.“自給自足”地工作的部門c.和內部所有的部門都有聯(lián)系的部門(信息部門)d.領導部門e.需要進行重要的技術上的監(jiān)督的部門(法律的、信息的)f. 受其它部門支配的部門 (如：質檢部門、后勤部門)shuyin 行政管理企業(yè)內不同部門的檔案特點與外界有緊密聯(lián)系的部門 穩(wěn)定性差 形式多樣shuyin 行政管理企業(yè)內不同部門的檔案特點“自給自足”地工作的部門 安全性強 穩(wěn)定性強 以前的經驗是保存

7、資料的基礎shuyin 行政管理企業(yè)內不同部門的檔案特點和企業(yè)內部所有的部門都有聯(lián)系的部門 文檔量大 需與其它部門共商來決定歸檔方案shuyin 行政管理企業(yè)內不同部門的檔案特點領導部門 管理難部大 文檔量大 形式多樣化shuyin 行政管理企業(yè)內不同部門的檔案特點重要的技術性和監(jiān)督性的部門 文檔量大 需合理的方法和工具來管理信息shuyin 行政管理企業(yè)內不同部門的檔案特點受其它部門支配的部門 文檔管理會與其它部門的管理發(fā)生沖突 檔案管理系統(tǒng)性要求高shuyin 行政管理實用有效的檔案管理 一種實用有效的檔案管理是使上級、我自己、同事及合作伙伴能夠：查找到所需要的信息； 并且 將文件正確歸檔

8、。 迅速地 shuyin 行政管理選擇適合實際需要的檔案管理系統(tǒng) shuyin 行政管理合理利用時間 shuyin 行政管理選擇適的材料 shuyin 行政管理合理、實用地組織使用存放地點 shuyin 行政管理方便所有相關人員使用 shuyin 行政管理三種基本檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)缺點比較 字母順序系統(tǒng)數(shù)字順序系統(tǒng)科目檔案系統(tǒng) shuyin 行政管理存檔載體shuyin 行政管理文檔標簽shuyin 行政管理第四章 時間管理* 工作中常見的五種類型“時間觀念”分析* 自我分析時間管理，找出問題* 個人工作計劃* 任務優(yōu)先權的分配原則* 有效的時間管理工具* 信息傳遞與交流工具shuyin 行政管

9、理“趕快，趕快”型五種類型的“時間觀念”shuyin 行政管理“強大”型五種類型的“時間觀念”shuyin 行政管理“完美主義”型五種類型的“時間觀念”shuyin 行政管理“取悅”他人型五種類型的“時間觀念”shuyin 行政管理“竭盡全力”型五種類型的“時間觀念”shuyin 行政管理個人工作計劃 “什么時候”制訂工作計劃 如何制訂工作計劃 制訂工作計劃的基本原則及注意事項shuyin 行政管理練習：自我分析表shuyin 行政管理是誰占用了時間？shuyin 行政管理如何制訂工作計劃用“自我分析表”反映目前工作現(xiàn)狀（工作內容、時間分配、工作中斷及原因）做必要的單項分析，找出效率不高的原因

10、根據單項分析：重新排列工作內容的先后次序重新估計每項工作任務需要的合理時間重新估計每天應預留“工作中斷”的合理時間shuyin 行政管理制訂工作計劃的基本原則任務優(yōu)先權的分配原則對于秘書工作，是用“期限”來衡量“緊急”程度的同類工作集中處理順應自己的生物鐘工作量大的任務，化整為零給“工作中斷”合理預留時間每天下班前檢查當天計劃完成情況shuyin 行政管理省時技巧擬訂日計劃，排出優(yōu)先次序2/8原則：20%的時間，80%的成果確定時限，自我激勵（在計劃表中打鉤）設定“請勿打擾”時段要事不拖欠快速讀文件集中復電婉拒善用零星時間shuyin 行政管理任務優(yōu)先權原則1 2 3 4 5 6 7 8 9

11、10 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1緊急重要ABCDshuyin 行政管理有效的時間管理工具記事簿應辦事宜備忘錄日辦公事務夾shuyin 行政管理信息傳遞工具問答條請示條文件傳閱單來電記錄條shuyin 行政管理第五章 溝通與協(xié)調的技能* 溝通的目的 * 溝通的原則* 溝通的基本方法* 溝通的誤區(qū)與障礙* 溝通的技巧：傾聽、表達、提問* 團隊合作shuyin 行政管理真笨呀！他在說什么？shuyin 行政管理 什么是溝通發(fā)送方以特定的溝通模式將“信息”傳遞給接收方，并有信息的反饋。 發(fā)送方接收方反饋信息特定溝通模式shuyin 行政管理溝通的目的1).將信息傳遞出去2).被理解3).

12、被接收4).有所反饋shuyin 行政管理溝通的原則* 簡 單* 清 楚* 直 接* 準 確shuyin 行政管理溝通的基本方法5W1H法1).溝通的動機（why）2).接收方是誰（who）3).傳遞什么信息（what）4).何時何地(when,where)5).怎樣溝通(how)shuyin 行政管理溝通的誤區(qū)溝通模式接收方反饋shuyin 行政管理溝通的障礙傾聽的障礙表達的障礙理解與認同障礙shuyin 行政管理交流的“漏斗”我所知道的我所想說的我所說的他所想聽的他所聽到的他所理解的他所接受的他所記住的100%90%70%40%10%-30%shuyin 行政管理有效的溝通技巧傾聽的技巧表

13、達的技巧提問的技巧“重組對方話”的技巧shuyin 行政管理一 傾聽的技巧 想說服對方，首先要表示出： 您在認真聽他說 您理解他的觀點shuyin 行政管理1. 影響“認真傾聽”別人的因素： 不耐心 人們的思想總是比表達要快（想比說快） 想表達我們所有的想法 在沒有聽完別人的想法之前急于表達自己的想法。 “害怕”聽他人說有時我們想讓對方說，卻擔心在傾聽對方說時（沒有表達自己的意見），會讓對方誤解為已同意其觀點。 傾聽并不意味著接受shuyin 行政管理2. 如何傾聽對方* 首先保持沉默* 在聽的同時做心理上的準備* 讓對方把話說完* 允許其他人可以有不同的觀點shuyin 行政管理二 表達的技巧想要很好地表達自己，首先要注意：* 尊重自己（想法,興趣，自己的角色尊重他人）* 從容地介紹自己的情況（現(xiàn)狀，位置）* 訓練自己的對待其他人公正平等的原則* 在說之前有可能的話最好將要點先在一張紙上記下來shuyin 行政管理1. 建立良好的關系* 尊重對方，尊重自己，了解對方，了解自己* 發(fā)展一種相互合作而不是“競爭對手” 的關系* 接受你的對話者（我很好，他也很好）shuyin 行