秘書調(diào)研與信息工作.ppt課件

1、秘書調(diào)研與信息工作學(xué)習(xí)目標(biāo)主要內(nèi)容思考練習(xí)本章小結(jié) 通過闡述調(diào)查研究在管理工作中的重要作用，理解秘書搞好調(diào)查研究工作的重要性并了解調(diào)查研究的特點和內(nèi)容，掌握調(diào)查研究的基本方法及統(tǒng)計分析的基本能力；了解信息在管理工作中的重要作用，理解秘書提供信息的特點，掌握秘書收集信息和加工處理信息的程序和步驟。第一節(jié) 調(diào)查研究概述第二節(jié) 秘書調(diào)查研究的特點和內(nèi)容第三節(jié) 調(diào)查研究準(zhǔn)備工作和方法第四節(jié) 秘書調(diào)查研究報告與實務(wù)第五節(jié) 秘書信息處理工作第一節(jié) 調(diào)查研究概述本節(jié)要點一、調(diào)查研究的含義二、秘書調(diào)查研究的意義三、調(diào)查研究在秘書工作 中的地位和作用 調(diào)查研究是人們了解情況、認(rèn)識事物、掌握政策的基本方法，是實行

2、科學(xué)管理的前提。秘書要有效地輔助管理，就必須對不斷變化的實際情況進(jìn)行全面、真實的了解和準(zhǔn)確、透徹的分析，這樣，參謀才能有質(zhì)量和成效，要達(dá)此目的，就必須深入調(diào)查研究。一、調(diào)查研究的含義 （一）調(diào)查研究： 是指人們在社會實踐中，對客觀的實際情況進(jìn)行了解和分析研究，以認(rèn)識其本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的一種自覺的行動。（二）調(diào)查與研究的關(guān)系 調(diào)查：是指運用各種科學(xué)的方法和手段，對客觀世界進(jìn)行了解、考查、查核、統(tǒng)計來獲取并掌握確鑿的材料和情況的一種感性認(rèn)識活動。 研究：是指對已了解的情況和已掌握的材料運用辯證唯物主義和歷史唯物主義的立場、觀點和方法進(jìn)行科學(xué)的比較、分析、綜合和概括，以求得認(rèn)識客觀事物的本質(zhì)及其發(fā)展規(guī)

3、律的一種理性認(rèn)識活動。 調(diào)查研究作為秘書的工作內(nèi)容之一，是指秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作提供真實信息和準(zhǔn)確依據(jù)的工作。調(diào)查研究作為工作過程，是兩個既相互聯(lián)系又相互區(qū)別的工作環(huán)節(jié)（見圖6-4）。圖6-4 調(diào)查和研究的工作過程研究是秘書對已經(jīng)掌握的信息情況，運用科學(xué)的理論、知識和方法進(jìn)行綜合分析和推斷，以探究研究對象的本質(zhì)及事物發(fā)展規(guī)律調(diào)查是秘書運用各種方法、手段對調(diào)查對象進(jìn)行了解核查，掌握確鑿的實際情況的過程 調(diào)查是研究的基礎(chǔ)和前提 研究是調(diào)查的深化和發(fā)展 為領(lǐng)導(dǎo)和上級機(jī)關(guān)所貫徹的各項政策方針提供反饋信息，保證下一步工作的開展二、 秘書做調(diào)查研究工作的意義 秘書做調(diào)查研究工作的意義包括以下五點（見圖

4、6-5）。 圖6-5 秘書做調(diào)查研究工作的意義為領(lǐng)導(dǎo)在某方面決策和管理工作提供準(zhǔn)確的信息和第一手材料，保證領(lǐng)導(dǎo)正確地決策和指導(dǎo)工作秘書做調(diào)查研究，可以全面了解和掌握基層情況秘書做調(diào)查研究可以及時了解和掌握市場動向，為領(lǐng)導(dǎo)提供市場信息聽取收集并綜合處理基層各方面的意見，為領(lǐng)導(dǎo)“拾遺補(bǔ)闕” 三、調(diào)查研究在秘書工作中的地位和作用 （一）調(diào)查研究是秘書和秘書部門的重要職責(zé) 領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，不可能事事躬親，因此秘書和職能部門須代勞。領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研受干擾多，秘書及秘書部門則不受此干擾；職能部門的調(diào)研往往會帶有傾向性，秘書和秘書部門可以比較全面地反映情況，因此，這樣的調(diào)研對領(lǐng)導(dǎo)的幫助最大。 （二）調(diào)查研究是秘書和秘

5、書部門做好 各項工作的基礎(chǔ) 調(diào)查研究貫穿于秘書工作的全過程和各個環(huán)節(jié)。離開了調(diào)查研究，秘書工作將寸步難行。秘書只有深入實際，到第一線去調(diào)查研究，了解和掌握真實情況，并對情況進(jìn)行實事求是的分析和論證，采取相應(yīng)的對策和辦法，才能避免走彎路和減少失誤。提高工作效率的質(zhì)量，更好地為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。因此，調(diào)查研究是秘書和秘書部門的一項經(jīng)常性工作，是秘書和秘書部門做好各項工作的基礎(chǔ)。 （三）調(diào)查研究是秘書和秘書部門輔助 領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的首要前提 任何決策都離不開調(diào)查研究，離不開在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上的科學(xué)預(yù)測，通過調(diào)查研究，掌握大量的第一手材料，對這些材料進(jìn)行分析研究，探求其本質(zhì)及發(fā)展趨勢，這既是科學(xué)決策的

6、客觀基礎(chǔ)，也是科學(xué)決策的客觀依據(jù)和客觀要求?！罢{(diào)查就像十月懷胎，解決問題就像一朝分娩”決策后其調(diào)查研究仍沒結(jié)束，執(zhí)行過程中還需要調(diào)查研究。 （四）調(diào)查研究是秘書獲得信息的 重要途徑 為領(lǐng)導(dǎo)宏觀決策提供的內(nèi)部性很強(qiáng)、參考色彩很濃的信息，有情況、有分析、有建議、能開拓思路，啟迪思維。因而也最有價值，對領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策最有用處。秘書和秘書部門要獲得真實、可靠、有價值的信息，都離不開調(diào)查研究。離開了調(diào)查研究，信息就失去了來源，數(shù)量和質(zhì)量都難以得到保證。 （五） 調(diào)查研究是鍛煉、提高秘書工作能 力的必由之路 通過調(diào)查研究，向社會學(xué)習(xí)、向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，提高思想政策水平，改進(jìn)工作作風(fēng)，工作能力就可得到不斷的提高。通

7、過調(diào)查研究，還可提高秘書的觀察能力、思維能力、交際能力、分辨能力、分析能力、概括能力、表達(dá)能力和自我完善的能力等。 第二節(jié) 秘書調(diào)查研究的特點和內(nèi)容本節(jié)要點一、調(diào)查研究的特點二、秘書調(diào)查研究的內(nèi)容三、秘書調(diào)查研究的形式 秘書的調(diào)查研究具有針對性、多樣性、突擊性和科學(xué)性等特點；秘書調(diào)查研究的內(nèi)容有政治性、政策性、專業(yè)性及熱點問題等；秘書調(diào)查研究的形式豐富多樣，因此，秘書可靈活運用。一、秘書調(diào)查研究的特點 （一）很強(qiáng)的針對性 秘書工作服從領(lǐng)導(dǎo)、圍繞中心、把握全局、服務(wù)決策。任何工作都有其特殊性，所以調(diào)查研究也有其特殊性，針對不同性質(zhì)的問題進(jìn)行內(nèi)容、方法上有所區(qū)別的調(diào)查研究，才能達(dá)到調(diào)查研究的目的，

8、如有長遠(yuǎn)的政策性能課題、或當(dāng)前急需解決的課題、或有關(guān)全局的戰(zhàn)略性課題、或有關(guān)局部的戰(zhàn)術(shù)性課題、或特定時期傾向性課題、或熱點問題的課題，都帶有很強(qiáng)的針對性。 （二）內(nèi)容和方法的多樣性 內(nèi)容有政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、群眾生活等，不同的內(nèi)容，其調(diào)查的方法要不同； 方法有跟工人、農(nóng)民、知識分子、干部、私營企業(yè)家、以及國外有關(guān)人士等各色人等調(diào)查，不同的對象，其調(diào)查方式方法也各不相同。 （三）一定的突擊性 秘書工作往往會碰到在計劃之外的事情，這些工作帶有突發(fā)性、臨時性的性質(zhì)，需要在短時間內(nèi)拿出解決問題的方案，因此，需要快速組織人員深入實地調(diào)查研究，了解情況并提出解決問題的相應(yīng)措施，故秘書調(diào)查研究的工作又具

9、有突擊性的性質(zhì)。 （四）嚴(yán)格的科學(xué)性 調(diào)查研究的任務(wù)是探求客觀事物的本質(zhì)和規(guī)律，也就是要對事物全面的、完整的、辨證的、內(nèi)在聯(lián)系的、符合客觀實際的認(rèn)識，從而達(dá)到有效地指導(dǎo)人們的實踐，并通過實踐加以檢驗和印證。故要求： 首先，要有科學(xué)的頭腦，堅持馬克思列寧主義的立場、觀點和方法，堅持唯物辨證法，堅持實事求是的科學(xué)精神； 其次，調(diào)查研究的態(tài)度要科學(xué)化，要有“三老”、“四嚴(yán)”的作風(fēng)； 再次，調(diào)查研究的手段要科學(xué)化，使用現(xiàn)代化的設(shè)備和系統(tǒng)論、信息論、控制論及概率論、模糊數(shù)學(xué)、數(shù)理統(tǒng)計等理論的應(yīng)用。 二、 秘書調(diào)查研究的內(nèi)容 秘書調(diào)查研究的內(nèi)容是多方面的，不同行業(yè)崗位的秘書，調(diào)查研究的內(nèi)容就有所不同。一般

10、情況下，秘書的調(diào)查研究內(nèi)容大體分為以下五類，如表6-2所示。表6-2 秘書調(diào)查研究的內(nèi)容秘書調(diào)查研究的內(nèi)容 具 體 內(nèi) 容 政策性調(diào)研 了解調(diào)查對象對有關(guān)法律、法規(guī)、制度等的制定貫徹情況，了解法律、法規(guī)貫徹落實情況,為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門政策的貫徹、實施和落實提供重要的依據(jù)和反饋信息基本情況調(diào)研 通過對各機(jī)關(guān)、單位的基本情況的調(diào)查, 了解情況，以減少工作的被動性，增強(qiáng)工作的主動性。 秘書調(diào)查研究的內(nèi)容具體內(nèi)容市場調(diào)研 了解掌握重大的經(jīng)濟(jì)活動狀況、經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢；了解企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和趨勢；了解組織投資前景、市場地位等；了解企業(yè)一定時期的經(jīng)濟(jì)情況以及企業(yè)生產(chǎn)、銷售、技術(shù)水平等情況，為有關(guān)部門分析經(jīng)濟(jì)狀況情況

11、提供信息 專業(yè)性調(diào)研 對自然資源、社會生活以及人文狀況的了解分析；對有關(guān)事故、事件的調(diào)查；對先進(jìn)人物、先進(jìn)集體事跡的調(diào)查輿論熱點調(diào)研 是針對基層所關(guān)心的輿論熱點以及帶有傾向性、顯露“苗頭”問題的調(diào)查，為領(lǐng)導(dǎo)提供“以小見大”的啟示性信息 續(xù) 表三、 秘書調(diào)查研究的主要形式 對調(diào)查研究形式的介紹很多，又各有各的說法。下面按照不同的標(biāo)準(zhǔn)分別進(jìn)行簡單介紹（見圖6-6）。圖6-6 秘書調(diào)查研究的主要形式調(diào)查研究的主要形式從調(diào)查研究對象范圍的選擇上分從調(diào)查研究的內(nèi)容上分從調(diào)查研究采取的主要研究形式分普查抽樣調(diào)查典型調(diào)查專題調(diào)查綜合調(diào)查對比調(diào)查抽樣調(diào)查民意調(diào)查專家調(diào)查統(tǒng)計調(diào)查 從調(diào)查研究對象范圍的選擇上分：

12、普查形式全面，真實性強(qiáng)，但是秘書不容易有充足的人力、物力、財力投入；典型調(diào)查深入、深刻，但是偏難蓋全；二者折中的科學(xué)方法是抽樣，抽樣的關(guān)鍵是取樣的科學(xué)性問題。 從調(diào)查研究內(nèi)容上分：專項調(diào)查內(nèi)容單一，調(diào)查工作靈活，但不利于秘書統(tǒng)觀客觀事物的全貌；綜合調(diào)查對調(diào)查對象考察全面，但面上的東西多了，反而容易忽略點上的問題。 從調(diào)查研究采取的主要研究形式分：對比調(diào)查有利于在對比中進(jìn)行鑒別，但要防止研究思想只局限在對比范圍之內(nèi)；民意調(diào)查也叫民意測驗，它的調(diào)查研究結(jié)果真實充分，但關(guān)鍵要把握表格問卷的科學(xué)設(shè)計；專家調(diào)查有相當(dāng)?shù)臋?quán)威性。像所謂“特爾斐法”、“頭腦風(fēng)暴法”和“反頭腦風(fēng)暴法”，實質(zhì)上都是專家調(diào)查的形式

13、。統(tǒng)計調(diào)查是數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)體現(xiàn)的真實，但要注重引進(jìn)現(xiàn)代研究技術(shù)和方法。 這些形式是被專家和研究者條分縷析、分門別類地寫出來的，而在實踐中，它們常常是混合使用的，采用哪幾種形式，是依秘書調(diào)查研究的具體內(nèi)容而定。 第三節(jié) 秘書調(diào)查研究的方法和程序本節(jié)要點一、秘書調(diào)查研究的方法二、秘書調(diào)查研究的程序和要求 秘書的調(diào)查的方法多種多樣，如文獻(xiàn)調(diào)查法、實地觀察法、訪談?wù){(diào)查法、問卷調(diào)查法、實驗調(diào)查法等；秘書研究的方法也豐富多樣，如度量研究、分類比較、綜合分析、系統(tǒng)研究方法等。秘書須全面掌握，靈活運用，才能獲得高質(zhì)量的調(diào)查研究結(jié)果。一、 秘書調(diào)查研究的方法 調(diào)查的一般方法 調(diào)查的一般方法，如表6-3所示。表6-3

14、調(diào)查的一般方法調(diào)查的一般方法 具 體 內(nèi) 容 個別訪談法 根據(jù)調(diào)查需要，選擇單一調(diào)查對象進(jìn)行采訪、問詢，了解情況。個別訪談的關(guān)鍵是選準(zhǔn)訪談對象并擬好訪談提綱，要選好訪談地點并注意談話的態(tài)度和語氣。 集體訪談法 根據(jù)調(diào)查需要，選擇若干調(diào)查對象，組織目的明確的聚會、會談。開會的關(guān)鍵一是要組織充分，使會議緊湊切題；二是對象要選擇恰當(dāng)、準(zhǔn)確，參加座談的都能暢所欲言，毫無顧忌，又真實可信。1調(diào)查的一般方法具 體 內(nèi) 容 現(xiàn)場觀察法 調(diào)查者親臨實際，親自感受現(xiàn)實情況的方法。有參與式和非參與式兩種，前者是深入到一個單位蹲點，實地觀察，以獲取豐富而又真實的第一手材料；后者是在被調(diào)查對象沒有察覺情況下的觀察。

15、問卷調(diào)查法 實質(zhì)是調(diào)查者以問卷或表格為介質(zhì)，最大范圍地對調(diào)查對象進(jìn)行一次單向的個別訪問。關(guān)鍵在于問卷和表格的設(shè)計，調(diào)查目的要明確；同時要講究問詢水平和問詢藝術(shù)。有封閉式和開放式兩種形式 實驗調(diào)查法 適當(dāng)控制某些條件，使一定的社會現(xiàn)象發(fā)生，以揭示其產(chǎn)生原因或規(guī)律的方法。此法關(guān)鍵的外界環(huán)境條件的控制難，且其結(jié)論有可能與現(xiàn)實相違背 文獻(xiàn)檔案資料調(diào)查法 查詢翻閱現(xiàn)成的檔案資料和有關(guān)信息，了解掌握調(diào)查對象的背景和現(xiàn)實情況，實質(zhì)是直接采用高層次信息，指導(dǎo)和保證調(diào)查工作的進(jìn)行，注意：文獻(xiàn)調(diào)查所得只能作為調(diào)查先導(dǎo)，不能作為結(jié)論。續(xù) 表 秘書的調(diào)查研究工作是秘書繁重復(fù)雜的多方面工作之一，所以秘書很少有專門的時間

16、單一地做調(diào)查工作，常常是在其他各方面工作開展的同時，獲取調(diào)查信息。所以，秘書開展調(diào)查工作所采取的方法，既要和調(diào)查目的緊密結(jié)合，又要兼顧綜合開展各項工作的方便。 研究的方法 在實際研究中，人們發(fā)明并實踐著各種研究方法。下面主要介紹秘書在研究中常用的主要方法。 度量研究方法 這種方法是著重研究事物規(guī)定性的定性研究與著重研究事物規(guī)模、范圍、數(shù)目等數(shù)量關(guān)系的定量研究兩種方法的綜合。度量研究方法就是通過對調(diào)查材料的分析，從質(zhì)的界限到數(shù)量關(guān)系的情況及其變化，對調(diào)研對象做出本質(zhì)的結(jié)論。21 系統(tǒng)研究方法 這種方法是按照系統(tǒng)分析的原則和要求，將調(diào)研對象作為一個整體加以研究，探究其結(jié)構(gòu)、功能、層次等要素及其相互

17、關(guān)系和變化規(guī)律。這種研究方法，不僅考慮到將調(diào)研對象作為一個系統(tǒng)，還要將其放到一個更大的背景中，把它視為一個更大系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，在事物及其各方面的互相影響與制約關(guān)系中認(rèn)識分析調(diào)研對象的性質(zhì)和作用。這樣，研究結(jié)果更真實。2 動態(tài)研究方法 這是通過研究調(diào)研對象的發(fā)展變化過程來探究其本質(zhì)和發(fā)展變化規(guī)律的方法（見圖6-7）。圖6-7 動態(tài)研究方法與靜態(tài)研究方法3研究方法靜態(tài)研究方法動態(tài)研究方法只關(guān)注事物、系統(tǒng)的某一狀態(tài)考慮其由來和變化關(guān)系的研究方法 比較研究方法 這是對調(diào)查研究對象進(jìn)行區(qū)分和比較，通過認(rèn)識其差異，進(jìn)一步認(rèn)識其本質(zhì)和特點的研究方法。比較研究是認(rèn)識事物最基本的方法，關(guān)鍵是要找準(zhǔn)可比性比較分析

18、。4 它包括以下兩方面內(nèi)容（見圖6-8）。圖6-8 比較研究的兩方面內(nèi)容比較研究對比比較綜合比較是一種簡單的比較，可以采取主要以時間為線索的縱向比較，也可以采取主要以空間為線索的橫向比較是簡單比較的匯總，是更系統(tǒng)化的比較研究 除了以上四種研究方法外，實踐中還有統(tǒng)計分析研究方法、歷史研究方法、情景探討方法、概率分析研究方法等等。針對某一次調(diào)查研究工作，選取正確的分析研究方法，是獲取準(zhǔn)確高層次信息的重要保證。二、秘書調(diào)查研究的過程和要求 無論黨政機(jī)關(guān)還是公司企業(yè)單位的秘書部門，都會有大量的調(diào)查研究工作。下面著重從秘書普遍進(jìn)行的調(diào)查研究工作來介紹其過程和要求，并在具體環(huán)節(jié)中舉例說明各自不同的特點。一

19、般來說，可以把調(diào)查研究的程序按邏輯分成準(zhǔn)備階段、調(diào)查實施階段、研究分析階段和結(jié)論報告階段。 準(zhǔn)備階段 在準(zhǔn)備階段，秘書大體要操作和組織好七個環(huán)節(jié)。 明確調(diào)研題目（或稱課題、專題） 秘書的調(diào)研題目，有領(lǐng)導(dǎo)明確指示的，也有秘書確定的并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)的，還可能有有關(guān)部門委托秘書部門組織實施的題目。題目并不是調(diào)研的“結(jié)論”，結(jié)論只能產(chǎn)生在調(diào)研工作之后。 11 下面三則，是實際調(diào)研工作中調(diào)研題目和調(diào)研結(jié)論的對比： 近年來北京市掛歷市場的冷熱現(xiàn)象 公款互贈掛歷何時了 北京市城區(qū)新建居民小區(qū)管理狀況的調(diào)查 新建居民小區(qū)的社區(qū)管理工作亟待完善 北京市工薪階層目前的消費狀況 北京市工薪階層目前生活遠(yuǎn)未及小康 以上三

20、則很明顯，前者是題目，是秘書要考察了解的現(xiàn)象；后者是結(jié)論，是經(jīng)過調(diào)研的結(jié)果。 選擇調(diào)研對象 調(diào)研對象應(yīng)當(dāng)是人、物、事三個方面，如調(diào)研地域、調(diào)研要深入的具體單位和組織、調(diào)查的范圍以及具體的被調(diào)查人員、現(xiàn)場現(xiàn)象和事物的發(fā)展過程等等。在上面介紹過的“近年來北京市掛歷市場的冷熱現(xiàn)象”的調(diào)研工作中，有關(guān)秘書部門在選擇調(diào)研對象時做出了如下劃定：2 組織和人 出版發(fā)行單位 出版署、出版局 各個出版單位 出版社 印刷廠 職員和工人經(jīng)銷單位 新華書店總店 各個分店 店員 展銷市場 書攤 經(jīng)銷商購買單位 各個購買掛歷的單位 購買的個人 使用掛歷的單位 單位的職員 物 主要是各種材質(zhì)的、不同價位的掛歷；掛歷的圖案；

21、掛歷的包裝；有關(guān)掛歷的文字資料信息等。 事 主要是掛歷的審批和出版程序、發(fā)行程序、銷售渠道；掛歷的設(shè)計、掛歷的文化內(nèi)涵、掛歷的制版和印刷程序；掛歷的用途。 選配調(diào)研人員 調(diào)研工作可以由秘書自己做；也可由秘書主臨時從各個有關(guān)部門抽調(diào)專門調(diào)研員來做。必要時，對選調(diào)的調(diào)研員要先期組織專業(yè)培訓(xùn)，結(jié)合調(diào)研內(nèi)容強(qiáng)化提高。比如我國進(jìn)行的幾次人口普查，都在調(diào)查工作之前對調(diào)研員做系統(tǒng)正規(guī)的培訓(xùn)。 3 準(zhǔn)備相關(guān)信息資料 這一環(huán)節(jié)主要包括查閱有關(guān)資料；了解與調(diào)研內(nèi)容有關(guān)的理論、政策、法律和必要的調(diào)研方面知識以及技術(shù)參考信息等等。仍以有關(guān)掛歷市場的調(diào)研為例：秘書首先要掌握國家及北京市新聞出版管理部門對掛歷出版發(fā)行和銷

22、售工作的政策和規(guī)定。比如什么單位才有權(quán)出版、發(fā)行或經(jīng)銷掛歷？掛歷的價格是如何確定的？哪個管理部門對掛歷的印制有什么法規(guī)？ 4 另外，還要為實施調(diào)查做具體準(zhǔn)備。要準(zhǔn)備或者定制專門的文件袋、筆記本、名片、空白卡片等。準(zhǔn)備必要的介紹信、證明函、調(diào)查員的胸卡、臨時證件等。必要時還要準(zhǔn)備給被調(diào)查者的小禮物、禮品或酬謝。文 件 袋 編制確認(rèn)調(diào)研計劃 在實際工作中，有時是一次計劃，直接報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批；有時是先做提綱，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后再細(xì)化為計劃。5 無論提綱還是計劃，主要內(nèi)容包括如下八項（見圖6-9）。圖6-9 調(diào)研計劃內(nèi)容調(diào)研計劃內(nèi)容調(diào)研的目的和要求調(diào)研的項目調(diào)研所采取的方法調(diào)研的組織分工 具體實施步驟必要的表

23、格與問卷調(diào)研要求與注意事項調(diào)研的對象 調(diào)研計劃要制定得既嚴(yán)密周全，又切實可行。從整個調(diào)研工作看，調(diào)查是研究的基礎(chǔ)；從調(diào)查這個環(huán)節(jié)看，計劃是實施調(diào)查的基礎(chǔ)。所以必須重視調(diào)研計劃的質(zhì)量。 設(shè)計必要的調(diào)查問卷和表格 問卷和表格，是調(diào)研工作最大限度取得具有普遍意義的數(shù)字和情況的最好方法，也是由普遍發(fā)現(xiàn)典型的最好契機(jī)。問卷設(shè)計的主要步驟是，如表6-4所示。表6-4 問卷設(shè)計的主要步驟序號 問卷設(shè)計的主要步驟 要 求 1 確定要解決和研究的問題 指定一份問卷，首先應(yīng)當(dāng)明確這份問卷要解決和研究什么問題2 確定提問的角度和方式 注意提出問題的角度3 確定對問題提出的措辭 從調(diào)查對象答卷心理考慮，措辭得當(dāng)也有助

24、于問卷反饋順利6續(xù) 表序號問卷設(shè)計的主要步驟要 求4 確定問卷中各個問題的次序 為要根據(jù)調(diào)查對象的思維逐步引入問題的邏輯，先易后難。還要顧及各個問題之間的層次邏輯關(guān)系，相對集中成組。也要考慮提出問題的方式，比如對封閉、半封閉和開放式的問題以各自相對集中好 5 總體考慮問卷內(nèi)容、設(shè)計問卷的結(jié)構(gòu) 介紹要集中在該問卷希望取得的數(shù)據(jù)信息上。自然情況最好少問，不必統(tǒng)計的問題絕對不問 問卷和表格是準(zhǔn)備在調(diào)查時由被調(diào)查人員回答填寫的。秘書一定要明確，只有把問卷和表格設(shè)計得明朗、簡潔、易答，被調(diào)查者才好配合；只有把問卷和表格設(shè)計得邏輯性強(qiáng)、選項分明，才便于秘書對其統(tǒng)計分析，才好對調(diào)查內(nèi)容下結(jié)論。設(shè)計要求如下（

25、見圖6-10）。 圖6-10 設(shè)計問卷和表格的要求設(shè)計問卷時問題項要精練，不宜過多。最好要求被調(diào)查者做“是”或“否”的選擇回答，或者是在幾項中選擇做答。這是封閉或半封閉式的問題。最好不采取要被調(diào)查者組織語言的提問，這是開放式的問題，不便于問卷的統(tǒng)計歸納。表格的填寫項目內(nèi)容要有公認(rèn)稱法或約定俗成的稱法。表格內(nèi)容要精當(dāng)，預(yù)留的填寫格空間要合適，位置恰當(dāng) 設(shè)計問卷和表格的要求 下面是一份秘書設(shè)計的調(diào)查問卷，供參考。 某汽車駕駛學(xué)校擬對學(xué)校的教學(xué)管理和服務(wù)工作進(jìn)行考評，決定在學(xué)員中做一次廣泛的調(diào)查研究。調(diào)查工作主要是以問卷的形式進(jìn)行的。校長助理為此設(shè)計了這份問卷。 例文1 學(xué)員情況調(diào)查表尊敬的學(xué)員：

26、懇請您協(xié)助填寫我們最關(guān)心的下列內(nèi)容，幫助我們進(jìn)一步提高教學(xué)服務(wù)質(zhì)量。學(xué)校誠摯地感謝您的合作。 姓名：_學(xué)車時間： 自_年_月_日 上車學(xué)車方式：大 / 小型車 目前訓(xùn)練內(nèi)容：初級 綜合 計時 / 普通 練樁 考前 富 康 車 考核通過的時間：_ 年_ 月_ 日1. 您對所遇到的教練總體感覺：滿意 / 基本滿意 / 不滿意2. 您遇到的教練，感覺最好的是_號_師傅（姓或姓名）。3. 您每次在場練車時間與實際操作時間比是：80%以上 / 60%左右 / 不足50%。4. 您認(rèn)為駕校后勤工作水平高低依次是（請您標(biāo)順序 號） 餐廳 手續(xù)大廳窗口 班車 計算機(jī)大廳窗口 教練員 教練長等中層干部 歡迎您有

27、好的批評建議另予賜教。 調(diào)查實施階段 這一階段與下一階段研究分析的共同特點是其在推進(jìn)中不完全像我們表述過程中的邏輯性和程序性那么強(qiáng)。調(diào)查實施階段主要有三大步： 聯(lián)系確認(rèn)調(diào)查對象 與被調(diào)查者和與調(diào)查對象有關(guān)的人員取得并建立聯(lián)系；確認(rèn)調(diào)查對象與調(diào)查方式的選擇是否準(zhǔn)確；必要時要向?qū)Ψ皆敿?xì)說明調(diào)查內(nèi)容、目的、時間、步驟和方式，商量互相配合的方法。21 實施調(diào)查 在具體實施中，一要注意點面結(jié)合；二要科學(xué)安排穿插調(diào)查時間，力爭節(jié)省開支。調(diào)查中有一個從面到點、再從點到面的過程。在時間安排上，點、面可以有先后，也可以由大家分工同時進(jìn)行。在調(diào)查范圍上，點（如個別訪問、個例調(diào)查等）也可以和面（如發(fā)放問卷、召開座談

28、會等）結(jié)合，交叉進(jìn)行。2 階段性小結(jié)并復(fù)查驗證調(diào)查結(jié)果 階段性小結(jié)可以隨時保存調(diào)查人員在調(diào)查中產(chǎn)生的每一點感覺、感受、和體會，也可以通過進(jìn)一步的分析思考，復(fù)查驗證前期的調(diào)查情況，以保證調(diào)查結(jié)果的真實、有意義。3 如果調(diào)研計劃周密，實施過程就是按圖索驥。在整個調(diào)查階段要注意以下兩點（見圖6-11）。圖6-11 調(diào)查階段要注意的事項遵守有關(guān)法律、法規(guī)和制度嚴(yán)守有關(guān)保密紀(jì)律調(diào)查階段要注意的內(nèi)容 研究分析階段 研究分析階段是調(diào)查研究工作的重要環(huán)節(jié)，是我們對調(diào)查所獲得的大量情況資料信息進(jìn)行分析、歸納、概括或聯(lián)系、比較、推斷，從中找出問題的實質(zhì)和規(guī)律，找出對調(diào)查對象的分析結(jié)果。 3 研究分析階段主要包括四

29、個工作環(huán)節(jié)（見圖6-12）。 圖6-12 研究分析階段的四個工作環(huán)節(jié)對調(diào)查材料的取舍、審定、核對和證實利用科學(xué)準(zhǔn)確的研究方法，對調(diào)研內(nèi)容進(jìn)行研究分析統(tǒng)計確定研究結(jié)果分類整理，將初級信息通過技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為高層次信息 結(jié)論報告階段 結(jié)論報告階段，主要包括組織撰寫調(diào)研報告工作和調(diào)查研究的總結(jié)善后工作兩項。 調(diào)研報告 真實的信息材料、細(xì)致的分析與科學(xué)的論證，是調(diào)研報告的關(guān)鍵。調(diào)研報告的寫作是應(yīng)用文寫作，是秘書必須掌握的重要寫作技能之一。調(diào)研報告既講究以人們認(rèn)識問題的一般思路為邏輯結(jié)構(gòu)，又提倡寫作特色明顯，形式多樣，不拘一格。41 調(diào)查研究的總結(jié) 調(diào)查研究的總結(jié)善后工作是秘書對所組織的調(diào)研工作的行政事務(wù)

30、總結(jié)善后，也是秘書做任何工作必有的一個環(huán)節(jié)。 2第四節(jié) 秘書調(diào)查研究報告與實務(wù)本節(jié)要點一、秘書調(diào)查研究報告的撰寫二、秘書調(diào)查研究實務(wù) 調(diào)查報告是對整個調(diào)查研究結(jié)果的客觀而又具體的反映，是對調(diào)查材料的深入分析研究的總結(jié)，因此，熟練掌握調(diào)查報告的撰寫方法，是秘書必須具備 的基本功。一、調(diào)研報告的基本格式（一）標(biāo)題：有兩種形式調(diào)研報告標(biāo)題正標(biāo)題是全文的主要內(nèi)容或中心觀點的概括與說明。副標(biāo)題補(bǔ)充交代調(diào)查對象或調(diào)查內(nèi)容，并標(biāo)明文種正標(biāo)題加副標(biāo)題（二）前言 也稱導(dǎo)語，起著總領(lǐng)或引出全文的作用。主要概括介紹調(diào)查的意義和目的、調(diào)查對象和范圍、調(diào)查采取的方法及其過程等。 前言要開門見山，言簡意賅，明快樸實，緊扣

31、主題 形式有：概述式：用敘述的方法，概括地寫出調(diào)研報告的基本情況、問題、目的、方法及其重要意義；結(jié)論式：先寫調(diào)查結(jié)論，然后分別敘述調(diào)查的內(nèi)容；說明式：先簡要說明所述對象的基本情況，背景情況，再敘述主題和其他有關(guān)材料；提問式：開頭首先提出問題，給人設(shè)下懸念，然后引出下文。（三）主體 主體是表現(xiàn)調(diào)研報告主題的重要部分。它詳細(xì)敘述調(diào)查的內(nèi)容，其中包括事實材料、中心思想及調(diào)查者的分析和評價等。主體有如下幾種結(jié)構(gòu)： 橫式結(jié)構(gòu)：即把調(diào)查研究的事實和形成的觀點，按其內(nèi)在邏輯聯(lián)系，分成幾個部分，并列排放，分別敘述，從不同的方面共同說明調(diào)研報告的主題。 縱式結(jié)構(gòu)：即按照事件發(fā)展過程的先后次序和歷史順序來敘述事實

32、，闡明觀點。 綜合式結(jié)構(gòu)：也稱縱橫式結(jié)構(gòu)。即縱式結(jié)構(gòu)和橫式結(jié)構(gòu)結(jié)合使用，通常是按時間順序介紹經(jīng)驗產(chǎn)生的前因后果，然后再將經(jīng)驗并列為幾個部分加以說明。 逐點式結(jié)構(gòu)：即圍繞一個主題，調(diào)查了若干個對象，每個對象提供的情況或經(jīng)驗教訓(xùn)各有其特點，為了充分反映調(diào)查結(jié)果，可以分幾個相對獨立的部分來寫，逐一說明調(diào)查所得各種情況。 撰寫調(diào)研報告的方法：先敘后議：即先擺事實，著力敘述事物的前因后果，來龍去脈，再扼要地歸納認(rèn)識，得出結(jié)論；夾敘夾議：即一邊敘述交待調(diào)查的事實情況，一邊進(jìn)行必要的議論，觀點與材料滲透在一起；印證說明：即先提出觀點和方法，再擺事實加以印證。(四)結(jié)尾 調(diào)研報告的結(jié)尾，從形式上看，一般有：無

33、結(jié)束語；有簡短的結(jié)束語；有較長的結(jié)束語。從內(nèi)容上看，主要有：概括主題，深化主題；總結(jié)經(jīng)驗，形成結(jié)論；指出問題，提出建議；展望未來，說明意義四種類型。（五）附錄 是調(diào)查研究的附加部分。調(diào)研報告的正文包容不了，或者是沒有說到而又需要附帶說明的問題和情況，在全文結(jié)束時，可將這些問題或情況寫出來附于調(diào)研報告的正文之后。附錄的內(nèi)容一般是有關(guān)材料的出處，參考的資料和書籍，調(diào)查統(tǒng)計圖表的注釋和說明，以及旁證材料等。二、調(diào)研報告的寫作調(diào)研報告寫作環(huán)節(jié)語言的使用材料的取舍提綱的擬定主題的確定（一）主題的確定 主題是調(diào)研報告的靈魂，是說明事物、闡明道理所表現(xiàn)出來的基本思想和觀點。主題必須明確、集中、深刻、新穎。

34、確定主題的過程，是認(rèn)識主要矛盾、揭示事物本質(zhì)的過程，調(diào)研報告的主題，有的是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)確定的，有的是自己研究得出來的，有的是在設(shè)計階段已經(jīng)提出雛形，還有的是在調(diào)查階段逐步醞釀形成的。（二）材料的取舍 材料的取舍要圍繞著已定的主題來決定，去掉與主題無關(guān)的、次要的、非本質(zhì)的、瑣碎的、尤其的虛假的、不可靠的材料，選用那些能夠真正反映客觀事物本質(zhì)和主流的材料，才能更好地論證主題，表現(xiàn)主題，使寫出來的調(diào)研報告更加有聲有色。（三）提綱的擬定 結(jié)構(gòu)是調(diào)研報告的骨架，骨架要安排的妥貼嚴(yán)謹(jǐn)合理，在動筆前擬制好寫作提綱是關(guān)鍵。 寫作提綱分為條目提綱和觀點提綱 條目提綱就是從層次上列出調(diào)研報告的章節(jié)目。 觀點提綱是在此

35、基礎(chǔ)上列出各章節(jié)目所要敘述的觀點。（四）語言的使用 調(diào)研報告是一種以敘事為主的說明性文體。其語言要求是準(zhǔn)確、簡潔、通俗。 準(zhǔn)確：就是要實事求是，陳述事實要真實可靠，議論要把握分寸，不能任意拔高或貶低；引用數(shù)據(jù)要正確無誤。 簡潔：就是要用盡可能少的語句，表達(dá)盡可能多的內(nèi)容；對事實的敘述，不要作過多的描繪；對觀點的闡釋，不要作煩瑣的論證；對可有可無的段落、字句要統(tǒng)統(tǒng)刪去。 通俗：就是要有樸素、明白、平易近人的語言以敘述和議論為主不要抒情和渲染的描寫，不要使用深僻的專業(yè)術(shù)語和華而不實的詞藻，不隨便運用夸張和奇特的比喻。三、調(diào)查研究實務(wù) 這是某大學(xué)秘書專業(yè)設(shè)計的，由秘書專業(yè)學(xué)生對以往十屆畢業(yè)生的追蹤調(diào)

36、研。學(xué)生的工作主要是調(diào)查，研究分析及調(diào)研報告由專業(yè)教師形成，所以，材料有典型的教學(xué)操作特色。 計劃和安排1 例文2 秘書專業(yè)19971998學(xué)年 對以往十屆畢業(yè)生調(diào)查研究計劃 本次調(diào)查研究由秘書專業(yè)統(tǒng)一組織，專業(yè)主任總負(fù)責(zé)。具體安排如下： 一、調(diào)查研究實踐目的 對秘書專業(yè)19871997年十屆畢業(yè)生做問卷式追蹤調(diào)查，為專業(yè)的教學(xué)工作提供反饋信息。認(rèn)識社會，學(xué)習(xí)與人的工作交往，學(xué)會處理交際事務(wù)。認(rèn)識秘書工作，初步嘗試社會調(diào)查的方式。 二、調(diào)研步驟 1.活動自1998年1月13日至2月12日止。 2.專業(yè)為學(xué)生提供有關(guān)文字資料，包括： 專業(yè)給各位畢業(yè)生的問候函、對畢業(yè)生的問卷調(diào)查表、學(xué)校給畢業(yè)生供

37、職單位的函、各屆畢業(yè)生的部分聯(lián)系方法 3.專業(yè)為每位學(xué)生指定調(diào)查對象，并要求在13日后一周內(nèi)與調(diào)查對象取得聯(lián)系，發(fā)放問卷，問卷由畢業(yè)生填寫。 4.1998年2月12日（注冊日）學(xué)生交回調(diào)查結(jié)果，包括： 回收的對畢業(yè)生的問卷調(diào)查表、畢業(yè)生單位的回函、關(guān)于畢業(yè)生供職單位的介紹材料、學(xué)生在問詢調(diào)查中對調(diào)查對象的書面印象報告、調(diào)查對象的名片。 三、調(diào)查實踐要求 1.這是一次對以往十年的秘書專業(yè)畢業(yè)生的調(diào)查，其成果將對秘書專業(yè)的發(fā)展完善有極其重要的意義，請學(xué)生視為己任。 2.十年寒暑，尋找將會有艱難，請拿出我們的頑強(qiáng)和執(zhí)著；十度春秋，調(diào)查也許有出乎意料的收獲，請關(guān)注他們的每一份耕耘，寫入報告；也請把學(xué)校

38、的今天告訴他們。 3.書面報告的標(biāo)題統(tǒng)一為對屆秘書專業(yè)畢業(yè)生（畢業(yè)生姓名）的調(diào)查匯報，結(jié)構(gòu)分四部分：調(diào)查對象的基本情況；調(diào)查對象工作、生活和接受繼續(xù)教育的情況；調(diào)查對象的反應(yīng)；歸納和總結(jié)。 4.本次實踐將以調(diào)查結(jié)果、書面匯報和完成時間等評定成績。 介紹函和調(diào)查提綱 例文3 大學(xué)介紹函 _（單位）： 貴單位職工_是我校秘書專業(yè)_屆畢業(yè)生。我校為進(jìn)一步研究高等秘書教育工作，對該專業(yè)1987年至1997年十屆畢業(yè)生追蹤調(diào)查，全面了解畢業(yè)生的工作狀態(tài)、就職心理、目前職業(yè)水平和領(lǐng)導(dǎo)評價，請撥冗協(xié)助為盼。2附：調(diào)查問題：1.該職工在貴單位的工作時間（以年度計）_年。2.該職工在現(xiàn)在崗位上，其能力水 A.

39、較強(qiáng) B. 一般 C. 不能勝任工作3.在晉升提薪問題上，貴單位對該職工是否有明確的繼 續(xù)學(xué)習(xí)要求： A. 有 B. 沒有 C. 是一般號召的4.對職工在職接受繼續(xù)教育，貴單位規(guī)定 A.資助學(xué)費 B. 提供時間方便 C. 晉升提薪考慮成績 優(yōu)異者。 謝謝合作! 大學(xué) 一九九八年一月 問卷 例文4 大學(xué)秘書專業(yè) 對畢業(yè)生情況的追蹤調(diào)查問卷1.屆別_ （以畢業(yè)年號為準(zhǔn)）姓名_男 女2.現(xiàn)工作單位_3.現(xiàn)任職務(wù)_職稱_學(xué)歷_政治面貌_4.限制你晉升提薪的主要原因是: A. 能力 B. 文憑 C. 人際人緣 D. 制度 5.你認(rèn)為對秘書最重要的職業(yè)要求是： A. 容人 B. 廉潔 C. 忠誠 D. 其

40、他36.我們認(rèn)為外語、計算機(jī)技術(shù)、駕駛技術(shù)對秘書很重要： A. 是 B. 對有的秘書如此 C. 不是7.你做的是否是秘書工作： A. 是 B. 曾經(jīng)做過 C. 一直未做8.你認(rèn)為現(xiàn)在單位領(lǐng)導(dǎo)對你的工作： A. 滿意 B. 一般 C. 不滿意 D. 不知道 對問卷的統(tǒng)計 例文5 大學(xué)秘書專業(yè) 對畢業(yè)生情況的追蹤調(diào)查問卷統(tǒng)計1.屆別19871996共10屆（以畢業(yè)年號為準(zhǔn)）2.現(xiàn)工作單位范圍（即主要就業(yè)去向）_3.現(xiàn)任最高職務(wù)：副處長 ，最高職稱：中級，最高學(xué) 歷：碩士學(xué)位 4.限制你晉升提薪的主要原因是 A. 能力 14.5 B. 文憑 26.5 C. 人際人緣 11.2 D. 制度 47.85

41、.你認(rèn)為對秘書最重要的職業(yè)要求是: A. 容人 31 B. 廉潔 6.8 C. 忠誠 32.5 D. 其 他 29.746.我們認(rèn)為外語、計算機(jī)技術(shù)、駕駛技術(shù)對秘書很重要： A. 是 72.5 B. 對有的秘書如此 24.9 C. 不是 2.67.你做的是否是秘書工作： A. 是29.8 B. 曾經(jīng)做過 38.9 C. 一直未做 31.38.認(rèn)為現(xiàn)在單位領(lǐng)導(dǎo)對你的工作： A. 滿意 76.7 B. 一般 20.4 C. 不滿意 0 D. 不知道 2.9第五節(jié) 秘書信息工作本節(jié)要點二、簡報工作一、秘書信息工作三、信息資料工作 當(dāng)今是信息時代，信息、能源與材料已成為人類社會的三大資源。信息工作是秘

42、書做好“輔助管理”的一項重要工作。各機(jī)構(gòu)作出任何決策都離不開信息。本節(jié)著重闡述信息在發(fā)展經(jīng)濟(jì)管理社會事務(wù)過程中的作用、秘書信息的內(nèi)容、經(jīng)濟(jì)信息的搜集方法及處理原則等。 一、信息在外向型經(jīng)濟(jì)工作的重要作用 當(dāng)前，國際貿(mào)易內(nèi)容和形式發(fā)生變化： 除了商品貿(mào)易外，還有利用外資、引進(jìn)技術(shù)和勞務(wù)合作等。 當(dāng)前，國際市場競爭也發(fā)生變化： 從單純商品數(shù)量、質(zhì)量和價格的競爭轉(zhuǎn)向主要依靠技術(shù)、信息、管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)等手段的競爭。 在競爭之中，對他國經(jīng)濟(jì)、政治、科技、法律及文化、思想等信息不掌握，必敗。故可說信息已成為當(dāng)今世界決定生產(chǎn)力、競爭力和經(jīng)濟(jì)成就的關(guān)鍵因素。（一）信息是企業(yè)制定計劃與決策的依據(jù) 信息、商品生產(chǎn)

43、與商品推銷三者構(gòu)成對外經(jīng)營的“三要素”。缺一不可。 營銷學(xué)觀念：成交一筆對外貿(mào)易，90%是依靠信息，僅10%的靠推銷的“自覺努力”。 產(chǎn)品的生產(chǎn)以信息為依據(jù)，產(chǎn)品的成功銷售是對信息的檢驗。因此，捕捉信息，掌握國際市場行情，是涉外企業(yè)決策者和領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策和計劃的基本條件。 企業(yè)決策者和領(lǐng)導(dǎo)者所需要的信息： 需要信息企業(yè)內(nèi)部信息：本國重大的有關(guān)方針政策，進(jìn)出口國別、地區(qū)政策，商品貨源情況如生產(chǎn)情況、數(shù)量與質(zhì)量、現(xiàn)貨與期貨、倉儲與運輸、推銷計劃與銷售意圖，其他各種歷史資料等。企業(yè)外部信息：對象國的政治經(jīng)濟(jì)、社會習(xí)俗、貿(mào)易法規(guī)和特殊規(guī)定，市場情況如供求關(guān)系、銷售渠道、淡旺季節(jié)，愛好，科技，金融貨幣及

44、價格，客戶和競爭對手情況等。綜合信息：即對各種信息進(jìn)行綜合分析加工后的信息。對內(nèi)部信息進(jìn)行分析有助了解本企業(yè)所處位置，對外部信息進(jìn)行分析的有助了解外部情況對本企業(yè)是機(jī)會還是威脅。 現(xiàn)代管理認(rèn)為：管理是由計劃、執(zhí)行和控制三個基本環(huán)節(jié)組成。而每個環(huán)節(jié)的活動，都有離不開信息。根據(jù)信息反饋，及時調(diào)整經(jīng)營管理策略，才能保證企業(yè)在變化中求得生存和發(fā)展。（二）信息是企業(yè)對日常業(yè)務(wù)活動有效控制的基礎(chǔ) 信息是一種潛在的生產(chǎn)力，能轉(zhuǎn)換為現(xiàn)實的生產(chǎn)力。及時對信息進(jìn)行加工和利用，不僅可節(jié)約物資與能源，而且能使企業(yè)起死回生，從衰弱轉(zhuǎn)向繁榮。當(dāng)世界以技術(shù)密集型產(chǎn)品為主的生產(chǎn)時代，我國出口仍以勞動密集型為主的產(chǎn)品，其原因有

45、：發(fā)達(dá)國家勞動密集型產(chǎn)業(yè)在衰退；亞洲“四小龍”也向技術(shù)密集型產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)換；勞動密集型的初級產(chǎn)品仍有很大市場；土特產(chǎn)及高精尖的工藝品是技術(shù)密集型產(chǎn)品所不可替代的（三）信息是企業(yè)實現(xiàn)出口商品戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移的手段二、外向型經(jīng)濟(jì)信息的內(nèi)容 經(jīng)濟(jì)信息內(nèi)容： 世界經(jīng)濟(jì)動態(tài)趨勢、各國和各地區(qū)經(jīng)濟(jì)概況、國際商品市場、金融外匯市場、運輸保險和海關(guān)等各個領(lǐng)域，還有投資信托、技術(shù)引進(jìn)等到方面的情報資料，還包括各國和各地區(qū)的經(jīng)濟(jì)貿(mào)易政策法令、條例，以及它們的風(fēng)俗、習(xí)慣和愛好等情況資料。（一）世界商品市場信息 出口商品信息： 1、商品本身的特點：如商品的自然屬于性、品種、規(guī)格、用途、經(jīng)濟(jì)價值； 2、商品的生產(chǎn)、消費、國際貿(mào)易近況

46、和特點：包括世界生產(chǎn)總是和主要生產(chǎn)國的生產(chǎn)量變動情況，生產(chǎn)集中和壟斷情況，季節(jié)變動情況，科技進(jìn)步和國家壟斷機(jī)制對生產(chǎn)的影響；世界部消費量和主要消費國消費量的變動，消費習(xí)慣和季節(jié)性變動情況；世界貿(mào)易量和主要出口國的進(jìn)出口量，進(jìn)出口的品種和地區(qū)構(gòu)成，季節(jié)變動情況以及有關(guān)貿(mào)易政策等； 3、商品供求的變化特點和規(guī)律，以及影響供求關(guān)系變動的因素。 商品價格信息： 價格是商品價值的貨幣表現(xiàn)。價格對商品銷售量及盈利大小有著直接的影響，因此，掌握出品商品的價格情況，對于涉外企業(yè)制定適度的價格策略有重要作用，其信息內(nèi)容包括： 1、出口商品生產(chǎn)成本，影響國外市場價格變化的因素； 2、國外市場商品價格動態(tài)，以及各種

47、不同的價格政策對商品銷售量的影響； 3、出口商品中替換產(chǎn)呂價格的大小，及其新產(chǎn)品的定價策略； 4、出品生命周期不同階段的定價原則； 5、不同國家、不同市場價格差異政策等。 國外顧客消費需求信息： 顧客的需求是企業(yè)一切活動的中心和出發(fā)點。其信息內(nèi)容有： 1、國外市場社會購買力情況，及國外顧客消費需求構(gòu)成和購買投身情況； 2、現(xiàn)有國外顧客數(shù)量及其分布情況，包括國外顧客的身份、地位情況，對商品的購買習(xí)慣和購買數(shù)量，對商品的購買原因和購買動機(jī)，對商品的特殊愛好，對商品的信賴程度、需求的時間和原因； 3、國外顧客對本企業(yè)生產(chǎn)的商品的設(shè)計、性能、包裝的改進(jìn)意見和具體要求，以及對本企業(yè)的商品（包括服務(wù)在內(nèi)）

48、的滿意程度； 4、國外顧客的經(jīng)濟(jì)來源和經(jīng)濟(jì)收入情況； 5、國外潛在顧客以及商品普及率的情況等。 國外市場競爭情況： 競爭的存在，對于企業(yè)制訂國外市場營銷決策有重要的影響，故須認(rèn)真分析和研究國外競爭對手可能作出的種種反應(yīng)，并時刻注意競爭對手的各種動向。 1、對國外市場中競爭者的商品的設(shè)計、性能、包裝、售前售后優(yōu)點缺點的分析； 2、對國外市場競爭者商品價格和定價政策分析； 3、對國外市場競爭者的廣告監(jiān)視、廣告費用和廣告政策的分析； 4、對國外市場競爭者分配渠道使用情況的分析； 5、對國外市場未來競爭情況的分析與估計，以及對競爭者服務(wù)方式的情況分析。 國外市場經(jīng)營效果情況： 對經(jīng)營效果的分析，有利于

49、制定保存或發(fā)展的策略方針，這方面信息內(nèi)容有： 1、多種國外市場推銷手段的效果； 2、國外市場廣告效果； 3、國外市場經(jīng)營效果變化原因； 4、通過本企業(yè)國外市場網(wǎng)點銷售與委托代銷的效果； 5、國外市場銷售服務(wù)方式等。（二）國別（地區(qū)）市場信息 國別（地區(qū)）市場信息是國際市場信息主體。它主要是通過對貿(mào)易對象國家（地區(qū)）經(jīng)濟(jì)環(huán)境（包括宏觀的一般經(jīng)濟(jì)行情、中觀的具體部門經(jīng)濟(jì)即商品市場和微觀的經(jīng)濟(jì)措施），社會文化環(huán)境，政治法律環(huán)境等方面全面、綜合性的分析和研究，來制訂本企業(yè)相應(yīng)的地區(qū)戰(zhàn)略和市場細(xì)分戰(zhàn)略。 政治法律環(huán)境資料： 1、政府的形式和性質(zhì)：政體（是君主立憲還是聯(lián)邦或共和）；中央與地方政府的職責(zé)；政

50、治氣候（執(zhí)政黨、在野黨、工會的勢力與力量、政局是否穩(wěn)定、是人治還是法治）經(jīng)濟(jì)和社會政策。 2、對外關(guān)系：政治關(guān)系（有無政治與軍事結(jié)盟）；經(jīng)濟(jì)關(guān)系（是否經(jīng)濟(jì)貿(mào)易集團(tuán)成員，在該集團(tuán)中的地位如何）；在國際經(jīng)濟(jì)組織中的地位與作用（這些國際機(jī)構(gòu)包括國際貨幣基金、世界銀行和關(guān)稅與貿(mào)易總協(xié)定）；該國對世界重大經(jīng)濟(jì)問題的態(tài)度（如對南南、南北東西經(jīng)濟(jì)關(guān)系上的態(tài)度。 3、經(jīng)濟(jì)發(fā)展政策：這些國家執(zhí)行了哪些經(jīng)濟(jì)發(fā)展政策。發(fā)達(dá)國家的經(jīng)濟(jì)政策有的傾向于供應(yīng)學(xué)派；有的傾向于貨幣學(xué)派；有的傾向于凱恩斯主義（刺激需求）；有的是綜合式的政策。 4、國家法律：即指各種經(jīng)濟(jì)立法，如專利法、商標(biāo)法、廣告法、競爭法、海關(guān)稅收法，以及保護(hù)

51、消費者的種種法令。 經(jīng)濟(jì)環(huán)境方面的資料： 國別市場的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，直接關(guān)系到市場容量的大小和市場狀況。其資料收集有： 1、總?cè)丝诤腿丝诘淖匀辉鲩L率：總?cè)丝谂c市場大?。ㄓ绕涫悄承┫M品）成正比；人口自然增長率超過國民收入的增長率，會使消費下降。 2、國民生產(chǎn)總值及國民收入的分配：國民生產(chǎn)總值及國民收入總值會影響需求商品的構(gòu)成。而國民收入分配情況（集中或平均）亦直接影響市場購買力。 3、基礎(chǔ)設(shè)施：包括該國運輸方式的構(gòu)成，海運、陸運、空運所占的比例及經(jīng)營狀況。海洋運輸L主要港口及設(shè)施、吞吐量、碼頭、泊位；該 國航運對我國有無專門的泊位及服務(wù)設(shè)施?？者\：國際與國內(nèi)機(jī)場的數(shù)目與設(shè)施，年貨運量及對我國的空運設(shè)

52、施。鐵路：主要干線、里數(shù)、貨運及與我國有無鐵路聯(lián)運。通信設(shè)施：通訊衛(wèi)星的使用，電話、電視數(shù)量及效率，計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)情況等。 4、財政金融狀況：包括銀行系統(tǒng)、貨幣管理、貨幣發(fā)行量、匯率的制定、貨幣幣值的變化、外匯市場、證券市場情況及通貨膨脹情況。社會文化環(huán)境方面的資料 產(chǎn)品的銷售與社會文化環(huán)境的關(guān)系十分密切，不同的風(fēng)俗習(xí)慣、教育水平、語言文字、宗教信仰、價值觀念、藝術(shù)與美學(xué)觀念等都會影響商品的銷售。物質(zhì)文化風(fēng)俗習(xí)慣宗教信仰價值觀念社會文化環(huán)境資料收集范圍教育水平 客戶方面信息： 客戶信息是指熟悉并掌握國外客戶的政治和資信的具體情況。它是決定我涉外單位正確選擇和使用交易對象，對其采取什么政策和做法的重

53、要依據(jù)?？蛻粜畔?nèi)容有： 1、客戶的政治背景：主要指企業(yè)的政治背景、與政界的聯(lián)系、企業(yè)負(fù)責(zé)人參加的黨派及對我國的政治態(tài)度。 2、客戶信用情況的三要素（品格、能力、資本）： 經(jīng)營作風(fēng)（品格）：是指客戶的商業(yè)道德和經(jīng)紀(jì)人品質(zhì)是否誠實可靠，合同履約率和信譽； 經(jīng)營范圍和經(jīng)營能力：有活動能力（經(jīng)營業(yè)務(wù)的種類和成交契約種類），推銷能力（經(jīng)營商品的品種和地區(qū)范圍），經(jīng)營性質(zhì)（實用戶或中間商、專業(yè)商、兼營商），法律地位（合伙公司或上市公司、不上市公司、有限公司）銷售渠道和貿(mào)易關(guān)系（公司在國內(nèi)外分支機(jī)構(gòu)、銷售地區(qū)、商品推銷員數(shù)、管理體制），與客戶的歷史、經(jīng)營、生產(chǎn)、銷售、盈虧、財務(wù)情況和企業(yè)發(fā)展計劃； 資本：

54、資產(chǎn)（注冊資本、實際資本、公債、其他財產(chǎn)、資產(chǎn)負(fù)債表）和食用能力（供貸信用、銀行信用、信用擔(dān)保） 3、客戶信用的鑒定和分類： 把通過銀行、工商團(tuán)體、專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)、駐外機(jī)構(gòu)、報刊資料、公司資產(chǎn)負(fù)債表、活動報告、簡介、手冊或到國外考察和貿(mào)易接觸等途徑搜集到的客戶信用資料，進(jìn)行綜合分析、研究，把客戶分成四類。一般往來戶普通聯(lián)系戶不與往來戶基本往來戶三、外向型經(jīng)濟(jì)信息的搜集方法1、委托現(xiàn)有信息業(yè)或代理機(jī)構(gòu)獲取急需的某方面信息。2、訂閱國內(nèi)外主要電訊和有關(guān)的報刊資料。3、通過各種業(yè)務(wù)活動，有目的搜集第一手“活”資料。4、在國外建立推銷網(wǎng)絡(luò)的同時，組建信息網(wǎng)絡(luò)。5、充分利用駐外機(jī)構(gòu)的渠道，廣泛了國際市場信

55、息。信息收集方法四、經(jīng)濟(jì)信息收集處理的基本原則注重信息的時效性信息收集處理原則突出信息的適用性確保信息的真實性注意信息的全面性保持信息的系統(tǒng)性五、簡報工作 在實踐中，信息交流是非常重要的，組織或系統(tǒng)上下左右的溝通不可能總是靠會議或會面通報，內(nèi)部的簡報就是最得力的信息交流的方法。（一）簡報及簡報工作 “簡報”是我國黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體等組織內(nèi)部的一種文書形式，是以反映情況、交流經(jīng)驗、傳遞信息為主要內(nèi)容的簡要報告或報道。簡報工作是秘書圍繞簡報所做的信息收集、簡報編制、發(fā)送等諸多工作中的一項常規(guī)信息工作。（二）簡報的作用 作為一種簡要的動態(tài)性報告或報道，簡報主要有三項作用（見圖6-13）。

56、圖6-13 簡報的作用簡報能使組織及時與上下左右溝通情況，交流經(jīng)驗。有利于加強(qiáng)工作系統(tǒng)化，使整體工作協(xié)調(diào)推進(jìn)簡報能迅速向上級反映動態(tài)，便于領(lǐng)導(dǎo)了解、掌握情況、分析問題、做出決策；便于領(lǐng)導(dǎo)正確指導(dǎo)工作簡報可以為新聞提供報道線索，擴(kuò)大信息渠道和作用（三）簡報的特點 秘書做簡報工作，不僅要動筆，更重要的是要動手動腦，要充分了解情況，才能分析綜合。簡報的特點可以用三個字簡約地概括（見圖6-14） 。圖6-14 簡報的特點簡報的特點短 平快是指文字簡潔，文章短是指內(nèi)容平實、真實、實在，有價值、“含金量”高是指反映情況要及時（四）簡報工作的基本程序 按照信息工作的程序，“簡報”工作也不外乎是：收集加工傳輸

57、利用反饋。只是每一個環(huán)節(jié)，都體現(xiàn)簡報工作的特色。 收集：收集環(huán)節(jié)秘書著重要明確收集什么、到哪兒去收集、如何收集的問題。簡報既要信息量大，也要顧及每期簡報的報道中心。要善于利用一切可以承載信息的手段，收集一切有利于領(lǐng)導(dǎo)和基層耳聰目明的信息； 加工：加工環(huán)節(jié)就是秘書對簡報的編制，編制工作要嚴(yán)格遵循秘書文字編輯工作的原則。 傳輸：傳輸是指簡報的發(fā)送，有經(jīng)驗的秘書重視建立和完善簡報的發(fā)送網(wǎng)絡(luò)，重視報送領(lǐng)導(dǎo)、傳送相關(guān)單位和發(fā)送下級部門的區(qū)別。 利用：簡報信息的利用是簡報工作的目的，要使有關(guān)單位、部門接受簡報信息，爭取對他們有用。 反饋：反饋是新一輪信息簡報工作的開始。（五）簡報的格式 簡報不是正式的公文

58、，但是簡報一方面有不同單位各自的獨特格式；一方面也有在長期實踐中約定俗成的相對固定格式。一般簡報有報頭、正文和報尾三部分。 具體內(nèi)容如下（見圖6-15）。圖6-15 簡報的內(nèi)容簡報的格式報頭正文報尾內(nèi)容包括簡報名稱；編號；編發(fā)單位名稱；印發(fā)日期，在報頭左上方加印“內(nèi)部刊物，注意保存”不刻意設(shè)計版面。每項內(nèi)容都是標(biāo)題、簡要報道和提供信息的單位或信息出處三部分 簡報尾頁下方，兩條平行線內(nèi)注明本期的發(fā)送單位名稱或個人姓名；下線下右側(cè)注明總印發(fā)份數(shù) （六） 秘書做“簡報”工作的要求秘書做“簡報”工作的要求如下，見表6-5所示。表6-5 秘書做“簡報”工作的要求秘書做“簡報”工作的要求要 求 圍繞“簡報”工作，秘書要頭腦清楚，反應(yīng)敏捷，掌握情況及時準(zhǔn)確 要學(xué)會“抓大事”和圍繞當(dāng)前一個時期的中心工作