會議溝通方式概述(PPT-50張)課件

1、第八章其他溝通方式會議溝通電話溝通網(wǎng)絡溝通經(jīng)常困惑人們的會議溝通問題為什么會議如此重要？為什么會議會失敗？如何在會前作充分的準備？如何計劃會議？影響會議成效的因素有哪些？什么是有效會議溝通的策略？第一節(jié) 群體溝通的優(yōu)缺點討論1 某服裝公司決定加快工藝流程改造，并進行工藝重組。但以前在進行工藝重組時，工人的反應非常強烈，對工藝的改動持敵對態(tài)度。為了實施計劃的改革，公司管理層采用了三種不同的策略： 策略一，與第一組工人采取溝通的方式，向他們解釋將要實行的新標準、工藝改革的目的及這么做的必要性和必然性，然后，給他們一個反饋的期限； 策略二，告訴第二組工人有關現(xiàn)在工藝流程中存在的問題，然后進行討論，得

2、出解決的辦法，最后派出代表來制定新的標準和流程；第一節(jié) 群體溝通的優(yōu)缺點 策略三，對第三組工人，要求每個人都討論并參與建立、實施新標準和新流程，每個成員全部參與，如同一個團隊一樣。 結果令人驚奇。雖然第一組工人的任務最為簡單，但結果他們的生產(chǎn)率沒有任何提高，而且對管理層的敵意越來越大，在40天內(nèi)有17的工人離職；第二組工人在14天里恢復到原來的生產(chǎn)水平，并在以后有一定程度的提高，對公司的忠誠度也很高，沒有人離職；第三組工人在第二天就達到原來的生產(chǎn)水平，并在一個月里提高了17。對公司的忠誠度也很高，沒有工人離職。 啟示？ 討論 2你在什么場合下要采取群體決策的方式，如果不采取群體決策的方式，而由

3、自己做個人決策是否可行？思考？會議是有效的溝通方式會議是一種溝通的手段會議是管理溝通的重要方式會議體現(xiàn)了團隊溝通的能力會議是人際交往會議是一種非程序化解決方案會議溝通一、會議的概念（1）會議是人類社會發(fā)展的產(chǎn)物；（2）人類社會一種有組織的集體活動形式（3）有目的的集體活動形式（4）短時間的集體活動形式是人類社會中普遍存在的有兩個以上的人參與的，有組織、有目的的，短時間具體的集體活動形式。會議的意義會議是一個集思廣益的渠道會議顯示是一個組織或一個部門的存在會議是一種群體溝通的方式會議的目的交流信息。通過會議，管理者可以將有關政策和指示傳達給下屬或員工。同時，管理者也可以從他們那里及時得到反饋及獲

4、得其他方面的有關信息。給與指導。企業(yè)通過把員工組織起來進行培訓，以提高他們某個方面或某些方面的技能。使他們更好地適應工作環(huán)境。解決問題。會議可以幫助澄清誤會，處理各種沖突并利用他人的知識和技巧來解決問題。作出決策。會議可以幫助營造民主的氣氛，給管理者提供共同參與和共同討論的機會，最終作出良好的決策。會議的類型 以目的進行分類談判。目的是解決雙方在利益上的沖突，采用互動的方式討論，力求達成一致的意見。報告。目的是為了傳播信息，采取單項的方式，一般沒有討論。解決問題。目的是為了利用團體的力量解決問題。通常，要將待解決的問題擺在桌面上，與會者應提出解決的方法。在這類會議上，人們奪回未探求解決的方法而

5、努力，不會停留在過去狀態(tài)中。決策。目的是為了在不同的方案中權衡利弊作出抉擇。與會者不僅會討論和決策，而且還要遵守會議的決議。交流。目的是在于集思廣益，常采用“頭腦風暴”法討論。參考會議規(guī)模其它會議分類1.根據(jù)參會的人數(shù)多少，可分成：大型會議、中型會議和小型會議。2.根據(jù)與會人員的來源可分為：外部會議和內(nèi)部會議。3.根據(jù)會議的時間規(guī)律可分為：例行會議和臨時性會議4.根據(jù)與會者的職級層次來可分為高層會議、中層會議以及基層會議會議溝通效果的影響因素發(fā)起者：誰在發(fā)起行動，為什么要信任他？聽眾：確定你面對的聽眾。目標：所尋求的結果背景：會議發(fā)生的具體環(huán)境消息：針對特定的聽眾，可實現(xiàn)的目標消息是什么？媒體

6、：將你的消息最有效的傳遞到每一個重要聽眾的媒體是什么？反饋：會議是一個過程，應該給聽眾對消息進行回應的機會會前準備1、明確會議的必要性2、確定會議議題3、擬定會議議程4、確定會議成員5、安排會議時間6、選擇會議地點7、準備會議資料 會議議程 “議程”一詞來源于拉丁文，意為“必須做的事”，一般也就把會議議程定義為“在會議上要考慮的事務” 會議時間(開始時間、結束時間)和地點 會議目的 會議議題的順序 會議議程實例 M計算機公司 一號項目檢查會議 日期：2001年12月4日，星期五時間：下午2：303：45地點：B大廈第二會議室會議目的：研究一號項目進展情況 議程 1公司第四季度銷售情況； 2上次

7、會議記錄；3上次會議記錄中提出的問題； 4關于CPU進展報告；5關于Case設計進展報告； 6關于軟件進展報告；7下次會議日期、時間、地點。 附件1軟件進展報告，第7號；2Case設計進展報告，第2號； 3關于軟件問題的短文。 會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱 確定會議時間與會期明確會議所需設備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī) 格布置會場 準備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預算方案 制作會議證件 會場檢查明確會議組織機構 確定與會者名單2、確定會議名稱 會議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型” 構成,應根據(jù)會議的議題或主題 來確定。 會前準備工

8、作1、 確定會議主題與議題 要有切實的依據(jù)；必須要結合本單位的實際；要有明確的目的。4、確定會議時間、會期 會議的最佳時間，要考慮主要領導是否能出席， 確定會期的長短應與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。3、確定會議規(guī)模與規(guī)格 本著精簡效能的原則 會議的規(guī)模有大型、中型、小型。 會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。5、 確定會議所需用品和設備 （1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、 桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調(diào)設備、投影和音像設備等。 （2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。6、建立會議組織機構 會務組、宣傳組、 秘書組、文件組、

9、 接待組、保衛(wèi)組。7、確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關人員。應根據(jù)會議的 性質(zhì)、議題、任務來確定與會人員。9、安排會議議程與日程 會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排， 對會議所要通過的文件、所要解決的問 題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。 8、確定會議地點 要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。 有時也考慮政治、經(jīng)濟、環(huán)境等因素。10、制發(fā)會議通知 會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、 議題及要求等。 會議通知的種類有書信式和柬帖式。 會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。 會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。 11、制作會議證件 代表證 出席證

10、會議正式證件 列席證 來賓證 會議證件 旁聽證 工作證 會議工作證件 記者證 出入證 會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。 12、準備會議文件資料 主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領導講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。公司大小型會議中尊位及位次排序方法 小型會議的兩種尊位及位次排序的方法 大型會議中主席臺排座、發(fā)言者座席、 主持人席位、群眾席安排 小型會議室 橢圓形回字形字型長方形 中型會議室 半圓型、課堂型。 大型會議室 禮堂型、眾星拱月型。 群 眾 席 群 眾 席尊位發(fā)言

11、席群 眾 席 會場的布置 主席臺 主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。 主席臺的座次一般是職務最高的居第一排正中， 然后先左后右，由前至后的順序依次排列。 場內(nèi)其他人員的座次安排 橫排法。豎排法。左右排列法。 會場內(nèi)外的布置： 會標、會徽、臺幕、標語、桌簽、 坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、 花卉。 會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作 報到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫會議簡報或快報做好會議保密工作 會議信息工作 主方談判的接待準備 （1）主座談判的接待準備主座談判，作為東道主一方出面安排各項談判事宜時，一定要在迎送、款待、場地布置、座次安排等各方面精心周密準備，盡

12、量做到主隨客便，主應客求，以獲得客方的理解、信賴和尊重。 成立接待小組成員由后勤保障(食宿方面)、交通、通訊、醫(yī)療等各環(huán)節(jié)的負責人員組成，涉外談判還應備有翻譯。 了解客方基本情況，收集有關信息可向客方索要談判代表團成員的名單，了解其性別、職務、級別及一行人數(shù)，以作食宿安排的依據(jù)。掌握客方抵離的具體時間、地點、交通方式，以安排迎送的車輛和人員及預訂、預購返程車船票或飛機票。擬訂接待方案根據(jù)客方的意圖、情況和主方的實際，擬訂出接待 計劃和日程安排表。日程安排還要注意時間上緊湊.日程安排表擬出后，可傳真給客方征詢意見，待客方無異議確定以后，即可打印。如涉外談判，則要將日程安排表譯成客方文字，日程安排

13、表可在客方抵達后交由客方副領隊分發(fā)，亦可將其放在客方成員住房的桌上。主座談判時，東道主可根據(jù)實際情況舉行接風、送行、慶祝簽約的宴會或招待會，客方談判代表在談判期間的費用通常都是由其自理的。（2）主座談判迎送工作主方應確定與客方談判代表團的身份、職位對等。準確掌握對方抵離的時間，主方所有迎送人員都應先于客方到達指定地點迎候。主方應主動到機場、車站、碼頭迎接，在到達前15分鐘趕到。對于客方身份特殊或尊貴的領導，還可以安排獻花。 迎接的客人較多的時候，主方迎接人員可以按身份職位的高低順序列隊迎接，雙方人員互相握手致意，問候寒暄。如果主方主要領導陪同乘車，應該請客方主要領導坐在其右側(cè)。最好客人從右側(cè)門

14、上車，主人從左側(cè)門上車，避免從客人座前穿過。Nice to see you!（3）談判室的布置與座次安排 談判室的選擇與布置小規(guī)模談判還可在會客室， 有條件的話最好安排二三 個房間，一間作為主要談 判室外，另一間作為雙方 進行內(nèi)部協(xié)商的密談室， 再配一個休息室。談判室布置以高雅、寧靜、和諧為宜，環(huán)境安靜，沒有外人和電話干擾，光線充足，室溫適宜，裝飾陳設簡潔、實用、美觀。談判桌擺放及座次安排長方形或橢圓形.若談判桌橫放，則正面對 門為上座，應屬于客方，背 面對門為下座，屬于主方。若談判桌豎放，則應以進門方向為準，右側(cè)為上， 屬客方，左側(cè)為下，屬主方。雙方主談人(首席代表)各在己方一邊的中間就坐，

15、譯員安排在主談人右側(cè)，其余人員則遵循右高左低的原則，依照職位高低自近而遠地分別在主談人兩側(cè)就坐。 會談桌主方人員1客方人員523445321會談桌客方人員1244213535門主方人員門 豎式 橫式圓形多邊談判一般采用圓形談判桌，國際慣例上稱為“圓桌會議”。馬蹄形小型的談判，也可不設談判桌，直接在會客室沙發(fā)上進行，雙方主談人在中間長沙發(fā)就坐，主左客右，譯員在主談人后面，雙方其余人員分坐兩邊.13576421246753譯員 主賓譯員 主人正門客方主方（4）客座談判的禮儀“入鄉(xiāng)隨俗、客隨主便”， 對一些非原則性問題采 取寬容的態(tài)度，以保證 談判的順利進行。明確告訴主方自己代表 團的來意目的、成員

16、人 數(shù)、成員組成、抵離的 具體時間、航班車次、 食宿標準等等，以方便 主方的接待安排。可與主方協(xié)商提出自己的參觀訪問、游覽觀光等活動要求，但應尊重主方安排。談判期間，對主方安排的各項活動要準時參加， 通常應在約定時間的5分鐘之前到達約定地點。到主方公司做公務拜訪或有私人訪問要先預約。對主方的接待，在適當?shù)臅r間以適當?shù)姆绞奖硎?感謝?？妥勁杏袝r也可視雙方的情況， 除談判的日程外，自行安排食宿、 交通、訪問、游覽等活動。會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要 催辦與反饋工 作 安排與會人員離會 會議總 結會議文書的立卷歸 檔會議的宣傳報道 會議記錄形式實例 M計算機公司 一號項目第6次檢查會議紀錄時

17、間、地點：會議于2001年12月4日(星期五)在B大廈第二會議室舉行，下午2：30開始。 出席情況：出席會議者包括：鐘楚義，周亦梅，周敏，唐婉，莊子期(主席)，無故缺席者有：李杰，張明，吳倩發(fā)來了請假條。 上次會議記錄：與會者都同意，認為這是上次會議的準確記錄。上次會議記錄中提出的問題：周亦梅報告說，有關客戶仍在度假，所以她沒能邀請到他們來參加會議。 同意的行動：目亦梅在有關客戶度6歸來后邀他們參加會議。 完成的時限：下次會議前。進展報告實例：周敏報告說，軟件發(fā)展已在目標之列，可望在三月底前完成第二版。然而，仍存在吳倩對制圖程序可行性不予協(xié)作的問題。 同意的行動：周敏與吳倩會談，由唐婉解決問題

18、。 完成的時限：2001年12月21日下次會議的時間，地點：下次會議：2001年12月25日，星期五，下午2：30在B大廈第二會議室舉行。激勵學生學習的名言格言220、每一個成功者都有一個開始。勇于開始，才能找到成功的路。221、世界會向那些有目標和遠見的人讓路（馮兩努香港著名推銷商）222、絆腳石乃是進身之階。223、銷售世界上第一號的產(chǎn)品不是汽車，而是自己。在你成功地把自己推銷給別人之前，你必須百分之百的把自己推銷給自己。224、即使爬到最高的山上，一次也只能腳踏實地地邁一步。225、積極思考造成積極人生，消極思考造成消極人生。226、人之所以有一張嘴，而有兩只耳朵，原因是聽的要比說的多一倍。227、別想一下造出大海，必須先由小河川開始。228、有事者，事竟成；破釜沉舟，百二秦關終歸楚；苦心人，天不負；臥薪嘗膽，三千越甲可吞吳。229、以