日程安排與管理課件

1、教學(xué)目的 本章重點介紹辦公室事務(wù)中的文員工作順序 、日程安排與管理、費用管理、工作方法等內(nèi)容，幫助你盡快熟悉和掌握辦公室的日常工作和各項技能，成為領(lǐng)導(dǎo)得力助手。 日常安排與管理日程安排 、日程安排的內(nèi)容（）各種接待、約會。（）商務(wù)旅行活動。（）參加各類會議。（）到車間進(jìn)行實地檢查或指導(dǎo)。（）組織的各類重大活動的安排。（）領(lǐng)導(dǎo)私人活動的安排。 日常安排與管理 、日程安排的基本要求 （1）統(tǒng)籌兼顧 （2）安排規(guī)范 （3）效率原則 （4）突出重點 （5）留有余地 （6）適當(dāng)保密 （7）事先同意 日常安排與管理、日程安排的形式 年計劃表、月計劃表、周計劃表、日程表 4、注意的事項以記敘、說明為主要表達(dá)

2、方式。編寫要留有余地。 所有日程安排都要應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的意思去辦?；顒优c活動之間要有一定的間隙時間。要認(rèn)真核查日程表，以提高工作效率。對已處理完的工作，一般應(yīng)注明結(jié)果。 日常安排與管理、日志系統(tǒng) 1）日志概述 日志是根據(jù)周計劃表寫出的一天時間內(nèi)組織領(lǐng)導(dǎo)活動計劃。 2）日志的方法手工填寫的工作日志 電子工作日志 約會安排 1.約會安排的基本原則 （1）配合領(lǐng)導(dǎo)的時間表 （2）分辨輕重緩急 （3）稍留彈性 （4）以需要為準(zhǔn)，以適度為宜 （5）適當(dāng)分擔(dān)，各就其宜 （6）內(nèi)外兼顧 日常安排與管理 日常安排與管理 2.約會安排的方法 預(yù)先安排約會活動 記好日歷和備忘錄提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時赴約保證領(lǐng)導(dǎo)順利赴約做好約會前

3、后的服務(wù)工作 3.約會安排的方式 電話約會 . 書面約會 . 當(dāng)面約會. 約會卡片 4. 注意事項配合領(lǐng)導(dǎo)的時間表；不要讓領(lǐng)導(dǎo)在出差回來當(dāng)天安排約會；不要在節(jié)假日安排約會；重要約會應(yīng)在約見前與對方聯(lián)絡(luò)一次，確認(rèn)此事；訂好或確定好約會的場所；及時通知對方赴會；提醒領(lǐng)導(dǎo)赴會； 日常安排與管理適當(dāng)保密；處理好變更的約會。在早上要預(yù)留一小時的時間處理日常工作； 盡量不要在星期一的早上安排上司的約會； 在前往其他公司拜會他人，應(yīng)該預(yù)留半小時左右的時間在路途上； 安排約會時間安排不要過于緊湊，注意酌留彈性。 日常安排與管理時間管理 時間管理一般通過編排時間預(yù)訂表和時間計劃表來進(jìn)行時間的安排分配。 1、時間

4、管理的要素 （1）強烈的時間觀念。 （2）清晰的時間成本效益觀念 （3）時刻牢記時效觀念。 （4）定量控制自己時間的能力。 日常安排與管理 2.時間管理的分類一類是不可控制的時間，即受限于職權(quán)的要求而不能自由支配的時間，一般是例行工作的時間；一類是可以控制時間，即在自己權(quán)限內(nèi)可以自由支配的時間。對時間管理的成功，不在于其在不可控時間中表現(xiàn)如何良好，而在于盡量把不可控時間變?yōu)榭煽貢r間。 日常安排與管理 3、時間管理的一般原則 （1）用精力最佳時間干最重要的工作。 （2）消費時間要計劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化。 （3）保持時間上的彈性。 （4）反省浪費的時間。 （5）保持時間利用的相對連續(xù)性。 （6）一

5、般工作“案例化”，固定工作“標(biāo)準(zhǔn)化”。 （7）嚴(yán)禁事必親躬。 （8）堅持從現(xiàn)在做起的信念。 （9）保留自我時間管理的最低批量時間。 日常安排與管理 4、秘書時間管理的方法 （1）、ABC工作法 現(xiàn)階段時間管理理論的核心內(nèi)容是根據(jù)事情的重要和緊急程度，將各種事務(wù)劃為A、B、C、D四個類別，即ABCD工作法。如下圖。 日常安排與管理 (重要程度) B A 很重要，但不緊急 很重要，也很緊急 (緊急程度） D C 既不重要，也不緊急 很緊急，但不重要 （）時間表編制法 時間表是管理時間的一種手段，它是將某一時間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時間表的進(jìn)程行動，從

6、而有效地管理時間，達(dá)到完成工作任務(wù)的簡單方法。 日常安排與管理 時間表大體可以分為五類: 全年預(yù)計時間表; 每月預(yù)訂時間表; 每周預(yù)訂時間表; 每日預(yù)訂時間表; 單項重要工作事項預(yù)訂表。 日常安排與管理 時間表的編制方法 根據(jù)需求確定編制時間的周期。 收集并列出該階段所有的工作、活動或任務(wù)。 發(fā)現(xiàn)活動有矛盾，主動與負(fù)責(zé)人協(xié)商，及時調(diào)整。 按照時間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰。 繪制表格，標(biāo)明日期、時間和適合的行、列項目。 用簡明扼要的文字將信息填人表格，包括內(nèi)容、地點。 日常安排與管理 技能訓(xùn)練 你的上司是某家股份有限公司主管銷售業(yè)務(wù)的經(jīng)理，而你則是經(jīng)理秘書。在某一天，經(jīng)理請你將下星期一的活動安排的有關(guān)

7、內(nèi)容填寫在工作日志上： 上午舉行董事會議，所有的經(jīng)理都參加。 上午給參加員工培訓(xùn)課的新員工講話。 中午與A公司的董事長馬XX與夫人共進(jìn)午餐。 下午前往B公司拜會市場開發(fā)部的經(jīng)理高XX。 下午會見C公司的銷售部經(jīng)理張XX。 辦公室里的節(jié)約策略紙類減量1公司同仁請使用玻璃杯、磁杯，紙杯主要供訪客使用。2.影印時盡可能雙面使用，并適量印刷。3.用過的牛皮紙袋盡量反復(fù)使用。4.公文用紙、名片及其它用紙盡量采用雙面印刷。5.使用過的計算機報表紙、傳真紙裁成便條紙使用。 6.盡量避免購買使用一次即丟的物品，如免洗餐具、紙杯、紙巾等物品。7.購物時避免不必要的包裝，并自備購物袋。8.多用手帕擦汗、擦手，可減

8、少衛(wèi)生紙、面紙的浪費及盡量使用抹布。9.盡量使用電子文件，減少紙的用量。10.盡量使用再生紙制品。建議1. 盡量使用回紋針、大頭針、訂書機來取代含苯的膠水。2. 盡量使用鉛筆寫錯了，可以用橡皮擦擦掉，如此，可減少揮發(fā)性墨水和立可白修正液的使用。3. 辦公室盡量少用清潔劑、地板亮光劑。4. 減少使用含二甲苯、甲醇等有毒溶劑的空氣芳香劑或電話筒的芳香片。5. 選擇并慎用殺蟲劑。水電的節(jié)用減少不必要的能源浪費，開完會請隨手關(guān)燈，平時也請節(jié)約用水。 其它建議1.購置可換筆蕊之原子筆或鋼筆作為書寫工具。2.購買外食的同仁鼓勵自備餐具。3.各種器材使用前請閱讀標(biāo)示，并養(yǎng)成閱讀產(chǎn)品標(biāo)示的習(xí)慣。 秘書工作的基

9、本方法 1.授意 授意，就是秘書接受和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。 領(lǐng)導(dǎo)意圖就是領(lǐng)導(dǎo)者對某一問題的意見、傾向和企圖，即領(lǐng)導(dǎo)工作的基本思想。 秘書工作的一個重要特點就是“遵旨行事”，它是對秘書的基本要求，是秘書發(fā)揮參謀助手作用的前提和基礎(chǔ)，是提高秘書工作效率和質(zhì)量的重要保證。 （1）從把握領(lǐng)導(dǎo)工作的熱點上領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖 領(lǐng)導(dǎo)工作的熱點是領(lǐng)導(dǎo)者在一定時期內(nèi)工作意圖最為集中的表現(xiàn)。 抓住了熱點，就等于抓住了領(lǐng)導(dǎo)意圖的核心，就能與領(lǐng)導(dǎo)工作同步。為此，秘書還必須連續(xù)不斷地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。 （2）從把握領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點上領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖 一般來說，領(lǐng)導(dǎo)者所提出的意見是比較完備和深刻的。但對某項新的工作或在臨時處理某個問題的時候

10、，常常是有感而發(fā)，提出的意見往往是零散的、片斷的。 秘書要善于從這些零散的、片斷的意見中抓住領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點，對其認(rèn)真領(lǐng)會并加以深化，以進(jìn)一步完善領(lǐng)導(dǎo)意圖。 （3）從不同角度捕捉和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖 秘書要做到以下兩點: 一是要善于緊緊抓住領(lǐng)導(dǎo)意圖的要點與核心，把領(lǐng)導(dǎo)意圖同上級指示精神和下級實際情況進(jìn)行比較分析，做到上下一致，有理有據(jù)。 二是要善于以主要領(lǐng)導(dǎo)者的思想為主線，多方面吸收其他領(lǐng)導(dǎo)者的意見，集思廣益，綜合歸納，以形成領(lǐng)導(dǎo)集體的意圖. （4）從把握領(lǐng)導(dǎo)個性特點中領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖 由于領(lǐng)導(dǎo)者各自的氣質(zhì)、性格、能力和工作方式的不同，其授意的方法也不盡相同。 從授意程度上看，有簡潔式和詳細(xì)式的; 從授

11、意內(nèi)容上看，有觀點式和素材式的; 從授意方式上看，有直接式和間接式的; 從授意頻率上看，有一次性和多次性的。 （5）從把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的實質(zhì)上領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖 領(lǐng)導(dǎo)意圖有明示性意圖和暗示性意圖、確定性意圖和非確定性意圖、總體性意圖和具體性意圖之分。無論哪種領(lǐng)導(dǎo)意圖，秘書都要注意把握其精神實質(zhì)，認(rèn)真貫徹落實。 秘書應(yīng)注意: 對明示性意圖，要堅決照辦; 對暗示性意圖，要心領(lǐng)神會; 對確定性意圖，要如實貫徹; 對非確定性意圖，要補充完善; 對總體性意圖，要始終遵循; 對具體性意圖，要靈活執(zhí)行。2.請示 請示:就是秘書在工作中有疑難而無法處置時，向領(lǐng)導(dǎo)者請求指示;或無權(quán)處理時，向領(lǐng)導(dǎo)者請求批準(zhǔn)。 對此，領(lǐng)導(dǎo)者

12、應(yīng)該做出答復(fù)或批復(fù)。 秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的工作助手，必須按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，不得擅作主張，更無決策之權(quán)，多請示，既是對秘書工作紀(jì)律的要求,又是防止秘書工做出現(xiàn)差錯和失誤的重要保證。 請示時需注意: （1）請示的對象要選準(zhǔn) 秘書請示工作，要遵守按領(lǐng)導(dǎo)分工、對口請示的原則。 一般只向分管領(lǐng)導(dǎo)者請示有關(guān)工作，以避免多頭請示和越級請示。對涉及多方面的綜合性工作，秘書應(yīng)向主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)者請示，并將有關(guān)情況通報其他分管領(lǐng)導(dǎo)者。（2）請示的內(nèi)容要單一 秘書請示的內(nèi)容必須是自己難以處理或無權(quán)處理的事情，必須由領(lǐng)導(dǎo)者給予指示或授權(quán)辦理。 秘書請示要盡量做到內(nèi)容單一，尤其在對重要事項需以書面形式請示時，一定要遵守一文一

13、事的規(guī)則，不得將多項事務(wù)寫在同一份請示的公文內(nèi)。 (3）請示的形式要靈活 秘書請示，可以是口頭形式，也可以是書面形式。 一般情況下，重大的事、涉及政策方面的事、需要授權(quán)批準(zhǔn)的事，秘書要作書面請示，領(lǐng)導(dǎo)者則應(yīng)作書面批復(fù)，以示慎重，并便于日后查證; 一般事情、事務(wù)性工作、只需解決一些疑難的事，秘書可用口頭請示，領(lǐng)導(dǎo)者只作口頭答復(fù)或指示; 緊急的事，秘書可先口頭請示，及時辦理，事后再補寫書面請示，以便存檔備查。 （4）請示的時機要適當(dāng) 一般情況下，秘書請示必須在事前進(jìn)行，待領(lǐng)導(dǎo)者指示或批準(zhǔn)后方可行動。 只有在特殊情況下，才能采取邊做邊請示或“先斬后奏”的方法。所謂“事前請示，事后報告”，就說明了請示

14、和報告在時機選擇上的不同特點，對此，秘書應(yīng)牢記在心。 （5）請示的態(tài)度要謙恭 凡是請示，都是下級向上級提出請求。 秘書向領(lǐng)導(dǎo)者請示，實際上也反映了上下級之間的工作關(guān)系。因此，無論是口頭請示，還是書面請示，秘書都必須擺正自己的角色位置，在請示的態(tài)度上要表示出對領(lǐng)導(dǎo)者的尊敬，態(tài)度一定要謙和，言語一定要得體，做到彬彬禮。 3.報告 報告:就是秘書向上級領(lǐng)導(dǎo)者反映情況，提出建議,或應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者要求做出匯報。 其目的是便于領(lǐng)導(dǎo)者了解情況，掌握進(jìn)程。 對于秘書的報告，領(lǐng)導(dǎo)者不一定做出答復(fù)或批示。報告時應(yīng)注意: （1）報告的內(nèi)容要客觀真實 秘書向領(lǐng)導(dǎo)者報告的內(nèi)容: 一是報告當(dāng)前工作的情況和進(jìn)程，讓領(lǐng)導(dǎo)者及時了解

15、下情并做出指導(dǎo); 二是報告工作中發(fā)生的重大問題，讓領(lǐng)導(dǎo)者及時做出處理; 三是提出合理化意見和建議，供領(lǐng)導(dǎo)者改進(jìn)工作時參考; 四是應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的要求匯報有關(guān)情況。 （2）報告的方式要靈活 秘書向領(lǐng)導(dǎo)者報告的方式主要有以下幾種: 一是口頭報告。優(yōu)點是可以和領(lǐng)導(dǎo)者直接進(jìn)行多方面的雙向交流，有利于克服文牘主義，適用于向喜歡務(wù)實作風(fēng)的領(lǐng)導(dǎo)者做報告;缺點是可重復(fù)性差，受口語表達(dá)能力的限制較多。 二是書面報告。優(yōu)點是比較正規(guī)，便于領(lǐng)導(dǎo)者過目和思考,也便于保存?zhèn)洳?缺點是不能與領(lǐng)導(dǎo)者當(dāng)面進(jìn)行雙向交流。 此外，還有會議報告、單獨報告、電話報告、臨機報告等多種方式。 每種方式各有所長，秘書應(yīng)根據(jù)實際情況，靈活運用。

16、（3）報告要區(qū)分不同對象 由于領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)、能力、文化程度、性格特征和工作習(xí)慣各不相同，對秘書報告工作的要求也不一樣。 同時還應(yīng)處理好幾個關(guān)系: 一是主要領(lǐng)導(dǎo)者和分管領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系。重大事情，要向正、副職領(lǐng)導(dǎo)者都報告;日常事務(wù)，只報告分管領(lǐng)導(dǎo)者即可。 二是在家領(lǐng)導(dǎo)者和外出領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系。 秘書要隨時將在家主持工作的領(lǐng)導(dǎo)者就一些重大問題的處理意見，適時報告給在外工作的主要領(lǐng)導(dǎo)者，并轉(zhuǎn)達(dá)主要領(lǐng)導(dǎo)者的意見，以保持信息的暢通。（4）報告的時機要恰到好處 這里所說的時機，是指要適時報告，以獲得較好的時效價值. 秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的耳目，諸如群眾對領(lǐng)導(dǎo)者的批評和反映，對領(lǐng)導(dǎo)工作的建議和要求等，秘書有責(zé)任如實向領(lǐng)導(dǎo)者

17、報告，但需要恰到好處地掌握時機，應(yīng)選擇領(lǐng)導(dǎo)者樂意聽取報告的時機進(jìn)行報告。 秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的近身人員，報告工作十分方便，但是，不能事無巨細(xì)都去請示報告，過于頻繁的報告勢必會干擾領(lǐng)導(dǎo)者的精力。即使是必須向領(lǐng)導(dǎo)者報告的事項，也要選擇時機進(jìn)行報告，這樣，才能取得良好的效果。 （5）報告的語言要簡明扼要 報告，無論是口頭報告還是書面報告，都要主旨明確，條理清楚，語言精練，文字簡短，以節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)者的時間，減輕領(lǐng)導(dǎo)者的負(fù)擔(dān)。 這就要求秘書在報告前要充分準(zhǔn)備，報告時要言簡意賅，杜絕煩瑣冗長。 外企招人的性格測試這個測試是菲爾博士在著名女黑人歐普拉的節(jié)目里做的，滿準(zhǔn)確的。答覆是依現(xiàn)在的您，不要依過去的您。這是一個目

18、前很多大公司人事部門實際采用的測試。1.你何時感覺最好？a)早晨b)下午及傍晚c)夜里2.你走路時是a)大步的快走b)小步的快走c)不快，仰著頭面對著世界d)不快，低著頭e)很慢3.和人說話時，你a)手臂交疊的站著b)雙手緊握著c)一只手或兩手放在臀部d)碰著或推著與你說話的人e)玩著你的耳朵、摸著你的下巴、或用手整理頭發(fā)4.坐著休息時，你的a)兩膝蓋并攏b)兩腿交叉c)兩腿伸直d)一腿卷在身下5.碰到你感到發(fā)笑的事時，你的反應(yīng)是a)一個欣賞的大笑b)笑著，但不大聲c)輕聲的咯咯地笑d)羞怯的微笑6.當(dāng)你去一個派對或社交場合時，你a)很大聲地入場以引起注意b)安靜地入場，找你認(rèn)識的人c)非常安

19、靜地入場，盡量保持不被注意7.當(dāng)你非常專心工作時，有人打斷你，你會a)歡迎他b)感到非常惱怒c)在上兩極端之間8.下列顏色中，你最喜歡哪一顏色？a)紅或橘色b)黑色c)黃或淺藍(lán)色d)綠色e)深藍(lán)或紫色f)白色g)棕或灰色9.臨入睡的前幾分鐘，你在床上的姿勢是a)仰躺，伸直b)俯躺，伸直c)側(cè)躺，微卷d)頭睡在一手臂上e)被蓋過頭10.你經(jīng)常夢到你在a)落下b)打架或掙扎c)找東西或人d)飛或漂浮e)你平常不做夢f)你的夢都是愉快的現(xiàn)在將所有分?jǐn)?shù)相加，再對照后面的分析分 數(shù)1.(a) 2 (b) 4 (c) 62.(a) 6 (b) 4 (c) 7 (d) 2 (e) 13.(a) 4 (b)

20、2 (c) 5 (d) 7 (e) 64.(a) 4 (b) 6 (c) 2 (d) 15.(a) 6 (b) 4 (c) 3 (d) 5 6.(a) 6 (b) 4 (c) 27.(a) 6 (b) 2 (c) 48.(a) 6 (b) 7 (c) 5 (d) 4 (e) 3 (f) 2 (g) 19.(a) 7 (b) 6 (c) 4 (d) 2 (e) 110.(a) 4 (b) 2 (c) 3 (d) 5 (e) 6 (f) 1【低於21分：內(nèi)向的悲觀者】人們認(rèn)為你是一個害羞的、神經(jīng)質(zhì)的、優(yōu)柔寡斷的，是須人照顧、永遠(yuǎn)要別人為你做決、不想與任何事或任何人有關(guān)。他們認(rèn)為你是一個杞人憂天者，一個永遠(yuǎn)看到不存在的問題人。有些人認(rèn)為你令人乏味，只有那些深知你的人知道你不是這樣的人?！?1分到30分：缺乏信心的挑剔者】你的朋友