管理體系文件編寫培訓(xùn)ppt課件

1、 管理體系文件編寫培訓(xùn) 深圳市康達(dá)信管理顧問. 管理體系文件編寫一體系文件的作用二體系文件的構(gòu)造三體系文件的根本要求四手冊(cè)的編寫五程序文件的編寫六作業(yè)指點(diǎn)書的編寫七記錄表格八常見問題及對(duì)策.一體系文件的作用1. 建立正規(guī)管理體系及認(rèn)證的需求,也是規(guī)范要求2. 經(jīng)過編制文件改良和完善管理體系明確任務(wù)規(guī)程,規(guī)范管理明確職責(zé)改善部門間溝通使管理過程嚴(yán)謹(jǐn),減少出錯(cuò)時(shí)機(jī)控制關(guān)鍵質(zhì)量等管理過程3. 表達(dá)公司對(duì)質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)安康平安的注重4. 向外界證明公司具有提供合格產(chǎn)品或良好的環(huán)境/職業(yè)安康平安管理才干. (二) 管理體系文件的構(gòu)造 體系文件是規(guī)定管理活動(dòng)的一整套系統(tǒng)文件,由四個(gè)層次構(gòu)成:程序文件作業(yè)

2、指點(diǎn)書記錄表格手 冊(cè)描畫管理體系的文件規(guī)定體系有關(guān)活動(dòng)的方法和步驟規(guī)定進(jìn)展詳細(xì)任務(wù)的方法和技巧體系運(yùn)轉(zhuǎn)的證據(jù)，用來記錄運(yùn)轉(zhuǎn)的情況及結(jié)果.(三)體系文件的根本要求1.系統(tǒng)性全面反映相關(guān)方、管理層、規(guī)范對(duì)管理的要求各層次文件相互支持同一層次相互援用2.邏輯性各文件規(guī)定之間無矛盾按任務(wù)次序及流程編號(hào)3.適用性結(jié)合實(shí)踐編制文件針對(duì)實(shí)踐過程、艱苦環(huán)境要素、職業(yè)安康平安風(fēng)險(xiǎn)等文件簡(jiǎn)明、明晰保證明際可操作性，對(duì)不適用部分及時(shí)修正. 四手冊(cè)的編寫手冊(cè)的性質(zhì)手冊(cè)的作用手冊(cè)的要求手冊(cè)的編寫步驟手冊(cè)的內(nèi)容例子.四手冊(cè)的編寫續(xù)手冊(cè)的性質(zhì)：是論述公司的有關(guān)管理體系方針并描畫其管理體系的文件是體系文件中最高層次的文件程序

3、和作業(yè)指點(diǎn)書不能與之矛盾是綱領(lǐng)性文件，規(guī)定管理的政策和原那么我們要做什么不具備可操作性.四手冊(cè)的編寫續(xù)手冊(cè)的作用：經(jīng)過編寫手冊(cè)對(duì)公司內(nèi)與質(zhì)量/艱苦環(huán)境要素/風(fēng)險(xiǎn)有關(guān)的活動(dòng)進(jìn)展全面謀劃及管理提交給認(rèn)證機(jī)構(gòu)的體系審核根據(jù)文件，證明體系符合選定的規(guī)范建立文件化的體系，貫徹公司的管理方針環(huán)境改動(dòng)時(shí)，保證體系及其要求的延續(xù)性對(duì)外引見體系改良的需求基準(zhǔn)及改良根據(jù).四手冊(cè)的編寫續(xù)手冊(cè)的要求：1 對(duì)公司所采用的體系規(guī)范規(guī)范的一切適用條款進(jìn)展規(guī)定，與體系有關(guān)的，規(guī)范中沒有涉及的，也可參與手冊(cè)或援用參考2 對(duì)選定的規(guī)范中不適用的體系要求應(yīng)作出闡明3 要援用支持手冊(cè)的程序4 至少包括a方針必要時(shí) b管理體系的組織機(jī)

4、構(gòu)及人員職責(zé)、權(quán) 限和相互關(guān)系 c各條款的規(guī)定或闡明 d手冊(cè)的控制規(guī)定必要時(shí).四手冊(cè)的編寫續(xù)手冊(cè)的編寫步驟：確定方針確定有關(guān)管理的組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、權(quán)限體系范圍搜集整理與規(guī)范有關(guān)條款相對(duì)應(yīng)的現(xiàn)行做法及有關(guān)部門記錄資料、文件，并對(duì)現(xiàn)有文件分類根據(jù)規(guī)范的要求，確定要改良的地方確定編制手冊(cè)的格式和構(gòu)造構(gòu)成手冊(cè)草案討論定稿.四手冊(cè)的編寫續(xù)手冊(cè)的內(nèi)容：封面手冊(cè)目錄修訂頁(yè)手冊(cè)發(fā)放控制頁(yè)(必要時(shí)引見組織及手冊(cè)的前言方針和目的必要時(shí)職能對(duì)照表管理組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限描畫體系條款的描畫和體系程序文件的援用手冊(cè)運(yùn)用指南視需求支持性資料附錄視需求.四手冊(cè)的編寫續(xù)手冊(cè)封面：公司稱號(hào)和標(biāo)志如需求手冊(cè)標(biāo)題及手冊(cè)發(fā)行版號(hào)擬制

5、/審核/同意簽字生效日期受控文件編號(hào)受控文件標(biāo)識(shí)受控號(hào).四手冊(cè)的編寫續(xù)手冊(cè)目錄：列出手冊(cè)各章節(jié)稱號(hào)、章節(jié)號(hào)及頁(yè)數(shù)修訂頁(yè)：用修訂記錄的方式闡明手冊(cè)中各章節(jié)的修訂形狀手冊(cè)發(fā)放控制頁(yè)：闡明公司現(xiàn)行手冊(cè)的發(fā)放分布如需求 .四手冊(cè)的編寫續(xù)引見本公司及手冊(cè)的前言：本公司的稱號(hào)、地址、通訊方法、業(yè)務(wù)情況、公司性質(zhì)、歷史和規(guī)模、質(zhì)量管理的歷史所采用的體系規(guī)范及范圍手冊(cè)的編制、審批、發(fā)放控制、修訂方法.四手冊(cè)的編寫續(xù)方針：方針與組織目的相順應(yīng)包括對(duì)繼續(xù)改良的承諾遵守法規(guī)的承諾為目的制定提供框架描畫此方針如何為一切員工熟習(xí)和了解最高管理層(者)的同意簽名繼續(xù)順應(yīng)性方面得到評(píng)審.四手冊(cè)的編寫續(xù)組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限描

6、畫：組織機(jī)構(gòu)圖職責(zé)、權(quán)限及相互關(guān)系的闡明.四手冊(cè)的編寫續(xù)體系條款的描畫和體系程序文件的援用：分章描畫對(duì)所采用的體系規(guī)范每一條款的控制，對(duì)每一條款的控制應(yīng)覆蓋或超出規(guī)范要求合理的劃分章節(jié)：1.按規(guī)范條款劃分 (較多采用) 2.按實(shí)踐業(yè)務(wù)過程劃分各章節(jié)堅(jiān)持一致的格式,普通包括: 1. 目的必要時(shí) 2. 職責(zé) 3. 對(duì)本條款的控制規(guī)定 4. 支持文件(列出控制程序稱號(hào)).四手冊(cè)的編寫續(xù) 手冊(cè)運(yùn)用指南(視需求)便于查閱手冊(cè)手冊(cè)的各章節(jié)編排方式及章節(jié)的簡(jiǎn)短摘要，闡明手冊(cè)的什么內(nèi)容在手冊(cè)的什么地方.四手冊(cè)的編寫續(xù)支持性資料附錄視需求支持手冊(cè)的有關(guān)部門資料如：消費(fèi)工藝流程圖/業(yè)務(wù)過程流程圖職能對(duì)照表進(jìn)一步細(xì)

7、化的職責(zé)程序/作業(yè)指點(diǎn)書清單其它資料.五程序文件的編寫1. 程序文件的性質(zhì)2. 程序文件的作用3. 程序文件的要求4. 程序文件的根本內(nèi)容5. 程序文件的編寫步驟6. 例子.五程序文件的編寫續(xù)1. 程序文件的性質(zhì):程序文件是文件化的運(yùn)作程序,是對(duì)完成或管理活動(dòng)所規(guī)定的方法是體系文件中第二層次的文件,也是手冊(cè)的根底及支持規(guī)定管理任務(wù)的程序:為什么做(why)、何時(shí)(when)、何地where)、做什么(what)、由誰(shuí)去做(who)、怎樣去做(how)、作的記錄是什么具有可操作性，且包含體系規(guī)范中適用的要素能夠需求作業(yè)指點(diǎn)書的支持.四程序文件的編寫續(xù)2. 程序文件的作用:明確控制活動(dòng)有關(guān)部門人員

8、的職責(zé)、權(quán)限、相互關(guān)系規(guī)定控制活動(dòng)的根據(jù)及方式： a. 控制要求和根據(jù) b. 如何進(jìn)展控制執(zhí)行、驗(yàn)證和評(píng)審活動(dòng)的根據(jù): a. 實(shí)踐活動(dòng)能否按規(guī)定程序進(jìn)展 b. 執(zhí)行程序能否留下證據(jù)/記錄 c. 執(zhí)行的效果能否到達(dá).四程序文件的編寫續(xù)3. 程序文件的要求:邏輯性(按管理活動(dòng)的順序)協(xié)調(diào)性: a.與手冊(cè)無矛盾,相互支持 b.程序文件之間無矛盾 C.與其它管理規(guī)定無矛盾與實(shí)踐運(yùn)作結(jié)合,具有可操作性: a .責(zé)任明確 b. 步驟明晰 c. 言語(yǔ)準(zhǔn)確、明了、措辭嚴(yán)謹(jǐn)、執(zhí)行不易引起混淆 d.規(guī)定相應(yīng)記錄，便于監(jiān)視、檢查要援用支持程序文件的作業(yè)指點(diǎn)書封面及正文部分構(gòu)成.五程序文件的編寫續(xù)3. 程序文件的要求

9、 封面包括: 組織的標(biāo)志、稱號(hào)文件稱號(hào)、編號(hào)文件版本/修正形狀編制、同意人簽名及生效日期修正記錄受控標(biāo)志及發(fā)行號(hào).五程序文件的編寫續(xù)3. 程序文件的要求: 正文包括:目的適用范圍職責(zé)程序相關(guān)文件及記錄.五程序文件的編寫續(xù)4. 程序文件的根本內(nèi)容: 1)目的: 闡明為什么開展該項(xiàng)活動(dòng)(why) 2)適用范圍: 該項(xiàng)控制涉及哪些部門或哪些活動(dòng) 3)職責(zé): 闡明由哪個(gè)部門、哪個(gè)崗位的人員擔(dān)任 實(shí)施該項(xiàng)活動(dòng),實(shí)施人員的責(zé)任和權(quán)限 (與下文的程序一致).五程序文件的編寫續(xù)4. 程序文件的根本內(nèi)容： 4程序： 按活動(dòng)順序列出開展活動(dòng)的細(xì)節(jié) 規(guī)定應(yīng)做什么 由誰(shuí)執(zhí)行 何時(shí)做 在何地做 如何做.五程序文件的編寫

10、續(xù)此項(xiàng)活動(dòng)運(yùn)用的資料、設(shè)備、文件、防護(hù)用品等必要時(shí)此項(xiàng)活動(dòng)如何進(jìn)展、如何控制此項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)展的記錄例外特殊情況.五程序文件的編寫續(xù)4. 程序文件的根本內(nèi)容： 5相關(guān)文件及記錄：該文件中涉及的其它文件該文件中應(yīng)進(jìn)展的記錄、表格.五程序文件的編寫續(xù)5. 程序文件編寫步驟: 1)擬定程序文件清單: 確定過程 整理現(xiàn)有文件 按規(guī)范要求列出需編寫的程序 2)確定文件編寫格式,一致稱號(hào)、術(shù)語(yǔ)、稱謂、 代號(hào) 3)確定編寫人員,制定編寫方案.五程序文件的編寫續(xù)4)編寫人員搜集現(xiàn)行有關(guān)部門資料及記錄表格5)按規(guī)范要求提出修正現(xiàn)行做法的方案,組織討論并確定新運(yùn)作流程的控制方法6)確定資料文件編寫方式:流程圖式表達(dá)式混

11、合式7)構(gòu)成程序文件草案8)討論、修正草案9)審批.五程序文件的編寫續(xù)6. 例子封面正文. (六) 作業(yè)指點(diǎn)書的編寫1. 作業(yè)指點(diǎn)書的性質(zhì)2. 作業(yè)指點(diǎn)書的作用3. 作業(yè)指點(diǎn)書的編寫范圍及要求4. 作業(yè)指點(diǎn)書的種類5. 作業(yè)指點(diǎn)書的內(nèi)容6. 作業(yè)指點(diǎn)書的編寫步驟7. 例子.(六) 作業(yè)指點(diǎn)書的編寫續(xù)1.作業(yè)指點(diǎn)書性質(zhì):為保證詳細(xì)產(chǎn)品/詳細(xì)作業(yè)活動(dòng)符合要求而制定的程序是體系文件中第三層次的文件,是程序文件的支持性文件,也是指點(diǎn)和保證過程/活動(dòng)的最根底的指點(diǎn)為開展詳細(xì)管理、操作活動(dòng)提供指點(diǎn)極具操作性.(六) 作業(yè)指點(diǎn)書的編寫續(xù) 2.作業(yè)指點(diǎn)書的作用:描畫程序文件中所提及,但未詳細(xì)描畫的操作性文件對(duì)

12、詳細(xì)產(chǎn)品或崗位作業(yè)活動(dòng)的方法、內(nèi)容及要求等的闡明用于指點(diǎn)執(zhí)行詳細(xì)操作的人員,以確保該項(xiàng)操作的結(jié)果符合要求.(六) 作業(yè)指點(diǎn)書的編寫續(xù)3.作業(yè)指點(diǎn)書的編寫范圍及要求:沒有作業(yè)指點(diǎn)書就不能保證過程/產(chǎn)品符合要求時(shí),那么須編寫.應(yīng)思索培訓(xùn)效果沒有固定的格式要求,可用不同方法表達(dá):相片、圖表、樣本、錄像等應(yīng)運(yùn)用科學(xué)有效的方法良好的可操作性.(六) 作業(yè)指點(diǎn)書的編寫續(xù)用于指點(diǎn)詳細(xì)管理任務(wù)的各種任務(wù)細(xì)那么/規(guī)章/操作規(guī)程平安任務(wù)規(guī)程.(六) 作業(yè)指點(diǎn)書的編寫續(xù)用于消費(fèi)/包裝操作的作業(yè)指點(diǎn)書用于檢驗(yàn)/測(cè)試的作業(yè)指點(diǎn)書及檢驗(yàn)方案用于設(shè)備的操作/保養(yǎng)作業(yè)指點(diǎn)書用于指點(diǎn)詳細(xì)管理任務(wù)的各種任務(wù)細(xì)那么/規(guī)章.(六)

13、作業(yè)指點(diǎn)書的編寫續(xù)效力業(yè)：用于詳細(xì)效力過程的作業(yè)指點(diǎn)，包括效力規(guī)范、效力提供規(guī)范、效力檢驗(yàn)規(guī)范等如：清潔、綠化、客房效力、維修效力等用于效力硬件的操作/保養(yǎng)作業(yè)指點(diǎn)如：供電、供水、消防設(shè)備、維修設(shè)備、建筑物等用于指點(diǎn)詳細(xì)管理任務(wù)的各種細(xì)那么/規(guī)章如：倉(cāng)庫(kù)管理制度.(六) 作業(yè)指點(diǎn)書的編寫續(xù)5.作業(yè)指點(diǎn)書的內(nèi)容: (1)標(biāo)題作業(yè)指點(diǎn)書稱號(hào)及編號(hào)相關(guān)部門、過程(視需求)相關(guān)操作及消費(fèi)的稱號(hào) (2)同意、發(fā)行與更改記錄制定/同意人版本/生效日期/更改記錄受控標(biāo)志.(六) 作業(yè)指點(diǎn)書的編寫續(xù)5.作業(yè)指點(diǎn)書的內(nèi)容: (3)詳細(xì)操作操作、效力步驟或檢測(cè)方法、工程、步驟運(yùn)用工具、設(shè)備、防護(hù)用品及設(shè)定條件運(yùn)用

14、資料質(zhì)量要求或控制規(guī)范本卷須知及任務(wù)環(huán)境控制圖示必要時(shí)參考資料必要時(shí)規(guī)范工時(shí)必要時(shí).(六) 作業(yè)指點(diǎn)書的編寫續(xù)6.作業(yè)指點(diǎn)書的編寫步驟 明確編寫步驟和內(nèi)容 草擬文件 審查 審零售布. (七) 記錄表格的制定1 記錄的性質(zhì)2 記錄的作用3 記錄的種類4 記錄的方式5 記錄的要求6 記錄表格的制定步驟7 例子.(七) 記錄表格的制定續(xù)1 記錄的性質(zhì):為已完成的活動(dòng)或到達(dá)的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件是體系文件中最根底的文件記錄的制定填寫和管理對(duì)體系的運(yùn)轉(zhuǎn)會(huì)產(chǎn)生艱苦影響具有可操作性、可追溯性、系統(tǒng)性.(七) 記錄表格的制定續(xù)2 記錄的作用為體系運(yùn)轉(zhuǎn)的有效性提供客觀證據(jù)證明產(chǎn)品/過程/活動(dòng)滿足要求以便于對(duì)產(chǎn)品/過程/活動(dòng)的追溯及控制便于對(duì)出現(xiàn)的問題采取糾正及預(yù)防措施.(七) 記錄表格的制定續(xù)3 記錄的種類產(chǎn)品、工程、合同、效力、過程、活動(dòng)構(gòu)成的記錄對(duì)過程、活動(dòng)控制構(gòu)成的記錄符合性產(chǎn)品/過程驗(yàn)證活動(dòng)中產(chǎn)生的記錄目的、目的、方案完成情況的記錄顧客對(duì)產(chǎn)品/效力質(zhì)量的稱心程度記錄體系評(píng)審和改良記錄趨勢(shì)分析記錄糾正措施記錄供方的溝通記錄、任務(wù)績(jī)效記錄及控制記錄人員技藝及培訓(xùn)情況記錄.(七) 記錄表格的制定續(xù)4 記錄構(gòu)成的方式