2022年秘書寫作基礎(chǔ)知識

1、第三章 秘書寫作第一節(jié)公文概論文書私人文書公務(wù)文書廣義狹義通用公文專用公文2000年國家行政機關(guān)公文處理辦法命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等1996年中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)展改革委等部門關(guān)于制止銅冶煉行業(yè)盲目投資若干意見的通知國辦發(fā)200554號各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)： 發(fā)展改革委、財政部、國土資源部、人民銀行、環(huán)保總局關(guān)于制止銅冶煉行業(yè)盲目投資的若干意見已經(jīng)國務(wù)院同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

2、國務(wù)院辦公廳 二五年十一月三日一、概念：公務(wù)文書：指黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體在公務(wù)活動中使用的各類文字材料。（一）發(fā)布者（二）公務(wù)活動（三）法定權(quán)力和效力（四）規(guī)范性二、行文制度（一）行文關(guān)系1上行文下級機關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或業(yè)務(wù)指導(dǎo)機關(guān)的行文如：報告、請示 2下行文上級機關(guān)向所屬的下級機關(guān)或業(yè)務(wù)指導(dǎo)機關(guān)的行文如：命令、決定、公告、通告、通知、通報、批復(fù) 3平行文平級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)之間相互往來的公文如：函、會議紀(jì)要等二、行文制度（二）行文方式1、逐級行文2、多級行文主送“各地、市、縣黨委”主送“各省、自治區(qū)、直轄市黨委”；附注“此文件發(fā)至縣級”3、直達(dá)行文4、公開行文5、越級行文（特殊

3、情況使用）6、橫向行文7、聯(lián)合行文8、對口行文9、授權(quán)行文10、轉(zhuǎn)發(fā)行文（其中：上轉(zhuǎn)下，事關(guān)重大，要求執(zhí)行批轉(zhuǎn)）二、行文制度（三）行文規(guī)則1、部門行文規(guī)則部門之間向下一級機關(guān)的有關(guān)業(yè)務(wù)部門（對口行文）向下一級機關(guān)（ 一般需要報請本級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批準(zhǔn)）向本級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)2、聯(lián)合行文規(guī)則黨、政、軍、群、具有行政職能的事業(yè)單位同一機關(guān)內(nèi)的部門與部門（主辦機關(guān)在前）上級機關(guān)的部門與下一級機關(guān)（同上）二、行文制度（三）行文規(guī)則3、上行文規(guī)則主送一個上級機關(guān)；其他相關(guān)的上級機關(guān)抄送直接報送主管部門處理不越級或抄送被越過的上級機關(guān)一般不得以機關(guān)名義向領(lǐng)導(dǎo)者個人報送 4、下行文規(guī)則重要行文，同時抄送直接上級機關(guān)向受雙

4、重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，抄送其另一上級機關(guān)報刊全文發(fā)布的公文，印制少量文本，供存檔備查寬210mm長297mm天頭（上邊距）371mm地腳（下邊距）35mm訂口（左邊距）281mm翻口（右邊距）26mmA4紙三、公文格式（一）紙型：國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mm297mm) （二）頁邊天頭（上白邊）寬37mmImm地腳（下白邊）寬35mmImm訂口（左白邊）寬28mmImm翻口（右白邊）寬26mmImm版心尺寸為156mm225mm（三）排版正文用3號仿宋字，一般每面排22行（行距固定值約等于28.95磅） ，每行排28個字，雙面印刷（四）裝訂左側(cè)裝訂，不掉頁，兩釘釘鋸距書芯上下各1/4處，允許誤差

5、4mm，與書脊間距離為3-5mm（五）格式要素1眉首：行政公文首頁紅色反線及其以上的各要素2主體：紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素3版記：主題詞及其以下的各要素（五）格式要素 1.眉首 公文份數(shù)序號：絕密機密級公文 保密期限（密級）：絕密、機密、秘密 如絕密20年 緊急程度：特 急 急 件 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識：發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范簡稱+“文件”如：南京理工大學(xué)文件河南省人民政府文件河南省人民政府文件上行文 發(fā)文字號：發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號河南省人民政府文件豫政20113號 簽發(fā)人：上行文,機關(guān)負(fù)責(zé)人或主持工作負(fù)責(zé)人姓名 紅色反線: 一條長度156mm的紅色橫線與行文部分分隔開，黨的文

6、件還要在橫線中間加一紅色實心五角星。2 .主體 (1)標(biāo)題：三項式：發(fā)文機關(guān)發(fā)文事由公文文種 如河北省人民政府辦公廳關(guān)于協(xié)助中國地震局測量隊伍在我省開展地震監(jiān)測的通知兩項式：發(fā)文事由/發(fā)文機關(guān)公文文種 如關(guān)于組織捐款捐物支援地震災(zāi)區(qū)的緊急通知中華人民共和國全國人民代表大會公告單項式：公文文種 如 公告 通告注意： A. 除引用文本（法規(guī)、規(guī)章）名稱外一般不用標(biāo)點符號； B. 人、地名或短語不得分開，如：南京理工大學(xué)關(guān)于提前解聘的決定 不能寫成：南京理工大學(xué)關(guān)于提前解聘的決定關(guān)于對原產(chǎn)于日本、新加坡、韓國和臺灣地區(qū)的進(jìn)口丙酮實施臨時反傾銷措施 海關(guān)總署公告2007年第66號 根據(jù)中華人民共和國反

7、傾銷條例的規(guī)定現(xiàn)將執(zhí)行中有關(guān)事項公告如下：特此公告。附件：1中華人民共和國商務(wù)部公告2007年第95號2丙酮反傾銷保證金征收比率表 二七年十一月二十二日 主體(2)主送機關(guān)：主要受理機關(guān)的全稱或規(guī)范性簡稱 如：各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)：注意：A上行文：一個主送機關(guān) B公布性公文不要主送機關(guān) C 一般不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送公文2.主體(3)正文(首頁末頁必須顯示正文)如用條目式：一、 (一) 1. (1) 文字材料中序號、標(biāo)點的正確使用: “一、”、“二、”、“三、” （一）（二）（三）（1）（2）（3）“1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“A.”、“B

8、.”、“C.”“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，” (4)附件說明：附件是附屬于公文主件的其他文件材料。如：附件：1.第一批國家珍貴古籍名錄（2392部）2.第一批全國古籍重點保護單位名單（51個）中華人民共和國國務(wù)院令第492號中華人民共和國政府信息公開條例已經(jīng)2007年1月17日國務(wù)院第165次常務(wù)會議通過，現(xiàn)予公布，自2008年5月1日起施行?？偫?溫家寶二七年四月 (5)簽署或印章（生效標(biāo)志）會議記要、電報形式不要印章機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽署的議案、命令不要印章（簽發(fā)人職務(wù) 簽發(fā)人）單一機關(guān)制發(fā)的公文不署發(fā)文機關(guān)名稱聯(lián)合上行文由主辦單位加章，聯(lián)合下行文應(yīng)都加章；印章上不壓正文，下壓成文

9、日期(6)成文時間：領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)時間或以會議通過日期、批準(zhǔn)日期 二 七 年 五 月 二 十 日 寧波大學(xué)科學(xué)技術(shù)學(xué)院人文分院寧波大學(xué)科學(xué)技術(shù)學(xué)院理工分院二年五月二十四日 B.“當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；C.“當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。二七年五月二十四日 寧波大學(xué)科學(xué)技術(shù)學(xué)院D.“當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。第二十五條：本條例自公布之日起執(zhí)行。（2）發(fā)文機關(guān)印

10、章：A .“單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)的名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。12生效標(biāo)識：（1）成文日期：A. 列于正文或附件說明下，偏右；B. “用漢字將年、月、日標(biāo)全；”，“零”寫為“”。寧波大學(xué)科學(xué)技術(shù)學(xué)院人文分院第二十五條 本條例自公布之日起執(zhí)行。寧大科學(xué)技術(shù)學(xué)院人文分院 、 理工分院、法商分院 、 藝術(shù)分院E.“當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居

11、中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。”二七年五月二十日寧波大學(xué)科學(xué)技術(shù)學(xué)院人文分院寧波大學(xué)科學(xué)技術(shù)學(xué)院理工分院寧波大學(xué)科學(xué)技術(shù)學(xué)院法商分院寧波大學(xué)科學(xué)技術(shù)學(xué)院藝術(shù)分院F.“當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決?！?7)附注： 傳達(dá)范圍（發(fā)至哪一級）、使用方法（可否張貼或登報）、名詞術(shù)語含義等 如（此文件發(fā)至縣級）(此件不登報) (不準(zhǔn)翻譯)國務(wù)院公文主題詞表01綜合經(jīng)濟（77個） 01A 計劃 規(guī)劃 統(tǒng)計 指標(biāo) 分配 統(tǒng)配 調(diào)撥 01B 經(jīng)濟管理 經(jīng)濟 管理

12、 調(diào)整 調(diào)控 控制 結(jié)構(gòu) 制度 所有制 股份制 3. 版記(1)主題詞：其中類別詞1個類屬詞不超過5個類屬詞按從小到大的順序文種詞1個國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知 主題詞：農(nóng)業(yè) 水土保持 通知 (2) 抄送機關(guān)：對上級用“抄報”，對同級或無隸屬關(guān)系的機關(guān)用“抄送”，對下級用“抄發(fā)”；也可以都用“抄送”除主送機關(guān)外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)；重要行文，抄送直接上級機關(guān)；向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，抄送其另一個上級機關(guān)；因特殊情況必須越級請示時，抄送被越過的上級機關(guān)；(3) 印制說明：印發(fā)部門、印發(fā)日期 國務(wù)院辦公廳 2011年11月11日 印發(fā)第二節(jié) 常用公文種類功能特征標(biāo)題(N項式)主

13、送機關(guān)正文結(jié)尾命令公布,行政,嘉獎,任免(大事,法定強制性)國家領(lǐng)導(dǎo)人, 生效標(biāo)志為簽發(fā)人名章職務(wù)三/二(編號)無依據(jù)+一事希望要求決定布置指揮,獎懲,知照(要事)較高級別三/二有/無/一/多緣由+事項執(zhí)行要求/希望號召公告宣布重要或法定事項向國內(nèi)外宣布,授權(quán)新華社或張貼三/二/一(編號)無緣由+一事“特此公告”“現(xiàn)予公告”通告法規(guī)政策,具體事務(wù)(一般事項)國內(nèi)一定范圍,登報張貼三/二/一無緣由+事項“特此通告”通知印發(fā),轉(zhuǎn)發(fā)/批轉(zhuǎn),告知,指示,任免,會議(使用頻率最高)三/二一/多(緣由)+事項(執(zhí)行要求/希望號召)通報表彰,批評,向下級傳達(dá)情況典型性,公布三/二一/多大體情況+具體情況+存在問題要求種類功能特征標(biāo)題(N項式)主送機關(guān)正文結(jié)尾