第10節(jié) 合同移交與歸檔

1、大連新東昌投資集團(tuán)有限公司 合同管理制度 行政辦公PAGE 第 PAGE 11 頁 共 NUMPAGES 11 頁第十節(jié) 合同移交與歸檔編制：綜合部 審核：制度委員會(huì)批準(zhǔn)：陳亞東 日 期：2013年10月22日修 改 記 錄序號(hào)修改日期修改條款內(nèi)容修改人審批人生效日期第一條 目的實(shí)現(xiàn)合同交接、歸檔過程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，明確合同交接、歸檔工作的分工與職責(zé)，規(guī)避公司風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司利益，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本制度。第二條 適用范圍2.1公司及其分支機(jī)構(gòu)。第三條 引用文件無定義4.1合同移交：包含兩層含義，一是合同起草人將簽章后的合同文本及附件歸到合同法務(wù)部綜合管理員處，二是合同法務(wù)部綜合管理員按

2、相關(guān)流程審核登記后歸入公司檔案室。4.2合同文本歸檔：是指合同簽章后，為了方便查找和使用而將合同文本原件及相關(guān)資料進(jìn)行整理、分類、排序并存入檔案室管理的過程。4.3合同檔案電子文本：是指合同簽章后將合同原件及相關(guān)資料進(jìn)行掃描制作而成的PDF格式的電子文本。4.4合同檔案電子文本庫：是指在信息系統(tǒng)中建立的專門用于存放合同檔案電子文本的數(shù)據(jù)庫。4.5 合同補(bǔ)充資料歸檔：是指合同簽訂完畢、合同文本首次歸檔之后，因合同履行、變更或終止而產(chǎn)生的其他資料，依據(jù)主合同的編碼進(jìn)行后續(xù)歸檔的過程。第五條 頒布和執(zhí)行 本制度自二0一三年十月二十二日起執(zhí)行。第六條 職責(zé)6.1 合同起草人的職責(zé)6.1.1掃描合同原件

3、及相關(guān)資料，并制作成PDF格式的電子文本。6.1.2簽訂完成的合同分別移交簽約對方、合同執(zhí)行部門及財(cái)務(wù)部，將合同文本和相關(guān)資料的原件及電子文本交法律事務(wù)部綜合管理員進(jìn)行歸檔，并在合同移交臺(tái)帳上履行簽字手續(xù)。6.1.3 整理合同歸檔臺(tái)帳，電子版合同歸檔臺(tái)帳隨時(shí)更新，并協(xié)同綜合管理員。6.1.4合同延期歸檔申請須經(jīng)批準(zhǔn)后遞交原件給法律事務(wù)部綜合管理員。6.2法律事務(wù)部綜合管理員的職責(zé)6.2.1 審查合同和相關(guān)資料的原件是否齊全，合同簽約對方資料是否齊全及年檢，合同原件和電子文本是否一致。6.2.2審查合同文本左下角處是否有法律人員及經(jīng)辦人確認(rèn)簽章。6.2.3復(fù)核合同延期歸檔申請，并登記合同管理臺(tái)帳

4、，及時(shí)跟蹤歸檔。6.2.4 整理歸檔合同，及時(shí)更新合同管理臺(tái)帳。6.2.5整理合同及相關(guān)附件資料的掃描件，錄入合同檔案電子文本庫，并與合同管理臺(tái)賬中的合同對應(yīng)建立連接。6.2.6 將合同原件、相關(guān)資料定期送交檔案室，與檔案管理員核對無誤后存檔。6.2.7整理合同歸檔明細(xì)，每個(gè)周一移交檔案室存檔，經(jīng)檔案室檔案管理員審核無誤后確認(rèn)簽收，一式兩份分別由檔案室和法律事務(wù)部綜合管理員各執(zhí)一份。如遇節(jié)假日提前移交檔案室。6.3 合同執(zhí)行部門的職責(zé)6.3.1 接收簽約部門移交的電子合同，建立管理臺(tái)帳。6.3.2 仔細(xì)閱讀合同，掌握合同內(nèi)容。6.3.3 依據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)流程，將本部門制作、收集的與合同履行、變更、

5、終止相關(guān)的資料進(jìn)行流轉(zhuǎn)和歸檔。6.4財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)人員職責(zé)：6.4.1 接收簽約部門移交的合同文本并做書面簽收，建立管理臺(tái)帳。6.4.2 仔細(xì)閱讀合同，掌握合同內(nèi)容。6.5檔案室檔案管理員的職責(zé)6.5.1按照合同管理制度，建立合同臺(tái)帳。6.5.2接收、復(fù)核法律事務(wù)部綜合管理員移交的合同及相關(guān)附件，24小時(shí)內(nèi)核對完畢，確認(rèn)無誤后在合同歸檔臺(tái)帳上簽字。6.5.3 根據(jù)檔案管理制度對接收的合同資料進(jìn)行存檔管理。6.6動(dòng)回遷團(tuán)隊(duì)職責(zé)6.6.1合同簽訂完畢移交檔案室，并提交合同歸檔明細(xì)，經(jīng)檔案室管理員核對無誤后，雙方簽字確認(rèn)。并將此合同歸檔明細(xì)確認(rèn)單復(fù)印件遞交給法律事務(wù)部綜合管理員。6.7人力資源部職責(zé)6

6、.7.1 人力資源部自行歸檔勞動(dòng)合同。6.8 協(xié)助合同執(zhí)行的部門6.8.1 依據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)流程，將本部門制作、收集的與合同履行、變更、終止相關(guān)的資料進(jìn)行流轉(zhuǎn)和歸檔。第七條 流程7.1合同移交7.1.1合同起草人于簽訂完成1日內(nèi)將合同文本分別移交簽約對方、合同執(zhí)行部門及財(cái)務(wù)部，接收人須在合同移交臺(tái)帳上履行簽字手續(xù)。合同起草人須在合同文本資料歸檔之前，將合同文本和相關(guān)資料的PDF格式的電子文本，OA協(xié)同給合同執(zhí)行部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)部門人員。我方只有一份合同原件的，由公司檔案室保存。向合同執(zhí)行部門、財(cái)務(wù)部門移交PDF文件。合同執(zhí)行部門、財(cái)務(wù)部門必須建立并維護(hù)合同臺(tái)帳，便于查找合同及其履行跟蹤情況。7

7、.2合同歸檔7.2.1歸檔范圍：除下列情況外，所有合同均須按流程歸檔，由公司檔案室存檔一份原件。7.2.1.1勞動(dòng)合同，由人力資源部門直接向檔案室歸檔。7.2.1.2財(cái)務(wù)合同，由財(cái)務(wù)部門自行歸檔，每月將已簽訂歸檔的合同清單請主管財(cái)務(wù)工作的高管簽字確認(rèn)后移交檔案室、公司法律事務(wù)部登記。7.2.1.3房地產(chǎn)開發(fā)流程辦理前期手續(xù)的相關(guān)合同，需要作為項(xiàng)目檔案的，可以歸入項(xiàng)目檔案。合同起草人應(yīng)在歸檔時(shí)限內(nèi)就此情況作出書面說明并由主管高管簽字（或OA審批）。合同起草人應(yīng)于每月10日向法律事務(wù)部綜合管理員、辦公室檔案管理員報(bào)送上月度合同歸檔明細(xì)。7.2.1.4拆遷安置補(bǔ)償及回遷合同。貨幣補(bǔ)償及產(chǎn)權(quán)調(diào)換等動(dòng)遷

8、合同編碼申請后10內(nèi)歸檔至檔案室；期房及現(xiàn)房的回遷合同待合同備案完畢后10日內(nèi)歸檔至檔案室；每次歸檔時(shí)須進(jìn)行書面交接確認(rèn)，同時(shí)將確認(rèn)單移交法律事務(wù)部進(jìn)行登記。7.2.1.5商品房買賣合同，待合同備案完畢后10日內(nèi)，將合同歸檔至檔案室，并進(jìn)行書面交接確認(rèn)，同時(shí)將確認(rèn)單移交法律事務(wù)部進(jìn)行登記。7.2.2歸檔資料： 包括紙質(zhì)資料和相應(yīng)掃描件。7.2.2.1根據(jù)招標(biāo)管理制度規(guī)定，通過標(biāo)準(zhǔn)招標(biāo)方式簽訂的合同歸檔時(shí)需提交合同文本原件、招標(biāo)需求、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、談判紀(jì)要、定標(biāo)決議、招標(biāo)比較表、供應(yīng)商聯(lián)系情況表及評審意見。7.2.2.2根據(jù)招標(biāo)管理制度規(guī)定，通過快速招標(biāo)方式簽訂的合同歸檔時(shí)需提交合同文本原

9、件、招標(biāo)需求、談判紀(jì)要、定標(biāo)決議（OA定標(biāo)表決）、招標(biāo)比較表、供應(yīng)商聯(lián)系情況表及評審意見，如有招標(biāo)文件、投標(biāo)文件，則亦需歸檔。7.2.2.3根據(jù)招標(biāo)管理制度規(guī)定，通過委托招標(biāo)方式簽訂的合同歸檔時(shí)需提交合同文本原件、招標(biāo)需求、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、談判紀(jì)要、供應(yīng)商聯(lián)系情況表及評審意見。7.2.2.4根據(jù)招標(biāo)管理制度規(guī)定，通過免招標(biāo)方式簽訂的合同歸檔時(shí)需提交合同文本原件、免招標(biāo)申請及評審意見。7.2.2.5非招標(biāo)的合同需提交合同文本原件及合同評審意見。7.2.2.6合同附件應(yīng)當(dāng)齊全并加蓋各方印章。7.2.2.7合同經(jīng)辦人不得擅自留存合同原件及相關(guān)附件，如相關(guān)工作需要保存合同原件時(shí)，由經(jīng)辦部門集中管理

10、，建立管理臺(tái)帳。7.2.3歸檔時(shí)間 7.2.3.1合同起草人必須在申請編碼10日內(nèi)將合同原件和相關(guān)附件及合同電子文本送交綜合管理員。合同需要延遲歸檔的，合同起草人需要辦理合同延期歸檔申請，并在延期期限內(nèi)歸檔，延期歸檔流程詳見7.2.5。7.2.3.2法律事務(wù)部綜合管理員及時(shí)整理歸檔的合同及相關(guān)附件，登記并更新合同管理臺(tái)帳。 7.2.3.3法律事務(wù)部綜合管理員每周一整理本周收到的合同原件及相關(guān)附件，匯總合同歸檔臺(tái)帳，將本周合同送交檔案室存檔，與檔案室檔案管理員根據(jù)合同歸檔臺(tái)帳核對歸檔合同，并履行簽字手續(xù)。7.2.3.4法律事務(wù)部綜合管理員每月最后一個(gè)周一將合同歸檔臺(tái)帳移交檔案室存檔。7.2.3.

11、5法律事務(wù)部綜合管理員對合同檔案電子數(shù)據(jù)庫進(jìn)行日常維護(hù)。7.2.4歸檔流程：7.2.4.1合同起草人應(yīng)對歸檔資料進(jìn)行自查，并填寫歸檔審查表。合同歸檔審查要點(diǎn)主要包括：供應(yīng)商資質(zhì)審查（營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證、銀行開戶可證副本復(fù)印件、資質(zhì)證書副本復(fù)印件、安全生產(chǎn)許可證復(fù)印件、代理人身份證復(fù)印件合同編碼是否正確合同簽章是否規(guī)范（合同簽章頁簽章、法定代表人或授權(quán)委托書簽章、貨物工程量清單加蓋印章、質(zhì)量保修合同簽章頁、安全文明生產(chǎn)合同簽章頁、加蓋騎縫章、簽約主體與印章上的名稱一致）合同附件是否齊全。7.2.4.2合同起草人自查后，將歸檔資料及歸檔審查表（包括紙質(zhì)文本和電子版資料）在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交

12、法律事務(wù)部綜合管理員審核。對于招標(biāo)流程產(chǎn)生的合同，合同起草人還需要將招標(biāo)過程中產(chǎn)生的所有資料（招標(biāo)需求表、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、答疑紀(jì)要、談判紀(jì)要、定標(biāo)決議、比較表、供應(yīng)商聯(lián)系表、合同及附件、評審意見等）的電子版（格式包括pdf、word或excle等）同時(shí)移交給合同主管審核。7.2.4.3綜合管理員、合同主管對歸檔資料審核后，填寫歸檔審查表，綜合管理員須將歸檔情況登記臺(tái)帳備案。7.2.4.4綜合管理員每周一將審查合格的歸檔資料移交公司檔案室，并做交接記錄。7.2.4.5綜合管理員隨時(shí)將歸檔資料掃描件整理，并保存到指定電腦中，以便合同電子文件的查找。7.2.4.6商品房買賣合同歸檔流程合同備案完

13、成后2日內(nèi)，編碼申請人整理歸檔明細(xì)，與公司檔案室檔案管理員交接，每周四將歸檔明細(xì)OA協(xié)同法律事務(wù)部綜合管理員登記。7.2.5延期流程7.2.5.1公司的合同第一次申請延期，延期歸檔期限原則上不超過10天，編碼申請人須根據(jù)合同信息填寫合同延期歸檔申請單，經(jīng)申請人及主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，在歸檔期限屆滿之前將合同延期歸檔申請單送交法律事務(wù)部綜合管理員。7.2.5.2若因特殊情況，一次延期后不能在期限內(nèi)及時(shí)歸檔的合同可以在歸檔期限屆滿之前申請二次延期。編碼申請人須根據(jù)合同信息填寫合同延期歸檔申請單，以O(shè)A的方式并發(fā)給主管高管、總經(jīng)理及公司合同管理流程主管高管批準(zhǔn)，同時(shí)知會(huì)公司法律經(jīng)理、助理法律經(jīng)理和綜合管理員，延期方可生效。7.3 補(bǔ)充歸檔7.3.1合同執(zhí)行部門和協(xié)助合同執(zhí)行的部門，負(fù)責(zé)在其職責(zé)范圍內(nèi)制作、收集與合同履行、變更、終止相關(guān)的資料，并根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)和歸檔。第八條 激勵(lì)8. 1合同起草人或經(jīng)辦人沒有在編碼申請后10日內(nèi)將合同原件、相關(guān)附件及電子文