XX物業(yè)常規(guī)服務文件管理規(guī)定演示教學

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。XX物業(yè)常規(guī)服務文件管理規(guī)定-XX物業(yè)常規(guī)服務文件管理規(guī)定1.0目的規(guī)定物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司常規(guī)服務文件的編寫、上報、審批程序，對常規(guī)服務文件的編制、審批、發(fā)放等全過程進行控制，確保物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司所使用的常規(guī)服務文件的有效性。2.0適用范圍適合于物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司常規(guī)服務文件的控制。3.0定義常規(guī)服務文件是指企業(yè)服務標準、各項目等級服務標準、物業(yè)管理部檢查標準、各地物業(yè)公司職能部室檢查標準及各項目作業(yè)指導書及物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的檢查通報。4.0職責4.1、物業(yè)管理部負責物業(yè)公司

2、企業(yè)常規(guī)服務標準（例如XX物業(yè)企業(yè)等級服務標準、各項目等級服務標準）的編制審核，負責物業(yè)管理部對各地物業(yè)公司常規(guī)服務檢查的檢查標準、檢查通報的編制審核，負責組織各地物業(yè)公司對常規(guī)服務文件進行適宜性評審。4.2、各地物業(yè)公司：4.2.1各地物業(yè)公司經理負責本公司職能部室的常規(guī)服務檢查標準及管轄項目各專業(yè)作業(yè)指導書的審批。4.2.2各地物業(yè)公司的職能部室負責對所轄項目常規(guī)服務檢查的檢查標準、檢查通報的編制審核，組織所轄項目對作業(yè)作業(yè)指導書進行適宜性評審。4.2.3各項目負責本項目內各專業(yè)作業(yè)指導書的編制、審核、修訂、管理。5.0常規(guī)服務文件的分類及編號5.1常規(guī)服務文件分類5.1.1按照文件作用分

3、：XX物業(yè)常規(guī)服務文件分為服務標準、檢查標準、作業(yè)指導書及檢查通報。服務標準分為XX物業(yè)企業(yè)等級服務標準和各項目等級服務標準。檢查標準分為物業(yè)管理部檢查標準和物業(yè)公司檢查標準。作業(yè)指導書即各項目的常規(guī)服務操作性文件。檢查通報是指物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司職能部室常規(guī)服務檢查的檢查通報。5.1.2按照編制部門分為：常規(guī)服務文件分為物業(yè)管理部常規(guī)服務文件、物業(yè)公司常規(guī)服務文件及各項目常規(guī)服務文件。物業(yè)管理部常規(guī)服務文件有服務標準、檢查標準和檢查通報。服務標準包括XX物業(yè)企業(yè)等級服務標準、各項目等級服務標準。物業(yè)公司常規(guī)服務文件有物業(yè)公司各職能部室常規(guī)服務檢查標準、檢查通報。各項目常規(guī)服務文件有項目作

4、業(yè)指導書，包括項目管理規(guī)定及各專業(yè)組作業(yè)指導書。5.2常規(guī)服務文件編號5.2.1服務標準編號規(guī)定a)文件類別服務標準為（A）；文件級別：分為1-4級，如果是整體企業(yè)標準（Q），如果是項目的服務標準為項目名稱代碼，如廊坊阿爾卡迪亞（LA），廊坊錦繡（LJ），廊坊群星（LQ），霸州阿爾卡迪亞（BA），滄州麗水（CL），蚌埠阿爾卡迪亞（BA），南京水榭（NS），南京方州（NF），如果是單項服務標準為專業(yè)名稱代碼/等級號，如綜合管理類一級標準（GL/1），安防類二級標準（AF/2），環(huán)境類三級標準（HJ/3），維修類四級標準（WX/4）；文件序號為發(fā)放號和年號的組合，分別取兩位有效數字-01*、02*

5、、03*，其中*代表發(fā)放年號2005年計為05，2006年計為06，以此類推。b)服務標準編號圖示RSWY-A-*-*文件序號文件級別文件類別即：RSWY-A-文件級別-文件序號。例如：XX物業(yè)企業(yè)等級服務標準，2005年第1號，文件編號為：RSWY-A-Q-0105；XX物業(yè)廊坊錦繡等級服務標準，2005年第2號，文件編號為：RSWY-A-LJ-0205；XX物業(yè)安防類一級服務標準，2005年第3號，編號為：RSWY-A-AF/1-0305。5.2.2檢查標準編號規(guī)定a)文件類別：檢查標準為（B）；使用部門為物業(yè)管理部（WG）或*物業(yè)公司（地點代碼，如LF、CZ、BB、NJ）；檢查類別，如綜

6、合管理類（GL），安防類（AF），環(huán)境類（HJ），維修類（WX）；文件序號同上；b)檢查標準編號圖示：RSWY-B-*-*-*文件序號使用部門檢查類別即：RSWY-B-檢查類別-使用部門-文件序號。例如：物業(yè)管理部綜合管理類檢查標準，2005年第1號，編號為：RSWY-B-GL-WG-0105；廊坊物業(yè)公司環(huán)境類檢查標準，2005年第2號，編號為：RSWY-B-HJ-LF-0205。5.2.3檢查通報編號a)文件類別：檢查通報為（C）；如果編制部門為物業(yè)管理部（wg）；發(fā)放對象為*物業(yè)公司，廊坊物業(yè)公司（LF），滄州物業(yè)（cz），南京物業(yè)公司（nj），蚌埠物業(yè)公司（bb）；文件序號同上。b)編

7、號圖示：RSWY-C-*-*文件序號發(fā)放對象編制部門即：RSWY-C-發(fā)放對象-序號。備注：如果編制部門為*物業(yè)公司(*RSWY),廊坊XX物業(yè)(LFRSWY)、南京XX物業(yè)（NJRSWY）、滄州XX物業(yè)（CZRSWY）、蚌埠XX物業(yè)（BBRSWY）等；發(fā)放對象省略，其它不變。即：*RSWY-C-序號。例如：物業(yè)管理部對滄州物業(yè)公司的檢查通報，2005年第5號，編號為RSWY-C-CZ-0505；廊坊物業(yè)公司檢查通報，2005年第5號，編號為LFRSWY-C-0505.5.2.3作業(yè)指導書編號a)文件類別：作業(yè)指導書編號為D，一般省略；使用部門為*物業(yè)公司*管理處，廊坊物業(yè)公司錦繡管理處（LJ

8、），阿爾卡迪亞管理處（LA），；專業(yè)類別如綜合管理類（GL），安防類（AF），環(huán)境類（HJ），維修類（WX）；文件序號為發(fā)放號，取阿拉伯數字的位有效數字-01、02、03；b)作業(yè)指導書編號圖示：RSWY-*-*-*文件序號專業(yè)類別使用部門即：RSWY-使用部門-專業(yè)類別-文件序號。例如：廊坊物業(yè)公司錦繡管理處綜合管理類作業(yè)指導書，2005年第1號，編號為：RSWY-LJ-GL-0105；滄州物業(yè)公司麗水花庭管理出環(huán)境類作業(yè)指導書，發(fā)放號為2，編號為：RSWY-CL-HJ-0205。5.2.4物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的除常規(guī)服務的行政類文件不屬本規(guī)定的范圍，可自行編號。6.0物業(yè)常規(guī)服務文件的

9、控制圖示1：編制審核審批服務標準物管部物管部地產/控股物管部檢查標準/檢查通報物管部物管部物管物業(yè)公司檢查標準/檢查通報職能部室職能部室物業(yè)公司經理作業(yè)指導書項目項目物業(yè)公司經理6.1常規(guī)服務文件的編寫6.1.1新的服務內容產生時需要編制，如接管項目，服務內容增加等。6.1.2編寫原則：誰使用誰編寫。6.1.3按照圖示1的職責劃分編寫責任區(qū)內的常規(guī)服務文件。6.1.4項目內各專業(yè)組作業(yè)指導書的編制責任人為各專業(yè)組主管。6.2常規(guī)服務文件的審核與審批6.2.1審核與審批原則：編寫者的上級進行審核，審核者的上級進行審批。6.2.3按照圖示1的職責劃分審核與審批責任區(qū)內的常規(guī)服務文件。6.2.3常規(guī)

10、服務文件報送必須填寫物業(yè)常規(guī)服務文件審批單；所有在用常規(guī)服務文件，組織部門應組織編制部門主管對文件進行適時評審，確定文件是否進行修改，予以修改則按本規(guī)程5.4條款更改。6.2.4編制部門主管將文件草案和物業(yè)常規(guī)服務文件審批單報送。審批人員對文件進行審批。若文件審批通過，則執(zhí)行5.3條款，當組織部門與編制部門不是同一部門時應將審批后的文件報送組織部門；若審批不通過，則應對文件進行修改，并重新依據文件的審批程序進行。6.3文件的發(fā)布6.3.1服務標準、物業(yè)管理部檢查標準、檢查通報的發(fā)放a)物業(yè)管理部將審批后的文件進行編目，確定發(fā)放范圍及數量，打印/復印所需份數，并標注發(fā)放號。b)物業(yè)管理部相關人員

11、依據物業(yè)常規(guī)服務文件審批單發(fā)放范圍發(fā)放，并填寫發(fā)文登記表。6.3.2物業(yè)公司檢查標準、檢查通報的發(fā)放：a)物業(yè)公司編制人員將通過審批的文件草案傳送至本部門資料員，并標注發(fā)放號。.b)資料員按規(guī)定對該文件進行編目，確定發(fā)放范圍及數量，打印/復印所需份數。c）資料員根據要求的發(fā)放范圍發(fā)放，并填寫發(fā)文登記表。d)要求報送物業(yè)管理部備案。6.3.3作業(yè)指導書的發(fā)放a)項目編制人員將通過審批的文件草案傳送至本項目資料員，并標注發(fā)放號。b)資料員按規(guī)定對該文件進行編目，確定發(fā)放范圍及數量，打印/復印所需份數。c）資料員根據要求的發(fā)放范圍發(fā)放，并填寫發(fā)文登記表。d)要求報送物業(yè)管理部及該項目所屬物業(yè)公司備案

12、。6.4常規(guī)服務文件更改流程6.4.1更改常規(guī)服務文件若核查不符合而需要更改時，需更改部門/人員將修改詳細內容填制物業(yè)常規(guī)服務文件變更通知單，若有必要，則應填寫修訂理由。6.4.2審批參見本規(guī)定5.2.1條款，應填制物業(yè)常規(guī)服務文件審批單。如果審批未執(zhí)行5.2.1條款，受委托部門應得到相應的背景材料。6.4.3更改常規(guī)服務文件的發(fā)布修訂部門將通過的草案及物業(yè)常規(guī)服務文件審批單按照5.3.1的要求傳遞給相關部門相關人員，其依據發(fā)文登記表發(fā)放范圍/數量，打印/復印所需份數，并標注發(fā)放號，修訂文件按物業(yè)常規(guī)服務文件審批單打印修訂標識。發(fā)放標明修改狀態(tài)的新文件，同時收回失效版本舊文件，并填制一頁新的發(fā)

13、文登記表，舊的相應發(fā)文登記表妥善保管。6.4.4文件發(fā)放人員保存物業(yè)常規(guī)服務文件審批單，說明現行文件的修改狀態(tài)，利于管理。6.5常規(guī)服務文件作廢流程6.5.1若核查不適宜而需作廢時，編制部門/人員需向審批部門/人員提請作廢，并標注原因。6.5.2作廢實施主管部門按照5.2.1條款將通過作廢申請的常規(guī)服務文件傳遞給該文件的發(fā)放部門相關人員，由其依據發(fā)文登記表，收回所有原已下發(fā)的該作廢文件。6.5.3作廢受控文件的處置a)發(fā)放新文件并及時收回失效或作廢文件。標注作廢標記，防止繼續(xù)使用。b)作廢或失效文件若歸檔保存，相關人員應在失效文件上標注作廢標記，單獨保存；若作廢文件不歸檔，相關人員填寫檔案銷毀清單，部門主管/經理審核后立即予以銷毀。6.6常規(guī)服務文件管理要則6.6.1各部門負責人應妥善保存文件，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借。6.6.2未經授權，公司任何人不得私自復印/打印受控文件。6.6.4文件使用中損壞、丟失，責任人應提交書面報告，經發(fā)放部門批準發(fā)放新文件。7.0附件7.1物業(yè)常規(guī)服務文件清單7.2物業(yè)常規(guī)服務文件審批單7.3發(fā)文登記表7.4物業(yè)常規(guī)服務文件變更通知單7.5檔案銷毀清單物業(yè)常規(guī)服務文件清