高效會(huì)議培訓(xùn)課件(PPT-49張)

1、對(duì)低效率會(huì)議的抱怨 美國(guó)一項(xiàng)對(duì)高級(jí)管理人員的調(diào)查表明，人們不喜歡開會(huì)的原因有：跑題：83%準(zhǔn)備不足：77%低效率： 74%缺乏傾聽：68%會(huì)議長(zhǎng)度： 60%缺乏參與： 51%低效率會(huì)議的高成本研究表明：主管人員平均投入會(huì)議的時(shí)間為總工作時(shí)間的30%，高級(jí)管理人員甚至達(dá)到50%低效率會(huì)議掠奪你的時(shí)間每個(gè)會(huì)議均耗時(shí) X 年均開會(huì)數(shù)量 X 會(huì)議有效率 ？你主持的低效率會(huì)議掠奪別人的時(shí)間低效率會(huì)議 “犯罪”先開一個(gè)會(huì) Things in Common議題：找出小組成員之間肉眼無(wú)法觀察到的8個(gè)共同點(diǎn)地點(diǎn)：XX會(huì)議室時(shí)間：8分鐘主持人：志愿者記錄人：志愿者闡述人：志愿者目的：幫助參會(huì)人員增進(jìn)相互之間的了解

2、；融洽團(tuán)隊(duì)氣氛；促進(jìn)未來(lái)溝通和關(guān)系的建立課前熱身回顧是什么行為和心態(tài)導(dǎo)致你們的討論結(jié)果用一個(gè)比喻形容參加會(huì)議的心情用一個(gè)比喻形容主持會(huì)議的心情界定“會(huì)議”三人以上聚在一起展開有組織的討論有效達(dá)到明確目的會(huì)議和渠道溝通溝通渠道優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)面談可以利用現(xiàn)場(chǎng)氣氛雙向溝通 面子作用傳達(dá)范圍有限 會(huì)議集思廣益可當(dāng)場(chǎng)看到對(duì)方的身體語(yǔ)言 須事先準(zhǔn)備有可能出現(xiàn)混亂局面電話溝通方便雙向溝通 可能誤解看不到非語(yǔ)言的反饋 電子郵件費(fèi)用低廉傳播范圍廣 看不見非語(yǔ)言信息反饋慢 正式文件完整全面可以事前充分準(zhǔn)備須多重審核不能及時(shí)獲取反饋 簡(jiǎn)報(bào)/短片/海報(bào)/展架生動(dòng)形象，視覺沖擊力強(qiáng)，印象深內(nèi)容伸縮性強(qiáng)，可重復(fù)使用制作時(shí)間及成

3、本相對(duì)高需要專業(yè)人員協(xié)助會(huì)議的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)在有效溝通中，所傳遞的信息55% 是通過(guò)身體語(yǔ)言傳達(dá)的38 通過(guò)語(yǔ)調(diào)完成的7 是通過(guò)所使用的言辭傳達(dá)的開會(huì)具有電子郵件、電話、信函等方式不可比擬的優(yōu)勢(shì) 會(huì)議的作用發(fā)放消息型 Presentation Meeting互通消息型 Information Sharing Meeting解決問(wèn)題型 Problem-solving Meeting做出決定型 Decision-making Meeting 信息溝通類決策討論類會(huì)議的作用會(huì)議是由哪些要素組成的？ 會(huì)議三維立體圖 會(huì)議任務(wù) 會(huì)議程序 會(huì)議成員 會(huì)議成員-會(huì)議角色會(huì)議要素-會(huì)議三維立體圖會(huì)議任務(wù) Task會(huì)

4、議程序 Process會(huì)議成員 People會(huì)議要素-會(huì)議任務(wù)完成會(huì)議既定的目標(biāo)會(huì)議要素-會(huì)議程序有完整的會(huì)議過(guò)程，以便有效完成會(huì)議任務(wù)會(huì)議要素-會(huì)議成員充分發(fā)揮各成員的作用，創(chuàng)造積極的會(huì)議氣氛會(huì)議要素-會(huì)議角色主持人完成會(huì)議討論任務(wù)確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期目的確保高質(zhì)量討論內(nèi)容協(xié)助人監(jiān)控會(huì)議程序貫徹會(huì)議規(guī)則/紀(jì)律確保與會(huì)者平等參與記錄人筆錄會(huì)議決議備份會(huì)議記錄會(huì)議要素-會(huì)議角色及任務(wù)回顧你以往主持的會(huì)議，你是否完成了：主持人的任務(wù)協(xié)助人的任務(wù)記錄人的任務(wù)會(huì)議準(zhǔn)備5WIHWHY, WHO, WHENWHERE, WHAT, HOW以下情況，開會(huì)是種資源的浪費(fèi)主持人沒有時(shí)間為會(huì)議作充分準(zhǔn)備與會(huì)者沒有時(shí)間

5、為會(huì)議作充分準(zhǔn)備必要人物不能出席會(huì)議沒有時(shí)間對(duì)問(wèn)題展開討論書面形式比開會(huì)更有效你以前主持的會(huì)議，哪些會(huì)議不該召開？舉例說(shuō)明。 WHY：會(huì)議的目的WHY“會(huì)議的具體目的是什么？”會(huì)議主題會(huì)議目的！會(huì)議目的：通過(guò)開會(huì)預(yù)期達(dá)到的結(jié)果會(huì)議主題：會(huì)議討論的核心議題WHO：誰(shuí)？WHO：關(guān)鍵人物“誰(shuí)參加？”“每個(gè)成員的獨(dú)特作用”考慮因素：職位會(huì)議中發(fā)揮的作用會(huì)后發(fā)揮的作用WHEN&WHERE：何時(shí)何地？WHEN，WHERE“何時(shí)開會(huì)最有效達(dá)到會(huì)議目的”“在哪里開會(huì)最合適？”“座位如何擺放？”“需要哪些設(shè)備？”“需要哪些食物準(zhǔn)備？”WHEN&WHERE：何時(shí)何地？避免：在用餐時(shí)間開討論決策型會(huì)議在臨近下班時(shí)間

6、倉(cāng)促開會(huì)在剛上班時(shí)間開會(huì)在大家疲勞時(shí)間開會(huì)沒有及時(shí)提前通知會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)在嘈雜地點(diǎn)開會(huì) 信息溝通類會(huì)議場(chǎng)地布置活頁(yè)紙架投影屏幕活頁(yè)紙架投影屏幕活頁(yè)紙架決策討論類會(huì)議場(chǎng)地布置活頁(yè)紙架活頁(yè)紙架活頁(yè)紙架活頁(yè)紙架WHAT：議什么？WHAT：議程“會(huì)議討論什么主題？”“議程有哪些？”“每項(xiàng)議題的時(shí)間分配？”制訂議程注意事項(xiàng)議程應(yīng)提前分發(fā)，使與會(huì)者有備而來(lái)與會(huì)者可在會(huì)前及會(huì)議開始時(shí)合理提議增減議題重要議題應(yīng)留有充分時(shí)間常規(guī)議題先討論 (時(shí)間簡(jiǎn)短)重要議題之間應(yīng)穿插一些簡(jiǎn)單議題一次會(huì)議不要安排太多重要議題會(huì)前合理劃分每個(gè)議題的討論時(shí)間制訂議程注意事項(xiàng)時(shí)間會(huì)議項(xiàng)目擔(dān)當(dāng)9：00-9：30該培訓(xùn)所被期待發(fā)揮的作用

7、 與溝通技巧相關(guān)的能力要件確認(rèn) 今后的實(shí)施日程 議題：關(guān)于溝通技巧培訓(xùn)的企劃目的：構(gòu)筑整體的培訓(xùn)內(nèi)容出席者：日時(shí)：場(chǎng)所：HOW：怎么議？HOW 用什么方法“如何讓大家作最好準(zhǔn)備？”“哪些內(nèi)容需提前通知？”“會(huì)議規(guī)則有哪些？”6.高效會(huì)議6-2 會(huì)議的基本步驟Step1Step2Step3Step4Step5Opening把握狀況征求意見、方案達(dá)成共識(shí)Closing闡明會(huì)議內(nèi)容、目的介紹詳細(xì)的相關(guān)信息尋求意見、商討方案就結(jié)論和執(zhí)行方法達(dá)成一致回顧會(huì)議內(nèi)容確定跟進(jìn)方法Step1 Opening闡明會(huì)談內(nèi)容和目的 對(duì)出席者表示感謝 說(shuō)明會(huì)談的目的和重要性 說(shuō)明議題的討論進(jìn)程（時(shí)間分配等） 6. 高效

8、會(huì)議6-2 會(huì)議的基本步驟Step2 把握狀況說(shuō)明詳細(xì)的相關(guān)信息 確認(rèn)背景狀況 尋求補(bǔ)充信息 總結(jié) Step4 達(dá)成共識(shí)就結(jié)論和執(zhí)行方法達(dá)成共識(shí) 聽取與會(huì)者意向，達(dá)成最佳結(jié)論 決定“由誰(shuí)”、“何時(shí)”、“做什么” 6. 高效會(huì)議6-2 會(huì)議的基本步驟Step3 征求方案征集意見、商討方案 征求提案，篩選候選方案 仔細(xì)討論候選方案 總結(jié) Step5 Closing回顧會(huì)談內(nèi)容，確定后期跟進(jìn)方法 總結(jié) 確定“何時(shí)”、“如何確認(rèn)進(jìn)展?fàn)顩r” 再次對(duì)出席者表示感謝 6. 高效會(huì)議6-2 會(huì)議的基本步驟會(huì)議實(shí)施后的對(duì)應(yīng)、跟進(jìn) 6. 高效會(huì)議6-2 會(huì)議的基本步驟 將會(huì)議的結(jié)果，總結(jié)成文字資料，與參會(huì)人員共享

9、 結(jié)果（會(huì)議紀(jì)要）要在3日之內(nèi)展開 對(duì)于決定的事項(xiàng)及待續(xù)事項(xiàng)進(jìn)行跟進(jìn)6. 高效會(huì)議6-3 會(huì)議發(fā)起者的職責(zé)通過(guò)會(huì)議運(yùn)營(yíng)，促使其他與會(huì)者積極參與討論，促進(jìn)會(huì)議成果的取得和目標(biāo)達(dá)成同時(shí)作為會(huì)議參加者的一員，積極闡述自己的意見， 履行作為會(huì)議參加者的責(zé)任作為會(huì)議發(fā)起者，不僅要努力促進(jìn)會(huì)議取得盡量多的成果， 還應(yīng)把會(huì)議成果和實(shí)際的工作連接起來(lái)。（1） 參會(huì)人員的責(zé)任6. 高效會(huì)議6-4 參會(huì)人員的責(zé)任 積極參與，促進(jìn)會(huì)議成果的取得 通過(guò)付諸實(shí)際行動(dòng)，提高、深化會(huì)議成果 （2）參會(huì)人員應(yīng)發(fā)揮的具體作用6. 會(huì)議的推進(jìn)方法6-4 參會(huì)人員的責(zé)任 為能在會(huì)議上進(jìn)行高效的意見信息交換，需要做好事前準(zhǔn)備 注意討

10、論不能偏離會(huì)議的目的 積極提供信息、意見和想法 積極鼓勵(lì)其它與會(huì)者發(fā)言 與其他參會(huì)者接觸時(shí)，要懷有敬意 有效會(huì)議準(zhǔn)則會(huì)議目的要清楚明確，議題三個(gè)最適宜與會(huì)人員要精選，四至十人最理想會(huì)前有資料，以免空口講白話避免馬拉松會(huì)議，一小時(shí)為宜，二小時(shí)為極限，準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 主席應(yīng)帶動(dòng)討論，激發(fā)創(chuàng)意，立場(chǎng)中立，化解沖突 開放心胸傾聽，尊重別人不同的意見，分享他人的想法與感受會(huì)議務(wù)必達(dá)成決議會(huì)議記錄要忠實(shí)和完整，三天內(nèi)分發(fā)給每位與會(huì)者及相關(guān)人士 追蹤會(huì)后各項(xiàng)決議的行動(dòng)及結(jié)果 問(wèn)題人物 事不關(guān)己者 夸夸其談?wù)?挑起爭(zhēng)論者 連諷帶刺者問(wèn)題人物-事不關(guān)己者解決措施：直接提問(wèn)多作口頭鼓勵(lì)會(huì)后給予實(shí)際工作問(wèn)題人物

11、夸夸其談?wù)呓鉀Q措施：適時(shí)插入，直接提問(wèn)他人時(shí)間有限會(huì)議原則 會(huì)后交流問(wèn)題人物挑起爭(zhēng)論者解決措施：體恤情緒明確討論主題適時(shí)總結(jié)，直接提問(wèn)他人會(huì)議原則問(wèn)題人物連粉帶刺者解決措施：直接提問(wèn)客觀事實(shí)、數(shù)據(jù)提問(wèn)簡(jiǎn)短、客觀，不容主觀發(fā)揮不要介入負(fù)面情緒問(wèn)題人物預(yù)測(cè)練習(xí)預(yù)測(cè)案例中的問(wèn)題人物并考慮解決措施棘手情況與會(huì)者陷入僵局或手足無(wú)措 與會(huì)者陷入緘默 與會(huì)者不正視問(wèn)題，或只專注于一個(gè)問(wèn)題而排除其他問(wèn)題 與會(huì)者不斷地重復(fù)已提出的觀點(diǎn) 產(chǎn)生沖突時(shí)棘手情況-與會(huì)者陷入僵局或手足無(wú)措詢問(wèn)與會(huì)者發(fā)生了什么事情。提醒大家議程進(jìn)行到了何處以及具體的目標(biāo)是什么如有可能，清除障礙?？创蠹蚁萑虢┚质欠袷且?yàn)槿狈ψ銐虻男畔?，還是

12、需要澄清要完成的任務(wù)或如何繼續(xù)詢問(wèn)大家是否準(zhǔn)備好了可以繼續(xù)，或是否存在還沒有提出來(lái)的觀點(diǎn)或問(wèn)題 建議休息片刻，然后再回到正在討論的主題上，或把它移至日程的后一階段或另一會(huì)議上 棘手情況-與會(huì)者陷入緘默讓大家安靜一會(huì)了解發(fā)生了什么事情及人們都在想什么詢問(wèn)大家是否想讓你對(duì)一些事項(xiàng)予以澄清詢問(wèn)他們是否有你不清楚的觀點(diǎn)或問(wèn)題，或是否你引起了某種疑惑在給他們建議之前等一等。不要過(guò)快地打破沉默確保你的行為舉止不會(huì)引起問(wèn)題 分成較小規(guī)模的小組，以鼓勵(lì)更多的參與棘手情況-與會(huì)者不正視問(wèn)題這可能是因?yàn)樗麄儞?dān)心提出某一特殊問(wèn)題。因此，主持人應(yīng)要求發(fā)言人明確界定問(wèn)題、議題或機(jī)會(huì)的實(shí)質(zhì)。然后，了解它已存在了多長(zhǎng)時(shí)間、

13、誰(shuí)涉及了這個(gè)問(wèn)題、以及后果是什么棘手情況-與會(huì)者不斷重復(fù)已提出的觀點(diǎn)把想法記錄在活頁(yè)板或白板上。不要忘記讓大家知道你理解他們的想法 當(dāng)某個(gè)人開始重復(fù)已經(jīng)列出的想法時(shí)，就指向活頁(yè)板或白板，并提問(wèn)：“我們是不是已經(jīng)了解這一觀點(diǎn)了？你還有需要補(bǔ)充的嗎？”棘手情況產(chǎn)生沖突時(shí)對(duì)任何爭(zhēng)吵予以制止讓成員知道有激情是沒有關(guān)系的，但不能控制自己情緒的人則應(yīng)在會(huì)外解決他們的問(wèn)題重申已達(dá)成一致的行為規(guī)則注重想法或意見的實(shí)質(zhì)內(nèi)容而不是發(fā)言者的個(gè)人風(fēng)格或其在組織中的地位鼓勵(lì)成員保持他們觀點(diǎn)的主動(dòng)性和建設(shè)性并努力全面地看待所爭(zhēng)議的問(wèn)題避免成員過(guò)于快速地對(duì)各種觀點(diǎn)予以評(píng)價(jià)。例如：當(dāng)成員對(duì)彼此的建議變得情緒激動(dòng)時(shí)，你可以說(shuō)：

14、這是一種觀點(diǎn)，我們不要馬上評(píng)價(jià)它。讓我先把它記下來(lái)，然后再記錄其他觀點(diǎn)。 運(yùn)用試探性的問(wèn)題使成員擺脫困境，并幫助挖掘潛在問(wèn)題Thanks激勵(lì)學(xué)生學(xué)習(xí)的名言格言220、每一個(gè)成功者都有一個(gè)開始。勇于開始，才能找到成功的路。221、世界會(huì)向那些有目標(biāo)和遠(yuǎn)見的人讓路（馮兩努香港著名推銷商）222、絆腳石乃是進(jìn)身之階。223、銷售世界上第一號(hào)的產(chǎn)品不是汽車，而是自己。在你成功地把自己推銷給別人之前，你必須百分之百的把自己推銷給自己。224、即使爬到最高的山上，一次也只能腳踏實(shí)地地邁一步。225、積極思考造成積極人生，消極思考造成消極人生。226、人之所以有一張嘴，而有兩只耳朵，原因是聽的要比說(shuō)的多一倍

15、。227、別想一下造出大海，必須先由小河川開始。228、有事者，事竟成；破釜沉舟，百二秦關(guān)終歸楚；苦心人，天不負(fù)；臥薪嘗膽，三千越甲可吞吳。229、以誠(chéng)感人者，人亦誠(chéng)而應(yīng)。230、積極的人在每一次憂患中都看到一個(gè)機(jī)會(huì)，而消極的人則在每個(gè)機(jī)會(huì)都看到某種憂患。231、出門走好路，出口說(shuō)好話，出手做好事。232、旁觀者的姓名永遠(yuǎn)爬不到比賽的計(jì)分板上。233、怠惰是貧窮的制造廠。234、莫找借口失敗，只找理由成功。（不為失敗找理由，要為成功找方法）235、如果我們想要更多的玫瑰花，就必須種植更多的玫瑰樹。236、偉人之所以偉大，是因?yàn)樗c別人共處逆境時(shí)，別人失去了信心，他卻下決心實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)。237、世上沒有絕望的處境，只有對(duì)處境絕望的人。238、回避現(xiàn)實(shí)的人，未來(lái)將更不理想。239、當(dāng)你感到悲哀痛苦時(shí)，最好是去學(xué)些什么東西。學(xué)習(xí)會(huì)使你永遠(yuǎn)立于不敗之地。240、偉人所達(dá)到并保持著的高處，并不是一飛就到的，而是他們?cè)谕閭兌妓臅r(shí)候，一步步艱辛地向上爬241、世界上那些最