文件編制規(guī)范

1、四 川 什 邡 市 三 高 生 化 實(shí) 業(yè) 有 限 公 司SICHUAN SHIFANG SANGAO BIOCHEMICAL INDUSTRIAL CO.,LTD文件編制規(guī)范受控狀態(tài)：文件編號(hào)：SG/ZL-GL-00-01修訂狀態(tài)： 00分 發(fā) 號(hào)：2017-06-01發(fā)布 2017-07-01實(shí)施編制：廖邦君 審核： 批準(zhǔn)：日期：2017.05.20 日期： 日期：會(huì)簽與修訂頁(yè)：會(huì)簽頁(yè):部 門簽 名日 期備 注會(huì) 簽行政部會(huì) 簽質(zhì)量部會(huì) 簽研發(fā)部會(huì) 簽生產(chǎn)部會(huì) 簽采購(gòu)部會(huì) 簽財(cái)務(wù)部會(huì) 簽市場(chǎng)部會(huì) 簽設(shè)動(dòng)部會(huì) 簽環(huán)安辦會(huì) 簽修訂記錄:修訂狀態(tài)修訂日期生效日期更 改 內(nèi) 容修訂人1 目的對(duì)公司

2、質(zhì)量管理體系文件的編號(hào)（除技術(shù)性文件）及編寫格式加以規(guī)定，使其規(guī)范化。2 適用范圍編號(hào)適用于除了技術(shù)性文件外的其他文件的編寫，文件格式適用于所有文件的編寫。3 職責(zé)3.1 管理部負(fù)責(zé)除技術(shù)性文件外其他文件的編號(hào)管理及所有文件格式的審核。3.2 各文件編制部門的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門所編制文件的內(nèi)容進(jìn)行審核或批準(zhǔn)。4 工作程序4.1 文件編號(hào)管理4.1.1部門代碼及分發(fā)號(hào)說(shuō)明(部門代碼是部門名稱兩個(gè)漢字拼音的簡(jiǎn)寫)部 門 名稱代 碼分發(fā)號(hào)總經(jīng)理GM01行政部XZ02生產(chǎn)部SC03供應(yīng)部GY04質(zhì)量部ZL05財(cái)務(wù)部CW06研發(fā)部YF07市場(chǎng)部YX08設(shè)動(dòng)部SD09環(huán)安辦HA10以上部門代碼只適用于常州

3、恒立流體技術(shù)有限公司。4.1.2文件類別代號(hào)說(shuō)明層級(jí)文件類型文件代碼層級(jí)文件類型文件代碼一級(jí)質(zhì)量手冊(cè)QMS三級(jí)外來(lái)文件WL公文內(nèi)部公文GW二級(jí)程序文件CX傳真文件CZ三級(jí)管理性作業(yè)文件ZY會(huì)議紀(jì)要HY崗位職責(zé)說(shuō)明書GZ四級(jí)記錄JL注：公文是指公司正式印發(fā)的各類請(qǐng)示、通知、通報(bào)、決定、函、傳真、會(huì)議紀(jì)要等文件，請(qǐng)示、通知、通報(bào)統(tǒng)一用內(nèi)部公文格式，決定和函不作要求。4.1.3 文件編號(hào)規(guī)則4.1.3.1 文件編號(hào)禁止使用字母O和I，以免造成辨識(shí)上的困難。4.1.3.2 QMS管理手冊(cè)編號(hào)：SG/ QMS- AA-YYYY 發(fā)布年號(hào) 修訂狀態(tài)（即版本號(hào)和修訂次數(shù)，如A0） 質(zhì)量手冊(cè)代碼 四川什邡三高

4、代碼如：HL/QMS A0-2016表示2016年發(fā)布的質(zhì)量手冊(cè)。4.1.3.3 程序文件編號(hào)：SG/CX-AA-BB-YYYY 發(fā)布年號(hào) 修訂狀態(tài)（即版本號(hào)和修訂次數(shù)，如A0） 文件號(hào)，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始 四川什邡三高程序文件代碼如： SG/CX-01-A0-2016表示2016年發(fā)布的01號(hào)程序文件，版本號(hào)為A0。4.1.3.4 管理性作業(yè)文件、崗位職責(zé)說(shuō)明書及外來(lái)文件編號(hào)：SG/AA-BB-YY-ZZ 文件號(hào)，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始修訂狀態(tài)（即版本號(hào)和修訂次數(shù)，如A0）部門代碼文件類型代碼（ZY：管理作業(yè)文件；GZ：崗位職責(zé)說(shuō)明書；WL：外來(lái)文件）如：SG/ZY-GL

5、-A0-01表示管理部編寫的A0版作業(yè)文件，順序號(hào)為01。4.1.3.5 公文編號(hào)SG/AA-BB-YYYYMMDDXX 當(dāng)日發(fā)布的文件流水號(hào)，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始表示年月日，如20160623表示2016年6月23日 部門代碼 文件類型代碼（GW：內(nèi)部公文；CZ：傳真；HY：會(huì)議紀(jì)要）如：SG/GW-GY-2016051002表示供應(yīng)部2016年5月10日發(fā)布的第2個(gè)公文文件。SG/CZ-YX-2016061201表示市場(chǎng)部2016年6月12日發(fā)出的第1個(gè)傳真文件。會(huì)議紀(jì)要統(tǒng)一編號(hào)為 HL/HY-GM-001；會(huì)議簽到表統(tǒng)一編號(hào)為HL/HY-GM-002。4.1.3.6 記錄編號(hào)：

6、HL/AA-BB-YY-JLZZZ 記錄順序號(hào)，用三位數(shù)字表示，從“001”開始對(duì)應(yīng)三級(jí)文件序號(hào)部門代碼文件類型代碼（ZY：管理作業(yè)文件；GZ：崗位職責(zé)說(shuō)明書；WL：外來(lái)文件）說(shuō)明：記錄表單用于支持某個(gè)文件，因此記錄表單從屬于這個(gè)文件，編號(hào)時(shí)前面為文件標(biāo)識(shí)（此處省略修訂狀態(tài)和發(fā)布年號(hào)，即為支持這個(gè)文件的有效版本，避免因文件的變動(dòng)而導(dǎo)致的諸多記錄編號(hào)的變更），后面為支持這個(gè)文件的記錄順序號(hào)，程序文件下的記錄省略部門代碼。如：SG/ZY-ZL-01-JL001表示質(zhì)量部編寫的01號(hào)作業(yè)文件下的記錄，順序號(hào)為001；SG/CX-01-JL002表示01號(hào)程序文件下的記錄，順序號(hào)為002。4.1.3.

7、7 記錄流水號(hào)（當(dāng)同一編號(hào)的記錄表格數(shù)2時(shí)，部門可使用流水號(hào)加以控制）：AA-YYYYMMDDBB 每日記錄流水號(hào)，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始 年月日，如20100506表示2010年5月6日 部門代碼4.1.3.8 技術(shù)性作業(yè)文件編號(hào)按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)規(guī)則執(zhí)行。4.1.3.9 產(chǎn)品圖紙編號(hào)按產(chǎn)品圖紙圖號(hào)編制管理規(guī)定執(zhí)行。4.1.3.10 物料編號(hào)按ERP系統(tǒng)編碼規(guī)則執(zhí)行。4.2 文件編寫規(guī)定4.2.1 程序文件和管理性文件正文中須有目的、適用范圍、職責(zé)、工作程序、相關(guān)文件、相關(guān)記錄、附錄等項(xiàng)目。4.2.2 文件格式4.2.2.1 文件主要中文字號(hào)、字體：頁(yè)眉文件名稱：三號(hào)黑體；頁(yè)眉右上角部

8、分：五號(hào)宋體；封面文件名稱：小初號(hào)宋體加粗；封面中心：小二號(hào)宋體；公司名稱：三號(hào)宋體加粗；正文：小四號(hào)宋體；章節(jié)名稱小四號(hào)宋體加粗；其他見范本。4.2.2.2 英文：公司名稱：四號(hào)Times New Roman；正文內(nèi)容：Times New Roman。4.2.2.3 字符間距：標(biāo)準(zhǔn)。4.2.2.4 段落行距：1.5倍行距。4.2.2.5 頁(yè)邊距：上下邊距1.8厘米，左邊距2.2厘米，右邊距2厘米。4.2.2.6 紙張大小：A4。4.2.2.7 公司Logo按照正比例縮放，以防變形。4.2.3 各類文件編制格式公司所有文件格式均按照以下格式執(zhí)行：a)程序文件和一般管理性文件格式見通用文件格式；b)內(nèi)部公文格式見內(nèi)部公文格式；c)傳真文件格式見傳真格式；d)記錄格式見記錄格式（Word、Excel）；e)會(huì)議紀(jì)要格式見會(huì)議紀(jì)要；f)會(huì)議簽到表格式見會(huì)議簽到表；g)報(bào)告/匯報(bào)格式見報(bào)告/匯報(bào)格式；h)紅頭文件格式見紅頭文件格式4.3 文件管理文件管理規(guī)定按文件控制程序和記錄控制程序執(zhí)行，內(nèi)部公文及傳