物料管理之文書作業(yè)管理制度一課件

1、第四章 物料管理之文書作業(yè)管理制度(一)第一節(jié) 請購作業(yè)第二節(jié) 採購第三節(jié) 請、採購作業(yè)權限表範例 第四節(jié) 物料驗收與付款第一節(jié) 請購作業(yè)一、請購之意義、功用與程序請購作業(yè)之主要功用如下:建立完善內(nèi)部牽制制度，請購作業(yè)需經(jīng)一特定人員之核示。劃分各部門之採購權責，依各部門之特性，授予其對某類物料之請購權責。一般企業(yè)界採用之請購程序原則方法不外下列數(shù)點：依據(jù)金額大小，決定各階層人員之核批權責依物料之類別，決定各單位之請購與核批權責依單價之變化率，決定各階層人員之核批權責綜合法二、請購管理規(guī)章(內(nèi)控規(guī)章)(一)程序1.原料2.機物料及雜用品3.緊急請購(二)控制重點第二節(jié) 採購一、採購之意義與功用主

2、要活動內(nèi)容可歸納成下列三項：1.尋找供應商，建立供應商之資料2.分析供應市場之趨勢3.辦理取得物品之所有手續(xù)，如詢價、招標、合約等作業(yè)採購之功用可歸納出下列五點：維護物料之連續(xù)供應，以確保企業(yè)營業(yè)之繼續(xù)在不違背安全與經(jīng)濟效益下，對物料存貨作最低之投資避免物料之重複浪費與報廢以最低成本取得物料，且獲得需要之品質(zhì)和服務維護公司在企業(yè)中之競爭地位，並儘可能降低物料採購成本，以增加企業(yè)之利潤二、採購方法國內(nèi)、外採購國內(nèi)採購國外採購(一)國內(nèi)、外採購集中採購分散採購混合式採購(二)採購政策隨請隨購統(tǒng)籌預購隨市酌購投機採購(三)決定購料數(shù)量及時間招標議價比價定價採購詢價現(xiàn)購公開市場採購(四)以採購價之決定

3、方式分訂約方式採購口頭電話方式採購電報或換文方式採購網(wǎng)路方式採購(五)以採購進行之方式分三、採購之基本問題採購什麼(what)何種價格採購(at what price to buy)何時採購(when)採購多少(how much)如何採購(how)向誰採購(from whom)採購什麼？決定適當品質(zhì)何種價格採購？決定適當價格何時採購與採購多少？如何採購與向誰採購？四、採購程序與交易條件1.決定採購方法2.方法之辦理3.決定供應商4.開出訂購單5.催料作業(yè)五、管理規(guī)章(一)原料採購作業(yè)規(guī)章(ISO-9001規(guī)章)目的：確保採購業(yè)務之順利進行，且能適時 、適質(zhì)、適量、適價供應生產(chǎn)所需之原料範圍：應

4、用於生產(chǎn)產(chǎn)品品質(zhì)有關之原料採購權責採購單位業(yè)務課作業(yè)內(nèi)容原材料之樣品確認採購作業(yè)程序採購管理具特殊要求之採購作業(yè)採購資料管理(二)進口作業(yè)之採購管理規(guī)章(內(nèi)控規(guī)章)作業(yè)程序控制重點第三節(jié) 請、採購作業(yè)權限表範例 表 4-1 請、採購作業(yè)權限表工作項目主辦課長經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理董事長董事會請購：(1)國內(nèi)原物、零件及包裝用品4000(含)以下立決4000(不含)以上立立決6000(不含)以上立立立決工作項目主辦課長經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理董事長董事會請購：(1)國內(nèi)原物料、零件及包裝用品1500(含)以下立立決3500(含)以上立立立決5500(不含)以上立立立立決9萬(含)以上立立立立立決工作項目主

5、辦課長經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理董事長董事會驗收：(1)國內(nèi)原物料、零件及包裝用品3500(含)以下立立決3500(不含)以上立立立決5500(不含)以上立立立立決2萬(含)以上立立立立立決工作項目主辦課長經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理董事長董事會異常處理：(1)國外進口收作業(yè)5萬元(含)以下立立立決5萬(不含)以上立立立立決50萬(含)以上立立立立立決第四節(jié) 物料驗收與付款一、驗收之工作內(nèi)容1.驗明承購廠商，有時同一物料分向兩家訂購，因此驗收工作之 第一步驟須先驗明承購廠商2.驗證到貨日期與約定日期是否一致3.驗明物料之名稱與品質(zhì)4.清點數(shù)量與檢驗品質(zhì)5.將驗收結(jié)果通知有關部門6.處理破損物料，宜立即依約處理7

6、.退還或處理不合格物料8.將物料歸庫(未驗收完畢之物料應先置於待驗區(qū))9.作成有關之物料記錄驗收之程序 :收貨確定點收數(shù)量與檢驗品質(zhì)判定允收與拒收物料歸庫(位)與建立資料二、品質(zhì)檢驗進料之品質(zhì)檢驗甚為麻煩，但為了確保進料品質(zhì)沒有問題，適當之抽樣或其他方式之檢驗是不可避免的。但更好之方式，宜於設法提升供應商之品質(zhì)水準，使其所供給之貨品之品質(zhì)能隱定且符合公司之要求三、進料驗收作業(yè)規(guī)章(ISO-9001範例)目的制定原物料進廠時之驗收方式，以確保其品質(zhì)，並防止不合格品流入製程。範圍向協(xié)力廠商購買之原物料發(fā)外包廠加工之加工品客戶供應之物料使用於客戶所需之產(chǎn)品者權責物管收料人員品保部進料檢驗組生管組採購

7、部流程圖權責單位廠商物管品保部品保部品保部表單與注意事項1.送貨1.核對訂購單號、品名、數(shù)量及外觀1.免驗零件一覽表1.進料檢驗記錄表2.進料檢驗標準書3.統(tǒng)計技術管制表1. 入庫單1.進料檢驗履歷表流程 廠商送貨 收料 免驗判定 外觀及特性檢驗 入庫登錄進料檢驗流程圖NONO不合格品管制YES需驗YES各相關部門物管作業(yè)內(nèi)容收料執(zhí)行檢驗免驗進料品質(zhì)狀況之識別與處理庫存品之品質(zhì)管制品質(zhì)記錄附件相關文件附則四、進料驗收規(guī)章二(內(nèi)控制度範例)作業(yè)程序原料機物料及雜用品特採作業(yè)控制重點檢核原物料之規(guī)格及品質(zhì)是否與採購單相符未有採購單之交貨應查明，如確未採購應不予點交屬一般性之物品可由目測判定其規(guī)格、

8、品質(zhì)者，可由倉儲人員於收料檢驗之，而不必送品保課檢驗屬分批送貨者，倉儲人員應於採購單上註明分批收料日期、數(shù)量，以影本送採購人員加以控制廠商交貨時，應查明交貨資料，發(fā)票是否齊全，數(shù)量是否相符五、驗收不合格之作業(yè)規(guī)章(一)作業(yè)程序1.採購人員應經(jīng)常核對已發(fā)出之採購單(一式三聯(lián))或訂購合約，對供應商執(zhí)行跟催交貨作業(yè)，如發(fā)現(xiàn)有逾期未能交貨情事時，應促其儘速履約交貨。2.採購人員依據(jù)驗收單(一式三聯(lián))實收數(shù)量核對相關資料，若發(fā)現(xiàn)逾期未交貨或已交貨而逾期之購置，按合約規(guī)定罰款。3.採購人員須將處理程序及罰款金額簽報權責主管核準後，可在外來原始憑證粘存單上註明直接扣除。4.所交貨品之品質(zhì)、品名、規(guī)格不盡符合但可使用，亦屬違約之一，如因急需，不能等候更換，改以扣減貨款者，採購人員應簽報予使用部門主管核準後，再通知倉庫人員收貨。