電子資源管理系統(tǒng)剖析以Verde為例

1、電子資源管理系統(tǒng)剖析：以Verde為例張喜來(lái) 竇天芳 姜愛(ài)蓉 陳武 / 清華大學(xué)圖書(shū)館 北京 100084摘要：文章重點(diǎn)介紹一種典型的電子資源管理系統(tǒng)Verde，包括Verde系統(tǒng)的概念模型、各功能模塊以及系統(tǒng)的主要特點(diǎn)，以期為國(guó)內(nèi)圖書(shū)館在選擇或開(kāi)發(fā)電子資源管理系統(tǒng)時(shí)提供一定的參考。關(guān)鍵詞：電子資源，電子資源管理系統(tǒng)，ERMS，Verde，數(shù)字圖書(shū)館1 引言隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，圖書(shū)館的館藏結(jié)構(gòu)也在發(fā)生著深刻變革，突出表現(xiàn)在：電子資源的館藏比例持續(xù)增長(zhǎng)；電子資源的館藏地位日趨重要。但由于電子資源數(shù)量大、種類(lèi)多、變更快、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、各種商業(yè)授權(quán)和法律條款浩繁，使得圖書(shū)館的電子資源管理工作面臨巨大困

2、難，原有的人工記錄維護(hù)方式已無(wú)法從容應(yīng)對(duì)新的變化，而傳統(tǒng)的圖書(shū)館整合系統(tǒng)（ILS）以處理印刷型書(shū)刊為主，無(wú)法滿(mǎn)足電子資源管理工作的新需求。在此情況下，一種為滿(mǎn)足新形式業(yè)務(wù)需要的系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，即電子資源管理系統(tǒng)（ERMS）。從應(yīng)用功能角度來(lái)看，ERMS是管理有關(guān)電子資源的選購(gòu)、使用及維護(hù)等方面信息的系統(tǒng)。普遍的觀(guān)點(diǎn)認(rèn)為，數(shù)字圖書(shū)館聯(lián)盟（DLF）于2002年發(fā)起的，以探討電子資源管理工作中各項(xiàng)需求、涉及的各項(xiàng)元素和標(biāo)準(zhǔn)的電子資源管理項(xiàng)目(ERMI)直接推動(dòng)了ERMS的問(wèn)世。DLF對(duì)ERMS的描述為：ERMS應(yīng)提供電子資源的選擇、評(píng)估、訂購(gòu)、維護(hù)等相關(guān)信息和工作流程的管理。臺(tái)灣淡江大學(xué)資圖系陳和琴認(rèn)

3、為：ERMS是涵蓋電子資源生命周期各種功能(例如訂購(gòu)，維護(hù))的管理系統(tǒng)。目前，市場(chǎng)上已有較多ERMS產(chǎn)品，Verde就是其中頗具代表性的一種。它由ExLibris公司與哈佛大學(xué)、麻省理工大學(xué)共同開(kāi)發(fā)，旨在幫助圖書(shū)館高效處理大量電子資源的選擇、獲取與使用等管理工作。本文將從Verde的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)、系統(tǒng)架構(gòu)及功能模塊等方面入手，對(duì)Verde進(jìn)行較為全面的介紹和剖析，以期為國(guó)內(nèi)圖書(shū)館在選擇或開(kāi)發(fā)電子資源管理系統(tǒng)時(shí)提供一定的參考。2 Verde設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)：電子資源層級(jí)關(guān)系與生命周期面對(duì)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、變更頻繁的龐大電子資源市場(chǎng)，如何揭示與電子資源管理工作相關(guān)的各種信息及其內(nèi)在聯(lián)系，如何處理電子資源管理工作中的

4、各種流程，是ERMS需要著力解決的問(wèn)題。為實(shí)現(xiàn)對(duì)電子資源的有效管理，Verde系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初為電子資源劃分了層級(jí)關(guān)系并引入了生命周期的概念。2.1 電子資源層級(jí)關(guān)系將數(shù)量龐雜的電子資源信息分類(lèi)，是電子資源管理工作的前提。僅從電子資源的提供者角度劃分，就有印刷資源出版商，獲得一些資源的使用許可后再打包出售的集成商，以及各種形式的銷(xiāo)售代理和平臺(tái)提供商等等。一種電子期刊可以同時(shí)分屬于不同的平臺(tái)、有著不同的獲得方式與使用條款。這些都給電子資源的管理工作帶來(lái)了巨大的難度。為方便高效地管理這些電子資源，Verde系統(tǒng)首先根據(jù)電子資源的獲取方式與相互依存關(guān)系將其分類(lèi)并定義了彼此間的層級(jí)關(guān)系（見(jiàn)圖1），分別是

5、：Interface、Constituent、Package、Standalone和E-print。責(zé)任館員可以根據(jù)本館館藏電子資源的實(shí)際情況，按照Verde對(duì)電子資源的層級(jí)定義，將各種電子資源的相關(guān)信息劃入不同類(lèi)別進(jìn)行管理。其中E-print是負(fù)責(zé)記錄為采購(gòu)和獲得電子資源的許可而存在的紙本資源，不能算作嚴(yán)格意義上的電子資源。在Verde系統(tǒng)中，E-print只用來(lái)保存數(shù)據(jù)以供統(tǒng)計(jì)。圖1 電子資源層級(jí)結(jié)構(gòu)圖Interface是用來(lái)獲取電子書(shū)或電子期刊等資源的平臺(tái)，位于電子資源層級(jí)結(jié)構(gòu)的最頂層，彼此相互獨(dú)立。它可以包含多個(gè)Package和Standalone，如OCLC、Proquest、Hig

6、hwire Press、EBSCOhost等，與這些平臺(tái)相關(guān)的所有信息可在Interface這個(gè)層級(jí)上進(jìn)行管理。Package是集合的電子資源包，含有多種資源組件（constituent），如OCLC Wilson Select Plus、ProQuest Science Journals、JSTOR Arts and Sciences、EBSCOhost Academic Source Premier等。它位于Interface和Constituent之間。Constituent是單種電子期刊或電子書(shū)，它位于電子資源類(lèi)型結(jié)構(gòu)的底層，隸屬于Package，是Verde中最小的資源類(lèi)型。Cons

7、tituent之間是平行關(guān)系。Standalone是直接從屬于某個(gè)Interface的獨(dú)立資源，多為摘要和索引數(shù)據(jù)庫(kù)，以及不經(jīng)Package購(gòu)買(mǎi)的電子期刊和單獨(dú)購(gòu)買(mǎi)的電子書(shū)等。在電子資源結(jié)構(gòu)中，Standalone和Package同處于Interface下層，屬并列關(guān)系。Verde系統(tǒng)定義的電子資源層級(jí)關(guān)系，可以方便用戶(hù)對(duì)本館的種類(lèi)繁多、關(guān)系復(fù)雜的電子資源進(jìn)行分類(lèi)管理，使不同類(lèi)型資源的相關(guān)信息能各入各類(lèi)且與其他資源之間的關(guān)系清晰可見(jiàn)。 2.2 電子資源生命周期電子資源生命周期（Life Cycle）是指電子資源管理的自然規(guī)律，一般包括信息需求的確定以及信息資源的生產(chǎn)、采集、傳播、處理、存儲(chǔ)和使

8、用等階段（見(jiàn)圖2）。圖2 電子資源生命周期圖首先發(fā)現(xiàn)電子資源，然后進(jìn)行試用，試用結(jié)束做出評(píng)價(jià)與選擇。如決定不購(gòu)買(mǎi)則放棄，否則進(jìn)入采購(gòu)環(huán)節(jié)。簽訂合同及獲得必要授權(quán)后“激活”使用。使用期限截止時(shí)，需要重新進(jìn)行評(píng)估，選擇續(xù)訂或者取消。電子資源生命周期的概念更加真實(shí)地描述了電子資源管理工作中各項(xiàng)環(huán)節(jié)的承接順序，這對(duì)Verde引入電子資源管理流程的概念有著重要意義。它和對(duì)電子資源層級(jí)關(guān)系的定義，構(gòu)成了Verde的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)。3 Verde系統(tǒng)剖析 3.1 系統(tǒng)邏輯架構(gòu)與運(yùn)行環(huán)境Verde具有開(kāi)放的邏輯架構(gòu)，主要由四部分組成：HTTP模塊，提供Web用戶(hù)界面，并允許SFX、OPAC等外部系統(tǒng)通過(guò)SOAP傳輸

9、封裝數(shù)據(jù)；應(yīng)用邏輯模塊，這是Verde系統(tǒng)的核心，負(fù)責(zé)管理數(shù)據(jù)庫(kù)，處理系統(tǒng)中的工作流（Workflow），并為不同用戶(hù)和應(yīng)用服務(wù)提供一系列應(yīng)用程序接口；任務(wù)模塊，管理并執(zhí)行報(bào)表、索引等遠(yuǎn)程任務(wù)；數(shù)據(jù)庫(kù)模塊，采用具有強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理能力的Oracle關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)（見(jiàn)圖3）。圖3 Verde系統(tǒng)邏輯架構(gòu)圖 Verde的系統(tǒng)平臺(tái)為L(zhǎng)inux（Red Hat AS/ES 3.0 or 4.0），或Sun Solaris（9 or 10 based on SPARC），在最低使用需求情況下，最低配置為雙CPU，4G內(nèi)存，45G應(yīng)用空間及16G臨時(shí)空間。3.2 知識(shí)庫(kù)與互操作和Exlibris的Metalib、

10、SFX等系統(tǒng)一樣，Verde也有CKB（核心知識(shí)庫(kù)）GKB（全局知識(shí)庫(kù)）和LKB（本地知識(shí)庫(kù)）。其中，CKB由ExLibris提供，涵蓋了全球范圍內(nèi)絕大多數(shù)可獲得的電子資源的信息，并隨著電子資源的變化做動(dòng)態(tài)更新。GKB是CKB在本地服務(wù)器上的映像，在初次安裝Verde時(shí)，Verde以GKB為基礎(chǔ)，生成LKB，它是Verde真正使用的知識(shí)庫(kù)。責(zé)任館員可以根據(jù)實(shí)際需要激活和編輯相應(yīng)電子資源的屬性記錄，也可靈活添加本地電子資源的屬性記錄。此外，通過(guò)定期從CKB更新，LKB與全球電子資源的新變化保持同步，這可以大大減輕責(zé)任館員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也提高了效率與準(zhǔn)確性。圖4 Verde知識(shí)庫(kù)關(guān)系結(jié)構(gòu)圖Ver

11、de采用開(kāi)放的架構(gòu)，支持一系列行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如MARC、Unicode 、XML、OpenURL及SOAP等，具有良好的開(kāi)放性與互操作性。例如：Verde可從ExLibris的ALEPH系統(tǒng)中獲取電子資源的采購(gòu)記錄，可將電子資源每天的變動(dòng)推送給SFX系統(tǒng)，可將暫時(shí)不可獲得的電子資源在SFX中取消激活，也支持SFX通過(guò)Deep Link方式提取Verde中有關(guān)電子資源的屬性記錄。此外，Verde還可以其他第三方系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)，如OPAC、元搜索引擎、鏈接服務(wù)器等。3.3 業(yè)務(wù)流程流程是Verde系統(tǒng)中的核心業(yè)務(wù)。Verde根據(jù)實(shí)際工作的需要，將電子資源生命周期模型中的發(fā)現(xiàn)、試用、準(zhǔn)許購(gòu)買(mǎi)、采購(gòu)、激活使

12、用、重新評(píng)估、續(xù)訂等環(huán)節(jié)整合為“采購(gòu)”流程、“獲得許可”流程和“重新評(píng)估/續(xù)訂”流程，并分別將其細(xì)化為若干步驟，采用流水作業(yè)的方式（見(jiàn)圖5），分配給相關(guān)的責(zé)任館員順次處理。圖5 Verde采購(gòu)流程圖（局部） 值得一提的是，為實(shí)現(xiàn)和加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)的分級(jí)控制，規(guī)范、簡(jiǎn)化工作流程，提高協(xié)同工作的效率，Verde采用基于角色的權(quán)限控制方式，在某一流程中，被授予不同角色的館員只擁有與其角色相匹配的操作權(quán)限。此外，鑒于不同圖書(shū)館對(duì)特定業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理方式及手段的差異性，Exlibris還允許用戶(hù)訂制更符合本地需求的流程，這使得Verde擁有更為廣泛的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。3.4 系統(tǒng)功能模塊 Verde功能模塊有四個(gè)：

13、知識(shí)庫(kù)管理模塊（KB Manager）、應(yīng)用工具模塊（KB Tools）、系統(tǒng)管理模塊（Admin）、流程任務(wù)模塊（Verde Tasks），用戶(hù)登陸后呈現(xiàn)在用戶(hù)界面上方的導(dǎo)航欄中。3.4.1 知識(shí)庫(kù)管理模塊知識(shí)庫(kù)管理模塊是用戶(hù)登錄后的默認(rèn)工作區(qū)（見(jiàn)圖6），負(fù)責(zé)管理Verde系統(tǒng)中最為關(guān)鍵的數(shù)據(jù)對(duì)象有關(guān)電子資源的各種屬性記錄。用戶(hù)可從名稱(chēng)、類(lèi)別、采購(gòu)號(hào)、許可狀態(tài)等多種途徑進(jìn)行檢索，查看或編輯該資源的概要信息、試用記錄、采購(gòu)記錄、許可記錄、付費(fèi)記錄、續(xù)訂記錄、使用統(tǒng)計(jì)、業(yè)務(wù)流程等屬性。圖6 Verde知識(shí)庫(kù)管理模塊界面（局部）Verde支持總館-分館模式（見(jiàn)圖7）以及各種聯(lián)盟用戶(hù)模式，具有聯(lián)盟整

14、合檢索和多分支機(jī)構(gòu)檢索的功能，可以幫助查找其他成員館的電子館藏信息以及電子資源的屬性記錄。圖7 總館分館列表Verde將集團(tuán)用戶(hù)、銷(xiāo)售商、平臺(tái)提供商、授權(quán)商，許可代理商等作為組織機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，包括機(jī)構(gòu)的類(lèi)型、代碼、地址、聯(lián)系人及其角色等信息，同一機(jī)構(gòu)可同時(shí)擁有一種或多種角色（見(jiàn)圖8）。圖8 組織機(jī)構(gòu)列表3.4.2 應(yīng)用工具模塊應(yīng)用工具模塊是一組實(shí)用工具的集合，負(fù)責(zé)輸入數(shù)據(jù)、輸出統(tǒng)計(jì)報(bào)告以及設(shè)置多重系統(tǒng)任務(wù)（見(jiàn)圖9），包括：圖9 Verde應(yīng)用工具模塊界面（局部）輸入數(shù)據(jù)：允許用戶(hù)以上載CVS、PRN或XML格式文件的方式，向Verde中批量導(dǎo)入有關(guān)電子資源、分支機(jī)構(gòu)和組織機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)；輸出統(tǒng)計(jì)報(bào)

15、告：允許用戶(hù)搜索系統(tǒng)中所有符合特定條件的電子資源、分支機(jī)構(gòu)和組織機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)，并以CVS、PRN或XML格式文件導(dǎo)出；允許用戶(hù)導(dǎo)出歷次CKB升級(jí)時(shí)電子資源變更情況的詳細(xì)報(bào)告；設(shè)置系統(tǒng)任務(wù)：允許用戶(hù)設(shè)置多種系統(tǒng)任務(wù)，包括導(dǎo)入/導(dǎo)出許可記錄、采購(gòu)記錄，向相關(guān)責(zé)任館員發(fā)送試用提醒以及與SFX系統(tǒng)同步數(shù)據(jù)等。3.4.3 系統(tǒng)管理模塊系統(tǒng)管理模塊是Verde系統(tǒng)中的設(shè)置核心，允許管理員自定義字段、設(shè)置缺省參數(shù)，以及設(shè)定系統(tǒng)中用戶(hù)的角色與相應(yīng)權(quán)限等。自定義字段：允許管理員根據(jù)本地需求自定義系統(tǒng)中的字段，可以修改已有字段，也可添加屬于本地的新字段，如自定義MARC字段（見(jiàn)圖10）。圖10 自定義字段設(shè)置缺省參

16、數(shù)：在Verde中描述一條記錄需要定義多個(gè)參數(shù)，當(dāng)需要?jiǎng)?chuàng)建的多條記錄擁有相同的參數(shù)時(shí)，手工重復(fù)輸入這些參數(shù)將成為責(zé)任館員不必要的負(fù)擔(dān)。Verde允許為新建記錄設(shè)定默認(rèn)缺省參數(shù)，可以省去重復(fù)操作，提高工作效率。設(shè)定用戶(hù)角色與權(quán)限：基于角色的訪(fǎng)問(wèn)控制機(jī)制是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)。Verde系統(tǒng)中共有83種權(quán)限，管理員能夠在系統(tǒng)管理模塊中根據(jù)用戶(hù)的不同角色為其并分配相應(yīng)的權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)的精確控制。3.4.4 流程任務(wù)模塊Verde中的業(yè)務(wù)流程由發(fā)起者在知識(shí)庫(kù)管理模塊中啟動(dòng)，流程開(kāi)始后，對(duì)后續(xù)環(huán)節(jié)的管理轉(zhuǎn)入到流程任務(wù)模塊。系統(tǒng)能夠自動(dòng)將任務(wù)根據(jù)用戶(hù)的功能角色進(jìn)行分工，并在預(yù)設(shè)的截止時(shí)間前向相關(guān)人員

17、發(fā)送提醒郵件，同時(shí)也允許具有權(quán)限的用戶(hù)查看流程進(jìn)展情況，以及主動(dòng)接受尚未分配的流程任務(wù)等。擁有高級(jí)權(quán)限的用戶(hù)也可以在這里暫停或終止流程。4 結(jié)語(yǔ)Verde的出現(xiàn)較好地適應(yīng)了電子資源管理工作的發(fā)展需要，表現(xiàn)在：根據(jù)電子資源生命周期的概念引入了業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)，并采取基于角色控制的權(quán)限管理方法，使精準(zhǔn)的流水式協(xié)同作業(yè)成為可能；支持聯(lián)盟模式，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)聯(lián)盟的整合檢索和多分支機(jī)構(gòu)檢索；本地知識(shí)庫(kù)與Exlibris全球知識(shí)庫(kù)保持連接，使本地電子資源可以與全球市場(chǎng)的變化同步；有良好的開(kāi)放性與互操作性；允許用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)字段和參數(shù)進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置。與此同時(shí)，Verde在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、中文支持以及檢索的靈活性等方面依然有

18、待增強(qiáng)。隨著館藏電子資源數(shù)量和種類(lèi)的飛速增長(zhǎng)，其獲取和使用模式日益復(fù)雜化，電子資源管理工作也面臨著越來(lái)越多的難題，圖書(shū)館界對(duì)ERMS的關(guān)注開(kāi)始逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槠惹械目是?。相信以Verde為代表的ERMS產(chǎn)品也會(huì)繼續(xù)以用戶(hù)需求為中心，不斷改進(jìn)和提升自身功能，與時(shí)俱進(jìn)，更好地為電子資源管理工作服務(wù)。參考文獻(xiàn)1 SADEH T, ELLINGSEN M. The Electronic resource management systems: The need and the realizationJ. New Library World, 2005,106(5/6):208-218.2 COLLINS M

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