XX集團項目采購業(yè)務信息化實施方案

1、XX集團項目采購業(yè)務信息化實施方案準備工作近年來，隨著XX集團眾多下屬分校的成立，規(guī)?；?jīng)營需求越發(fā)明顯，已經(jīng)形成了事實上的集團管理體系，公司財務管理采取的分布式核算體系已無法滿足企業(yè)管理提升的需要，數(shù)據(jù)分散，核算政策無法統(tǒng)一，成本核算工作量大，集團報表匯總與合并完全依賴于基層單位上報的會計數(shù)據(jù)，無論從真實性、及時性和準確性上都存在較大的隱患，無法滿足集團領(lǐng)導實時決策的需要，財務管理停留在事后核算水平，難以實現(xiàn)事前預測和事中控制。成立由安玉華領(lǐng)導的XX集團信息化項目領(lǐng)導委員會，下設(shè)規(guī)劃研究組（組員趙連燈、葛聰、王撰）和項目實施組（安玉華、李鵬、王梓楠），制定和落實XX集團信息化實施方案，就是要

2、通過信息資源的集中管理，建立XX集團的集中采購、集團財務管控、業(yè)務財務一體化平臺；實時監(jiān)控整個集團的財務狀況和經(jīng)營情況，強化對下屬單位的監(jiān)控；實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中，保證了信息的及時性、真實性、完整性；支持企業(yè)快速擴張，幫助集團企業(yè)快速復制標準化的財務會計管理模式；實現(xiàn)及時準確的內(nèi)部對賬，從根本上解決了對賬難的問題；現(xiàn)金流量表等報表的自動分析生成，可實時監(jiān)控整個集團的資金流動情況；實時掌控全集團的資產(chǎn)增減變動情況，配合企業(yè)管理人員和不斷完善的管理制度，持續(xù)提高資產(chǎn)利用效率，為公司創(chuàng)造更大的效益。1.1調(diào)研，XX集團采購項目背景為滿足統(tǒng)一管理的需要，XX集團在2012年2月開始通過內(nèi)部OA辦公自動化系統(tǒng)進

3、行公司集中采購的信息化建設(shè)，通過各個分校集中申請、公司集中采購的模式，梳理了內(nèi)部流程并提高了工作效率，并取得了良好的應用效果。同時，隨著業(yè)務應用的深入，信息系統(tǒng)中的集中采購逐步從單一部門延伸到了多個部門、從單一組織延伸到了多組織協(xié)同，從簡單的信息共享延伸到了財務風險控制及成本管控，很多新生瓶頸問題急需解決。信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)順利實現(xiàn)下一步快速發(fā)展戰(zhàn)略的重要保障之一。采購運營現(xiàn)狀：集采分收分結(jié)。集團公司采購部根據(jù)各個學校提出的采購申請，完成集中采購工作，由采購申請?zhí)岢龅膶W校分別收貨，并由申購學校在集團完成付款審批后獨立完成款項結(jié)算業(yè)務。日常業(yè)務過程中，比價招標的工作量非常大，涉及到供應商評估

4、及管理的大量工作需要落實，同時，采購對象主要分為三大類：食堂食材、基建材料及設(shè)備、教學用品用具，其中對于采購工作量較大的是食堂食材和基建材料及設(shè)備的采購工作，教學用品用具的采購相對比較有規(guī)律，計劃性較強。定義業(yè)務過程，現(xiàn)有業(yè)務流程描述第一步：提出申購。各個學校（大學、中學、小學、幼兒園）的申購部門匯總本部門采購需求。大學的各個部門都由指定的操作人員在OA系統(tǒng)中錄入本部門采購申請；其他學校則由需申購的各個部門向后勤部門提出手工申請；第二步：后勤處長（或主任）直接審批通過。后勤處是在OA系統(tǒng)申購單中的“后勤部門意見”欄目完成對錄入的0A申購單進行審核確認；備注：在實際業(yè)務中，除大學外，負責在0A系

5、統(tǒng)中錄入“物品申購單”的人員并不僅僅是由后勤處長（或主任）完成的，還包括后勤處長（或主任）指定的倉庫保管人員代為完成；第三步：學校財務處長（或主任）在0A系統(tǒng)中的“財務部門預算意見”欄目，對通過后勤處長審核通過的“物品申購單”進行預算意見審核；但現(xiàn)在各單位實際能根據(jù)預算進行核算審批的條件不具備，所以目前是流于形式。第四步：學校財務處長（或主任）關(guān)于采購預算的意見審核通過后，OA申購系統(tǒng)將“物品申購單”上報到本?？傌撠熑耍ㄐｉL），本?？傌撠熑耍ㄐｉL）在“主管院（校）領(lǐng)導審批”欄目審批通過后方轉(zhuǎn)入采購處第五步：XX集團采購處長在OA系統(tǒng)中，在“采購部意見欄”進行審批確認，完成審批后，信息科進行匯總

6、，匯總后打印出報表，報表上報采購處長和總經(jīng)理簽字審批（其中，大宗采購需要報總經(jīng)理審批，一般采購經(jīng)匯總及采購處長確認后，就可直接采購了）。第六步：執(zhí)行采購。OA申購系統(tǒng)中的審批流程按照制度規(guī)定通過后，XX教育采購處下屬信息科交采購科進行采購。采購合同訂立后供應商進行送貨，貨到時，采購員同供應商一起到倉庫辦理入庫，發(fā)票到后采購員攜入庫單、發(fā)票、XX報銷單等原始單據(jù)進行報帳。業(yè)務過程重組，實現(xiàn)業(yè)務流程序號部門及崗位輸入單據(jù)流程說明輸出單據(jù)對比分析01學校各部門-需求岡位申購單（手工）填寫申購申請申購單（手工）同原流程一致02學校-后勤部（處長）申購單（手工）【開始條件】部門手工物資需求申請已經(jīng)上報給

7、后勤處；【工作內(nèi)容】后勤處根據(jù)各部門填寫需求申請匯總后登陸系統(tǒng)填寫物資需求申請并送審。物資需求申請單（系統(tǒng)）同原流程一致03學校財務處長主管校長物資需求申請單【開始條件】后勤處系統(tǒng)中錄入物資需求申請并送審【工作內(nèi)容】根據(jù)后勤處送審物資需求申請進行審批，物資需求申請單（系統(tǒng)）同原流程一致各環(huán)節(jié)的具體審批經(jīng)辦人及匕實際辦理時間/04公司-采購部門（信息崗）物資需求申請【開始條件】各學校物資需求已經(jīng)審批完丿成；【工作內(nèi)容】1、庫存平衡（庫存量+訂單在途）確定需米購數(shù)量；2、請購單報領(lǐng)導送審；請購單增加庫存和在途控制05公司-采購部（處長）請購單【開始條件】信息科完成物資需求申請送審【工作內(nèi)容】1、審

8、核采購物資請購數(shù)量；2、確定財務物資預算情況上報領(lǐng)導請購單增加采購申請數(shù)量06公司-采購部（采購崗）米購訂單【開始條件】采購處長已經(jīng)審核采購訂單；【工作內(nèi)容】1、根據(jù)請購單列明的存貨規(guī)格、型號進行聯(lián)系供應商，進行比價和合同訂立；2、根據(jù)采購合同填寫采購訂單，完成后報采購處長進行審核；3、根據(jù)采購訂單通知供應商發(fā)貨4、采購訂單追蹤確保貨物及時保量到貨米購訂單同采購合同一致07供應商【開始條件】接收到采購人員訂單發(fā)貨通知【工作內(nèi)容】按采購需求送貨至各需求公司收貨地點同原流程一致08學校一后勤部（庫管）米購訂單【開始條件】1、米購員米購訂單錄入系統(tǒng)；2、供應商存貨送到倉庫現(xiàn)場；【工作內(nèi)容】1、根據(jù)訂

9、單生成入庫單；2、核對到貨品種、規(guī)格、型號同入庫單是否一致；3、聯(lián)合申購人員、質(zhì)量檢查人員進行入庫檢驗采購入庫單增加聯(lián)合驗收步驟09學校-后勤部（庫管）采購入庫單【開始條件】入庫物資已經(jīng)辦理完成入庫【工作內(nèi)容】1、根據(jù)手工發(fā)票參照入庫單錄入系統(tǒng)發(fā)票；2、填寫報銷單請領(lǐng)導審批；3、系統(tǒng)發(fā)票送審財務審核；4、手工已審核單據(jù)送財務審批。采購發(fā)票、結(jié)算單同原流程一致10學校-財務部（材料會計）采購發(fā)票【開始條件】采購發(fā)票已經(jīng)通過審批【工作內(nèi)容】根據(jù)公司的采購業(yè)務管理，系統(tǒng)自動確認采購應付業(yè)務；應付單同原流程一致11學校-財務部（出納）米購訂單、米購發(fā)票【開始條件】采購發(fā)票已經(jīng)掛賬，生成采購應付單。【工

10、作內(nèi)容】參照采購應付單生成采購付款單，根據(jù)采購發(fā)票辦理付款業(yè)務;付款單同原流程一致定義數(shù)據(jù)類，定義信息系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)總體說明根據(jù)不同單位采購業(yè)務流程和管理特性，進入集團賬套，客戶化-流程配置-業(yè)務類型配置如下業(yè)務流程：表35米購業(yè)務對照表業(yè)務類型名稱業(yè)務類型類別對應收發(fā)類別核算規(guī)則適用范圍XX教育期初米購采購米購入庫Y普通業(yè)務類庫存期初米購入庫XX教育集采分收分結(jié)采購米購入庫Y普通業(yè)務類集中米購分散收貨分散開票期初米購1.5.2.1期初采購業(yè)務流程配置表3-6期初采購業(yè)務流程配置單據(jù)代碼單據(jù)參照或自制單據(jù)來源動作驅(qū)動21米購訂單自制無4T庫存期初入庫單參照米購訂單25采購發(fā)票參照庫存期初入庫單審

11、批生成采購應付單（保存）D1采購應付單參照D3采購付款單參照采購應付單1.5.2.2期初采購業(yè)務流程圖3-2期初采購業(yè)務流程1.5.2.3期初采購業(yè)務流程說明序號崗位流程說明單據(jù)備注1采購員采購處采購員根據(jù)各學校財務處列出的期初暫估入庫物資，將上線前期初已暫估入庫但未到票的業(yè)務整理，在采購系統(tǒng)中錄入（采購訂單）采購訂單系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)2庫管員庫管員參照采購訂單進行期初暫估，生成（庫存期初采購入庫單）庫存期初采購入庫單系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)3采購員系統(tǒng)上線后，當收到供應商對期初采購入庫開具的采購發(fā)票時，選擇“期初采購”業(yè)務采購發(fā)票系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)類型，參照（期初采購入庫單）錄入（采購發(fā)票）注意：1）（庫存期初采購入庫單

12、）在期初暫估界面參照訂單暫估時生成；2)3)期初采購發(fā)票審核生成財務（采購應付單）；暫估處理方式為“單到回沖”，發(fā)票結(jié)算生成的存貨核算模塊的紅藍兩張（采購入庫單），只對存貨成本有調(diào)整作用，對庫存模塊的存貨無影響。4材料會計審核（采購發(fā)票）后系統(tǒng)自動結(jié)算，形成暫估沖回業(yè)務以及材料應付業(yè)務（系統(tǒng)單據(jù)為紅字采購入庫單紅字回沖和藍字采購入庫單入庫以及采購應付單）5材料會計6財務出納對存貨核算系統(tǒng)的（采購入庫單）進行成本計算，傳會計平臺生成總賬憑證進入系統(tǒng)參照（采購應付單）進行選擇付款操作，系統(tǒng)自動生成（付款單，并進行自動核銷。生成付款憑證。采購入庫單采購應付總賬憑證付款憑證系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)系統(tǒng)內(nèi)單

13、據(jù)集中采購-集采分收分結(jié)1.5.3.1集采分收分結(jié)業(yè)務流程配置表3-7集采分收分結(jié)業(yè)務流程配置單據(jù)代碼單據(jù)參照或自制單據(jù)來源動作驅(qū)動422X物資需求申請單自制20請購單參照需求匯總平衡后自動生成21米購訂單參照/自制請購單45庫存米購入庫單參照米購訂單25采購發(fā)票參照庫存米購入庫單/米購訂單采購發(fā)票審批生成應付單（保存，審核）D1采購應付單參照無D3采購付款單參照采購應付單1.6.3.2集采分收分結(jié)業(yè)務流程圖3-3集采分收分結(jié)業(yè)務流程1.5.3.3集采分收分結(jié)業(yè)務流程說明序號崗位流程說明單據(jù)備注1申購部門申購部門匯總本部門采購，大學各個部門都指定操作人員在OA系統(tǒng)中錄入本部門申購單；其他學校（

14、中學、小學、幼兒園）提出手工申請單；申購單系統(tǒng)外單據(jù)2學校后勤處長學校后勤處長在OA系統(tǒng)或手工對申購單進行審批申購單系統(tǒng)外單據(jù)3學校后勤庫管學校后勤倉管對后勤處長審批通過后的申購單在系統(tǒng)中維護，系統(tǒng)自動發(fā)送審批流提交學校財務處長審批物資需求申請系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)4學校財務處長學校財務處長在系統(tǒng)中審批流審批后提交學校主管校長物資需求申請系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)5學校主管校長學校主管校長在系統(tǒng)中審批流流審批后轉(zhuǎn)送集團采購處信息科物資需求申請系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)米購處信息科米購處米購崗采購處處長采購處采購崗10學校后勤庫管11采購處采購崗采購處信息科根據(jù)申購單匯總毛需求，在系統(tǒng)內(nèi)進行庫存平衡后，對凈需求匯總后生成請購單，提交采購處

15、長審批（其中大宗采購需報總經(jīng)理審批）根據(jù)請購單列明的存貨規(guī)格、型號進行聯(lián)系供應商，進行比價和采購意向單訂立；完成后報采購處長進行審核；采購處長對采購意向單進行審批（其中大宗采購需報總經(jīng)理審批）對采購處長審批（其中大宗采購需報總經(jīng)理審批）后的采購合同，錄入采購訂單，根據(jù)采購訂單通知供應商發(fā)貨并進行采購訂單追蹤，確保貨物及時保量到貨供應商存貨送到倉庫現(xiàn)場，核對到貨品種、規(guī)格、型號同入庫單是否一致，聯(lián)合申購人員、質(zhì)量檢查人員進行入庫檢驗后根據(jù)訂單生成采購入庫單發(fā)票到后采購處采購崗根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)采購入庫單錄入系統(tǒng)發(fā)票，系統(tǒng)自動發(fā)送審批流提交學校財務審批，并填寫報銷單同手工發(fā)票一起送財務審核報銷請購單系統(tǒng)內(nèi)

16、單據(jù)12學校材料會計13學校財務出納對系統(tǒng)發(fā)票進行審批，并審核手工發(fā)票和報銷單后，系統(tǒng)自動確認采購應付業(yè)務，進行掛賬，生成采購應付單參照采購應付單生成采購付款單，根據(jù)采購發(fā)票辦理付款業(yè)務采購意向單采購意向單采購訂單采購入庫單采購發(fā)票報銷單采購應付單采購付款單系統(tǒng)外單據(jù)系統(tǒng)外單據(jù)系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)采購發(fā)票為系統(tǒng)內(nèi)，報銷單為系統(tǒng)內(nèi)系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)1.5優(yōu)化內(nèi)容總結(jié)對比已有采購流程，采購環(huán)節(jié)優(yōu)化內(nèi)容為一下三點；1、通過系統(tǒng)進行庫存平衡，系統(tǒng)可以考慮現(xiàn)存量、訂單在途量，提高庫存平衡效率及準確性，避免因計劃不準確導致庫存積壓。2、建立計劃與領(lǐng)料之間關(guān)聯(lián)，計算計劃執(zhí)行率，通過計劃準確性考核提高計劃準

17、確性。3、通過軟件中的流程設(shè)置，建立采購合同與物資入庫關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)采購合同對入庫的控制，減少入庫中的人為因素，加強倉庫監(jiān)管。1.6信息化系統(tǒng)解決的核心業(yè)務在XX集團的信息化系統(tǒng)建設(shè)中，主要有四個方面的內(nèi)容需要完成：財務集中管理、費用預算管理、資產(chǎn)管理、采購集中管理。1、構(gòu)建財務集中管理平臺，實時掌控分支機構(gòu)的財務信息，減少管理層次，擴大管理幅度，規(guī)范統(tǒng)一會計核算政策，協(xié)同會計信息（如憑證）加強管理，實時進行內(nèi)部交易抵消后的帳務及報表合并（實時并帳并表），快速提供準確信息，快速決策，并滿足審計的需要等。2、逐步推行費用預算管理，建全預算機制，通過費用預算管理各個預算編制部門的預算發(fā)生情況，對教學經(jīng)

18、營活動的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，合理利用資金，有效控制資金風險，保障資金的健康高效流動。3、完善資產(chǎn)管理，通過信息化系統(tǒng)統(tǒng)一整個集團的固定資產(chǎn)核算制度，規(guī)范固定資產(chǎn)增加、減少、報廢流程；實現(xiàn)集團及所屬公司固定資產(chǎn)狀態(tài)的實時查詢，全面地反映企業(yè)固定資產(chǎn)的增減情況，以及使用狀況、折舊情況等各種信息。做到資產(chǎn)檔案的完整管理，達到固定資產(chǎn)賬目與實物相符、賬目中固定資產(chǎn)對應的部門、人員與實際情況相符這一基礎(chǔ)管理目標。4、建立XX集團采購業(yè)務平臺，加強供應商基礎(chǔ)信息管理，優(yōu)化供應商評估指標和采購價格政策，有效貫徹執(zhí)行及采購價格分析，實現(xiàn)采購業(yè)務由訂單錄入、比價、采購合同、實物入庫到財務結(jié)算的財務業(yè)務一體化的高效流程。在采購科室進行市場信息收集、供應商考核、交易歷史、履約率、質(zhì)量歷史等全面信息的掌握下，合理選擇最佳供應商，發(fā)展戰(zhàn)略采購，避免生產(chǎn)、采購受市場價格波動影響，從而保障工作的正常進行，以低成本、高質(zhì)量的采購作業(yè)保證企業(yè)的正常運營。1.7信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中需要配套完成的管理工作在信息化建設(shè)過程中，有一條幸福曲線，描述不同階段項目參與人員的心理活動變化。在項目剛開始時，興趣很大，感覺信息化系統(tǒng)很神奇，幸福指數(shù)處于上升狀態(tài)；隨著項目的逐步推進