4檔案管理規(guī)定

1、總那么適用范圍：適用于集團各公司的檔案管理。目的：規(guī)范檔案管理，保證檔案的完備性、保密性、平安性和服務有效性。管理職能公司檔案管理工作，實行集中與分散管理相結(jié)合，集中管理為主分散管理為輔。由行政部門負責檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行監(jiān)督和 指導。2各部門形成的文件材料由本部門負責歸檔和立卷，并定期向行政部門移交保管。場地、人員等條件不具備的，可暫由各部門自行保存檔案。3 檔案歸檔范營業(yè)執(zhí)照、代碼證、章程、政府批文、各類許可證、資質(zhì)證書、產(chǎn)權證等公 司各類證件。公司設立、變更的申請、批準、登記等方面的文件。各類公文，股東會、董事會等會議形成的文件材料。制定的規(guī)章制度、作業(yè)流程等。經(jīng)營

2、管理方面的文件材料。各類合同、協(xié)議、合作意向。人事管理、法律事務管理方面的文件材料。財務、會計管理方面的文件材料。9 基本建設和技術改造工作形成的文件材料。儀器、設備管理方面的文件材料。專業(yè)技術、圖紙、標準等技術文件。12 黨群（工、青、團）組織工作形成的文件材料。3.13 公司各類照片、影片、錄像、錄音等音像資料。4 檔案材料收集4. 1 歸檔條件1. 1辦理完畢或工程峻工的文件材料。. 2有參考利用價值的文件材料。各部門須于每年1月份好相關檔案材料，移交檔案室；檔案管理部 門須于每年3月前檢查齊全后整理歸檔。重要工程材料及合同應即時移交和 歸檔。3對遺缺不全的檔案采取不同措施收集齊全。5

3、檔案歸檔與立卷檔案分類根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容等方面鑒別檔案的價值，分成假設干層 次和類別。立卷按永久、定期（長期：15-50年；短期：1-3年、5年、10年）分別組卷，卷內(nèi)文件把印件、原稿放在一起（印件在前，原稿在后），申請（請示） 和批復放在一起（批復在前，申請在后）。統(tǒng)一排列編號，確定保管期限、編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。編號構(gòu)成：文件類目代碼-年度-文件種類-保存期限-文件序號編號說明5.1 文件序號：為同類檔案資料的順序號編制。5. 2 檔案分類序號類目 名稱目碼 類代基本范圍1黨群類DQ黨務、組織、宣傳、工會、共青團、婦女工作等方面文件材料2行政類XZ行政事務、治安保衛(wèi)、法律事務、醫(yī)

4、療衛(wèi)生、處理糾紛、后勤、外事、物 資管理等方面文件材料3人資類HR人事檔案、薪資、勞動合同、職務任免、福利、教育培訓等方面文件材料4財務類CW各種會計憑證、財務賬簿、各種財務報表等文件材料5審計類SJ審計形成的各類文件資料6設備類SB同一設備儀器內(nèi)，含該設備的購置、隨機文件、安裝調(diào)試、驗收、運行記 錄、維護修理和設備管理等全過程材料7經(jīng)營類JY經(jīng)營決策、企業(yè)產(chǎn)權、計劃統(tǒng)計、產(chǎn)品銷售、對外經(jīng)貿(mào)等方面的文件材料。 生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、能源管理、平安管理、科技管理、環(huán)境保護、計量 工作、標準化工作、設備管理、基建管理等方面的文件材料同一類型產(chǎn)品內(nèi)，包含產(chǎn)品從開發(fā)、設計、工藝、配方、工裝、加工制造、

5、檢驗、包裝、商標廣告和產(chǎn)品評優(yōu)的全過程材料。8科研類KY同一科研工程內(nèi)，包含課題立項研究準備、研究試驗、總結(jié)鑒定、成果報 獎、推廣應用等工程研究和管理的全過程9信息類XX市場信息、分析、廣告宣傳等方面的文件材料10業(yè)務類YW合同、意向書、承諾、要約等檔案分類表（表一）5.3檔案保管期限類目檔案材料名稱保管 期限請不、批復、通知、選舉結(jié)果、表彰決定、評先選優(yōu)文件、討論通過的文件、 決議、決定、紀要、領導人講話、大會發(fā)言、名冊、黨員資料、黨費資料、簡 報等文件材料；各類工作、活動形成的文件材料。永久會議記錄、黨費、年度工作總結(jié)材料等文件材料。長期討論未通過的文件、上報上級黨委文件、上級黨委通知等文

6、件材料。短期行政規(guī)章制度、流程、請不、批復、通知、通報、報告、審批、審查、核準、討論 通過的文件、決議、決定、紀要、重要會議的會議記錄、重要會談記錄等材料； 年度及以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、調(diào)研、公司各類活動等資料；資產(chǎn)投資及管理、科研計劃等工程審批（核準）、管理、驗收（評估）等材料； 許可證、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證、房產(chǎn)資料等證照及申請、審批的文件； 簽訂的協(xié)議、協(xié)定、合同、調(diào)研、比照資料等資料。永久年度及以下的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計資料；考察報告、一般會談記錄、一般會議記錄等文件資料。長期蓋章申請、用車申派、會議申請、采購申請等審批、核準表單，月度計劃、總 結(jié)資料。短期人資人事相關制度、規(guī)定、方

7、法等文件材料；人事任免、薪酬、招聘需求計劃、獎勵、處分、等文件； 名冊、員工個人檔案、年度以上考核等文件資料； 獎勵、處分等形成的文件資料永久員工離職檔案、員工月度績效考核、員工各類保險資料。短期財務重要協(xié)議、合同等文件資料；房地產(chǎn)買賣、建設、車輛、尚未報廢的固定資產(chǎn)發(fā)票及租賃等資料； 年度會計報表、決算、各類清冊等資料。永久會計各類憑證、賬簿等資料。長期月、季度會計報表、主要財務指標快報、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。短期業(yè)務業(yè)務各類單據(jù)；業(yè)務申請、證明書；客戶檔案等文件資料。短期檔案保管期限表（表二）6案卷排放的順序按每一類的檔案從左至右排列。5.7檔案標識統(tǒng)一采用四格標簽，有紅、綠、黑三種顏色的標

8、簽。保管期限為永久的用紅色標簽，長期的用綠色標簽，短期的用黑色標簽。檔案保管每年對檔案進行一次清理，發(fā)現(xiàn)問題應及時補救，清除不必要保存的材料。防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的平安。對破損和褪色的檔案材料進行修復和復印。. 3設立專用庫房或文件柜保存檔案。做好檔案室的防盜、防水、防潮、防蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等措施，門窗應結(jié)實牢固。公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。7檔案銷毀. 1行政部門對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存。.2辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總裁（總經(jīng)理）批準，方可銷毀。.3銷毀時應指派專人監(jiān)銷，并在清冊上簽字。檔案借閱借閱檔案，需辦理

9、借閱登記手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不得帶離檔案室。外單位借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)總裁（總經(jīng)理）批準后方可借 閱，且不得帶離檔案室。因工作需要需外借檔案資料，需辦理外借手續(xù)，填寫檔案借閱審批表，經(jīng)相關部門主管會簽后，到行政部門辦理外借手續(xù)，一般檔案借閱時間不超過 十天，密級檔案最長不超過一周，到期歸還。借閱檔案者應保護檔案，不得擅自涂改、圈點、勾畫、裁剪、抽取、拆卸或銷毀，未經(jīng)批準不得復印、轉(zhuǎn)借檔案。調(diào)卷人確因工作原因需要復印文件或 摘抄文件，需經(jīng)分管領導批準。借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告領導。附那么本規(guī)定于2012年10月31日修訂，之前發(fā)布的檔案管理規(guī)定于本規(guī)定發(fā)布之日起終止實施。9. 2本規(guī)定由集團總裁辦負責解釋和修訂。附錄：相關文件(JZ/G-HR-008)(JZ/B-XZ-008)(JZ/B-XZ-009)(JZ/B-XZ-010)(JZ/B-XZ-011)(JZ/B-XZ-012)(JZ/B-XZ-013)(JZ/G-HR