商務文書和公文寫作培訓

1、關于商務文書與公文寫作培訓第一張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月第一篇 公文的寫作一、公文的概念和作用二、公文的種類三、公文的特點四、公文寫作基本規(guī)則 五、公文格式第二張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月一、公文的概念和作用（一）概念公文是公務文書的簡稱，有廣義和狹義之分。1.狹義公文：是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。2.廣義公文：是黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位在各自的公務活動中，為處理公務而形成的，具有一定格式的文字材料。第三張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月一、公文的概念和作用3.企業(yè)公文：是企業(yè)機關

2、治理企業(yè)的重要工具，也是企業(yè)中的各部門共同使用、企業(yè)處理公共事務的書面文字材料。它擔負著傳達貫徹黨和國家的方針、政策，請示答復問題，指導商洽工作，匯報溝通情況，總結交流經(jīng)驗等重要職能。第四張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月一、公文的概念和作用（二）作用和重要性形象比喻公文就是一個企業(yè)的臉面，在公司活動中具有代表公司書面溝通與交流的作用，可以說是公司整體水平的書面代表。此外，公文處理的正確與規(guī)范也代表著公司的管理水平，同時也可為公司創(chuàng)造效益并減少不必要的麻煩。第五張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月第六張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月二、公文的種類（一）古代公文文種的種類

3、1.上奏文種：上書、奏、疏、狀、奏本、題本、折、序、啟、表等；2.君命文種：策、詔、圣旨、誡、敕等；3.官署上行文：牒、呈、詳?shù)龋?.官署平行文：移、關文、咨、照會（朱筆和墨筆）等；5.官署下行文：會、符、諭、札等。第七張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月二、公文的種類（二）現(xiàn)代公文的種類1.按公文的來源劃分：對外文件、收來文件和內(nèi)部文件。2、從公文的行文關系上來劃分：上行文、平行文和下行文。3、從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件和公布文件。第八張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月（一) 上行文 上行文是下級機關向上級機關保送的公文,有請示、報告兩種。（二）下行文

4、 下行文是上級機關下下級機關下達的公文，如：命令（令）、決定、指示、通報、通知、批復、條例、規(guī)定等。（三）平行文 平行文是同級機關或不相隸屬的機關之間來往聯(lián)系的公文，主要是函，也包括知照性通知、會議紀要等。第九張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月三、公文的特點（一）政策性（二）規(guī)范性（三）實用性（四）時限性第十張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月四、公文寫作基本規(guī)則（一）公文行文的基本規(guī)則單位關系確定行文關系，行文規(guī)則規(guī)定了各級單位的行文關系，即各級機關之間公文的授受關系，它是根據(jù)單位的組織系統(tǒng)、領導關系和職權范圍來確定的。第十一張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月四、公文寫

5、作基本規(guī)則1.上行文的行文規(guī)則（請示、報告）?？偟恼f來，有這幾點需要注意：單頭主送，不多頭主送，可采取抄送形式；逐級行文，不要越級行文；要向機關行文，不要向領導者個人行文；“請示”應一文一事、只主送一個機關、不抄送下級機關，“報告”中不得夾帶請示事項。通常有逐級上行文、多級同時上行文和越級上行文三種方式。第十二張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月四、公文寫作基本規(guī)則2.下行文的行文規(guī)則（通知、通報、批復、決定）。 （1）按照職權范圍行文。（2）部門之間應當經(jīng)過協(xié)商一致，方可就有關問題向下行文。（3）通知類普發(fā)性文件，各主單位排列順序應為先外后內(nèi)，級別先高后低。不同系統(tǒng)間單位用逗號“，”隔

6、開，系統(tǒng)內(nèi)單位用頓號“、”隔開。第十三張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月四、公文寫作基本規(guī)則3.平行文的行文規(guī)則。（1）平級之間不宜使用上行或下行文。（2）不相隸屬機關之間一般用“函”行文。4.聯(lián)合行文的規(guī)則。（1）可以聯(lián)合行文的主體。（2）聯(lián)合行文的要求。 第十四張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月四、公文寫作基本規(guī)則(二) 公文寫作基本要則1公文格式要規(guī)范。(在下面第五大點專門討論)2語言表述要準確。（1）語言模式的選擇：用書面語言和程序化語言。第十五張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月四、公文寫作基本規(guī)則（2）詞語的選擇：詞語的涵義：截至與截止、制定與制訂、其他與其它

7、、作與做（作為、做法）。詞語的感情色彩：以平實莊重為基本格調(diào)，以記敘說明的明確、規(guī)范和簡潔為特征。領導同志到會一般為“講話”，不是“發(fā)言”。第十六張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月四、公文寫作基本規(guī)則（3）常用的事物和概念的特殊表達要求：時間的表達：精確、完整、恰當?？臻g的表達 （國外、國內(nèi)、這里、那里）：準確、具體地說明有關的單位、處所。數(shù)量的表達（倍數(shù)、分數(shù)、到、了、以上、以下）：要反復核實，表述確切無誤。要精選數(shù)字，切忌過于繁瑣。要加強分析，避免零亂堆砌。要規(guī)范使用，避免產(chǎn)生歧義。第十七張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月四、公文寫作基本規(guī)則職務、姓名的表達（全稱、多種職務

8、、黨內(nèi)黨外）：表明人物職務時一般要使用全稱，或使用通用的簡稱。表明人物姓名時，要寫全姓和名。一人擔負多種職務時，列出與公文內(nèi)容有關的職務即可。需要列出一個人物的兩個或兩個以上職務時，國內(nèi)的人物按照先黨內(nèi)后黨外，由高到低排序；國外的人物，則尊重對方習慣或按照雙方的需要標明。公文中需要同時列出若干人物姓名時，要遵循一定標準，如按照職務高低、姓氏筆畫、姓氏字母順序等排序。第十八張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月五、公文格式（一）公文用紙和印裝格式1公文用紙采用國際標準A4型紙，其幅面尺寸為210mm297mm。2公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm 1mm；公文用紙訂口（左白

9、邊）為28mm1mm；版心尺寸為156mm225mm（不含頁碼）。3文字符號從左至右橫寫、橫排。一般每面排22行，每行排28個字。4公文左側騎馬訂或平訂，不掉頁；后背平整、不空。（見圖示）第十九張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月210mm297mm371mm281mm225mm156mm公文用紙格式第二十張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月五、公文格式（二）結構和要素 1、文頭部分（眉首）。 公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級和份號等項內(nèi)容。位于公文首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。 （下面請看圖示。）第二十一張，PPT共六

10、十六頁，創(chuàng)作于2022年6月 文件 20051號 簽發(fā)人： 特急機密一年000001文件名稱，由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”兩字組成。發(fā)文字號左空一格，簽發(fā)人右空一格?！敖^密”、“機密”級公文應當標明份數(shù)序號。只有上行文才需注明簽發(fā)人。緊急公文應根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件” 第二十二張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月上行文的眉首格式第二十三張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月 文件 20051號 特急秘密下行文眉首格式第二十四張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月 文件 20051號 特急秘密黨的機關公文眉首第二十五張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月

11、五、公文格式2.主體部分。公文的主體，是公文最主要的部分，其格式包括標題、主送機關、正文、發(fā)至級限、附件、發(fā)文機關、印章和成文日期等內(nèi)容的規(guī)定。（請看圖示）第二十六張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月 文件 20051號 簽發(fā)人： 特急機密一年00001公文標題，紅色反線下空2行，2號小標宋體字。主送機關，標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格。 請示 ： 第二十七張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月附件，在正文下空1行左空2字標識。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識附件 成文日期右空4字，中文小寫。公文如有附注，居左空2字加圓括號標識在成文日期

12、下1行。 。 。 附件：1. 2. 二五年四月二十日（發(fā)至 級）第二十八張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月單個機關發(fā)文的成文日期和印章格式第二十九張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月兩個機關聯(lián)合發(fā)文的成文日期和印章格式第三十張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月三個機關以上聯(lián)合發(fā)文的成文日期和印章格式第三十一張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月二九年二月五日 當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。 第三十二張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面

13、，不得采取標識此頁無正文的方法解決。 。（發(fā)至級）二三年二月五日聯(lián)合上報的公文，由主辦機關蓋印；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應蓋印。第三十三張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月（此頁無正文）（發(fā)至級）二三年二月五日此頁錯誤，不能使用“此頁無正文”字樣第三十四張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月五、公文格式3.文尾部分（版記）。文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期、附注和頁碼等內(nèi)容的規(guī)定。 （請看圖示）第三十五張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月印發(fā)機關左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。公文應標主題詞，上行文按上級機關要求標注

14、。 。（發(fā)至 級）二三年二月五日主題詞： 抄送：， 。辦公室2005年4月20日印發(fā)抄送機關左空1字，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。 2第三十六張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為17cm。每行居中排28個字，首頁不顯示頁碼。 學院30mm 2001號 關于 的函秘密特急20mm信函式格式第三十七張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月會議紀要格式 會議紀要會議紀要不加蓋印章。其他要素與公文的一般格式相同。 第三十八張，

15、PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月 文件 20051號 簽發(fā)人： 王二小 特急機密一年00001 請示 ： 字體字號3號仿宋體字文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字3號黑體字小標宋體字，用紅色標識。字號一般應小于22mm15mm（高寬）3號楷體字2號小標宋體字第三十九張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月 。 。 附件：1. 2. 二五年四月二十日（發(fā)至 級）3號仿宋體字第四十張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月 。（發(fā)至 級）二一年二月五日主題詞： 抄送：， 。辦公室2010年2月5日印發(fā)23號黑體字 3號仿宋體字 4號半角白體阿拉伯數(shù)碼 第四十一張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作

16、于2022年6月加蓋印章應當清晰、端正，要“騎年蓋月”， “騎年蓋月”到底怎么回事呢？騎年蓋月，又稱“齊年蓋月”。公文用印的一種要求。中國舊時公文直行豎寫，成文日期寫在公文最后，并要求頂格直寫一行，用?。ǘ嘤梅叫未笥。r上印邊壓蓋年號下年份的第一個數(shù)字，下印邊壓蓋月份，是為“齊年蓋月”建國后，1955年國家機關印章改為圓形，1956年公文實行橫排橫寫后，用印則無此要求，只需壓蓋在成文日期上即可，但仍沿用此稱。在具體的應用中，只要確保印章清晰、端正，上不壓正文、下壓日期即可。第四十二張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月五、公文格式（三）值得注意的地方1.標題。（1）標題使用中，常見的是文種

17、使用錯誤。其中量最大的是把“申請”當作“請示”，把”匯報”當作”報告”?！吧暾垺焙汀眳R報”不能作為文種來用;（2）規(guī)章制度類標題，建議關于印發(fā) 通知，而不是關于下發(fā) 的通知;（3）標題一般不加標點符號。第四十三張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月五、公文格式2.正文。（1）正文中提到撰寫此文件的依據(jù)時，有時需引用文件，正確引用應為“公司市場經(jīng)營部關于XX的通知（安徽源牌2009X號）”。注意各部分的位置、六角括號的用法，方括號、圓括號均不正確。（2）若引用文件標題中還含有文件小標題，應為關于轉(zhuǎn)發(fā)集團公司的通知，注意使用單書名號。第四十四張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月五、公文格

18、式（3）正文層次序數(shù)正確使用：第一層一、；第二層（一）；第三層1.；第四層（1）。公文中最好不要采用 1）1.1 A a等符號（4）段落中無論有無層次序數(shù)，段落首行須兩個漢字符，回行須頂格。若使用自動生成的段落編號，請手動調(diào)整排版。第四十五張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月五、公文格式（5）表格圖形等盡量不在正文出現(xiàn)，可放入附件中。（6）正文措詞施要得體，條理清楚，感情中立，不宜使用語氣詞或感情色彩較濃的詞，結尾語一般要單另一行，語氣要謙虛，結束時使用的標點符號，一般為句號“?！?，如“妥否，請批示?！辈灰擞酶袊@號“！”“？”等。第四十六張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月五、公文

19、格式（7）數(shù)字間的逗號為半角：如“123,000元”，不能寫成全角“123，000元”。（8）落款時間應為大寫漢字，如 二一年七月十八日。 第四十七張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月六、常見公文寫作（一）請示的撰寫第一層：寫明請示的原因、背景。即：說明請示問題的依據(jù)、原因、出發(fā)點，說明為什么要請示；第二層：寫明請示的事項。即：要求上級給予批示、批準的具體事項；結尾：“妥否，請批示。”需要注意的問題：例文：第四十八張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月六、常見公文寫作（二）報告的撰寫1.綜合性報告：開頭、主體、結尾開頭：概括說明全文主旨，把一定時間內(nèi)各方面工作總的情況做一個概述。主體

20、：是報告的核心，要就各方面工作的主要情況進行說明。結尾：具體寫出工作中存在的主要問題，并提出下一步工作意見。第四十九張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月六、常見公文寫作2.專題報告：情況、經(jīng)驗、問題情況：開展和進行某一專項工作的依據(jù)，工作的大體進展情況，取得的成效等；經(jīng)驗：完成某一項工作的主要做法或取得的經(jīng)驗；問題：講請存在的問題，今后的意見和建議要針對存在的問題去寫；意見和建議提出的措施要得當，方法要行之有效。3.注意事項： 4.范文：第五十張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月六、常見公文寫作（三）通知的撰寫1.適用范圍：批轉(zhuǎn)性通知、告知性通知、事項性通知2.功能： 3.結構：正

21、文：第一部分：發(fā)通知的原因、根據(jù)和目的。啟承語：“現(xiàn)將有關事項通知如下”等。第二部分：所通知的事項。第三部分：對全文加以總結，提出號召、希望、要求等。通常以“特此通知”結尾。第五十一張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月六、常見公文寫作4.會議通知：一般應包括以下內(nèi)容：會議名稱；召開會議的根據(jù)與目的；會議時間；地點（報到的時間、地點）；與會人員；差旅費報銷辦法；與會者準備工作與注意事項；聯(lián)系單位、聯(lián)系人與聯(lián)系電話號碼等。 5.范文：第五十二張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月六、常見公文寫作（四）通報通報是表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況時使用的公文。1.表彰、批評性通報正文的寫法：

22、發(fā)文的原因、根據(jù)；介紹事件過程、人物行為，適當?shù)剡M行評論分析，指出重要意義或后果；提出其中實質(zhì)性的問題；發(fā)文機關對事件、人物做出的決定，要求和采取的措施、規(guī)定。第五十三張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月六、常見公文寫作2.事項性通報正文的寫法：就一個事件、一個情況的演變過程進行概括和敘述；存在的主要問題；解決措施或今后工作的要求。 3.范文。第五十四張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月六、常見公文寫作（五）函函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。1.問函。開頭：交代去函的緣由、根據(jù)、理由。要開門見山，直截了當；主體：寫明詢問或商洽的內(nèi)容。

23、要求寫得具體、準確、條理清楚，要一事一文；結尾：常用“即請復函”、“盼復”、“以上意見，請予函復”等；也可以寫一些表示感謝的詞語，如“特表示感謝”、“請函復為感”等。第五十五張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月六、常見公文寫作2.復函。開頭：“X月X日貴單位關于XXXXX來函已悉，經(jīng)研究函復如下：”；主體：針對問函所商洽和詢問的事項，做明確、具體的答復；結尾：不用寒喧，也可以沒有結尾，常用“此復”、“特此函復”等 。 3.范文。第五十六張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月六、常見公文寫作（六）會議紀要會議紀要由標題和正文組成。在結構格式上與其他公文不同的是，會議紀要不用主送單位和落

24、款，成文時間多寫在標題下方。會議紀要不蓋公章。1標題。會議紀要的標題通常由會議名稱和文種構成，例如：“全國農(nóng)村愛國衛(wèi)生運動現(xiàn)場經(jīng)驗交流會紀要”。第五十七張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月六、常見公文寫作2.導言。導言即會議紀要的開頭部分，一般是概括會議的基本情況，包括會議的名稱、目的、內(nèi)容、時間、地點、規(guī)模、參加人員、主要議題和會議成果等。導言不能寫得過長，要簡明扼要，讓人們讀后對會議有個總體的了解。3.主體。主體的寫法一般有三種：一是條項式，二是綜合式，三是摘要式4.結尾。 4.范文。 。第五十八張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月六、常見公文寫作XXX項目組第X次會議紀要（注意標題不用加“關于”）X年X月X日，XX項目組第X次會議在X處召開，會議由XXX主持，XXX、XX、XX單位相關人員參加了會議。會議對XXXXXXX事項進行了討論，現(xiàn)將會議議定事項紀要如下： 一、XXXXXXXXXX。二、XXXXXXXXXX。參會人員：XX、XX、XX、XX會議記錄：XX第五十九張，PPT共六十六頁，創(chuàng)作于2022年6月第二篇 公文的辦理一、公文收文辦理二、公文發(fā)文程序第六十張，PPT共六