公司行政管理體系

1、行政管理體系手冊行政管理體系手冊批 準：審 核：編 制：內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第1頁共19頁行政管理體系手冊目錄 TOC o 1-5 h z .企業(yè)行政管理體系的功能 4.企業(yè)行政管理體系的職能 5.企業(yè)行政管理體系的任務(wù) 6.企業(yè)行政管理體系的構(gòu)建 7企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖 7管理職責 8行政管理體系組織 8職責、權(quán)限和義務(wù) 8管理評審 8行政管理體系文件 9行政管理手冊 9程序文件（管理制度） 9記錄文件（表、卡） 9文件和記錄控制 10文件控制 10記錄控制 10企業(yè)文化控制 11辦公事務(wù)控制 12行政公文管理 12辦公物品管理 13會議管理 13內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第2頁共1

2、9頁行政管理體系手冊 TOC o 1-5 h z 規(guī)章制度控制 14后勤事務(wù)控制 16公共關(guān)系控制 17管理改進 18其他過程改進 19內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第3頁共19頁行政管理體系手冊、企業(yè)行政管理體系的功能一個好的企業(yè)，首先要有一個堅實、高效的團隊。企業(yè)行政管理體系，可以說是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它以總經(jīng)理為最高領(lǐng) 導，由行政人事經(jīng)理分工負責，由行政各個部門具體組織實施、操作的一個完 整的體系。企業(yè)管理的具體工作的廣度涉及到企業(yè)的全部運作過程，其深度設(shè) 計到企業(yè)的各個部門和分支機構(gòu)的方方面面以及局外人難以想象的細微末節(jié)。企業(yè)行政管理體系擔負著企業(yè)的管理工作； 企業(yè)中除行政管理之外的工作，

3、 都是某個方面的“業(yè)務(wù)”。行政管理體系推動和保證著企業(yè)的技術(shù)（設(shè)計）、工 程（服務(wù)）、資金（財務(wù)）、發(fā)展（營銷）幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進行和相互 之間的協(xié)調(diào)。企業(yè)行政管理體系工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜。企業(yè)行政人員每天 都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但是，這些事務(wù)只不過是行政管理 這顆大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說，行政管理的企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能：其中 管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。究而言之，行政管理的實質(zhì)是服務(wù)。內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第4頁共19頁行政管理體系手冊二、企業(yè)行政管理體系的職能行政部門應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)、認真細致地做好種種行政事務(wù)工作，把領(lǐng)導和員工

4、從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來，可以集中精力、輕裝上陣，研究市場形勢，考慮公司的發(fā)展戰(zhàn)略，探討公司的組織架構(gòu)，任用公司的各級 干部，實施公司的經(jīng)營方針，解決公司所面臨的重大問題，以及專心做好每一 筆重要業(yè)務(wù)等等。為了做好紛繁復雜的行政工作，就必須 建立健全和認真執(zhí)行行政部門的各 項管理制度、崗位責任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、圖表等，從而 建立起行政部門的“法治”秩序。 更重要的是，要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效率 的行政人員隊伍：同時要搞好科學分工、管理層次和合理授權(quán)。一旦行政系統(tǒng)的一系列硬件（如辦公設(shè)施、生活設(shè)施）、軟件（如規(guī)章制度、工作程序）、人 員隊伍、分工協(xié)作和管理層次

5、等等建立健全起來，整個行政管理體系在很大程 度上就會成為一部自動機器一樣運轉(zhuǎn)，只在較少的場合才需要部門領(lǐng)導和上級領(lǐng)導輔以“人治”。行政管理體系工作基本包括：會議管理、辦公物品管理、檔案管理、公關(guān) 管理、各種實物資產(chǎn)管理、車輛管理、內(nèi)部監(jiān)察事務(wù)，以及人力資源管理等等， 參與企業(yè)的監(jiān)督、控制、決策工作； 以全面提高組織效能，提供必要管的保障 為目的，而對企業(yè)內(nèi)部辦公事務(wù)、后勤事務(wù)活動的構(gòu)成要素及其理流通過程所 作的規(guī)劃、組織、監(jiān)控、控制、協(xié)調(diào)。內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第5頁共19頁行政管理體系手冊三、企業(yè)行政管理體系的任務(wù)企業(yè)內(nèi)部的各種事務(wù)是由多種要素構(gòu)成的，人、財、物、信息、制度方法 等等都要參

6、與其中，共同發(fā)揮作用，這就需要保持構(gòu)成要素的齊全、有效，使 要素之間有最佳的配合關(guān)系。企業(yè)行政管理的任務(wù)就是通過對事務(wù)活動的構(gòu)成要素及其流通過程實施科 學有效的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)，為企業(yè)職能活動的高效開展創(chuàng)造條 件、奠定基礎(chǔ)、提供保障。要使企業(yè)做到：人盡其才，即為事務(wù)活動的有效運行提供人力資源保證，要通過科學分工、 優(yōu)化組合、完善行為規(guī)范、教育培訓與激勵、合理配置各類從事事務(wù)處理工作 的人員，明確其職位，提高其素質(zhì)，充分調(diào)動他們的積極性，充分發(fā)揮他們的 作用。物盡其才，即為企業(yè)職能活動提供必需的物質(zhì)條件，要合理分配，正確使 用各種設(shè)備、工具、材料和能源，充分發(fā)揮其作用，厲行節(jié)約，努力

7、降低消耗， 力爭供求平衡。財盡其用，即為企業(yè)職能活動提供基本的財力保證，要量入為出，量力而 行，講究成本效益，講究核算，使有限的資金得到合理利用。& p!時盡其能，即為企業(yè)職能活動的有效性提供必要的時間資源，要維護事務(wù)的時 效，以有力措施充分發(fā)掘時間的利用價值，合理配置時間，充分利用時間。文暢其流，即為企業(yè)職能活動提供包括文件在內(nèi)的各種信息資源，要創(chuàng)造、 充分利用、有效維護信息資源，使信息流通過程有序、順暢、有效。內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第6頁共19頁行政管理體系手冊四、企業(yè)行政管理體系的構(gòu)建1、企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第7頁共19頁行政管理體系手冊2、管理職責行政管

8、理體系組織根據(jù)本企業(yè)實際情況，建立能夠充分協(xié)調(diào)、高效發(fā)揮職責的行政管理體系 組織。職責、權(quán)限和義務(wù)公司總經(jīng)理對行政管理負責，任命行政人事經(jīng)理和各行政控制系統(tǒng)責任人 員。行政人事經(jīng)理應(yīng)具有企業(yè)行政管理的相關(guān)知識和經(jīng)驗，具有行政管理體系 建立、實施、保持和改進的管理職責和權(quán)限。行政人事中心經(jīng)理對公司行政管理工作分工負責，任命行政控制系統(tǒng)（如 企業(yè)文化、辦公事務(wù)、人力資源、其他主要過程控制系統(tǒng)等）責任人員，規(guī)定 各行政控制系統(tǒng)責任人員以及需要獨立行使與保證行政管理效能的相關(guān)人員的 職責、權(quán)限和義務(wù)，明確各行政控制系統(tǒng)之間、行政人事經(jīng)理與各行政控制系 統(tǒng)責任人員之間、各行政控制系統(tǒng)責任人員之間的工作接

9、口和協(xié)調(diào)措施。管理評審每年至少應(yīng)當對企業(yè)行政管理體系進行一次管理評審，確保行政管理體系 的適應(yīng)性、充分性和有效性，滿足企業(yè)發(fā)展需要的要求，并保存管理評審記錄。內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第8頁共19頁行政管理體系手冊3、行政管理體系文件行政管理體系文件包括行政管理手冊、程序文件(管理制度)和記錄文件(表、卡)等。行政管理手冊行政管理手冊應(yīng)當描述行政管理體系文件的結(jié)構(gòu)層次和相互關(guān)系，并至少 包括以下內(nèi)容：(1)術(shù)語和縮寫；(2)體系的適應(yīng)范圍；(3)管理方針和目標；(4)行政管理體系組織及管理職責；(5)行政管理體系基本要素、行政控制系統(tǒng)、控制環(huán)節(jié)、控制點的要求。程序文件(管理制度)程序文件(管理制

10、度)應(yīng)當與管理方針一致，滿足行政管理手冊基本要素 的要求，并且具有可操作性。記錄文件(表、卡)管理記錄應(yīng)當符合企業(yè)特性，滿足程序控制實施過程的需求。文件格式及 其包括的項目、內(nèi)容應(yīng)當規(guī)范標準。內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第9頁共19頁行政管理體系手冊4、文件和記錄控制文件控制文件控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)受控文件的類別確定，包括行政管理體系文件、外來文件、其他需要 控制的文件等；(2)文件的編制、會簽、審批、標識、發(fā)放、修改、回收，其中外來文件 控制還應(yīng)當有收集、購買、接收等規(guī)定；(3)行政管理體系實施的相關(guān)部門、人員及場所使用的受控文件為有效版 本的規(guī)定；(4)文件的保管方式、保管設(shè)施、

11、保存期限及其銷毀的規(guī)定。記錄控制記錄控制范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)行政管理過程所形成的記錄的填寫、確認、收集、歸檔、貯存等；(2)記錄的保管和保存期限等；(3)行政保證體系實施部門、人員及場所使用相關(guān)受控記錄表格為有效版 本的規(guī)定。內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第10頁共19頁行政管理體系手冊5、企業(yè)文化控制企業(yè)文化控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)企業(yè)文化責任部門的建立、建設(shè)和職能，企業(yè)文化責任人的職權(quán)、職 責和義務(wù)。(2)企業(yè)文化控制的目的(目標)和任務(wù)。(3)企業(yè)文化應(yīng)當符合企業(yè)特性，具有客觀性、發(fā)展性、指導性、約束性、 整體性、群體性、傳播性和傳承性等特性。(4)企業(yè)文化戰(zhàn)略實施的計劃、過

12、程和記錄。(5)企業(yè)文化理念識別系統(tǒng)情況，包括：價值觀念(核心理念)、各類經(jīng) 營管理理念、宣傳口號以及員工認知和認同程度。(6)企業(yè)文化行為識別系統(tǒng)情況，包括：組織對內(nèi)、外行為，團體對內(nèi)、 外行為，個體對內(nèi)、外行為以及員工認知和認同程度。(7)企業(yè)文化視覺識別系統(tǒng)情況，包括：工作(生產(chǎn)、經(jīng)營)、生活各類 標志、色彩，以及體現(xiàn)企業(yè)特性的其他視覺識別；員工對視覺識別系統(tǒng)的認知 和認同程度。(8)理念、行為、視覺識別系統(tǒng)的相互符合情況。(9)企業(yè)文化貫穿于企業(yè)管理各個層面，并起到導向作用。內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第11頁共19頁行政管理體系手冊6、辦公事務(wù)控制辦公事務(wù)責任部門的建立、建設(shè)和職能，辦公

13、事務(wù)責任人的職權(quán)、職責和義務(wù)；辦公事務(wù)各環(huán)節(jié)負責人的認定、職責、職權(quán)和義務(wù)。行政公文管理行政公文管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)行政公文的起草、撰寫、審核、批準、傳閱(抄送)、存檔、銷毀規(guī) 定。(2)不同公文行文規(guī)范和格式的要求。(3)發(fā)文內(nèi)容、落款和印章的符合性。(4)行政公文的可追溯性。(5)外來文件的管理(上級部門、下級單位、平級單位、其他外來文件等)， 包括接收、傳達、確認、落實、反饋等。(6)行政公文管理過程與企業(yè)文化相符合。內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第12頁共19頁行政管理體系手冊辦公物品管理辦公物品管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)辦公物品管理的目的(目標)和任務(wù)。(2)辦公物品

14、的范圍和分類。(3)辦公用品的采購程序及供方選擇。(4)辦公用品的入庫、保管、領(lǐng)用、更換、報廢等過程控制。(5)非一次性耗用辦公用品的規(guī)范化使用和耗材(能源)節(jié)約規(guī)定(6)辦公用品使用說明書、操作手冊等附帶資料的管理。(7)辦公物品管理過程與企業(yè)文化相符合。檔案管理檔案管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)檔案管理的目的(目標)和任務(wù)。(2)檔案的范圍和分類。(3)檔案的入檔、保管、借閱、銷毀等過程控制。(4)貯存環(huán)境和期限符合不同檔案的要求。(5)檔案管理過程與企業(yè)文化相符合。內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第13頁共19頁行政管理體系手冊會議管理會議管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)會議管理的目的(目

15、標)和任務(wù)。(2)外部會議的信息收知、分類、傳達，批準參會，會議反饋、批準落實, 信息收集和過程保存，全程的控制。(3)內(nèi)部固定會議(例會)的召開類型、形式，參會人員、時間、地點變 化的記錄，會議記錄，落實及效果分析。(4)臨時會議的召開原因、類型、形式，告知方式、會議記錄，落實及效 果分析。(5)會議管理過程與企業(yè)文化相符合。內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第14頁共19頁行政管理體系手冊7、規(guī)章制度控制規(guī)章制度控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)規(guī)章制度控制的目的(目標)和任務(wù)。(2)明確規(guī)章制度監(jiān)督、檢查的責任部門和第一責任人。(3)規(guī)章制度的頒布，應(yīng)當表明發(fā)文部門、批準人、頒布時間、實施時間、

16、應(yīng)用范圍和解釋部門等要素，并不得與國家法律、法規(guī)相違背。(4)規(guī)章制度應(yīng)當符合企業(yè)特性和現(xiàn)狀的要求，分類明確，內(nèi)容健全。(5)規(guī)章制度至少應(yīng)當包括以下三類：生產(chǎn)(經(jīng)營)類、行政類、崗位管 理類。其中崗位管理類，應(yīng)當明確各崗位人員的職權(quán)、職責和義務(wù)。(6)規(guī)章制度規(guī)定了獎懲原則和措施。(7)規(guī)章制度的落實記錄，如獎懲通報、記錄表格等應(yīng)規(guī)范、全面、可追 溯。(8)規(guī)章制度的修改條件、批準和解釋。(9)規(guī)章制度控制過程與企業(yè)文化相符合。內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第15頁共19頁行政管理體系手冊8、后勤事務(wù)控制后勤事務(wù)控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)后勤事務(wù)控制的目的(目標)和任務(wù)。(2)后勤事務(wù)控制

17、實施、監(jiān)督、檢查等各責任部門和責任人。(3)公共環(huán)境的基礎(chǔ)建設(shè)管理、配置和管理應(yīng)當符合企業(yè)特性和實際需要, 安全、適應(yīng)、美觀。(4)生產(chǎn)(經(jīng)營)環(huán)境配置應(yīng)當符合生產(chǎn)(經(jīng)營)需要，執(zhí)行國家法律、 法規(guī)，符合方便企業(yè)和服務(wù)客戶的原則。(5)支持性設(shè)施，如：通訊、運輸(車輛)、餐飲、娛樂、安保等各環(huán)節(jié) 的規(guī)定、落實規(guī)定和責任人員等情況。(6)后勤事務(wù)控制過程與企業(yè)文化相符合。內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第16頁共19頁行政管理體系手冊9、公共關(guān)系控制公共關(guān)系控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)公共關(guān)系控制的目的(目標)和任務(wù)。(2)公共關(guān)系控制的實施的責任部門和各環(huán)節(jié)責任人。(3)信息控制，包括內(nèi)、外部信

18、息，國家有關(guān)本行業(yè)所涉及到的信息，信 息的收集、匯總、分析、反饋、處理等。(4)對外公關(guān)活動的過程控制，包括與政府機關(guān)、社會團體、客戶(顧客) 等公關(guān)活動的開展情況和記錄。(5)對內(nèi)公關(guān)活動的過程控制，包括部門與部門之間、企業(yè)與員工之間等 公關(guān)協(xié)調(diào)工作的開展情況和記錄。(6)企業(yè)宣傳公關(guān)策劃活動的實施過程控制，包括各類媒體廣告、產(chǎn)品展 銷會(促銷會)、對外贊助等過程的記錄和符合企業(yè)文化特性等情況。(7)公共關(guān)系控制過程與企業(yè)文化相符合。內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第17頁共19頁行政管理體系手冊10、管理改進企業(yè)應(yīng)當根據(jù)實際情況和需要，不斷對行政管理體系進行必要的改進， 其主要要求如下；(1)規(guī)定

19、每年至少進行一次完整的內(nèi)部審核，對審核發(fā)現(xiàn)的問題分析原因、采取糾正措施并跟蹤驗證其有效性。(2)對各控制環(huán)節(jié)(及其所屬環(huán)節(jié))責任人員履行職責、職權(quán)情況進行評 審，并提出意見。12、其他過程控制結(jié)合企業(yè)特性和實際，應(yīng)當將其他過程控制(如：財務(wù)控制、執(zhí)行力控制) 單獨編制為控制要素，控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)明確對行政管理有重要影響的其他過程。(2)任命其他過程控制責任人員，明確其職權(quán)、職責和義務(wù)。其他過程中的特殊控制要求、過程記錄和報告等。5771001803090012095 5790368228596330825771001803090012386 576137399735760696內(nèi)部資料嚴禁外傳違者必究第18頁共19頁行政管理體系手冊5771001803090013594 5780775799025155125771001803090012387 57716498260181805